a kifizetések engedélyezése és ellenőrzése a kedvezményezettnek kifizetendő összeg uniós szabályoknak való megfelelésének megállapítása céljából; ezek különösen adminisztratív és helyszíni ellenőrzéseket foglalnak magukban;

az engedélyezett összeg kifizetése a kedvezményezetteknek (vagy engedményesüknek/engedményeseiknek), illetve – a vidékfejlesztés esetében – az Unió által társfinanszírozott rész kifizetése;

a kifizetések könyvelése abból a célból, hogy a kifizető ügynökségek az EMGA- és EMVA-kiadások nyilvántartására elkülönített könyvelésükbe egy információs rendszer formájában bejegyezzék az összes kifizetést, valamint a kiadások időszakos összefoglalóinak az elkészítése, beleértve a Bizottságnak benyújtandó havi (az EMGA esetében), negyedévenkénti (az EMVA esetében) és éves kimutatásokat is. A kifizető ügynökség könyvelésének tartalmaznia kell az EMGA és az EMVA által finanszírozott eszközöket is, különösen az intervenciós készletek, az el nem számolt előlegek, az értékpapírok és a követelések vonatkozásában;

az (EU) 2021/2115 rendeletben említett beavatkozástípusok tekintetében a kifizető ügynökség szervezeti struktúrájának biztosítania kell az (EU) 2021/2116 rendelet 54. cikkében említett éves teljesítményalapú záróelszámoláshoz kapcsolódó, a kimeneti mutatókról szóló teljesítményjelentésre és az (EU) 2021/2115 rendelet 134. cikkében említett, a többéves teljesítménymonitoringgal kapcsolatos eredménymutatókról szóló teljesítményjelentésre vonatkozó követelmény teljesítését is, bizonyítva az (EU) 2021/2116 rendelet 37. cikkének való megfelelést.

rendelkezésre álljanak a műveletek végrehajtásához szükséges megfelelő emberi erőforrások, valamint a műveletek különböző szintjein szükséges technikai ismeretek;

a feladatok úgy legyenek elkülönítve, hogy egyetlen tisztviselő se legyen felelős a következő feladatok közül egynél többért: az EMGA vagy az EMVA terhére írt összegek kifizetésének engedélyezése, a kifizetés teljesítése, illetve könyvelése; és egyik tisztviselő se végezze a fenti feladatokat felügyelet nélkül;

az egyes tisztviselők feladatai írásos munkaköri leírásban legyenek rögzítve, beleértve hatáskörük pénzügyi határainak megállapítását. Ez utóbbi meghatározható a rendszerben;

a személyzet megfelelő képzést kapjon minden műveleti szinten, beleértve a csalással kapcsolatos tudatosító képzést is, és megfelelő szabályozás biztosítsa az érzékeny területen tevékenykedő tisztviselők rotációját vagy fokozott felügyeletét;

meghozzák a megfelelő intézkedéseket az (EU, Euratom) 2018/1046 rendelet 61. cikke szerinti összeférhetetlenség esetleges kockázatának elkerülésére és felderítésére a kifizető ügynökség feladatainak végrehajtása tekintetében a kifizető ügynökségen belül és kívül befolyással rendelkező és érzékeny pozíciót betöltő személyekkel szemben. Amennyiben fennáll az összeférhetetlenség kockázata, intézkedéseket kell bevezetni az említett cikk alkalmazásának biztosítására.

a kifizető ügynökség célkitűzéseinek meghatározása annak érdekében, hogy a szóban forgó célkitűzésekhez kapcsolódó kockázatok azonosíthatók és értékelhetők legyenek;

az ügynökség célkitűzéseinek elérésével kapcsolatos kockázatok azonosítása, beleértve a lehetséges szabálytalanságokat vagy csalást is, valamint e kockázatok elemzése, amely alapul szolgál a kockázatkezelés módjának meghatározásához;

ami a potenciális csalás kockázatát illeti, csalás elleni stratégia, amely a csalás és az Unió pénzügyi érdekeit sértő jogellenes tevékenységek elleni küzdelemre irányuló intézkedéseket tartalmaz. Ezeknek az intézkedéseknek magukban kell foglalniuk a csalás megelőzését és felderítését, valamint a csalás kivizsgálásának feltételeit; továbbá jóvátételi és elrettentő hatású intézkedések, arányos és visszatartó erejű szankciókkal;

a kockázatok megelőzését és mérséklését célzó intézkedések végrehajtása;

azon változások azonosítása és értékelése, amelyek jelentős hatást gyakorolhatnak a belső kontrollrendszerre;

a kockázatértékelés és az azonosított kockázatok megelőzése vagy mérséklése érdekében bevezetett intézkedések rendszeres felülvizsgálata.

