(1)

Dans sa communication du 2 décembre 2020 intitulée «Numérisation de la justice dans l’Union européenne — Une panoplie de possibilités», la Commission a établi la nécessité de moderniser le cadre législatif des procédures transfrontières de l’Union en droit civil, commercial et pénal, conformément au principe du «numérique par défaut», tout en veillant à ce que toutes les garanties nécessaires soient mises en place pour éviter l’exclusion sociale et en garantissant la confiance mutuelle, l’interopérabilité et la sécurité.

(2)

Pour mettre en place un espace de liberté, de sécurité et de justice pleinement opérationnel, il est important que tous les États membres s’efforcent de réduire les écarts existants en ce qui concerne la numérisation des systèmes et de tirer parti des possibilités offertes par les mécanismes de financement pertinents de l’Union.

(3)

Aux fins du renforcement de la coopération judiciaire et de l’amélioration de l’accès à la justice, les actes juridiques de l’Union prévoyant des communications entre les autorités compétentes, y compris les organes et agences de l’Union, et entre les autorités compétentes et les personnes physiques et morales en matière civile et commerciale devraient être complétés pour établir les conditions dans lesquelles ces communications peuvent être effectuées par des moyens numériques.

(4)

Le présent règlement vise à améliorer l’efficience et l’efficacité des procédures judiciaires et à faciliter l’accès à la justice par la numérisation des canaux de communication existants, ce qui devrait mener à des économies de coûts et de temps, à une réduction de la charge administrative et à une meilleure résilience dans les situations de force majeure pour toutes les autorités intervenant dans la coopération judiciaire transfrontière. L’utilisation de canaux de communication numériques entre les autorités compétentes devrait conduire à une réduction des retards dans le traitement des affaires, à court et à long terme. Cela devrait profiter aux particuliers et aux entités juridiques ainsi qu’aux autorités compétentes des États membres, et renforcer la confiance dans les systèmes judiciaires. La numérisation des canaux de communication serait également bénéfique dans le domaine des procédures pénales transfrontières et dans le contexte de la lutte de l’Union contre la criminalité. À cet égard, le niveau élevé de sécurité que les canaux de communication numériques peuvent offrir constitue une avancée, également en ce qui concerne la protection des droits des personnes qui sont concernées, tels que le droit au respect de la vie privée et familiale ou le droit à la protection des données à caractère personnel.

(5)

Les libertés et droits fondamentaux de toutes les personnes qui sont concernées par l’échange électronique de données en vertu du présent règlement, en particulier le droit à un accès effectif à la justice, le droit à un procès équitable, le principe de non-discrimination, le droit au respect de la vie privée et familiale et le droit à la protection des données à caractère personnel, devraient être pleinement respectés conformément au droit de l’Union.

(6)

Lorsqu’elles s’acquittent des obligations qui leur incombent en vertu du présent règlement, toutes les entités devraient respecter le principe de l’indépendance du pouvoir judiciaire, eu égard au principe de la séparation des pouvoirs et aux autres principes de l’état de droit.

(7)

L’accès effectif à la justice est un objectif fondamental de l’espace de liberté, de sécurité et de justice. La transformation numérique est une étape essentielle pour améliorer l’accès à la justice ainsi que l’efficacité, la qualité et la transparence des systèmes judiciaires.

(8)

Il est important de mettre au point des canaux et des outils appropriés pour faire en sorte que les systèmes judiciaires puissent coopérer par voie numérique de manière efficace. Il est donc essentiel de mettre en place, au niveau de l’Union, un instrument de technologie de l’information uniforme permettant un échange électronique transfrontière rapide, direct, interopérable, fiable, accessible, sûr et efficace de données relatives aux dossiers entre les autorités compétentes. La Commission et les États membres devraient veiller à ce que les professionnels du droit participent à la transformation numérique des systèmes judiciaires.

(9)

Des outils ont été mis au point pour l’échange numérique de données relatives aux dossiers, qui permettent d’éviter de remplacer les systèmes informatiques existants déjà mis en place dans les États membres ou de devoir apporter des modifications coûteuses à ces systèmes. Le système e-CODEX («e-Justice Communication via the On-line Data Exchange»), dont le cadre juridique est établi par le règlement (UE) 2022/850 du Parlement européen et du Conseil (3), est le principal outil de ce type à avoir été mis au point à ce jour pour assurer l’échange électronique transfrontière rapide, direct, interopérable, pérenne, fiable et sécurisé de données relatives aux dossiers entre les autorités compétentes.

(10)

La numérisation des procédures devrait assurer l’accès à la justice pour tous, y compris les personnes handicapées. Le système informatique décentralisé et le point d’accès électronique européen établis par le présent règlement devraient être conformes aux exigences en matière d’accessibilité de l’internet énoncées dans la directive (UE) 2016/2102 du Parlement européen et du Conseil (4). Dans le même temps, les modes de paiement électronique visés dans le présent règlement devraient être conformes aux exigences en matière d’accessibilité énoncées dans la directive (UE) 2019/882 du Parlement européen et du Conseil (5).

