MELLÉKLET

Az EU–Moldovai Köztársaság állat- és növény-egészségügyi intézkedésekkel foglalkozó albizottság eljárási szabályzata

1. cikk

Általános rendelkezések

(1)   Az egyrészről az Európai Unió, az Európai Atomenergia-közösség és tagállamaik, másrészről a Moldovai Köztársaság közötti társulási megállapodás (a továbbiakban: a megállapodás) 191. cikke (1) bekezdésének megfelelően létrehozott állat- és növény-egészségügyi intézkedésekkel foglalkozó albizottság (a továbbiakban: SPS-albizottság) támogatja a megállapodás 438. cikke (4) bekezdésében meghatározott, kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottságot (a továbbiakban: a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság) a feladatai ellátásában.

(2)   Az SPS-albizottság a megállapodás 191. cikkének (2) bekezdésében meghatározott feladatokat a megállapodás V. címe 4. fejezetének 176. cikkében meghatározott célkitűzésekre tekintettel látja el.

(3)   Az SPS-albizottság az Európai Bizottság és a Moldovai Köztársaság állat- és növény-egészségügyi ügyekért felelős képviselőiből áll.

(4)   Az SPS-albizottság elnöki tisztségét az Európai Bizottság vagy a Moldovai Köztársaság állat- és növény-egészségügyi ügyekért felelős képviselője látja el a 2. cikkel összhangban.

(5)   Az ezen eljárási szabályzatban szereplő Felek meghatározása megfelel a megállapodás 461. cikkében szereplő meghatározásnak.

2. cikk

Elnökség

Az SPS-albizottság elnökségét – amely 12 hónapos időszakra szól – a Felek felváltva töltik be. Az első időszak a Társulási Tanács első ülésének napján kezdődik és ugyanazon év december 31-én ér véget.

3. cikk

Ülések

(1)   A Felek eltérő megállapodásának hiányában az SPS-albizottság a megállapodás hatálybalépését követő három hónapon belül, ezt követően pedig a Felek bármelyikének kérelmére vagy évente legalább egy alkalommal ülésezik.

(2)   Az SPS-albizottság üléseit az elnök hívja össze a Felek megállapodása szerinti időpontra és helyszínre. Amennyiben a Felek másként nem állapodnak meg, az SPS-albizottság elnöke az ülés kezdete előtt legkésőbb 28 naptári nappal kibocsátja az ülés összehívásáról szóló értesítést.

(3)   Az SPS-albizottság rendes ülését lehetőség szerint kellő idővel a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság rendes ülése előtt kell összehívni.

(4)   Az SPS-albizottság üléseit bármilyen előzetesen egyeztetett technológia –például video- vagy audiokonferencia – igénybevételével meg lehet tartani.

(5)   Az SPS-albizottság az üléseken kívül – levelezés útján – is megtárgyalhat kérdéseket.

4. cikk

Küldöttségek

Az SPS-albizottság titkársága az ülések előtt tájékoztatja a Feleket a Felek ülésen részt vevő küldöttségeinek tervezett összetételéről.

5. cikk

Titkárság

(1)   Az Európai Bizottság egy tisztviselője és a Moldovai Köztársaság egy tisztviselője együttesen jár el az SPS-albizottság titkáraként, és a titkári feladatokat együttesen, a kölcsönös bizalom és együttműködés szellemében végzik.

(2)   A kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság titkársága tájékoztatást kap az SPS-albizottság valamennyi határozatáról, véleményéről, ajánlásáról, jelentéséről és más, egyeztetett intézkedéséről.

6. cikk

Levelezés

(1)   Az SPS-albizottsághoz címzett levelezést valamelyik Fél titkárának kell küldeni, aki tájékoztatja erről a másik titkárt.

(2)   Az SPS-albizottság titkársága biztosítja az SPS-albizottságnak címzett leveleknek az SPS-albizottság elnökéhez való továbbítását, és adott esetben a 7. cikkben említett dokumentumokként való köröztetését.

(3)   A titkárság az elnöktől származó leveleket az elnök nevében megküldi a Felek részére. Az ilyen leveleket – adott esetben – a 7. cikkben előírtak szerint kell köröztetni.

7. cikk

Dokumentumok

(1)   Az SPS-albizottság titkárai köröztetik a dokumentumokat.

(2)   Minden Fél a saját titkárának továbbítja a dokumentumait. A titkár ezeket a dokumentumokat továbbítja a másik Fél titkárának.

(3)   Az uniós Fél titkára továbbítja ezeket a dokumentumokat az Unió felelős képviselőinek, és az ilyen levelezésből minden esetben másolatot küld a Moldovai Köztársaság titkárának és a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság titkárainak.

(4)   A Moldovai Köztársaság titkára továbbítja a dokumentumokat a Moldovai Köztársaság felelős képviselőinek és az ilyen levelezésből rendszerint másolatot küld az uniós Fél titkárának, valamint a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság titkárainak.

