EUR-Lex Access to European Union law
This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document C2005/079/11
Call for proposals relating to the processing of papers of Members of the European Parliament accumulated in the exercise of their duties and handed over in the form of legal donations or legacies (2005-002)
Appel à propositions Relatif à l'action de traitement du patrimoine archivistique des députés européens constitué dans l'exercice de leur mandat et versé à titre de dons ou de legs légaux (2005-002)
Appel à propositions Relatif à l'action de traitement du patrimoine archivistique des députés européens constitué dans l'exercice de leur mandat et versé à titre de dons ou de legs légaux (2005-002)
JO C 79 du 1.4.2005, p. 17–28
(ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, NL, PL, PT, SK, SL, FI, SV)
1.4.2005 |
FR |
Journal officiel de l'Union européenne |
C 79/17 |
Appel à propositions Relatif à l'action de traitement du patrimoine archivistique des députés européens constitué dans l'exercice de leur mandat et versé à titre de dons ou de legs légaux (2005-002)
(2005/C 79/11)
Dans le cadre de la politique d'information sur l'histoire de l'intégration européenne, le Parlement européen identifie chaque année des projets qui contribuent à réaliser le traitement du patrimoine archivistique des députés et anciens députés européens constitué dans l'exercice de leur mandat en liaison avec le Parlement européen et versé à titre de dons ou de legs à des instituts, associations ou fondations.
Base juridique
— |
Règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes. |
— |
Règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 de la Commission du 23 décembre 2002 établissant les modalités d'exécution du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes. |
— |
Règlement sur le traitement du patrimoine archivistique des députés européens versé à titre de dons ou de legs légaux à un institut, une association ou une fondation, adopté par le Bureau du Parlement européen le 2 juin 2003. |
Programme et source de financement: traitement du patrimoine archivistique des députés européens
Ligne budgétaire: 2271 de la Section I — Parlement — du budget général de l'Union européenne.
I. NATURE DES ACTIONS, ZONE GÉOGRAPHIQUE ET DURÉE DU PROJET
1 Objectif de l'action: faciliter le traitement et l'accès gratuit au patrimoine archivistique que les députés européens ont constitué en liaison et durant l'exercice de leur mandat parlementaire européen. L'action s'inscrit dans le cadre de la politique d'information sur l'histoire de l'intégration européenne, que le Parlement européen mène au profit des chercheurs et des citoyens européens.
2 Objet des activités: traitement archivistique des documents acquis par les députés ou anciens membres du Parlement européen (ainsi que de l'Assemblée commune de la CECA et de l'assemblée parlementaire européenne) dans l'exercice de leur mandat parlementaire européen. Ces documents auront été versés à titre de don ou de legs auprès d'un Institut, Association ou Fondation inscrit à l'SPP-ICA et n'auront pas encore été traités archivistiquement. Aucune subvention ne sera admise pour des dépenses effectuées avant la signature de la convention spécifique de financement (art. 112 du Règlement financier). Ces activités s'articuleront selon le schéma suivant:
Établissement d'un plan de classement
Traitement archivistique selon les normes ISAD(G) et ISAAR (CPF)
Numérisation et microfilmage des documents.
3 Zone géographique: Union européenne
4 Durée maximale: 30 juin 2006 (date limite de présentation de la demande de versement du solde de la subvention, après achèvement du projet).
5 Publicité: le présent appel à propositions et le formulaire de demande de subvention sont envoyés, pour publication:
au Journal officiel de l'Union européenne;
au site Internet du PE (http://www.europarl.eu.int/tenders;
au site Internet du Conseil international des Archives — Section des archives et archivistes des parlements et partis politiques.
