52007DC0280

[pic] | AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK BIZOTTSÁGA |

Brüsszel, 30.6.2007

COM(2007) 280 végleges

ÉVES JELENTÉS

a mentesítésért felelős hatóságnak a 2006-ban végrehajtott belső ellenőrzésekről (előterjesztő: a Bizottság){SEC(2007) 708}

TARTALOMJEGYZÉK

1. Bevezetés 3

2. Munkakörnyezet és ellenőrzési terv 3

2.1. Munkakörnyezet 3

2.2. A belső ellenőrzési folyamatban történt előrelépés 4

2.3. Az IAS ellenőrzési tervének végrehajtása 5

2.4. Az ajánlások elfogadása, az ellenőrzés alanyainak és érdekelt feleinek véleménye 7

3. Megállapítások 7

3.1. Az összes IAC minőségi felülvizsgálata 7

3.2. Irányítás, tervezés és szervezés 8

3.3. Az uniós pénzeszközök kezelése 9

3.4. Emberi erőforrás-gazdálkodás 10

3.5. ABAC 11

3.6. Nyomon követés 11

4. Következtetések 12

1. BEVEZETÉS

E jelentésben a Bizottság Belső Ellenőrzési Szolgálata (IAS) a költségvetési rendelet 86. cikkének (4) bekezdésével összhangban tájékoztatja a mentesítésért felelős hatóságot 2006-ban elvégzett munkájáról. A jelentés az IAS azon jelentésére támaszkodik, amely a költségvetési rendelet 86. cikkének (3) bekezdésével összhangban a legfontosabb ellenőrzési megállapításokról, valamint a szakmai normáknak megfelelően a jelentős kockázati tényezőkről és ellenőrzési kérdésekről, továbbá vállalatirányítási kérdésekről szól. E jelentés az IAS 2006-ban végzett ellenőrzési munkáján és tanácsadói tevékenységén alapul. Támaszkodik továbbá a főigazgatóságok saját belső ellenőrzési részlegeinek (IAC-k) munkájára, amelyet az IAS évente kétszer jelentésben értékel. A jelentés – a munkaprogram végrehajtásának adatait kivéve[1] – nem tartalmazza az IAS közösségi ügynökségeknél végzett ellenőrzési munkáját.

A Bizottság főigazgatók éves tevékenységi jelentéseiről készült összefoglaló jelentésben válaszol a belső ellenőrzésért felelős tisztviselő megállapításaira és következtetéseire. A Bizottság ebben az egyidejűleg elfogadott, összefoglaló jelentésben fejti ki álláspontját a belső ellenőrzésért felelős tisztviselő, az Európai Számvevőszék és a mentesítésért felelős hatóság által felvetett, valamint az ellenőrzésért felelős bizottság által, illetve a költségvetési főigazgató áttekintő jelentésében megnevezett átfogó kérdésekről. Ez azt jelenti, hogy a Bizottság nem feltétlenül osztja teljes egészében az e jelentésben szereplő összes nézetet vagy véleményt. E nézetkülönbség az intézmény és belső ellenőre közötti szokásos vitafolyamatot tükrözi.

2. MUNKAKÖRNYEZET ÉS ELLENőRZÉSI TERV

2.1. Munkakörnyezet

A 16 egyedi javaslatot tartalmazó, egységes belső ellenőrzési keretrendszerre irányuló cselekvési tervet 2006 januárjában terjesztették elő. A Bizottság tökéletesítette beszámolási kötelezettségeinek teljesítését, például a főigazgatóktól származó egyes megbízhatósági nyilatkozatok és fenntartások révén, erre alapozva pedig ezen összefoglaló jelentésen keresztül első alkalommal vállalta kifejezetten az irányításért való politikai felelősségét.

A Bizottság számvitelért felelős tisztviselője benyújtotta az Európai Számvevőszéknek a 2005. évre vonatkozó pénzügyi kimutatásokat, melyeket első ízben kellett a nemzetközileg elfogadott számviteli standardokkal összhangban teljes mértékben az eredményelszámolás elvére alapozva elkészíteni. A Számvevőszék megállapította, hogy jelentős előrelépés történt. A számviteli standardoknak való teljes megfelelés elérése a Bizottság egészében olyan folyamat, amelynek megvalósításához időre van szükség. Az ABAC-eszközöknek az SAP-rendszerbe történő átültetése és az ABAC-szerződések beillesztése az ABAC-munkafolyamatba még mindig az előzetes tanulmányozás szakaszában van. A folyamatban lévő legfontosabb feladatok közé tartozik az új számviteli rendszer fokozatos bevezetése az Európai Fejlesztési Alapnál, az ügynökségeknél, az Európai Gazdasági és Szociális Bizottságnál, a Régiók Bizottságánál, valamint a bizottsági küldöttségeknél.

