(1)

Nella comunicazione del 2 dicembre 2020 intitolata «Digitalizzazione della giustizia nell'Unione europea – Un pacchetto di opportunità», la Commissione ha ravvisato la necessità di modernizzare il quadro legislativo delle procedure transfrontaliere dell'Unione in materia civile, commerciale e penale, in linea con il principio del «digitale per default», assicurando nel contempo tutte le garanzie necessarie per evitare l'esclusione sociale e garantire la fiducia reciproca, l'interoperabilità e la sicurezza.

(2)

Per realizzare uno spazio di libertà, sicurezza e giustizia pienamente funzionale, è importante che tutti gli Stati membri cerchino di ridurre le disparità esistenti in materia di digitalizzazione dei sistemi e sfruttino le opportunità offerte dai pertinenti meccanismi di finanziamento dell'Unione.

(3)

Al fine di rafforzare la cooperazione giudiziaria e l'accesso alla giustizia, gli atti giuridici dell'Unione che prevedono comunicazioni tra le autorità competenti, compresi gli organi e le agenzie dell'Unione, e tra le autorità competenti e le persone fisiche e giuridiche in materia civile e commerciale, dovrebbero essere integrati stabilendo condizioni che consentano lo svolgimento di tali comunicazioni attraverso mezzi digitali.

(4)

Il presente regolamento mira a migliorare l'efficacia e l'efficienza delle procedure giudiziarie e a facilitare l'accesso alla giustizia mediante la digitalizzazione dei canali di comunicazione esistenti, che dovrebbe portare a risparmi di costi e tempi, a una riduzione degli oneri amministrativi e a una migliore resilienza nelle situazioni di forza maggiore, a beneficio di tutte le autorità coinvolte nella cooperazione giudiziaria transfrontaliera. L'uso di canali di comunicazione digitali tra le autorità competenti dovrebbe portare a una riduzione dei ritardi nella trattazione delle cause, sia nel breve che nel lungo termine. Ciò andrebbe a vantaggio delle persone fisiche e giuridiche nonché delle autorità competenti degli Stati membri e rafforzerebbe la fiducia nei sistemi giudiziari. La digitalizzazione dei canali di comunicazione apporterebbe inoltre benefici nel settore dei procedimenti penali transfrontalieri e nel contesto della lotta dell'Unione contro la criminalità. In tale ambito, il livello elevato di sicurezza che i canali di comunicazione digitali sono in grado di offrire costituisce un passo avanti, anche in termini di tutela dei diritti degli interessati, quali il diritto al rispetto della vita privata e familiare e il diritto alla protezione dei dati personali.

(5)

I diritti e le libertà fondamentali di tutti gli interessati dallo scambio elettronico di dati a norma del presente regolamento, in particolare il diritto a un accesso effettivo alla giustizia, il diritto a un equo processo, il principio di non discriminazione, il diritto al rispetto della vita privata e familiare e il diritto alla protezione dei dati personali dovrebbero essere pienamente rispettati conformemente al diritto dell'Unione.

(6)

Nell'adempimento degli obblighi di cui al presente regolamento, tutti i soggetti dovrebbero rispettare il principio di indipendenza della magistratura, tenendo conto del principio della separazione dei poteri e degli altri principi dello Stato di diritto.

(7)

L'accesso effettivo alla giustizia è un obiettivo fondamentale dello spazio di libertà, sicurezza e giustizia. La trasformazione digitale è un passo cruciale verso il miglioramento dell'accesso alla giustizia, dell'efficienza, della qualità e della trasparenza dei sistemi giudiziari.

(8)

È importante sviluppare canali e strumenti adeguati per assicurare che i sistemi giudiziari possano cooperare efficacemente in modo digitale. È pertanto essenziale istituire uno strumento informatico uniforme a livello di Unione che consenta alle autorità competenti di procedere allo scambio elettronico transfrontaliero dei dati relativi alle cause in modo rapido, diretto, interoperabile, affidabile, accessibile, sicuro ed efficiente. La Commissione e gli Stati membri dovrebbero garantire che i professionisti del diritto siano coinvolti nella trasformazione digitale dei sistemi giudiziari.

(9)

Sono stati sviluppati strumenti per lo scambio digitale di dati relativi alle cause, grazie ai quali non è necessario sostituire o richiedere modifiche costose ai sistemi informatici esistenti già istituiti negli Stati membri. Lo strumento principale di questo tipo ad oggi sviluppato per garantire uno scambio elettronico transfrontaliero dei dati relativi alle cause rapido, diretto, interoperabile, sostenibile, affidabile e sicuro tra le autorità competenti è il sistema di comunicazione nell'ambito della giustizia elettronica attraverso lo scambio di dati online (e-Justice Communication via the Online Data Exchange – «sistema e-CODEX»), il cui quadro giuridico è stabilito dal regolamento (UE) 2022/850 del Parlamento europeo e del Consiglio (3).

(10)

La digitalizzazione dei procedimenti dovrebbe garantire l'accesso alla giustizia per tutti, comprese le persone con disabilità. Il sistema informatico decentrato e il punto di accesso elettronico europeo istituiti dal presente regolamento dovrebbero essere conformi alle prescrizioni in materia di accessibilità del web di cui alla direttiva (UE) 2016/2102 del Parlamento europeo e del Consiglio (4). Allo stesso tempo, i metodi di pagamento elettronico di cui al presente regolamento dovrebbero essere conformi ai requisiti di accessibilità di cui alla direttiva (UE) 2019/882 del Parlamento europeo e del Consiglio (5).

