Az Unió külügyi és biztonságpolitikai főképviselőjének határozata

(2011. július 19.)

a dokumentumokhoz való hozzáférhetőségre vonatkozó szabályokról

(2011/C 243/08)

AZ UNIÓ KÜLÜGYI ÉS BIZTONSÁGPOLITIKAI FŐKÉPVISELŐJE,

tekintettel az Európai Külügyi Szolgálat szervezetének és működésének a megállapításáról szóló 2010. július 26-i tanácsi határozatra (2010/427/EU) és különösen annak 11. cikke (1) bekezdésére,

ELFOGADTA EZT A HATÁROZATOT:

1. cikk

Alkalmazási kör

(1)   Valamennyi uniós polgár, valamint az Unió bármely tagállamában lakó, illetve létesítő okirat szerinti székhellyel rendelkező természetes vagy jogi személy számára jogot kell biztosítani arra, hogy az EKSZ dokumentumaihoz az Európai Parlament a Tanács 1049/2001/EK rendeletben (1) (a továbbiakban: a rendelet) foglalt elveknek, feltételeknek és korlátoknak, illetve az ezen szabályokban meghatározott különleges rendelkezéseknek megfelelően hozzáférjen. Ez a betekintési jog az EKSZ rendelkezésére álló dokumentumokra – azaz az EKSZ által kiállított vagy átvett, illetve az EKSZ tulajdonában lévő dokumentumokra – terjed ki.

(2)   A rendelet 2. cikkének (2) bekezdése szerint a nem uniós tagállamban lakó, illetve ott létesítő okirat szerinti székhellyel nem rendelkező természetes vagy jogi személyek ugyanezen elveknek, feltételeknek és korlátoknak megfelelően jogosultak az EKSZ dokumentumaihoz való hozzáférésre, az Európai Ombudsmanhoz történő panaszbenyújtás jogának kivételével.

2. cikk

A kérelem benyújtása

(1)   Az EKSZ valamely dokumentumába való betekintésre irányuló kérelmek benyújthatók postai úton a következő címen: Access to Documents Co-ordinator (a dokumentumokhoz való hozzáférésért felelős koordinátor), CHAR 15/11, European External Action Service (Európai Külügyi Szolgálat), Rue de la Loi 170, Brussels 1046, Belgium, valamint e-mailben az EKSZ honlapján található formanyomtatvány kitöltésével, vagy faxon a +32 22979893 faxszámon.

(2)   A kérelem iktatását követően az EKSZ átvételi elismervényt küld a kérelmezőnek (amennyiben a kérelemre ugyanazon időkereten belül nem adható lényegi válasz).

3. cikk

Határidők

(1)   Az EKSZ a kérelem iktatásától számított tizenöt munkanapon belül válaszol a hozzáférés iránti első és megerősítő kérelmekre.

(2)   Amennyiben egy kérelem a rendelet 6. cikkének (2) bekezdésében említettek értelmében nem kellően pontos, az EKSZ felszólítja a kérelmezőt olyan kiegészítő információk benyújtására, amelyek lehetővé teszik a kért dokumentumok azonosítását; a válaszadásra előírt határidőt csak attól az időponttól számítják, amikor az EKSZ ezt az információt megkapta.

(3)   Kivételes esetekben – a rendelet 7. cikkének (3) bekezdésében vagy 8. cikkének (2) bekezdésében foglaltak szerint – a határidő 15 munkanappal meghosszabbítható, különösen:

A kérelmezőt a határidő meghosszabbításáról értesíteni kell, a hosszabbítást kellően megindokolva.

4. cikk

A válaszok kezelése

(1)   Az első kérelmek megválaszolását a dokumentumokhoz való hozzáférésért felelős koordinátor végzi.

(2)   A megerősítő kérelmek elbírálása az operatív igazgató hatáskörébe tartozik, aki döntését a dokumentumokhoz való hozzáférésért felelős koordinátor javaslata alapján hozza meg.

5. cikk

Negatív válasz

Amennyiben a kérelemre adott válasz – akár csak részlegesen is – negatív, az elutasítást meg kell indokolni a rendeletben felsorolt kivételek valamelyike alapján, és a kérelmezőt tájékoztatni kell azon jogáról, hogy megerősítő kérelmet nyújtson be (amennyiben első kérelemről van szó) vagy a rendelkezésére álló egyéb jogorvoslati lehetőségekkel éljen (megerősítő kérelemre adott negatív válasz esetén).

6. cikk

Harmadik felektől származó, az EKSZ birtokában lévő dokumentumok

(1)   Amennyiben az EKSZ olyan dokumentumra vonatkozó kérelmet kap, amely a birtokában van, de az harmadik féltől származik, az érintett harmadik féllel egyeztetni kell, kivéve, ha a rendeletben felsorolt kivételek fényében egyértelműen megállapítható, hogy a kért dokumentum hozzáférhető-e vagy sem.

(2)   A kérelemnek a harmadik féllel történő konzultáció nélkül eleget lehet tenni abban az esetben, ha az adott dokumentumot a szerzője korábban már nyilvánosságra hozta, vagy azt a rendelet vagy hasonló rendelkezések értelmében már közzétették.

