a)

fa il punto sullo stato delle relazioni sulla base della relazione annuale presentata dal comitato misto di cooperazione (CMC);

b)

formula raccomandazioni riguardanti le attività del CMC, anche per quanto riguarda nuovi settori di cooperazione futura;

c)

adotta decisioni con l'approvazione delle parti dell'accordo;

d)

formula raccomandazioni riguardanti eventuali controversie derivanti dall'applicazione dell'accordo, in conformità dell'articolo 28 dell'accordo.

1.

Il CMM è copresieduto dal ministro degli Affari esteri del Canada e dall'alto rappresentante dell'Unione per gli affari esteri e la politica di sicurezza.

2.

Ciascuna parte dell'accordo informa il segretariato della composizione prevista della propria delegazione prima di ogni riunione del CMM.

3.

I copresidenti possono invitare esperti o rappresentanti di altri organismi a partecipare alla riunione in veste di osservatori o per fornire informazioni su un determinato argomento.

1.

Il CMM si riunisce su base annuale o, all'occorrenza, come approvato dalle parti. Le riunioni del CMM si svolgono a turno nell'Unione europea e in Canada, o in qualsiasi altro luogo approvato congiuntamente dai copresidenti, a una data fissata di comune accordo.

2.

Le riunioni del CMM si svolgono a porte chiuse a meno che i copresidenti, previa approvazione delle parti dell'accordo, non decidano di indire una riunione pubblica.

1.

Un rappresentante del Servizio europeo per l'azione esterna e un rappresentante del GAC (Global Affairs Canada) svolgono congiuntamente le funzioni di segretari del CMM. Le comunicazioni pertinenti dei copresidenti o a essi destinate sono inoltrate ai segretari.

2.

Il segretariato assicura contatti regolari, anche mediante videoconferenza, prima delle riunioni del CMM per fare il punto su eventuali dialoghi tematici svoltisi prima della riunione del CMM. Il contenuto di tali scambi contribuisce all'ordine del giorno della riunione del CMM.

1.

Il segretariato della parte ospitante dell'accordo stabilisce l'ordine del giorno provvisorio di ciascuna riunione. L'ordine del giorno provvisorio è trasmesso alle parti dell'accordo, unitamente ai documenti pertinenti, almeno 15 giorni lavorativi prima dell'inizio della riunione tranne nel caso in cui le circostanze non lo consentano.

2.

L'ordine del giorno è approvato dai copresidenti e adottato dal CMM all'inizio di ogni riunione. Se i copresidenti lo decidono, è possibile iscrivere all'ordine del giorno punti che non figurano nell'ordine del giorno provvisorio.

1.

Il CMM può adottare decisioni o formulare raccomandazioni al fine di conseguire gli obiettivi dell'accordo.

2.

Le decisioni e le raccomandazioni del CMM sono adottate di concerto tra le parti dell'accordo e sono comunicate, per quanto riguarda l'UE, al segretariato generale della Commissione europea, al Servizio europeo per l'azione esterna, alle rappresentanze permanenti degli Stati membri presso l'Unione europea e al segretariato generale del Consiglio dell'UE, a seconda dei casi, e, per quanto riguarda il Canada, alle autorità canadesi competenti.

3.

Le decisioni sono adottate una volta che le parti dell'accordo abbiano completato le rispettive procedure interne in conformità delle rispettive disposizioni legislative e regolamentari.

4.

Le decisioni e le raccomandazioni del CMM sono redatte in due copie facenti fede firmate dai copresidenti.

5.

In caso di urgenza, le decisioni e le raccomandazioni possono essere adottate al di fuori di una riunione formale del CMM mediante procedura scritta. Tali decisioni e raccomandazioni devono essere comunicate alle parti dell'accordo.

1.

Ciascuna parte dell'accordo si assume l'onere delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni del CMM, per quanto riguarda sia i costi del personale e le spese di viaggio e di soggiorno, sia le spese postali e per le telecomunicazioni.

2.

Ciascuna parte dell'accordo si fa carico delle spese sostenute per l'interpretazione durante le riunioni e la traduzione.

3.

Le spese relative all'organizzazione delle riunioni e alla riproduzione dei documenti sono a carico della parte ospitante dell'accordo.