(11)

L'istituzione di canali digitali per la comunicazione transfrontaliera contribuirebbe direttamente a migliorare l'accesso alla giustizia, consentendo alle persone fisiche e giuridiche di chiedere la tutela dei propri diritti e far valere le proprie istanze, avviare procedimenti giudiziari e scambiare in formato digitale i dati relativi ai procedimenti con l'autorità giudiziaria o altre autorità competenti, nel contesto delle procedure che rientrano nell'ambito di applicazione del diritto dell'Unione in materia civile e commerciale.

(12)

Al fine di garantire che gli strumenti di comunicazione elettronica abbiano un impatto positivo sull'accesso alla giustizia, gli Stati membri dovrebbero destinare risorse sufficienti al miglioramento delle competenze e dell'alfabetizzazione digitali dei cittadini e dovrebbero prestare particolare attenzione a impedire che la mancanza di competenze digitali diventi un ostacolo all'uso del sistema informatico decentrato. Gli Stati membri dovrebbero provvedere affinché sia fornita una formazione a tutti i professionisti della giustizia, compresi i pubblici ministeri, i giudici e il personale amministrativo, nonché alle autorità competenti, al fine di garantire un uso efficace del sistema informatico decentrato. Tale formazione dovrebbe mirare a migliorare il funzionamento dei sistemi giudiziari in tutta l'Unione, nonché il rispetto dei diritti e dei valori fondamentali, in particolare consentendo ai professionisti della giustizia di affrontare efficacemente le sfide che i procedimenti, le udienze o le audizioni svolti mediante videoconferenza o altra tecnologia di comunicazione a distanza possono porre a causa della loro natura virtuale. La Commissione dovrebbe incoraggiare gli Stati membri a chiedere sovvenzioni per le attività di formazione nel contesto dei pertinenti programmi finanziari dell'Unione e dovrebbe sostenerli a tal fine.

(13)

Il presente regolamento dovrebbe disciplinare la digitalizzazione delle comunicazioni nelle cause aventi implicazioni transfrontaliere che rientrano nell'ambito di applicazione di determinati atti giuridici dell'Unione in materia civile, commerciale e penale. È opportuno elencare detti atti negli allegati del presente regolamento. Dovrebbe essere disciplinata dal presente regolamento anche la comunicazione tra le autorità competenti e gli organi e le agenzie dell'Unione, quali la Procura europea o Eurojust, nelle cause in cui sono competenti ai sensi degli atti giuridici elencati nell'allegato II. Qualora, ai sensi del diritto nazionale, gli amministratori delle procedure di insolvenza siano competenti per i crediti insinuati da un creditore straniero nelle procedure di insolvenza ai sensi del regolamento (UE) 2015/848 del Parlamento europeo e del Consiglio (6), essi dovrebbero essere considerati autorità competenti ai sensi del presente regolamento.

(14)

Il presente regolamento non dovrebbe incidere sulle norme che disciplinano le procedure giudiziarie transfrontaliere stabilite dagli atti giuridici elencati negli allegati I e II, ad eccezione delle norme relative alla comunicazione con mezzi digitali introdotte dallo stesso regolamento. Dovrebbe inoltre lasciare impregiudicati il diritto nazionale relativo alla designazione di qualsiasi autorità, persona o organo che si occupi di qualsiasi aspetto della verifica e del deposito di domande, documenti e informazioni. I requisiti previsti dal diritto nazionale applicabile in materia di autenticità, esattezza, attendibilità, affidabilità e di forma giuridica appropriata dei documenti o delle informazioni dovrebbero rimanere impregiudicati, ad eccezione delle norme relative alla comunicazione con mezzi digitali introdotte dal presente regolamento.

(15)

La necessità di considerare una causa come avente implicazioni transfrontaliere dovrebbe essere stabilita a norma degli atti giuridici elencati negli allegati I e II. Il presente regolamento non dovrebbe applicarsi qualora gli atti giuridici elencati negli allegati I e II prevedano esplicitamente che una procedura di comunicazione tra autorità competenti debba essere disciplinata dal diritto nazionale.

(16)

Gli obblighi di cui al presente regolamento non dovrebbero applicarsi alle comunicazioni orali, ad esempio per telefono o di persona.

(17)

Il presente regolamento non dovrebbe applicarsi alla notificazione o alla comunicazione di atti ai sensi del regolamento (UE) 2020/1784 del Parlamento europeo e del Consiglio (7), né all'assunzione di prove ai sensi del regolamento (UE) 2020/1783 del Parlamento europeo e del Consiglio (8).Tali regolamenti stabiliscono già norme specifiche in materia di digitalizzazione della cooperazione giudiziaria. Tuttavia, al fine di migliorare la notificazione o comunicazione elettronica diretta degli atti a una persona che dispone di un recapito noto per la notificazione o comunicazione in un altro Stato membro, il presente regolamento dovrebbe introdurre alcune modifiche al regolamento (UE) 2020/1784.