(11)

La mise en place de canaux numériques pour la communication transfrontière contribuerait directement à améliorer l’accès à la justice, en permettant aux personnes physiques et morales de demander la protection de leurs droits et de faire valoir leurs demandes, d’engager des procédures et d’échanger des données relatives à des dossiers sous forme numérique avec les autorités judiciaires ou d’autres autorités compétentes, dans le cadre de procédures relevant du champ d’application du droit de l’Union en matière civile et commerciale.

(12)

Afin de s’assurer que les outils de communication électronique ont une incidence positive sur l’accès à la justice, les États membres devraient allouer des ressources suffisantes à l’amélioration des compétences et de l’habileté numériques des citoyens et veiller tout particulièrement à ce qu’un manque de compétences numériques ne devienne pas un obstacle à l’utilisation du système informatique décentralisé. Les États membres devraient veiller à ce qu’une formation soit proposée à tous les professionnels de la justice concernés, y compris les procureurs, les juges et le personnel administratif, ainsi qu’aux autorités compétentes, afin de garantir l’utilisation efficace du système informatique décentralisé. Cette formation devrait viser à améliorer le fonctionnement des systèmes judiciaires dans l’ensemble de l’Union, ainsi que le respect des valeurs et des droits fondamentaux, en particulier en permettant aux professionnels de la justice de faire face efficacement aux défis auxquels ils pourraient être confrontés au cours de procédures ou d’audiences ou d’auditions conduites par visioconférence ou une autre technologie de communication à distance, en raison de leur caractère virtuel. La Commission devrait encourager les États membres à solliciter des subventions pour financer les activités de formation au titre des programmes financiers pertinents de l’Union, et leur apporter son soutien lorsqu’ils le font.

(13)

Le présent règlement affaires ayant des implications transfrontières qui relèvent du champ d’application de certains actes juridiques de l’Union en matière civile, commerciale et pénale. Ces actes devraient être répertoriés dans les annexes du présent règlement. Les communications entre les autorités compétentes et les organes et agences de l’Union, tels que le Parquet européen ou Eurojust, dans les cas où ils sont compétents en vertu des actes juridiques énumérés à l’annexe II, devraient également être couvertes par le présent règlement. Lorsque les praticiens de l’insolvabilité sont compétents en vertu du droit national pour recevoir des créances produites par un créancier étranger dans le cadre d’une procédure d’insolvabilité au titre du règlement (UE) 2015/848 du Parlement européen et du Conseil (6), ils devraient être considérés comme des autorités compétentes au sens du présent règlement.

(14)

Le présent règlement ne devrait pas affecter les règles régissant les procédures judiciaires transfrontières établies par les actes juridiques énumérés aux annexes I et II, sauf en ce qui concerne les règles relatives à la communication par des moyens numériques introduites par le présent règlement. Le présent règlement devrait s’entendre sans préjudice du droit national concernant la désignation de toute autorité, toute personne ou tout organisme traitant tout aspect de la vérification et du dépôt des demandes, des documents ou des informations. Les exigences prévues par le droit national applicable en ce qui concerne l’authenticité, l’exactitude, la fiabilité, la crédibilité et la forme juridique appropriée des documents ou des informations devraient rester inchangées, sauf en ce qui concerne les règles relatives à la communication par des moyens numériques introduites par le présent règlement.

(15)

La question de savoir si une affaire doit être considérée comme ayant des implications transfrontières devrait être appréciée au regard des actes juridiques énumérés aux annexes I et II. Lorsque les actes juridiques énumérés aux annexes I et II prévoient explicitement qu’une procédure de communication entre autorités compétentes devrait être régie par le droit national, le présent règlement ne devrait pas s’appliquer.

(16)

Les obligations prévues par le présent règlement ne devraient pas s’appliquer aux communications orales, telles que les communications par téléphone ou en personne.

(17)

Le présent règlement ne devrait pas s’appliquer à la signification ou à la notification d’actes en vertu du règlement (UE) 2020/1784 du Parlement européen et du Conseil (7), ni à l’obtention de preuves en vertu du règlement (UE) 2020/1783 du Parlement européen et du Conseil (8). Lesdits règlements prévoient déjà des règles spécifiques en matière de numérisation de la coopération judiciaire. Toutefois, afin de renforcer la signification ou la notification d’actes par voie électronique devant être faite directement à une personne ayant une adresse connue à des fins de signification ou de notification dans un autre État membre, le présent règlement devrait apporter certaines modifications au règlement (UE) 2020/1784.

(18)

Lorsque la Commission collabore avec des acteurs externes lors des phases de conception et de construction du point d’accès électronique européen, ces acteurs devraient avoir une expérience en matière de développement informatique sécurisé, convivial et accessible.