Az elszámolások számvitelért felelős tisztviselő általi záradékolását belefoglalták a 2007. május 1-jén hatályba lépett – és a beérkező információk ellenőrzését lehetővé tévő –, módosított költségvetési rendelet[2].

Folytatódott a végrehajtó hivatalok létrehozása – néhány esetben belső ellenőrzési funkció létrehozását is beleértve –, és az egyik hivatal esetében a belső ellenőrzési részleg megvizsgálta, hogy a hivatal képes-e átvenni a programok végrehajtására vonatkozó feladatokat saját felügyeleti főigazgatóságától. Kitüntetett figyelmet kell szentelni annak, hogy a főigazgatóságok által ellátott feladatoknak a végrehajtó hivatalokhoz történő áthelyezése egyértelműen és szervezetten történjen.

A Bizottság megerősítette az üzletmenet-folytonosság biztosítását szolgáló intézkedéseit, és a lehető legtovább történő zavartalan működés érdekében kiadott egy, a Bizottság tevékenységeit, személyzetét, épületeit, tájékoztatását és egyéb eszközeit érintő, bármely zavarra való felkészülésről szóló keretközleményt.

A Bizottság első alkalommal tartotta meg „Az etika napja” elnevezésű rendezvényét, amely – élénk vita és az alkalmazottak aktív részvétele mellett zajló, négy műhelyre osztott – egynapos képzés keretében zajlott. Ennek célja az volt, hogy növelje a személyzet etikai kérdésekkel kapcsolatos tájékozottságát, valamint vitát generáljon a különböző főigazgatóságok és szolgálatok között bizonyos etikai és feddhetetlenségi kérdésekről.

Bár ezen eredmények mindenképpen biztatóak, a Bizottság még mindig osztozik a tagállamokkal az uniós költségvetés körülbelül 80%-ának végrehajtásán. Ennélfogva az integrált ellenőrzési keretrendszer megteremtésére irányuló erőfeszítések sikere nagyban függ a tagállamok elszántságától és azon képességétől, hogy olyan hatékony és eredményes ellenőrzési rendszereket hozzanak létre, amelyek elfogadható szintre csökkentik a kockázatot, valamint hogy megbízhatósági nyilatkozatot állítsanak ki e rendszerekről.

2.2. A belső ellenőrzési folyamatban történt előrelépés

2006-ban a Belső Ellenőrzési Szolgálat első alkalommal minőségi felülvizsgálatot végzett a Bizottság összes – szám szerint 32 – belső ellenőrzési részlegénél. Ez egyengette az utat az összehangolt stratégiai ellenőrzési tervezés (amelyben minden IAC részt vesz), valamint a módosított ellenőrzési dokumentumok megteremtése felé (az ezzel kapcsolatos munka már megkezdődött).

A Belső Ellenőrzési Szolgálat és az IAC-k közötti együttműködés – többek között új, közös ellenőrzések útján – tovább javult 2006 folyamán. Az ellenőrzési tervek összehangolása, a közös képzésekre irányuló erőfeszítések és az ABAC-ellenőrzésekkel kapcsolatos együttműködés példázza az Európai Számvevőszékkel fenntartott munkakapcsolatot.

Új sablonokat készítettek és vezettek be az ellenőrzési és a nyomon követési jelentések megírásához, amelyek lehetővé teszik az ellenőröknek, hogy koncentráltabb ellenőrzési jelentéseket állítsanak össze.

Megtörténtek az előkészületek az ellenőrzésirányítási rendszer (AMS) új, felhasználóbarátabb, internetalapú verziójának 2007 első negyedévére tervezett bevezetéséhez.

Az egyszerűsítési javaslatok összeállításának ösztönzése érdekében 2007-ben fokozzák a jelenlegi problémák azonosítására irányuló erőfeszítéseket.

2.3. Az IAS ellenőrzési tervének végrehajtása

Az IAS 2006-os ellenőrzési tervét 2005. december 5-én hagyta jóvá a Bizottság Ellenőrzés-felügyeleti Bizottsága (APC), az év folyamán pedig finomítottak rajta. A Számvevőszékkel párhuzamosan folytatott ellenőrzések elkerülése érdekében törölték az operatív főigazgatóságokban az IAS által folytatandó ABAC-ellenőrzéseket, valamint a vidékfejlesztésre irányuló ellenőrzéseket, és helyettük elsősorban új nyomon követési intézkedéseket hoztak, valamint fokozták a 2007–2009 közötti időszakra szóló stratégiai ellenőrzési terven folyó munkát, és növelték az IAC-k minőségi felülvizsgálatára szánt forrásokat.

A munkaprogramot 88%-ban végrehajtották. 2006-ban 69 bizottsági jelentést (23 ellenőrzési, 8 nyomon követési és 38 felülvizsgálati jelentés) készítettek el, és nyolc, ügynökségeknél lefolytatott ellenőrzést hajtottak végre. A bizottsági ellenőrzésekről és felülvizsgálatokról készített vezetői összefoglalók a mellékletben találhatók.