(3)   A harmadik féllel minden esetben konzultálni kell, amennyiben a rendelet 9. cikkében említett dokumentumról van szó, vagy ha a dokumentum valamely tagállamtól származik, és e tagállam felkérte az EKSZ-t, hogy a kérdéses dokumentumot – a rendelet 4. cikke (5) bekezdésének megfelelően – az előzetes beleegyezése nélkül ne tegye közzé. Erre irányuló kérelmét a tagállamnak írásban kell benyújtania.

(4)   A harmadik féllel írásban kell konzultálni (ideértve az e-mailt is), olyan ésszerű időkeretet biztosítva részére a válaszadásra, amely figyelembe veszi a fenti 3. cikkben foglaltak szerint az EKSZ számára a válaszadásra rendelkezésre álló határidőt. A harmadik fél írásban (ideértve az e-mailt is) nyilváníthat véleményt.

(5)   Amennyiben a harmadik féltől az előírt határidőn belül nem érkezik válasz, illetve a harmadik fél nem azonosítható vagy nem lelhető fel, a rendeletben említett kivételekre vonatkozó szabályokkal összhangban az EKSZ hoz döntést, a rendelkezésére álló információk alapján a harmadik fél jogos érdekeit figyelembe véve.

(6)   Ha az EKSZ a harmadik fél kifejezett véleménye ellenére hozzáférést kíván biztosítani egy dokumentumhoz, értesíti a harmadik felet arról a szándékáról, hogy a rendelet értelmében alkalmazandó határidő elteltével nyilvánosságra hozza a dokumentumot, és felhívja annak figyelmét a nyilvánosságra hozatal megakadályozására rendelkezésére álló jogorvoslati lehetőségekre.

7. cikk

Konzultáció az EKSZ-szel

(1)   Amennyiben valamely tagállam vagy egy olyan másik uniós intézmény, szerv, hivatal vagy ügynökség, amely a birtokában lévő, de az EKSZ-től származó dokumentum közzétételére irányuló kérelmet kapott, az EKSZ-szel konzultálni kíván, ezzel kapcsolatos kérelmét postai úton a következő címen: Access to Documents Co-ordinator (a dokumentumokhoz való hozzáférésért felelős koordinátor), CHAR 15/11, European External Action Service (Európai Külügyi Szolgálat), Rue de la Loi 170, Brussels 1046, Belgium, e-mailben az EEAS-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu e-mail címen vagy faxon a +32 22979893 faxszámon nyújthatja be.

(2)   Az EKSZ a lehető legrövidebb időn belül – a válaszadásra biztosított határidő figyelembevételével, és legkésőbb öt munkanapon belül – véleményt nyilvánít az adott ügyben.

8. cikk

Minősített dokumentumok

(1)   Amennyiben a dokumentumhoz való hozzáférésre irányuló kérelem a rendelet 9. cikkében említett dokumentumra, vagy egyéb, az EKSZ biztonsági szabályzata értelmében minősített dokumentumra irányul, a kérelmet a dokumentum megismerésére jogosult tisztviselők intézik.

(2)   A minősített dokumentumhoz való hozzáférés részben vagy egészben történő megtagadásáról szóló döntést a rendelet 4. cikkében felsorolt kivételek alapján indokolni kell. Amenynyiben a kért dokumentumhoz való hozzáférés a kivételek alapján nem utasítható el, a kérelmet intéző tisztviselő gondoskodik a dokumentum átminősítéséről, mielőtt azt a kérelmezőnek megküldik.

9. cikk

A hozzáférés módjai

(1)   A hozzáférhető dokumentumok megküldése postai úton, faxon vagy e-mailben történik. Ha az igényelt dokumentumok terjedelmesek vagy nehezen kezelhetők, a kérelmezőt fel lehet kérni arra, hogy azokat a tárolási helyükön tekintse meg. Az ilyen iratbetekintés költségmentes.

(2)   Amennyiben a dokumentumot korábban már közzétették, a hozzáférésre irányuló kérelem a közzététel referenciáinak megadásával – ideértve a dokumentumot tartalmazó internetes oldal elérhetőségeit – is teljesíthető.

(3)   Ha a dokumentum terjedelme meghaladja a 20 oldalt, a kérelmezőnek oldalanként 0,10 EUR díj és a szállítási költség számítható fel. Az egyéb adathordozók költségét esetenként kell meghatározni, de az nem haladhatja meg az ésszerű összeghatárt.

10. cikk

A dokumentumok nyilvántartása

(1)   Az EKSZ a dokumentumokat a rendelet 11. cikkében foglaltak szerint tartja nyilván, és e nyilvántartáshoz az EKSZ honlapján keresztül hozzáférést biztosít.

(2)   A rendelet 9. cikkével összhangban az e rendelkezés alá tartozó dokumentumok csak a kibocsátó hozzájárulásával vehetők fel a nyilvántartásba.

11. cikk

Hatálybalépés

Ez a határozat az elfogadása napján lép hatályba.

(1)  HL L 145., 2001.5.31., 43. o.