COMMISSION EUROPÉENNE

Bruxelles, le 12.9.2023

COM(2023) 534 final

RAPPORT DE LA COMMISSION AU PARLEMENT EUROPÉEN ET AU CONSEIL

Premier rapport sur la mise en œuvre du portail numérique unique

Table des matières

I.    DÉJÀ EN LIGNE – Informations, services d’assistance et outil de recueil d’avis sur les obstacles au marché unique    

A.    Accès en ligne aux informations sur le portail «Your Europe»    

B.    Fourniture d’une assistance de qualité aux entreprises et aux citoyens    

C.    Signalement des obstacles afin d’améliorer le fonctionnement du marché unique    

II.    PROCHAINEMENT – Procédures en ligne et système technique «une fois pour toutes»    

CONCLUSIONS    

Le portail numérique unique 1 (PNU) constitue l’une des initiatives les plus ambitieuses de l’Union européenne en matière d’administration en ligne visant à numériser l’administration publique. Il contribue massivement à réduire les charges administratives pour les entreprises, les citoyens et les autorités. Par l’intermédiaire du portail web «Your Europe» 2 , le PNU est un guichet unique qui offre aux entreprises et aux citoyens:

-des informations fiables et actualisées sur les règles et les procédures au sein du marché unique, à tous les niveaux de l’administration publique;

-un accès direct, centralisé et guidé aux services d’assistance et de résolution de problèmes;

-un accès direct à un large éventail de procédures administratives entièrement numérisées, pour lesquelles le système technique «une fois pour toutes» (OOTS) permet un échange automatisé de justificatifs entre les autorités de l’Union à la demande des utilisateurs;

-des outils de recueil d’avis sur la qualité des services et les obstacles au marché unique.

Le PNU 3  améliore l’environnement des entreprises européennes en aidant les entreprises, notamment les PME qui disposent souvent de moins de ressources et d’expertise que les grandes organisations, à mieux comprendre et à utiliser les droits et les possibilités offertes par le marché unique. Les PME bénéficient considérablement de la simplification administrative et de la numérisation offertes par l’intermédiaire du PNU. Les entreprises, en particulier celles qui exercent des activités transfrontières, économisent beaucoup de temps et d’argent en passant par le PNU, notamment lorsqu’elles essaient de recueillir des informations ou d’accomplir des procédures administratives 4 .

Le PNU simplifie également le quotidien des citoyens dans de nombreux domaines, tels que les voyages, le travail et la retraite, l’éducation, les droits de la famille et les soins de santé, qui sont essentiels pour tirer le meilleur parti de leurs droits à la libre circulation, en particulier dans un contexte transfrontière. Il contribue ainsi à libérer tout le potentiel du marché unique 5 et à atteindre les objectifs de la décennie numérique de l’UE 6 tout en apportant un soutien concret aux petites entreprises.

Le PNU tire profit des efforts déployés dans le cadre de certains guichets uniques sectoriels, comme les centres nationaux pour les professions qualifiées ou les guichets uniques 7 , établis par la directive relative aux services. Le PNU est toutefois une solution globale et intégrée qui répond à tous les besoins des entreprises et des citoyens tout au long de leur cycle de vie.

Le PNU est mis en œuvre par étapes dans le cadre d'un effort conjoint des États membres et de la Commission. Lancé en 2020, il permet notamment d’obtenir des informations sur les droits et les procédures aux niveaux de l’Union et des États membres sur le portail «Your Europe». D’ici à la fin 2023, les États membres devront veiller à ce que les procédures administratives dans 21 domaines majeurs soient entièrement accessibles en ligne, y compris pour les utilisateurs transfrontières, et à ce que l’OOTS soit établi de sorte que les documents pertinents puissent être échangés à l’avenir.

En vertu du règlement sur le PNU, la Commission est invitée à évaluer et à examiner régulièrement l’application dudit règlement, à l’aide des statistiques et des avis recueillis par l’intermédiaire du portail. Ce premier rapport 8 est présenté dans le cadre du train de mesures de soutien aux PME de la Commission, étant donné que le PNU contribue à la réalisation des objectifs de simplification de l’environnement réglementaire et d’allègement de la charge administrative. Il fournit une évaluation de la mise en œuvre du PNU et de la manière dont il fonctionne aujourd’hui, en se fondant, entre autres, sur des données relatives à l’utilisation et sur les avis des utilisateurs. Il décrit les progrès réalisés en vue de la phase suivante, plus particulièrement la numérisation des procédures et la mise en service de l’OOTS. Il indique également les moyens d’améliorer et d’étendre le PNU, en vue d’accélérer l’administration en ligne au service d’un marché unique compétitif et d’un espace accessible de libre circulation pour les citoyens.

La partie I porte sur les piliers du PNU déjà disponibles en ligne sur le portail «Your Europe», à savoir les services d’information, les services d’assistance et l’outil de recueil d’avis sur les obstacles au marché unique. La partie II traite des piliers du PNU qui seront prochainement disponibles, à savoir les procédures en ligne et l’OOTS.

I.DÉJÀ EN LIGNE – Informations, services d’assistance et outil de recueil d’avis sur les obstacles au marché unique

A.Accès en ligne aux informations sur le portail «Your Europe»

Le portail «Your Europe» est un guichet unique qui relie les portails et services d’administration publique de l’Union et des États membres. Il offre un accès en ligne à des informations de qualité sur les règles et les procédures applicables aux entreprises et aux citoyens à tous les niveaux de l’administration publique (européen, national, régional et local).