A befejezett bizottsági ellenőrzések és felülvizsgálatok listája:

Főigazgatóság/Szolgálat | Tevékenység | Zárójelentés dátuma |

Felülvizsgálatok, igazgatási és egyéb támogató rendszerek |

32 IAC | A 32 IAC minőségi felülvizsgálata és egy áttekintő jelentés | október 12. |

ADMIN | Emberi erőforrás-gazdálkodás I. | április 7. |

ADMIN | Emberi erőforrás-gazdálkodás II. | október 27. |

COMM | A 2003-as átfogó vizsgálat nyomon követése | október 24. |

DIGIT | Adatbázis-műveletek és biztonság | december 8. |

EPSO | Az EPSO által irányított kiválasztási folyamat | április 7. |

OPOCE | A 2004-es átfogó vizsgálat nyomon követése | december 18. |

PMO | A pénzgazdálkodás szabályszerűségei, a pénzügyi folyamatok végrehajtása | december 8. |

SCIC | Pénzgazdálkodás és beszerzés | szeptember 22. |

Belső politikák |

ADMIN, SG, BUDG, SANCO, TREN, COMP | SPP/ABM ciklus a Bizottságnál | november 27. |

COMP | Az SPP/ABM ciklus hatékonysága és eredményessége | július 20. |

SANCO | Az SPP/ABM ciklus hatékonysága és eredményessége | április 7. |

TREN | Az SPP/ABM ciklus hatékonysága és eredményessége – a források hozzárendelése | április 10. |

SG, MARKT, ENTR, ENV, TREN | Áttekintő jelentés a közösségi jog végrehajtásának ellenőrzéséről | december 22. |

ENTR | A közösségi jog végrehajtásának ellenőrzése | december 5. |

MARKT | A közösségi jog végrehajtásának ellenőrzése | november 7. |

TREN | A közösségi jog végrehajtása ellenőrzésének felülvizsgálata | december 14. |

JLS | Nagy számítástechnikai projektek irányítása | június 8. |

MARKT | Helyi információtechnológia | november 10. |

SANCO | Információtechnológiai irányítás | december 8. |

TAXUD | Nagy számítástechnikai rendszerek | január 24. |

COMM | Szerződések kezelése | október 11. |

EAC | Az ABAC bevezetése | június 30. |

ENTR* | Az IRC-hálózat pénzügyi irányítása | április 6. |

ENV | Az átfogó vizsgálat nyomon követése | február 9. |

INFSO | A 2004-es átfogó vizsgálat nyomon követése | december 7. |

KKK | Az ellenőrzés nyomon követéséről szóló időközi jelentés | február 9. |

RTD | Utólagos ellenőrzések | december 21. |

Strukturális intézkedések és a közös agrárpolitika |

AGRI,EMPL,FISH,REGIO | A strukturális alapokról szóló áttekintő jelentés (38. cikk) | március 8. |

REGIO | ERFA | február 21. |

FISH | A 2004-es átfogó vizsgálat nyomon követése | december 18. |

REGIO | A Kohéziós Alap pénzügyi kiigazítása | november 22. |

Külső politikák |

AIDCO | Az ellenőrzés nyomon követéséről szóló időközi jelentés | február 22. |

AIDCO, ECHO | Az ENSZ ügynökségeivel kötött keretmegállapodás végrehajtása, az ECHO ellenőrzése és a vezetői jelentéstételi rendszer – a 2005-ös ellenőrzés folytatása | július 28. |

ELARG | Utólagos ellenőrzések | december 20. |

RELEX** | Utólagos ellenőrzések | december 22. |

RELEX | Nyomon követésről szóló jelentés | október 31. |

*A Vállalkozáspolitikai és Ipari Főigazgatósággal (DG ENTR) közösen végzett ellenőrzés, ** A Külkapcsolati Főigazgatósággal (DG RELEX) közösen végzett ellenőrzés

2.4. Az ajánlások elfogadása, az ellenőrzés alanyainak és érdekelt feleinek véleménye

2006-ban az ellenőrzési ajánlások ellenőrzött szervezetek általi elfogadottsága 89,4% volt, 7,9% visszautasította azokat, 2,7% esetében pedig még várnak a visszajelzésre[3].

Bizottsági ellenőrzések (nem tartalmazza az IAC-k minőségi felülvizsgálatát) |

Ajánlások | elfogadták | elutasították | függőben* | % | Összesen |

kritikus | 11 | 1 | 0 | 2.9 | 12 |

nagyon fontos | 182 | 6 | 8 | 48.3 | 196 |

fontos | 162 | 25 | 3 | 46.8 | 190 |

kívánatos | 8 | 0 | 0 | 2.0 | 8 |

% | 89.4 |7.9 |2.7 | | | | Összesen | 363 |32 |11 | |406 | | * A döntést egy bizottsági határozat fényében hozzák meg

Ami az IAC-k minőségi felülvizsgálatát illeti, 241 ajánlás született, amelyből 228-at elfogadtak, 13-at pedig visszautasítottak.

