32000D0265

Decisione del Consiglio

del 27 marzo 2000

relativa ad un regolamento finanziario che disciplina gli aspetti di bilancio della gestione, da parte del segretario generale aggiunto del Consiglio, dei contratti dallo stesso stipulati in qualità di rappresentante di taluni Stati membri, relativi all'installazione e al funzionamento dell'infrastruttura delle comunicazioni nel contesto di Schengen, "Sisnet"

(2000/265/CE)

IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,

visto l'articolo 2, paragrafo 1, secondo comma, prima frase, del protocollo sull'integrazione dell'acquis di Schengen nell'ambito dell'Unione europea allegato al trattato sull'Unione europea e al trattato che istituisce la Comunità europea (in prosieguo denominato "il protocollo Schengen"),

considerando quanto segue:

(1) Il segretario generale aggiunto del Consiglio è stato autorizzato, con la decisione 1999/870/CE(1), ad agire, nel contesto dell'integrazione dell'acquis di Schengen all'interno dell'Unione europea, in qualità di rappresentante di taluni Stati membri al fine di stipulare contratti relativi all'installazione e al funzionamento dell'infrastruttura delle comunicazioni nel contesto di Schengen (in prosieguo "Sisnet") nonché a gestire tali contratti.

(2) Gli obblighi finanziari derivanti da detti contratti non sono a carico del bilancio generale dell'Unione europea e pertanto non si applicano le disposizioni del regolamento finanziario del 21 dicembre 1997 applicabile al bilancio generale delle Comunità europee(2).

(3) È quindi necessario stabilire norme specifiche per definire le modalità relative alla fissazione e all'esecuzione del bilancio necessario a far fronte alle spese sostenute durante la conclusione dei contratti, all'adempimento degli obblighi derivanti dai contratti già conclusi, alla riscossione dei contributi che sono a carico degli Stati interessati nonché al rendimento e alla verifica dei conti.

(4) È inoltre necessario definire le norme applicabili alla conclusione di tali contratti.

(5) La presente decisione rappresenta uno sviluppo dell'acquis di Schengen ai sensi del protocollo Schengen,

DECIDE:

CAPO I

Principi generali

Articolo 1

Ai fini del presente regolamento finanziario, il "bilancio" è l'atto che prevede ed autorizza preventivamente, ogni anno, le entrate e le spese necessarie ad adempiere gli obblighi derivanti dai contratti di cui alla decisione 1999/870/CE.

Articolo 2

Il presente regolamento finanziario stabilisce le modalità relative alla conclusione dei contratti nel contesto Sisnet nonché alla fissazione e all'esecuzione del bilancio ad essi attinente.

Articolo 3

1. Il bilancio è suddiviso in titoli riguardanti il bilancio relativo alle fasi preparatorie della conclusione dei contratti in questione, comprese le spese sostenute durante la preparazione della procedura di gara nel contesto Sisnet, il bilancio di installazione e il bilancio di funzionamento per Sisnet. Ciascun titolo è suddiviso, se necessario, in capitoli ed articoli.

2. Gli stanziamenti iscritti in ciascun titolo non possono essere destinati ad altri titoli di spesa.

Articolo 4

Gli stanziamenti di bilancio sono utilizzati secondo i principi di una sana gestione finanziaria, in particolare quelli di economia e di rispetto del rapporto costo/efficacia.

Articolo 5

La riscossione delle entrate e il pagamento delle spese possono essere effettuati solo attraverso imputazione ad un articolo del bilancio.

Fatto salvo l'articolo 17, non può essere impegnata né liquidata alcuna spesa oltre gli stanziamenti autorizzati.

Articolo 6

1. Fatto salvo l'articolo 17, tutte le entrate e tutte le spese sono iscritte nel bilancio e nei conti nel loro importo integrale e senza adattamenti tra loro. Il totale delle entrate copre il totale delle spese.

2. L'esercizio finanziario inizia il 1o gennaio e termina il 31 dicembre.

3. I contributi al bilancio da parte degli Stati di cui all'articolo 25, che sono versati prima dell'inizio dell'esercizio finanziario cui si riferiscono, sono imputati al bilancio di detto esercizio.

4. Le spese di un esercizio sono imputate all'esercizio stesso sulla base delle spese il cui mandato di pagamento sia pervenuto al controllore finanziario entro il 31 dicembre, sempreché tali spese siano state pagate dal contabile entro il 15 gennaio successivo.

5. Gli stanziamenti accordati possono essere utilizzati unicamente per coprire le spese regolarmente imputate e pagate a titolo dell'esercizio per il quale sono stati concessi, salvo le deroghe di cui all'articolo 7, e per coprire i debiti provenienti da esercizi precedenti per i quali non era stato riportato alcuno stanziamento.