(18)

Se la Commissione collabora con attori esterni nelle fasi di progettazione e di realizzazione del punto di accesso elettronico europeo, tali attori dovrebbero avere esperienza in materia di sviluppo informatico sicuro, di facile utilizzo e accessibile.

(19)

Ai fini di una comunicazione sicura, efficiente, rapida, interoperabile, riservata e affidabile tra gli Stati membri nelle procedure giudiziarie transfrontaliere in materia civile, commerciale e penale, dovrebbe essere impiegata una tecnologia di comunicazione adeguata, a patto che siano rispettate determinate condizioni quanto alla sicurezza, all'integrità e all'attendibilità del documento ricevuto e all'identificazione dei partecipanti alla comunicazione. Pertanto, dovrebbe essere istituito un sistema informatico decentrato sicuro, efficiente e affidabile per lo scambio di dati nelle procedure giudiziarie transfrontaliere. Il carattere decentrato del sistema informatico dovrebbe puntare a consentire scambi sicuri di dati fra le autorità competenti, senza che alcuna istituzione dell'Unione sia coinvolta nel merito dello scambio. Il sistema informatico decentrato dovrebbe anche consentire scambi sicuri di dati fra uno Stato membro e gli organi e le agenzie dell'Unione, quale Eurojust, nei casi che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti giuridici elencati nell'allegato II.

(20)

Il sistema informatico decentrato dovrebbe comprendere i sistemi back-end negli Stati membri e negli organi e agenzie dell'Unione competenti, così come i punti di accesso interoperabili attraverso i quali tali sistemi sono collegati mediante interconnessioni sicure. I punti di accesso al sistema informatico decentrato dovrebbero essere basati su e-CODEX.

(21)

Ai fini del presente regolamento, gli Stati membri dovrebbero poter utilizzare un software sviluppato dalla Commissione (software di implementazione di riferimento) in luogo di un sistema informatico nazionale. Tale software di implementazione di riferimento dovrebbe essere basato su un'impostazione modulare, il che significa che il software è confezionato e fornito separatamente dai componenti e-CODEX necessari per connetterlo al sistema informatico decentrato. Una tale impostazione dovrebbe consentire agli Stati membri di riutilizzare o migliorare le loro infrastrutture nazionali di comunicazione giudiziaria esistenti per uso transfrontaliero. Per le questioni relative alle obbligazioni alimentari, gli Stati membri potrebbero anche utilizzare un software sviluppato dalla Conferenza dell'Aia di diritto internazionale privato (iSupport).

(22)

La Commissione dovrebbe essere responsabile della creazione, dello sviluppo e della manutenzione del software di implementazione di riferimento, conformemente ai principi della protezione dei dati fin dalla progettazione, per impostazione predefinita e in base ai requisiti di accessibilità. La Commissione dovrebbe progettare, sviluppare e mantenere il software di implementazione di riferimento in conformità dei requisiti e dei principi in materia di protezione dei dati stabiliti dai regolamenti (UE) 2018/1725 (9) e (UE) 2016/679 (10) del Parlamento europeo e del Consiglio e dalla direttiva (UE) 2016/680 del Parlamento europeo e del Consiglio (11), in particolare dei principi della protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita, così come nel rispetto di un livello elevato di cibersicurezza. In particolare, le persone fisiche o giuridiche che partecipano alla creazione, allo sviluppo o alla manutenzione dei sistemi informatici nazionali o del software di implementazione di riferimento dovrebbero essere vincolate da tali requisiti e principi. Il software di implementazione di riferimento dovrebbe inoltre comprendere misure tecniche appropriate e consentire misure organizzative, compresa la vigilanza necessaria a garantire un livello di sicurezza e interoperabilità adeguato agli scambi di informazioni nel contesto delle procedure giudiziarie transfrontaliere. Al fine di garantire l'interoperabilità con i sistemi informatici nazionali, il software di implementazione di riferimento dovrebbe essere in grado di implementare le norme procedurali digitali, quali definite nel regolamento (UE) 2022/850, per i corrispondenti atti giuridici elencati negli allegati I e II del presente regolamento.

(23)

Al fine di fornire un'assistenza rapida, sicura ed efficiente ai richiedenti, la comunicazione tra le autorità competenti, quali gli organi giurisdizionali e le autorità centrali istituite ai sensi dei regolamenti (CE) n. 4/2009 (12) e (UE) 2019/1111 (13) del Consiglio, dovrebbe, di norma, avvenire attraverso il sistema informatico decentrato.

(24)

La trasmissione attraverso il sistema informatico decentrato potrebbe risultare impossibile in ragione di un guasto del sistema. Qualsiasi guasto del sistema dovrebbe essere risolto quanto prima dagli organismi competenti dell'Unione e dagli Stati membri. Nella pratica, la trasmissione potrebbe rivelarsi impossibile anche a causa della natura fisica o tecnica di ciò che deve essere trasmesso, come nel caso di trasmissione di prove fisiche o quando sia necessario trasmettere il documento originale in formato cartaceo per valutarne l'autenticità, oppure per cause di forza maggiore. Le situazioni di forza maggiore sono determinate, di norma, da eventi imprevedibili e inevitabili derivanti da una causa esterna all'autorità competente. Qualora non sia usato il sistema informatico decentrato, la comunicazione dovrebbe essere effettuata con i mezzi alternativi più appropriati. Tali mezzi alternativi dovrebbero comportare, tra l'altro, che la trasmissione sia effettuata il più rapidamente possibile e in modo sicuro con altri mezzi elettronici sicuri, tramite il servizio postale o tramite la trasmissione di persona qualora ciò sia possibile.