Az ellenőrzés alanyainak az ellenőrzés hatóköréről és elvégzéséről adott véleménye átlagosan 1.95 pontot (előző év: 1.82) ért el egy 1 (legmagasabb) és 4 (legalacsonyabb) közötti skálán.Egy 2006 végén az érdekelt felek körében elvégzett új felmérés eredménye szerint 75% gondolta úgy, hogy az IAS világos ellenőrzési stratégiával rendelkezik (ez az arány előzőleg 79% volt), az ellenőrzések 86%-át őszintén, tárgyilagosan és tisztességesen végezték el (előzőleg 93%), és 61% (korábban 63%) úgy találta, hogy az IAS ajánlásai jól használhatóak. Összesen 80% (előzőleg 71%) nyilatkozta azt, hogy az IAS küldetése érthető.

3. MEGÁLLAPÍTÁSOK

3.1. Az összes IAC minőségi felülvizsgálata

Az IAC-k minőségi felülvizsgálata olyan formában zajlott le, hogy az IAS hitelesítési jelentéseket készített a 32 IAC önértékeléséről, amelyekről aztán áttekintő jelentést fogalmazott. A felülvizsgálat célja az volt, hogy értékelje, mennyire felelnek meg az IAC-k a Belső Ellenőrök Intézete (IIA) által a belső ellenőrzés gyakorlatára vonatkozóan felállított szabványoknak és az etikai kódexnek. A 32 IAC közül tizenegy teljes egészében, 17 részlegesen megfelelt mind a magatartási, mind a teljesítménynormáknak, az etikai kódexnek pedig 30 felelt meg. Ez egyértelműen azt mutatja, hogy erősíteni kell a professzionalizmus és az ellenőrzési szabványoknak való megfelelés növelésére tett erőfeszítéseket.

Ez a felülvizsgálat vitákat és visszajelzéseket váltott ki a belső ellenőrzésnek a Bizottságon belül betöltött szerepéről és felépítéséről. Figyelembe véve azt a tényt, hogy 120 ellenőr dolgozik az IAC-kben és körülbelül további 60 az IAS-ben, érezhetően szükség van az ellenőrzési környezet közös definíciójára, a kockázatfelmérésre és az összehangolt ellenőrzési tervezésre. További bizottsági határozatok előzetes értékelése nélkül, jelenleg az IAC-kkel közösen vizsgálják az IAC-k függetlenségéhez kapcsolódó IAS javaslatokat, valamint annak a lehetőségét, hogy az IAC vezetője bevonhasson egy, a főigazgatóságon kívüli felet. Az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottság 2007 júliusában vizsgálja felül az IAS javaslatainak végrehajtását.

3.2. Irányítás, tervezés és szervezés

A közösségi jog végrehajtásának ellenőrzése

A közösségi jogszabályok időben történő és helyes végrehajtása elsősorban a tagállamok felelőssége, de a szerződések őreként betöltött szerepénél fogva a Bizottságnak ellenőrző jogköre van. A közösségi jog végrehajtása ellenőrzésének javítása érdekében az IAS a következőket javasolta: kockázatalapú terv a közösségi irányelvek átültetésére, a tagállami végrehajtó intézkedések ellenőrzésének módszeresebb megközelítése, prioritizálási szempontok a panaszok és jogsértési esetek kivizsgálására, valamint betartandó maximális kezelési határidők a legfontosabb esetekre. Előkészület alatt van egy, a közösségi jog ellenőrzéséről szóló bizottsági közlemény, amelyet várhatóan 2007 végén fogadnak el.

Az SPP/ABM folyamat végrehajtása

Bár az ellenőrzött főigazgatóságok formailag megfeleltek az SPP/ABM (stratégiai tervezési és programozási ciklus/tevékenységalapú irányítási rendszer) bizottsági szabályainak és a vonatkozó bizottsági belső ellenőrzési normáknak, az IAS úgy találja, hogy tovább kell javítani az SPP/ABM ciklus hatékonyságát és eredményességét annak érdekében, hogy a főigazgatóságok a formai megfeleléstől eljuthassanak addig, hogy valóban magukénak érzik a ciklust, illetve hogy a belső irányítás részesüljön annak pozitívumaiból. Az IAS néhány ajánlását már végrehajtották, mint például a többéves stratégiai tervezés szükségessége, valamint az éves politikai stratégia új kezdeményezéseire való kizárólagos összpontosítás helyett az alapvető tevékenységek figyelembe vétele. Az IAS ajánlotta az átvilágítást is. Az Európai Parlament kérésére válaszul a Bizottság kimutatást készített középtávú, személyzetre vonatkozó igényeiről, valamint részletes jelentést a támogató és koordináló funkciókban dolgozó személyzet létszámáról. Előrelépés történt azon törekvés megvalósításának terén is, hogy a kockázatkezelést beillesszék a politika-kialakítás folyamatába. A többi ajánlást – például az SPP/ABM ciklus számítástechnikával történő támogatását szolgáló stratégia kialakítását és az emberi erőforrások hozzárendelésének teljes ellenőrzését – még nem valósították meg.

