1.   La commission des comptes est composée de trois membres et a son siège à Bruxelles.

2.   La Commission fournit aux membres de la commission des comptes un soutien logistique approprié, en particulier des espaces de bureaux et un soutien informatique.

3.   La commission des comptes est assistée par un secrétariat, basé à Kiev, dirigé par un chef du secrétariat. Le secrétariat reçoit ses instructions et ses orientations du président de la commission des comptes, qui sera nommé conformément à l’article 6 de la présente décision.

4.   L’article 2 de la décision 1999/396/CE, CECA, Euratom de la Commission (2) relative aux conditions et modalités des enquêtes internes en matière de lutte contre la fraude, la corruption et toute activité illégale préjudiciable aux intérêts des Communautés s’applique aux membres de la commission des comptes et à leur personnel, y compris le personnel du secrétariat.

1.   Les membres de la commission des comptes sont nommés par la Commission, à la suite d’un appel à manifestation d’intérêt. Le mandat des membres de la commission des comptes commence à la date fixée à cet effet dans la décision relative à la nomination des membres de la commission des comptes.

2.   Les membres de la commission des comptes sont des citoyens de l’Union ayant une expérience avérée dans les domaines de l’audit, du suivi et du contrôle et/ou de la lutte contre la fraude, la corruption, les conflits d’intérêts et les irrégularités, idéalement acquise à un poste de haut niveau au sein des institutions de l’UE ou des pouvoirs publics des États membres.

3.   Les membres de la commission des comptes sont nommés conseillers spéciaux de la Commission au sens de l’article 5 du régime applicable aux autres agents de l’Union européenne (3), pour une durée de deux ans. Leurs contrats sont renouvelables et garantissent leur indépendance totale à l’égard de toute influence extérieure dans l’exercice de leurs fonctions. Les membres de la commission des comptes seront titulaires d’une habilitation de sécurité ou, s’ils n’ont pas déjà fait l’objet d’une enquête, sont disposés à se soumettre à la procédure d’habilitation de sécurité par l’État membre dont ils ont la nationalité.

4.   La procédure de sélection est menée par le directeur général de la DG NEAR avec le soutien d’un panel dont les membres sont choisis par le directeur général parmi les directions générales de la Commission les plus concernées. Le panel présente au directeur général une liste de candidats, sur la base des résultats de l’appel à manifestation d’intérêt et des entretiens qui s’ensuivent. Le directeur général sélectionne les membres de la commission des comptes ainsi que trois membres suppléants pour remplacer un membre de la commission des comptes lorsque le membre de la commission n’est plus en mesure d’exercer ses fonctions ou disposé à le faire.

5.   Si un membre de la commission des comptes ne remplit plus les conditions requises pour l’exercice de ses fonctions, définies dans la présente décision et dans son contrat, il peut être révoqué par la Commission.

6.   Si un membre de la commission des comptes n’est pas en mesure d’exercer ses fonctions pour une durée limitée, pour des raisons médicales ou autres, la Commission, en concertation avec le membre de la commission des comptes concerné, peut nommer temporairement un membre suppléant jusqu’à ce que le membre de la commission des comptes concerné soit en mesure de reprendre ses fonctions, pendant la période de son incapacité à exercer ses fonctions.

7.   La durée limitée visée au paragraphe 6 ne dépasse pas six mois.

1.   Le directeur général de la DG NEAR désigne l’un des membres comme président de la commission des comptes et un autre comme vice-président. En cas d'empêchement du président, ses fonctions sont exercées par le vice-président.

2.   En cas de vacance du poste de président, le vice-président exerce ses fonctions jusqu’à ce qu’un nouveau président soit désigné par le directeur général de la DG NEAR.

1.   Le président représente la commission des comptes. Il en préside les réunions et en organise les travaux.

2.   Le président peut déléguer à chacun des membres de la commission des comptes et au chef du secrétariat le pouvoir de signer des documents au nom de la commission des comptes.

3.   Le président fixe le calendrier et l’ordre du jour des réunions de la commission des comptes.

4.   Le président est chargé d’élaborer, dans un délai de six mois après que la commission des comptes est devenue opérationnelle, le règlement intérieur de la commission des comptes.