(25)

Il sistema informatico decentrato dovrebbe essere utilizzato in maniera automatica e predefinita nelle comunicazioni tra le autorità competenti. Tuttavia, al fine di garantire la flessibilità della cooperazione giudiziaria, in determinate situazioni potrebbero risultare più appropriati altri mezzi di comunicazione. Ciò potrebbe rivelarsi opportuno quando le autorità competenti necessitano di una comunicazione personale diretta e, in particolare, per la comunicazione diretta tra organi giurisdizionali a norma dei regolamenti (UE) 2015/848 e (UE) 2019/1111 del Parlamento europeo e del Consiglio, così come per la comunicazione diretta tra autorità competenti a norma delle decisioni quadro 2005/214/GAI (14), 2006/783/GAI (15), 2008/909/GAI (16), 2008/947/GAI (17) e 2009/829/GAI (18) del Consiglio, della direttiva 2014/41/UE del Parlamento europeo e del Consiglio (19) o del regolamento (UE) 2018/1805 del Parlamento europeo e del Consiglio (20), quando la comunicazione tra le autorità competenti può essere effettuata con qualsiasi mezzo o con qualsiasi mezzo appropriato, come previsto da tali atti. In tali casi le autorità competenti potrebbero utilizzare mezzi di comunicazione meno formali, quali la posta elettronica.

Potrebbe risultare opportuno ricorrere ad altri mezzi di comunicazione anche qualora la comunicazione comporti il trattamento di dati sensibili o qualora la conversione di documenti voluminosi in formato elettronico imponga un onere amministrativo sproporzionato all'autorità competente che trasmette la documentazione. Considerando che le autorità competenti trattano dati sensibili, la sicurezza e l'affidabilità dello scambio di informazioni dovrebbero sempre essere garantite nella scelta dei mezzi di comunicazione appropriati. Il sistema informatico decentrato dovrebbe sempre essere considerato il mezzo più appropriato per lo scambio dei moduli stabiliti a norma degli atti giuridici elencati negli allegati I e II del presente regolamento. I moduli potrebbero tuttavia essere scambiati attraverso altri mezzi qualora le autorità competenti di diversi Stati membri siano presenti nello stesso luogo in uno Stato membro al fine di prestare assistenza nell'esecuzione delle procedure di cooperazione giudiziaria in conformità degli atti giuridici elencati nell'allegato II del presente regolamento, se ciò è reso necessario dall'urgenza della questione, ad esempio in situazioni previste dalla direttiva 2014/41/UE, in cui l'autorità di emissione partecipa all'esecuzione dell'ordine europeo d'indagine nello Stato di esecuzione o quando le autorità competenti di diversi Stati membri coordinano le procedure di cooperazione giudiziaria a norma degli atti giuridici elencati nell'allegato II del presente regolamento nel corso di una riunione in presenza.

(26)

Per quanto riguarda i componenti del sistema informatico decentrato sotto la responsabilità dell'Unione, conformemente ai requisiti di sicurezza stabiliti dal regolamento (UE) 2022/850, il soggetto che li gestisce dovrebbe disporre di risorse sufficienti a garantirne il corretto funzionamento.

(27)

Al fine di agevolare l'accesso delle persone fisiche e giuridiche alle autorità competenti in materia civile e commerciale, il presente regolamento dovrebbe istituire, nel sistema informatico decentrato, un punto di accesso a livello di Unione, un «punto di accesso elettronico europeo», che dovrebbe contenere informazioni sul diritto al patrocinio a spese dello Stato per le persone fisiche e giuridiche e attraverso il quale queste ultime possano presentare istanze e richieste, inviare, richiedere e ricevere informazioni di rilevanza procedurale, compreso l'accesso a fascicoli o a parti di fascicoli processuali digitalizzati e comunicare con le autorità competenti, o far sì che il loro rappresentante agisca in tal senso per loro conto, nei casi disciplinati dal presente regolamento, o ricevere la notificazione o comunicazione di atti giudiziari o extragiudiziali. Il punto di accesso elettronico europeo dovrebbe essere ospitato sul portale europeo della giustizia elettronica, che funge da sportello unico per le informazioni e i servizi giudiziari nell'Unione.

(28)

Si applica il diritto al patrocinio a spese dello Stato o all'assistenza legale conformemente al diritto dell'Unione e al diritto nazionale, in particolare il diritto al patrocinio a spese dello Stato, quale stabilito dal regolamento (UE) n. 650/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio (21), dai regolamenti (CE) n. 4/2009 e (UE) 2019/1111 del Consiglio e dalla direttiva 2003/8/CE del Consiglio (22). Le persone fisiche e giuridiche dovrebbero poter accedere alle informazioni pertinenti sul portale della giustizia elettronica tramite link al punto di accesso elettronico europeo.