II. FINANCEMENT
1. |
Budget maximum affecté au présent appel à propositions (ce montant peut être réduit ou augmenté en fonction d'exigences budgétaires et/ou fonctionnelles): 250.000 euros |
2. Montant maximal et minimal des subventions
— |
Pourcentage maximal du coût du projet pouvant être financé par des ressources communautaires: 50 % des coûts déterminés à raison de 9.900 euros par mètre linéaire + 5.000 feuilles) pour les documents textuels et de 7 euros par unité, pour les documents non textuels (ce pourcentage s'applique uniquement au fonds admis au financement — voir point 1.6 du formulaire de demande de subvention). |
— |
Montant minimum des subventions: 4.950 euros |
Le montant maximal des subventions sera déterminé en fonction des crédits disponibles à la ligne 2271.
3. Modalités de financement
— |
50 % après l'établissement de la liste des bénéficiaires et pour autant que les deux conditions suivantes aient été remplies:
|
— |
50 % après l'achèvement du projet et la remise des documents constituant la preuve de l'achèvement. |
4 Nombre de subventions
Seulement un fonds documentaire peut être soumis à une demande de subvention par demandeur et par an.
III. CONDITIONS D' ELIGIBILITE ET DE FINANCEMENT
1 Conditions d'éligibilité
a) |
Etre une personne morale, membre du Conseil International des Archives - section des Archives et archivistes des Parlements et partis politiques (SPP/ICA); |
b) |
Posséder des connaissances substantielles dans le domaine de l'archivage; |
c) |
Maîtriser les règles déontologiques et les normes internationales ISAD(G) et ISAAR(CPF); |
d) |
Posséder une expérience confirmée dans la gestion de documents afférents aux activités parlementaires; |
e) |
Ne pas se trouver dans une des conditions d'exclusion prévues aux articles 93 et 94 du Règlement financier (voir formulaire de demande de subvention, «Déclarations sur l'honneur»); |
f) |
Etre en mesure de produire toutes les pièces justificatives nécessaires attestant de l'existence des critères d'éligibilité, de sélection et d'attribution établis dans le présent appel à propositions et dans la base juridique, eu égard, en particulier, aux preuves de la consistance, composition et valeur historique (pour l'histoire de l'intégration européenne) du fonds. |
2 Conditions minimum de financement
Le financement peut être accordé à un institut, une association ou une fondation seulement lorsque:
a) |
Les documents ont été donnés ou légués à titre gratuit et avec renonciation, de la part de leurs auteurs, à la rétribution de l'exercice de leurs droits patrimoniaux au titre du droit d'auteur et notamment du droit de reproduction et le demandeur dispose et peut certifier, par conséquent, d'un droit réel à l'utilisation du fonds documentaire à titre gratuit; |
b) |
Le traitement archivistique des documents textuels est assujetti aux règles déontologiques et notamment aux normes ISAD(G) et ISAAR(CPF), conformément aux indications définies dans l'annexe 1 du règlement sur le traitement du patrimoine archivistique des députés européens versé à titre de dons ou de legs légaux à un institut, une association ou une fondation, adopté par le Bureau du Parlement européen le 2 juin 2003; |
c) |
Une autre subvention n'est pas versée au demandeur, au même titre, à la charge du budget général de l'Union européenne; |
d) |
Les documents ne sont pas utilisés, après le traitement archivistique, pour des buts lucratifs; |
e) |
Le demandeur s'engage à mettre à disposition du Parlement européen et des utilisateurs (sur support papier et électronique, ainsi que, le cas échéant, sur son site Web) l'inventaire complet des documents traités et à leur donner gratuitement accès aux documents originaux; |
f) |
Le demandeur dispose d'autres sources de financement du traitement des archives; |
g) |
Le demandeur s'engage à gérer directement la préparation et la gestion du projet et ne se limite pas à un rôle d'intermédiaire; |
h) |
Les documents à traiter archivistiquement:
|
IV. PROCEDURE DE SELECTION ET D'ATTRIBUTION
1 Critères de sélection
Le demandeur doit démontrer de disposer de sources de financement stables et suffisantes pour maintenir son activité pendant la période de réalisation de l'action et pour participer à son financement (à concurrence d'un minimum de 50 %) et à son préfinancement, avant le versement du solde (à concurrence d'un minimum de 25 %).
