22001D0755

Decisione n. 1/2001 del consiglio congiunto

istituito dall'accordo quadro di cooperazione tra la Comunità europea e i suoi Stati membri, da una parte, e la Repubblica del Cile, dall'altra firmato il 21 giugno 1996

del 26 giugno 2001

Regolamento interno del consiglio congiunto

(2001/755/CE)

IL CONSIGLIO CONGIUNTO,

visto l'accordo quadro di cooperazione volto a preparare, come obiettivo finale, un'associazione di natura politica ed economica tra la Comunità europea e i suoi Stati membri, da una parte, e la Repubblica del Cile, dall'altra(1), firmato a Firenze il 21 giugno 1996, in appresso denominato l'"accordo", in particolare gli articoli da 33 a 37,

considerando che l'accordo è entrato in vigore il 1o febbraio 1999,

HA ADOTTATO IL SEGUENTE REGOLAMENTO INTERNO:

Articolo 1

Presidenza

Le sessioni del consiglio congiunto sono presiedute alternativamente per periodi di dodici mesi da un membro del Consiglio dell'Unione europea, per conto della Comunità europea e dei suoi membri, e da un rappresentante della Repubblica del Cile. In ogni caso, il primo periodo di presidenza inizia alla data della prima sessione del consiglio e termina il 31 dicembre dello stesso anno.

Articolo 2

Sessioni

1. Il consiglio congiunto si riunisce a livello ministeriale, a scadenze regolari e ogniqualvolta lo richiedano le circostanze, se le parti sono d'accordo.

2. Ogni sessione del consiglio congiunto si svolge in un luogo scelto dalle parti di comune accordo.

3. Le sessioni del consiglio congiunto sono convocate congiuntamente dai segretari del consiglio congiunto.

Articolo 3

Rappresentanza

1. I membri del consiglio congiunto, se impossibilitati a partecipare a una sessione, possono farsi rappresentare.

2. Se un membro desidera essere rappresentato, deve comunicare al presidente il nome del suo rappresentante prima della sessione nella quale sarà rappresentato. Il rappresentante di un membro del consiglio congiunto esercita tutti i diritti del membro rappresentato.

Articolo 4

Delegazioni

I membri del consiglio congiunto possono essere accompagnati da funzionari. Prima di ogni sessione sono comunicati al presidente del consiglio congiunto la prevista composizione e il nominativo del capo della delegazione di ciascuna parte.

Articolo 5

Segretariato

Il segretariato del consiglio congiunto è assicurato congiuntamente da un funzionario del segretariato generale del Consiglio dell'Unione europea e da un funzionario della missione diplomatica della Repubblica del Cile presso l'Unione europea.

Articolo 6

Documenti

Qualora le deliberazioni del consiglio congiunto siano basate su documenti scritti, questi ultimi sono numerati e diffusi dai due segretari come documenti del consiglio congiunto.

Articolo 7

Corrispondenza

1. La corrispondenza destinata al consiglio congiunto o al suo presidente è inviata ad entrambi i segretari del consiglio congiunto.

2. I due segretari provvedono a inoltrare la corrispondenza al presidente del consiglio congiunto e, se del caso, a trasmetterla quale documentazione di cui all'articolo 6 agli altri membri. La corrispondenza così trasmessa è inviata al segretariato generale della Commissione, alle rappresentanze permanenti degli Stati membri dell'UE e alla missione diplomatica della Repubblica del Cile presso l'Unione europea.

3. Le comunicazioni del presidente del consiglio congiunto sono inviate ai destinatari dal relativo segretario e, se del caso, trasmesse quale documentazione di cui all'articolo 6 agli altri membri del consiglio congiunto, agli indirizzi indicati nel paragrafo 2.

Articolo 8

Ordine del giorno delle sessioni

1. Per ogni sessione i segretari del consiglio congiunto elaborano in base alle proposte delle parti un ordine del giorno provvisorio, che viene trasmesso dal segretario competente ai destinatari di cui all'articolo 7 almeno quindici giorni prima dell'inizio della sessione. L'ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali una domanda di iscrizione nell'ordine del giorno è pervenuta all'uno o all'altro segretario almeno ventun giorni prima dell'inizio della sessione; sono peraltro iscritti nell'ordine del giorno provvisorio soltanto i punti la cui documentazione è stata trasmessa ai segretari non oltre la data di spedizione dello stesso. Il Consiglio congiunto adotta l'ordine del giorno all'inizio di ogni sessione. L'iscrizione nell'ordine del giorno di un punto che non figuri nell'ordine del giorno provvisorio è acquisita con l'accordo di entrambe le parti.