(5)   Az SPS-albizottság titkárai kapcsolattartó pontokként szolgálnak a megállapodás 184. cikkében előírt információcsere céljából.

8. cikk

Titoktartás

Amennyiben a Felek erről másként nem határoznak, az SPS-albizottság ülései nem nyilvánosak. Amikor az egyik Fél bizalmasként megjelölt információkat terjeszt az SPS-albizottság elé, a másik Fél a szóban forgó információkat bizalmasként kezeli.

9. cikk

Az ülések napirendje

(1)   Az SPS-albizottság titkársága – a Felek által tett javaslatok alapján – összeállítja az ülések ideiglenes napirendjét és a 10. cikkben előírt operatív következtetések tervezetét. Az ideiglenes napirend azokat a pontokat tartalmazza, amelyeknek napirendbe való felvételére a titkárság valamelyik Féltől legkésőbb az ülés időpontja előtt 21 naptári nappal – a vonatkozó dokumentumokkal alátámasztott – felkérést kapott.

(2)   Az ideiglenes napirendet a vonatkozó dokumentumokkal együtt – a 7. cikkben előírtak szerint – az ülés kezdete előtt legkésőbb 15 naptári nappal köröztetni kell.

(3)   Az SPS-albizottság az egyes ülések kezdetén elfogadja a napirendet. A Felek egyetértésével a tervezett napirenden kívüli pontokat is fel lehet venni a napirendbe.

(4)   Az SPS-albizottság elnöke a Felek közötti megállapodás útján az egyes témakörökre vonatkozó tájékoztatás céljából a Felek egyéb szerveinek képviselőit vagy a témakör független szakértőit is felkérheti eseti alapon az SPS-albizottság ülésein való részvételre. A Felek biztosítják, hogy a megfigyelők vagy szakértők tiszteletben tartják a titoktartási követelményeket.

(5)   Különleges körülményekre tekintettel az SPS-albizottság elnöke a Felekkel való egyeztetést követően lerövidítheti az (1) és (2) bekezdésben meghatározott határidőket.

10. cikk

Jegyzőkönyvek és operatív következtetések

(1)   Az SPS-albizottság titkárai az egyes ülésekről közösen jegyzőkönyvtervezetet készítenek.

(2)   A jegyzőkönyvben az egyes napirendi pontok tekintetében főszabály szerint a következőket kell feltüntetni:

a)	az ülés résztvevőinek jegyzéke, az őket kísérő tisztviselők jegyzéke, és az ülésen részt vett megfigyelők vagy szakértők jegyzéke;

b)	az SPS-albizottság elé terjesztett dokumentumok;

c)	az SPS-albizottság valamely tagja által a jegyzőkönyvbe felvenni kért nyilatkozatok; valamint

d)	az ülés operatív következtetései a (4) bekezdéssel összhangban.

(3)   A jegyzőkönyvtervezetet az SPS-albizottság elé kell terjeszteni jóváhagyás céljából. A jegyzőkönyvtervezetet az SPS-albizottság adott ülését követő 28 naptári napon belül jóvá kell hagyni. A jegyzőkönyvtervezetről másolatot kell küldeni a 7. cikkben említett valamennyi címzett részére.

(4)   Az egyes ülések operatív következtetéseinek tervezetét az SPS-albizottság elnökségét betöltő Fél SPS-albizottságának titkára állítja össze, és – az ülés kezdete előtt legkésőbb 15 naptári nappal – továbbítja a Feleknek a napirenddel együtt. Ezt a tervezetet az ülés folyamán frissítik, majd az ülés befejezésekor, amennyiben a Felek másként nem állapodnak meg, az SPS-albizottság elfogadja az operatív következtetéseket, amelyek tükrözik a Felek megállapodása szerinti nyomonkövetési intézkedéseket. Az operatív következtetéseket – a róluk való megállapodást követően – csatolni kell a jegyzőkönyvhöz, és végrehajtásukat felül kell vizsgálni az SPS-albizottság következő üléseinek valamelyikén. Ennek céljából az SPS-albizottság sablont fogad el, amely lehetővé teszi az egyes intézkedések és a hozzájuk tartozó konkrét határidők nyomon követését.

11. cikk

Határozatok és ajánlások

(1)   A megállapodás 191. cikkében előírtak értelmében az SPS-albizottság határozatokat, véleményeket, ajánlásokat, jelentéseket és közös fellépéseket fogadhat el. E határozatokat, véleményeket, ajánlásokat, jelentéseket és közös fellépéseket a Felek konszenzussal fogadják el azt követően, hogy a vonatkozó, az elfogadásukhoz szükséges belső eljárások lezárultak. A határozatok kötelező erejűek a Felekre nézve, akik meghozzák az azok végrehajtásához szükséges intézkedéseket.