IT-irányítás/rendszerek

Az IAS négy operatív főigazgatóságnál ellenőrizte a bizottsági adatbázisokat és az IT-irányítást, a kockázatelemzést pedig – tizenkettőből – öt, kritikus ajánlás erősítette meg.

Két kritikus ajánlás foglalkozott a fizikai biztonság kérdésével a Luxembourgban található JMO és BECH épületekben. Egy másik nagyon fontos ajánlás szerint átfogó tervet kell összeállítani az adatközpontban található valamennyi kritikus információs rendszer katasztrófa utáni üzembe helyezésére. Ez abból a tényből következik, hogy a főigazgatóságok – a kritikus rendszerekre vonatkozó megbízható információ híján – vélhetőleg nem készültek fel eléggé arra, hogy biztosítsák működésük folyamatosságát.

Úgy találták, hogy a schengeni információs rendszert (SIS II) hátrányosan érintette a nem megfelelő projektirányítás, elsősorban a szerződött felek teljesítményének – a szakértői személyzet hiánya és a személyzet kapacitásainak nem megfelelő elosztása miatt – elégtelen mértékű ellenőrzése, amely oda vezetett, hogy a Bizottság nagymértékben függ a szerződött felek megbízhatóságától és az általuk kínált minőségtől.

Intézkedéseket kell hozni annak biztosítása érdekében is, hogy minden főigazgatóság teljes egészében megfeleljen a személyes adatok védelméről szóló 45/2001/EK rendelet előírásainak, és hogy a helyi informatikai biztonsági tisztviselő kellő számú ellenőrzést hajtson végre és függetlenül cselekedjen.

Információtechnológiával kapcsolatos ellenőrzéseket végzett három IAC is. A megállapított, helyi szintű problémák közé tartozott az információtechnológiai alkalmazásokkal kapcsolatos átfogó tervezési folyamatra irányuló szükséglet, a projektfelelős szerepének meghatározása, valamint egy átfogó helyi információtechnológiai leltár összeállításának igénye.

3.3. Az uniós pénzeszközök kezelése

Strukturális alapok

A célok a következők voltak: megállapítani, hogy a Bizottság üzembe helyezett-e olyan rendszert, amely ellenőrzi, hogy a tagállamok által bevezetett ellenőrzési rendszerek megfelelnek az előírt szabványoknak; értékelni a főigazgatósági szinten működő ellenőrzési mechanizmusokat, beleértve a tagállamokkal való együttműködés értékelését; valamint a strukturális alapokért felelős főigazgatóságok által kivitelezett utólagos ellenőrzések értékelése. Az IAS azt javasolta, hogy a felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselők számára előírt jelentéstételi követelményeket pontosabban határozzák meg. A strukturális alapokért felelős főigazgatóságoknak a már elvégzett összehangolási munkára épülő, közös ellenőrzési stratégiát kellene kidolgozniuk. A tagállamokkal való összehangoltabb munka (többek között a „bizalmi szerződések” révén), az ellenőrzési minimum-szabványoknak való jobb megfelelés, valamint az érthető és precíz ellenőrzési vélemény vagy elutasítás javítaná a megbízhatóság-ellenőrzési eljárást. Az ellenőrzések legfontosabb eredményeit egyértelműen le kell írni a főigazgatóságok éves tevékenységi jelentéseiben annak érdekében, hogy átfogóbb kép álljon rendelkezésre a tagállamok által működtetett irányítási és ellenőrzési rendszerek megbízhatóságának szintjéről és típusáról.

Az IAS szerint a Kohéziós Alap pénzügyi korrekciós eljárását illetően jelentős javulásra van szükség a folyamat lerövidítéséhez. A költségvetési rendeletnek és egyéb szabályoknak való megfelelés érdekében szükség van a „nettó csökkentés” elvének és az átalánykorrekció feltételei alkalmazásának világosabb meghatározására. A pénzügyi jelentéstételt is meg kell erősíteni, különös tekintettel a bevételek előrejelzésére.