Articolo 7

1. L'utilizzazione degli stanziamenti è soggetta alle seguenti disposizioni:

a) gli stanziamenti non impegnati alla fine dell'esercizio per il quale sono stati iscritti sono di norma annullati;

b) gli stanziamenti che corrispondono a pagamenti non ancora effettuati al 31 dicembre, in base a impegni regolarmente contratti tra il 1o gennaio e il 31 dicembre, sono riportati automaticamente solo all'esercizio successivo.

2. In deroga al paragrafo 1, il segretario generale aggiunto del Consiglio può trasmettere al gruppo "sistema d'informazione Schengen", in prosieguo denominato "gruppo SIS", entro il 31 gennaio, domande debitamente motivate di riporto all'esercizio successivo degli stanziamenti non impegnati al 31 dicembre, qualora gli stanziamenti previsti per le linee in questione nel bilancio relativo all'esercizio finanziario successivo non siano sufficienti.

Il riporto di tali stanziamenti può essere proposto unicamente per motivi eccezionali.

Nell'esercizio delle sue competenze in materia di esecuzione del bilancio, il segretario generale aggiunto si sforza di utilizzare, in base alle esigenze di gestione, in primo luogo gli stanziamenti autorizzati per l'esercizio finanziario in corso, riservandosi di ricorrere agli stanziamenti riportati quando i primi saranno esauriti.

Il gruppo SIS delibera in merito a tali domande di riporto entro e non oltre il 1o marzo.

3. Gli stanziamenti riportati da un esercizio al successivo e non impegnati alla fine dell'esercizio in cui sono stati riportati sono annullati.

4. Anteriormente al 1o marzo è inviato per conoscenza al gruppo SIS un elenco dei riporti automatici, a norma del paragrafo 1, lettera b).

5. Per l'esecuzione del bilancio l'utilizzazione degli stanziamenti riportati è iscritta separatamente, per ogni voce di bilancio, nei conti dell'esercizio in corso.

CAPO II

Determinazione del bilancio

Articolo 8

1. Il bilancio è stabilito in euro.

2. Anteriormente al 30 settembre il segretario generale aggiunto trasmette al gruppo SIS il progetto preliminare di bilancio corredato della motivazione.

3. Il gruppo SIS emette il proprio parere sul progetto preliminare.

4. Il segretario generale aggiunto elabora il progetto di bilancio e lo trasmette entro il 31 ottobre agli Stati di cui all'articolo 25.

5. Gli Stati membri di cui all'articolo 25, riuniti in sede di Consiglio, adottano il bilancio entro la fine dell'anno.

6. La decisione di adozione del bilancio, debitamente notificata dal segretario generale aggiunto agli Stati di cui all'articolo 25, comporta l'esigibilità dei contributi di tali Stati.

Articolo 9

1. Se il bilancio non è stato adottato definitivamente all'inizio dell'esercizio:

a) possono essere effettuate operazioni di pagamento mensilmente entro i limiti di un dodicesimo del complesso degli stanziamenti iscritti in ciascun titolo del bilancio per l'esercizio precedente;

b) possono essere richiesti contributi degli Stati di cui all'articolo 25 mensilmente entro i limiti di un dodicesimo dei contributi previsti nell'ultimo bilancio regolarmente adottato.

2. La decisione di ricorrere a ciascun dodicesimo di spese e di entrate, entro i limiti di tre dodicesimi degli importi iscritti nell'ultimo bilancio regolarmente adottato è adottata dal segretario generale aggiunto che la comunica con una lettera agli Stati di cui all'articolo 25.

3. Oltre il limite di tre dodicesimi degli importi iscritti nell'ultimo bilancio regolarmente adottato, la decisione di autorizzare pagamenti e richiedere contributi è adottata dagli Stati membri di cui all'articolo 25, riuniti in sede di Consiglio.

4. L'adozione definitiva del bilancio fa cessare immediatamente l'applicazione delle disposizioni eventualmente adottate a norma dei paragrafi 1, 2 e 3.

Articolo 10

1. Gli eventuali progetti di bilancio suppletivo o rettificativo sono presentati, esaminati ed approvati nella stessa forma e secondo la stessa procedura del bilancio di cui modificano le previsioni.

2. Un bilancio rettificativo è presentato annualmente nel mese successivo alla chiusura dei conti di cui all'articolo 46, paragrafo 1, con l'obiettivo di iscrivere il saldo dell'esecuzione dell'esercizio precedente tra le entrate se è positivo, tra le spese se è negativo.

Articolo 11

Il bilancio è accessibile al pubblico.

CAPO III

Esecuzione del bilancio e contabilità

Articolo 12

Il bilancio è eseguito secondo il principio della separazione dell'ordinatore e del contabile. Le funzioni di ordinatore, di contabile e di controllore finanziario sono incompatibili tra loro.

Articolo 13

1. La funzione di ordinatore delle entrate e delle spese è esercitata da un direttore generale del Segretariato generale del Consiglio. L'ordinatore cura l'esecuzione del bilancio a nome del segretario generale aggiunto e nei limiti degli stanziamenti assegnati. Può delegare i propri poteri ad un direttore.

