(1)   Az EPA-bizottságot egyrészről az Európai Unió Tanácsa tagjainak és az Európai Bizottságnak a képviselői, másrészről a Kameruni Köztársaság képviselői alkotják, miniszteri vagy vezető tisztviselői szinten.

(2)   Az ezen eljárási szabályzatban szereplő „felek” meghatározása a megállapodás 95. cikkében foglaltak szerint történik.

(3)   Az EPA-bizottság elnöki tisztét az Európai Unió képviselője és a Kameruni Köztársaság képviselője látja el, 12 hónapos időszakonként felváltva. Az első elnökségi időszakra szóló megbízatás az EPA-bizottság első ülésének napján kezdődik, és a következő év december 31-én ér véget. Az elnöki tisztet elsőként a Kameruni Köztársaság képviselője tölti be.

(1)   Az EPA-bizottság üléseire megfigyelőként meghívást kapnak a Közép-afrikai Gazdasági és Pénzügyi Közösség (CEMAC) Bizottságának és a Közép-afrikai Államok Gazdasági Közösség (ECCAS) Főtitkárságának képviselői.

(2)   A felek dönthetnek úgy, hogy az EPA-bizottság ülésére megfigyelőként meghívják a civil társadalom és a magánszektor képviselőit, valamint szakértőket és az általuk szabadon választott más személyt.

(3)   Az EPA-bizottság dönthet úgy, hogy a megfigyelők az ülések érzékeny kérdéseket érintő részein és az EPA-bizottság döntéshozatalakor nem lehetnek jelen.

(1)   Az EPA-bizottság határozatait és ajánlásait egyhangúlag hozza meg.

(2)   Az EPA-bizottság a megállapodás keretében felmerülő bármely általános, az AKCS-államok és az Európai Unió közös érdekeit érintő ügyet az egyrészről az afrikai, karibi és csendes-óceáni államok, másrészről az Európai Közösség és tagállamai között létrejött partnerségi megállapodás (a továbbiakban: Cotonoui Megállapodás) 15. cikkében meghatározott AKCS–EU Miniszterek Tanácsa elé terjeszthet.

(3)   Az ülések közötti időszakban az EPA-bizottság írásbeli eljárás útján, mindkét fél egyetértése mellett határozatokat, illetve ajánlásokat fogadhat el. Az írásbeli eljárás a felek közötti jegyzékváltást jelent.

(4)   Az EPA-bizottság határozatai és ajánlásai a „határozat” vagy az „ajánlás” címet viselik, amelyet a sorszám előz meg, illetve, az elfogadás időpontja, valamint a tartalom megjelölése követ. A határozat minden esetben rendelkezik a hatálybalépésének időpontjáról.

(5)   Az EPA-bizottság által elfogadott határozatokat és ajánlásokat az Európai Unió részéről az Európai Bizottság egy képviselője, valamint a Kameruni Köztársaság egy képviselője hitelesíti.

(6)   A határozatokat és az ajánlásokat az EPA-bizottság dokumentumaiként kell továbbítani a feleknek.

(1)   Az EPA-bizottságnak címzett valamennyi levelet a titkárságához kell irányítani.

(2)   A titkárság gondoskodik arról, hogy az EPA-bizottságnak címzett valamennyi levelet továbbítsák a bizottság elnökéhez, és amennyiben indokolt, az ezen eljárási szabályzat 10. cikkében említett dokumentumként megküldjék minden egyes félnek a megállapodás 92. cikkében meghatározott kapcsolattartó pontja között.

(3)   Az EPA-bizottság elnökétől származó leveleket a titkárság a felek kapcsolattartó pontjainak küldi meg, és indokolt esetben az ezen eljárási szabályzat 10. cikkében említett dokumentumként körözteti az EPA-bizottság többi tagjai között.

(1)   Az EPA-bizottság rendszeres időközönként – legalább évente – ülésezik, valamint rendkívüli üléseket is tart, amennyiben a körülmények úgy kívánják, és ha a felek erről közösen megegyeznek.