írásbeli megállapodást kell kötni a kifizető ügynökség és az említett szerv között, amelyben – az átruházott feladatok mellett – meg kell határozni a kifizető ügynökséghez benyújtandó információ jellegét és a kísérő dokumentumokat, valamint benyújtásuk határidejét. A megállapodásnak lehetővé kell tennie a kifizető ügynökség számára, hogy megfeleljen az akkreditációs kritériumoknak;

a kifizető ügynökségnek minden esetben felelősnek kell maradnia az érintett alapok hatékony kezeléséért. Az alapul szolgáló ügyletek jogszerűsége és szabályszerűsége vonatkozásában az ügynökség továbbra is teljes felelősséggel tartozik, beleértve az Unió pénzügyi érdekeinek védelmét, valamint felelős azért, hogy a megfelelő kiadás a Bizottság felé bevallásra kerüljön, és hogy az elszámolások ennek megfelelően készüljenek el;

a másik szerv felelősségeit és kötelezettségeit – főként azokat, amelyek az uniós szabályoknak való megfelelés ellenőrzésére és vizsgálatára vonatkoznak – egyértelműen meg kell határozni;

a kifizető ügynökségnek biztosítania kell, hogy a másik szerv hatékony rendszerekkel rendelkezzen feladatai kielégítő módon történő ellátásához;

a másik szervnek egyértelműen bizonyítania kell a kifizető ügynökségnek, hogy feladatait ellátja, továbbá részleteznie kell az alkalmazott módszereket;

a kifizető ügynökségnek rendszeresen felül kell vizsgálnia az átruházott feladatokat annak megerősítésére, hogy az elvégzett munka kielégítő minőségű és megfelel az uniós szabályoknak.

a kifizető ügynökségnek részletes eljárásokat kell kidolgoznia a kérelmek fogadására, nyilvántartására és feldolgozására, beleértve az összes erre a célra használt dokumentum és az információs rendszer leírását;

minden engedélyezésért felelős tisztviselőnek részletes listával kell rendelkeznie az elvégzendő ellenőrzésekről, és a kérelem kísérő dokumentumaiban tanúsítania kell, hogy az említett ellenőrzéseket elvégezték. A tanúsítvány elektronikus úton is elkészíthető. Bizonyíthatónak kell lennie, hogy a munkát a személyzet egy magas beosztású tagja szisztematikusan, például minta, rendszer vagy terv alapján felülvizsgálta;

a kérelmezett támogatás kifizetése kizárólag az uniós szabályoknak való megfelelést igazoló kielégítő ellenőrzések elvégzését követően engedélyezhető;

az ellenőrzések között szerepelniük kell azoknak, amelyeket a támogatási kérelmet megalapozó egyedi intézkedést szabályozó idevágó rendelet ír elő, valamint azoknak, amelyeket az (EU) 2021/2116 rendelet 59. cikke a csalás és a szabálytalanság megelőzésére és feltárására vonatkozóan ír elő, különös tekintettel a felmerülő kockázatokra. Az EMVA esetében ezenkívül olyan további eljárásokat is alkalmazni kell, amelyek annak ellenőrzésére szolgálnak, hogy a támogatás odaítélésére vonatkozó feltételek – a szerződéskötés feltételeit is beleértve – teljesültek, valamint hogy az összes alkalmazandó uniós szabályt, köztük a KAP stratégiai tervben rögzített szabályokat is betartották;

a kifizető ügynökség – megfelelő szintű – vezetését rendszeresen és időben tájékoztatni kell az elvégzett adminisztratív és helyszíni ellenőrzések eredményeiről annak érdekében, hogy ezeknek az ellenőrzéseknek a megfelelő volta a kérelmek elbírálása előtt minden esetben figyelembe vehető legyen;

