Article premier

La position à prendre, au nom de l'Union européenne, au sein du comité de direction régional de la Communauté des transports (ci-après dénommé «comité de direction») est fondée sur le projet de décision du comité de direction joint à la présente décision.

Les représentants de l'Union au sein du comité de direction peuvent accepter que des modifications mineures soient apportées à ce projet de décision sans que le Conseil doive adopter une nouvelle décision.

Article 2

La Commission est destinataire de la présente décision.

PROJET DE

DÉCISION No 2018/1 DU COMITÉ DE DIRECTION RÉGIONAL DE LA COMMUNAUTÉ DES TRANSPORTS

du …

concernant l'adoption de son règlement intérieur

LE COMITÉ DE DIRECTION RÉGIONAL DE LA COMMUNAUTÉ DES TRANSPORTS,

vu le traité instituant la Communauté des transports, et notamment son article 24, paragraphe 5,

A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU COMITÉ DE DIRECTION RÉGIONAL DE LA COMMUNAUTÉ DES TRANSPORTS

I.   GÉNÉRALITÉS

1.

Le présent règlement intérieur fixe les procédures internes relatives au fonctionnement du comité de direction régional (ci-après dénommé «comité de direction») en tant qu'institution dans le cadre du traité instituant la Communauté des transports (ci-après dénommé «traité») entre l'Union européenne et les parties de l'Europe du Sud-Est (la République d'Albanie, la Bosnie-Herzégovine, l'ancienne République yougoslave de Macédoine, le Kosovo (*1), le Monténégro et la République de Serbie).

2.

En cas de contradiction entre le présent règlement intérieur et le traité, ce sont les dispositions du traité qui s'appliquent.

II.   MEMBRES, OBSERVATEURS ET AUTRES PARTICIPANTS

1.

Les membres du comité de direction devraient, en principe, être de hauts fonctionnaires présents dans les ministères chargés des transports respectifs.

2.

L'acte de nomination d'un membre doit fournir la preuve que le membre est mandaté pour exprimer la position de la partie contractante concernée d'une manière contraignante pour cette partie.

3.

Sans préjudice de la qualité d'observateur conformément à la deuxième phrase de l'article 24, paragraphe 2, du traité, la présidence et la vice-présidence telles que visées au point 2 de la section III peuvent, s'il y a lieu, convenir d'inviter des représentants d'autres États, d'organisations internationales ou d'autres instances, y compris des représentants de la société civile, à assister ponctuellement à des réunions spécifiques du comité de direction, ou à une ou plusieurs parties de celles-ci.

4.

Lorsque la présidence et la vice-présidence conviennent d'inviter des représentants d'autres États, d'organisations internationales ou d'autres instances, la présidence informe les parties contractantes et le secrétariat permanent de la Communauté des transports (ci-après dénommé «secrétariat») au minimum trois semaines avant la réunion. Les parties contractantes et le secrétariat peuvent faire part de leurs observations à la présidence dans un délai de cinq jours ouvrables à compter de la réception de cette information.

III.   PRÉSIDENCE

1.

Chaque partie de l'Europe du Sud-Est exerce la présidence du comité de direction durant une année civile, suivant l'ordre alphabétique indiqué à l'article 2, paragraphe 1, point b), du traité. La première partie de l'Europe du Sud-Est à exercer la présidence est la République d'Albanie.

2.

Les réunions du comité de direction sont présidées par la présidence. Celle-ci est assistée par un représentant de l'Union européenne qui exerce la vice-présidence.

3.

Dans le cas où la présidence n'est pas en mesure d'exercer ses fonctions pour une réunion en particulier, cette dernière est présidée par le représentant de l'Union européenne qui exerce la vice-présidence.

IV.   PRÉPARATION DES RÉUNIONS

1.

Les réunions du comité de direction ont lieu au siège du secrétariat. La présidence peut néanmoins décider d'un autre lieu de réunion du comité de direction, à l'issue de consultations avec la vice-présidence et le secrétariat, et eu égard aux considérations financières, administratives et organisationnelles pertinentes. Sauf dans des cas dûment justifiés, cette décision intervient au moins deux mois avant la réunion en question.

2.

Les contributions du secrétariat aux frais d'organisation des réunions en dehors de son siège sont soumises à ses règles budgétaires internes.

3.

Les dates des réunions sont décidées d'un commun accord par la présidence, la vice-présidence et le secrétariat. Ces dates sont en principe fixées au moins deux mois avant la réunion en question.