(2)   A határozatokat, véleményeket, ajánlásokat vagy jelentéseket az SPS-albizottság elnöke írja alá és az SPS-albizottság titkárai hitelesítik. A (3) bekezdés sérelme nélkül, az elnök ezeket a dokumentumokat azon az ülésen írja alá, amelyen a vonatkozó határozatot, véleményt, ajánlást vagy jelentést elfogadják.

(3)   Amennyiben a Felek így állapodnak meg, az SPS-albizottság – a vonatkozó belső eljárások lezárulása után – írásbeli eljárás keretében is hozhat határozatokat, tehet ajánlásokat, illetve fogadhat el véleményeket vagy jelentéseket. Az írásbeli eljárás a titkárok közötti hivatalos jegyzékváltásból áll, akik a Felek egyetértésével járnak el. E célból a javaslat szövegét a 7. cikknek megfelelően kell köröztetni a javaslattal kapcsolatos fenntartások, illetve módosítások közlésére nyitva álló, 21 naptári napnál nem rövidebb határidő megjelölésével. Különleges körülményekre tekintettel az elnök a Felekkel való egyeztetést követően lerövidítheti e határidőt. Miután megállapodtak az adott határozat, vélemény, ajánlás vagy jelentés szövegéről, azt az elnök írja alá és a titkárok hitelesítik.

(4)   Az SPS-albizottság jogi aktusai az esettől függően a „határozat”, „vélemény”, „ajánlás” vagy „jelentés” címet viselik. Minden határozat az elfogadásának napján lép hatályba, kivéve, ha a határozat másképp rendelkezik.

(5)   A határozatokat, véleményeket, ajánlásokat és jelentéseket meg kell küldeni a Feleknek.

(6)   A Felek dönthetnek úgy, hogy az SPS-albizottság határozatait, véleményeit és ajánlásait közzéteszik hivatalos lapjukban.

12. cikk

Jelentések

Az SPS-albizottság jelentést nyújt be a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság részére a saját tevékenységéről, valamint a technikai munkacsoportok, illetve az SPS-albizottság által felállított ad hoc csoportok tevékenységéről. A jelentést 25 naptári nappal a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság rendes évi ülése előtt kell benyújtani.

13. cikk

Nyelvek

(1)   Az SPS-albizottság hivatalos nyelvei az angol és a román.

(2)   Amennyiben erről másképp nem határoznak, az SPS-albizottság az említett nyelveken elkészített dokumentáció alapján folytatja tanácskozásait.

14. cikk

Költségek

(1)   A Felek maguk viselik az SPS-albizottság ülésein való részvételük kapcsán felmerülő személyzeti, utazási és ellátási költségeket, valamint a postai és távközlési szolgáltatások igénybevételével kapcsolatos költségeket is.

(2)   Az ülések megrendezésével és a dokumentumok sokszorosításával kapcsolatos költségeket az ülést rendező Fél viseli.

(3)   Az üléseken való tolmácsolással, valamint a dokumentumoknak a 13. cikk (1) bekezdése szerint angol és román nyelvre, illetve e nyelvekről történő fordításával kapcsolatos költségeket az ülést rendező Fél viseli.

A más nyelvekre, illetve nyelvekről történő tolmácsolás és fordítás költségeit közvetlenül a tolmácsolást vagy fordítást kérő Fél viseli.

15. cikk

Az eljárási szabályzat módosítása

Ezen eljárási szabályzat az SPS-albizottság határozatával módosítható a megállapodás 191. cikkének (5) bekezdésével összhangban.

16. cikk

Technikai munkacsoportok és ad hoc csoportok

(1)   Az SPS-albizottság a megállapodás 191. cikkének (6) bekezdése szerinti határozattal adott esetben technikai munkacsoportokat vagy ad hoc csoportokat – köztük tudományos csoportokat vagy szakértői csoportokat – hozhat létre vagy szüntethet meg.

(2)   Az ad hoc csoportban nem szükségszerűen csak a Felek képviselői vehetnek részt tagként. A Felek biztosítják, hogy az SPS-albizottság által létrehozott bármely csoport tagjai tiszteletben tartják a megfelelő titoktartási követelményeket.

(3)   Amennyiben a Felek erről másként nem határoznak, az SPS-albizottság által létrehozott csoportok az SPS-albizottság felügyelete alatt működnek, amely felé jelentéstételi kötelezettséggel tartoznak.

(4)   A munkacsoportok találkozói szükség esetén összehívhatók, amelyekre személyes ülések vagy video- vagy audiokonferenciák formájában kerülhet sor.

(5)   Az SPS-albizottság titkársága másolatot kap valamennyi, a munkacsoportok tevékenysége szempontjából releváns levelezésről, dokumentumról és közleményről.

