(1)   Az egyrészről az Európai Unió és tagállamai, és másrészről az SADC-GPM-államok közötti gazdasági partnerségi megállapodás (a továbbiakban: a megállapodás) 100. cikkével létrehozott vegyes tanács ellátja a megállapodás 100. és 101. cikkében előírt feladatait.

(2)   Az ezen eljárási szabályzatban szereplő „felek” meghatározása a megállapodás 104. cikkében foglaltak szerint történik, és az SADC-GPM-államokra, valamint az uniós félre (azaz a saját hatáskörükre tekintettel az Európai Unióra vagy annak tagállamaira, illetve az Európai Unióra és annak tagállamaira) vonatkozik.

(3)   A megállapodás 101. cikkének (1) bekezdésével összhangban a vegyes tanács egyrészről az Európai Unió Tanácsának megfelelő tagjaiból és az Európai Bizottság megfelelő tagjaiból vagy ezek képviselőiből, másrészről az SADC-GPM-államok megfelelő minisztereiből vagy ezek képviselőiből áll.

(4)   A vegyes tanács üléseinek miniszteri szintű elnöki tisztét az uniós fél képviselői (tekintettel az Unió és tagállamai saját hatásköreire), illetve az SADC-GPM-államok képviselője látja el 12 hónapos időszakonként felváltva. A vegyes tanács első ülésén a felek társelnökölnek.

(5)   A (4) bekezdésben említett első elnökségi időszakra szóló megbízatás a vegyes tanács első ülését követő napon kezdődik, és ugyanazon év december 31-én ér véget. Az első elnökségi időszakban az elnöki tisztet [az SADC-GPM-államok képviselője] [az uniós fél képviselője] látja el.

(1)   A megállapodás 102. cikke (4) bekezdésével összhangban a vegyes tanács rendszeres időközönként, legalább kétévenként ülésezik, valamint – ha a körülmények úgy kívánják – a felek megállapodásától függően rendkívüli esetekben is.

(2)   A vegyes tanács üléseit felváltva tartják Brüsszelben, illetve az egyik SADC-GPM-állam területén, amennyiben a felek nem egyeznek meg másként.

(3)   Amennyiben a felek másként nem állapodnak meg, a vegyes tanács üléseit az elnökséget betöltő fél hívja össze a másik Féllel való konzultációt követően.

(4)   A felek megállapodhatnak abban, hogy a vegyes tanács üléseit elektronikus úton tartják.

(1)   A vegyes tanács titkárságaként (a továbbiakban: a titkárság) egyrészről az Európai Unió Tanácsának Főtitkársága és az Európai Bizottság, másrészről az SADC Titkárságán belül az SADC-GPM osztály jár el 12 hónapos időszakonként felváltva. Ezek a titkársági időszakok egybeesnek az 1. cikk (4) és (5) bekezdésében meghatározott elnökségi időszakokkal.

(2)   Az uniós fél részéről az ideiglenes napirendeket és a jegyzőkönyvtervezeteket az Európai Bizottság készíti el, a vegyes tanács előtti felhasználásra szánt vagy a vegyes tanács ülése nyomán létrejött hivatalos dokumentumokat pedig az Európai Unió Tanácsának Főtitkársága körözteti.

(1)   A titkárság legkésőbb 30 nappal a vegyes tanács ülése előtt értesíti a feleket az ülés összehívásáról és felkéri őket a napirendhez való hozzájárulásra. Megvitatandó sürgős ügyben vagy előre nem látható körülmények esetén az ülés rövid időn belül is összehívható.

(2)   Az ülések ideiglenes napirendjét a titkárság állítja össze. Az ideiglenes napirendet a titkárság az ülés előtt legalább 14 nappal megküldi a vegyes tanács elnökének és tagjainak.

(3)   Az ideiglenes napirend azokat a pontokat tartalmazza, amelyeknek a felvételére valamelyik fél felkérte a titkárságot.

(4)   A napirendet a vegyes tanács az egyes ülések kezdetén fogadja el. A felek egyetértésével az ideiglenes napirenden kívüli pontokat is fel lehet venni a napirendre.

