1.

U skladu s temeljnim aktom, da bi izdaci bili prihvatljivi, moraju:

2.

U slučaju višegodišnjih mjera u smislu članka 15. stavka 6. temeljnog akta, za primjenu ovih pravila o prihvatljivosti kao projekt se smatra samo onaj dio mjere, koji se sufinancira iz godišnjeg programa.

3.

Projekti koje podupire Fond ne financiraju se iz drugih izvora obuhvaćenih proračunom Zajednice. Projekti koje podupire Fond sufinanciraju se iz javnih ili privatnih izvora.

1.

Projekti koje podupire Fond moraju biti takvi da ne donose profit. Ako su na kraju projekta izvori prihoda, uključujući primitke, veći od izdataka, doprinos projektu iz Fonda se u skladu s tomu umanjuje. Svi izvori prihoda za projekt moraju biti evidentirani u računovodstvenoj evidenciji ili u poreznoj dokumentaciji te se moraju moći utvrditi i nadzirati.

2.

Prihodi projekta su svi financijski doprinosi koje za projekt odobri Fond, iz javnih ili privatnih izvora, uključujući doprinos konačnog korisnika kao i svakog primitka koji nastane od projekta. U smislu tog pravila „primici” obuhvaćaju prihode koje projekt dobije tijekom razdoblja prihvatljivosti kako je to opisano u točki I.4., od prodaje, najma, usluga, upisnina/naknada ili drugih jednakovrijednih prihoda.

3.

Doprinos Zajednice koji proizlazi iz primjene načela neprofitnosti, kako je to određeno u članku 12. točki (c) ove Odluke, su „ukupni prihvatljivi troškovi” umanjeni za „doprinos trećih strana” i za „primitke nastale od projekta”.

1.

Troškovi u vezi projekta moraju nastati, a određena plaćanja (osim za amortizaciju) moraju se provesti nakon 1. siječnja godine iz odluke o financiranju kojom se odobravaju godišnji programi država članica. Razdoblje prihvatljivosti je do 30. lipnja godine N (2) +2, što znači da troškovi povezani s projektom moraju nastati prije tog datuma.

2.

Iznimka od razdoblja prihvatljivosti iz stavka 1. dopušta se za tehničku pomoć država članica (iz točke IV.3.).

1.

Izdaci odgovaraju plaćanjima konačnog korisnika. Plaćanja moraju biti u obliku financijskih (gotovinskih) transakcija, osim plaćanja za amortizaciju.

2.

Izdaci se u pravilu pravdaju službenim računima. Ako to nije moguće učiniti, izdaci se iskazuju računovodstvenim dokumentima ili popratnim dokumentima ekvivalentne dokazne vrijednosti.

3.

Izdaci se moraju moći utvrditi i provjeriti. Posebno,

4.

Prema potrebi, konačni korisnici moraju čuvati ovjerene preslike računovodstvene dokumentacije kojima se pravdaju prihodi i izdaci nastali na strani partnera, a u vezi s dotičnim projektom.

5.

Pohranjivanje i obrada evidencija iz stavaka 2. do 4. moraju biti u skladu s nacionalnim zakonodavstvom o zaštiti podataka.

1.

Izdaci za aktivnosti i mjere opisane u člancima 4. i 5. temeljnog akta moraju:

2.

Partneri u projektu koji su registrirani i osnovani u trećim zemljama mogu sudjelovati u projektima samo ako tako ne nastanu dodatni troškovi, osim u slučaju međunarodnih organizacija javnog sektora osnovanih međuvladinim sporazumima, te specijaliziranih agencija koje osnuju takve organizacije, Međunarodnog odbora Crvenog križa (ICRC) i Međunarodne federacije nacionalnih organizacija Crvenog križa i Crvenog polumjeseca.

1.

Troškovi osoblja koje je dodijeljeno projektu, a koji obuhvaćaju plaće, doprinose za socijalnu sigurnost i druge zakonske troškove, prihvatljivi su pod uvjetom da su u skladu s uobičajenom politikom plaća korisnika.

2.

Za međunarodne organizacije, prihvatljivi troškovi osoblja mogu uključivati sredstva za pokrivanje zakonskih obveza i drugih prihvatljivih troškova u vezi s plaćom.

3.

