This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document C2010/303/02
Annual Report of the Court of Auditors on the activities funded by the eighth, ninth and tenth European Development Funds (EDFs) concerning the financial year 2009, together with the Commission's replies
Annual Report of the Court of Auditors on the activities funded by the eighth, ninth and tenth European Development Funds (EDFs) concerning the financial year 2009, together with the Commission's replies
Annual Report of the Court of Auditors on the activities funded by the eighth, ninth and tenth European Development Funds (EDFs) concerning the financial year 2009, together with the Commission's replies
SL C 303, 9.11.2010, p. 243–272
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
9.11.2010 |
EN |
Official Journal of the European Union |
C 303/243 |
ANNUAL REPORT ON THE ACTIVITIES FUNDED BY THE EIGHTH, NINTH AND TENTH EUROPEAN DEVELOPMENT FUNDS (EDFs)
2010/C 303/02
Annual Report on the activities funded by the eighth, ninth and tenth European Development Funds (EDFs)
TABLE OF CONTENTS
Introduction
Specific characteristics of the European Development Funds
Chapter I — Implementation of the eighth, ninth and tenth EDFs
Financial implementation
The Commission’s annual report on the financial management of the eighth to tenth European Development Funds
Chapter II — Independent Statement of Assurance by the Court of Auditors on the EDFs
Independent Statement of Assurance by the Court of Auditors on the eighth, ninth and tenth European Development Funds (EDFs) for the financial year 2009
Information in support of the Statement of Assurance
Audit scope and approach
Reliability of the accounts
Regularity of transactions
Revenue
Commitments
Payments
Effectiveness of systems
Ex-ante controls
Monitoring and supervision
External audits
Internal Audit
Reliability of Commission management representations
Conclusions and recommendations
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
INTRODUCTION |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Table 1 — European Development Funds — Key information
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Specific characteristics of the European Development Funds |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Diagram 1 — Principle of Decentralised management as regards the payment process
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
CHAPTER I — IMPLEMENTATION OF THE EIGHTH, NINTH AND TENTH EDFs |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Financial implementation |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Table 2 — Cumulative use of EDF resources at 31 December 2009
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
The Commission’s annual report on the financial management of the eighth to tenth European Development Funds |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
CHAPTER II — INDEPENDENT STATEMENT OF ASSURANCE BY THE COURT OF AUDITORS ON THE EDFs |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Independent Statement of Assurance by the Court of Auditors on the eighth, ninth and tenth European Development Funds (EDFs) for the financial year 2009 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
9 September 2010 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA President |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
INFORMATION IN SUPPORT OF THE STATEMENT OF ASSURANCE |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Audit scope and approach |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Reliability of the accounts |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Regularity of transactions |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Revenue |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Commitments |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Payments |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Project payments |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Budget support payments |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Effectiveness of systems |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Ex-ante controls |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
EuropeAid’s central services |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Delegations |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Monitoring and supervision |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Delegations |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
EuropeAid’s central services |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
External audits |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Internal Audit |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Reliability of Commission management representations |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Conclusions and recommendations |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
55. |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
(1) See Chapter 6 of the 2009 Annual Report of the Court of Auditors on the implementation of the budget.
(2) Representing 0,9 % of 2009 payments.
(3) See Articles 118, 125 and 134 of Council Regulation (EC) No 215/2008 of 18 February 2008 on the Financial Regulation applicable to the tenth European Development Fund (OJ L 78, 19.3.2008, p. 1). In its Opinion No 9/2007 on the proposal for this Regulation (OJ C 23, 28.1.2008), the Court stressed that these provisions reduce the scope of the European Parliament’s powers of discharge.
(4) A tripartite agreement between the EIB, the Commission and the Court (Article 134 of the Financial Regulation of 18 February 2008 applicable to the tenth EDF referred to above) sets out rules for the audit of these operations by the Court.
(5) Articles 21 to 29 of the Financial Regulation applicable to the tenth EDF.
(6) Madagascar, Mauritania, Niger and Guinea Conakry.
(7) Sudan and Equatorial Guinea.
(8) Malawi, Haiti, Democratic Republic of Congo and Ethiopia.
(9) Articles 118 and 124.
(10) The consolidated financial statements comprise the balance sheet, the statement of economic outturn, the statement of cash flow and the table of items payable to the European Development Funds.
(11) Pursuant to Articles 2, 3, 4, 125(4) and 134 of the Financial Regulation applicable to the tenth EDF this Statement of Assurance does not extend to the part of the EDFs resources that are managed by the EIB and for which it is responsible.