FAFA (az ENSZ-szel kötött pénzügyi és adminisztratív keretegyezmény)

Az ellenőrzés célja az volt, hogy értékelje a FAFA előírásainak való megfelelést, valamint azt, kiállítható-e megbízhatósági nyilatkozat az uniós források felhasználásáról. Az IAS megállapította, hogy fennáll annak a kockázata, hogy az uniós pénzeszközöket nem a tényleges célokra használták fel, különösen mivel a közvetett költségekről tett jelentés átláthatóság tekintetében hiányt szenvedett. Az ellenőrzés megerősítette a FAFA hasznosságát, amely létrehozta az EK/ENSZ-partnerség mindkét, egymástól nagyon különböző résztvevője számára oly szükséges referenciakeretet. Az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottság felkérte az IAS-t, hogy a FAFA és az ENSZ pénzügyi ellenőrzési rendszere keretében az EU/ENSZ-pénzeszközök felhasználásának átfogó ellenőrzésével összefüggésben értékelje a fennmaradó kockázatok mértékét, különös tekintettel a közvetett költségekre.

Kutatási tevékenységeken végzett utólagos ellenőrzések

Ezeket az ellenőrzéseket a kutatási tevékenységeken végzett – a pozitív megbízhatósági nyilatkozat kiállításában jelentős szerepet játszó – utólagos ellenőrzések megfelelési fokának, hatékonyságának és eredményességének értékelésére végezték el. Az Európai Számvevőszék legutóbbi éves jelentésével összhangban az IAS megállapította, hogy az utólagos ellenőrzési tevékenységek elégtelennek bizonyultak, és összehangolt és kockázatalapú tervezésre van szükség. Az IAS azt ajánlja, hogy az utólagos ellenőrzések célkitűzéseit és az alapul szolgáló stratégiát világosabban határozzák meg, az eredményeket pedig dokumentálják jobban a főigazgatóságok éves tevékenységi jelentéseiben. Garantálni kell az ellenőrizendő programok és kedvezményezettek megfelelő lefedését. Az utólagos ellenőrzéseket követő költség-visszatérítési igényekből eredő bevételek előrejelzését illetően meg kell felelni a költségvetési rendelet előírásainak. Az ellenőrzési célkitűzésekhez viszonyítva az utólagos ellenőrzések száma nem elegendő, aminek eredményeképpen az éves tevékenységi jelentésben fenntartást fogalmaztak meg.

3.4. Emberi erőforrás-gazdálkodás

Az elvégzett felülvizsgálatok az állandó személyzet kiválasztási eljárásának következő aspektusait érintették: tervezés, toborzás, mobilitás, alulteljesítés, hiányzások és a belső ellenőrzések rendszere. Az IAS rámutatott arra, hogy a Személyzeti és Igazgatási Főigazgatóságnak nagyobb szerepet kell játszania az összehangolás és az ellenőrzés terén azzal a céllal, hogy Bizottság-szerte biztosítsa az emberi erőforrás-gazdálkodási politika következetes alkalmazását. Az IAS azt is javasolta, hogy tegyék az emberi erőforrás-gazdálkodást a Bizottság stratégiai tervezési és irányítási folyamatának szerves részévé, egyrészt a hatékony emberi erőforrás-gazdálkodást illető hosszú távú elképzelés kialakítása, másrészt annak érdekében, hogy javítsák a főigazgatóságok szükségletei és a rendelkezésre álló emberi erőforrás egymáshoz rendelését.

Az IAS javaslatai között szerepelt a munkateher-mutatók kialakítása, az üres álláshelyekre és a munkaerő-felvétel átfutási idejére vonatkozó célszámok kitűzése, a kötelező mobilitás jobb irányítása, az állandó és ideiglenes személyzet arányának átgondolása, valamint a vezetők emberi erőforrással kapcsolatos szakértelmének javítása által az alulteljesítés jobb kezelése. A felvételi folyamatot ellenőrző tevékenységek bevezetése egyszerűbbé tehetné a megfelelő területeken szükséges, elegendő számú versenyvizsga megszervezését, és növelhetné a felvételt nyert, sikeres jelentkezők számát.

Az IAS az SPP/ABM folyamathoz kapcsolódó ellenőrzések során azt is megállapította, hogy hiányzik a hosszú távú emberi erőforrás-stratégia, illetve az emberi erőforrások elosztásának jobb tervezésére van szükség.

Az emberi erőforrás-gazdálkodás 2006-ban két, IAC-k által végzett ellenőrzés tárgyát is képezte, amelynek során az ajánlások elsősorban a stratégiai tervezésre és a hatékony forráselosztásra vonatkoztak. Számos, más IAC-k által összeállított ellenőrzési jelentés is tartalmazott nagyon fontos ajánlásokat az emberi erőforrás terén mutatkozó problémákra vonatkozóan.

