(1)

La Commission doit travailler dans un environnement sûr et sécurisé. Pour y parvenir, elle doit adopter, concernant sa sécurité, une approche cohérente et intégrée qui lui permet de garantir un niveau de protection adéquat pour les personnes, les biens et les informations, proportionnel aux risques recensés, et d'assurer la sécurité de manière efficace et en temps opportun. La Commission est confrontée à des menaces et défis majeurs dans le domaine de la sécurité, en particulier en ce qui concerne le terrorisme, les cyberattaques et l'espionnage politique et commercial.

(2)

Afin de garantir la sécurité des personnes, des biens et des informations, la Commission, notamment par l'intermédiaire de sa direction de la sécurité de la direction générale des ressources humaines et de la sécurité, prend des mesures conformément à la décision (UE, Euratom) 2015/443 (1) de la Commission qui nécessitent le traitement de différentes catégories de données à caractère personnel. Ces mesures comprennent la vérification des antécédents en vertu de l'article 7, paragraphe 5, des évaluations de la menace conformément à l'article 12 et des enquêtes de sécurité conformément à l'article 13 de la décision (UE, Euratom) 2015/443 de la Commission. Dans le cadre de son mandat d'enquête, la Commission collecte des informations utiles pour l'enquête, y compris des données à caractère personnel, provenant de différentes sources - les pouvoirs publics et des personnes physiques - et les échange avec d'autres institutions, organes et organismes de l'Union, avec les autorités compétentes des États membres et des pays tiers, ainsi qu'avec les organisations internationales avant, pendant et après l'enquête ou les activités de coordination.

(3)

Les catégories de données à caractère personnel traitées par la Commission sont, par exemple, des données d'identification, des données de contact, des données professionnelles et des données ayant trait à l'objet d'une vérification des antécédents, d'une évaluation de la menace ou d'une enquête de sécurité, ou fournies dans ce contexte. Les données à caractère personnel sont conservées dans un environnement électronique sécurisé afin d'empêcher tout accès ou transfert illicite de données à des personnes en dehors de la Commission. Les services de la Commission chargés de l'enquête conservent les données à caractère personnel jusqu'à la fin de celle-ci. Différentes durées de conservation s'appliquent aux différentes activités de traitement, en fonction de la catégorie de l'enquête, à savoir les cas de suspicion d'infractions pénales, le contre-espionnage ou l'antiterrorisme. À l'issue de la durée de conservation, les informations relatives à l'affaire, y compris les données à caractère personnel, sont supprimées (2).

(4)

Dans l'exercice de ses missions, la Commission, en tant que responsable du traitement, est tenue de respecter les droits des personnes physiques concernant le traitement des données à caractère personnel qui sont consacrés par l'article 8, paragraphe 1, de la charte des droits fondamentaux de l'Union européenne et par l'article 16, paragraphe 1, du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne, ainsi que les droits prévus par le règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil (3). Dans le même temps, la Commission est tenue de se conformer à des règles strictes de confidentialité telles que visées à l'article 9 de la décision (UE, Euratom) 2015/443.

(5)

Dans certaines circonstances, il est nécessaire de concilier les droits des personnes concernées prévus par le règlement (UE) 2018/1725 avec la nécessité de garantir que la Commission exerce efficacement ses tâches consistant à assurer la sécurité des personnes, des biens et des informations au sein de la Commission en vertu de la décision (UE, Euratom) 2015/443, en particulier ses enquêtes de sécurité, ainsi qu'avec le plein respect des droits fondamentaux et libertés d'autres personnes concernées. À cet effet, l'article 25, paragraphe 1, points c), d) et h), du règlement (UE) 2018/1725 donne à la Commission la possibilité de limiter l'application des articles 14 à 17, 19, 20 et 35, ainsi que du principe de transparence établi à l'article 4, paragraphe 1, point a), dans la mesure où ses dispositions correspondent aux droits et obligations prévus aux articles 14 à 17, 19 et 20 dudit règlement.

(6)

Afin de garantir que la Commission exerce efficacement ses tâches consistant à assurer la sécurité des personnes, des biens et des informations au sein de la Commission en vertu de la décision (UE, Euratom) 2015/443, en particulier ses enquêtes de sécurité, tout en respectant les normes en matière de protection des données à caractère personnel prévues par le règlement (UE) 2018/1725, il est nécessaire d'adopter des règles internes en vertu desquelles la Commission pourrait limiter les droits des personnes concernées conformément à l'article 25, paragraphe 1, point c), d) et h) du règlement (UE) 2018/1725.