(12) At the level of the Commission management includes the Members of the Institution, Authorising Officers by delegation and sub-delegation, the Accounting Officer and the leading staff of financial, audit or control units. At the level of Beneficiary States, management includes National Authorising Officers, Accounting Officers, Paying Agents and the leading staff of implementing organisations.
(13) The accounting rules adopted by the EDF accounting officer are derived from International Public Sector Accounting Standards (IPSAS) issued by the International Federation of Accountants or, in their absence, International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) issued by the International Accounting Standards Board. In accordance with the Financial Regulation, the ‘Consolidated financial statements’ for the financial year 2009 are prepared on the basis of these accounting rules adopted by the EDF accounting officer, which adapt accruals based accounting principles to the specific environment of the Communities, while the consolidated reports on implementation of the EDFs continue to be primarily based on movements of cash.
(14) See Article 122 of the Financial Regulation of 18 February 2008 applicable to the tenth EDF: ‘the financial statements shall comprise the balance sheet, the statement of economic outturn, the statement of cash flow, and the table of items payable to the EDF’.
(15) See Article 123 of the Financial Regulation of 18 February 2008 applicable to the tenth EDF: ‘the reports on financial implementation shall comprise tables describing the appropriations, the commitments and the payments’.
(16) E.g.: contract type, contract start and end dates.
(17) Paragraph 15 (OJ C 269, 10.11.2009).
(18) See paragraphs 28 and 29 of Special Report No 2/2005 concerning EDF budget aid to ACP countries (OJ C 249, 7.10.2005).
(19) The Court sets the materiality threshold at 2 %.
(20) Except pre-accession aid, assistance to the West Balkans, humanitarian aid, macro-financial aid, Common Foreign and Security Policy (CFSP) and the Rapid Reaction Mechanism.
(21) Paragraph 46.
(22) Paragraph 39 of the 2008 Annual Report on the EDFs.
(23) Page 56.
(24) See paragraphs 29 and 54 of the 2008 Annual Report of the Court of Auditors on the EDFs.
(25) See Chapter 6 of the 2009 Annual Report of the Court of Auditors on the implementation of the budget.
(26) Paragraph 55.
(27) Gross payments, excluding recoveries.
(28) The totals of individual and global commitments contain the decommitments.
Source: European Court of Auditors on the basis of data provided by AIDCO DataWarehouse.
(29) Initial allocations to the 8th, 9th and 10th EDFs, co-financing, interest, sundry resources, transfers from previous EDFs and migration adjustments.
(30) As a percentage of resources.
(31) Negative amounts correspond to decommitments.
(32) Net payments after recoveries.
Source: Court of Auditors, based on the EDF Reports on financial implementation and Financial statements at 31 December 2009.
ANNEX 1
RESULTS OF TRANSACTION TESTING FOR THE EUROPEAN DEVELOPMENT FUNDS
|
2009 |
2008 |
2007 |
||||||
Projects |
Budget Support |
Total |
|||||||
SIZE AND STRUCTURE OF THE SAMPLE |
|||||||||
Total of commitments: |
40 |
10 |
50 |
45 |
60 |
||||
Total of transactions (of which): |
150 |
20 |
170 |
170 |
148 |
||||
|
Advances |
0 |
0 |
0 |
40 |
0 |
|||
|
Interim/Final payments |
150 |
20 |
170 |
130 |
148 |
|||
RESULTS OF TESTING |
|||||||||
(in % and numbers of transactions) |
|||||||||
Transactions not affected by error |
80 % |
{120} |
65 % |
{13} |
78 % |
{133} |
76 % |
63 % |
|
Transactions affected by error |
20 % |
{30} |
35 % |
{7} |
22 % |
{37} |
24 % |
37 % |
|
ANALYSIS OF TRANSACTIONS AFFECTED BY ERROR |
|||||||||
(in % and numbers of transactions) |
|||||||||
Analysis by type of error |
|||||||||
Non-quantifiable errors |
57 % |
{17} |
100 % |
{7} |
65 % |
{24} |
61 % |
49 % |
|
Quantifiable errors |
43 % |
{13} |
0 % |
{0} |
35 % |
{13} |
39 % |
51 % |
|
comprising: |
Eligibility |
23 % |
{3} |
0 % |
{0} |
23 % |
{3} |
44 % |
68 % |
Occurrence |
23 % |
{3} |
0 % |
{0} |
23 % |
{3} |
38 % |
21 % |
|
Accuracy |
54 % |
{7} |
0 % |
{0} |
54 % |
{7} |
19 % |
11 % |
|
ESTIMATED IMPACT OF QUANTIFIABLE ERRORS |
|||||||||
Most likely error rate: |
|
|
|||||||
< 2 % |
X |
|
|
||||||
2 % to 5 % |
|
X |
X |
||||||
> 5 % |
|
|
|
ANNEX 2
RESULTS OF EXAMINATION OF SYSTEMS FOR EUROPEAN DEVELOPMENT FUNDS AND DEVELOPMENT AID UNDER THE GENERAL BUDGET
Assessment of selected supervisory and control systems
System concerned |
Ex-ante controls |
Monitoring and supervision |
External audits |
Internal audits |
Overall assessment |
Central services EuropeAid |
|
|
|
|
|
Delegations |
|
|
|
N/A |
|
Overall assessment of supervisory and control systems
Overall assessment |
2009 |
2008 |
2007 |
|
|
|
Legend
|
Effective |
|
Partially effective |
|
Not effective |
N/A |
Not applicable: does not apply or not assessed |
ANNEX 3