Il doit disposer de compétences reconnues en matière d'archivistique, telles à permettre de mener à bien l'action de traitement archivistique visé. À cette fin, les curricula vitae du personnel chargé du traitement devront être annexés. En outre, devront être précisées et documentées les ressources humaines et matérielles externes que le demandeur prévoit d'utiliser via la passation de marchés. N.B.: compte tenu du point III.2. g), le recours à des ressources externes ne peut avoir lieu que pour des tâches d'exécution matérielle.
Finalement, le demandeur doit démontrer sa capacité réelle de mettre à disposition des utilisateurs l'inventaire des documents et de donner l'accès, gratuitement, aux originaux.
2 Critères d'attribution
L'action proposée devra tendre à maximiser l'efficacité de la politique que le Parlement européen mène pour assurer aux chercheurs et aux citoyens européens l'information la plus complète sur l'histoire de l'intégration européenne. À cette fin, les critères d'attribution suivants, avec la pondération relative mentionnée ci-dessous, seront d'application:
a) |
aptitude du fonds documentaire (qu'il s'agisse de documents textuels ou d'autre nature) à constituer un complément significatif pour l'histoire de l'intégration européenne (à cet effet, sont exclus les documents officiels du Parlement européen ou de l'Union européenne). Pondération relative du critère: . . . . . . . . . ./60 points; |
b) |
importance des fonctions que le député ou ancien membre exerce/a exercé dans le cadre de son mandat parlementaire européen. Pondération relative du critère: . . . . . . . . . ./15 points. |
c) |
nouveauté des sources d'information. La conformité à ce critère sera évaluée en fonction du pourcentage de documents non publiés faisant partie d'un fonds et justifiés dans la demande de financement Pondération relative du critère: . . . . . . . . . ./15 points; |
d) |
capacité du demandeur à permettre l'accès au fonds documentaire pour un vaste public. La conformité à ce critère sera évalué en fonction des paramètres suivants:
|
Dans l'évaluation des critères d'attribution, il sera tenu compte, dans la mesure du possible, de l'exigence d'assurer un équilibre équitable parmi les différentes propositions, selon le double critère de la provenance géographique et de l'affiliation politique (5ème considérant du règlement sur le traitement du patrimoine archivistique des députés européens versé à titre de dons ou de legs légaux à un institut, une association ou une fondation.)
3 Procédure
Le Comité d'évaluation établira un classement des propositions sur la base des points attribués dans le respect de la pondération relative des critères, susmentionnée.
Les éléments qui justifient la conformité aux critères doivent être clairement indiqués dans l'acte de candidature et prouvés par toutes pièces justificatives utiles. Le Comité d'évaluation pourra inviter le demandeur à compléter ou expliciter les pièces justificatives nécessaires, dans le délai qu'il fixe. Tous les éléments faisant l'objet de la demande de financement doivent être prouvés, le cas échéant, par des pièces justificatives. Les éléments n'ayant pu être prouvés ne seront pas pris en compte dans l'évaluation des critères.
Le Parlement européen se réserve le droit de vérifier sur place, le cas échéant, les données présentées par les demandeurs dans le cadre du présent appel à propositions.
4 Période prévisionnelle de notification des résultats de la procédure d'attribution
Juillet/Septembre 2005
V. MODALITÉS DE PRÉSENTATION DE LA DEMANDE/INFORMATIONS GÉNÉRALES
1 Introduction d'une demande
Les demandes doivent être introduites au moyen du formulaire de demande de financement, dont toutes les parties doivent être complétées sous peine d'irrecevabilité.
Chaque demande, avec les documents d'accompagnement, doit être présentée en format papier (un original signé et cinq copies) et électronique (deux disquettes ou deux CD).