Sur le portail «Your Europe», les entreprises, en particulier les PME, peuvent trouver toutes les informations dont elles ont besoin pour créer 9 , gérer ou fermer une entreprise dans l’Union, notamment en matière d’emploi, de fiscalité, de fourniture de biens et de services ou d’accès au financement. À titre d’exemples, une entreprise à la recherche de fonds pour financer sa transition numérique ou écologique peut découvrir comment accéder à des sources de financement; une entreprise de transport routier qui souhaite détacher des conducteurs à l’étranger peut trouver les procédures ou les règles applicables, par exemple en ce qui concerne la rémunération dans chaque pays; et une petite entreprise souhaitant développer son activité touristique dans l’Union peut trouver des informations sur les règles propres à chaque pays, sur sa responsabilité vis-à-vis des voyageurs handicapés ainsi que sur les possibilités de financement de l’Union. Les citoyens, quant à eux, peuvent se renseigner sur les démarches à suivre pour s’installer, vivre, voyager, étudier et chercher un emploi dans l’Union, et obtenir ainsi des informations sur des sujets tels que la santé et la sécurité au travail, les documents de voyage, les formalités de séjour, les soins de santé à l’étranger, la sécurité sociale, les droits des consommateurs et bien d’autres encore.

Les visiteurs peuvent se fier aux informations contenues sur le portail «Your Europe», qui proviennent directement de sources officielles et sont actualisées au niveau de l’Union au fur et à mesure de l’entrée en vigueur de la législation de l’Union. Le portail est mis à disposition dans un format accessible et facile à comprendre, dans la ou les langues nationales et dans une langue étrangère communément comprise 10 .

Réalisations

Le portail «Your Europe» jouit d’une confiance et d’une fréquentation croissantes. En 2022, le portail «Your Europe» a comptabilisé quelque 43 millions de visites, ce qui en fait le troisième site web de la Commission le plus visité, derrière le site web institutionnel de la Commission et EUR-Lex. Ce résultat fait suite à l’année record de 2021, au cours de laquelle l’assouplissement des restrictions de déplacement liées à la COVID-19 a généré un nombre exceptionnellement élevé de visites. Les pages nationales correspondantes, qui sont notifiées à la Commission par les États membres et renvoient au portail «Your Europe», ont enregistré 63 millions de visites supplémentaires l’année dernière 11 . Les contenus combinés du PNU 12 ont enregistré plus de 100 millions de visites annuelles en 2021 et en 2022 13 .

Graphique 1. Nombre de visites du portail «Your Europe» et des pages web nationales avant et après le lancement du PNU

Les statistiques de 2022 montrent que les utilisateurs ont passé plus de 120 000 heures sur les seules pages web du portail «Your Europe» destinées aux entreprises. Même en se basant sur une estimation prudente des coûts des conseils juridiques, le PNU permet à ces utilisateurs, en particulier aux PME, d’économiser quelque 2,5 millions d’EUR par an et de gagner beaucoup de temps 14 . En moyenne, une page sur le portail «Your Europe» peut facilement être lue en moins de quatre minutes, tandis qu’elle résume, de manière tout à fait exacte, des textes juridiques complexes de l’Union dont la lecture prendrait plus de deux heures et demie.

L’introduction de la nouvelle fonctionnalité de recherche en août 2022 (qui remplace l’ancien moteur de recherche en texte libre) a entraîné une augmentation significative du nombre de recherches effectuées avec succès 15 . En 2021, la fonctionnalité de recherche du portail «Your Europe» a été utilisée à 871 104 reprises. Ce nombre a doublé en 2022 pour atteindre 1 784 566 requêtes.

Graphique 2. Évolution du nombre de requêtes effectuées dans le moteur de recherche du portail «Your Europe» depuis son lancement

La couverture du portail «Your Europe» est de plus en plus exhaustive. En janvier 2023, les États membres ont notifié 40 776 pages web sur le PNU. Les notifications des États membres ont couvert 80 % des domaines requis à l’annexe I du règlement sur le PNU 16 . Le graphique 3 montre la couverture par État membre 17 . Une cartographie similaire évalue actuellement la couverture des informations locales, que les États membres doivent également notifier depuis décembre 2022 18 .

Graphique 3. Pourcentage d’informations couvertes sur le PNU par pays

Il ressort d’une enquête 19 réalisée en 2023 sur le portail «Your Europe» que 92,5 % des citoyens et 90,3 % des entreprises jugent le portail satisfaisant ou plus que satisfaisant. 77 % des entreprises et 76 % des citoyens ont confirmé avoir trouvé les informations qu’ils recherchaient. 88,4 % des entreprises et 90,6 % des citoyens recommanderaient le portail «Your Europe» à leurs amis, aux membres de leur famille ou à leurs collègues.

Le portail a gagné en accessibilité et en visibilité. Pour les citoyens, les rubriques les plus prisées sur le portail «Your Europe» sont «Voyager» et «Travail et retraite». Les entreprises effectuent le plus de recherches dans les rubriques «Gérer une entreprise» et «Fiscalité». Les résultats préliminaires montrent des résultats comparables pour les pages web nationales 20 , même si les visites de contenu des États membres sur le portail «Your Europe» par sujet ne font l’objet d’un suivi que depuis août 2022, date à laquelle la recherche guidée a été lancée.

Afin de garantir une meilleure visibilité, la Commission a organisé des tournées de présentation numériques dans 21 États membres et une campagne menée avec 79 influenceurs a touché plus de 9,5 millions de personnes 21 .

Graphique 4. Visites par thème pour les sujets liés aux citoyens (à gauche) et aux entreprises (à droite)

En cas d’événements imprévus ou de crise, la Commission exploite la visibilité du portail «Your Europe» et son effet multiplicateur pour fournir des informations aux entreprises et aux citoyens, soit en hébergeant un nouveau contenu (Brexit, par exemple), soit en insérant un lien vers d’autres sites web de la Commission (Ukraine avec des informations pour les réfugiés, les donateurs et les entreprises, par exemple).