2. D'intesa con le parti, i termini indicati nel paragrafo 1 possono essere abbreviati in considerazione delle circostanze di un caso specifico.

Articolo 9

Verbale

1. Un progetto di verbale di ogni sessione è redatto congiuntamente dai due segretari quanto prima.

2. In generale, il verbale indica, per ogni punto dell'ordine del giorno:

a) la documentazione presentata al consiglio congiunto;

b) le dichiarazioni la cui iscrizione a verbale sia stata chiesta da un membro del consiglio congiunto;

c) la proposta e le raccomandazioni formulate, le dichiarazioni concordate e le conclusioni approvate su punti specifici.

3. Il verbale comprende anche un elenco dei membri del consiglio congiunto o dei relativi rappresentanti che hanno partecipato alla sessione.

4. Il progetto di verbale è sottoposto all'approvazione del Consiglio congiunto nella sessione successiva. Il progetto di verbale può anche essere approvato per iscritto dalle due parti. Una volta approvato il verbale, due copie autentiche dello stesso sono firmate dai due segretari e archiviate dalle parti. Una copia è inviata a ciascuno dei destinatari di cui all'articolo 7.

Articolo 10

Raccomandazioni

1. Nei casi previsti dagli articoli 33-36 dell'accordo, le raccomandazioni o le proposte del consiglio congiunto sono formulate di comune accordo tra le parti. Tra una sessione e l'altra il consiglio congiunto può formulare raccomandazioni o proposte mediante procedura scritta, con il consenso di entrambe le parti. Una procedura scritta consiste in uno scambio di note tra i due segretari, d'intesa con le parti.

2. Le raccomandazioni e proposte del consiglio congiunto ai sensi degli articoli 33-36 dell'accordo recano rispettivamente il titolo "raccomandazione" o "proposta", seguito da un numero d'ordine, dalla data di adozione e da un'indicazione dell'oggetto.

3. Le raccomandazioni e le proposte del consiglio congiunto sono autenticate dai due segretari e due copie autentiche sono firmate dai capi delegazione delle due parti.

4. Le raccomandazioni e le proposte sono inviate a ciascuno dei destinatari di cui all'articolo 7 come documenti del consiglio congiunto.

Articolo 11

Pubblicità

1. Salvo decisione contraria, le sessioni del consiglio congiunto non sono pubbliche.

2. Ciascuna delle parti può decidere la pubblicazione delle raccomandazioni e proposte del consiglio congiunto nelle rispettive pubblicazioni ufficiali.

Articolo 12

Lingue

1. Le lingue ufficiali del consiglio congiunto sono le lingue ufficiali delle parti.

2. Salvo decisione contraria, il consiglio congiunto lavora sulla base di documenti redatti nelle suddette lingue.

Articolo 13

Spese

1. Ogni parte assume a proprio carico le spese sostenute in occasione della partecipazione alle sessioni del consiglio congiunto, per quel che riguarda sia le spese per il personale, di viaggio e di soggiorno sia le spese postali e per telecomunicazioni.

2. Le spese relative all'organizzazione delle sessioni, quelle di interpretariato durante le sedute e quelle di traduzione e riproduzione dei documenti sono a carico della parte ospitante.

Articolo 14

Commissione

Il regolamento interno della commissione mista è allegato in appendice al presente regolamento interno.

Fatto a Lussemburgo, addì 26 giugno 2001.

Per il Consiglio congiunto

Il Presidente

L. Pagrotsky

(1) GU L 209 del 19.8.1996, pag. 5.