(29)

Ai fini della comunicazione delle persone fisiche e giuridiche con le autorità competenti in materia civile e commerciale nei procedimenti transfrontalieri, la comunicazione elettronica dovrebbe essere utilizzata in alternativa ai mezzi di comunicazione esistenti, compresi quelli nazionali, senza pregiudicare il modo in cui le persone fisiche o giuridiche comunicano con le loro autorità nazionali, conformemente al diritto nazionale. In caso di comunicazione di persone giuridiche con le autorità competenti, si dovrebbe incoraggiare l'uso automatico predefinito di mezzi elettronici. Tuttavia, per evitare che l'accesso alla giustizia tramite mezzi digitali concorra ad ampliare ulteriormente il divario digitale, la scelta del mezzo, tra la comunicazione elettronica prevista dal presente regolamento e gli altri mezzi di comunicazione, dovrebbe essere lasciata alla discrezione degli interessati. Ciò è particolarmente importante per far fronte alle situazioni specifiche di persone che potrebbero non disporre dei mezzi tecnici o delle competenze digitali necessari per accedere ai servizi digitali e di persone con disabilità, in quanto gli Stati membri e l'Unione si sono impegnati ad adottare misure adeguate in conformità della convenzione delle Nazioni Unite sui diritti delle persone con disabilità.

(30)

Per potenziare la comunicazione e la trasmissione elettroniche transfrontaliere di documenti tramite il sistema informatico decentrato, anche attraverso il punto di accesso elettronico europeo, è opportuno far sì che tali documenti trasmessi tramite il sistema informatico decentrato non siano privati degli effetti giuridici e non siano considerati inammissibili nel procedimento per il solo motivo della loro forma elettronica. Tuttavia, questo principio dovrebbe lasciare impregiudicata la determinazione degli effetti giuridici o l’ammissibilità di detti documenti, che potrebbero costituire una prova conformemente al diritto nazionale.

(31)

Al fine di agevolare le udienze e le audizioni nei procedimenti in materia civile, commerciale e penale aventi implicazioni transfrontaliere, il presente regolamento dovrebbe prevedere l’uso facoltativo della videoconferenza o di altra tecnologia di comunicazione a distanza.

(32)

La videoconferenza o altra tecnologia di comunicazione a distanza dovrebbe consentire all’autorità competente di autenticare l’identità delle persone da ascoltare e dovrebbe permettere la comunicazione visiva, audio e orale durante l’udienza. Una semplice chiamata telefonica non dovrebbe essere considerata una tecnologia di comunicazione a distanza adeguata per le udienze o le audizioni. La tecnologia utilizzata dovrebbe soddisfare le norme applicabili in materia di protezione dei dati personali, di riservatezza delle comunicazioni e di sicurezza dei dati, indipendentemente dal tipo di udienza per la quale è utilizzata.

(33)

Lo svolgimento di un’udienza mediante videoconferenza o altra tecnologia di comunicazione a distanza non dovrebbe essere rifiutato unicamente a causa dell’assenza di norme nazionali che disciplinino l’uso della tecnologia di comunicazione a distanza. In tal caso, dovrebbero applicarsi con gli opportuni adattamenti le norme più adeguate previste dal diritto nazionale, quali quelle in materia di assunzione delle prove.

(34)

Il presente regolamento non dovrebbe pregiudicare il diritto all'interpretazione e la videoconferenza o altra tecnologia di comunicazione a distanza utilizzata nei procedimenti in materia civile, commerciale o penale dovrebbe consentire il ricorso all'interpretazione.

(35)

Al fine di agevolare le udienze e le audizioni nei procedimenti in materia civile e commerciale aventi implicazioni transfrontaliere, il presente regolamento dovrebbe prevedere l'uso facoltativo della videoconferenza o di altra tecnologia di comunicazione a distanza per la partecipazione delle parti o dei loro rappresentanti a tali udienze e audizioni, subordinatamente alla disponibilità della relativa tecnologia, alla possibilità per le parti di presentare un parere sull'uso di tale tecnologia e all'adeguatezza dell'uso di tale tecnologia nelle circostanze specifiche del caso. Il presente regolamento non dovrebbe impedire né alle persone che assistono una parte né ai pubblici ministeri nei procedimenti in materia civile e commerciale di partecipare all'udienza mediante videoconferenza o altra tecnologia di comunicazione a distanza, conformemente al diritto nazionale applicabile.

(36)

La procedura relativa all'avvio e allo svolgimento delle udienze o audizioni in materia civile e commerciale mediante videoconferenza o altra tecnologia di comunicazione a distanza dovrebbe essere disciplinata dal diritto dello Stato membro in cui si svolge il procedimento. Qualora la registrazione delle udienze o delle audizioni sia prevista dal diritto nazionale dello Stato membro che tiene l'udienza in materia civile o commerciale, le parti dovrebbero essere informate di tali disposizioni e, ove previsto, della loro possibilità di sollevare obiezioni alla registrazione.

(37)

Nel decidere se consentire la partecipazione delle parti e dei loro rappresentanti a un'udienza in materia civile e commerciale mediante videoconferenza o altra tecnologia di comunicazione a distanza, l'autorità competente dovrebbe scegliere un metodo appropriato per esaminare i pareri delle parti conformemente al diritto processuale nazionale.