az elvégzett munkát részletesen le kell írni az egyes kérelmekhez vagy a kérelmek csomagjaihoz mellékelt, illetve adott esetben az adott gazdasági évre vonatkozó jelentésben. A jelentéshez tanúsítványt kell csatolni a jóváhagyott kérelmek támogathatóságáról, valamint az elvégzett munka jellegéről, terjedelméről és kereteiről. Ez elektronikus úton is történhet. Az EMVA esetében ezenkívül arról is bizonyosságot kell nyújtani, hogy a támogatás odaítélésére vonatkozó feltételek – a szerződéskötés feltételeit is beleértve – teljesültek, valamint hogy az összes alkalmazandó uniós szabályt, köztük a KAP stratégiai tervben rögzített szabályokat is betartották. Amennyiben valamely fizikai vagy adminisztratív jellegű ellenőrzés nem terjed ki mindenre, hanem a kérelmeknek csak egy mintáján végzik el, a kiválasztott kérelmeket azonosítani kell, a mintavételezés módszerét ismertetni kell, és jelentést kell készíteni az eltérések és szabálytalanságok tekintetében végzett összes ellenőrzés eredményéről és a megtett intézkedésekről. A (papíralapú vagy elektronikus formátumú) igazoló dokumentumoknak megfelelő bizonyosságot kell nyújtaniuk arra vonatkozóan, hogy az engedélyezett kérelmek támogathatósága tekintetében minden szükséges ellenőrzést elvégeztek;

amennyiben az engedélyezett kérelmekre és az elvégzett ellenőrzésekre vonatkozó (papíralapú vagy elektronikus formátumú) dokumentumokat más szervek őrzik, akkor mind ezek a szervek, mind a kifizető ügynökség eljárást alakít ki annak biztosítására, hogy a szóban forgó dokumentumokat vagy elektronikus adatokat megőrizzék, illetve nyilvántartsák, valamint hogy ezek a dokumentumok és adatok a kifizető ügynökség rendelkezésére álljanak.

a számviteli eljárásoknak biztosítaniuk kell, hogy a havi (az EMGA esetében), a negyedéves (az EMVA esetében) és az éves kimutatások teljeskörűek, pontosak és időszerűek legyenek, valamint azt, hogy bármely hibát és mulasztást feltárnak és helyesbítenek, különösen a rendszeres időközönként tartott ellenőrzések és egyeztetések révén;

az intervenciós raktározásra vonatkozó számvitelnek biztosítania kell, hogy a raktározott mennyiségeket és a hozzájuk kapcsolódó költségeket az ajánlat elfogadásától a termék fizikai rendelkezésre állásáig, az alkalmazandó rendeleteknek megfelelően minden szakaszban pontosan és késedelem nélkül, azonosítható tételenként feldolgozzák, nyilvántartsák és pontosan elszámolják; a számvitelnek biztosítania kell továbbá, hogy a készletek mennyisége és jellege bármely helyszínen, bármikor meghatározható legyen.

az előlegek kifizetése a könyvelésben vagy a kiegészítő nyilvántartásban külön fel van tüntetve;

garancia kizárólag olyan pénzügyi intézményektől fogadható el, amelyek megfelelnek az e rendelet IV. fejezetében foglalt feltételeknek, és amelyeket a megfelelő hatóságok jóváhagytak, továbbá amelyek olyan garanciákat nyújtanak, amelyek érvényesek maradnak addig, míg a kifizető ügynökség egyszerű kérésére el nem számolják vagy le nem hívják azokat;

az előlegeket az előírt időn belül elszámolják, és az elszámolandó, lejárt esedékességű összegeket késedelem nélkül azonosítják, illetve a garanciákat haladéktalanul lehívják.

a szabályzatok, iránymutatások és eljárások megfelelő végrehajtásának biztosítása érdekében az ellenőrzési és más funkciók elvégzésével megbízott technikai szolgálatok és felhatalmazott szervek monitoringja;

a rendszer megváltoztatásának kezdeményezése az ellenőrzési rendszer általános jellegű fejlesztése érdekében;

a kifizető ügynökséghez benyújtott kérelmek és kérések, valamint más, a szabálytalanság gyanúját felvető információk felülvizsgálata;

monitoringeljárások a csalások és a szabálytalanságok megelőzésére és feltárására, különös tekintettel a kifizető ügynökség hatáskörébe tartozó közös agrárpolitikai kiadások azon területeire, amelyek csalás vagy egyéb súlyos szabálytalanságok jelentős kockázatának vannak kitéve.

a belső ellenőrzési szolgálat független a kifizető ügynökség egyéb szervezeti egységeitől, és közvetlenül a kifizető ügynökség igazgatójának számol be;

a belső ellenőrzési szolgálat meggyőződik arról, hogy az ügynökség által elfogadott eljárások alkalmasak az uniós szabályoknak való megfelelés ellenőrzésének biztosítására, valamint hogy az elszámolások pontosak, teljesek és időszerűek. Az ellenőrzések bizonyos intézkedésekre és ügyletekből kiválasztott mintákra korlátozhatók, feltéve, hogy az ellenőrzési terv biztosítja, hogy minden jelentős terület, beleértve az engedélyezésért felelős szervezeti egységeket is, egy legfeljebb ötéves időszakon belül ellenőrzésre kerül;

a belső ellenőrzési szolgálat a munkáját nemzetközileg elfogadott szabványok szerint végzi, munkaanyagokban rögzíti, és tevékenységeinek eredményeit az ügynökség felső vezetésének címzett jelentésekben és ajánlásokban összegzi.