Points à améliorer et prochaines étapes

La Commission et les États membres devraient continuer à améliorer le portail «Your Europe» et son réseau de portails nationaux en tant que principale source d’informations pratiques, compréhensibles, fiables et accessibles sur les règles, les procédures et les perspectives économiques à tous les niveaux de l’administration.

La Commission continuera à améliorer la couverture et l’accessibilité des informations pour les entreprises, plus particulièrement les PME, et les citoyens dans les domaines qui sont essentiels pour les aider à tirer le meilleur parti du marché unique. Elle s’emploiera également à faire en sorte que ces informations soient plus faciles à trouver.

-Elle permettra ainsi aux fabricants et aux détaillants de trouver plus facilement des informations sur les exigences relatives aux produits. Ce thème constitue déjà l’un des sujets de recherche les plus prisés pour les entreprises. Compte tenu du nombre de règles applicables, tant au niveau de l’Union qu’au niveau national, à un produit donné, que ces règles soient spécifiques au produit ou transversales, le portail «Your Europe» deviendra un point d’accès unique pour ces exigences. Parallèlement, les États membres doivent accélérer la notification des règles nationales correspondantes, comme l’exige le règlement sur le PNU.

-En outre, le portail présentera de manière conviviale des informations sur la fiscalité. Les États membres doivent veiller à ce que les informations et l’infrastructure technique de la base de données «Impôts en Europe» 22 soient à jour afin de fournir aux PME les bonnes informations.

-Comme les États membres ajoutent de plus en plus d’informations, y compris au niveau municipal, la Commission continuera à les présenter d’une manière toujours plus structurée et conviviale. Il s’agit, par exemple, d’informations sur les réglementations relatives à l’accès des véhicules dans les zones urbaines, telles que les zones à émissions limitées ou les vignettes de péage.

-La Commission et les États membres devraient continuer à faire en sorte que les informations sur la sécurité sociale soient plus faciles à trouver. Ces informations sont essentielles pour la mobilité des citoyens, des travailleurs et des employeurs et constituent une condition essentielle à la libre circulation des travailleurs.

-La Commission continuera à améliorer et à mettre à niveau le nouveau moteur de recherche guidée. Son succès dépend également des informations communiquées par les États membres.

En outre, la Commission continuera à faire du portail «Your Europe» un outil majeur pour accéder aux informations essentielles de base. À cet égard, les fonctionnalités existantes sont déjà largement exploitées. Par exemple, un citoyen ou une PME peut déjà utiliser le portail «Your Europe» pour vérifier les numéros de TVA et savoir si une entreprise est enregistrée pour le commerce transfrontière au sein de l’Union, une condition indispensable pour de nombreuses procédures. Il en va de même pour la carte professionnelle européenne. De même, les codes de la route nationaux, qui se trouvent actuellement sur un site web distinct de l’Union, seront publiés sur le portail «Your Europe» d’ici à la fin de l’année 2023. La Commission étudiera également de nouveaux moyens de contrôler les contenus, tels que les systèmes automatisés de contrôle de la qualité 23 .

Enfin, la Commission évaluera l’utilisation de grands modèles linguistiques avancés fondés sur l’IA, y compris les technologies de reconnaissance du langage naturel. Ces modèles permettent de créer des systèmes de fourniture d’informations plus dynamiques, contextuels et personnalisés qui peuvent révolutionner la manière dont les utilisateurs accèdent au contenu réglementaire et en tirent parti. À terme, ces outils pourraient être en mesure d’analyser de grandes quantités d’informations provenant de diverses sources, y compris les règles et les procédures de l’Union et des États membres, et de les présenter dans un format adapté aux besoins spécifiques de l’utilisateur.

S’agissant des crises majeures, le portail «Your Europe» confirmera son rôle de multiplicateur d’informations officielles, à l’instar de ce qu’il a fait en réaction à la pandémie ou à la guerre en Ukraine. D’une manière générale, les services de la Commission veilleront à ce que le portail «Your Europe» soit plus systématiquement consulté lorsque de nouvelles exigences en matière d’information sont définies dans la nouvelle législation de l’Union.

B.Fourniture d’une assistance de qualité aux entreprises et aux citoyens

Le PNU offre un soutien supplémentaire au moyen de services d’assistance et de résolution de problèmes, lorsque les pages d’information du PNU s’avèrent insuffisantes et/ou lorsque les citoyens ou les entreprises rencontrent des problèmes quand ils tentent d’exercer leurs droits dans le marché unique 24 .

Réalisations

L’offre de services s’élargit. En décembre 2020, sept services d’assistance majeurs 25 ont été mis à disposition sur le portail «Your Europe», ainsi qu’un outil de recherche de services d’assistance 26 qui facilite l’accès à ces services. Il s’agit des services d’assistance suivants: 1) guichets uniques; 2) points de contact «produit»; 3) points de contact «produit pour la construction»; 4) centres d’assistance nationaux pour les qualifications professionnelles; 5) points de contact nationaux pour les soins de santé transfrontières; 6) réseau européen des services de l’emploi (EURES); 7) règlement en ligne des litiges (RLLC).

Le règlement sur le PNU autorise l’ajout de services d’assistance supplémentaires s’ils complètent des services déjà disponibles, s’ils remplissent les critères de qualité et s’ils sont proposés gratuitement ou à un prix abordable 27 . Sur cette base, trois services se sont ajoutés pour élargir l’offre de services du PNU: le service «L’Europe vous conseille», le réseau Solvit et le réseau des centres européens des consommateurs (CEC) 28 . Près de la totalité de ces services sont désormais disponibles au moyen de l’outil de recherche de services d’assistance.