(19)

Afin d’assurer une communication sécurisée, efficace, rapide, interopérable, confidentielle et fiable entre les États membres aux fins des procédures judiciaires transfrontières en matière civile, commerciale et pénale, il convient d’utiliser des technologies de communication appropriées, pour autant que certaines conditions concernant la sécurité, l’intégrité et la fiabilité du document reçu et l’identification des participants à la communication soient remplies. Par conséquent, un système informatique décentralisé sûr, efficace et fiable devrait être mis en place pour les échanges de données dans le cadre de procédures judiciaires transfrontières. Par son caractère décentralisé, le système informatique devrait viser à permettre des échanges de données sécurisés entre autorités compétentes, sans que l’une des institutions de l’Union intervienne dans la teneur de ces échanges. Le système informatique décentralisé devrait également permettre des échanges de données sécurisés entre un État membre et les organes et agences de l’Union, tels qu’Eurojust, dans les cas relevant du champ d’application des actes juridiques énumérés à l’annexe II.

(20)

Le système informatique décentralisé devrait être composé des systèmes dorsaux en place dans les États membres et les organes et agences de l’Union concernés, ainsi que des points d’accès interopérables par l’intermédiaire desquels ces systèmes sont interconnectés de manière sécurisée. Les points d’accès du système informatique décentralisé devraient être basés sur e-CODEX.

(21)

Aux fins du présent règlement, les États membres devraient pouvoir utiliser un logiciel mis au point par la Commission (logiciel de mise en œuvre de référence) au lieu d’un système informatique national. Ce logiciel de mise en œuvre de référence devrait être basé sur une configuration modulaire, ce qui signifie que le logiciel est empaqueté et livré séparément des composants e-CODEX nécessaires pour le connecter au système informatique décentralisé. Une telle configuration devrait permettre aux États membres de réutiliser ou d’améliorer leur infrastructure nationale de communication judiciaire existante aux fins d’une utilisation transfrontière. Pour les questions relatives aux obligations alimentaires, les États membres pourraient en outre utiliser un logiciel mis au point par la Conférence de La Haye de droit international privé (iSupport).

(22)

La Commission devrait être chargée de la création, du développement et de la maintenance du logiciel de mise en œuvre de référence, conformément aux principes de protection des données dès la conception et par défaut et aux exigences en matière d’accessibilité. Elle devrait concevoir et développer le logiciel de mise en œuvre de référence, et en assurer la maintenance, dans le respect des exigences et principes en matière de protection des données établies dans les règlements (UE) 2018/1725 (9) et (UE) 2016/679 (10) du Parlement européen et du Conseil et la directive (UE) 2016/680 du Parlement européen et du Conseil (11), en particulier les principes de protection des données dès la conception et par défaut ainsi que la garantie d’un niveau élevé de cybersécurité. En particulier, toute personne physique ou morale participant à la création, au développement ou à la maintenance des systèmes informatiques nationaux ou du logiciel de mise en œuvre de référence devrait être liée par ces exigences et principes. Le logiciel de mise en œuvre de référence devrait également comprendre des mesures techniques appropriées et rendre possibles des mesures organisationnelles, y compris le contrôle nécessaire pour assurer un niveau de sécurité et d’interopérabilité adapté à l’échange d’informations dans le cadre des procédures judiciaires transfrontières. Afin d’assurer l’interopérabilité avec les systèmes informatiques nationaux, le logiciel de mise en œuvre de référence devrait être en mesure d’appliquer les normes de procédure numériques, telles qu’elles sont définies dans le règlement (UE) 2022/850, pour les actes juridiques correspondants énumérés aux annexes I et II du présent règlement.

(23)

Afin que les demandeurs puissent bénéficier d’une assistance rapide, sûre et efficace, il convient que les communications entre les autorités compétentes, telles que les juridictions et les autorités centrales établies en vertu des règlements (CE) no 4/2009 (12) et (UE) 2019/1111 (13) du Conseil, s’effectuent, en règle générale, par l’intermédiaire du système informatique décentralisé.

(24)

Il se peut que la transmission par l’intermédiaire du système informatique décentralisé soit impossible en raison d’une perturbation du système. Toute perturbation du système devrait être résolue dès que possible par les organes compétents de l’Union et les États membres. La transmission pourrait également être impossible dans la pratique en raison de la nature physique ou technique de l’objet de la transmission, comme des preuves physiques, ou de la nécessité de transmettre l’acte original sur support papier pour en évaluer l’authenticité, ou en raison d’une force majeure. Les situations de force majeure résultent, en règle générale, d’événements imprévisibles et inévitables provenant d’une cause extérieure à l’autorité compétente. Lorsque le système informatique décentralisé n’est pas utilisé, il convient d’effectuer la communication par les autres moyens les plus appropriés. De tels autres moyens devraient impliquer, entre autres, une transmission effectuée aussi rapidement que possible et de manière sécurisée par d’autres moyens électroniques sécurisés, par l’intermédiaire des services postaux ou par transmission en personne lorsque cette transmission est possible.

