32001D0840

Decisione del Consiglio

del 29 novembre 2001

che modifica il regolamento interno del Consiglio

(2001/840/CE)

IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea, in particolare l'articolo 207, paragrafo 3, e l'articolo 255, paragrafo 3,

considerando quanto segue:

(1) Conformemente all'articolo 255, paragrafo 2, del trattato, il regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione(1) definisce i principi generali, le condizioni e le limitazioni che disciplinano il diritto di accesso ai documenti di cui all'articolo 255, paragrafo 1, del trattato CE.

(2) L'articolo 255, paragrafo 3, del trattato CE prevede che il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione definiscano nel proprio regolamento interno disposizioni specifiche riguardanti l'accesso ai propri documenti.

(3) In base al suo regolamento interno adottato con decisione 2000/396/CE, CECA, Euratom(2), il Consiglio ha adottato una serie di atti relativi all'accesso ai suoi documenti. Tali atti dovrebbero essere consolidati in un unico testo che contenga, in un allegato al regolamento interno, sia le disposizioni inalterate e le modifiche sostanziali apportate agli atti in questione sia le nuove disposizioni da stabilire ai sensi dell'articolo 18 del regolamento n. 1049/2001,

DECIDE:

Articolo 1

Il regolamento interno del Consiglio è modificato come segue:

1) L'articolo 10 è sostituito dal seguente e il testo della nota 1 è soppresso: "Articolo 10

Accesso del pubblico ai documenti del Consiglio

Le disposizioni specifiche riguardanti l'accesso del pubblico ai documenti del Consiglio figurano nell'allegato III."

2) All'articolo 17, paragrafo 1, la lettera g) è sostituita dalla seguente: "g) accordi internazionali conclusi dalla Comunità.

Nella Gazzetta ufficiale è fatto riferimento all'entrata in vigore di siffatti accordi."

3) All'articolo 17, paragrafo 1, è aggiunta la seguente lettera: "h) gli accordi internazionali conclusi conformemente all'articolo 24 del trattato sull'Unione europea, a meno che il Consiglio non decida altrimenti sulla base degli articoli 4 e 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione(3).

Nella Gazzetta Ufficiale è fatto riferimento all'entrata in vigore di siffatti accordi."

4) È aggiunto il seguente allegato:

"ALLEGATO III

DISPOSIZIONI SPECIFICHE RIGUARDANTI L'ACCESSO DEL PUBBLICO AI DOCUMENTI DEL CONSIGLIO

Articolo 1

Campo di applicazione

Qualsiasi persona fisica o giuridica ha accesso ai documenti del Consiglio secondo i principi, le condizioni e le limitazioni definiti nel regolamento (CE) n. 1049/2001 e nelle disposizioni specifiche che figurano nel presente allegato.

Articolo 2

Consultazione per quanto concerne i documenti di terzi

1. Ai fini dell'applicazione dell'articolo 4, paragrafo 5, e dell'articolo 9, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1049/2001 e a meno che non sia chiaro, dopo esame del documento alla luce dell'articolo 4, paragrafi 1, 2 e 3, del regolamento (CE) n. 1049/2001, che esso non sarà divulgato, il terzo interessato è consultato se:

a) si tratta di un documento sensibile, quale definito all'articolo 9, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1049/2001;

b) il documento proviene da uno Stato membro e

- è stato sottoposto al Consiglio anteriormente al 3 dicembre 2001,

- lo Stato membro in questione ha chiesto di non divulgarlo senza il suo previo accordo.

2. In tutti gli altri casi, qualora il Consiglio riceva una domanda riguardante un documento di terzi in suo possesso, il Segretariato generale, ai fini dell'applicazione dell'articolo 4, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 1049/2001, consulta il terzo interessato a meno che non sia chiaro, dopo esame del documento alla luce dell'articolo 4, paragrafi 1, 2 e 3, del regolamento (CE) n. 1049/2001, che esso può o non deve essere divulgato.

3. Il terzo è consultato per iscritto (anche tramite posta elettronica) e dispone di un termine ragionevole per rispondere, tenendo conto dei termini di cui all'articolo 7 del regolamento (CE) n. 1049/2001. Nei casi di cui al paragrafo 1 il terzo è invitato ad esprimere il suo parere per iscritto.