a közraktározásra vonatkozó információk gyűjtésére szolgáló eljárás;

a raktározó által a helyszínen tárolt számviteli adatok és a kifizető ügynökséghez eljuttatott adatok egyezősége;

a fizikai jelenlétről kellően reprezentatív fizikai vizsgálat útján kell meggyőződni, amely legalább a II. részben szereplő százalékos arányokra terjed ki, és lehetővé teszi annak megállapítását, hogy a készletnyilvántartásba könyvelt összmennyiség ténylegesen jelen van-e a készletekben;

a minőség-ellenőrzésekre szemrevételezéssel, szaglással és/vagy érzékszervi vizsgálat útján, valamint kétség esetén részletes analízis útján kerül sor.

a raktározó neve, a felkeresett raktár címe és a megvizsgált tételek megnevezése;

a vizsgálat megkezdésének és befejezésének napja és időpontja;

a vizsgálat helyszíne, valamint a tárolási, csomagolási és megközelíthetőségi feltételek leírása;

a vizsgálatot végző személyek személyazonosságának teljeskörű megadása, beosztásuk és megbízatásuk;

az elvégzett vizsgálati intézkedések és az alkalmazott mennyiségmérési eljárások, például a mérési módszerek, az elvégzett számítások, a köztes és a végeredmények, valamint a levont következtetések;

a raktárban tárolt minden tétel vagy minőség esetében a kifizető ügynökség könyveiben szereplő mennyiség, a raktár könyveiben szereplő mennyiség, valamint a két könyvelési nyilvántartás között észlelt esetleges eltérések;

minden fizikailag megvizsgált tétel és minőség esetében az f) pontban említett adatok, valamint a helyszínen megállapított mennyiségek és esetleges eltérések, a tétel vagy a minőség száma, a raklapok, dobozok, silók, tartályok vagy más érintett tárolóeszközök, valamint a tömeg (adott esetben a nettó és bruttó tömeg is) vagy a térfogat;

a raktározó által eltérés vagy különbözőség esetén tett nyilatkozatok;

a jelentés elkészítésének helyszíne, időpontja, valamint a jelentést elkészítő személynek és a raktározónak vagy képviselőjének aláírása;

rendellenességek észlelése esetén alkalmazott esetleges kiterjesztett vizsgálatok, ismertetve a kiterjesztett vizsgálat során ellenőrzött raktározott mennyiségek százalékos arányát, a megállapított eltéréseket és az azokra adott magyarázatokat.

az elvégzett ellenőrzéseket, világosan megkülönböztetve köztük a fizikai vizsgálatokat (leltárellenőrzések);

az ellenőrzött mennyiségeket;

a havi és az éves kimutatásokhoz képest megállapított rendellenességeket és e rendellenességek okait.

Az ellenőrzött mennyiségeket és a megállapított rendellenességeket minden érintett termék esetében tömegben vagy térfogatban, valamint a raktáron tartott összmennyiség százalékos arányában kell megadni.

Az összefoglaló dokumentumnak külön ki kell térnie a raktározott termékek minőség-ellenőrzése érdekében elvégzett vizsgálatokra. A dokumentumot az (EU) 2021/2116 rendelet 9. cikke (3) bekezdése első albekezdésének a) pontjában említett éves pénzügyi kimutatással egy időben kell a Bizottságnak megküldeni.

a tételek és a dobozok ellenőrzési számának azonosítása a felvásárlási vagy betárolási bizonylatok alapján;

a raklapok (minden tizedik) és a dobozok (raklaponként egy) lemérése;

a dobozok tartalmának ellenőrző szemrevételezése (minden ötödik raklapon);

a csomagolás állapotának ellenőrzése.

a tételek és a zsákok ellenőrzési számának azonosítása a felvásárlási vagy betárolási bizonylatok alapján;

a raklapok (minden tizedik) és a zsákok (minden tizedik) lemérése;

a zsákok tartalmának ellenőrző szemrevételezése (minden ötödik raklapon);

a csomagolás állapotának ellenőrzése.

A közraktározás keretében tárolt gabona és rizs összmennyiségének legalább 5 %-át képviselő, ellenőrizendő tárolók vagy raktárhelyiségek kiválasztása.