(6)   A munkacsoportok írásbeli ajánlásokat terjeszthetnek az SPS-albizottság elé. Az ajánlásokat konszenzussal kell meghozni, és továbbítani kell az SPS-albizottság elnöke számára, aki a 7. cikkben foglaltak szerint körözteti azokat.

(7)   Ezen eljárási szabályzat értelemszerűen az SPS-albizottság által létrehozott bármely munkacsoportra vagy ad hoc munkacsoportra alkalmazandó, feltéve, hogy e cikk másként nem rendelkezik. A kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottságra való hivatkozást az SPS-albizottságra való hivatkozásként kell értelmezni.

MELLÉKLET

Az EU–Moldovai Köztársaság vámügyekkel foglalkozó albizottság eljárási szabályzata

1. cikk

Általános rendelkezések

(1)   Az egyrészről az Európai Unió és az Európai Atomenergia-közösség és tagállamaik, másrészről a Moldovai Köztársaság közötti társulási megállapodás (a továbbiakban: a megállapodás) 200. cikke (1) bekezdésének megfelelően létrehozott vámügyekkel foglalkozó albizottság a megállapodás 200. cikkének (2) és (3) bekezdése szerint végzi feladatait.

(2)   A vámügyekkel foglalkozó albizottság az Európai Bizottság és a Moldovai Köztársaság vámokért és vámügyekkel kapcsolatos kérdésekért felelős képviselőiből áll.

(3)   Az elnöki tisztséget az Európai Bizottság vagy a Moldovai Köztársaság vámokért és vámügyekkel kapcsolatos kérdésekért felelős képviselője látja el a 2. cikkel összhangban.

(4)   Az ezen eljárási szabályzatban szereplő Felek meghatározása megfelel a megállapodás 461. cikkében szereplő meghatározásnak.

2. cikk

Elnökség

A vámügyekkel foglalkozó albizottság elnökségét – amely 12 hónapos időszakra szól – a Felek felváltva töltik be. Az első időszak a Társulási Tanács első ülésének napján kezdődik és ugyanazon év december 31-én ér véget.

3. cikk

Ülések

(1)   A Felek eltérő megállapodásának hiányában a vámügyekkel foglalkozó albizottság évente egyszer, vagy pedig bármely Fél kérésére ülésezik.

(2)   A vámügyekkel foglalkozó albizottság minden ülését az elnök hívja össze a Felek megállapodása szerinti időpontra és helyszínre. Amennyiben a Felek másként nem állapodnak meg, a vámügyekkel foglalkozó albizottság elnöke az ülés kezdete előtt legkésőbb 28 naptári nappal kibocsátja az ülés összehívásáról szóló értesítést.

(3)   A vámügyekkel foglalkozó albizottság üléseit bármilyen előzetesen egyeztetett technológia – például video- vagy audiokonferencia – igénybevételével meg lehet tartani.

(4)   A vámügyekkel foglalkozó albizottság az üléseken kívül – levelezés útján – is megtárgyalhat kérdéseket.

4. cikk

Küldöttségek

A vámügyekkel foglalkozó albizottság titkársága minden ülés előtt tájékoztatja a Feleket a Felek ülésen részt vevő küldöttségeinek tervezett összetételéről.

5. cikk

Titkárság

(1)   Az Európai Bizottság, valamint a Moldovai Köztársaság egy-egy vámokért és vámügyi kérdésekért felelős tisztviselője együttesen jár el a vámügyekkel foglalkozó albizottság titkáraként, és titkári feladataikat együttesen, a kölcsönös bizalom és együttműködés szellemében végzik.

(2)   A megállapodás 438. cikke (4) bekezdésében meghatározott, kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság (a továbbiakban: a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság) titkársága tájékoztatást kap a vámügyekkel foglalkozó albizottság valamennyi határozatáról, véleményéről, ajánlásáról, jelentéséről és más, egyeztetett intézkedéséről.

6. cikk

Levelezés

(1)   A vámügyekkel foglalkozó albizottsághoz címzett levelezést valamelyik Fél titkárának kell küldeni, aki tájékoztatja erről a másik titkárt.

(2)   A vámügyekkel foglalkozó albizottság titkársága biztosítja a vámügyekkel foglalkozó albizottságnak címzett leveleknek a vámügyekkel foglalkozó albizottság elnökéhez való továbbítását, és adott esetben a 7. cikkben említett dokumentumokként való köröztetését.

(3)   A titkárság az elnöktől származó leveleket a az elnök nevében megküldi a Felek részére. Az ilyen leveleket – adott esetben – a 7. cikkben előírtak szerint kell köröztetni.

7. cikk

Dokumentumok

(1)   A vámügyekkel foglalkozó albizottság titkársága körözteti a dokumentumokat.

(2)   Minden Fél a saját titkárának továbbítja a dokumentumait. A titkár ezeket a dokumentumokat továbbítja a másik Fél titkárának.