2. L'ordinatore può decidere gli storni da articolo ad articolo all'interno di ciascun capitolo. D'accordo con il gruppo SIS può decidere gli storni da capitolo a capitolo all'interno dello stesso titolo. Il gruppo SIS dà il suo accordo alle stesse condizioni alle quali adotta il suo parere sul bilancio.

Articolo 14

La funzione di controllore finanziario è esercitata dal controllore finanziario del Consiglio in base alle norme applicabili alla funzione di quest'ultimo.

Articolo 15

La riscossione delle entrate ed il pagamento delle spese sono effettuati da un contabile della Direzione generale A del Segretariato generale del Consiglio.

Articolo 16

1. Per la riscossione dei crediti dovuti a norma dell'articolo 25 o di ogni debito dovuto da terzi agli Stati membri interessati, relativi alla conclusione, all'installazione e al funzionamento del Sisnet, è necessario un ordine di riscossione dell'ordinatore. Gli ordini di riscossione sono trasmessi al contabile, che li sottopone al controllore finanziario per il visto.

2. Il visto ha lo scopo di constatare:

a) l'esattezza dell'imputazione al bilancio;

b) la regolarità e la conformità dell'ordine rispetto alle disposizioni applicabili;

c) la regolarità dei documenti giustificativi;

d) l'esattezza della designazione del debitore o dell'autorità competente dello Stato debitore;

e) la data di scadenza;

f) l'applicazione dei principi di sana gestione finanziaria di cui all'articolo 4, e

g) l'esattezza dell'importo e della valuta.

3. Il contabile prende a carico gli ordini di riscossione debitamente compilati.

Articolo 17

In deroga agli articoli 5 e 6:

1) possono essere detratti dall'importo delle note di spesa, delle fatture o degli estratti conto, che sono quindi oggetto di un ordine di pagamento al netto:

a) le ammende comminate alla parte di un contratto in merito ad una licitazione accettata;

b) i recuperi delle somme indebitamente pagate, i quali possono essere operati mediante deduzione in occasione di una nuova liquidazione della stessa natura, effettuata sullo stesso titolo, capitolo, articolo ed esercizio ai quali l'indebito pagamento è stato imputato.

Non sono contabilizzati separatamente come entrate gli sconti, i rimborsi e i ribassi detratti da fatture e note di spesa;

2) possono essere riutilizzate sulla linea che ha sostenuto la spesa iniziale:

- le entrate provenienti dalla restituzione di somme indebitamente pagate su stanziamenti di bilancio.

Le operazioni di riutilizzo devono aver luogo prima della chiusura dell'esercizio successivo a quello durante il quale è stata incassata l'entrata.

Articolo 18

1. Ogni provvedimento che possa comportare una spesa a carico del bilancio deve essere preventivamente oggetto di una proposta di impegno da parte dell'ordinatore al contabile, in cui figuri la destinazione della spesa, l'importo, l'imputazione della spesa al bilancio e la designazione del creditore. La proposta è sottoposta dal contabile al controllore finanziario per il visto.

2. Il visto ha lo scopo di constatare:

a) la presentazione della proposta d'impegno a norma del paragrafo 1;

b) l'esattezza dell'imputazione al bilancio;

c) la disponibilità degli stanziamenti nel bilancio;

d) l'applicazione dei principi di sana gestione finanziaria di cui all'articolo 4;

e) la regolarità e la conformità della spesa rispetto alle disposizioni applicabili.

Articolo 19

1. La liquidazione di una spesa da parte dell'ordinatore ha lo scopo di:

a) verificare l'esistenza dei diritti del creditore;

b) determinare o verificare l'esistenza e l'importo del credito;

c) verificare le condizioni di esigibilità del credito;

d) verificare che i beni siano stati acquistati o i servizi forniti come prescritto.

2. L'ordinatore può far effettuare le verifiche sotto la propria responsabilità.

Articolo 20

1. L'ordinatore dà al contabile, mediante l'emissione di un ordine di pagamento ("l'ordinazione"), l'ordine di pagare una spesa di cui ha effettuato la liquidazione.

2. L'ordine di pagamento deve menzionare:

a) l'esercizio d'imputazione;

b) il titolo, il capitolo e l'articolo del bilancio;

c) l'importo della somma da pagare espresso in cifre e per esteso in lettere, con indicazione della valuta;

d) il nome e l'indirizzo del creditore;

e) l'oggetto della spesa;

f) il modo di pagamento;

g) i numeri e le date dei visti d'impegno corrispondenti.

3. L'ordine di pagamento è datato e firmato dall'ordinatore.

4. Il contabile sottopone l'ordine di pagamento corredato dei documenti giustificativi originali al visto del controllore finanziario.