Odgovarajući troškovi za plaće osoblja javnih tijela prihvatljivi su u mjeri u kojoj su povezani s troškovima za aktivnosti koje odgovarajuće javno tijelo ne bi izvršavalo da nije pokrenut dotični projekt; to se osoblje upućuje ili dodjeljuje za provedbu projekta pisanom odlukom konačnog korisnika.

4.

Troškovi osoblja detaljno se određuju u planiranom proračunu, pri čemu je potrebno navesti funkcije i broj članova osoblja.

1.

Putni troškovi i dnevnice prihvatljivi su kao izravni troškovi za osoblje ili za druge osobe koje sudjeluju u aktivnostima povezanima s projektom i koje moraju putovati radi provedbe projekta.

2.

Putni troškovi prihvatljivi su na temelju stvarno nastalih troškova. Razine povrata temelje se na najjeftinijem obliku javnog prijevoza, a letovi zrakoplovom se, u pravilu, dopuštaju samo za putovanja dalja od 800 km (putovanje u oba smjera) ili ako zemljopisno odredište opravdava putovanje zrakoplovom. Ako se koristi privatni automobil, povrat se obično izvršava bilo na temelju troškova javnog prijevoza bilo na temelju obračuna kilometraže, u skladu s objavljenim službenim pravilima u dotičnoj državi članici ili na temelju kilometraže kako je obračunava konačni korisnik.

3.

Troškovi boravka prihvatljivi su na temelju stvarnih troškova ili dnevnica. Ako organizacija ima vlastitu stopu izračuna dnevnica (dnevnice), ona se primjenjuje u okviru gornjih granica koje odredi država članica u skladu s nacionalnim zakonodavstvom i praksom. Za troškove boravka obično vrijedi da obuhvaćaju lokalni prijevoz (uključujući taksi), smještaj, prehranu, lokalne telefonske pozive i druge manje izdatke.

1.

Troškovi koji se odnose na kupnju opreme prihvatljivi su samo ako su bitni za provedbu projekta. Oprema se treba odlikovati tehničkim svojstvima koja su potrebna za projekt te biti u skladu s primjenjivim normama i standardima.

2.

Izbor između zakupa, najma ili kupnje uvijek se mora temeljiti na najjeftinijoj opciji. Ipak, ako zakup ili najam nisu mogući zbog kratkoće trajanja projekta ili zbog brze amortizacije opreme, dopuštena je kupnja.

1.

Ako se oprema kupuje za vrijeme trajanja projekta, u proračunu se mora odrediti, jesu li prihvatljivi i uključeni svi troškovi ili samo dio amortizacije opreme, koji odgovara trajanju uporabe za potrebe projekta i stopi stvarne uporabe za potrebe projekta. Dio amortizacije opreme se izračunava u skladu s primjenjivim nacionalnim pravilima.

2.

Oprema koja je kupljena prije početka projekta, ali koja se koristila za potrebe projekta, prihvatljiva je na temelju amortizacije. Ipak, ti troškovi nisu prihvatljivi, ako je oprema izvorno kupljena bespovratnim sredstvima Zajednice.

3.

Za pojedinačne dijelove opreme koji koštaju manje od 20 000 EUR prihvatljivi su sveukupni troškovi kupnje, pod uvjetom da je oprema kupljena prije posljednjeg tromjesečja projekta. Pojedinačni dijelovi opreme koji koštaju više od 20 000 EUR opravdani su samo na temelju amortizacije.

1.

Ako je stjecanje nekretnina bitno za provedbu projekta i ako je jasno povezano s njegovim ciljevima, tada su kupnja nekretnina, tj. već izgrađenih zgrada ili izgradnja nekretnina, prihvatljive za sufinanciranje u skladu s dolje određenim uvjetima, ne dovodeći u pitanje primjenu strožih nacionalnih propisa:

2.

Podložno uvjetu iz stavka 1. točke (c), sveukupni troškovi preuređenja, modernizacije ili obnove zgrada prihvatljivi su do najvišeg iznosa od 100 000 EUR. Iznad tog praga, primjenjuju se uvjeti iz stavka 1. točaka (c) i (d).

(a)

nekretnine nisu kupljene bespovratnim sredstvima Zajednice;

(b)

nekretnine će se upotrebljavati isključivo za provedbu projekta. Ako to nije slučaj, prihvatljiv je samo onaj dio troškova koji odgovara uporabi za potrebe projekta.