(3)   Az uniós Fél titkára továbbítja ezeket az dokumentumokat az Unió felelős képviselőinek, és az ilyen levelezésből minden esetben másolatot küld a Moldovai Köztársaság titkárának. Az uniós Fél titkára a végleges dokumentumokból másolatot küld a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság titkárainak.

(4)   A Moldovai Köztársaság titkára továbbítja ezeket a dokumentumokat a Moldovai Köztársaság felelős képviselőinek, és az ilyen levelezésből minden esetben másolatot küld az uniós Fél titkárának. A Moldovai Köztársaság titkára a végleges dokumentumokból másolatot küld a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság titkárainak.

8. cikk

Titoktartás

Amennyiben a Felek erről másként nem határoznak, a vámügyekkel foglalkozó albizottság ülései nem nyilvánosak. Amikor az egyik Fél bizalmasként megjelölt információkat terjeszt a vámügyekkel foglalkozó albizottság elé, a másik Fél a szóban forgó információkat bizalmasként kezeli.

9. cikk

Az ülések napirendje

(1)   A vámügyekkel foglalkozó albizottság titkársága – a Felek által tett javaslatok alapján – összeállítja az ülések ideiglenes napirendjét. Az ideiglenes napirend azokat a pontokat tartalmazza, amelyeknek napirendbe való felvételére a titkárság valamelyik Féltől legkésőbb az ülés időpontja előtt 21 naptári nappal – a vonatkozó dokumentumokkal alátámasztott – felkérést kapott.

(2)   Az ideiglenes napirendet a vonatkozó dokumentumokkal együtt – a 7. cikkben előírtak szerint – az ülés kezdete előtt legkésőbb 15 naptári nappal köröztetni kell.

(3)   A vámügyekkel foglalkozó albizottság az egyes ülések kezdetén elfogadja a napirendet. A Felek egyetértésével a tervezett napirenden kívüli pontokat is fel lehet venni a napirendbe.

(4)   A vámügyekkel foglalkozó albizottság elnöke a Felek közötti megállapodás útján az egyes témakörökre vonatkozó tájékoztatás céljából a Felek egyéb szerveinek képviselőit vagy a témakör független szakértőit is felkérheti eseti alapon az üléseken való részvételre. A Felek biztosítják, hogy a megfigyelők vagy szakértők tiszteletben tartják a titoktartási követelményeket.

(5)   Különleges körülményekre tekintettel a vámügyekkel foglalkozó albizottság elnöke a Felekkel való egyeztetést követően lerövidítheti az (1) és (2) bekezdésben meghatározott határidőket.

10. cikk

Jegyzőkönyvek és operatív következtetések

(1)   A ülések jegyzőkönyvtervezeteit – ideértve az ülések operatív következtetéseit – a vámügyekkel foglalkozó albizottság elnökségét betöltő Fél vámügyekkel foglalkozó albizottságának titkára állítja össze.

(2)   A jegyzőkönyvtervezetet – ideértve az operatív következtetéseket – a vámügyekkel foglalkozó albizottság elé kell terjeszteni jóváhagyás céljából. A jegyzőkönyvtervezetet a vámügyekkel foglalkozó albizottság adott ülését követő 28 naptári napon belül jóvá kell hagyni. A jegyzőkönyvtervezetről másolatot kell küldeni a 7. cikkben említett valamennyi címzett részére.

11. cikk

Határozatok és ajánlások

(1)   A megállapodás 200. cikkében előírtak értelmében a vámügyekkel foglalkozó albizottság gyakorlati rendelkezéseket, intézkedéseket, határozatokat és ajánlásokat fogadhat el. Ezeket a gyakorlati rendelkezéseket, intézkedéseket, határozatokat és ajánlásokat a Felek konszenzussal fogadják el azt követően, hogy a vonatkozó, az elfogadásukhoz szükséges belső eljárások lezárultak. A határozatok kötelező erejűek a Felekre nézve, akik a határozatok végrehajtása céljából megfelelő intézkedéseket hoznak.

(2)   A határozatokat vagy ajánlásokat a vámügyekkel foglalkozó albizottság elnöke írja alá és a vámügyekkel foglalkozó albizottság titkárai hitelesítik. A (3) bekezdés sérelme nélkül, az elnök ezeket a dokumentumokat azokon az üléseken írja alá, amelyeken a vonatkozó határozatokat vagy ajánlásokat elfogadják.

(3)   Amennyiben a Felek így állapodnak meg, a vámügyekkel foglalkozó albizottság – a vonatkozó belső eljárások lezárulása után – írásbeli eljárás keretében is hozhat határozatokat, illetve tehet ajánlásokat. Az írásbeli eljárás a titkárok közötti hivatalos jegyzékváltásból áll, akik a Felek egyetértésével járnak el. E célból a javaslat szövegét a 7. cikknek megfelelően kell köröztetni a javaslattal kapcsolatos fenntartások, illetve módosítások közlésére nyitva álló, 21 naptári napnál nem rövidebb határidő megjelölésével. Különleges körülményekre tekintettel az elnök a Felekkel való egyeztetést követően lerövidítheti e határidőt. Miután megállapodtak az adott határozat vagy ajánlás szövegéről, azt az elnök írja alá és a titkárok hitelesítik.