1.   Au moins six réunions de la commission des comptes ont lieu chaque année à Bruxelles, lesquelles, dans des cas justifiés, peuvent également se tenir à d’autres endroits ou en ligne. La commission des comptes effectue également chaque année, si les circonstances le permettent, un minimum de six visites à Kiev.

2.   Le président veille à ce que, pour chaque réunion de la commission des comptes, le quorum requis de deux membres de la commission des comptes soit atteint.

3.   Le président veille à ce que les réunions de la commission des comptes servent à examiner les conclusions du secrétariat, à fournir des orientations sur les travaux du secrétariat et à soumettre des rapports à la Commission.

4.   Le président peut, le cas échéant, convoquer des réunions supplémentaires, qui peuvent également se tenir sous une forme hybride. Les réunions sont programmées suffisamment à l'avance pour permettre à tous les membres et invités d'y assister.

1.   Le secrétariat de la commission des comptes est composé d’une équipe de spécialistes de la gestion et du contrôle, de l’audit et d’autres domaines d’expertise pertinents, ainsi que d’assistants de secrétariat, recrutés dans le cadre d’un marché de services, à la suite d’une procédure d’appel d’offres lancée par la DG NEAR.

2.   Les travaux du secrétariat sont dirigés par un chef du secrétariat, un fonctionnaire de la Commission nommé par la DG NEAR.

3.   Le secrétariat assiste la commission des comptes dans l’accomplissement de ses tâches, notamment en recueillant et en fournissant, par l’intermédiaire du chef du secrétariat, toutes les informations pertinentes.

1.   La Commission peut inviter des représentants des États membres et d’autres donateurs à participer aux activités de la commission des comptes. La Commission peut inviter d’autres donateurs contribuant à la facilité à nommer des observateurs au sein de la commission des comptes.

2.   Lorsqu’ils sont invités par la Commission, les observateurs peuvent participer aux réunions de la commission des comptes en cette qualité et avoir accès aux informations. Le président de la commission des comptes, pour des raisons dûment justifiées, telles que la confidentialité ou la protection des données, et après consultation des autres membres de la commission des comptes, peut refuser aux observateurs d’accéder aux informations.

3.   Le président de la commission des comptes, après consultation des autres membres de la commission des comptes, peut inviter des observateurs à assister aux délibérations de la commission des comptes et les inviter à présenter leurs observations orales et écrites.

4.   Les observateurs ne participent pas à la procédure d’adoption de rapports ou de recommandations.

1.   Lorsqu’un membre de la commission des comptes ou toute autre personne qui participe aux réunions de la commission des comptes, y compris en qualité d’observateur, se trouve dans une situation de conflit d’intérêts ou dans une situation qui pourrait être perçue comme telle par le public, il en informe immédiatement les autres membres de la commission des comptes et le secrétariat et s’abstient de participer aux délibérations correspondantes et à l’adoption des rapports et recommandations correspondants de la commission des comptes.

2.   Dans la situation décrite au paragraphe 1, une fois dûment informé, le président de la commission des comptes prend toutes les mesures appropriées.

3.   Le président de la commission des comptes informe le directeur général de la DG NEAR de toute situation décrite au paragraphe 1 dès qu’il en a pris connaissance.

1.   La commission des comptes assiste la Commission en assurant un suivi continu des systèmes de gestion et de contrôle de l’Ukraine en ce qui concerne l’utilisation des fonds de l’Union au titre de la facilité et en signalant tout problème systémique ou toute faiblesse potentielle de ces systèmes. La commission des comptes évalue, entre autres, les systèmes mis en place par l’Ukraine pour éviter, corriger, signaler et traiter efficacement d’éventuels cas de fraude, de corruption, de conflits d’intérêts et de toute autre irrégularité en rapport avec toute dépense financée au titre de la facilité, mener des enquêtes et engager des poursuites s’y rapportant.

2.   La commission des comptes a le droit d’adresser des demandes d’information aux autorités compétentes et d’effectuer, à tout moment, y compris par l’intermédiaire de son secrétariat, ses propres vérifications et contrôles sur place du système de gestion et de contrôle de l’Ukraine, ainsi que des procédures et des dépenses pour la mise en œuvre des étapes de la décision d’exécution du Conseil relative à l’approbation de l’évaluation du plan pour l’Ukraine, qui ont déjà été évaluées par la Commission au moyen des demandes de paiement trimestrielles. Les rapports qui en résultent contiennent, le cas échéant, des recommandations adressées à l’Ukraine en vue d’améliorer son système de gestion et de contrôle et sont communiqués à la Commission. La commission des comptes agit sans préjudice des compétences de la Commission, de l’OLAF, de la Cour des comptes européenne et du Parquet européen.

