Решение на върховния представител на Съюза по въпросите на външните работи и политиката на сигурност

от 19 юли 2011 година

относно правилата за достъп до документи

(2011/C 243/08)

ВЪРХОВНИЯТ ПРЕДСТАВИТЕЛ,

като взе предвид Решението 2010/427/EC на Съвета от 26 юли 2010 г. за определяне на организацията и функционирането на Европейската служба за външна дейност, и по-специално член 11, параграф 1 от него,

ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:

Член 1

Обхват

1.   Всеки гражданин на Съюза или физическо или юридическо лице, което пребивава или има седалище според учредителния акт в държава-членка, има право на достъп до документите на ЕСВД съгласно принципите, условията и ограниченията, посочени в Регламент (ЕО) № 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета (1) (наричан по-нататък „регламентът“), и конкретните разпоредби на тези правила. Това право на достъп се отнася до документи, държани от ЕВСД, т.е. до документи, които са изготвени или получени от нея и които са нейно притежание.

2.   Съгласно член 2, параграф 2 от регламента всяко физическо или юридическо лице, което не пребивава или няма седалище според учредителния акт в държава-членка, се ползва със същото право на достъп до документите на ЕСВД при спазване на същите принципи, условия и ограничения с изключение на правото да подава жалба до Европейския омбудсман.

Член 2

Подаване на заявление

1.   Заявлението за достъп до документ на ЕСВД се изпраща по пощата до координатора на достъпа до документи (Access to Documents Coordinator, CHAR 15/11, European External Action Service, Rue de la Loi 170, Brussels 1046, Belgium), по електронна поща, като се използва формулярът за заявление на уебсайта на ЕСВД, или по факс на номер +32 22979893.

2.   Веднага след регистрирането на заявлението се изпраща обратна разписка на заявителя (освен ако на заявлението може да бъде отговорено по същество в същия срок).

Член 3

Срокове

1.   ЕСВД отговаря на първоначалните заявления и заявленията за потвърждение в срок от петнадесет работни дни от датата на регистриране на заявлението.

2.   В случай на неточно заявление, както е посочено в член 6, параграф 2 от Регламента, ЕСВД приканва заявителя да предостави допълнителна информация с цел да бъдат идентифицирани исканите документи; крайният срок за отговор започва да тече едва от момента, в който ЕСВД разполага с тази информация.

3.   По изключение, както е описано в член 7, параграф 3 или в член 8, параграф 2 от Регламента, срокът може да бъде удължен с петнадесет работни дни, по-специално когато става въпрос за:

Заявителят трябва да бъде уведомен за удължаването на срока и за причините, които го налагат.

Член 4

Обработване на отговори

1.   Отговорите на първоначалните заявления се обработват от координатора на достъпа до документи.

2.   Решението за отговорите на заявленията за потвърждение се взема от главния оперативен служител по препоръка на координатора на достъпа до документи.

Член 5

Отрицателен отговор

Ако отговорът на едно заявление е дори частично отрицателен, в него се посочват причините за отказа въз основа на едно от изключенията, посочени в регламента, и заявителят се уведомява за правото си да подаде заявление за потвърждение (когато става въпрос за отговор на първоначално заявление) или за другите средства, с които разполага (когато става въпрос за отговор на заявление за потвърждение).

Член 6

Документи на трета страна, държани от ЕСВД

1.   Когато ЕСВД получи заявление за документ, който държи, но който идва от трета страна, с третата страна се провежда консултация, освен ако не е ясно, че съдържанието на документа може или не може да бъде разкривано съгласно посочените в регламента изключения.

2.   Разрешение във връзка със заявлението се издава без провеждането на консултация с третата страна, ако документът вече е бил разпространен от своя автор или съгласно регламента или сходни разпоредби.

3.   Във всеки случай трябва да бъде проведена консултация с третата страна, ако документът попада в обхвата на член 9 от регламента или ако идва от държава-членка и държавата-членка е поискала от ЕСВД да не разкрива съдържанието му без предварителното ѝ съгласие съгласно член 4, параграф 5 от регламента. Държавата-членка трябва да направи това искане писмено.

4.   Консултацията с третата страна се прави писмено (включително по електронната поща) и на нея ѝ се дава разумен срок за отговор, като се вземат предвид сроковете на ЕСВД за отговор, които са посочени в член 3 по-горе. Третата страна дава становището си писмено (включително по електронната поща).

5.   При липса на отговор от третата страна в посочения срок или ако третата страна не може да бъде установена или намерена, ЕСВД взема решение във връзка със заявлението, като взема под внимание посочените в регламента изключения и законните интереси на третата страна въз основа на информацията, с която разполага.

6.   Ако ЕСВД възнамерява да предостави достъп до документ срещу волята на третата страна, тя я уведомява за намерението си да разкрие съдържанието на документа в срока съгласно регламента и за средствата, с които третата страна разполага, за да се противопостави на това разкриване.

Член 7

Консултации с ЕСВД

1.   Исканията за провеждането на консултация с ЕСВД от държава-членка или друга институция, орган, служба или агенция на Съюза, която е получила заявление относно притежаван от нея документ, но който идва от ЕСВД, се изпращат по пощата на координатора на достъпа до документи (Access to Documents Coordinator, CHAR 15/11, European External Action Service, Rue de la Loi 170, Brussels 1046, Belgium), по електронна поща на адрес EEAS-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu или по факс на номер +32 22979893.

2.   ЕСВД дава становището си бързо, като спазва посочените срокове за отговор и не по-късно от пет работни дни.

Член 8

Класифицирани документи

1.   Когато заявлението за достъп се отнася за документ, попадащ в обхвата на член 9 от регламента, или друг документ, класифициран съгласно правилата за сигурност на ЕСВД, то се проучва от служители, оправомощени да се запознаят със съдържанието на този документ.

2.   Всяко решение за отказ на достъп до цял класифициран документ или част от него се мотивира с изключенията, изброени в член 4 от регламента. Ако достъпът до искания документ не може да бъде отказан на базата на тези изключения, служителят, който обработва заявлението, гарантира, че документът е декласифициран преди изпращането му на заявителя.

Член 9

Ред и условия на достъп

1.   Документите, до които е даден достъп, се изпращат по пощата, по факс или по електронна поща. Когато исканите документи са обемни или трудни за обработка, заявителят може да бъде приканен да се запознае с тях на място. Това разглеждане е безплатно.

2.   Ако документът е бил публикуван, отговорът може да се състои в предоставянето на библиографична справка за него, съдържаща и уеб адреса, на който документът може да бъде намерен.

3.   Ако обемът на документа надхвърля 20 страници, от заявителя може да бъде поискано да заплати такса в размер на 0,10 EUR на страница, заедно с разходите по доставката. Разходите за други носители се определят в зависимост от конкретния случай, но те трябва да бъдат в границите на разумна сума.

Член 10

Регистър на документите

1.   ЕСВД поддържа регистър на документите, както е предвидено в член 11 от регламента, като този регистър е достъпен през уебсайта на ЕСВД.

2.   В съответствие с член 9 от регламента документите, попадащи в обхвата на тази разпоредба, се вписват в регистъра единствено със съгласието на своя съставител.

Член 11

Пораждане на действие

Настоящото решение поражда действие в деня на приемането му.

(1)  ОВ L 145, 31.5.2001 г., стр. 43.