(4)   A vámügyekkel foglalkozó albizottság jogi aktusai az esettől függően a „határozat”, vagy „ajánlás” címet viselik. Minden határozat az elfogadásának napján lép hatályba, kivéve, ha a határozat másképp rendelkezik.

(5)   A határozatokat és ajánlásokat meg kell küldeni a Feleknek.

(6)   A Felek dönthetnek úgy, hogy a vámügyekkel foglalkozó albizottság határozatait és ajánlásait közzéteszik hivatalos lapjukban

12. cikk

Jelentések

A vámügyekkel foglalkozó albizottság jelentést tesz a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottságnak a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság rendes évi ülésén.

13. cikk

Nyelvek

(1)   A vámügyekkel foglalkozó albizottság hivatalos nyelvei az angol és a román.

(2)   Amennyiben erről másképp nem határoznak, a vámügyekkel foglalkozó albizottság az említett nyelveken elkészített dokumentáció alapján folytatja tanácskozásait.

14. cikk

Költségek

(1)   A Felek maguk viselik a vámügyekkel foglalkozó albizottság ülésein való részvételük kapcsán felmerülő személyzeti, utazási és ellátási költségeket, valamint a postai és távközlési szolgáltatások igénybevételével kapcsolatos költségeket is.

(2)   Az ülések megrendezésével és a dokumentumok sokszorosításával kapcsolatos költségeket az ülést rendező Fél viseli.

(3)   Az üléseken való tolmácsolással, valamint a dokumentumoknak a 13. cikk (1) bekezdése szerint angol és román nyelvre, illetve e nyelvekről történő fordításával kapcsolatos költségeket az ülést rendező Fél viseli.

A más nyelvekre, illetve nyelvekről történő tolmácsolás és fordítás költségeit közvetlenül a tolmácsolást vagy fordítást kérő Fél viseli.

15. cikk

Az eljárási szabályzat módosítása

Ezen eljárási szabályzat a vámügyekkel foglalkozó albizottság határozatával módosítható a megállapodás 200. cikke (3) bekezdésének e) pontjával összhangban.

MELLÉKLET

Az EU–Moldovai Köztársaság földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság eljárási szabályzata

1. cikk

Általános rendelkezések

(1)   Az egyrészről az Európai Unió, az Európai Atomenergia-közösség és tagállamaik, másrészről a Moldovai Köztársaság közötti társulási megállapodás (a továbbiakban: a megállapodás) 306. cikkének megfelelően létrehozott földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság támogatja a megállapodás 438. cikke (4) bekezdésében meghatározott, kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottságot (a továbbiakban: a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság) a feladatai ellátásában.

(2)   A földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság ellátja a megállapodás 306. cikkében meghatározott feladatait.

(3)   A földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság az Európai Bizottság és a Moldovai Köztársaság földrajzi árujelzőkkel kapcsolatos kérdésekért felelős képviselőiből áll.

(4)   A Felek mindegyike kinevez egy küldöttségvezetőt, aki a kapcsolattartó személy szerepét tölti be a földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottsággal kapcsolatos valamennyi kérdésben.

(5)   A földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság elnöki tisztségét a küldöttségvezetők töltik be a 2. cikkel összhangban.

(6)   A küldöttségvezetők átruházhatják küldöttségvezetői feladataikat vagy azok egy részét egy kinevezett helyettesre, amely esetben a továbbiakban a küldöttségvezetőre tett hivatkozások a kinevezett helyettesre is vonatkoznak.

(7)   Az ezen eljárási szabályzatban szereplő Felek meghatározása megfelel a megállapodás 461. cikkében szereplő meghatározásnak.

2. cikk

Elnökség

A földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság elnökségét – amely 12 hónapos időszakra szól – a Felek felváltva töltik be. Az első időszak a Társulási Tanács első ülésének napján kezdődik és ugyanazon év december 31-én ér véget.

3. cikk

Ülések

(1)   A Felek eltérő megállapodásának hiányában a földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság a Felek bármelyikének kérésére ülésezik; az ülésekre az Unióban és a Moldovai Köztársaságban felváltva – legkésőbb a kérés időpontjától számított 90 naptári napon belül – kerül sor.

(2)   A földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság minden ülését az elnök hívja össze a Felek megállapodása szerinti időpontra és helyszínre. Amennyiben a Felek másként nem állapodnak meg, a földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság elnöke az ülés kezdete előtt legkésőbb 28 naptári nappal kibocsátja az ülés összehívásáról szóló értesítést.