3.   La commission des comptes présente à la Commission des rapports, y compris une copie des recommandations définies au paragraphe 2, à une fréquence d’au moins un rapport tous les trois mois, sur la base d’un programme de travail soumis pour information à la Commission dans les trois mois suivant la date à laquelle la commission a commencé à fonctionner. Ces rapports présentent l’avis de la commission des comptes en ce qui concerne la performance et l’efficacité du système ukrainien de gestion et de contrôle. La commission des comptes communique immédiatement à la Commission toute information obtenue ou portée à sa connaissance ayant trait à des cas avérés, ou de graves préoccupations, concernant une mauvaise gestion des dépenses financées au titre de la facilité.

4.   La commission des comptes adopte des recommandations à l’intention de l’Ukraine sur tous les cas où, selon elle, les autorités ukrainiennes compétentes n’ont pas pris les mesures nécessaires pour prévenir, détecter et corriger la fraude, la corruption, les conflits d’intérêts et les irrégularités qui ont porté atteinte ou risquent sérieusement de porter atteinte à la bonne gestion financière des dépenses financées au titre de la facilité et dans tous les cas où elle détecte des faiblesses nuisant à la conception et au fonctionnement du système de contrôle mis en place par les autorités ukrainiennes et pour mener des enquêtes et des poursuites en la matière.

5.   Les rapports et les informations de la commission des comptes sont envoyés sans délai à la Commission, à l’Office européen de lutte antifraude et au Parquet européen, conformément à leurs compétences respectives, selon les besoins et dans tous les cas où des mesures sont nécessaires pour prévenir, détecter et corriger la fraude, la corruption, les conflits d’intérêts, les irrégularités ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union et pour mener des enquêtes et des poursuites en la matière. La commission des comptes peut également communiquer ses rapports et informations, le cas échéant, aux autorités ukrainiennes compétentes, en particulier dans les cas où ces autorités doivent prendre des mesures pour prévenir, détecter et corriger la fraude, la corruption, les conflits d’intérêts, les irrégularités ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union et pour mener des enquêtes et des poursuites en la matière.

6.   La commission des comptes demande l’assistance de l’Ukraine pour obtenir des informations et des documents, y compris toute donnée électronique, et peut demander à l’Ukraine de prendre toutes les mesures nécessaires pour faciliter le travail des personnes chargées d’effectuer des vérifications et des contrôles sur place, sans préjudice des dispositions applicables de l’UE et de l’Ukraine en matière de protection des données et de sécurité des données.

7.   La commission des comptes assure un dialogue et une coopération réguliers avec la Cour des comptes européenne, ainsi qu’avec la Chambre des comptes de l’Ukraine et d’autres institutions, le cas échéant.

1.   Chaque membre de la commission des comptes et le personnel travaillant pour le secrétariat de la commission des comptes garantissent une stricte confidentialité des informations qu’ils ont reçues par leur travail ou dans le cadre de leur travail. En particulier, ils assurent la protection des informations à caractère personnel, confidentielles et commercialement sensibles.

2.   Les données à caractère personnel sont traitées conformément aux règles du règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil (4) qui s’appliquent mutatis mutandis.

3.   La commission des comptes adopte des procédures et des politiques internes en matière de protection des données conformément au règlement (UE) 2018/1725.

4.   La commission des comptes adopte des lignes directrices pour la protection des informations confidentielles et commercialement sensibles.

1.   Le président et les autres membres de la commission des comptes s’efforcent de parvenir à un consensus sur le contenu des rapports et recommandations. En l’absence de consensus, le contenu est arrêté à la majorité des membres de la commission des comptes. En cas d’égalité des voix, le vote du président sera décisif. Le président ou tout membre de la commission des comptes peut demander un vote.

2.   La commission des comptes transmet à la Commission ses rapports, y compris des recommandations à l’Ukraine. La Commission communique les recommandations à l’Ukraine.

3.   La mise en œuvre des recommandations fait l’objet d’un suivi continu par la commission des comptes.