2 Date limite de remise des demandes
La date limite de réception des demandes est fixée au 25 mai 2005. Les demandes reçues par le pouvoir adjudicateur après cette date limite ne seront pas prises en compte.
3 Transmission des propositions
Les propositions doivent:
— |
être rédigées sur le formulaire de demande de financement; |
— |
être impérativement signées par le demandeur ou son mandataire dûment habilité; |
— |
être parfaitement lisibles afin d'éliminer le moindre doute quant aux termes et aux chiffres; |
— |
être envoyées sous double enveloppe. Les deux enveloppes seront fermées. L'enveloppe intérieure devra porter, en plus de l'indication du service destinataire tel qu'il figure dans l'appel à propositions, l'indication suivante: APPEL À PROPOSITIONS 2005-002 «Traitement du patrimoine archivistique des députés européens» A NE PAS OUVRIR PAR LE SERVICE DU COURRIER NI PAR AUCUNE PERSONNE NON HABILITÉE Si des enveloppes autocollantes sont utilisées, elles seront fermées à l'aide de bandes collantes au travers desquelles sera apposée la signature de l'expéditeur. Est considérée comme signature de l'expéditeur non seulement sa marque manuscrite, mais aussi le cachet de son organisme; |
— |
être expédiées au plus tard à la date limite fixée par l'appel à propositions, soit par voie postale sous pli recommandé, le cachet de la poste faisant foi, soit par porteur, contre reçu daté du service de courrier du lieu du service du Parlement européen indiqué dans l'appel à propositions. Le dépôt par porteur doit être effectué au plus tard à 12h00 du jour de la date limite. |
Une proposition envoyée par courrier privé est considérée comme ayant été livrée par porteur. Il incombe au demandeur de s'assurer que sa proposition a été livrée au plus tard à 12h00 le jour de la date limite au service du courrier du Parlement européen à l'adresse ci-dessous, et qu'un reçu a été délivré.
L'adresse de l'enveloppe extérieure sera la suivante:
PARLEMENT EUROPEEN |
Service du Courrier Officiel |
ASP 0 F 158 |
Attn: Direction générale de la Présidence |
Unité Budget et Finances (ASP 1H353) |
rue Wiertz 60 |
B-1047 Bruxelles (Belgique) |
Cette enveloppe portera également l'adresse de l'expéditeur.
L'adresse de l'enveloppe intérieure sera la suivante:
Direction générale de la Présidence |
Unité Budget et Finances (ASP 1H353) |
rue Wiertz 60 |
B-1047 Bruxelles (Belgique) |
Les propositions ne respectant pas les modalités de cet article seront considérées comme irrecevables.
4 Renseignements détaillés
Les textes suivants sont disponibles à la page Internet suivante:
http://www.europarl.eu.int./tenders/:
— |
règlement sur le traitement du patrimoine archivistique des députés européens versé à titre de dons ou de legs légaux à un institut, une association ou une fondation |
— |
formulaire de demande de financement |
— |
modèle de garantie de bonne exécution de l'action |
— |
modèle de convention |
Toute question concernant le présent appel à propositions en vue de l'octroi de subventions doit être envoyée par courrier électronique, en rappelant la référence de la publication, à l'adresse électronique suivante:
|
Ibalthazart@europarl.eu.int ou |
|
Rphilippot@europarl.eu.int |
FORMULAIRE DE DEMANDE DE SUBVENTION
Ligne budgétaire 2271
(Traitement du patrimoine archivistique des députés européens versé à titre de dons ou de legs légaux à un institut, une association ou une fondation)
Nom du demandeur: |
|
Dossier no: |
|
Case réservée au pouvoir adjudicateur |
I. ACTION DE TRAITEMENT ARCHIVISTIQUE
1 Description
1.1 |
Nom du député du Parlement européen qui a versé les documents |
1.2 |
Date de versement |
1.3 |
Modalité de versement:
|
1.4 |
Les documents ont-ils été légués à titre gratuit et avec renonciation, de la part de leurs auteurs, à la rétribution de l'exercice de leurs droits patrimoniaux au titre du droit d'auteur et notamment du droit de reproduction? Les documents peuvent-ils être utilisés, par conséquent, à titre gratuit?