(5)   A vegyes tanács elnöke egyes témakörökre vonatkozó tájékoztatás céljából – mindegyik fél egyetértésével – szakértőket kérhet fel az ülésen való részvételre.

(1)   A titkárság az ülést követő 21 napon belül elkészíti az ülés jegyzőkönyvtervezetét, kivéve, ha a felek erről kölcsönös egyetértéssel másként határoznak.

(2)   A jegyzőkönyvben az egyes napirendi pontok tekintetében a szabályok értelmében a következőket kell feltüntetni:

(3)   Feltéve, hogy a felek másképp nem állapodnak meg, az egyes üléseket követő 42 napon belül mindkét fél írásban jóváhagyja a jegyzőkönyvtervezetet. A jóváhagyást követően a jegyzőkönyv két példányát a titkárság aláírásával látja el, és a felek mindegyike kap egy eredeti példányt ezekből a hiteles dokumentumokból.

(1)   A megállapodás 102. cikke rendelkezéseivel összhangban a vegyes tanács a megállapodásban előírt esetekben konszenzussal fogad el határozatokat és ajánlásokat.

(2)   Amennyiben a vegyes tanács a megállapodás értelmében felhatalmazással rendelkezik határozatok és ajánlások elfogadására, ezek a jogi aktusok a „határozat”, illetve az „ajánlás” címet viselik az ülésekről készült jegyzőkönyveben. A titkárság minden elfogadott határozatot és ajánlást sorszámmal lát el, valamint megjelöli elfogadásuk időpontját és tárgyukat. Mindegyik határozat vagy ajánlás rendelkezik a hatálybalépésének időpontjáról.

(3)   Abban az esetben, ha egy SADC-GPM-állam nem tud részt venni a vegyes tanács ülésén, a titkárságnak közölnie kell az ülésen elfogadott határozatait vagy ajánlásait az említett taggal. Az érintett SADC-GPM-állam a határozatok vagy ajánlások elküldésétől számított 10 naptári napon belül írásbeli választ ad, megjelölve azokat a határozatokat vagy ajánlásokat, amelyekkel nem ért egyet, ideértve ennek indokait is. Ha az említett írásbeli válasz nem érkezik meg a megadott határidőn belül, a határozatokat vagy ajánlásokat elfogadottnak kell tekinteni. Abban az esetben, ha az üléstől távol maradó SADC-GPM-állam nem ért egyet egy vagy több határozattal vagy ajánlással, a 4. bekezdés szerinti eljárást kell alkalmazni.

(4)   Az ülések közötti időszakban a vegyes tanács írásbeli eljárás útján vagy elektronikus úton, mindkét fél egyetértése mellett határozatokat vagy ajánlásokat fogadhat el. Az írásbeli eljárás a felek képviselői közötti jegyzékváltást jelenti.

(5)   A vegyes tanács által elfogadott határozatokat és ajánlásokat az uniós fél nevében az Európai Bizottság képviselője, valamint az SADC-GPM-államok képviselője által aláírt két eredeti példány hitelesíti.

(1)   A vegyes tanács ülései – a felek eltérő döntése hiányában – nem nyilvánosak.

(2)   A felek úgy határozhatnak, hogy közzéteszik a vegyes tanács határozatait és ajánlásait.

(1)   A felek mindegyike maga viseli a vegyes tanács ülésein való részvételével összefüggően a személyzettel kapcsolatos, utazási és ellátási, valamint a postai és távközlési kiadások terén felmerülő költségeket.

(2)   Az ülések megrendezésével, a tolmácsolási szolgáltatások biztosításával és a dokumentumok sokszorosításával kapcsolatos kiadásokat az ülést rendező fél viseli.

(1)   Az egyrészről az Európai Unió és tagállamai, másrészről az SADC-GPM-államok közötti gazdasági partnerségi megállapodás (a továbbiakban: a megállapodás) 103. cikke alapján létrehozott kereskedelmi és fejlesztési bizottság az említett cikkel összhangban látja el feladatait.

