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visti i conti annuali definitivi dell’Osservatorio europeo delle droghe e delle tossicodipendenze relativi all’esercizio 2011,

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vista la relazione della Corte dei conti sui conti annuali dell’Osservatorio europeo delle droghe e delle tossicodipendenze relativi all’esercizio 2011, corredata delle risposte dell’Osservatorio (1),

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vista la raccomandazione del Consiglio del 12 febbraio 2013 (05753/2013 — C7-0041/2013),

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visto l’articolo 319 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea,

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visto il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (2), in particolare l’articolo 185,

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visto il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione e che abroga il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 (3), in particolare l’articolo 208,

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visto il regolamento (CE) n. 1920/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 12 dicembre 2006, relativo all’istituzione di un Osservatorio europeo delle droghe e delle tossicodipendenze (4), in particolare l’articolo 15,

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visto il regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 della Commissione, del 19 novembre 2002, che reca regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all’articolo 185 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (5), in particolare l’articolo 94,

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visti l’articolo 77 e l’allegato VI del suo regolamento,

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visti la relazione della Commissione per il controllo dei bilanci e il parere della Commissione per le libertà civili, la giustizia e gli affari interni (A7-0071/2013),

A.

considerando che l’Osservatorio europeo delle droghe e delle tossicodipendenze («l’Osservatorio»), con sede a Lisbona, è stato istituito dal regolamento (CEE) n. 302/93 del Consiglio (6);

B.

considerando che la Corte dei conti ha dichiarato di aver ottenuto ragionevoli garanzie circa l’affidabilità dei conti annuali dell’Osservatorio per l’esercizio 2011 nonché della legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti;

C.

considerando che il 10 maggio 2012 il Parlamento ha concesso il discarico al direttore dell’Osservatorio per l’esecuzione del bilancio dell’Osservatorio per l’esercizio 2010 (7) e che, nella sua risoluzione che accompagna la decisione di discarico, il Parlamento ha, tra l’altro:

D.

considerando che il bilancio complessivo dell’Osservatorio per l’esercizio 2011 ammontava a 16 274 205,07 EUR rispetto a 15 900 323 EUR nel 2010, il che rappresenta un aumento del 2,35 %;

E.

considerando che il contributo dell’Unione per il 2011 al bilancio dell’Osservatorio ammontava a 15 400 000 EUR;

F.

considerando che il conto del risultato economico del 2011 presenta un valore negativo di – 203 404,85 EUR;

1.

prende atto dalla relazione annuale di attività che la gestione finanziaria e di bilancio dimostrata dall’Osservatorio ha portato a un’esecuzione del bilancio pari a quasi il 100 % per quanto riguarda impegni e pagamenti, nel modo seguente:

2.

osserva dai conti annuali definitivi che l’Osservatorio dipende dalle seguenti entrate per il proprio bilancio:

3.

riscontra dalla relazione annuale di attività che nel 2011 è stata effettuata una valutazione delle procedure di appalto e di aggiudicazione dei contratti; prende atto della dichiarazione dell’Osservatorio secondo la quale esso ha definito azioni basate sui risultati di tale valutazione, ovvero i) sulla razionalizzazione delle procedure di gara e sulla riduzione delle procedure negoziate; ii) sull’attuazione di misure specifiche intese a garantire la corretta esecuzione dei contratti; e iii) sullo svolgimento di procedure di gara prima del 2010;

4.

prende atto delle osservazioni formulate dalla Corte dei conti per quanto concerne la spesa di circa 275 000 EUR sostenuta dall’Osservatorio per uno spazio uffici non utilizzato e della risposta fornita dallo stesso secondo cui esso «sta intensificando il proprio impegno in questo senso»; chiede di essere tenuto al corrente sugli sviluppi della questione; chiede che la questione venga risolta con urgenza;

5.

prende atto dalla relazione annuale di attività che nel 2011, nell’ambito dello sviluppo di un sistema integrato per la gestione e la formazione del bilancio per attività, l’Osservatorio ha cominciato ad attuare un sistema di contabilità analitica; osserva altresì che l’Osservatorio ha aumentato la sua capacità di migliorare ulteriormente il suo sistema di pianificazione e monitoraggio, prestando particolare attenzione allo sviluppo di indicatori di rendimento, che sarà portato avanti nel periodo di programmazione 2013-2015;

6.

riconosce che la terza valutazione esterna dell’Osservatorio è stata avviata dalla Commissione nel 2011 a norma dell’articolo 23 del regolamento (CE) n. 1920/2006 e che la sua conclusione era prevista per il 2012; invita l’Osservatorio a informare l’autorità di discarico delle misure adottate alla luce delle raccomandazioni della valutazione esterna di cui sopra;

7.