(7)

Ces règles internes devraient s'appliquer à toutes les opérations de traitement effectuées par la Commission aux fins de l'exécution de ses tâches consistant à assurer la sécurité des personnes, des biens et des informations au sein de la Commission en vertu de la décision (UE, Euratom) 2015/443, en particulier sa fonction d'enquête dans le domaine de la sécurité. Ces règles devraient s'appliquer aux opérations de traitement effectuées avant l'ouverture d'une enquête, au cours des enquêtes et lors du contrôle du suivi du résultat des enquêtes.

(8)

Afin de se conformer aux articles 14, 15 et 16 du règlement (UE) 2018/1725, la Commission devrait informer toutes les personnes concernées de ses activités impliquant le traitement de leurs données à caractère personnel. Elle devrait aussi les informer de leurs droits, de manière transparente et cohérente, sous la forme d'avis relatifs à la protection des données publiés sur son site internet.

(9)

La Commission devrait par ailleurs informer individuellement, sous une forme appropriée, les personnes concernées par une enquête de sécurité, c'est-à-dire les personnes concernées et les témoins. La Commission devrait par ailleurs informer individuellement les personnes dont les données sont traitées dans le contexte des mesures de sécurité prises au titre de l'article 7, paragraphe 5, et de l'article 12, paragraphe 1, points d) et e), de la décision (UE, Euratom) 2015/443 de la Commission, à savoir la fouille des locaux de la Commission et l'examen des systèmes d'information et de communication et des équipements.

(10)

Sur la base de l'article 25 du règlement (UE) 2018/1725, il peut être nécessaire que la Commission limite la communication d'informations aux personnes concernées et l'exercice d'autres droits des personnes concernées de façon à protéger, en particulier, une enquête de sécurité, ses outils et méthodes d'enquête, les enquêtes et procédures de sécurité d'autres autorités publiques, ainsi que les droits des autres personnes liées à cette enquête de sécurité et à ces enquêtes et/ou procédures.

(11)

Dans certains cas, la communication d'informations particulières à des personnes concernées ou la révélation de l'existence d'une enquête ou de mesures de sécurité prises en vertu de l'article 12, paragraphe 1, points d) et e), de la décision (UE, Euratom) 2015/443 de la Commission, à savoir la fouille des locaux de la Commission et l'examen des systèmes d'information et de communication et des équipements, pourrait rendre impossible ou compromettre gravement l'objectif de l'enquête et la capacité de la Commission à assurer sa sécurité et, notamment, à mener des enquêtes de sécurité de manière efficace à l'avenir.

(12)

En outre, dans un souci d'efficacité de la coopération, comme indiqué à l'article 17, paragraphes 2 et 3, de la décision (UE, Euratom) 2015/443, la Commission peut être amenée à limiter l'application des droits des personnes concernées afin de protéger les opérations de traitement effectuées par d'autres institutions, organes et organismes de l'Union ou par des autorités compétentes des États membres. À cet effet, la Commission devrait consulter ces institutions, organes, organismes et autorités sur les motifs pertinents justifiant l'application de limitations ainsi que sur la nécessité et la proportionnalité de ces dernières.

(13)

La Commission peut également être amenée à limiter la communication d'informations aux personnes concernées ainsi que l'application d'autres droits des personnes concernées en ce qui concerne les données à caractère personnel reçues de pays tiers ou d'organisations internationales, afin de s'acquitter de son devoir de coopération avec ces pays ou organisations et de protéger ainsi un objectif important d'intérêt public général de l'Union. Toutefois, dans certains cas, l'intérêt ou les droits fondamentaux de la personne concernée peuvent prévaloir sur l'intérêt de la coopération internationale.

(14)

La Commission devrait traiter toutes les limitations de manière transparente et enregistrer chaque cas de limitation dans le registre correspondant.

(15)

Conformément à l'article 25, paragraphe 8, du règlement (UE) 2018/1725, les responsables du traitement peuvent omettre ou refuser de communiquer à la personne concernée des informations sur les motifs justifiant l'application d'une limitation ou différer la communication de ces informations si celle-ci risque de compromettre d'une quelconque manière la finalité de la limitation. C'est, en particulier, le cas des limitations des droits prévus aux articles 16 et 35 du règlement (UE) 2018/1725.

(16)

La Commission devrait réexaminer à intervalles réguliers les limitations imposées afin de veiller à ce que les droits de la personne concernée à être informée conformément aux articles 16 et 35 du règlement (UE) 2018/1725 ne soient limités qu'aussi longtemps que ces limitations sont nécessaires pour permettre à la Commission d'assurer sa sécurité et, notamment, de mener ses enquêtes de sécurité.

(17)

Lorsque d'autres droits des personnes concernées sont limités, le responsable du traitement devrait évaluer au cas par cas si la communication de la limitation risque de compromettre sa finalité.

(18)

Le délégué à la protection des données de la Commission devrait procéder à un examen indépendant de l'application des limitations afin de garantir le respect de la présente décision.

(19)

Le contrôleur européen de la protection des données a rendu son avis le 10 décembre 2018.