7.2.2007   

FI

Euroopan unionin virallinen lehti

C 27/21

I.

Hallinnollisen epäkohdan käsite sisältää myös yhteisön tietosuojasäännösten noudattamatta jättämisen.

II.

Tietosuojavaltuutetulla on tietosuoja-alan erityistä asiantuntemusta, ja se toimii erikoistuneena viranomaisena, joka valvoo tietosuojasäännösten noudattamista yhteisöjen toimielimissä ja elimissä.

III.

Jos kantelu voitaisiin ottaa joko oikeusasiamiehen tai tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, kantelija voi valita, kummalle viranomaiselle hän kantelunsa osoittaa, ja hänelle on annettava asianmukaiset tiedot valinnan perustaksi.

IV.

Tarpeettomia menettelyjen päällekkäisyyksiä on pyrittävä mahdollisuuksien mukaan välttämään.

V.

Eriäviä tapoja suhtautua tietosuojan oikeudellisiin ja hallinnollisiin näkökohtiin on pyrittävä välttämään.

VI.

Oikeusasiamiehen ja tietosuojavaltuutetun väliseen tietojenvaihtoon sovelletaan niiden toiminnan edellyttämää luottamuksellisuutta.

—

Oikeusasiamies tiedottaa tarvittaessa kantelijoille edellä kohdassa II mainitusta tietosuojavaltuutetun asiantuntemuksesta sekä siitä, missä tilanteessa tietosuojavaltuutetulle voidaan tehdä henkilötietojen käsittelyyn yhteisön toimielimissä ja elimissä liittyvä kantelu.

—

Yllä tarkoitetut tiedot annetaan kantelijalle erityisesti tapauksissa, joissa oikeusasiamies voisi suorittaa tutkimuksia mutta jotka liittyvät yksinomaan tai pääasiassa tietosuojaan. Näin kantelija voi päättää, haluaako hän kääntyä tietosuojavaltuutetun puoleen ennen kuin oikeusasiamies käynnistää tutkimuksen.

—

Kyseisissä tapauksissa oikeusasiamies kertoo kantelijalle mahdollisuudesta tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle. Oikeusasiamies pyrkii lisäksi helpottamaan tällaisten kantelujen siirtoa tietosuojavaltuutetulle, jos kantelija sitä pyytää ennen tutkimuksen käynnistämistä.

—

Tietosuojavaltuutettu ilmoittaa tarvittaessa kantelijoille, että yhteisöjen toimielinten ja elinten toiminnassa ilmenneitä hallinnollisia epäkohtia koskevat kantelut voi osoittaa oikeusasiamiehelle.

—

Pitäessään sitä tarpeellisena tietosuojavaltuutettu pyrkii lisäksi helpottamaan kantelujen siirtämistä oikeusasiamiehelle, jos kantelija sitä pyytää.

—

Kumpikin viranomainen ilmoittaa tarvittaessa kantelijalle, että tapausta koskevat tiedot saatetaan lähettää toiselle viranomaisista.

—

Kumpikaan viranomainen ei käynnistä tutkimuksia, jos toinen viranomaisista jo tutkii tai on tutkinut kantelua, joka koskee käytännöllisesti katsoen samaa tapausta, paitsi jos kantelija esittää merkittävää uutta todistusaineistoa toisen viranomaisista saatua tutkimuksensa jo päätökseen. Kumpikin viranomainen tiedottaa toiselle, jos se kieltäytyy käynnistämästä tutkimuksia yllä mainitusta syystä, ja ilmoittaa valmiudestaan antaa toiselle viranomaiselle tietoja helpottaakseen tämän päätöksentekoa tältä osin.

—

Oikeusasiamies ilmoittaa tietosuojavaltuutetulle tietosuojaan liittyvän tutkimuksen käynnistämisestä. Kumpikin viranomainen on tuonut esiin aikomuksensa keskustella parhaasta tavasta välttää tarpeettomat menettelyiden päällekkäisyydet ja eriävät tulkinnat tapauksissa, joissa tietosuojavaltuutettu on jo käynnistänyt tutkimukset samassa asiassa.

—

Jos oikeusasiamies ja tietosuojavaltuutettu havaitsevat kumpikin käsittelevänsä samoja tapahtumia koskevaa kantelua, ne pyrkivät pitämään toisensa ajan tasalla.

—

Jos asetuksen (EY) N:o 45/2001 (1) säännökset sekä yhteisöjen tuomioistuimen oikeuskäytäntö jättävät tulkinnanvaraa siitä, miten tietosuojasta annettuja säännöksiä olisi tulkittava ja sovellettava oikein, oikeusasiamies kuulee asiassa tietosuojavaltuutettua, ellei tämän kanta ole jo tiedossa. Tietosuojavaltuutettu pyrkii vastaamaan asetettuun määräaikaan mennessä. Päätöstä tehdessään oikeusasiamies ottaa tällöin huomioon tietosuojavaltuutetun vastauksen.

—

Oikeusasiamies antaa tietosuojavaltuutetulle tiedoksi tutkimustensa tulokset siltä osin kuin ne liittyvät merkittäviin tietosuojaa koskeviin näkökohtiin.

—

Tietosuojavaltuutettu antaa oikeusasiamiehelle tiedoksi tutkimustensa tulokset, jos hän katsoo niiden mahdollisesti olevan oikeusasiamiehen kannalta olennaisia.

—

Oikeusasiamies ja tietosuojavaltuutettu ottavat huomioon seuraavat kanteluihin, jotka koskevat oikeutta perehtyä asiakirjoihin ja tietoihin, mahdollisesti liittyvät tietosuoja-alan näkökohdat:

—

Asetuksessa (EY) N:o 45/2001 säädetään jokaisen rekisteröidyn oikeudesta saada tietyt häntä itseään koskevat tiedot (2). Tietosuojavaltuutettu on toimivaltainen käsittelemään kantelut, joita rekisteröidyt tekevät tämän velvoitteen laiminlyömisen vuoksi.

—

Oikeusasiamiehen toimialaan kuuluvat tapaukset, joissa kantelijalle on kieltäydytty antamasta toista henkilöä koskevia tietoja taikka häntä itseään koskevia tietoja tai asiakirjoja ja jotka eivät perustu asetukseen (EY) N:o 45/2001 (vaan esimerkiksi asetukseen (EY) N:o 1049/2001 (3)). Tällaisissa tapauksissa oikeusasiamies kertoo kantelijalle asetuksessa (EY) N:o 45/2001 säädetyistä rekisteröidyn oikeuksista siltä osin kuin siitä todennäköisesti on hyötyä.

—

Oikeusasiamies ja tietosuojavaltuutettu katsovat, että edellä olevat osat A, B ja C koskevat myös kanteluja, jotka liittyvät oikeuteen perehtyä asiakirjoihin ja tietoihin.

—

Kumpikin viranomainen ilmaisee aikomuksensa tavata säännöllisesti vähintään kerran vuodessa keskustellakseen tässä yhteisymmärryspöytäkirjassa sovittujen toimintamenettelyjen käytännön soveltamisesta ja mahdollisista parannuksista.