APPENDICE

REGOLAMENTO INTERNO DELLA COMMISSIONE MISTA TRA LA COMUNITÀ EUROPEA E I SUOI STATI MEMBRI, DA UNA PARTE, E LA REPUBBLICA DEL CILE, DALL'ALTRA

Articolo 1

Presidenza

La commissione mista è presieduta alternativamente per periodi di dodici mesi da un rappresentante della Commissione delle Comunità europee, per conto della Comunità europea e dei suoi Stati membri, e da un rappresentante della Repubblica del Cile. Il primo periodo di presidenza inizia dalla data in cui si svolge la prima sessione del Consiglio e termina il 31 dicembre dello stesso anno. Per tale periodo e, successivamente, per ciascun periodo di dodici mesi, la commissione mista è presieduta dalla parte che assicura la presidenza del consiglio congiunto.

Articolo 2

Sessioni

La commissione mista si riunisce una volta all'anno o quando le circostanze lo richiedano, con l'accordo delle parti. Ogni sessione della commissione mista viene convocata congiuntamente dai due segretari. Le sessioni si volgono alternativamente a Bruxelles e in Cile, alla data concordata dalle parti.

Articolo 3

Delegazioni

Prima di ogni sessione sono comunicati al presidente della commissione mista la prevista composizione e il nominativo del capo della delegazione di ciascuna parte.

Articolo 4

Segretariato

1. Il segretariato della commissione mista è assicurato congiuntamente da un rappresentante della Commissione europea e da un rappresentante del Cile.

2. Tutte le comunicazioni del presidente della commissione mista o dirette al presidente della commissione mista oggetto del presente regolamento interno sono trasmesse ai segretari della commissione mista nonché ai segretari e al presidente del consiglio congiunto e, se necessario, ai membri della commissione mista.

Articolo 5

Pubblicità

Salvo decisione contraria, le sedute della commissione mista non sono pubbliche.

Articolo 6

Ordine del giorno delle sessioni

1. Per ogni sessione i segretari della commissione mista elaborano un ordine del giorno provvisorio, che viene trasmesso al presidente e ai segretari del consiglio congiunto e ai membri della commissione mista almeno quindici giorni prima dell'inizio della sessione. L'ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali il presidente ha ricevuto una domanda di iscrizione nell'ordine del giorno almeno ventun giorni prima dell'inizio della sessione; sono peraltro iscritti nell'ordine del giorno provvisorio soltanto i punti la cui documentazione è stata trasmessa ai segretari non oltre la data di spedizione dello stesso. La commissione mista adotta l'ordine del giorno all'inizio di ogni sessione. L'iscrizione nell'ordine del giorno di un punto che non figuri nell'ordine del giorno provvisorio è acquisita con l'accordo di entrambe le parti.

2. Con il consenso delle parti, i termini indicati nel paragrafo 1 possono essere abbreviati in considerazione delle circostanze di un caso specifico.

Articolo 7

Verbale

Di ogni sessione è redatto un verbale basato su un riepilogo, elaborato dal presidente, delle conclusioni della commissione mista. Previa approvazione da parte della commissione mista, il verbale è firmato dal presidente e dai segretari ed è archiviato da ciascuna delle parti. Una copia del verbale è inviata al presidente e ai segretari del consiglio congiunto e ai membri della commissione mista.

Articolo 8

Proposte

1. Nei casi in cui la commissione mista è autorizzata a presentare proposte ai sensi dell'articolo 35, paragrafo 5, dell'accordo, questi atti recano il titolo "proposta", seguito da un numero d'ordine, dalla data di adozione e da un'indicazione dell'oggetto.

2. Quando la commissione mista presenta proposte, si applicano mutatis mutandis gli articoli 10, 11 e 12 del regolamento interno del consiglio congiunto.

3. Le proposte della commissione mista sono inviate a ciascuno dei destinatari di cui all'articolo 4, paragrafo 2.

Articolo 9

Spese

1. Il Cile e la Comunità europea prendono rispettivamente a loro carico le spese sostenute in occasione della partecipazione alle sessioni della commissione mista, per quel che riguarda sia le spese per il personale, di viaggio e di soggiorno sia le spese postali e per telecomunicazioni.

2. Le spese relative all'organizzazione delle sessioni, quelle di interpretariato durante le sedute e quelle di traduzione e riproduzione dei documenti sono a carico della parte ospitante.