(25)

Le système informatique décentralisé devrait être utilisé par défaut dans la communication entre les autorités compétentes. Toutefois, afin d’assurer la flexibilité de la coopération judiciaire, d’autres moyens de communication pourraient être plus appropriés dans certaines situations. Tel pourrait être le cas lorsque les autorités compétentes ont besoin d’une communication personnelle directe et en particulier pour les communications directes entre les juridictions en vertu des règlements (UE) 2015/848 et (UE) 2019/1111, ainsi que pour les communications directes entre les autorités compétentes en vertu des décisions-cadres 2005/214/JAI (14), 2006/783/JAI (15), 2008/909/JAI (16), 2008/947/JAI (17), 2009/829/JAI (18) du Conseil, de la directive 2014/41/UE du Parlement européen et du Conseil (19) ou du règlement (UE) 2018/1805 du Parlement européen et du Conseil (20) lorsque les communications entre autorités compétentes sont susceptibles d’être effectuées par tout moyen ou tout moyen approprié, tel que cela est prévu dans ces actes. En pareils cas, les autorités compétentes pourraient utiliser des moyens de communication moins formels, tels que le courrier électronique.

D’autres moyens de communication pourraient également être appropriés lorsque la communication implique le traitement de données sensibles ou lorsque la conversion de documents volumineux au format électronique impose une charge administrative disproportionnée à l’autorité compétente qui envoie les documents. Compte tenu du fait que les autorités compétentes traitent des données sensibles, la sécurité et la fiabilité de l’échange d’informations devraient toujours être assurées lors du choix des moyens de communication appropriés. Le système informatique décentralisé devrait toujours être considéré comme le moyen le plus approprié pour l’échange de formulaires établis en application des actes juridiques énumérés aux annexes I et II du présent règlement. Toutefois, les formulaires pourraient être échangés par d’autres moyens dans les cas où les autorités compétentes de différents États membres se trouvent au même endroit dans un État membre aux fins de l’assistance dans l’exécution des procédures de coopération judiciaire au titre des actes juridiques énumérés à l’annexe II du présent règlement, si cela est nécessaire en raison de l’urgence de la question, par exemple dans les situations relevant de la directive 2014/41/UE où l’autorité d’émission apporte son assistance dans le cadre de l’exécution de la décision d’enquête européenne dans l’État d’exécution, ou lorsque les autorités compétentes de différents États membres coordonnent les procédures de coopération judiciaire au titre des actes juridiques énumérés à l’annexe II du présent règlement lors d’une réunion en présentiel.

(26)

Quant aux composants du système informatique décentralisé, qui relèvent de la responsabilité de l’Union, conformément aux exigences de sécurité établies par le règlement (UE) 2022/850, l’entité chargée de la gestion des composants du système devrait disposer de ressources suffisantes pour en assurer le bon fonctionnement.

(27)

Afin de faciliter l’accès des personnes physiques et morales aux autorités compétentes en matière civile et commerciale, le présent règlement devrait établir, dans le cadre du système informatique décentralisé, un point d’accès au niveau de l’Union, un «point d’accès électronique européen», qui devrait contenir des informations destinées aux personnes physiques et morales concernant leur droit à une aide juridictionnelle et par lequel celles-ci devraient pouvoir introduire des réclamations et des demandes, envoyer, demander et recevoir des informations utiles à une procédure, y compris des dossiers numérisés ou des parties de ceux-ci, et communiquer avec les autorités compétentes, à moins qu’elles ne confient à leurs représentants le soin de le faire en leur nom, dans les situations couvertes par le présent règlement, ou se voir signifier ou notifier des actes judiciaires ou extrajudiciaires. Le point d’accès électronique européen devrait être hébergé sur le portail européen e-Justice, qui sert de guichet unique pour les informations et services judiciaires dans l’Union.

(28)

Le droit à l’aide ou l’assistance judiciaire ou à l’assistance juridique prévu par le droit de l’Union et le droit national, en particulier le droit à l’aide juridictionnelle établi par le règlement (UE) no 650/2012 du Parlement européen et du Conseil (21), les règlements (CE) no 4/2009 et (UE) 2019/1111 du Conseil, et la directive 2003/8/CE du Conseil (22) s’applique. Les personnes physiques et morales devraient pouvoir accéder aux informations pertinentes figurant sur le portail e-Justice au moyen de liens sur le point d’accès électronique européen.