(2)   Az ezen eljárási szabályzatban szereplő „felek” meghatározása a megállapodás 104. cikkében foglaltak szerint történik és az SADC-GPM-államokra, valamint az uniós félre (azaz a saját hatáskörükre tekintettel az Európai Unióra vagy annak tagállamaira, illetve az Európai Unióra és annak tagállamaira) vonatkozik.

(3)   A megállapodás 103. cikkének (1) bekezdésével összhangban a kereskedelmi és fejlesztési bizottság tagjai a felek képviselői, rendszerint vezető tisztviselői szinten.

(4)   A kereskedelmi és fejlesztési bizottság ülésein az Európai Bizottság magas rangú tisztviselője és az SADC-GPM-államok magas rangú tisztviselője felváltva elnököl. A kereskedelmi és fejlesztési bizottság első ülésén a felek illetékes képviselői társelnökölnek.

(5)   A (4) bekezdésben említett első elnökségi időszakra szóló megbízatás a kereskedelmi és fejlesztési bizottság első ülése napján kezdődik, és ugyanazon év december 31-én ér véget.

(1)   A kereskedelmi és fejlesztési bizottság rendszeres időközönként, legalább évente egyszer és bármely fél kérésére összeül. Az üléseket felváltva tartják Brüsszelben, illetve az egyik SADC-GPM-állam területén, amennyiben a felek nem egyeznek meg másként.

(2)   Amennyiben a felek másként nem állapodnak meg, a kereskedelmi és fejlesztési bizottság üléseit az elnökséget betöltő fél hívja össze a másik féllel való konzultációt követően.

(3)   A felek megállapodhatnak abban, hogy a kereskedelmi és fejlesztési bizottság üléseit elektronikus úton tartják.

(1)   A kereskedelmi és fejlesztési bizottság ülését rendező fél jár el a kereskedelmi és fejlesztési bizottság titkárságaként (a továbbiakban: a titkárság).

(2)   Ha az ülésre elektronikus úton kerül sor, az elnöki tisztséget betöltő fél jár el titkárságként.

(1)   A titkárság legkésőbb 30 nappal az ülés előtt értesíti a feleket az ülés összehívásáról és felkéri őket a napirendhez való hozzájárulásra. Megvitatandó sürgős ügyben és/vagy előre nem látható körülmények esetén az ülés rövid időn belül is összehívható.

(2)   Az egyes ülések ideiglenes napirendjét a titkárság állítja össze. Az ideiglenes napirendet a kereskedelmi és fejlesztési bizottság titkársága legkésőbb 14 nappal az ülés előtt megküldi a kereskedelmi és fejlesztési bizottság elnökének és tagjainak.

(3)   Az ideiglenes napirend azokat a pontokat tartalmazza, amelyeknek felvételére valamelyik fél felkérte a titkárságot.

(4)   A napirendet a kereskedelmi és fejlesztési bizottság az egyes ülések kezdetén fogadja el. A felek egyetértésével az ideiglenes napirenden kívüli pontokat is fel lehet venni a napirendre.

(5)   A kereskedelmi és fejlesztési bizottság elnöke egyes témakörökre vonatkozó tájékoztatás céljából – mindegyik fél egyetértésével – szakértőket kérhet fel az ülésen való részvételre.

(1)   A megállapodás 103. cikkének (6) bekezdésével összhangban a kereskedelmi és fejlesztési bizottság a megállapodásban meghatározott ügyekben, illetve akkor, ha a vegyes tanács ilyen hatáskört ruház rá, konszenzusos határozatokat vagy ajánlásokat fogad el.

(2)   Amennyiben a kereskedelmi és fejlesztési bizottság a megállapodás értelmében, illetve akkor, ha a vegyes tanács ilyen hatáskört ruház rá, felhatalmazással rendelkezik határozatok és ajánlások elfogadására, ezek a jogi aktusok a „határozat”, illetve az „ajánlás” címet viselik a (7) bekezdésben említett ülésekről szóló jelentésben. titkárság minden elfogadott határozatot és ajánlást sorszámmal lát el, elfogadásuk időpontját és tárgyukat is megjelölve. Mindegyik határozat vagy ajánlás rendelkezik a hatálybalépésének időpontjáról.