RESULTS OF REVIEW OF COMMISSION MANAGEMENT REPRESENTATIONS FOR THE EUROPEAN DEVELOPMENT FUNDS AND DEVELOPMENT AID UNDER THE GENERAL BUDGET
Main DGs concerned |
Nature of declaration given by Director-General (1) |
Reservations given |
Court observations |
Overall assessment of reliability |
||||||
AIDCO |
without reservations |
N/A |
EuropeAid has set up a comprehensive control strategy and continued to bring significant improvements to the design and implementation of its supervisory and control systems. However, the Court's audit found that there remain weaknesses in certain controls and that the payments were affected by material error. |
B |
||||||
|
(1) By reference to the Declaration of Assurance of Director-General, he/she has reasonable assurance that the control procedures put in place give the necessary guarantees concerning the regularity of transactions.
A: |
the Director-General's declaration and the annual activity report give a fair assessment of financial management in relation to regularity |
B: |
the Director-General's declaration and annual activity report give a partially fair assessment of financial management in relation to regularity |
C: |
the Director-General's declaration and the annual activity report do not give a fair assessment of financial management in relation to regularity |
ANNEX 4
FOLLOW-UP OF KEY STATEMENT OF ASSURANCE OBSERVATIONS
|
Court observation |
Court analysis |
Court recommendations |
Commission reply |
1. |
There is scope for clearer conclusions on how the results of the various controls contribute to the Director-General’s assurance and for developing a key indicator on the estimated financial impact of residual errors after all ex-ante and ex-post controls have been implemented. (2008 Annual Report, paragraph 54) |
The 2009 Annual Activity Report presents fairly the implementation and results of supervisory and control systems in place. It is clear and informative, notably through the use of quantitative indicators. However, it does not provide a clear demonstration that the results of the various controls contribute to the Director-General’s reasonable assurance that the financial impact from deficiencies and errors remains below the materiality criteria set. |
EuropeAid should, in the context of its planned review of its overall control strategy, develop a key indicator on the estimated financial impact of residual errors after all ex-ante and ex-post controls have been implemented. |
The Commission started work on the consideration of possible methodologies for the development of a key indicator for the estimated financial impact of residual errors in 2010, as set out in the Commission replies to the 2008 Annual Report. |
2. |
Ex-ante checks should be improved by focusing on key risks. (2008 Annual Report, paragraph 55(a)) |
There remain weaknesses in the verifications carried out in respect of the eligibility of expenditure, the calculation of the amounts claimed and the availability of the required supporting documents. |
EuropeAid should finalise and disseminate the financial management toolkit targeting the high inherent risk of errors at the level of implementing organisations, contractors and beneficiaries to ensure adequate knowledge of financial management and eligibility rules. |
The Financial Management toolkit will be finalised in 2010 and due consideration will be given to the issues raised by the Court. |
3. |
Annual audit plans should be prepared on the basis of more structured risk analysis and more realistic assessment of the resources available for the purpose. (2008 Annual Report, paragraph 55(b)) |
The annual audit plans were prepared on the basis of structured risk assessment performed as provided for by EuropeAid’s guidelines. Staff constraints in Delegations limit their capacity to launch risk-based audits, the priority being given to compulsory audits. They also negatively impact on the delays for the audit clearance process, which involves a risk that ineligible expenditure may become irrecoverable. |
Satisfactory action has been undertaken as regards the Annual Audit planning process. |
The Commission agrees that substantial improvements have been achieved in the audit planning process. |
4. |
The implementation of annual audit plans should be closely monitored throughout the year in order to detect significant devisations and take corrective action in a timely manner. (2008 Annual Report, paragraph 55(c)) |
EuropeAid's central services, including the geographical Directorates, monitor regularily the implementation over time Where necessary, deviations are investigated and corrective actions are undertaken. |
Satisfactory action has been taken. |
The Commission agrees that substantial improvements have been achieved in the monitoring of the implementation of audit plans. |
5. |
The functionalities of CRIS Audit should be developed to enable a more efficient and effective monitoring of audit activities as well as analysis and follow-up of audit findings and recommendations. (2008 Annual Report, paragraph 55(d)) |