Le service est largement utilisé. Au cours de la période 2021-2022, les services d’assistance ont été utilisés dans 6,5 millions d’affaires 29 , dont 5,3 millions concernaient des citoyens et 1,2 million des entreprises. Les groupes d’utilisateurs les plus fréquemment aidés sont les employeurs et les demandeurs d’emploi (6 millions d’affaires), les entreprises prestataires de services (157 000 affaires), les consommateurs ayant des questions sur leurs droits (120 000 affaires) ou en litige avec des commerçants en ligne (80 000 affaires) 30 et les personnes cherchant à obtenir des soins de santé dans un autre pays (63 000 affaires) 31 .

Graphique 5. Nombre d’affaires par type de service (en haut) et par thème (en bas)

Les entreprises et les citoyens peuvent s’attendre à recevoir une réponse dans un délai de deux à trois jours civils. Cependant, le temps de réponse des deux types de points de contact «produit» est en moyenne de huit à neuf jours, ce qui peut s’expliquer par la complexité des exigences relatives aux produits, qui découlent souvent d’un mélange de législations de l’Union et des États membres. Les contraintes de ressources et les flux de travail des réseaux peuvent également y contribuer, mais ne représentent qu’environ 1 % de toutes les affaires.

Les avis des utilisateurs sont positifs. Jusqu’à présent, plus de 3 200 avis ont été recueillis en passant par une boucle de rétroaction spécifique 32 , avec une note moyenne de 4,3 étoiles sur 5. Il s’agit d’une appréciation positive étant donné que les utilisateurs insatisfaits sont surreprésentés dans ce type de systèmes 33 .

Points à améliorer et prochaines étapes

Jusqu’à présent, les avis des utilisateurs et les statistiques sur les affaires ne sont pas encore utilisés de manière systématique pour améliorer l’offre globale de services. La Commission collaborera avec les États membres et les services d’assistance concernés pour y remédier. Concrètement, cela signifie que les augmentations et les diminutions des types de demandes et des avis des utilisateurs seront dûment contrôlées pour s’assurer que les citoyens et les entreprises peuvent être servis de manière optimale. Par exemple, si un guichet unique fait face à une augmentation des demandes d’entreprises de construction en provenance d’un autre État membre et que les avis indiquent que ces entreprises ne trouvent pas les informations souhaitées, cela devrait déclencher une action de la part des autorités compétentes. Elles pourraient améliorer les informations sur les pages nationales du PNU et/ou demander à la Commission d’améliorer les pages du portail «Your Europe» et/ou de prendre d’autres mesures pour faciliter les affaires dans leur État membre.

La Commission commencera à suivre l’utilisation de l’outil de recherche de services d’assistance afin de cibler les améliorations à apporter aux services les plus utilisés et d’offrir de meilleurs services aux PME et aux citoyens, qui soient plus accessibles aux utilisateurs transfrontières.

Afin d’améliorer l’offre de services du PNU, les centres Europe Direct, les organismes nationaux chargés du respect de l’application des règles dans le domaine des transports et le service d’assistance en matière de droits de propriété intellectuelle sont encouragés à participer au PNU, lequel deviendrait un véritable guichet unique de services d’assistance au niveau de l’Union pour tous les sujets liés au marché unique.

Enfin, la Commission améliorera l’orientation des utilisateurs sur les pages web du PNU vers les services d’assistance les plus appropriés en mettant au point une fonction de recherche unifiée pour les services d’information et d’assistance en ligne. Des solutions fondées sur l’IA pourraient également être envisagées pour mieux atteindre cet objectif.

C.Signalement des obstacles afin d’améliorer le fonctionnement du marché unique

Les entreprises et les citoyens qui rencontrent des obstacles dans le marché unique peuvent les signaler directement sur le portail «Your Europe» en cliquant sur «Signaler un problème» dans le menu supérieur. Un formulaire s’affiche ensuite pour signaler un obstacle rencontré dans le marché unique 34 , auquel les États membres devraient alors remédier. L’outil de recueil d’avis sur les obstacles au marché unique (Single Market Obstacle Tool – SMOT) recueille et analyse ces données. Son principal objectif est de fournir des informations sur les obstacles au marché intérieur les plus urgents à traiter du point de vue des entreprises et des citoyens 35 , et de contribuer à une politique davantage axée sur les données.

Réalisations

Depuis décembre 2020, le SMOT a déjà permis de signaler 1 511 obstacles. Les obstacles signalés et un tableau de bord synthétique sont mis à la disposition des États membres et de la Commission en temps réel, et des séries de données anonymes sont publiées une fois par an sur le portail des données ouvertes de l’Union européenne.

80 % des obstacles signalés concernent les citoyens. S’agissant des citoyens, les questions les plus représentées (en nombre d’affaires) portent principalement sur les droits des consommateurs (23 %), le travail et la retraite (16 %), et les droits concernant les citoyens et la famille (15 %).

Graphique 6. Obstacles signalés sur «Your Europe» par thème, citoyens

20 % des obstacles signalés concernent les entreprises. S’agissant des entreprises, la fiscalité compte pour le plus grand nombre d’obstacles signalés (25 %), suivie par la prestation de services (24 %), le démarrage et la gestion d’une entreprise, et la cessation d’activité (15 %), le financement (10 %) et l’emploi de travailleurs (10 %).