(29)

Dans le contexte de la communication entre des personnes physiques ou morales et les autorités compétentes en matière civile et commerciale dans les affaires transfrontières, il convient d’utiliser la communication électronique comme substitut aux moyens de communication existants, y compris les moyens nationaux, sans que cela n’ait d’incidence sur la manière dont les personnes physiques ou morales communiquent avec leurs autorités nationales, conformément au droit national. Lorsque les personnes morales communiquent avec les autorités compétentes, l’utilisation par défaut de moyens électroniques devrait être encouragée. Néanmoins, afin de garantir que l’accès à la justice par des moyens numériques ne contribue pas à accentuer la fracture numérique, le choix entre les moyens de communication électroniques, comme le prévoit le présent règlement, et les autres moyens de communication devrait être laissé à l’appréciation des personnes qui sont concernées. Cela est particulièrement important afin de répondre aux circonstances particulières des personnes qui pourraient ne pas disposer des moyens techniques ou des compétences numériques nécessaires pour accéder aux services numériques ainsi que des personnes handicapées, les États membres et l’Union s’étant engagés à prendre les mesures qui s’imposent, conformément à la convention des Nations unies relative aux droits des personnes handicapées.

(30)

Afin d’accroître la communication et la transmission électroniques transfrontières de documents par l’intermédiaire du système informatique décentralisé, y compris par l’intermédiaire du point d’accès électronique européen, il convient de ne pas priver lesdits documents d’effet juridique et de ne pas les déclarer irrecevables dans le cadre d’une procédure au seul motif qu’ils se présentent sous une forme électronique. Toutefois, ce principe devrait s’entendre sans préjudice de l’appréciation des effets juridiques ou de la recevabilité de tels documents, qui pourraient constituer des moyens de preuve conformément au droit national.

(31)

Afin de faciliter les audiences ou les auditions dans les procédures civiles, commerciales et pénales ayant des implications transfrontières, le présent règlement devrait prévoir le recours facultatif à la visioconférence ou à d’autres technologies de communication à distance.

(32)

La visioconférence ou autre technologie de communication à distance devrait permettre à l’autorité compétente d’authentifier l’identité des personnes à entendre et devrait assurer la communication visuelle, audio et orale au cours de l’audience ou de l’audition. Un simple appel téléphonique ne devrait pas être considéré comme une technologie de communication à distance appropriée pour les audiences ou les auditions. La technologie utilisée devrait respecter les normes applicables en matière de protection des données à caractère personnel, de confidentialité des communications et de sécurité des données, quel que soit le type d’audience ou d’audition pour lequel elle est utilisée.

(33)

Une audience ou une audition conduite par visioconférence ou par une autre technologie de communication à distance ne devrait pas être refusée au seul motif qu’il n’existe pas de dispositions nationales régissant l’utilisation des technologies de communication à distance. Dans un tel cas, les règles les plus appropriées applicables en vertu du droit national, telles que les règles relatives à l’obtention des preuves, devraient s’appliquer mutatis mutandis.

(34)

Le droit à l’interprétation ne devrait pas être affecté par le présent règlement, et la visioconférence ou autre technologie de communication à distance utilisée dans les procédures civiles, commerciales ou pénales devrait permettre le recours à l’interprétation.

(35)

Afin de faciliter les audiences ou les auditions dans les procédures civiles et commerciales ayant des implications transfrontières, le présent règlement devrait prévoir le recours facultatif à la visioconférence ou à une autre technologie de communication à distance pour la participation des parties ou de leurs représentants à ces audiences ou auditions, sous réserve de la disponibilité de la technologie concernée, de la possibilité pour les parties de présenter un avis sur le recours à cette technologie et du caractère approprié de son utilisation dans les circonstances précises de l’affaire. Le présent règlement ne devrait empêcher ni les personnes qui assistent une partie ni les procureurs en matière civile et commerciale de participer à l’audience ou à l’audition par visioconférence ou par une autre technologie de communication à distance, conformément au droit national applicable.

(36)

La procédure d’ouverture et de conduite des audiences ou des auditions par visioconférence ou par une autre technologie de communication à distance devrait être régie, en matière civile et commerciale, par le droit de l’État membre où a lieu la procédure. Lorsque l’enregistrement des audiences ou des auditions est prévu par le droit national de l’État membre qui conduit l’audience ou l’audition en matière civile ou commerciale, les parties devraient être informées de ces dispositions et, lorsque cela est prévu, de la possibilité qu’ils ont de s’opposer à l’enregistrement.

(37)

Lorsqu’elle décide d’autoriser ou non la participation des parties et de leurs représentants à une audience ou une audition en matière civile et commerciale par visioconférence ou par une autre technologie de communication à distance, l’autorité compétente devrait choisir une méthode appropriée pour examiner l’avis des parties conformément au droit procédural national.

(38)

Lorsqu’une autorité compétente dans une procédure civile ou commerciale a décidé d’autoriser au moins une des parties ou d’autres personnes à participer à une audience ou une audition par visioconférence, cette autorité compétente devrait veiller à ce que ces personnes aient accès à cette audience ou à cette audition par visioconférence. En particulier, l’autorité compétente devrait envoyer à ces personnes un lien permettant de participer à ladite visioconférence et fournir une assistance technique. Par exemple, l’autorité compétente devrait fournir des instructions concernant le logiciel qui sera utilisé et organiser, si nécessaire, un test technique avant l’audience ou l’audition. L’autorité compétente devrait tenir compte des besoins spécifiques des personnes handicapées.