4.

Le projet d'ordre du jour de la réunion est décidé d'un commun accord par la présidence et la vice-présidence. Le projet d'ordre du jour et tous les documents y afférents sont communiqués aux membres et aux observateurs au moins six semaines avant la réunion en question. Les membres peuvent formuler des observations et proposer l'ajout de nouveaux points. Les documents présentant un intérêt pour les autres États, les organisations internationales ou les autres instances invités conformément au point 3 de la section II leur sont également distribués.

5.

Le secrétariat est chargé de préparer les réunions. Il informe la présidence et la vice-présidence, périodiquement et sur demande, sur le processus de préparation et se conforme à leurs demandes et indications à cet égard.

V.   RÉUNIONS DU COMITÉ DE DIRECTION – RÈGLES DE PROCÉDURE

1.

Les réunions du comité de direction ne sont pas publiques, sauf si ce dernier en décide autrement.

2.

Les membres du comité de direction, les observateurs et les autres participants à la réunion peuvent être accompagnés de fonctionnaires qui les assistent. Les noms et qualités de ces fonctionnaires sont communiqués au préalable au secrétariat. Par principe, leur nombre ne dépasse pas trois pour chacun des membres et deux pour chaque observateur participant à la réunion. Toutefois, la présidence peut donner son avis sur le nombre maximal de représentants par délégation.

3.

Le comité de direction est réputé ne réunir le quorum requis que si quatre parties de l'Europe du Sud-Est et l'Union européenne sont représentées.

4.

Conformément à l'article 24, paragraphe 3, du traité, le comité de direction statue à l'unanimité. L'abstention d'un membre n'empêche pas le comité de direction de prendre une mesure, pour autant que le quorum requis au point 3 de la présente section soit atteint.

5.

L'ordre du jour de la réunion est approuvé au début de celle-ci. En cas d'urgence, de nouveaux points peuvent être ajoutés au cours de la réunion, sous réserve de l'accord de la présidence et de la vice-présidence.

6.

Les observateurs peuvent participer aux discussions et peuvent faire des déclarations s'ils y sont autorisés ou s'ils sont invités à le faire par la présidence.

7.

Les représentants d'autres États, d'organisations internationales ou d'autres instances invités conformément au point 3 de la section II peuvent participer aux discussions s'ils y sont autorisés ou s'ils sont invités à le faire par la présidence, mais ne prennent aucune mesure au sein du comité de direction, quelle qu'elle soit.

8.

Les conclusions de chaque réunion sont rédigées avec l'aide du secrétariat.

9.

Les conclusions consignent l'ensemble des mesures adoptées lors de la réunion ainsi que les positions des membres et toute déclaration des observateurs concernant les mesures proposées par le comité de direction.

10.

Les conclusions sont signées par la présidence et communiquées aux membres et aux observateurs. Lorsqu'il est impossible d'élaborer le projet de conclusions avant la fin de la réunion en question, la présidence s'assure qu'elles sont élaborées et communiquées dans les sept jours civils suivant la réunion. Tout membre peut demander que des corrections soient apportées au projet de conclusions dans un délai de sept jours civils à compter de sa réception. La présidence fait en sorte que la version finale soit communiquée dans un délai de sept jours suivant l'expiration du délai pour la présentation des observations.

11.

Les conclusions des réunions ne peuvent en aucun cas restreindre la portée et les effets des actes juridiques ou du traité. Aucune déclaration ou conclusion ne peut être contraire à des dispositions juridiques contraignantes. Les conclusions des réunions ne font pas partie des actes juridiques et n'ont pas d'effet normatif.

VI.   TYPES DE MESURES ET PROCÉDURES À SUIVRE PAR LE COMITÉ DE DIRECTION

Généralités

1.

Le comité de direction exerce ses fonctions en adoptant, selon le cas, des recommandations et des décisions (ci-après dénommées conjointement «mesures»). L'adoption de règles visant à assurer le fonctionnement du comité de direction est considérée comme étant l'adoption d'une décision.

2.

Une fois une mesure adoptée ou modifiée, elle est signée sans délai par la présidence, puis diffusée par le secrétariat auprès de toutes les parties contractantes.

3.

Les mesures entrent en vigueur le jour de leur adoption, à moins qu'il n'en soit disposé autrement.

4.

Sauf si le présent règlement intérieur en dispose autrement, l'adoption ou la modification de mesures est soumise à la même procédure.