Graphique 7. Obstacles signalés sur «Your Europe» par thème, entreprises

Points à améliorer et prochaines étapes

Les utilisateurs du portail «Your Europe» n’ont pas toujours clairement à l’esprit que le SMOT n’est pas destiné à résoudre des affaires individuelles. Pour ce type de cas, ils sont dirigés vers des services d’assistance nationaux ou des services gérés par l’Union tels que le réseau Solvit 36 et le service «L’Europe vous conseille». Il est donc nécessaire de clarifier les orientations données aux utilisateurs et d’améliorer la séquence du parcours utilisateur sur ce point.

Dans un avenir proche, l’outil vise à mettre en commun les données collectées par l’intermédiaire du portail «Your Europe» avec la multitude de données existantes sur les obstacles provenant de diverses sources 37 , parmi lesquelles le service «L’Europe vous conseille», le réseau Solvit, le réseau Entreprise Europe (EEN) 38 et les centres européens des consommateurs (CEC). Il est également prévu d’inclure des données fournies par des associations professionnelles à titre volontaire, telles que Eurochambres, et le mécanisme de retour d'information pour les PME, une enquête de l’Union gérée par le réseau EEN 39 . Comme indiqué ci-dessous, cela nécessite une intégration, une normalisation et une visualisation intelligentes des données 40 .    

Graphique 8. Composants du SMOT

L’exploitation des possibilités offertes par les données brutes résultant de l’intégration de diverses sources nécessite une analyse de pointe. À cet effet, la Commission étudiera la possibilité d’utiliser des technologies telles que l’intelligence artificielle (IA), l’apprentissage automatique et le traitement du langage naturel pour déterminer la source des obstacles signalés (manque d’informations, problèmes juridiques, problèmes de respect de l’application des règles ou problèmes de procédure, etc.), les modèles pertinents et les mesures à prendre.

La Commission, en collaboration avec les États membres, publiera également des conseils sur la manière dont tous les outils existants peuvent être utilisés pour traiter les obstacles signalés, y compris les responsabilités de la Commission et des États membres dans le traitement des obstacles et le rôle du SMOT. Les outils disponibles sont, par exemple, les mesures prises au niveau régional ou national, la coopération entre les États membres et la Commission, les procédures d’infraction, les nouvelles propositions de la Commission, etc. Les données pourraient également aider à cerner les obstacles les plus urgents à examiner et à résoudre au sein de la task-force sur le respect de l’application des règles du marché unique (SMET), un forum de haut niveau où la Commission et les États membres collaborent pour assurer le bon fonctionnement du marché unique.

II.PROCHAINEMENT – Procédures en ligne et système technique «une fois pour toutes»

Faciliter les démarches administratives des entreprises et des citoyens au sein du marché unique est un objectif essentiel du PNU. Il s’agit de simplifier radicalement le parcours utilisateur, ainsi que de réduire la paperasserie et les charges administratives inutiles pour les entreprises et les citoyens. Le principe «une fois pour toutes» devrait également avoir une incidence économique positive sur les budgets des États membres 41 .

D’ici à décembre 2023, les États membres:

a.font en sorte que, lorsque les procédures nationales sont accessibles en ligne aux utilisateurs nationaux et peuvent être accomplies en ligne par ceux-ci, ces procédures soient également accessibles en ligne aux utilisateurs transfrontières et puissent être accomplies en ligne par ceux-ci sans discrimination;

b.fournissent aux utilisateurs nationaux et transfrontières un accès en ligne à 21 types de procédures 42 pour les entreprises et les citoyens (tableau 1).

Toutes les procédures mentionnées à l’annexe II du règlement sur le PNU seront proposées entièrement en ligne 43 , ce qui signifie que les utilisateurs pourront s’identifier et s’authentifier, remplir la demande et signer en ligne, être informés par voie électronique de l’achèvement de la procédure et recevoir les résultats pertinents sous forme numérique.

Tableau 1. Les 21 procédures à numériser pour les entreprises et les citoyens

En outre, d’ici à décembre 2023, la Commission mettra en place les services communs de l’OOTS (à savoir le répertoire des services de données, l’intermédiaire des justificatifs et le référentiel sémantique). Les États membres assureront la connexion technique entre leurs portails des procédures et les services communs afin de permettre l’échange transfrontière automatisé et sécurisé de justificatifs, sous la forme de documents ou de données structurées, nécessaires à l’accomplissement de ces procédures.

Pour une procédure spécifique dans le cadre du PNU, l’utilisateur ne sera plus confronté à différentes procédures dans les États membres, à des questions liées aux documents délivrés dans différents États membres ou à différents sites web pour accomplir ces procédures. À partir du portail «Your Europe», l’utilisateur pourra s’authentifier sur n’importe quel portail des procédures en ligne, afin de déterminer plus rapidement les documents requis et de déclencher l’échange de documents et de données entre les autorités compétentes. L’utilisateur n’aura plus besoin de rechercher, d’extraire et de télécharger/téléverser des documents. Grâce à l’OOTS, le PNU permettra de réduire le coût de la mobilité dans le marché unique, les frictions administratives et les obstacles, tout en n’imposant aucune obligation supplémentaire aux citoyens et aux entreprises.

La simplification peut être illustrée et expliquée comme suit:

Réalisations

Les informations préliminaires recueillies dans le cadre du rapport d’étude comparative des gouvernements en ligne 45 font état des progrès notables réalisés dans la numérisation des procédures couvertes par le règlement sur le PNU: alors que 81 % des procédures de l’EU-27+ peuvent être accomplies en ligne par les ressortissants nationaux et 46 % par les utilisateurs transfrontières, les procédures liées au PNU atteignent en moyenne 84 % et 47 %. La Commission collabore avec les États membres pour résoudre les difficultés rencontrées lors des travaux de numérisation des procédures concernées.