4. Qualora il documento non rientri tra quelli di cui al paragrafo 1, lettere a) o b) e il Segretariato generale, sulla scorta del parere negativo del terzo, non ritenga applicabile l'articolo 4, paragrafo 1 o 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001, la questione è demandata al Consiglio.

Se il Consiglio prevede di divulgare il documento, il terzo è immediatamente informato, per iscritto, dell'intenzione del Consiglio di divulgare il documento dopo un periodo di almeno dieci giorni lavorativi. Nel contempo si richiama l'attenzione del terzo sull'articolo 243 del trattato che istituisce le Comunità europee.

Articolo 3

Domande di consultazione da parte di altre istituzioni o degli Stati membri

Le domande di consultazione del Consiglio da parte di un'altra istituzione o di uno Stato membro circa una domanda relativa a un documento del Consiglio sono indirizzate per posta elettronica all'indirizzo access@consilium.eu.int o per fax a n. + 32(0)2 285 6361.

Il Segretariato generale esprime prontamente il proprio parere a nome del Consiglio, tenendo conto di qualsiasi limite di tempo necessario per una decisione da parte dell'istituzione o dello Stato membro interessato, e al più tardi entro cinque giorni lavorativi.

Articolo 4

Documenti provenienti dagli Stati membri

Le domande presentate dagli Stati membri ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 5, del regolamento (CE) n. 1049/2001 sono trasmesse in forma scritta al Segretariato generale.

Articolo 5

Domande deferite dagli Stati membri

Una domanda che sia deferita al Consiglio da uno Stato membro, è trattata in conformità degli articoli 7 e 8 del regolamento (CE) n. 1049/2001 e delle pertinenti disposizioni del presente allegato. In caso di rifiuto di accesso totale o parziale, si informa il richiedente che qualsiasi domanda di conferma deve essere indirizzata direttamente al Consiglio.

Articolo 6

Indirizzo per le domande

Le domande di accesso a un documento sono indirizzate per iscritto al segretario generale del Consiglio/alto rappresentante, rue de la Loi/Wetstraat 175, B-1048 Bruxelles, o per posta elettronica all'indirizzo access@consilium.eu.int o per fax al n. + 32(0)2 285 6361.

Articolo 7

Esame delle domande iniziali

Fatto salvo l'articolo 9, paragrafi 2 e 3, del regolamento (CE) n. 1049/2001, le richieste di accesso ai documenti del Consiglio sono esaminate dal Segretariato generale.

Articolo 8

Trattamento delle domande di conferma

Fatto salvo l'articolo 9, paragrafi 2 e 3, del regolamento (CE) n. 1049/2001, il Consiglio decide in merito alle domande di conferma.

Articolo 9

Oneri

Gli oneri per la produzione e l'invio di copie di documenti del Consiglio sono fissati dal segretario generale.

Articolo 10

Registro pubblico dei documenti del Consiglio

1. Il Segretariato generale ha la responsabilità di rendere accessibile al pubblico il registro dei documenti del Consiglio.

2. Oltre ai riferimenti ai documenti, si indicano nel registro i documenti elaborati dopo il 1o luglio 2000 che sono già stati resi pubblici. Fatti salvi il regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati(1) e l'articolo 16 del regolamento (CE) n. 1049/2001, il contenuto di tali documenti è reso disponibile su Internet.

Articolo 11

Documenti direttamente accessibili al pubblico

1. Il presente articolo si applica a tutti i documenti del Consiglio, purché non classificati e non pregiudica la possibilità di presentare una domanda scritta conformemente all'articolo 6 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

2. Ai fini del presente articolo si intende per:

- "diffusione": la distribuzione della versione finale di un documento ai membri del Consiglio, ai loro rappresentanti o ai loro delegati,

- "documenti legislativi": i documenti relativi all'esame e all'adozione di un atto legislativo quale definito all'articolo 7 del regolamento interno del Consiglio.