(1)

A norma del suo articolo 30, paragrafo 2, parti dell'accordo sono state applicate in via provvisoria dal 1o aprile 2017.

(2)

A norma dell'articolo 27, paragrafo 3, lettera c), dell'accordo, il comitato misto di cooperazione adotta il proprio regolamento interno.

(3)

A norma dell'articolo 27, paragrafo 3, lettera b), punto viii), il comitato misto di cooperazione può istituire sottocomitati per consentire discussioni a livello di esperti nei settori fondamentali che rientrano nell'ambito di applicazione dell'accordo,

a)

raccomanda le priorità in materia di cooperazione tra le parti dell'accordo;

b)

segue gli sviluppi nelle relazioni strategiche tra le parti dell'accordo;

c)

procede a uno scambio di opinioni e formula proposte su ogni questione di interesse comune;

d)

formula raccomandazioni per aumentare l'efficienza, l'efficacia e le sinergie tra le parti dell'accordo;

e)

garantisce il corretto funzionamento dell'accordo;

f)

presenta una relazione annuale al CMM sullo stato delle relazioni che le parti dell'accordo rendono pubblica;

g)

affronta in modo appropriato, nel quadro dell'accordo, ogni questione a esso sottoposta dalle parti dell'accordo;

h)

istituisce sottocomitati che lo assistano nell'esecuzione delle proprie funzioni. Tali sottocomitati, tuttavia, non devono duplicare gli organismi istituiti nell'ambito di altri accordi tra le parti dell'accordo;

i)

esamina le situazioni in cui una delle parti dell'accordo ritiene che i suoi interessi siano stati, o potrebbero essere, pregiudicati da processi decisionali nei settori di cooperazione non disciplinati da un accordo specifico.

1.

Il CMC è composto da rappresentanti delle parti.

2.

Il CCM è copresieduto da un alto funzionario del Servizio europeo per l'azione esterna e da un alto funzionario del Global Affairs Canada.

3.

Ciascuna parte dell'accordo informa i copresidenti della composizione della propria delegazione prima di ogni riunione del CMC.

4.

I copresidenti possono invitare esperti o rappresentanti di altri organismi a partecipare alla riunione in veste di osservatori o per fornire informazioni su un determinato argomento.

1.

Il CMC si riunisce annualmente, o come approvato di concerto. Le riunioni del CMC sono indette dai copresidenti. Le riunioni si svolgono a turno nell'Unione europea e in Canada, a una data fissata di comune accordo. Su richiesta di una delle parti dell'accordo possono tenersi riunioni speciali del CMC.

2.

Previa approvazione dei copresidenti, tali riunioni speciali del CMC possono tenersi, in via eccezionale, mediante video o teleconferenza.

3.

Le riunioni del CMC si svolgono a porte chiuse a meno che i copresidenti, previa approvazione delle parti dell'accordo, non decidano di indire una riunione pubblica.

1.

Il segretariato della parte ospitante dell'accordo stabilisce l'ordine del giorno provvisorio di ciascuna riunione in consultazione con l'altro segretariato. L'ordine del giorno provvisorio è trasmesso alle parti dell'accordo, unitamente ai documenti pertinenti, almeno 15 giorni lavorativi prima dell'inizio della riunione. I copresidenti possono fissare, se necessario con l'approvazione delle parti dell'accordo, un termine diverso per una determinata riunione.

2.

Ciascuna delle parti dell'accordo può chiedere al segretariato di iscrivere un punto all'ordine del giorno. L'ordine del giorno provvisorio comprende tutti i punti per i quali il segretariato abbia ricevuto detta richiesta al più tardi 21 giorni lavorativi prima dalla data della riunione.

3.

L'ordine del giorno è approvato dai copresidenti e adottato dal CMC all'inizio di ogni riunione. L'iscrizione all'ordine del giorno di punti che non figurano nell'ordine del giorno provvisorio è possibile previa approvazione dei copresidenti.

4.

Le parti dell'accordo assicurano contatti regolari, anche mediante videoconferenza, prima delle riunioni del CMC per fare il punto su eventuali dialoghi tematici e geografici svoltisi prima della riunione. Il contenuto di tali scambi contribuisce all'ordine del giorno del CMC.

