1.9.2009   

FR

Journal officiel de l'Union européenne

L 228/3

(1)

L’utilisation généralisée des nouvelles technologies de l’information et de la communication par la Commission et les États membres, en particulier dans les échanges avec les autorités compétentes nationales chargées de la mise en œuvre de la politique agricole commune (PAC), a pour conséquence que l’espace documentaire de la Commission et des États membres, contient de plus en plus de documents électroniques ou numérisés.

(2)

La Commission a intensifié, dans le cadre de son fonctionnement interne et des relations avec les autorités concernées par la PAC, le développement de systèmes informatiques qui permettent de gérer les documents et les procédures par des moyens électroniques. Parallèlement, les États membres ont développé des systèmes informatiques au niveau national afin de répondre aux exigences de la gestion partagée de la PAC.

(3)

Dans ce contexte, compte tenu de la nécessité de garantir une gestion homogène et harmonisée de la PAC par l’ensemble des acteurs concernés, il y a lieu d’établir un cadre juridique prévoyant des règles communes applicables aux systèmes d’information mis en place aux fins de la communication à la Commission, par les États membres et les autorités ou organismes désignés par eux, des informations et des documents requis dans le cadre de la PAC.

(4)

Pour qu’il soit possible d’atteindre ces objectifs de manière efficiente, il y a lieu de définir le champ d’application de ce cadre juridique, tant du point de vue de la législation que des acteurs concernés.

(5)

Pour ce qui est de la législation, les règlements (CE) no 247/2006, (CE) no 1405/2006, (CE) no 1234/2007, (CE) no 3/2008 et (CE) no 73/2009 et leurs modalités d’application (ci-après dénommés «règlements de la PAC») imposent aux États membres un grand nombre d’obligations en ce qui concerne la communication à la Commission d’informations et de documents nécessaires à la mise en œuvre desdits règlements. Il convient en conséquence de les prendre en compte conformément à leurs spécificités.

(6)

Pour ce qui est des acteurs impliqués, les droits et obligations établis par les règlements de la PAC, tant pour la Commission que pour les États membres et les autorités et organismes compétents de ces derniers, nécessitent une identification précise des personnes et autorités responsables pour les actions et interventions menées dans ce cadre.

(7)

Les règlements de la PAC prévoient généralement que la transmission des informations est effectuée par voie électronique ou par l’intermédiaire d’un système d’information, sans nécessairement indiquer les principes applicables. Il est par conséquent souhaitable, en vue d’assurer la cohérence, la bonne gestion et la simplification des procédures pour les utilisateurs et les autorités responsables des systèmes d’établir des principes communs applicables à tous les systèmes d’information mis en place.

(8)

L’authenticité, l’intégrité et la lisibilité dans le temps des documents et des métadonnées qui les accompagnent doivent pouvoir être garanties pendant toute la durée de conservation exigée par la réglementation, afin que leur validité soit reconnue pour les besoins de la Commission comme dans les États membres.

(9)

En vue d’apporter cette garantie, il convient de prévoir que les autorités ou personnes autorisées à effectuer les communications soient toujours identifiées au sein des systèmes d’information mis en place, sur la base des compétences qui leur ont été attribuées. Cette identification doit être effectuée sous la responsabilité des autorités compétentes visées dans chacun des règlements de la PAC. Dans un souci de bonne gestion, il convient toutefois de laisser aux États membres et à la Commission le soin de déterminer les conditions dans lesquelles sont désignées les personnes autorisées à intervenir, en prévoyant que cette désignation soit effectuée par l’intermédiaire d’un organisme de liaison unique. En outre, il convient de déterminer les conditions dans lesquelles sont accordés les droits d’accès aux systèmes informatiques mis en place par la Commission.

(10)

Étant donné le large éventail des obligations de communication entrant dans le champ d’application du présent règlement, les systèmes informatiques seront mis à la disposition des autorités compétentes des États membres de façon progressive. Il convient que l’obligation de transmettre les informations par l’intermédiaire de ces systèmes s’applique à la date d’application du présent règlement prévue dans les dispositions correspondantes des règlements de la PAC.

(11)

Les documents doivent être gérés dans le respect des règles de protection des données personnelles. À cette fin, il convient que s’appliquent les dispositions générales établies dans la législation communautaire, notamment par la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (6), la directive 2002/58/CE du Parlement européen et du Conseil du 12 juillet 2002 concernant le traitement des données à caractère personnel et la protection de la vie privée dans le secteur des communications électroniques (directive vie privée et communications électroniques) (7), le règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l’accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (8) et le règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données (9).

(12)

Les mesures prévues au présent règlement sont conformes à l’avis du comité de gestion des paiements directs et du comité de gestion de l’organisation commune des marchés agricoles,

—

le règlement (CE) no 247/2006 et ses modalités d’application,

—

le règlement (CE) no 1405/2006 et ses modalités d’application,

—

le règlement (CE) no 1234/2007 et ses modalités d’application,

—

le règlement (CE) no 3/2008 et ses modalités d’application,

—

le règlement (CE) no 73/2009 et ses modalités d’application.

a)

«obligation de communication», l’obligation imposée aux États membres de transmettre des documents à la Commission, telle que prévue par les textes législatifs communautaires visés à l’article 1er;

b)

«autorités compétentes», les autorités ou les organismes chargés par l’État membre de s’acquitter de l’obligation de communication;

c)

«autorité responsable du système d’information», l’autorité, le service, l’organisme ou la personne responsables, à la Commission, de la validation et de l’utilisation du système, et qui sont identifiés comme tels dans le système;

d)

«métadonnées», les données décrivant le contexte, le contenu et la structure des documents, ainsi que leur gestion dans le temps.

a)

désigne un organisme de liaison unique chargé:

b)

communique à la Commission l’identité et les coordonnées de l’organisme de liaison qu’il a désigné.

a)

ils assurent l’identification univoque de chaque utilisateur et comportent des mesures de contrôle efficace des droits d’accès permettant d’empêcher tout accès, toute suppression, toute modification et tout déplacement illégaux, malveillants ou non autorisés des documents, dossiers, métadonnées et étapes de la procédure;

b)

ils sont dotés de dispositifs de protection physique contre les intrusions et les incidents environnementaux et de protection logicielle contre les attaques informatiques;

c)

ils empêchent, par différents moyens, toute modification non autorisée et comportent des mécanismes de vérification de l’intégrité des documents permettant de contrôler si ceux-ci ont subi des modifications;

d)

ils gardent en mémoire une piste d’audit pour chaque étape essentielle de la procédure;

e)

ils sauvegardent les données stockées dans un espace matériel et logiciel sûr, dans le respect des dispositions du point b);

f)

ils offrent des procédures fiables de conversion des formats et de migration permettant de garantir la lisibilité et l’accessibilité des documents pendant toute la durée de conservation requise;

g)

ils sont assortis d’une documentation fonctionnelle et technique suffisamment détaillée et actualisée couvrant le fonctionnement et les caractéristiques du système et accessible à tout moment aux entités organisationnelles chargées des spécifications fonctionnelles et/ou techniques.