3. Il Segretariato generale rende accessibili al pubblico i seguenti documenti, non appena diffusi:

a) documenti di cui né il Consiglio né uno Stato membro è l'autore, che sono stati resi accessibili al pubblico dall'autore o con l'accordo di questi;

b) ordini del giorno provvisori di sessioni delle varie formazioni del Consiglio;

c) testi adottati dal Consiglio e destinati alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.

4. Purché non siano chiaramente coperti da una delle eccezioni di cui all'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001, il Segretariato generale può inoltre rendere accessibili al pubblico, non appena diffusi, i seguenti documenti:

a) ordini del giorno provvisori di comitati e gruppi di lavoro;

b) altri documenti, quali note informative, relazioni, relazioni sullo stato di avanzamento dei lavori e relazioni sullo stato delle discussioni, in seno al Consiglio o in seno ad uno dei suoi organi preparatori, che non riflettono posizioni individuali delle delegazioni, esclusi i pareri e i contributi del servizio giuridico.

5. Oltre ai documenti menzionati ai paragrafi 3 e 4, il Segretariato generale rende accessibili al pubblico, non appena diffusi, i seguenti documenti legislativi:

a) note di trasmissione e copie di lettere riguardanti atti legislativi trasmessi al Consiglio da altre istituzioni o organi dell'Unione europea o, fatto salvo l'articolo 4, paragrafo 5, del regolamento (CE) n. 1049/2001, da uno Stato membro;

b) note sottoposte al Coreper e/o al Consiglio per approvazione (note punti "I/A" e punti "A"), nonché il progetto di atti legislativi cui esse fanno riferimento;

c) decisioni adottate dal Consiglio nel corso della procedura di cui all'articolo 251 del trattato CE e testi allegati approvati dal comitato di conciliazione.

6. Dopo l'adozione di una delle decisioni di cui al paragrafo 5, lettera c), o l'adozione definitiva dell'atto di cui trattasi, il Segretariato generale rende accessibili al pubblico i documenti legislativi riguardanti tale atto che sono stati elaborati prima della presente decisione e che non sono coperti da una delle eccezioni di cui all'articolo 4, paragrafi 1 e 2, e paragrafo 3, secondo comma, del regolamento (CE) n. 1049/2001, quali note informative, relazioni, relazioni sullo stato di avanzamento dei lavori e relazioni sullo stato delle discussioni in seno al Consiglio o in seno a uno dei suoi organi preparatori ("risultati dei lavori"), esclusi i pareri e i contributi del servizio giuridico.

A richiesta di uno Stato membro, i documenti che rientrano nel primo comma e che riflettono la posizione individuale della delegazione di tale Stato membro in sede di Consiglio non sono resi accessibili al pubblico ai sensi della presente decisione.

(1) GU L 8 del 12.1.2001, pag. 1."

Articolo 2

Con la presente decisione sono abrogati i seguenti atti:

a) decisione 93/731/CE del Consiglio, del 20 dicembre 1993, relativa all'accesso del pubblico ai documenti del Consiglio(4);

b) decisione 2000/23/CE del Consiglio, del 6 dicembre 1999, sul miglioramento dell'informazione relativa alle attività legislative e al registro pubblico dei documenti del Consiglio(5);

c) decisione 2001/320/CE del Consiglio, del 9 aprile 2001, che rende accessibili al pubblico talune categorie di documenti del Consiglio(6).

Articolo 3

La presente decisione entra in vigore il 3 dicembre 2001.

Fatto a Bruxelles, addì 29 novembre 2001.

Per il Consiglio

Il Presidente

M. Vanderpoorten

(1) GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43.

(2) GU L 149 del 23.6.2000, pag. 21. Decisione modificata dalla decisione 2001/216/CE (GU L 81 del 21.3.2001, pag. 30).

(3) GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43.

(4) GU L 340 del 31.12.1993, pag. 43. Decisione modificata della decisione 2000/527/CE (GU L 212 del 23.8.2000, pag. 9).

(5) GU L 9 del 13.1.2000, pag. 22. Decisione modificata dalla decisione 2000/527/CE.

(6) GU L 111 del 20.4.2001, pag. 29.