(39)

Lorsqu’un enfant participe à une procédure civile ou commerciale, en particulier en tant que partie, en vertu du droit national, l’enfant devrait pouvoir participer à l’audience ou à l’audition par visioconférence ou par une autre technologie de communication à distance prévue par le présent règlement, compte tenu de ses droits procéduraux. Par ailleurs, lorsque l’enfant participe à la procédure aux fins de l’obtention de preuves en matière civile ou commerciale, par exemple lorsqu’il doit être entendu en qualité de témoin, il pourrait également être entendu par visioconférence ou par une autre technologie de communication à distance conformément au règlement (UE) 2020/1783.

(40)

Lorsqu’une autorité compétente demande la participation d’une personne aux fins de l’obtention de preuves en matière civile ou commerciale, la participation de cette personne à l’audience ou à l’audition par visioconférence ou par une autre technologie de communication à distance devrait être régie par le règlement (UE) 2020/1783.

(41)

Le présent règlement ne devrait pas s’appliquer à l’utilisation de la visioconférence ou d’autres technologies de communication à distance en matière civile et commerciale lorsque cette utilisation est déjà prévue dans les actes juridiques énumérés à l’annexe I, ou dans des matières qui n’ont pas d’implication transfrontière. En outre, le présent règlement ne devrait pas s’appliquer à l’utilisation de la visioconférence ou d’autres technologies de communication à distance dans les procédures d’authentification notariée.

(42)

En matière pénale, la procédure d’ouverture et de conduite des audiences ou des auditions par visioconférence ou par une autre technologie de communication à distance devrait être régie par le droit de l’État membre qui conduit l’audience ou l’audition. L’État membre qui conduit l’audience ou l’audition par visioconférence ou par une autre technologie de communication à distance devrait s’entendre comme étant l’État membre qui a demandé le recours à la visioconférence ou à une autre technologie de communication à distance.

(43)

Les règles établies dans le présent règlement relatives à l’utilisation de la visioconférence ou d’autres technologies de communication à distance pour les audiences ou les auditions dans le cadre de procédures de coopération judiciaire en matière pénale ne devraient pas s’appliquer aux audiences ou aux auditions conduites par visioconférence ou par une autre technologie de communication à distance aux fins de l’obtention de preuves ou de la tenue d’un procès qui pourrait aboutir à une décision sur la culpabilité ou l’innocence d’un suspect ou d’une personne poursuivie. Le présent règlement devrait s’entendre sans préjudice de la directive 2014/41/UE, de la convention sur l’entraide judiciaire en matière pénale entre les États membres de l’Union européenne et de la décision-cadre 2002/465/JAI du Conseil (23).

(44)

Afin de garantir le droit à un procès équitable et les droits de la défense, le suspect, la personne poursuivie ou condamnée, ou une personne concernée au sens du règlement (UE) 2018/1805 autre qu’un suspect ou une personne poursuivie ou condamnée, devrait donner son consentement à l’utilisation de la visioconférence ou d’une autre technologie de communication à distance pour une audience ou une audition dans le cadre de procédures de coopération judiciaire en matière pénale. L’autorité compétente ne devrait pouvoir déroger à l’obligation de demander le consentement du suspect, de la personne poursuivie ou condamnée ou de la personne concernée que dans des circonstances exceptionnelles où une telle dérogation est dûment justifiée par des menaces graves pour la sécurité publique et la santé publique, qui s’avèrent réelles et actuelles ou prévisibles. Le recours à une exemption en ce qui concerne la demande de consentement pour la visioconférence devrait être limité à ce qui est nécessaire et respecter pleinement la charte des droits fondamentaux de l’Union européenne (ci-après dénommée «Charte»). En l’absence de demande de consentement, le suspect, la personne poursuivie ou condamnée ou la personne concernée devrait avoir la possibilité de demander un réexamen conformément au droit national et dans le plein respect de la Charte.

(45)

Lorsque les droits d’un suspect ou d’une personne poursuivie ou condamnée sont violés dans le cadre d’une audience ou d’une audition conduite par visioconférence ou par une autre technologie de communication à distance, l’accès à un recours effectif devrait être garanti conformément à l’article 47 de la Charte. L’accès à un recours effectif devrait également être garanti aux personnes concernées autres qu’un suspect ou une personne poursuivie ou condamnée, dans le cadre d’une audience ou d’une audition conduite par visioconférence ou par une autre technologie de communication à distance dans une procédure relevant du règlement (UE) 2018/1805.

(46)

Les autorités compétentes chargées d’une audience ou d’une audition conduite par visioconférence ou par une autre technologie de communication à distance en matière pénale devraient veiller à la confidentialité des communications, conformément au droit national applicable, entre le suspect, la personne poursuivie ou condamnée ou la personne concernée dans le cadre d’une procédure relevant du règlement (UE) 2018/1805 et leur avocat, immédiatement avant et pendant l’audience ou l’audition.