CRIS Audit does not always provide accurate data on the cost of audits nor provides any information as regards financial corrections done as a result of audits. |
The design of CRIS Audit should be modified to provide information on the amounts of final ineligible expenditure and financial corrections done after the audit clearance process with the auditee was completed. |
Following improvements introduced in CRIS Audit in February 2010, the amount of ineligible expenditure must be indicated before closing an audit record. As to recovery orders issued as the result of audits, this information is included in CRIS Recovery Order module. |
6. |
EuropeAid should ensure that the Delegations record data in CRIS Audit in a comprehensive and timely manner. (2008 Annual Report, paragraph 55(e)) |
Despite reminders from EuropeAid’s central services and updated guidelines, all Delegations do not record data in a timely and complete manner. This affects the reliability of aggregate data used as management information, such as the nature of audit opinions and rates of ineligible expenditure. |
EuropeAid should continue its efforts to ensure that the Delegations record data in CRIS Audit in a comprehensive and timely manner. |
EuropeAid continues its efforts to ensure correct and timely encoding of data in CRIS Audit. |
7. |
In the light of the results of the approach adopted by Directorate C responsible for ACP countries, EuropeAid should carry out a review of the transactional ex-post control system with a view to assessing the need and feasibility of extending the scope of such controls. (2008 Annual Report, paragraph 55(f)) |
EuropeAid expanded the scope of these controls in 2009 to cover compliance with financing agreements and contract procedures. EuropeAid intends to carry out in 2010 an overall review of its approach to explore ways to further improve the relevance and effectiveness of such controls as regards the examination of the regularity of the underlying transactions and the quality of ex-ante controls performed by authorising officers. |
EuropeAid should, in the context of the review, assess the cost-effectiveness of the various controls, notably of the transactional ex-post control system, and examine the relevance and feasibility of an annual audit of a representative statistical sample of closed projects. |
The Commission started work on the review of its control strategy (including a possible indicator for the residual error rate based on an audit of a representative statistical sample of closed projects) in early 2010, as set out in the Commission replies to the 2008 Annual Report. The Commission will produce a Communication on the Tolerable Risk of Error in the field of external aid in 2010. |
8. |
EuropeAid should pursue its efforts to support its decisions on the eligibility of budget support with a structured and formalised demonstration that the recipent country has a relevant reform programme to address all significant weaknesses over a foreseeable timetable and that there is commitment on the country’s part to implement it. (2008 Annual Report, paragraph 56(a)) |
Tenth EDF financing agreements provide clearer frameworks for the assessment of general conditions on eligibility. In respect of the public finance management related criterion, financing agreements refer to assessment schemes agreed between Governements, Commission and also other donors, such as the Performance Assessment Frameworks (PAF) to be used in the context of joint annual budget support reviews. The application of such frameworks defining priority objectives, timetables and the sources of information to be used facilitates formalised and structured progress assessments and thus promotes the transparency of disbursement decisions. |
Satisfactory action has been taken. |
The Commission agrees that substantial improvements have been achieved in the decision making framework for budget support eligibility, and for disbursement conditions. |
9. |
EuropeAid should ensure that all future financing agreements provide a comprehensive and clear basis for the assessment of compliance with payment conditions. (2008 Annual Report, paragraph 56(b)) |
Specific conditions related to performance based disbursements of variable tranches are often not sufficiently clear in respect of target values for indicators, verification sources and calculation methods; this may affect the transparency of disbursement decisions. |
EuropeAid should ensure that specific conditions for performance-based variable tranche define clearly the indicators, targets, calculation methods and verification sources. |
The Commission recognises the importance of greater rigour in defining performance targets, calculation methods and verification sources. This issue is receiving greater attention during EuropeAid's peer review process (Quality Support Group) for the consideration of new programmes. |