5. Il visto ha lo scopo di constatare:

a) la regolarità dell'emissione dell'ordine di pagamento;

b) la concordanza dell'ordine di pagamento con l'impegno di spesa e l'esattezza del suo importo tenendo conto dei principi di sana gestione finanziaria di cui all'articolo 4;

c) l'esattezza dell'imputazione a bilancio;

d) la disponibilità degli stanziamenti nel titolo e nell'articolo interessato del bilancio;

e) la regolarità dei documenti giustificativi;

f) l'esattezza della designazione del creditore.

6. Ogni spesa deve essere coperta preventivamente dai contributi degli Stati di cui all'articolo 25 o, in loro mancanza, da un credito bancario. In caso di mancato pagamento i costi del prefinanziamento bancario sono suddivisi tra gli Stati inadempienti proporzionalmente ai contributi non versati e tenuto conto dell'entità del ritardo.

Articolo 21

I pagamenti vengono effettuati tramite il conto bancario aperto a norma dell'articolo 17 della decisione 1999/323/CE del Consiglio(3), a nome del Segretariato generale del Consiglio. Per i trasferimenti bancari effettuati a norma del presente regolamento finanziario è necessaria la firma congiunta di due funzionari designati dal segretario generale aggiunto, fra cui quella del contabile.

Articolo 22

In caso di rifiuto di un visto previsto agli articoli 16, 18 o 20 da parte del controllore finanziario e se l'ordinatore insiste nella sua proposta, è interpellato il segretario generale aggiunto. Salvo il caso in cui sia messa in discussione la disponibilità degli stanziamenti, quest'ultimo, con decisione debitamente motivata, può non tener conto del rifiuto del visto e confermare l'ordine di riscossione, l'impegno di spesa o l'ordine di pagamento. Il segretario generale aggiunto informa entro un mese la Corte dei conti della decisione. Tale decisione ha effetto esecutivo a decorrere dalla data del rifiuto di visto.

Articolo 23

In caso di inosservanza delle disposizioni del presente regolamento finanziario la responsabilità disciplinare dell'ordinatore, del controllore finanziario e del contabile è stabilita dallo statuto dei funzionari delle Comunità europee.

Articolo 24

La contabilità è tenuta per anno civile col metodo della "partita doppia". Essa riproduce la totalità delle entrate e delle spese effettuate nel corso dell'esercizio finanziario.

CAPO IV

Contributi degli Stati

Articolo 25

1. Le entrate del bilancio sono costituite dai contributi finanziari dovuti dagli Stati membri seguenti: Belgio, Danimarca, Germania, Grecia, Spagna, Francia, Italia, Lussemburgo, Paesi Bassi, Austria, Portogallo, Finlandia e Svezia, nonché Islanda e Norvegia.

2. I contributi finanziari di detti Stati sono stabiliti nel bilancio ed espressi in euro.

Articolo 26

Gli Stati di cui all'articolo 25 mettono a disposizione del segretario generale aggiunto i loro contributi finanziari secondo il criterio di ripartizione seguente.

La ripartizione dei contributi tra gli Stati membri di cui all'articolo 25, da un lato, e l'Islanda e la Norvegia, dall'altro, è stabilita annualmente in base alla quota che ciascuno Stato membro interessato e l'Islanda e la Norvegia detengono nel totale dei prodotti interni lordi (PIL) dell'anno precedente di tutti gli Stati di cui all'articolo 25. La ripartizione dei contributi tra gli Stati membri interessati è stabilita annualmente, previa detrazione dei contributi dell'Islanda e della Norvegia, a seconda della parte di risorsa IVA di ciascuno di detti Stati membri sul totale delle risorse IVA dell'Unione europea, fissata nell'ultima rettifica del bilancio delle Comunità avvenuta nell'esercizio precedente.

Articolo 27

1. Il segretario generale aggiunto invia con una lettera le richieste di contributi a ciascuno Stato di cui all'articolo 25 tramite le amministrazioni nazionali di cui gli sono stati forniti gli estremi.

2. La lettera in questione contiene quanto segue:

a) la decisione di adozione del bilancio o, in caso di ricorso all'articolo 9, la decisione di richiedere contributi tramite dodicesimi provvisori;

b) l'importo che ciascuno Stato deve versare, calcolato in euro a seconda del criterio di ripartizione di cui all'articolo 26;

c) i dati necessari al versamento del contributo.

3. I contributi sono versati sul conto bancario di cui all'articolo 21.

4. I contributi sono pagabili in euro.

Articolo 28

1. Agli Stati di cui all'articolo 25 è ingiunto di versare il 25 % del loro contributo entro il 15 febbraio, il 1o aprile, il 1o luglio e il 1o ottobre.

2. Se uno Stato non ha adempiuto i propri obblighi finanziari, ad esso si applicano per analogia le norme comunitarie vigenti sugli interessi di mora nel versamento delle partecipazioni al bilancio dell'Unione europea, fatti salvi eventuali costi sostenuti da tale Stato a norma dell'articolo 20, paragrafo 6.