En ce qui concerne l’échange automatisé de justificatifs, la Commission a adopté les spécifications techniques et opérationnelles de l’OOTS 46  et a mis en place six groupes chargés des tâches majeures suivantes: la configuration des justificatifs, la conception technique, la sécurité, la normalisation, les essais et la gouvernance opérationnelle. La Commission met au point les services communs de l’OOTS et aide les États membres à assurer la connexion technique entre leurs portails des procédures et les services communs. Les manifestations à grande échelle organisées par la Commission (appelées Projectathons) 47 ont démontré le haut degré de préparation fonctionnelle des services communs de l’OOTS mis au point par la Commission.

Pour assurer l’interopérabilité entre l’OOTS et le portefeuille d’identité numérique de l’Union européenne (EUDI), la Commission a également mis en place un groupe d’experts des États membres chargé d’évaluer trois types de synergies (expérience utilisateur, investissements et sémantique). Une fois que le portefeuille EUDI sera opérationnel, les utilisateurs bénéficieront d’options procédurales supplémentaires. Par exemple, les utilisateurs pourront divulguer leur identité et leurs documents électroniques à partir de leur portefeuille EUDI à des portails des procédures ou utiliser l’OOTS pour obtenir des documents électroniques directement auprès de la source d’information faisant foi 48 . Les justificatifs récupérés par l’intermédiaire de l’OOTS seront également téléchargeables.

Enfin, un plus grand nombre d’utilisateurs pourront tirer pari du PNU (y compris de l’OOTS) et des simplifications qu’il apporte, car la Commission a proposé d’étendre son champ d’application à de nouveaux cas d’utilisation dans le cadre de nouvelles initiatives législatives. Certains d’entre eux concerneront de nombreux citoyens et entreprises, par exemple dans le contexte des services de location de logements de courte durée et des permis de conduire 49 . D’autres concerneront l’octroi de permis pour des projets stratégiques essentiels au plan industriel du pacte vert, tels que le règlement pour une industrie «zéro net» et la législation sur les matières premières critiques

Prochaines étapes

-Réaliser l’objectif de décembre 2023

La Commission mettra à disposition les services communs de l’OOTS, y compris les interfaces permettant aux coordonnateurs nationaux, aux autorités compétentes, aux plateformes intermédiaires et à la Commission de gérer les informations contenues dans ces services. La Commission finalisera le répertoire commun du système d’information du marché intérieur (IMI) pour les exceptions aux procédures en ligne et le flux de travail de l’IMI pour la vérification de l’authenticité des justificatifs. Elle aidera les États membres à achever l’enregistrement des autorités dans l’IMI 50 .

Les États membres veillent à ce que le processus d’intégration se déroule sans heurts afin de permettre la connexion entre les portails des procédures et les services communs. Comme l’OOTS repose sur l’authentification eIDAS régie par le règlement eIDAS, les États membres doivent notifier en temps utile les schémas d’identification et d’authentification électroniques pour les personnes physiques et morales.

-Maximiser les avantages des procédures «une fois pour toutes» en ligne

La Commission étudiera les possibilités d’étendre le champ d’application du PNU à d’autres procédures, par exemple dans les domaines de l’économie sociale et de la coordination de la sécurité sociale. Cet effort peut bénéficier d’un exercice d’aménagement plus systématique des procédures, visant en particulier celles qui aident les entreprises et les citoyens à exercer des activités, à se déplacer et à travailler dans un autre pays de l’Union.

En outre, les États membres et la Commission devraient favoriser progressivement l’alignement et la simplification des procédures administratives dans le cadre du PNU dans l’ensemble de l’Union, par exemple au moyen d’exercices d’apprentissage mutuel, contribuant ainsi à l’objectif de réduction de 25 % des obligations d’information 51 . Les autorités publiques dont les procédures administratives sont plus complexes pourraient s’inspirer des autorités qui utilisent des procédures plus simples et continuer à promouvoir la simplification et l’harmonisation administratives.

-Maximiser les avantages de l’OOTS

En tant que premier espace de données transfrontières et intersectorielles d’administration à administration à l’échelle de l’Union reliant les autorités publiques agissant en tant que sources d’information fiables et faisant foi, l’OOTS est un élément majeur de l’espace commun des données de l’Union qui est en train d’émerger. La Commission veillera à ce que l’espace des données OOTS soit intégré dans les espaces européens communs des données pour les administrations publiques 52 et à ce qu’il soit interopérable avec d’autres espaces de données sectoriels tels que l’espace des données de santé de l’Union 53 . Cela garantira un accès transfrontière aux données au-delà d’un secteur spécifique.

La Commission continuera à étudier toutes les passerelles utiles entre l’OOTS et d’autres systèmes [par exemple, l’échange électronique d’informations sur la sécurité sociale (EESSI)] ou initiatives de l’Union. Elle examine également comment l’OOTS peut aider les utilisateurs, et en particulier les PME, à simplifier leurs obligations d’information, par exemple dans le cas d’informations multiples.

Pour l’évolution future de l’OOTS, il convient d’étudier les avantages potentiels d’initiatives telles que l’infrastructure européenne de services de chaînes de blocs lancée dans le cadre du partenariat européen de la chaîne de blocs, qui vise à transformer les services publics à l’ère du web3.

CONCLUSIONS

Le PNU constitue un outil d’administration en ligne majeur pour assurer un meilleur fonctionnement et une plus grande compétitivité du marché unique. Il améliore radicalement l’environnement des entreprises européennes et joue un rôle essentiel dans l’aide à apporter aux PME. Le PNU est en plein déploiement et soutient de plus en plus les entreprises et les citoyens dans toute l’Europe.