(38)

Qualora un'autorità competente nei procedimenti in materia civile o commerciale abbia deciso di autorizzare la partecipazione di almeno una delle parti o di altre persone a un'udienza mediante videoconferenza, tale autorità competente dovrebbe garantire che tali persone abbiano accesso all'udienza mediante videoconferenza. In particolare, l'autorità competente dovrebbe inviare a tali persone un link per consentirne la partecipazione alla videoconferenza e fornire assistenza tecnica. L'autorità competente dovrebbe ad esempio fornire istruzioni sul software che sarà utilizzato e organizzare, se necessario, una prova tecnica prima dell'udienza, nonché tenere conto delle esigenze specifiche delle persone con disabilità.

(39)

Qualora a partecipare a procedimenti in materia civile o commerciale, in particolare in qualità di parte, a norma del diritto nazionale, sia un minore, questi dovrebbe poter partecipare all'udienza mediante videoconferenza o altra tecnologia di comunicazione a distanza ai sensi del presente regolamento, tenendo conto dei suoi diritti procedurali. D'altro canto, se partecipa al procedimento ai fini dell'assunzione delle prove in materia civile o commerciale, ad esempio se deve essere ascoltato in qualità di testimone, il minore potrebbe essere ascoltato anche mediante videoconferenza o altra tecnologia di comunicazione a distanza a norma del regolamento (UE) 2020/1783.

(40)

Se un'autorità competente richiede la partecipazione di una persona ai fini dell'assunzione delle prove in materia civile o commerciale, la partecipazione di tale persona all'udienza mediante videoconferenza o altra tecnologia di comunicazione a distanza dovrebbe essere disciplinata dal regolamento (UE) 2020/1783.

(41)

Il presente regolamento non dovrebbe applicarsi all'uso della videoconferenza o di altra tecnologia di comunicazione a distanza in materia civile e commerciale quando tale uso è già previsto negli atti giuridici elencati nell'allegato I, o in materie non aventi implicazioni transfrontaliere. Inoltre, il presente regolamento non dovrebbe applicarsi all'uso della videoconferenza o di altra tecnologia di comunicazione a distanza nelle procedure di autenticazione notarile.

(42)

In materia penale, la procedura relativa all'avvio e allo svolgimento delle udienze e delle audizioni mediante videoconferenza o altra tecnologia di comunicazione a distanza dovrebbe essere disciplinata dal diritto dello Stato membro che effettua l'udienza. Lo Stato membro che effettua l'udienza mediante videoconferenza o altra tecnologia di comunicazione a distanza dovrebbe essere inteso come lo Stato membro che ha richiesto l'uso della videoconferenza o di altra tecnologia di comunicazione a distanza.

(43)

Le norme stabilite dal presente regolamento sull'uso della videoconferenza o di altra tecnologia di comunicazione a distanza per le udienze e le audizioni nelle procedure di cooperazione giudiziaria in materia penale non dovrebbero applicarsi alle udienze e alle audizioni mediante videoconferenza o altra tecnologia di comunicazione a distanza ai fini dell'assunzione delle prove o dello svolgimento di un processo che potrebbe sfociare in una decisione di colpevolezza o innocenza dell'indagato o dell’imputato. Il presente regolamento non dovrebbe pregiudicare la direttiva 2014/41/UE, la convenzione relativa all'assistenza giudiziaria in materia penale tra gli Stati membri dell'Unione europea e la decisione quadro 2002/465/GAI del Consiglio (23).

(44)

Al fine di salvaguardare il diritto a un processo equo e i diritti della difesa, l'indagato, l'imputato o il condannato, o un soggetto colpito, quale definito nel regolamento (UE) 2018/1805, diverso dall'indagato, dall'imputato o dal condannato, dovrebbe dare il proprio consenso all'uso della videoconferenza o di altra tecnologia di comunicazione a distanza nelle udienze nelle procedure di cooperazione giudiziaria in materia penale. L'autorità competente dovrebbe poter derogare al requisito della richiesta del consenso dell'indagato, dell'imputato o del condannato o del soggetto colpito solo in circostanze eccezionali in cui tale deroga sia debitamente giustificata da gravi minacce per la sicurezza pubblica e la salute pubblica, che si dimostrino reali e attuali o prevedibili. Il ricorso a una deroga per quanto riguarda la richiesta di consenso alla videoconferenza dovrebbe essere limitato a quanto necessario e dovrebbe rispettare pienamente la Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea («Carta»). In assenza di richiesta di consenso, l'indagato, l'imputato o il condannato o il soggetto colpito dovrebbe avere la possibilità di chiedere un riesame conformemente al diritto nazionale e nel pieno rispetto della Carta.

(45)

Se i diritti dell'indagato, dell'imputato o del condannato sono violati nel contesto di un'udienza effettuata mediante videoconferenza o altra tecnologia di comunicazione a distanza, l'accesso a un ricorso effettivo dovrebbe essere garantito conformemente all'articolo 47 della Carta. L'accesso a un ricorso effettivo dovrebbe essere garantito anche ai soggetti colpiti diversi dall'indagato, dall'imputato o dal condannato nel contesto di udienze mediante videoconferenza o altra tecnologia di comunicazione a distanza in procedimenti a norma del regolamento (UE) 2018/1805.