CAPO V

Conclusione dei contratti

Articolo 29

1. I contratti relativi agli acquisti o alle locazioni di beni o alle prestazioni di servizi devono essere fatti per iscritto.

2. I contratti per i quali il valore stimato è pari o superiore ai limiti stabiliti nella direttiva 93/36/CEE del Consiglio, del 14 giugno 1993, che coordina le procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici di forniture(4) o nella direttiva 92/50/CEE del Consiglio, del 18 giugno 1992, che coordina le procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici di servizi(5), sono conclusi in seguito a gare d'appalto in base alle disposizioni delle suddette direttive e di tutte le loro eventuali modifiche successive (in prosieguo denominate "direttive del Consiglio sulle procedure relative agli appalti pubblici").

3. Possono essere conclusi contratti mediante trattativa privata qualora il valore stimato del contratto in questione non superi i limiti stabiliti nelle direttive del Consiglio sulle procedure relative agli appalti pubblici. In questi casi gli Stati membri di cui all'articolo 25 sono tuttavia tenuti a porre in competizione, per quanto possibile e con tutti i mezzi appropriati, i fornitori o gli imprenditori che possono fornire la prestazione oggetto del contratto.

4. I bandi di gara sono, in linea di massima, diffusi dal Segretariato generale, a nome degli Stati membri di cui all'articolo 25, in tutti gli Stati membri.

5. Le procedure di gara d'appalto, la selezione nonché i criteri di aggiudicazione sono determinati e disciplinati dalle disposizioni delle direttive del Consiglio sulle procedure relative agli appalti pubblici integrate dalle disposizioni del presente regolamento finanziario.

6. I bandi di gara sono preparati dal Segretariato generale a nome degli Stati membri di cui all'articolo 25, e contengono in particolare le indicazioni relative:

a) alle modalità di deposito e di presentazione delle offerte, in particolare l'eventuale obbligo di compilare un formulario tipo di risposta;

b) se del caso, ai riferimenti al capitolato generale relativo al contratto di cui trattasi (forniture o prestazioni di servizi) ed eventualmente al documento relativo alle condizioni specifiche del contratto;

c) ad una clausola in base alla quale la presentazione di un'offerta implica l'accettazione del capitolato cui si riferisce;

d) alle condizioni di visita, che vanno precisate esattamente allorché è prevista una visita in loco;

e) al periodo di validità delle offerte durante il quale il concorrente deve tener ferme tutte le condizioni della sua offerta;

f) alle penali previste come sanzione per l'inadempimento delle clausole del contratto;

g) agli elementi che le fatture (o i documenti giustificativi a corredo delle stesse) debbono contenere;

h) al divieto di qualsiasi contatto riguardante il bando di gara tra il segretario generale aggiunto e i suoi funzionari, i rappresentanti dei governi degli Stati membri di cui all'articolo 25, i rappresentanti dei governi dell'Islanda e della Norvegia ed il concorrente, salvo, eccezionalmente, nei seguenti casi:

prima della data ultima per il deposito delle offerte:

i) su iniziativa dei concorrenti,

è possibile comunicare a tutti i concorrenti informazioni supplementari nell'intento specifico di chiarire la natura del bando di gara,

ii) su iniziativa del segretario generale aggiunto:

se gli Stati membri di cui all'articolo 25, l'Islanda, la Norvegia o il Segretariato generale del Consiglio rilevano un errore, un'imprecisione, un'omissione o qualsiasi altro difetto materiale nella redazione del testo del bando, il Segretariato generale può informarne gli interessati, secondo modalità strettamente identiche a quelle del bando di gara;

iii) dopo l'apertura delle offerte e su iniziativa degli Stati membri di cui all'articolo 25, dell'Islanda, della Norvegia o del Segretariato generale del Consiglio, qualora un'offerta richieda chiarimenti o si tratti di correggere errori materiali manifesti contenuti nella redazione dell'offerta, il Segretariato generale può prendere l'iniziativa di mettersi in contatto con il concorrente.

Articolo 30

In tutti i casi in cui si sono avuti contatti alle condizioni di cui all'articolo 29, paragrafo 6, lettera h), viene inviata una "nota per il fascicolo" e nella relazione trasmessa in seguito alla commissione consultiva di cui all'articolo 36 è fatta menzione dei contatti.

Articolo 31

Non può essere operata alcuna discriminazione in base alla nazionalità tra i cittadini degli Stati membri, dell'Islanda e della Norvegia per i contratti stipulati dal segretario generale aggiunto a nome degli Stati membri di cui all'articolo 25.

Articolo 32

Se esiste un capitolato generale relativo al contratto di cui trattasi, esso è allegato al bando di gara. È eventualmente accluso anche un documento contenente le condizioni specifiche del contratto.