(3)   A földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság rendes ülését lehetőség szerint kellő idővel a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság rendes ülése előtt kell összehívni.

(4)   Kivételes esetben a földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság ülései a Felek egyetértésével bármilyen technológiai eszköz – köztük videokonferencia – útján is megtarthatók.

4. cikk

Küldöttségek

A földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság titkársága minden ülés előtt tájékoztatja a Feleket a Felek ülésen részt vevő küldöttségeinek tervezett összetételéről.

5. cikk

Titkárság

(1)   Az Európai Bizottság, valamint a Moldovai Köztársaság egy-egy tisztviselője együttesen jár el – a küldöttségvezetője általi kinevezés szerint – a földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság titkáraként, és titkári feladataikat együttesen, a kölcsönös bizalom és együttműködés szellemében végzik.

(2)   A kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság titkársága tájékoztatást kap a földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság valamennyi határozatáról, jelentéséről és más, egyeztetett intézkedéséről.

6. cikk

Levelezés

(1)   A földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottsághoz címzett levelezést valamelyik Fél titkárának kell küldeni, aki tájékoztatja erről a másik titkárt.

(2)   A földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság titkársága biztosítja a földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottságnak címzett leveleknek a földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság elnökéhez való továbbítását, és adott esetben a 7. cikkben említett dokumentumokként való köröztetését.

(3)   A titkárság az elnöktől származó leveleket a az elnök nevében megküldi a Felek részére. Az ilyen leveleket – adott esetben – a 7. cikkben előírtak szerint kell köröztetni.

7. cikk

Dokumentumok

(1)   A földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság titkárai köröztetik a dokumentumokat.

(2)   Minden Fél a saját titkárának továbbítja a dokumentumait. A titkár ezeket a dokumentumokat továbbítja a másik Fél titkárának.

(3)   Az uniós Fél titkára továbbítja ezeket a dokumentumokat az Unió felelős képviselőinek, és az ilyen levelezésből minden esetben másolatot küld a Moldovai Köztársaság titkárának és a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság titkárainak.

(4)   A Moldovai Köztársaság titkára továbbítja a dokumentumokat a Moldovai Köztársaság felelős képviselőinek és az ilyen levelezésből minden esetben másolatot küld az uniós Fél titkárának, valamint a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság titkárainak.

8. cikk

Titoktartás

Amennyiben a Felek erről másként nem határoznak, a földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság ülései nem nyilvánosak. Amikor az egyik Fél bizalmasként megjelölt információkat terjeszt a földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság elé, a másik Fél a szóban forgó információkat bizalmasként kezeli.

9. cikk

Az ülések napirendje

(1)   A földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság titkársága – a Felek által tett javaslatok alapján – összeállítja az ülések ideiglenes napirendjét és a 10. cikkben előírt operatív következtetések tervezetét. Az ideiglenes napirend azokat a pontokat tartalmazza, amelyeknek napirendbe való felvételére a titkárság valamelyik Féltől legkésőbb az ülés időpontja előtt 21 naptári nappal – a vonatkozó dokumentumokkal alátámasztott – felkérést kapott.

(2)   Az ideiglenes napirendet a vonatkozó dokumentumokkal együtt – a 7. cikkben előírtak szerint – az ülés kezdete előtt legkésőbb 15 naptári nappal köröztetni kell.

(3)   A napirendet az elnök és a másik küldöttségvezető fogadja el az egyes ülések kezdetén. A Felek egyetértésével a tervezett napirenden kívüli pontokat is fel lehet venni a napirendbe.

(4)   A földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság elnöke a Felek egyetértésével az egyes témakörökre vonatkozó tájékoztatás céljából a Felek egyéb szerveinek képviselőit és a témakör független szakértőit is felkérheti eseti alapon az üléseken való részvételre. A Felek biztosítják, hogy a megfigyelők vagy szakértők tiszteletben tartják a titoktartási követelményeket.

(5)   Különleges körülményekre tekintettel a földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság elnöke a Felekkel való egyeztetést követően lerövidítheti az (1) és (2) bekezdésben meghatározott határidőket.

10. cikk

Jegyzőkönyvek és operatív következtetések

(1)   A földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság titkárai minden ülésről közösen jegyzőkönyvtervezetet készítenek.

(2)   A jegyzőkönyvben az egyes napirendi pontok tekintetében főszabály szerint a következőket kell feltüntetni:

a)	az ülés résztvevőinek jegyzéke, az őket kísérő tisztviselők jegyzéke, valamint az ülésen részt vett megfigyelők és szakértők jegyzéke;

b)	a földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság elé terjesztett dokumentumok;

c)	a földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság által a napirendbe felvenni kért nyilatkozatok; valamint

d)	amennyiben szükséges, az ülés operatív következtetései a (4) bekezdéssel összhangban.