1.

Kao opće pravo, konačni korisnici moraju biti sposobni sami upravljati projektom. Iznos za zadaće koje se u okviru projekta predmet podugovaraju mora biti jasno naveden u ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava.

2.

Izdaci koji su povezani sa sljedećim podugovorima nisu prihvatljivi za sufinanciranje iz Fonda:

3.

Za sve podugovore podizvođači se obvezuju revizorskim tijelima ili kontrolnim tijelima osigurati sve potrebne informacije povezane s aktivnostima koje su predmet podugovaranja.

1.

Posebni izdaci za ciljne skupine u skladu s mjerama iz članka 5. temeljnog akta sastojat će se od potpore, u cijelosti ili djelomično, u obliku:

2.

Navedeni troškovi su prihvatljivi pod sljedećim uvjetima:

3.

Mjere pomoći nakon povratka u treću zemlju, kao što je pomoć u osposobljavanju i zapošljavanju, kratkoročne mjere potrebne za postupak ponovnoga uključivanja i pomoć nakon povratka, kako su opisane u članku 5. stavcima 5., 8. i 9. temeljnog akta traju najviše 12 mjeseci od datuma povratka državljanina treće zemlje.

1.

Neizravni prihvatljivi troškovi aktivnosti su oni troškovi koji se, poštujući uvjete prihvatljivosti opisane u točki I.1.1., ne mogu prepoznati kao posebni troškovi izravno povezani s izvođenjem projekta.

2.

Odstupajući od točke I.1.1.(e) i točke 1.5., neizravni troškovi nastali u izvršenju akcije mogu biti prihvatljivi za paušalan iznos financijske pomoći koji je fiksiran na najviše 7 % ukupnog iznosa prihvatljivih izravnih troškova.

3.

Organizacije koje primaju bespovratna sredstva za poslovanje iz proračuna Unije ne mogu neizravne troškove uključiti u svoj planirani proračun.

(a)

PDV, osim ako konačni korisnik može dokazati da ne može ostvariti njegov povrat;

(b)

dobit od kapitala, dugovanje i troškovi dužničkih obveza, negativne kamate, devizne provizije i gubici, provizije za gubitke i moguće buduće obveze, plaćanje dugovanih kamata, sumnjivi dugovi, globe, novčane kazne, troškovi sudskih postupaka i prekomjerni i nepotrebni izdaci;

(c)

troškovi za reprezentaciju isključivo za osoblje projekta, razumni troškovi gostoprimstva na društvenim događanjima koji su opravdani projektom, kao što su događanja prilikom okončanja projekta ili sastanci upravljačke skupine projekta su dopušteni;

(d)

troškovi koje je prijavio konačni korisnik, a pokriveni su drugim projektom ili radnim programom koji dobiva bespovratna sredstva Zajednice;

(e)

kupnja zemljišta;

(f)

doprinosi u naravi.

1.

Svi troškovi potrebni za provedbu Fonda koji nastanu odgovornom tijelu, delegiranom tijelu, revizijskom tijelu, tijelu nadležnom za ovjeravanje ili drugim tijelima koja pomažu u zadaćama iz stavka 2.prihvatljivi su u okviru tehničke pomoći i u granicama utvrđenima u članku 17. temeljnog akta.

2.

To uključuje sljedeće mjere:

3.

Aktivnosti povezane s tehničkom pomoći moraju biti obavljene i odgovarajuća plaćanja izvršena nakon 1. siječnja godine koja je navedena u odluci o financiranju kojom se odobravaju godišnji programi država članica. Razdoblje prihvatljivosti traje sve do roka za podnošenje završnog izvješća o provedbi godišnjeg programa.

4.

Sve javne nabave moraju biti izvršene u skladu s nacionalnim pravilima o javnim nabavama, koja su utvrđena u državi članici.

5.

Države članice mogu mjere tehničke pomoći za ovaj Fond provoditi zajedno s mjerama tehničke pomoći za neke ili za sva četiri fonda. Međutim, u tom slučaju, samo onaj dio troškova koji je upotrijebljen za provedbu zajedničke mjere, koja odgovara ovom Fondu, prihvatljiv je za financiranje iz ovog Fonda, a države članice osiguravaju da: