This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52015TA1209(16)
Report on the annual accounts of the European Environment Agency for the financial year 2014, together with the Agency’s reply
Izvješće o godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Europske agencije za okoliš za financijsku godinu 2014. s odgovorom Agencije
Izvješće o godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Europske agencije za okoliš za financijsku godinu 2014. s odgovorom Agencije
SL C 409, 9.12.2015, p. 143–150
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
9.12.2015 |
HR |
Službeni list Europske unije |
C 409/143 |
IZVJEŠĆE
o godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Europske agencije za okoliš za financijsku godinu 2014. s odgovorom Agencije
(2015/C 409/16)
UVOD
1. |
Europska agencija za okoliš (u daljnjem tekstu: Agencija ili EEA), sa sjedištem u Kopenhagenu, osnovana je Uredbom Vijeća (EEZ) br. 1210/90 (1). Njezina je zadaća uspostaviti promatračku mrežu kako bi Komisiji, Parlamentu, državama članicama i općenito javnosti pružila pouzdane informacije o stanju okoliša. Te bi informacije posebice trebale omogućiti Europskoj uniji i državama članicama da poduzmu mjere za očuvanje okoliša te da procijene djelotvornost tih mjera (2). |
INFORMACIJE NA KOJIMA SE TEMELJI IZJAVA O JAMSTVU
2. |
Revizijski pristup Suda obuhvaća analitičke revizijske postupke, izravno ispitivanje transakcija i procjenu ključnih kontrola nadzornih i kontrolnih sustava Agencije. Tome se pridodaju i dokazi prikupljeni radom ostalih revizora i analizom jamstava uprave. |
IZJAVA O JAMSTVU
Odgovornost uprave
Odgovornost revizora
Mišljenje o pouzdanosti računovodstvene dokumentacije
Mišljenje o zakonitosti i pravilnosti transakcija povezanih s računovodstvenom dokumentacijom
|
10. |
Primjedbama u nastavku ne dovodi se u pitanje mišljenje Suda. |
PRIMJEDBE O ZAKONITOSTI I PRAVILNOSTI TRANSAKCIJA
11. |
Agencija je tijekom 2014. pokrenula postupak za nabavu savjetodavnih usluga u području IT-a i geografskih informacijskih sustava (GIS) za provedbu komponente pristupa referentnim podacima (PRP) programa Copernicus i pružanje podrške Agenciji u drugim aktivnostima programa Copernicus, čija je vrijednost 1,7 milijuna eura. Važan aspekt natječaja koji se u njemu naziva „poznati nedostatci” nije definiran nigdje u tehničkim specifikacijama. Jasnije specifikacije natječaja doprinijele bi djelotvornijem postupku javne nabave i većoj konkurenciji. |
PRIMJEDBE O UNUTARNJIM KONTROLAMA
12. |
Iako je Agencija počela provoditi novu politiku ex ante i ex post kontrola bespovratnih sredstava, postupci provjera još uvijek nisu dokumentirani. Međutim, korisnicima (Europskim tematskim centrima –ETC) su izdane smjernice za sastavljanje troškovnika. |
13. |
Unatoč tomu, u transakcijama bespovratnih sredstava obuhvaćenim revizijom primijećeni su određeni nedostatci. Za jedan od četiri ETC-a dužnosnik za provjeru otkrio je da su u zahtjevu za povrat troškova bili navedeni i neprihvatljivi rashodi, ali je dužnosnik za ovjeravanje odobrio ukupni potraživani iznos. U drugom je slučaju isplaćen cijeli potraživani iznos iako većina partnera odabranih za ex ante provjeru nije podnijela Agenciji zatražene dokumente. Osim toga, unutarnji revizor radio je i na ex ante i na ex post provjerama, a te bi se zadaće trebale međusobno isključivati. Valja napomenuti da Sud i Agencija vode raspravu o sustavu ex ante kontrola od 2012. |
DRUGE PRIMJEDBE
14. |
Agencija je s jednim pružateljem računalnih usluga „u oblaku” ugovorila izradu sigurnosnih kopija podataka, uključujući i e-poštu, na temelju međuinstitucijskog ugovora koji je sklopio GU za informatiku. Lokacija podataka Agencije nije utvrđena u uvjetima ugovora na odgovarajući način. Pružatelj usluga zadržao je pravo da prebaci podatke Agencije izvan zemljopisnog područja Europske unije bez najave, primjerice radi rješavanja pitanja odziva za što je potrebno kopirati podatke za usmjeravanje u različite podatkovne centre u različitim regijama. Slijedom toga, Agencija nije zajamčila povlastice i imunitete Europskih zajednica koji se na nju primjenjuju, kao ni postigla da pružatelj usluga u cijelosti poštuje jamstva privatnosti u smislu članka 7. Povelje EU-a o temeljnim pravima. |
PRAĆENJE MJERA PODUZETIH U POGLEDU PRIMJEDBI IZ PRIJAŠNJIH GODINA
15. |
Pregled korektivnih mjera poduzetih kao odgovor na primjedbe Suda iz prijašnjih godina nalazi se u prilogu I. |
Ovo je izvješće usvojilo IV. revizijsko vijeće, kojim predsjeda član Revizorskog suda g. Milan Martin CVIKL, na sastanku održanom u Luxembourgu 15. rujna 2015.
Za Revizorski sud
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Predsjednik
(1) SL L 120, 11.5.1990., str. 1.
(2) U prilogu II. ukratko se opisuju nadležnosti i djelovanje Agencije. Priložen je u informativne svrhe.
(3) Oni obuhvaćaju bilancu i izvještaj o financijskom rezultatu, tablicu novčanog toka, izvještaj o promjenama u neto imovini te kratak prikaz važnih računovodstvenih politika, kao i druga pojašnjenja.
(4) Ona obuhvaćaju izvještaj o realizaciji proračuna i prilog izvještaju o realizaciji proračuna.
(5) Članci 39. i 50. Delegirane uredbe Komisije (EU) br. 1271/2013 (SL L 328, 7.12.2013., str. 42.).
(6) Računovodstvena pravila koja je usvojio računovodstveni službenik Komisije proizlaze iz međunarodnih računovodstvenih standarda za javni sektor (IPSAS) koje je izdala Međunarodna federacija računovođa (IFAC), odnosno iz međunarodnih računovodstvenih standarda (IAS)/međunarodnih standarda financijskog izvještavanja (IFRS) koje je izdao Odbor za međunarodne računovodstvene standarde.
(7) Članak 107. Uredbe (EU) br. 1271/2013.
(8) Uredba (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća (SL L 298, 26.10.2012., str. 1.).
PRILOG I.
Praćenje mjera poduzetih u pogledu primjedbi iz prijašnjih godina
Godina |
Primjedba Suda |
Faza korektivne mjere (Dovršeno/U tijeku/Predstoji/—) |
2012. |
Agencija je 2012. godine u okviru tri glavna programa dodijelila bespovratna sredstva (1) udruženjima u kojima su okupljene europske ustanove i tijela za zaštitu okoliša, organizacije UN-a i nacionalne organizacije za zaštitu okoliša. Ukupni rashodi za bespovratna sredstva 2012. godine iznosili su 11,9 milijuna eura, što čini 27 % ukupnih operativnih rashoda. Prije povrata troškova na temelju zahtjeva korisnika Agencija obavlja ex ante provjere koje obuhvaćaju analizu dokumentacije povezane sa zahtjevima za povratom troškova. Agencija obično od korisnika ne pribavlja nikakvu dokumentaciju kojom bi se potvrdila prihvatljivost i točnost troškova za osoblje koji su potraživani, a koji čine glavninu troškova (2). Ex ante terenske provjere troškova na razini korisnika provode se rijetko (3). |
U tijeku |
2013. |
Agencija je 2013. godine u okviru pet glavnih programa dodijelila bespovratna sredstva (4) udruženjima u kojima su okupljene europske ustanove i tijela za zaštitu okoliša, organizacije UN-a i nacionalne organizacije za zaštitu okoliša. Ukupni rashodi za bespovratna sredstva 2013. godine iznosili su 13,9 milijuna eura, što čini 31 % ukupnih operativnih rashoda. Agencija obavlja ex ante provjere koje obuhvaćaju analizu dokumentacije povezane sa zahtjevima za povrat troškova. Na temelju prošlogodišnje primjedbe Suda, Agencija je pojačala provjere prihvatljivosti i točnosti troškova za osoblje koji su potraživani u sklopu programa dodjele bespovratnih sredstava jer oni čine glavninu troškova. Naime, za odabrani uzorak korisnika pribavljena je dokumentacija sa satnicama kako bi se provjerili potraživani troškovi za plaće, ali nisu pribavljene platne liste. Terenske provjere troškova na razini korisnika provode se rijetko. Postojeće kontrole stoga pružaju samo ograničeno jamstvo o prihvatljivosti i točnosti troškova čiji povrat korisnici potražuju. Za transakcije koje je revidirao Sud pribavljena je popratna dokumentacija kojom je dobiveno razumno jamstvo da su te transakcije zakonite i pravilne. |
U tijeku |
(1) Europski tematski centri (ETC), Instrument za europsko susjedstvo i partnerstvo (ENPI) i početne aktivnosti globalnog praćenja okoliša i sigurnosti (GIO).
(2) Za ostale vrste troškova (npr. podugovaranje, nabava opreme) traži se i analizira popratna dokumentacija.
(3) Tijekom 2012. i 2011. godine provedena je jedna ex ante provjera kontrolnih sustava jednoga korisnika. Tijekom 2010. godine provedena je jedna ex ante provjera prihvatljivosti rashoda koje je prijavio jedan korisnik.
(4) Europski tematski centri (ETC), Instrument za europsko susjedstvo i partnerstvo (ENPI), početne aktivnosti globalnog praćenja okoliša i sigurnosti (GIO i GIO2), koordinacija globalnog praćenja okoliša i sigurnosti na licu mjesta (GISC) i Instrument pretpristupne pomoći (IPA2).
PRILOG II.
Europska agencija za okoliš (Kopenhagen)
Nadležnosti i djelovanje
Područja nadležnosti Europske unije u skladu s Ugovorom (članak 191. Ugovora o funkcioniranju Europske unije) |
Politika okoliša Politika Unije u području okoliša doprinosi ostvarivanju sljedećih ciljeva: očuvanju, zaštiti i poboljšanju kvalitete okoliša, zaštiti ljudskog zdravlja, razboritom i racionalnom korištenju prirodnih bogatstava, promicanju mjera na međunarodnoj razini za rješavanje regionalnih, odnosno svjetskih problema okoliša, a osobito borbi protiv klimatskih promjena. Politika Unije u području okoliša usmjerena je prema postizanju visokog stupnja zaštite, uzimajući u obzir raznolike prilike u različitim regijama Unije. Temelji se na načelu opreznosti te na načelu preventivnog djelovanja, načelu da se šteta nanesena okolišu popravlja ponajprije na samom izvoru te na načelu da onečišćivač plaća. [...] Pri oblikovanju politike [...] Unija uzima u obzir dostupne znanstvene i tehničke podatke, uvjete okoliša u različitim regijama Unije, moguće koristi i troškove djelovanja odnosno nedjelovanja, ekonomski i socijalni razvoj Unije u cjelini i uravnoteženi razvoj njezinih regija. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||
Nadležnosti Agencije (Uredba Vijeća (EEZ) br. 1210/1990) |
Ciljevi Uspostaviti europsku informacijsku i promatračku mrežu za okoliš kako bi se Uniji i državama članicama pružile:
Zadaće
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
Upravljanje |
Upravni odbor Sastav Jedan predstavnik svake države članice, jedan predstavnik svake države članice EGP-a, dva predstavnika Komisije te dva znanstvenika koja imenuje Europski parlament. Zadaće Usvajanje višegodišnjih i godišnjih programa rada te osiguravanje njihove provedbe i usvajanje godišnjeg izvješća o radu Agencije. Izvršni direktor Imenuje ga upravni odbor na prijedlog Komisije. Znanstveni odbor Sastoji se od kvalificiranih stručnjaka iz područja zaštite okoliša koje određuje upravni odbor. Vanjska revizija Europski revizorski sud. Tijelo zaduženo za davanje razrješnice Europski parlament u skladu s preporukom Vijeća. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||
Sredstva stavljena na raspolaganje Agenciji 2014. (2013.) |
Završni proračun 52,6(41,7) milijuna eura Subvencija Unije: 80 % (100 %) Osoblje na dan 31. prosinca 2014. Broj radnih mjesta u planu radnih mjesta: 135 (138) Popunjena radna mjesta: 130 (132) i 74 (78) ostala radna mjesta (ugovorno osoblje i ustupljeni nacionalni stručnjaci) Ukupan broj članova osoblja: 204 (210) Mjesta iz plana radnih mjesta podijeljena na:
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
Proizvodi i usluge 2014. (2013.) |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
Izvor: prilog koji je dostavila Agencija. |
ODGOVOR AGENCIJE
11. |
Prema mišljenju Agencije načela transparentnosti bila su poštovana. „Poznati nedostaci” odgovarajuće su opisani u odjeljku 6.3.2 specifikacije natječaja korištenjem sljedećih pojmova: poboljšanje, ispravak, prilagođavanje i osiguranje usklađenosti. Cjelokupna specifikacija natječaja nalazi se na internetskoj stranici Agencije (http://www.eea.europa.eu/about-us/tenders/eea-mdi-14-005-it). |
12. |
Provodeći od svibnja 2014. novu politiku ex ante i ex post provjera bespovratnih sredstava, Agencija se prioritetno posvetila smjernicama za sastavljanje troškovnika. „EEA-ine smjernice za provjere” od tada su razrađene i podijeljene nadležnim dužnosnicima koji provode ex-ante provjere bespovratnih sredstava; smjernice se primjenjuju od financijske godine 2016. |
13. |
Nakon opažanja ECA-e, Agencija je zatražila povrat od dotičnog korisnika. Agencija će zajamčiti besprijekorno provođenje ICS-a br. 18 o dokumentiranju svakog slučaja nadjačavanja kontrola ili odstupanja od uspostavljenih politika i postupaka do kojih bi ubuduće moglo doći. U pogledu drugog dijela opažanja, Agencija nije smatrala učinkovitim nabavljati tražene dokumente, uzevši u obzir snažne dokaze prikupljene od istih partnera prilikom prethodnog uzorkovanja. Osim toga, Agencija je tada bila u kontaktu s revizorima Suda zbog osmišljavanja najprimjerenije politike provjere s ciljem osiguranja pokrivenosti i prihvatljivosti. Agencija prima na znanje treću primjedbu iz spomenutih opažanja koju će uzeti u obzir pri preispitivanju trenutne politike provjere ETC-a. Formalna strategija ex-post provjere bit će utvrđena uz osiguranje kompatibilnosti sa zadacima EEA-ine službe za unutarnju reviziju. Ex-post provjere provodit će isključivo dužnosnik za unutarnju reviziju, pokrivajući istovremeno terenske provjere i učinkovitost ex-ante postupka provjere. |
14. |
Prije implementacije usluge e-pošte koja se temelji na oblaku, Agencija je provela testiranje i procjenu rizika zbog posljedičnih promjena, konzultirajući pritom svoje stručnjake za IT i upravljanje kvalitetom, kao i službenika za zaštitu podataka. Po provedenom postupku procjene od pružatelja usluge zatražena su dodatna objašnjenja i jamstva kako bi se osigurala usklađenost s uredbom Europske unije o zaštiti osobnih podataka. Pružatelj usluge u tom je smislu potvrdio sljedeće:
Stoga Agencija smatra da su identificirani preostali rizici prihvatljivo i primjereno riješeni dogovorenim ugovornim odredbama. Međutim, Agencija će provoditi periodične provjere ispunjavanja ugovora s ciljem preispitivanja rizika i donošenja odgovarajućih mjera, kao i trenutnog djelovanja ako se to učini potrebnim. Osim toga, Agencija smatra da korištenje usluga u oblaku nema utjecaja na imunitet i povlastice čuvanja podataka. Kada je riječ o poštovanju prava na privatni i obiteljski život sukladno Povelji Europske unije o temeljnim pravima, Agencija je u međuvremenu ažurirala svoju politiku o korištenju e-pošte, gdje je unesena izjava o odricanju od odgovornosti za osoblje kada sustav e-pošte djelomično koristi za osobnu uporabu. |