(46)

Le autorità competenti responsabili di un'udienza mediante videoconferenza o altra tecnologia di comunicazione a distanza in materia penale dovrebbero garantire che la comunicazione tra l'indagato, l'imputato o il condannato, o il soggetto colpito nel procedimento a norma del regolamento (UE) 2018/1805, e il proprio avvocato, sia immediatamente prima che durante l'udienza, sia riservata, conformemente al diritto nazionale applicabile.

(47)

Qualora si organizzi un'udienza mediante videoconferenza o altra tecnologia di comunicazione a distanza in materia penale, l'autorità competente che riceve la richiesta di fissare siffatta udienza («autorità competente ricevente») dovrebbe garantire che l'indagato, l'imputato o il condannato, o il soggetto colpito, quale definito nel regolamento (UE) 2018/1805, comprese le persone con disabilità, abbia accesso all'infrastruttura necessaria per utilizzare la videoconferenza o altra tecnologia di comunicazione a distanza. Ciò dovrebbe includere la responsabilità di garantire l'accesso, ad esempio, ai locali in cui si terrà l'udienza e alle attrezzature tecniche disponibili. Qualora nei locali dell'autorità competente che riceve la richiesta non siano disponibili attrezzature tecniche, tale autorità dovrebbe poter adottare le opportune disposizioni pratiche organizzando l'udienza nei locali di un'altra autorità affinché sia effettuata, se possibile, mediante videoconferenza o altra tecnologia di comunicazione a distanza, conformemente alle procedure nazionali.

(48)

Il regolamento (UE) n. 910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio (24) istituisce un quadro normativo comune dell'Unione per il riconoscimento dei mezzi di identificazione elettronica e servizi fiduciari elettronici («servizi fiduciari eIDAS»), in particolare firme elettroniche, sigilli elettronici, validazioni temporali, servizi elettronici di recapito e autenticazione di siti web, cui è riconosciuto a livello transfrontaliero lo stesso status giuridico dei rispettivi equivalenti fisici. Di conseguenza il presente regolamento dovrebbe prevedere l’uso dei servizi fiduciari eIDAS ai fini della comunicazione digitale.

(49)

Se un documento trasmesso nell'ambito di una comunicazione elettronica prevista dal presente regolamento richiede un sigillo o una firma, le autorità competenti dovrebbero utilizzare un sigillo elettronico qualificato o una firma elettronica qualificata ai sensi del regolamento (UE) n. 910/2014 e le persone fisiche o giuridiche dovrebbero utilizzare una firma elettronica qualificata o un'identificazione elettronica. Tuttavia, il presente regolamento non dovrebbe incidere sui requisiti formali applicabili ai documenti prodotti a sostegno di una richiesta, che potrebbero essere originali digitali o copie autenticate. Dovrebbe inoltre fare salvo il diritto nazionale in materia di conversione degli atti e qualsiasi requisito relativo all'autenticità, esattezza, attendibilità, affidabilità e forma giuridica adeguata dei documenti o delle informazioni, ad eccezione delle condizioni relative alla comunicazione con mezzi digitali introdotte dal presente regolamento.

(50)

Per agevolare il pagamento delle spese nelle cause aventi implicazioni transfrontaliere che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti giuridici dell'Unione in materia civile e commerciale elencati nell'allegato I, i mezzi tecnici di pagamento elettronico delle spese dovrebbero essere conformi alle norme applicabili in materia di accessibilità. L'uso di metodi di pagamento diffusi in tutta l'Unione, quali carta di credito, carta di debito, portafoglio elettronico e bonifico bancario, dovrebbe essere possibile in ambiente online e accessibile tramite il punto di accesso elettronico europeo.

(51)

Al fine di assicurare il pieno conseguimento degli obiettivi del presente regolamento e l'allineamento ad esso degli atti giuridici dell'Unione vigenti in materia civile, commerciale e penale, nel presente regolamento è necessario modificare mediante il presente regolamento gli atti giuridici seguenti: i regolamenti (CE) n. 805/2004 (25), (CE) n. 1896/2006 (26), (CE) n. 861/2007 (27), (UE) n. 606/2013 (28), (UE) n. 655/2014 (29), (UE) 2015/848 e (UE) 2018/1805 del Parlamento europeo e del Consiglio. Tali modifiche mirano ad assicurare che la comunicazione avvenga conformemente alle norme e ai principi stabiliti nel presente regolamento. Le modifiche delle direttive e delle decisioni quadro in materia civile, commerciale e penale sono introdotte con la direttiva (UE) 2023/2843 del Parlamento europeo e del Consiglio (30).

(52)

In conformità dei punti 22 e 23 dell'accordo interistituzionale «Legiferare meglio» del 13 aprile 2016 (31), la Commissione dovrebbe effettuare una valutazione del presente regolamento sulla base di informazioni raccolte tramite specifici dispositivi di monitoraggio, comprese valutazioni quantitative e qualitative per ciascuno degli atti giuridici elencati negli allegati I e II del presente regolamento, per valutare l'effettiva incidenza pratica del presente regolamento e, in particolare, per esaminare l'impatto in termini di efficienza ed efficacia della digitalizzazione della cooperazione giudiziaria transfrontaliera e l'esigenza di ulteriori interventi.