Dans l'affirmative, annexer une certification probatoire |
1.5 |
Composition du fonds
|
1.6 |
Justification de la valeur du fonds (maximum une page), selon les critères suivants:
|
1.7 |
Description des interventions déjà éventuellement effectuées sur le même fonds (préciser le nombre de pages déjà traitées): (maximum une demi-page) |
1.8 |
Description détaillée des interventions prévues (voir paragraphe I de l'appel à proposition) (maximum une page) |
1.9 |
Méthodologie (maximum 1 page):
|
1.10 |
Durée et plan d'action |
2. Résultats escomptés (maximum une page)
II. LE DEMANDEUR
1. Identité
Dénomination juridique complète: |
|
Acronyme (s'il existe): |
|
Statut juridique justifiant la qualité de personne morale: |
|
Justification des pouvoirs de représentation de la personne morale (annexer les documents à l'appui) |
|
Éléments justificatifs de l'inscription SPP/ICA) |
|
Numéro de TVA (s'il existe): |
|
Adresse officielle: |
|
Adresse postale: |
|
Personne de contact: |
|
No de téléphone: |
|
No de fax: |
|
Courrier électronique: |
|
Site internet: |
|
2. Références bancaires
La banque doit avoir son siège dans le pays où le demandeur est enregistré.
Nom de la banque: |
|
Adresse de la banque: |
|
Dénomination du compte: |
|
Nom du/des signataire/s: |
|
Fonction(s) du/des signataires(s): |
|
Code de la banque: |
|
No de compte IBAN du demandeur N.B.: Ce compte doit permettre l'identification des fonds éventuellement versés par le PE |
|
Code SWIFT: |
|
3. Description du demandeur (maximum 1 page).
3.1 Quand votre organisation a-t-elle été créée et quand a-t-elle commencé ses activités?
3.2 Quelles sont les activités principales de votre organisation à l'heure actuelle?
3.3 Indication des organes de direction et des personnes qui les composent, avec indication de leurs fonctions statutaires.
ORGANE |
||||
Nom |
Profession |
Sexe |
Fonction |
Nombre d'années au sein de l'organe |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.4 Connaissances en matière d'archivage
3.4.1 |
Bref historique de l'activité accomplie en matière d'archivage (maximum une page). |
3.4.2 |
Curricula vitae des archivistes (maximum une page par archiviste). |
3.4.3 |
Capacité d'appliquer les méthodes ISAD(G) et ISAAR(CPF), conformément aux indications définies dans l'annexe 1 du règlement sur le traitement du patrimoine archivistique des députés européens versé à titre de dons ou de legs légaux à un institut, une association ou une fondation, adopté par le Bureau du Parlement européen le 2 juin 2003.
|
3.4.4 |
Effectuer une estimation des ressources humaines et matérielles externes que le demandeur prévoit d'utiliser, pour des activités d'exécution matérielle, via la passation de marchés (préciser lesquels). |
3.5 Indiquer les relations avec le public des utilisateurs de vos fonds (combien de chercheurs, d'étudiants, de citoyens?)