3.5. ABAC

A Bizottság előtt álló egyik fő kihívás az eredményelszámolás elvén alapuló új számviteli rendszer (ABAC) bevezetése. 2006-ban mind az IAS, mind a Számvevőszék ellenőrzési terve tartalmazott különböző főigazgatóságoknál elvégzendő ABAC-ellenőrzést. Tekintve, hogy külső ellenőrként a Számvevőszék fő kötelezettségei közé tartozik az összevont pénzügyi kimutatásokról szóló vélemény kiállítása, az IAS úgy döntött, hogy a Számvevőszék által ellenőrzött számos főigazgatóságnál törli a tervezett ABAC-ellenőrzést, valamint a Számvevőszékkel szorosan együttműködve ellenőrzi az Oktatásügyi és Kulturális Főigazgatóságnál az eredményelszámolás elvének végrehajtását az átmeneti szakaszban és a főigazgatóság 2005. év végi elszámolásában.

Az IAS által végzett ellenőrzés azt állapította meg, hogy az Oktatásügyi és Kulturális Főigazgatóság számviteli ellenőrzési rendszerei nem tudják megfelelően biztosítani a számviteli adatok teljességét, pontosságát és megbízhatóságát. Ennélfogva a főigazgatóság által megadott év végi számlazárási adatok nem nyújtottak hű és pontos képet a főigazgatóság pénzügyi helyzetéről és teljesítményéről. Az IAS véleménye elsősorban azon alapult, hogy az évvégi zárás folyamatainak dokumentálása nem megfelelő, hiányzik a helyi rendszerek és a központi számviteli rendszer közti teljes egyeztetés, valamint az eredményalapú számításokban felfedezett, jelentős számviteli hibák lényegesen befolyásolták a számlaegyenlegeket.

3.6. Nyomon követés

Mivel az ellenőrzések folyamatosan zajlanak, egyre fontosabbá válik a nyomon követés, amely szisztematikus megközelítés és különálló jelentések tárgyává vált. Az IAS 2007 februárjában közzétett, 2006. év végi jelentése azt a következtetést vonta le, hogy annak ellenére, hogy a még nem teljesített ajánlások száma csökken, továbbra is jelentős késések állnak fenn: a nem teljesített, kritikus és nagyon fontos ajánlások 50%-ának teljesítése több mint hat hónapja esedékes. Ennélfogva még mindig jelentős hiányosságok állnak fenn a cselekvési tervek vezetői megvalósítása terén.

Két esetben az IAS arra a következtetésre jutott, hogy a teljesítésre váró ajánlások végrehajtásának szintje nem elegendő ahhoz, hogy teljes nyomon követési ellenőrzést végezhessenek rajta. Az IAS korábbi éves jelentéseiből származó, a belső ellenőr által tett ajánlásokat is nyomon kell követni. A 2006-ban nem elegendő mértékben nyomon követett ajánlások közé tartoznak az IT-irányítással, valamint az IT-infrastruktúra egységesítésével kapcsolatos javaslatok.

4. KÖVETKEZTETÉSEK

A 2006-os bizottsági ellenőrzések, felülvizsgálatok és egyéb kapcsolódó munka alapján a Bizottság belső ellenőre az alábbi következtetéseket vonta le (a Bizottság álláspontját a főigazgatók éves tevékenységi jelentéseiből készült összefoglaló jelentés tartalmazza).

Az IAS 1. következtetése: A végrehajtásra irányuló erőfeszítések folytatása

Az IAS által végzett ellenőrzés több területen jelentős javulást tapasztalt a belső ellenőrzési rendszerek tekintetében. A Bizottság fontos lépéseket tett az ellenőrzési környezet javítása érdekében, mint például az üzletmenet folytonosságáról szóló közlemény, az etika napjának megrendezése és a közösségi jogot vizsgáló magas szintű munkacsoport felállítása. Továbbra is fennállnak azonban jelentős hiányosságok, és további erőfeszítésekre van szükség, amint azt a kritikus IAS-ajánlások száma (tizenkettő) és a kedvezőtlen IAS-véleménnyel végződő ellenőrzések száma (kilenc) is mutatja. Tökéletesíteni kell a következőket: utólagos ellenőrzések, IT (épületek, adatbiztonság, elegendő személyzet, az IT-projektek tervezését segítő eljárások, valamint a szolgáltatás folytonossága), az új számviteli szabályok végrehajtása és a szerződések kezelése[4] (a keretszerződések használatának áttekintése, az alvállalkozók alkalmazásának ellenőrzése és az egyetlen szolgáltató által betöltött többféle szerep).

Az IAS 2. következtetése: Visszatérő probléma: a nyomon követés

A nyomon követésről összeállított áttekintő jelentések azt mutatják, hogy a 2005-ös jelentésben javasolt nyomon követési kultúra még nem alakult ki teljesen. A Bizottságnak további erőfeszítéseket kell tennie az ellenőrzési ajánlások megfelelő, szisztematikus és mielőbbi nyomon követése érdekében. A belső és külső ellenőrzési ajánlások végrehajtása döntő fontosságú ahhoz, hogy a Bizottság teljesítse a pozitív megbízhatósági nyilatkozat megszerzésére irányuló stratégiai célkitűzését.

