1.   La présente décision établit les règles internes relatives aux conditions dans lesquelles le CRU, dans le cadre de la procédure informelle prévue par sa politique relative à la protection de la dignité de la personne et à la prévention du harcèlement moral et du harcèlement sexuel, peut limiter l’application des droits consacrés aux articles 14 à 21, 35, ainsi qu’à l’article 4 du règlement (UE) 2018/1725, en vertu de son article 25.

2.   La présente décision s’applique aux opérations de traitement des données à caractère personnel effectuées par le CRU aux fins de lancer, de mener à bien et de clore une procédure informelle dans le cadre de la politique du CRU relative à la protection de la dignité de la personne et à la prévention du harcèlement moral et du harcèlement sexuel. En ce qui concerne les opérations de traitement des données à caractère personnel effectuées par le CRU aux fins de mener des enquêtes internes, des enquêtes administratives et des procédures disciplinaires, une décision différente concernant la limitation des droits s’applique (pour référence: SRB/ES/2019/32).

3.   Les catégories de données concernées sont les données objectives (détails administratifs, numéro de téléphone, adresse privée, communications électroniques), et les données relatives au trafic et/ou les données subjectives (évaluations, ouverture d’enquêtes, rapports d’enquêtes préliminaires), etc.

4.   Sous réserve des conditions fixées dans la présente décision, les limitations peuvent s’appliquer aux droits suivants: droits d’accès, de rectification, d’effacement et de portabilité, droit à l’information, confidentialité des communications, et principes relatifs au traitement des données pour autant qu’ils concernent un droit.

1.   Les garanties en place pour éviter les violations de données, les fuites ou la divulgation non autorisée sont les suivantes: limitation des droits d’accès aux dossiers électroniques et à la boîte aux lettres fonctionnelle pour l’introduction de réclamations, armoires sécurisées avec des clés, et formation spécifique sur la confidentialité à l’intention des personnes qui traitent les informations.

2.   Le responsable de ces opérations de traitement est le CRU, représenté ici par son coordinateur anti-harcèlement.

3.   Les données à caractère personnel collectées sont conservées conformément aux règles du CRU sur la conservation des documents. La période de conservation respecte le principe de conservation des données pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation de la finalité de l’opération de traitement, et, finalement, pour permettre la résolution de litiges judiciaires ou administratifs.

1.   Conformément à l’article 25, paragraphe 1, du règlement (UE) 2018/1725, toute limitation s’applique uniquement pour garantir:

2.   Toute limitation est nécessaire et proportionnée dans une société démocratique et respecte l’essence des libertés et droits fondamentaux.

3.   Une évaluation de la nécessité et de la proportionnalité est réalisée sur la base des présentes règles internes. Le résultat de cette évaluation est consigné dans une note d’évaluation interne, afin de rendre compte, au cas par cas, des limitations considérées.

4.   Les limitations sont dûment contrôlées et une révision périodique est réalisée tous les six mois.

5.   Les limitations sont levées dès lors que les circonstances qui les justifient cessent d’exister.

6.   Le risque pour les droits et libertés de la personne concernée est la limitation temporaire de l’exercice effectif des droits de la personne concernée, notamment à l’information, à l’effacement ou à la défense, tels que garantis par le règlement (UE) 2018/1725.Ces risques sont pris en considération dans le cadre de l’évaluation de la nécessité et de la proportionnalité mentionnée au paragraphe 3 du présent article.

1.   Pendant toute procédure de limitation et dans les meilleurs délais, le CRU informe son délégué à la protection des données (ci-après le «DPD») de toute limitation de l’application des droits des personnes concernées conformément à la présente décision. Il fournit un accès au dossier et à l’évaluation de la nécessité et de la proportionnalité de la limitation.

2.   Le DPD peut demander au responsable du traitement, par écrit, de réexaminer l’application des limitations. Le CRU informe le DPD par écrit du résultat du réexamen demandé et du moment où la limitation a été levée.

1.   Le CRU inclut dans les avis de protection des données publiés sur son intranet informant les personnes concernées de leurs droits dans le cadre d’une procédure donnée, des informations concernant la limitation potentielle de ces droits. Ces informations portent sur les droits susceptibles d’être limités, les motifs de la limitation ainsi que sa durée potentielle.

2.   En outre, le CRU informe individuellement les personnes concernées, dans les meilleurs délais et par écrit, de leurs droits concernant des limitations présentes ou futures, sans préjudice du paragraphe suivant.

3.   Les personnes concernées sont informées des raisons principales qui justifient l’application d’une limitation et de leur droit de saisir le Contrôleur européen de la protection des données.

1.   Lorsque les personnes concernées demandent à accéder à leurs données à caractère personnel traitées dans le cadre d’un ou de plusieurs cas spécifiques ou d’une opération de traitement particulière, conformément à l’article 17 du règlement (UE) 2018/1725, le CRU limite son examen de la demande à ces seules données à caractère personnel.

2.   Lorsque le CRU limite, en tout ou en partie, le droit d’accès visé à l’article 17 du règlement (UE) 2018/1725, il prend les mesures suivantes:

La communication des informations visées au point a) peut être différée, omise ou refusée conformément à l’article 25, paragraphe 8, du règlement (UE) 2018/1725.

3.   Le dossier mentionné au paragraphe 2, point b), et, le cas échéant, les documents contenant des éléments juridiques et factuels sous-jacents sont enregistrés. Ils sont mis à la disposition du Contrôleur européen de la protection des données sur demande. L’article 25, paragraphe 7, du règlement (UE) 2018/1725 s’applique.