A kiválasztást a kifizető ügynökség készletnyilvántartásában rendelkezésre álló adatok alapján kell elvégezni, de arról a raktározót nem szabad tájékoztatni.

Fizikai vizsgálat:

Az ellenőrizendő tételek mintájának a közraktározás keretében tárolt összmennyiség legalább 5 %-át kell kitennie. Az ellenőrizendő tételek kiválasztását a raktár felkeresése előtt kell elvégezni a kifizető ügynökség számviteli adatai alapján, de arról a raktározót nem szabad tájékoztatni.

A kiválasztott tételek meglétének és összetételüknek helyszíni vizsgálata. A vizsgálat magában foglalja:

A fizikailag megvizsgált tételeket és – adott esetben – a megállapított hiányosságokat ismertetni kell a vizsgálati jelentésben.

A termékek betárolásához, tárolásához és kitárolásához kapcsolódó, az éves pénzügyi kimutatás elkészítésének alapjául szolgáló dokumentumokat a raktározónak meg kell őriznie, és azokban legalább a következő adatoknak kell szerepelniük:

A termékek betárolásához, tárolásához és kitárolásához kapcsolódó dokumentumokat a raktározó – összesített havi készletkimutatásának alátámasztására – legalább havonta egyszer köteles megküldeni a kifizető ügynökségnek. A dokumentumoknak a készletkimutatás tárgyhónapját követő hónap tizedik napjáig be kell érkezniük a kifizető ügynökséghez.

Az összesített havi készletkimutatás mintapéldánya (javasolt minta) az alábbiakban látható. Ezt a kifizető ügynökségek bocsátják elektronikus úton a raktározók rendelkezésére.

Az 1. pontban ismertetett havi kimutatások alapján a raktározónak éves készletkimutatást kell készítenie. Az éves készletkimutatást legkésőbb a számviteli év zárása utáni október 15-ig kell a kifizető ügynökségnek eljuttatni.

Az éves készletkimutatásnak tartalmaznia kell a raktározott mennyiségek termékenkénti és raktározási helyszínenkénti összefoglaló ismertetését, az egyes termékek esetében felsorolva a készletezett mennyiségeket, a tételek számát (a gabonafélék esetét kivéve), a betárolás évét és az esetlegesen megállapított rendellenességek okát.

Az összesített éves készletkimutatás mintapéldánya (javasolt minta) az alábbiakban látható.

az intervenciós készletekre vonatkozó számítógépes nyilvántartás vezetése;

állandó leltár közvetlen és azonnali rendelkezésre állása;

a betároláshoz, a tároláshoz és a kitároláshoz kapcsolódó valamennyi dokumentum, valamint a raktározó birtokában lévő, e rendeletnek megfelelően kiállított számviteli dokumentumok és jegyzőkönyvek mindenkori rendelkezésre állása;

folyamatos hozzáférés biztosítása az említett dokumentumokhoz a kifizető ügynökség és a Bizottság személyzete, valamint az általuk megfelelően felhatalmazott bármely személy számára.

A szabályoknak megfelelően végrehajtott szokásos raktározási műveletek nyomán hiányzó mennyiségek tekintetében a következő tűréshatárok alkalmazandóak az egyes, közraktározási intézkedés tárgyát képező mezőgazdasági termékekre:

A marhahús kicsontozásakor jelentkező engedélyezett veszteségek esetében a tűréshatár 32 %. Ez a százalékos arány a számviteli év során kicsontozott összmennyiségre vonatkozik.

Az 1. pontban említett tűréshatárokat az adott számviteli évben betárolt és átvett mennyiségeknek a számviteli év elején készleten lévő mennyiségekkel megnövelt, csomagolás nélküli tényleges tömegének százalékában kell megállapítani.

Ezek a tűréshatárok alkalmazandók a készletek fizikai vizsgálata során. A tűréshatárokat minden egyes termék esetében a kifizető ügynökség által raktározott összmennyiséghez viszonyítva kell kiszámítani.

A betároláskori és kitároláskori tényleges tömeg kiszámításához a megállapított tömegből ki kell vonni a betárolási feltételek között előírt, átalányalapon meghatározott tömeget, illetve ilyen feltételek kikötésének hiányában a kifizető ügynökség által a csomagolások tekintetében alkalmazott átlagos tömeget.

A tűréshatár nem fedezi a csomagok száma vagy a nyilvántartásba vett darabszám tekintetében megállapított veszteséget.

Az 1. és a 2. pontban említett tűréshatárok kiszámításakor nem veendők figyelembe a lopásból eredő vagy más azonosítható okra visszavezethető veszteségek.