3.6 Mise à disposition des documents traités
3.6.1 |
Êtes-vous en mesure de mettre gratuitement à la disposition du Parlement européen et des utilisateurs l'inventaire des documents traités et de leur donner accès à l'original de ces documents? De quelle façon? |
3.6.2 |
Prévoyez-vous de créer une base de données avec les documents numérisés? |
3.6.3 |
Prévoyez-vous de publier les documents sur un site Web (dans le respect des limites éventuellement imposées par les lois en matière de protection des données personnelles)? |
4. Budget
4.1 |
Joindre le budget de fonctionnement du demandeur pour l'exercice 2005. Le demandeur doit indiquer les sources de financement qui permettent à couvrir le financement de l'action en ce qui concerne au moins les 50 % du coût de l'action non couverts par la subvention demandée et au moins les 25 % du coût de l'action à financer par le versement du solde (50 % de la subvention) après achèvement de l'action. |
4.2 |
Joindre le compte de gestion et le bilan de l'exercice 2004. |
4.3 |
Le demandeur bénéficie-t-il ou a-t-il demandé à bénéficier d'autres sources de financement au cours de l'exercice 2005 pour la même action du paragraphe I ou pour d'autres actions ou au titre de ses activités courantes, à la charge du budget général de l'Union européenne?
Si oui:
|
DÉCLARATIONS SUR L'HONNEUR
Le demandeur déclare ne pas se trouver dans l'une des situations suivantes (constituant cause d'exclusion du financement aux termes des articles 93 et 94 du règlement financier):
a) |
être en état ou faire l'objet d'une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d'activité, ou ne pas être dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales; |
b) |
faire l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant sa moralité professionnelle; |
c) |
en matière professionnelle, avoir commis de faute grave que le pouvoir adjudicateur pourrait constater par tout moyen; |
d) |
avoir rempli ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou ses obligations relatives au paiement de ses impôts selon les dispositions légales du pays où il est établi; |
e) |
faire l'objet d'un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers des Communautés; |
f) |
suite à la procédure de passation d'un autre marché ou de la procédure d'octroi d'une subvention financés par le budget communautaire, avoir été déclaré en défaut grave d'exécution en raison du non-respect de ses obligations contractuelles; |
g) |
se trouver en situation de conflit d'intérêts; |
h) |
ne pas fournir des renseignements requis dans le présent formulaire de demande ou effectuer de fausses déclarations. |
Je ne me trouve pas dans une des situations susmentionnées
Si oui, spécifier laquelle:
Le demandeur s'engage, en cas d'octroi d'une subvention, à ne pas utiliser le patrimoine archivistique traité à des buts lucratifs
Le demandeur s'engage, en cas d'octroi d'une subvention, à mettre à disposition des utilisateurs (sur support papier et électronique, ainsi que, le cas échéant, sur son site Web) l'inventaire complet des documents personnels traités et à leur donner accès aux documents originaux.
Le demandeur s'engage à gérer directement la préparation et la gestion du projet et à ne se pas limiter à un rôle d'intermédiaire.
Le demandeur s'engage, en cas d'octroi d'une subvention, à accompagner la demande de solde, après achèvement de l'action, par les documents indiqués à l'art. 6.2. a), b) c) et d) du règlement sur le traitement du patrimoine archivistique des députés européens versé à titre de dons ou de legs légaux à un institut, une association ou une fondation, adopté par le Bureau du Parlement européen le 2 juin 2003.
Le demandeur s'engage, en cas d'octroi d'une subvention, à ne pas effectuer de dépenses avant la signature d'une convention spécifique de financement.
Le demandeur s'engage, en cas d'octroi d'une subvention, à respecter intégralement les règlements constituant la base juridique de l'action faisant l'objet du financement (paragraphe «Base juridique» de l'appel à proposition:
— |
Règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes; |
— |
Règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 de la Commission du 23 décembre 2002 établissant les modalités d'exécution du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes; |
— |
Règlement sur le traitement du patrimoine archivistique des députés européens versé à titre de dons ou de legs légaux à un institut, une association ou une fondation, adopté par le Bureau du Parlement européen le 2 juin 2003). |
Signature du représentant légal attestant sur l'honneur l'exactitude des renseignements fournis ci-dessus
Fait le . . . . . . . . . . à . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Signature