(2)   Az EPA-bizottság üléseinek helyszínéről és időpontjáról a felek közösen állapodnak meg.

(3)   Az EPA-bizottság üléseit a másik féllel folytatott konzultációt követően az elnöki tisztséget betöltő fél hívja össze.

(4)   A meghívókat az adott ülést megelőzően legalább tizenöt nappal meg kell küldeni a résztvevőknek.

(1)   Az EPA-bizottság titkársága a felek javaslatai alapján összeállítja az egyes ülések tervezett napirendjét. A tervezett napirendet a titkárság az ülés előtt legalább tizenöt nappal megküldi a felek kapcsolattartó pontjának.

(2)   A tervezett napirend azokat a pontokat tartalmazza, amelyek napirendre tűzésére az ülés kezdete előtt legalább huszonegy nappal kérelem érkezett a titkársághoz, de csak azok a pontok kerülnek fel a tervezett napirendre, amelyeknél a kapcsolódó dokumentumokat legkésőbb az előzetes napirend elküldésének napjáig megkapta a titkárság.

(3)   Az EPA-bizottság minden ülés elején elfogadja a napirendet. A felek egyetértésével a napirendbe a tervezett napirenden kívüli pontokat is fel lehet venni.

(4)   Az EPA-bizottság elnöke a felek beleegyezésével bizonyos témakörökre vonatkozó tájékoztatás céljából szakértőket kérhet fel az EPA-bizottság ülésein való részvételre.

(5)   A titkárság a felekkel egyetértésben az adott ügy sajátosságaira való tekintettel lerövidítheti az (1) és (2) bekezdésben meghatározott határidőket.

(1)   Az EPA-bizottság tagjai minden ülés végén elkészítik és aláírják az összefoglaló következtetéseket.

(2)   A titkárság legfeljebb egy hónapon belül elkészíti az egyes ülések jegyzőkönyvtervezetét.

(3)   Főszabályként a jegyzőkönyv összefoglalja az egyes napirendi pontokat, adott esetben az alábbiak megjelölésével:

(4)   A jegyzőkönyv tartalmazza továbbá az EPA-bizottság résztvevőinek, valamint az őket kísérő delegációk tagjainak és az ülésen részt vevő esetleges megfigyelőknek a névsorát is.

(5)   Az ülés napját követő két hónapon belül a két fél írásban jóváhagyja a jegyzőkönyvet. A jóváhagyást követően a jegyzőkönyv két példányát a titkárság aláírásával látja el, és a felek mindegyike kap egy eredeti példányt ezekből a hiteles dokumentumokból.

(1)   Amennyiben a felek erről másként nem határoznak, az EPA-bizottság ülései nem nyilvánosak.

(2)   A felek dönthetnek úgy, hogy az EPA-bizottság határozatait közzéteszik saját hivatalos lapjukban.

(1)   Az EPA-bizottság munkanyelvei a felek közös hivatalos nyelvei.

(2)   Az EPA-bizottság tanácskozásainak, valamint határozatai és ajánlásai elfogadásának alapját az (1) bekezdésben hivatkozott nyelvek valamelyikén készített dokumentumok és javaslatok képezik.

(1)   A felek mindegyike viseli az EPA-bizottság ülésein való saját részvételével kapcsolatos személyzeti, utazási és ellátási költségeket, valamint a postai és távközlési kiadások terén felmerülő költségeket.

(2)   Az ülések megrendezésével és a dokumentumok sokszorosításával kapcsolatos költségeket az ülésnek otthont adó fél viseli.

(3)   Az üléseken az EPA-bizottság munkanyelveire való tolmácsolással, valamint a határozatoknak és ajánlásoknak az EPA-bizottság munkanyelveire való fordításával kapcsolatos költségeket az ülést rendező fél viseli. Az üléseken az Európai Unió többi hivatalos nyelvére való tolmácsolással, valamint a határozatoknak és ajánlásoknak az Európai Unió többi hivatalos nyelvére való fordításával kapcsolatos költségeket az Európai Unió viseli.