5.

Toute demande présentée par un membre ou par le secrétariat en vue de l'adoption ou de la modification d'une mesure est transmise par écrit trente jours civils au moins avant la tenue de la réunion du comité de direction lors de laquelle elle doit être examinée.

6.

La demande est adressée à la présidence avec copie à tous les membres et au secrétariat. Elle est accompagnée des notes explicatives pertinentes.

7.

Dans des cas dûment justifiés, les mesures peuvent être adoptées ou modifiées sans devoir respecter les formalités et procédures décrites aux points 4 à 6 de la présente section.

Adoption de mesures par correspondance

8.

Le comité de direction peut, entre deux réunions, adopter ou modifier des mesures par correspondance. La présidence, sur demande d'un membre ou du secrétariat en ce qui concerne une mesure à adopter par correspondance, ou de sa propre initiative, décide si la question nécessite le recours à une procédure par correspondance, en concertation avec la vice-présidence et moyennant son accord.

9.

Lorsque la présidence a décidé qu'une procédure par correspondance doit être appliquée, elle donne instruction au secrétariat d'envoyer aux membres la demande accompagnée des informations que la présidence, en concertation avec la vice-présidence et moyennant son accord, juge nécessaires. La présidence, en concertation avec la vice-présidence et moyennant son accord, vérifie également si les membres peuvent modifier la demande et, le cas échéant, dans quelles conditions ils peuvent y procéder.

10.

La présidence, en concertation avec la vice-présidence et moyennant son accord, détermine la date et l'heure auxquelles les réponses doivent être reçues, ce délai ne pouvant en aucun cas être inférieur à dix jours civils à compter de la date de transmission des informations visées au point 9 de la présente section. Dans des circonstances exceptionnelles, sur demande ou de sa propre initiative, la présidence peut, en concertation avec la vice-présidence et moyennant son accord, prolonger le délai pour la réception des réponses. Tout membre qui n'a pas répondu par écrit (y compris par courrier électronique) dans le délai imparti est considéré comme s'étant abstenu.

11.

Le comité de direction statue à l'unanimité. L'unanimité est considérée comme atteinte lorsqu'au moins quatre parties de l'Europe du Sud-Est et l'Union européenne ont réagi en faveur de la mesure concernée et qu'aucune partie ne s'est opposée à cette proposition.

VII.   DIVULGATION DE INFORMATIONS

1.

Sauf disposition contraire, les documents finalisés des réunions (ordre du jour, conclusions, etc.) sont publiés sur le site internet du secrétariat.

2.

Le droit d'accès aux documents détenus par le comité de direction est exercé conformément à l'article 38, paragraphes 2 et 3, du traité.

VIII.   DISPOSITIONS FINALES

1.

Les observateurs et les représentants d'autres États, d'organisations internationales ou d'autres instances invités conformément au point 3 de la section II se conforment aux exigences de confidentialité qui s'appliquent aux membres du comité de direction. Les conclusions de la réunion en question prennent en compte ces exigences.

2.

Avant d'assister aux discussions en question, les représentants d'autres États, d'organisations internationales ou d'autres instances invités conformément au point 3 de la section II sont tenus de signer une déclaration de confidentialité. Cette déclaration de confidentialité contient un engagement de respecter les règles de confidentialité visées au point 1 de la présente section. Les parties qui refusent de la signer sont exclues de ces discussions.

3.

La présidence signe tous les actes du comité de direction.

4.

Toute modification du présent règlement intérieur est adoptée par une décision du comité de direction.

5.

Dans le cas où l'application du présent règlement intérieur à une situation spécifique donne lieu à des difficultés d'interprétation, la présidence, en concertation avec la vice-présidence et moyennant son accord, donne un conseil en vue de remédier à la situation.

6.

Un an après l'entrée en vigueur du présent règlement intérieur et sur la base de l'expérience pratique tirée de son application, le secrétariat peut proposer de le modifier s'il le juge utile ou nécessaire. Lorsqu'un membre du comité de direction souhaite proposer une telle modification, il consulte d'abord le secrétariat.

Le présent règlement intérieur entre en vigueur le jour de son adoption par le comité de direction.

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(*1)  Cette désignation est sans préjudice des positions sur le statut et est conforme à la résolution 1244 (1999) du Conseil de sécurité des Nations unies ainsi qu'à l'avis de la Cour internationale de justice sur la déclaration d'indépendance du Kosovo.