Articolo 33

La trasmissione delle offerte avviene, a scelta dei concorrenti:

a) per posta,

nel qual caso il bando di gara deve precisare che sarà considerata la data di spedizione, di cui fa fede il timbro postale. Le spedizioni per posta devono essere effettuate con plico raccomandato;

b) mediante presentazione presso il Segretariato del Consiglio, direttamente o tramite un mandatario del concorrente, compresi i servizi di distribuzione privati,

nel qual caso il bando di gara deve indicare il giorno e l'ora entro i quali i plichi vanno presentati al Segretariato del Consiglio e precisare il servizio cui vanno consegnati contro ricevuta datata e firmata.

In entrambi i casi la data deve essere identica.

Per garantire il segreto ed evitare qualsiasi difficoltà, nel bando di gara deve figurare la seguente indicazione:"L'offerta deve essere inviata in doppia busta chiusa; oltre all'indicazione del servizio destinatario, come indicato nel bando di gara, la busta interna deve recare la dicitura: 'Bando di gara - non deve essere aperta dal servizio di registrazione'. Qualora vengano utilizzate buste autoadesive, esse saranno chiuse mediante nastro adesivo sul quale sarà apposta la firma del mittente".

Articolo 34

Tutte le offerte devono essere aperte.

Le offerte sono aperte contemporaneamente da una commissione appositamente designata dal segretario generale aggiunto. Essa si compone di tre alti funzionari appartenenti a direzioni differenti del Segretariato generale. Il controllore finanziario deve essere informato dell'apertura delle offerte. Il controllore finanziario, o un suo rappresentante, assiste all'apertura come osservatore.

La commissione redige il verbale dell'apertura delle offerte che deve essere firmato da tutti i suoi membri.

Ciascuna pagina di ciascuna offerta deve essere parafata da almeno un membro della commissione. La commissione deve registrare per iscritto tutte le offerte ricevute, elencando in particolare tutti i documenti allegati dai concorrenti alle loro offerte.

Articolo 35

Ogni offerta è valutata dagli Stati membri di cui all'articolo 25, insieme all'Islanda e alla Norvegia. Il funzionario responsabile del Segretariato del Consiglio o un supplente designato dall'ordinatore presenta alla commissione consultiva di cui all'articolo 36 una relazione approvata all'unanimità da questi Stati.

La relazione contiene in particolare:

a) i motivi dell'eliminazione di ciascun concorrente;

b) la valutazione tecnica e finanziaria di ciascuna offerta, compresa una tabella comparativa dei prezzi unitari;

c) la giustificazione della raccomandazione della scelta del concorrente.

Articolo 36

Per i contratti conclusi dal segretario generale aggiunto a nome degli Stati membri di cui all'articolo 25, nonché dai competenti rappresentanti dell'Islanda e della Norvegia in seguito a gare d'appalto, è prima chiesto il parere della commissione consultiva per gli acquisti e i contratti.

Articolo 37

La commissione consultiva di cui all'articolo 36 si compone di un rappresentante di ciascuno Stato membro di cui all'articolo 25, nonché di un rappresentante della Norvegia e uno dell'Islanda. Gli Stati membri di cui all'articolo 25, insieme all'Islanda e alla Norvegia, si assicurano che i rappresentanti scelti abbiano adeguate competenze in campo informatico e/o finanziario e/o giuridico. I rappresentanti non devono aver preso parte alla valutazione dei fascicoli sottoposti alla commissione consultiva. Un rappresentante del controllore finanziario è presente in veste di osservatore.

La commissione consultiva elegge, a maggioranza semplice, un presidente ed un vicepresidente scelti fra i rappresentanti.

La commissione consultiva emette un parere sulla conformità della procedura di selezione dei concorrenti e, in generale, sui termini del contratto.

La commissione consultiva può essere invitata a pronunciarsi su qualsiasi altro problema concernente la materia oggetto del presente capitolo.

La commissione consultiva cerca di adottare il proprio parere per consenso. Qualora non sia possibile raggiungere un consenso, la commissione consultiva adotta il proprio parere a maggioranza semplice dei suoi rappresentanti. È richiesto un quorum di undici voti affinché la procedura sia valida. In caso di parità di voti è decisivo il voto del presidente.

Il Segretariato generale del Consiglio svolge, se necessario, i compiti di segreteria.

Articolo 38

La commissione consultiva redige il proprio regolamento interno sulla scorta di quello della commissione consultiva per acquisti e contratti del Consiglio dell'Unione europea.