1.

I copresidenti riassumono le conclusioni raggiunte dal CMC a ciascuna riunione. I due segretariati approvano il progetto di verbale sulla base di tali conclusioni. Il primo progetto di verbale è proposto dal segretariato ospitante entro 15 giorni lavorativi dalla data della riunione.

2.

Le parti dell'accordo approvano il progetto entro 30 giorni lavorativi dalla data della riunione o entro una data approvata dalle parti dell'accordo. Dopo l'approvazione del progetto di verbale da parte delle parti dell'accordo, i copresidenti firmano due copie originali dello stesso a mano o per via elettronica.

1.

Le parti dell'accordo adottano di concerto raccomandazioni del CMC che sono inserite nel verbale congiunto. Il verbale è comunicato, per quanto riguarda l'UE, al segretariato generale della Commissione europea, al Servizio europeo per l'azione esterna, al segretariato generale del Consiglio dell'UE e alle rappresentanze permanenti degli Stati membri presso l'Unione europea, a seconda dei casi, e, per quanto riguarda il Canada, alle autorità canadesi competenti.

2.

Il CMC formula raccomandazioni pertinenti su eventuali controversie derivanti dall'applicazione dell'accordo. Tali raccomandazioni sono formulate in conformità dell'articolo 28 dell'accordo.

1.

Il segretariato garantisce l'elaborazione di una relazione annuale sullo stato delle relazioni e la sua comunicazione alle parti dell'accordo almeno 15 giorni lavorativi prima del CMC.

2.

Il CMC approva la relazione annuale da trasmettere al CMM. La relazione è quindi resa pubblica.

1.

Ciascuna parte dell'accordo si assume l'onere delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni del CMC, per quanto riguarda sia i costi del personale e le spese di viaggio e di soggiorno, sia le spese postali e per le telecomunicazioni.

2.

Ciascuna parte dell'accordo si fa carico delle spese sostenute per l'interpretazione durante le riunioni e la traduzione.

3.

Le spese relative all'organizzazione delle riunioni e alla riproduzione dei documenti sono a carico della parte ospitante dell'accordo.

1.

Il CMC può istituire sottocomitati che lo assistano nell'esecuzione delle sue funzioni. I sottocomitati riferiscono al CMC dopo ciascuna riunione e non duplicano gli organismi istituiti nell'ambito di altri accordi tra le parti dell'accordo.

2.

Il CMC può abolire sottocomitati esistenti, definirne o modificarne il mandato o istituire altri sottocomitati.

1.

I sottocomitati del comitato misto di cooperazione (CMC) («sottocomitati») possono discutere dell'applicazione dell'accordo nei settori da esso contemplati. Essi possono discutere altresì di argomenti o progetti specifici connessi al settore pertinente della cooperazione bilaterale, compresa l'interpretazione dell'accordo.

2.

I sottocomitati dipendono dal CMC. Essi riferiscono e trasmettono i propri verbali e le proprie conclusioni ai copresidenti del CMC entro i 20 giorni lavorativi successivi a ciascuna riunione.

3.

I sottocomitati sono composti da rappresentanti delle parti dell'accordo.

4.

I sottocomitati possono invitare esperti alle proprie riunioni per consultarli su punti specifici all'ordine del giorno.

5.

I sottocomitati sono copresieduti dalle parti dell'accordo.

6.

Ciascun sottocomitato decide le modalità di attribuzione delle mansioni di segreteria per garantire la tempestiva presentazione di relazioni al CMC.

7.

I sottocomitati si riuniscono ogniqualvolta le circostanze lo richiedano, su richiesta scritta di una delle parti dell'accordo. Ogni riunione si svolge alla data e nel luogo approvati di concerto dalle parti dell'accordo. Le riunioni possono svolgersi anche in videoconferenza.

8.

Le riunioni dei sottocomitati si svolgono a porte chiuse a meno che i copresidenti, con l'approvazione delle parti dell'accordo, non decidano di indire una riunione pubblica.

9.

Le parti dell'accordo approvano congiuntamente l'ordine del giorno delle riunioni dei sottocomitati.

10.

Le parti dell'accordo elaborano congiuntamente il progetto di verbale di ciascuna riunione dei sottocomitati.