Les États membres sont encouragés à inclure le PNU dans leurs feuilles de route nationales qui devront être adoptées d’ici le 9 octobre 2023, afin d’atteindre les objectifs de la décennie numérique 2030 et de favoriser la transformation numérique de l’Union 54 .

La Commission saisit l’occasion offerte par le présent rapport pour établir un dialogue avec les représentants des PME, les réseaux et les parties prenantes, et recueillir leurs avis dans un effort d’amélioration constante du PNU.

(1)

Établi par le règlement (UE) 2018/1724.

(2)

  Your Europe (europa.eu) .

(3)

Ainsi que d’autres initiatives pertinentes de l’UE, telles que le portail e-Justice européen (europa.eu) , la numérisation du droit des sociétés de l’UE [directive (EU) 2019/1151 et COM(2023) 177 final], ou le système d’interconnexion des registres du commerce ou des sociétés (BRIS) , qui interconnecte les registres du commerce ou des sociétés de tous les États membres.

(4)

 Une étude a estimé que les coûts des entreprises transfrontières étaient 50 % plus élevés que ceux des entreprises nationales, et que les coûts supplémentaires encourus par les entreprises transfrontières étaient notamment imputables au rassemblement d’informations (principalement des conseils, 30 millions d’EUR), au dépôt de documents (22 millions d’EUR, principalement des frais de voyage si le dépôt en personne est requis, à la certification (11 millions d’EUR) et à la collecte de données et de documents (7 millions d’EUR); ces coûts peuvent être atténués par une numérisation accrue; voir le registre de documents de la Commission — SWD (2017) 213 (europa.eu) .

(5)

Conformément à la résolution du Parlement européen du 18 avril 2023 [2022/2036(INI)].

(6)

Décision (UE) 2022/2481.

(7)

Les guichets uniques, établis par la directive 2006/123/CE, fournissent en ligne des informations, des services d’assistance et un accès aux procédures utiles pour la fourniture de services, dans le cadre du PNU. Les actions menées par les États membres et la Commission ont permis d’améliorer considérablement la disponibilité et la qualité des informations.

(8)

 L’article 36 du règlement sur le PNU prévoit la publication d’un rapport sur la mise en œuvre dudit règlement tous les deux ans.

(9)

Conformément à l’article 13 septies de la directive (UE) 2019/1151, les informations relatives à la création de sociétés et de succursales et à leur immatriculation dans les registres du commerce doivent être mises à disposition sur des portails d’enregistrement ou des sites web accessibles par l’intermédiaire du portail numérique unique.

(10)

Un budget réservé par la Commission aide les États membres à traduire les règles nationales, généralement en anglais.

(11)

Les États membres notifient à la Commission leurs sites web qui contiennent le contenu spécifié dans le règlement sur le PNU.

(12)

Y compris les pages web de l’Union et des États membres.

(13)

  Europa Analytics – Rôle et fonctionnement | Union européenne .

(14)

Les informations sont mises gratuitement à la disposition des PME. Les statistiques de fréquentation de la Commission indiquent le temps passé par les visiteurs sur chaque page. En 2022, plus de 120 000 heures ont été consacrées à la lecture des seules pages web du portail «Your Europe» destinées aux entreprises. Selon Eurostat, les conseils juridiques coûtent en moyenne 23,9 EUR par heure dans l’Union (pour le troisième trimestre de 2022).

(15)

Les résultats de recherche peuvent être filtrés en fonction du niveau de compétence, de la langue, du lieu et du type de contenu.

(16)

 L’annexe I dresse la liste des domaines d’information suivants: voyages; travail et retraite; véhicules; séjour dans un autre État membre; études ou stage dans un autre État membre; soins de santé; droits concernant les citoyens et la famille; droits des consommateurs; protection des données à caractère personnel; démarrage et gestion d’une entreprise, et cessation d’activité; règles en matière d’emploi; fiscalité; exigences relatives aux biens et produits; financement d’une entreprise; marchés publics; et santé et sécurité au travail.

(17)

Malgré un degré élevé de couverture, les lacunes qui subsistent ont incité la Commission à constituer un ensemble de données plus complet. Les États membres n’interprètent pas toujours les exigences du règlement de la même manière et des ressources humaines et financières importantes sont nécessaires. Cette situation peut avoir une incidence sur les taux de couverture.

(18)

 Afin d’éviter la répétition d'informations, les coordonnateurs nationaux du PNU doivent notifier les pages web concernées, uniquement si les règles nationales sont modifiées par les règles locales.

(19)

 Une enquête de satisfaction est réalisée chaque année sur le portail «Your Europe».

(20)

Domaines d’information «Voyages dans l’Union», «Travail et retraite dans l’Union», «Fiscalité» et «Biens».

(21)

90 % des personnes interrogées qui ont regardé la vidéo de la campagne ont pu reconnaître correctement le logo du portail «Your Europe». Des campagnes publicitaires supplémentaires sur Twitter, Facebook, LinkedIn et Google ont généré plus de trois millions d’impressions, plus d’un million d’engagements, 14 000 clics sur des liens et plus de 244 000 visionnages de vidéos par mois. Cette plus grande visibilité s’est traduite par une augmentation du nombre de visiteurs.

(22)

La base de données «Impôts en Europe» est un outil d’information en ligne de la Commission. Elle contient des données concernant environ 650 impôts, sur la base des informations fournies par les États membres de l’Union:  Taxes in Europe Database v3 (europa.eu) .

(23)

Il peut s’agir d’un collecteur (logiciel indexant le contenu des sites web afin que ces sites apparaissent dans les résultats de recherche) pour détecter l’existence des informations requises, des traductions, du logo du portail «Your Europe», etc.