(3)   Abban az esetben, ha egy SADC-GPM-állam nem tud részt venni az ülésen, a titkárságnak közölnie kell az említett ülésen elfogadott határozatait vagy ajánlásait az említett taggal. Az érintett SADC-GPM-állam a határozatok vagy ajánlások elküldésétől számított 10 naptári napon belül írásbeli választ ad, megjelölve azokat a határozatokat vagy ajánlásokat, amelyekkel nem ért egyet, ideértve ennek indokait is. Ha az említett válasz nem érkezik meg a megadott határidőn belül, a határozatokat vagy ajánlásokat elfogadottnak kell tekinteni. Abban az esetben, ha az üléstől távol maradó SADC-GPM-állam nem ért egyet egy vagy több határozattal vagy ajánlással, a 4. bekezdés szerinti eljárást kell alkalmazni.

(4)   Az ülések közötti időszakban a kereskedelmi és fejlesztési bizottság írásbeli eljárás útján, mindkét fél egyetértése mellett határozatokat vagy ajánlásokat fogadhat el. Az írásbeli eljárás a felek képviselői közötti jegyzékváltást jelenti.

(5)   A kereskedelmi és fejlesztési bizottság által elfogadott határozatokat és ajánlásokat az EU képviselője és az SADC-GPM-államok képviselője által aláírt két eredeti példány hitelesíti.

(1)   A kereskedelmi és fejlesztési bizottság ülései – a felek eltérő döntése hiányában – nem nyilvánosak.

(2)   A felek úgy határozhatnak, hogy közzéteszik a kereskedelmi és fejlesztési bizottság határozatait és ajánlásait.

(1)   A felek mindegyike viseli a kereskedelmi és fejlesztési bizottság ülésein való részvételével összefüggően a személyzettel kapcsolatos, utazási és ellátási, valamint a postai és távközlési kiadások terén felmerülő költségeket.

(2)   Az ülések megrendezésével, a tolmácsolási szolgáltatások biztosításával és a dokumentumok sokszorosításával kapcsolatos kiadásokat az ülést rendező fél viseli.

(1)   A megállapodás 50. cikke szerinti, vámügyekkel és kereskedelemkönnyítéssel foglalkozó különbizottság, a megállapodás 68. cikke szerinti mezőgazdasági partnerség, valamint a megállapodás 3. jegyzőkönyvének 13. cikke alapján létrehozott, földrajzi jelzésekkel, valamint borok és szeszes italok kereskedelmével foglalkozó különbizottság jelentést tesz a kereskedelmi és fejlesztési bizottságnak.

(2)   A megállapodás 50. cikke (2) bekezdésének f) pontjával és a megállapodás 3. jegyzőkönyve 13. cikkének (5) bekezdésével összhangban a vámügyekkel és kereskedelemkönnyítéssel foglalkozó különbizottság, továbbá a földrajzi jelzésekkel, valamint borok és szeszes italok kereskedelmével foglalkozó különbizottság meghatározzák saját eljárási szabályzatukat.

(3)   A megállapodás 68. cikkének (3) bekezdésével összhangban foglalt előírások szerint a mezőgazdasági partnerség működési szabályait a kereskedelmi és fejlesztési bizottság keretében tevékenykedő felek határozzák meg, közös megegyezés útján.

(4)   A megállapodás 103. cikkének (3) bekezdése értelmében a kereskedelmi és fejlesztési bizottság speciális technikai csoportokat hozhat létre, hogy a hatáskörükbe eső konkrét ügyekkel foglalkozzanak.

(5)   A kereskedelmi és fejlesztési bizottság meghatározza a (4) bekezdésben említett speciális technikai csoportok eljárási szabályait. A kereskedelmi és fejlesztési bizottság dönthet a speciális technikai csoportok megszüntetéséről és hatáskörük meghatározásáról vagy módosításáról.

(6)   A speciális technikai csoportok az egyes üléseket követően jelentést tesznek a kereskedelmi és fejlesztési bizottságnak.