Az IAS 3. következtetése: Integrált emberi erőforrás-stratégia

Az emberi erőforrás-gazdálkodás felülvizsgálata mellett az SPP/ABM folyamat ellenőrzése, a közösségi jog végrehajtása ellenőrzésének vizsgálata, valamint az IT-irányítás ellenőrzése is megmutatta, hogy az emberi erőforrás-gazdálkodással kapcsolatos hosszú távú stratégia a siker eléréséhez szükséges fontos tényező, és hogy az emberi erőforrás nem megfelelő elosztása nagyon kedvezőtlenül befolyásolja a Bizottság működését és hírnevét. A Személyzeti és Igazgatási Főigazgatóságnak, mely az emberi erőforrás-gazdálkodásért felelős központi szolgálat, és a főigazgatóságok és szolgálatok decentralizált személyzeti csoportjainak olyan stratégiát kell összeállítania, amely teljes mértékben a stratégiai tervezési folyamatra épül.

Az IAS 4. következtetése: A belső ellenőrzési struktúra hatékonyságának és szilárdságának erősítése

A Bizottság belső ellenőrzési rendszere – híven tükrözve a Bizottság irányítási struktúráját – két szintre épül, az IAC-kre és az IAS-re.A minőségi felülvizsgálat azt állapította meg, hogy az IAC-k döntő többsége részben vagy egészben megfelel a szabványoknak. Mindazonáltal a professzionalizmus növelésére irányuló erőfeszítéseket folytatni kell, az újonnan bemutatott, összehangolt tervezési folyamatot pedig a munkafolyamatok szerves részévé kell tenni annak érdekében, hogy a Bizottságban végzett belső ellenőrzés hatékonysága tovább javuljon. Bármely jövőbeli bizottsági határozat érintése nélkül, nyíltan megvitattak néhány olyan témát (például az IAC-k függetlenségének további erősítése azáltal, hogy lehetőséget kapnak bizonyos kérdéseknek a Bizottság szervezeti szintjén történő kezelésére), amelyekről még nem döntöttek, ezekre az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottság visszatér 2007 folyamán.

Az IAS 5. következtetése: Éves irányítási nyilatkozat

A 2006-ban befejezett ellenőrzések (SPP/ABM, a közösségi jog ellenőrzése stb.) és az IAC-k minőségi felülvizsgálata során számos irányítással kapcsolatos kérdést vizsgáltak meg, a 2006-os IAS konferencia középpontjában is ezek álltak. A Bizottság szilárd irányítási alapot hozott létre. Annak érdekében, hogy az irányítás teljesen éretté váljon, valamint hogy irányítási struktúráját és a legutóbbi fejlődést megismertesse az érdekeltekkel, a Bizottságnak – lehetőség szerint a főigazgatóságok éves tevékenységi jelentéseiből készített összefoglaló jelentésben – le kellene írnia irányítási politikáját és gyakorlatát, közzé kellene azt tennie honlapján és gondoskodnia arról, hogy rendszeresen frissítsék[5]. E leírás magyarázatokat tartalmazhatna a következőkkel kapcsolatban: a Bizottság kockázatkezelési rendszere, a stratégiai tervezés, az etikai kódex, a könyvelő szerepe, a belső ellenőrzési rendszer, a belső ellenőrzés és az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottság. Ily módon a Bizottság növelhetné hitelességét, valamint az érdekelt felek és az uniós polgárok részéről megnyilvánuló bizalmat.

[1] Néhány esetben azonban az ügynökségeknél végzett ellenőrzések eredményeként ajánlásokat tettek a Bizottságot érintően, amelyeket a 2.4. szakasz statisztikáinak összeállításánál figyelembe vettek.

[2] A Tanács 1995/2006/EK, Euratom rendelete (2006. december 13.) az Európai Közösségek általános költségvetésére alkalmazandó költségvetési rendeletről szóló, 1605/2002/EK, Euratom rendelet módosításáról (HL L 390., 2006.12.30., 1. o.).

[3] Csak a bizottsági ellenőrzések eredménye, nem tartalmazza az IAC-k minőségi felülvizsgálatát.

[4] Számos IAC ellenőrzési jelentés is foglalkozott a közbeszerzésben történő hatékony szerződéskezeléssel.

[5] A 2006/46/EK irányelv (HL L 224., 2006.8.16., 1. o.) az üzleti jelentés konkrét és világosan beazonosítható részét képező, éves vállalatirányítási nyilatkozat nyilvánosságra hozatalára kötelezte azokat a vállalatokat, amelyek értékpapírjait a szabályozott piaci kereskedésbe bevezették, és amelyek székhelye a Közösségben van.