(47)

Lorsqu’une audience ou une audition par visioconférence ou par une autre technologie de communication à distance est organisée en matière pénale, l’autorité compétente qui reçoit la demande d’audience ou d’audition par visioconférence (ci-après dénommée «autorité compétente requise») devrait veiller à ce que le suspect, la personne poursuivie ou condamnée ou la personne concernée au sens du règlement (UE) 2018/1805, y compris les personnes handicapées, aient accès à l’infrastructure nécessaire pour utiliser la visioconférence ou une autre technologie de communication à distance. Cela devrait inclure la responsabilité de donner accès, par exemple, aux locaux dans lesquels l’audience ou l’audition doit avoir lieu et à l’équipement technique disponible. Lorsque l’équipement technique n’est pas disponible dans les locaux de l’autorité compétente requise, cette autorité devrait avoir la possibilité de prendre les dispositions pratiques en organisant l’audience ou l’audition dans les locaux d’une autre autorité aux fins de sa conduite par visioconférence ou par une autre technologie de communication à distance, si possible, conformément aux procédures nationales.

(48)

Le règlement (UE) no 910/2014 du Parlement européen et du Conseil (24) établit un cadre réglementaire commun de l’Union pour la reconnaissance des moyens d’identification électronique et des services de confiance électroniques (ci-après dénommés «services de confiance e-IDAS»), en particulier les signatures électroniques, les cachets électroniques, les horodatages, les services de livraison électronique et l’authentification de site internet, qui sont reconnus par-delà les frontières comme ayant le même statut juridique que leurs équivalents physiques. Par conséquent, le présent règlement devrait prévoir l’utilisation des services de confiance e-IDAS aux fins de la communication numérique.

(49)

Lorsqu’un document transmis dans le cadre de la communication électronique prévue par le présent règlement nécessite un cachet ou une signature, un cachet électronique qualifié ou une signature électronique qualifiée au sens du règlement (UE) no 910/2014 devrait être utilisé par les autorités compétentes, et une signature électronique qualifiée ou une identification électronique devrait être utilisée par les personnes physiques ou morales. Toutefois, le présent règlement ne devrait avoir aucune incidence sur les exigences formelles applicables aux documents produits à l’appui d’une demande, qui pourraient être des originaux numériques ou des copies certifiées conformes. Le présent règlement devrait également s’entendre sans préjudice des dispositions de droit national concernant la conversion de documents et de toute exigence tenant à l’authenticité, à l’exactitude, à la fiabilité, à la crédibilité et à la forme juridique appropriée des documents ou informations, sauf en ce qui concerne les conditions relatives à la communication par des moyens numériques introduites par le présent règlement.

(50)

En vue de faciliter le paiement de frais dans les affaires ayant des implications transfrontières qui relèvent du champ d’application des actes juridiques de l’Union en matière civile et commerciale énumérés à l’annexe I, les moyens techniques de paiement électronique de frais devraient être conformes aux règles applicables en matière d’accessibilité. L’utilisation de modes de paiement couramment utilisés dans l’ensemble de l’Union, tels que les cartes de crédit, les cartes de débit, les portefeuilles électroniques et les virements bancaires, devrait être possible dans un environnement en ligne et accessible par l’intermédiaire du point d’accès électronique européen.

(51)

Il est nécessaire, pour garantir la pleine réalisation des objectifs du présent règlement et pour assurer l’alignement des actes juridiques existants de l’Union en matière civile, commerciale et pénale sur ledit règlement, que des modifications soient apportées par le présent règlement aux actes juridiques suivants: les règlements (CE) no 805/2004 (25), (CE) no 1896/2006 (26), (CE) no 861/2007 (27), (UE) no 606/2013 (28), (UE) no 655/2014 (29), (UE) 2015/848 et (UE) 2018/1805 du Parlement européen et du Conseil. Ces modifications ont pour but de garantir que la communication se déroule conformément aux règles et aux principes énoncés dans le présent règlement. Les modifications apportées aux directives et décisions-cadres en matière civile, commerciale et pénale sont introduites par la directive (UE) 2023/2843 du Parlement européen et du Conseil (30).

(52)

Conformément aux points 22 et 23 de l’accord interinstitutionnel du 13 avril 2016«Mieux légiférer» (31), la Commission devrait évaluer le présent règlement sur la base des informations collectées selon des modalités de suivi spécifiques, y compris au moyen d’évaluations quantitatives et qualitatives pour chacun des actes juridiques énumérés aux annexes I et II du présent règlement, afin d’apprécier les effets réels du présent règlement sur le terrain, et en particulier d’examiner les incidences sur l’efficience et l’efficacité de la numérisation de la coopération judiciaire transfrontière, ainsi que la nécessité de toute nouvelle action éventuelle.