(24)

Cela peut se produire lorsque les activités transfrontières sont trop spécifiques pour faire l’objet d’explications standard sur les pages web ou en raison de diverses difficultés d’interaction avec les autorités.

(25)

Conformément à l’annexe III du règlement sur le PNU.

(26)

  Outil de recherche de services d’assistance (europa.eu) .

(27)

  Article 7, paragraphe 3, du règlement sur le PNU. Tant des services des États membres que des services de l’Union peuvent s’ajouter au PNU.

(28)

Au niveau national, l’Office allemand pour l’égalité de traitement des travailleurs de l’Union (ETO) a également offert ses services. La commission allemande de conciliation pour les transports publics a entamé la procédure.

(29)

En 2022, le service «L’Europe vous conseille» et le réseau Solvit ont traité respectivement plus de 28 000 affaires (dont 20 000 répondaient aux conditions requises) et 2 200 affaires. Solvit a permis de résoudre 86 % des affaires.

(30)

Ce chiffre comprend 50 000 préplaintes, c’est-à-dire des discussions directes entre le consommateur et le commerçant par l’intermédiaire de la plateforme, sans passer par un organisme de règlement extrajudiciaire des litiges.

(31)

Ces chiffres sont basés sur les services d’assistance dans 21 États membres.

(32)

Voir article 25 du règlement sur le PNU et règlement d’exécution (UE) 2020/1121. Les prestataires de services doivent inviter les utilisateurs à donner leur avis sur la disponibilité et la qualité du service après l’avoir utilisé.

(33)

Cette propension des utilisateurs moins satisfaits à utiliser les fonctions de recueil d’avis est un constat récurrent dans les avis recueillis depuis de nombreuses années sur le portail «Your Europe».

(34)

Chaque affaire est stockée de manière anonyme dans l’outil de gestion du PNU. Les coordonnateurs nationaux et les administrateurs de la Commission peuvent accéder à des statistiques visualisées dans un tableau de bord.

(35)

Article 1er, paragraphe 1, point c), et article 26 du règlement sur le PNU.

(36)

Le réseau Solvit est un service en ligne gratuit qui vise à apporter des solutions aux citoyens et aux entreprises dont les droits ont été violés par les autorités publiques.

(37)

  Retour d’information sur les obstacles (europa.eu) .

(38)

Les consultations avec le réseau EEN ont abouti à l’élaboration de formulaires de saisie et de tableaux de bord distincts pour les citoyens et les entreprises, ainsi que d’un nouveau module pour la saisie de données provenant d’organisations professionnelles externes. Ces changements seront visibles dans les données à la fin de l’année 2023. La Commission investira également dans l’élaboration des exigences relatives aux tableaux de bord et aux rapports, par exemple dans le rapport annuel sur le marché unique.

(39)

Les agences de soutien aux PME enregistrent dans le système les problèmes qui leur sont signalés par les PME dans le cadre de leurs activités quotidiennes. Le mécanisme de recueil d’avis des PME et le SMOT ont pour objectif commun de mieux exploiter les avis reçus.

(40)

Les composants technologiques du SMOT sont constitués d’un formulaire de saisie de données sur les pages du portail «Your Europe» et des portails nationaux, d’un système de gestion des affaires et d’un tableau de bord statistique.

(41)

 Voir l’ étude sur l’administration en ligne et la réduction des charges administratives , selon laquelle un État membre (le Danemark en tant que cas d’utilisation) pourrait économiser jusqu’à 100 millions d’euros par an en appliquant le principe «une fois pour toutes» au moyen d’un programme spécifique.

(42)

L’annexe II du règlement sur le PNU répertorie les procédures couvertes par le PNU.

(43)

Conformément à l’article 6, paragraphe 4, du règlement sur le PNU, la Commission et les États membres veillent, d’ici à décembre 2023, à ce que le système d’information du marché intérieur (IMI) soit prêt à être utilisé par les États membres pour notifier, dans un répertoire commun, les procédures pour lesquelles une présence en personne pourrait être requise.

(44)

Comme indiqué à l’annexe II du règlement sur le PNU, les procédures suivantes sont exclues: les procédures d’insolvabilité ou de liquidation, l’inscription initiale d’une activité commerciale au registre du commerce et les procédures relatives à la constitution ou à tout dépôt ultérieur par des sociétés au sens de l’article 54, deuxième alinéa, du TFUE.

(45)

Commission européenne, rapport d’évaluation comparative sur l’administration en ligne 2022, p. 32.

(46)

Règlement d’exécution (UE) 2022/1463 de la Commission du 5 août 2022.

(47)

Il s’agit d’essais d’interopérabilité et de conformité dans un environnement structuré, afin de soutenir la mise au point et le déploiement de l’OOTS.

(48)

D’autres synergies pourraient être envisagées, comme la réutilisation des services OOTS par le portefeuille EUDI.

(49)

Proposition de directive modifiant la directive (UE) 2015/413 facilitant l’échange transfrontalier d’informations concernant les infractions en matière de sécurité routière [COM(2023) 126 final].

(50)

Conformément à l’article 6, paragraphe 4, et à l’article 15 du règlement sur le PNU.

(51)

Comme annoncé par la présidente von der Leyen le 15 mars 2023 au Parlement européen.

(52)

D’autres espaces de données sont par exemple l’espace des données juridiques des administrations publiques, l’espace des données sur les marchés publics (voir 2023/C 98 I/01) et l’espace des données de sécurité des administrations publiques aux fins de l’innovation [SWD(2022) 45 final].

(53)

COM(2022) 197 final.

(54)

  Décennie numérique de l’Europe: objectifs numériques pour 2030 (europa.eu) .