(53)

Il software di implementazione di riferimento sviluppato dalla Commissione quale sistema back-end dovrebbe essere programmato per raccogliere i dati necessari a fini di monitoraggio, che dovrebbero essere trasmessi alla Commissione. Laddove gli Stati membri decidano di utilizzare un sistema informatico nazionale invece del software di implementazione di riferimento elaborato dalla Commissione, il sistema potrebbe essere programmato per raccogliere tali dati, che in tal caso dovrebbero essere trasmessi alla Commissione. Anche il connettore e-CODEX potrebbe essere dotato di una funzione che consenta il recupero di dati statistici pertinenti.

(54)

Nei casi in cui i dati sul numero di udienze e audizioni in cui è stata utilizzata la videoconferenza non possono essere raccolti automaticamente, e al fine di limitare l'ulteriore onere amministrativo della raccolta dei dati, ciascuno Stato membro dovrebbe designare almeno un organo giurisdizionale o un'autorità competente allo scopo di stabilire un campione di monitoraggio. Tale organo giurisdizionale designato o autorità competente designata dovrebbero essere incaricati di raccogliere e trasmettere alla Commissione tali dati sulle proprie udienze e audizioni, che dovrebbero servire a stimare, per un determinato Stato membro, la quantità di dati necessari per la valutazione del presente regolamento. L'organo giurisdizionale designato o l'autorità competente designata dovrebbero essere competenti a tenere udienze e audizioni mediante videoconferenza in conformità del presente regolamento. Il campione di monitoraggio designato dovrebbe essere anche rappresentativo dell'attuazione del presente regolamento per i settori nei quali sono considerate autorità competenti ai sensi del presente regolamento autorità diverse dagli organi giurisdizionali o dai pubblici ministeri, quali ad esempio i notai.

(55)

L'applicazione del presente regolamento lascia impregiudicati la separazione dei poteri e l'indipendenza della magistratura negli Stati membri, nonché i diritti procedurali sanciti dalla Carta e dal diritto dell'Unione, quali le direttive sui diritti procedurali, ossia le direttive 2010/64/UE (32), 2012/13/UE (33), 2013/48/UE (34), (UE) 2016/343 (35), (UE) 2016/800 (36) e (UE) 2016/1919 (37) del Parlamento europeo e del Consiglio, in particolare il diritto all'interpretazione, il diritto di avvalersi di un difensore, il diritto di accesso al fascicolo, il diritto al patrocinio a spese dello Stato e il diritto di presenziare al processo.

(56)

I regolamenti (UE) 2016/679 e (UE) 2018/1725 e la direttiva (UE) 2016/680 si applicano al trattamento di dati personali effettuato nel sistema informatico decentrato. Al fine di precisare la responsabilità del trattamento dei dati personali inviati o ricevuti tramite il sistema informatico decentrato, il presente regolamento dovrebbe indicare chi è da considerarsi titolare del trattamento dei dati personali. A tal fine, è opportuno considerare che ciascun soggetto mittente o ricevente abbia determinato distintamente le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali.

(57)

È opportuno attribuire alla Commissione competenze di esecuzione al fine di garantire condizioni uniformi di esecuzione del presente regolamento per quanto concerne l'istituzione del sistema informatico decentrato. È altresì opportuno che tali competenze siano esercitate conformemente al regolamento (UE) n. 182/2011 del Parlamento europeo e del Consiglio (38). Gli atti di esecuzione dovrebbero consentire agli Stati membri di adattare i loro sistemi informatici nazionali pertinenti ai fini della connessione al sistema informatico decentrato.

(58)

Poiché gli obiettivi del presente regolamento, in particolare la digitalizzazione armonizzata della cooperazione giudiziaria transfrontaliera, non possono essere conseguiti in misura sufficiente dagli Stati membri individualmente, dato che, tra l'altro, non è possibile garantire che i sistemi informatici degli Stati membri e degli organi e delle agenzie dell'Unione siano interoperabili, ma, a motivo di un'azione coordinata dell'Unione, possono essere conseguiti meglio a livello di Unione, quest'ultima può intervenire in base al principio di sussidiarietà sancito dall'articolo 5 del trattato sull'Unione europea (TUE). Il presente regolamento si limita a quanto è necessario per conseguire tali obiettivi in ottemperanza al principio di proporzionalità enunciato nello stesso articolo.

(59)

A norma degli articoli 1 e 2 del protocollo n. 22 sulla posizione della Danimarca, allegato al TUE e al trattato sul funzionamento dell'Unione europea (TFUE), la Danimarca non partecipa all'adozione del presente regolamento, non è da esso vincolata né è soggetta alla sua applicazione.

(60)

A norma degli articoli 1 e 2 nonché dell'articolo 4 bis, paragrafo 1, del protocollo n. 21 sulla posizione del Regno Unito e dell'Irlanda rispetto allo spazio di libertà, sicurezza e giustizia, allegato al TUE e al TFUE, e fatto salvo l'articolo 4 di tale protocollo, l'Irlanda non partecipa all'adozione del presente regolamento, non è da esso vincolata né è soggetta alla sua applicazione.

(61)

Conformemente all'articolo 42, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725, il Garante europeo della protezione dei dati è stato consultato e ha formulato osservazioni formali il 25 gennaio 2022,