(53)

Le logiciel de mise en œuvre de référence développé par la Commission en tant que système dorsal devrait être programmé en vue de collecter les données nécessaires à des fins de suivi, et ces données devraient être transmises à la Commission. Lorsque les États membres choisissent d’utiliser un système informatique national en lieu et place du logiciel de mise en œuvre de référence développé par la Commission, un tel système pourrait être équipé pour être programmé en vue de collecter ces données et, dans ce cas, ces données devraient être transmises à la Commission. Le connecteur e-CODEX pourrait en outre être doté d’une fonctionnalité permettant l’extraction des données statistiques pertinentes.

(54)

Dans les cas où les données sur le nombre d’audiences ou d’auditions lors desquelles la visioconférence a été utilisée ne peuvent pas être collectées automatiquement, et afin de limiter la charge administrative supplémentaire liée à la collecte des données, chaque État membre devrait désigner au moins une juridiction ou une autorité compétente aux fins de l’établissement d’un échantillon de contrôle. La juridiction ou l’autorité compétente désignée devrait être chargée de collecter et de fournir à la Commission de telles données relatives à ses propres audiences ou auditions, qui devraient servir à donner une estimation de la quantité de données nécessaires à l’évaluation du présent règlement pour un État membre donné. La juridiction ou l’autorité compétente désignée devrait être compétente pour mener des audiences ou des auditions par visioconférence conformément au présent règlement. Dans les domaines dans lesquels des autorités autres que des juridictions ou des procureurs, telles que les notaires, sont considérées comme des autorités compétentes au sens du présent règlement, l’échantillon de contrôle désigné devrait également être représentatif de leur mise en œuvre du règlement.

(55)

L’application du présent règlement s’entend sans préjudice de la séparation des pouvoirs et de l’indépendance du pouvoir judiciaire dans les États membres, ainsi que des droits procéduraux consacrés par la Charte et le droit de l’Union, comme les directives relatives aux droits procéduraux, à savoir les directives 2010/64/UE (32), 2012/13/UE (33), 2013/48/UE (34), (UE) 2016/343 (35), (UE) 2016/800 (36) et (UE) 2016/1919 (37) du Parlement européen et du Conseil, et en particulier du droit à l’interprétation, du droit d’accès à un avocat, du droit d’accès au dossier, du droit à l’aide juridictionnelle et du droit d’assister à son procès.

(56)

Les règlements (UE) 2016/679 et (UE) 2018/1725 et la directive (UE) 2016/680 s’appliquent au traitement des données à caractère personnel effectué dans le système informatique décentralisé. Afin de clarifier la responsabilité en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel envoyées ou reçues par l’intermédiaire du système informatique décentralisé, le présent règlement devrait indiquer qui doit être considéré comme le responsable du traitement des données à caractère personnel. À cette fin, chaque entité expéditrice ou destinataire devrait être considérée comme ayant déterminé séparément la finalité du traitement des données à caractère personnel et les moyens utilisés pour ledit traitement.

(57)

Afin d’assurer des conditions uniformes d’exécution du présent règlement en ce qui concerne l’établissement du système informatique décentralisé, il convient de conférer des compétences d’exécution à la Commission. Ces compétences devraient être exercées conformément au règlement (UE) no 182/2011 du Parlement européen et du Conseil (38). Les actes d’exécution devraient permettre aux États membres d’adapter leurs systèmes informatiques nationaux concernés aux fins de la connexion au système informatique décentralisé.

(58)

Étant donné que les objectifs du présent règlement, en particulier la numérisation harmonisée de la coopération judiciaire transfrontière, ne peuvent pas être atteints de manière suffisante par les États membres agissant seuls, en raison du fait, entre autres, qu’il n’est pas possible de garantir que les systèmes informatiques des États membres et ceux des organes et agences de l’Union sont interopérables, mais peuvent, en raison de l’action coordonnée de l’Union, l’être mieux au niveau de l’Union, celle-ci peut prendre des mesures conformément au principe de subsidiarité consacré à l’article 5 du traité sur l’Union européenne. Conformément au principe de proportionnalité énoncé audit article, le présent règlement n’excède pas ce qui est nécessaire pour atteindre ces objectifs.

(59)

Conformément aux articles 1er et 2 du protocole no 22 sur la position du Danemark annexé au traité sur l’Union européenne et au traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, le Danemark ne participe pas à l’adoption du présent règlement et n’est pas lié par celui-ci ni soumis à son application.

(60)

Conformément aux articles 1er et 2 ainsi qu’à l’article 4 bis, paragraphe 1, du protocole no 21 sur la position du Royaume Uni et de l’Irlande à l’égard de l’espace de liberté, de sécurité et de justice, annexé au traité sur l’Union européenne et au traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, et sans préjudice de l’article 4 dudit protocole, l’Irlande ne participe pas à l’adoption du présent règlement et n’est pas liée par celui-ci ni soumise à son application.

(61)

Le Contrôleur européen de la protection des données a été consulté conformément à l’article 42, paragraphe 1, du règlement (UE) 2018/1725 et a rendu des observations formelles le 25 janvier 2022,