Articolo 39

La commissione consultiva è chiamata, a titolo meramente consultivo, a formulare un parere:

a) su tutti i progetti di contratti di forniture o prestazioni di servizi, compresi gli studi, d'importo stimato uguale o superiore ai limiti indicati nelle direttive del Consiglio sulle procedure relative agli appalti pubblici;

b) sui progetti di clausole aggiuntive ai contratti di cui alla lettera a), in tutti i casi di modifiche sostanziali, in particolare quelli in cui dette clausole determinino modifiche dell'importo del contratto originario;

c) sui progetti di clausole aggiuntive aventi l'effetto di elevare oltre i limiti di cui alla lettera a) l'importo globale di un contratto già stipulato e che in origine era inferiore a detti limiti;

d) sui problemi sollevati al momento della stipulazione o dell'esecuzione dei contratti (annullamento di ordinativi, richieste di remissione di penali di mora, deroghe alle disposizioni dei capitolati d'oneri e delle condizioni generali del contratto), quando il problema è di gravità tale da motivare una richiesta di parere;

e) su richiesta di uno degli Stati membri di cui all'articolo 25 o dell'Islanda o della Norvegia, ovvero di un membro della commissione consultiva o del segretario generale aggiunto sui progetti di contratto d'importo inferiore a quello di cui alla lettera a), qualora essi ritengano che tali contratti sollevino questioni di principio o presentino un carattere particolare.

Articolo 40

I fascicoli sottoposti alla commissione consultiva a norma dell'articolo 39, lettere da b) a e), sono corredati di una relazione approvata all'unanimità dagli Stati membri di cui all'articolo 25, nonché dall'Islanda e dalla Norvegia.

Articolo 41

I pareri della commissione consultiva sono firmati dal suo presidente. Al fine di evitare ritardi nel procedimento a seguito dell'intervento della commissione consultiva, gli Stati membri di cui all'articolo 25, nonché l'Islanda e la Norvegia, possono, qualora lo ritengano necessario, imporre un termine ragionevole entro il quale deve essere formulato il parere. I pareri sono comunicati al segretario generale aggiunto, agli Stati membri di cui all'articolo 25, nonché all'Islanda e alla Norvegia. Dopo aver esaminato il parere, gli Stati membri di cui all'articolo 25, nonché l'Islanda e la Norvegia adottano all'unanimità una decisione definitiva in materia. In seguito all'adozione di tale decisione, il contratto o i contratti in oggetto sono conclusi dal segretario generale aggiunto a nome degli Stati membri di cui all'articolo 25 e dai rappresentanti competenti dell'Islanda e della Norvegia.

Articolo 42

Il segretariato generale comunica a tutti i concorrenti le decisioni adottate in merito alle loro offerte.

Articolo 43

1. I contratti possono essere conclusi in base a semplice fattura o nota spese qualora il valore presunto delle forniture o dei servizi non superi 2000 EUR.

2. A garanzia dell'esecuzione dei contratti, si può esigere dai fornitori, dagli imprenditori, o dai prestatori di servizi, tra le clausole di garanzia, la costituzione di una cauzione preventiva. Tale cauzione deve coprire non solo tutta la durata della garanzia, ma anche un periodo sufficiente per consentire di farla valere. La cauzione in linea di massima deve essere costituita da un versamento in euro su un conto bancario aperto appositamente a nome del Segretariato generale del Consiglio. La cauzione può essere depositata unicamente presso un ente creditizio di prim'ordine su un conto in euro a vista o a breve termine.

3. L'ammontare della cauzione è fissato in base alle condizioni commerciali e ai capitolati abituali.

4. La costituzione di tale cauzione è obbligatoria quando il valore del contratto in questione è uguale o superiore ai limiti stabiliti nella direttiva del Consiglio sulle procedure relative agli appalti pubblici.

5. La cauzione può essere sostituita dalla fideiussione con vincolo di solidarietà di un terzo autorizzato dal contabile. In linea di massima tale garanzia è costituita in euro ed è soggetta alle norme sulla cauzione di cui al paragrafo 2.

6. In caso di mancata esecuzione di un contratto o di ritardo nella sua esecuzione, il segretario generale aggiunto assicura che gli Stati membri di cui all'articolo 25, l'Islanda e la Norvegia siano indennizzati di tutte le perdite, interessi e spese prelevando la somma sulla cauzione, sia che quest'ultima sia versata direttamente dal fornitore o dall'imprenditore oppure da un terzo.

Articolo 44

A corredo del primo mandato di pagamento emesso in esecuzione di un contratto per il quale è necessaria la costituzione di una cauzione, i documenti giustificativi abituali sono integrati dalla presentazione di una copia, certificata conforme dal contabile, della ricevuta rilasciata all'atto del versamento della cauzione, o di una copia, certificata conforme dal contabile, della dichiarazione fatta dall'istituto o dal terzo che presta la sua garanzia.

Articolo 45

Le cauzioni sono restituite o le fideiussioni sostitutive di cui all'articolo 43 sono liberate dal segretario generale aggiunto secondo le modalità stabilite dalle pertinenti disposizioni del contratto o della garanzia, salvo nei casi di mancata esecuzione o di ritardo nell'esecuzione di cui all'articolo 43, paragrafo 6.

CAPO VI

Presentazione e verifica dei conti

Articolo 46

1. Il segretario generale aggiunto stabilisce un conto di gestione ed un bilancio finanziario entro due mesi a decorrere dalla fine del periodo di esecuzione del bilancio e lo trasmette al gruppo "SIS".