è preoccupato quanto al fatto che la Corte dei conti ha individuato 51 casi, per un valore totale di 90 053 EUR, in cui gli stanziamenti riportati al 2012 non corrispondevano a impegni giuridici esistenti, e avrebbero pertanto dovuto essere disimpegnati e restituiti alla Commissione entro la fine del 2011; osserva che l’Osservatorio ha avviato il processo troppo tardi e, di conseguenza, a causa delle restrizioni imposte dal sistema informatico, i fondi saranno bloccati per un anno e saranno disimpegnati e restituiti solo alla fine del 2012; invita l’Osservatorio a migliorare la propria pianificazione al fine di evitare tali situazioni in futuro;

8.

riconosce dalla relazione della Corte dei conti che l’Osservatorio sostiene attualmente una spesa annua di circa 275 000 EUR per uno spazio uffici non utilizzato nell’edificio precedentemente occupato e nella nuova sede; invita l’Osservatorio a continuare, in collaborazione con la Commissione e le autorità nazionali, a cercare una soluzione adeguata per lo spazio uffici non utilizzato e a tenere informata l’autorità di discarico;

9.

esprime preoccupazione per le conclusioni della Corte dei conti secondo cui l’Osservatorio non ha ancora adottato e attuato una politica di tesoreria intesa a ridurre al minimo e a ripartire il rischio finanziario, mirando al contempo a una redditività adeguata; prende atto delle risposte dell’Osservatorio in cui sono annunciati provvedimenti in merito a tutte le tematiche in questione; invita l’Osservatorio ad adottare senza indugio tutte le misure correttive annunciate e a informare l’autorità di discarico in merito alle azioni adottate per colmare questa lacuna;

10.

è preoccupato per il fatto che l’Osservatorio non ha ancora adottato una politica esaustiva per quanto concerne le eccezioni e le deviazioni dai processi e dalle procedure stabiliti; prende atto delle risposte dell’Osservatorio in cui sono annunciati provvedimenti in merito a tutte le tematiche in questione; invita l’Osservatorio ad adottare senza indugio tutte le misure correttive annunciate e a informare l’autorità di discarico in merito alle azioni adottate per colmare questa lacuna;

11.

riscontra dalla relazione della Corte dei conti che l’Osservatorio potrebbe migliorare le procedure di assunzione; invita l’Osservatorio a informare l’autorità di discarico in merito alle iniziative prese per migliorare le procedure di assunzione; ritiene che alcune disposizioni dello Statuto dei funzionari potrebbero imporre un considerevole onere amministrativo; incoraggia quindi la Commissione a prevedere un certo grado di semplificazione, in conformità con l’articolo 110 dello Statuto dei funzionari per quanto riguarda le agenzie;

12.

riconosce dai conti annuali definitivi che l’Osservatorio ha messo in atto una nuova struttura delle entrate, creata secondo il principio della contabilità per competenza (ABAC), per semplificare e meglio gestire gli ordini di recupero;

13.

osserva inoltre che l’Osservatorio ha sottoposto a revisione il suo sistema di gestione basato sulle attività e ha definito il suo sistema di contabilità basato sui costi; prende atto, in particolare, che i relativi sistemi ABAC e SAP CO sono stati configurati di conseguenza;

14.

rileva che, nel 2011, il SAI ha effettuato un audit di conformità sulla relazione annuale di attività e sui capisaldi dell’affidabilità; rileva che, in base ai risultati della valutazione di cui sopra, il SAI ha formulato otto raccomandazioni, due delle quali erano classificate come «molto importanti» e sei come «importanti»; invita l’Osservatorio a dare esecuzione alle raccomandazioni del SAI del 2011, come pure a quelle derivanti dai suoi audit precedenti che restano in sospeso, e a tenere informata l’autorità di discarico;

15.

rimanda, per le altre osservazioni di natura orizzontale che accompagnano la decisione di discarico, alla sua risoluzione del 17 aprile 2013 (8) sull’efficienza, la gestione finanziaria e il controllo delle agenzie.