(3)   A jegyzőkönyvtervezetet a földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság elé kell terjeszteni jóváhagyás céljából. A jegyzőkönyvtervezetet a földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság adott ülését követő 28 naptári napon belül jóvá kell hagyni. A jegyzőkönyvtervezetről másolatot kell küldeni a 7. cikkben említett valamennyi címzett részére.

(4)   Az egyes ülések operatív következtetéseinek tervezetét a földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság elnökségét betöltő Fél földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottságának titkára állítja össze, és az ülés kezdete előtt legkésőbb 15 naptári nappal továbbítja a Feleknek a napirenddel együtt. Ezt a tervezetet az ülés folyamán frissítik, majd az ülés befejezésekor, amennyiben a Felek másként nem állapodnak meg, a földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság elfogadja az operatív következtetéseket, amelyek tükrözik a Felek megállapodása szerinti nyomonkövetési ntézkedéseket. Az operatív következtetéseket – a róluk való megállapodást követően – csatolni kell a jegyzőkönyvhöz, és végrehajtásukat felül kell vizsgálni a földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság következő üléseinek valamelyikén. Ennek céljából a földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság sablont fogad el, amely lehetővé teszi az egyes intézkedések és a hozzájuk tartozó konkrét határidők nyomon követését.

11. cikk

Határozatok

(1)   A földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság a megállapodás 306. cikkének (4) bekezdésében meghatározott esetekben határozatokat fogadhat el. E határozatokat a Felek konszenzussal fogadják el azt követően, hogy az elfogadásukhoz szükséges belső eljárások lezárultak. A határozatok kötelező erejűek a Felekre nézve, akik a határozatok végrehajtása céljából megfelelő intézkedéseket hoznak.

(2)   A határozatokat a földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság elnöke írja alá és a földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság titkárai hitelesítik. A (4) bekezdés sérelme nélkül az elnök e dokumentumokat azokon az üléseken írják alá, amelyeken a vonatkozó határozatokat elfogadták.

(3)   Amennyiben a Felek így állapodnak meg, a földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság – a vonatkozó belső eljárások lezárulása után – írásbeli eljárás keretében is hozhat határozatokat, tehet ajánlásokat, illetve fogadhat el véleményeket. Az írásbeli eljárás a titkárok közötti hivatalos jegyzékváltásból áll, akik a Felek egyetértésével járnak el. E célból a javaslat szövegét a 7. cikknek megfelelően kell köröztetni a javaslattal kapcsolatos fenntartások, illetve módosítások közlésére nyitva álló, 21 naptári napnál nem rövidebb határidő megjelölésével. Különleges körülményekre tekintettel az elnök a Felekkel való egyeztetést követően lerövidítheti e határidőt. Miután megállapodtak az adott határozat vagy jelentés szövegéről, azt az elnök írja alá és a titkárok hitelesítik.

(4)   A földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság jogi aktusai a „határozat”, illetve „jelentés” címet viselik. Minden határozat az elfogadásának napján lép hatályba, kivéve, ha a határozat másképp rendelkezik.

(5)   A határozatokat meg kell küldeni a Feleknek.

(6)   A Felek dönthetnek úgy, hogy a földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság határozatait közzéteszik hivatalos lapjukban.

12. cikk

Jelentések

A földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság minden rendes éves ülésén jelentést nyújt be a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság számára.

13. cikk

Nyelvek

(1)   A földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság hivatalos nyelvei az angol és a román.

(2)   Amennyiben erről másképp nem határoznak, a földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság az említett nyelveken elkészített dokumentáció alapján folytatja tanácskozásait.

14. cikk

Költségek

(1)   A Felek maguk viselik a földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság ülésein való részvételük kapcsán felmerülő személyzeti, utazási és ellátási költségeket, valamint a postai és távközlési szolgáltatások igénybevételével kapcsolatos költségeket is.

(2)   Az ülések megrendezésével és a dokumentumok sokszorosításával kapcsolatos költségeket az ülést rendező Fél viseli.

(3)   Az üléseken való tolmácsolással, valamint a dokumentumoknak a 13. cikk (1) bekezdése szerint angol és román nyelvre, illetve e nyelvekről történő fordításával kapcsolatos költségeket az ülést rendező Fél viseli.

A más nyelvekre, illetve nyelvekről történő tolmácsolás és fordítás költségeit közvetlenül a tolmácsolást vagy fordítást kérő Fél viseli.

15. cikk

Az eljárási szabályzat módosítása

Ezen eljárási szabályzat a földrajzi árujelzőkkel foglalkozó albizottság határozatával módosítható a 306. cikk (3) bekezdésével összhangban.