2. Il conto di gestione comprende tutte le operazioni di entrata e di spesa concernenti l'esercizio trascorso. Esso è presentato nella stessa forma e secondo le stesse suddivisioni del bilancio.

3. Ad esso sono allegati:

a) un prospetto che illustra la situazione degli Stati di cui all'articolo 25, relativamente al contributo finanziario di ciascuno, e

b) un prospetto degli storni di stanziamenti.

4. Il bilancio finanziario descrive l'attivo e il passivo nel bilancio al 31 dicembre dell'esercizio trascorso.

Articolo 47

1. La Corte dei conti è invitata ad effettuare la verifica dei conti.

2. Il segretario generale aggiunto trasmette alla Corte dei conti il conto di gestione e il bilancio nei 15 giorni successivi al termine di cui all'articolo 46, paragrafo 1.

3. Scopo del controllo che deve effettuare la Corte dei conti è constatare la legittimità e la regolarità delle entrate e delle spese rispetto ai contratti da gestire, al bilancio e al presente regolamento finanziario.

4. Il segretario generale aggiunto concede alla Corte dei conti tutte le agevolazioni che quest'ultima ritenga necessarie nell'esercizio della sua funzione.

Articolo 48

Il conto di gestione, il bilancio finanziario e la relazione alla Corte dei conti, corredati delle eventuali osservazioni del segretario generale aggiunto, sono sottoposti agli Stati di cui all'articolo 25 anteriormente al 1o luglio. Gli Stati membri di cui all'articolo 25, riuniti in sede di Consiglio, danno scarico al segretario generale aggiunto sull'esecuzione del bilancio.

CAPO VII

Disposizioni finali

Articolo 49

L'applicazione delle disposizioni dell'acquis di Schengen relative al sistema di informazione Schengen ad uno Stato diverso da quelli di cui all'articolo 25 (in prosieguo denominato "altro Stato") comporta:

a) un riaggiustamento delle quote degli Stati di cui all'articolo 25 come indicato all'articolo 26;

b) un aggiustamento dei contributi degli Stati di cui all'articolo 25 per imputare all'altro Stato il suo contributo al funzionamento di Sisnet per la totalità dell'esercizio in atto;

c) un aggiustamento dei contributi degli Stati di cui all'articolo 25 per imputare all'altro Stato una frazione dei costi precedentemente sostenuti per l'installazione di Sisnet. La frazione è calcolata tenendo conto della parte delle risorse IVA dell'altro Stato sul totale delle risorse IVA delle Comunità europee per gli esercizi finanziari precedenti che abbiano comportato spese necessarie all'installazione di Sisnet. Il contributo della frazione è oggetto di un "avviso di credito" a favore degli Stati di cui all'articolo 25 proporzionalmente alla loro quota calcolata in base all'articolo 26. Gli altri Stati possono scegliere di assegnare l'importo alla loro quota nel bilancio o di chiedere il rimborso.

Articolo 50

1. Il presente regolamento finanziario si applica all'adozione del bilancio per quanto riguarda le entrate e le spese necessarie ad adempiere gli obblighi derivanti dalle azioni intraprese a norma dell'articolo 1 della decisione 1999/870/CE per il restante periodo dell'esercizio durante il quale il regolamento entra in vigore.

2. In deroga all'articolo 8, ai fini del bilancio di cui al paragrafo 1, il segretario generale aggiunto del Consiglio trasmette al gruppo SIS il progetto preliminare di bilancio non appena possibile dopo l'adozione del presente regolamento finanziario. Dopo il parere del gruppo SIS e la stesura del progetto di bilancio, gli Stati membri di cui all'articolo 25, riuniti in sede di Consiglio, adottano immediatamente il bilancio.

3. In deroga all'articolo 28, ai fini del bilancio di cui al paragrafo 1, gli Stati di cui all'articolo 25 sono invitati a versare i rispettivi contributi in base al calendario che deve essere fissato dagli Stati membri di cui all'articolo 25 all'atto dell'adozione di tale bilancio.

Articolo 51

1. La presente decisione ha effetto dalla data di adozione.

2. Essa è pubblicata nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.

Fatto a Bruxelles, addì 27 marzo 2000.

Per il Consiglio

Il Presidente

F. Gomes

(1) GU L 337 del 30.12.1999, pag. 41.

(2) GU L 356 del 31.12.1977, pag. 1. Regolamento modificato da ultimo dal regolamento (CE) n. 2673/1999 (GU L 326 del 18.12.1999, pag. 1).

(3) GU L 123 del 13.5.1999, pag. 51.

(4) GU L 199 del 9.8.1993, pag. 1.

(5) GU L 209 del 24.7.1992, pag. 1. Direttiva modificata da ultimo dalla direttiva 97/52/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (GU L 328 del 28.11.1997, pag. 1).