31972R1723

KOMISSION ASETUS (ETY) N:o 1723/72,

annettu 26 päivänä heinäkuuta 1972,

Euroopan maatalouden ohjaus- ja tukirahaston tukiosaston tilien tarkastamisesta ja hyväksymisestä

EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka

ottaa huomioon Euroopan talousyhteisön perustamissopimuksen,

ottaa huomioon neuvoston 21 päivänä huhtikuuta 1970 annetun asetuksen (ETY) N:o 729/90(1) yhteisen maatalouspolitiikan rahoituksesta sekä erityisesti sen 4 artiklan 4 kohdan ja 5 artiklan 3 kohdan,

sekä katsoo että:

on vahvistettava yksityiskohtaiset säännöt, joiden mukaisesti vuosittaiset tilit toimitetaan komissiolle, niiden yksiköiden ja toimielinten tilien tarkastamiseksi ja hyväksymiseksi, joilla on toimivalta maksaa EMOTR:n tukiosastosta maksettavia menoja,

annettavien säännösten on tehtävä jäsenvaltioille mahdolliseksi esittää kaikki tilien tarkastamiseksi ja hyväksymiseksi tarpeelliset asiakirjat yhdenmukaistetussa ja yhteisön rahoitukseen liittyviin säännöksiin mukautetussa muodossa,

maksajina toimivien yksiköiden ja toimielinten on hoidettava kirjanpito, joka käsittää ainoastaan EMOTR:n tukiosastosta rahoitettavien menojen maksamista varten niiden käyttöön annetut rahavarat; numerotietojen on oltava peräisin mainitusta kirjanpidosta; on kuitenkin tarpeellista säätää mahdollisuudesta käyttää muita tietolähteitä poikkeuksellisesti ja täydentävästi kahtena ensimmäisenä vuotena; lisäksi sellaisten tietojen osalta, jotka ovat yhteenvedonomaisia on aiheellista säätää, että asiakirjoja, joihin ne perustuvat, on säilytettävä vähintään yhteisötahojen suorittaman tarkastusmenettelyn päättymiseen saakka, ottaen huomioon, ettei tämä säännös rajoita mahdollisuutta soveltaa pitemmän säilytysajan säätäviä kansallisia säännöksiä,

numerotietojen todentamisen helpottamiseksi jäsenvaltioiden on toimitettava komissiolle toisaalta maksajina toimivien yksiköiden ja toimielinten laatimat vuosikertomukset, toisaalta kaikki todentamisesta tai tarkastamisesta vastaavien yksiköiden kertomukset tai kertomusten osat; on aiheellista vahvistaa kaavio maksajina toimivien yksiköiden tai toimielinten laatimille kertomuksille,

komissiolla on oltava tiedot määristä, jotka on maksettu aiheettomasti sellaisten laiminlyöntien seurauksena, joita ei ole sisällytetty yhteisen maatalouspolitiikan rahoittamiseen liittyen aiheettomasti maksettuja määriä koskevista laiminlyönneistä ja näiden määrien takaisinperimisestä sekä tiedotusjärjestelmän organisoinnista tällä alalla 7 päivänä helmikuuta 1972 annetun asetuksen (ETY) N:o 283/72(2) 3 ja 5 artiklassa tarkoitettuihin neljännesvuosittain tehtäviin yhteenvetoihin, ja

vuosittaisia tilejä tarkastettaessa ja hyväksyttäessä on tarpeellista vahvistaa niiden yhteisön rahavarojen määrä, jotka ovat edelleen käytettävissä kussakin jäsenvaltiossa vuoden lopussa,

tässä asetuksessa säädetyt toimenpiteet ovat rahastokomitean lausunnon mukaiset,

ON ANTANUT TÄMÄN ASETUKSEN:

1 artikla

1. Asetuksen (ETY) N:o 729/90 5 artiklan 2 kohdan mukaista tilien tarkastamista ja hyväksymistä varten jäsenvaltiot toimittavat komissiolle:

a) vuosittaiset yhteenvedonomaiset tilit sekä kunkin yksikön tai toimielimen mainitun asetuksen 4 artiklan 3 kohdan mukaisesti laatimat kertomukset;

b) kaikki kertomukset tai kertomusten osat, jotka toimivaltaiset todentamisesta ja tarkastamisesta vastaavat yksiköt ovat laatineet ja jotka koskevat mainitun asetuksen 2 ja 3 artiklassa tarkoitettuja menoja;

c) yhteenvedonomainen ote kaikkien niiden yksiköiden ja toimielinten menoista, jotka ne ovat valtuuttaneet maksamaan kyseiset menot.

2. Edellä 1 kohdassa tarkoitetut asiakirjat toimitetaan kolmena kappaleena ja niiden on oltava komission käytettävissä viimeistään sitä vuotta seuraavan vuoden maaliskuun 31 päivänä, jonka kuluessa maksettiin menot, joita ne koskevat. Asiakirjat voidaan toimittaa porrastetusti. Edellä 1 kohdassa tarkoitetut asiakirjat on kuitenkin sikäli kuin ne koskevat vuoden 1971 osalta rahoitettuja menoja toimitettava komissiolle viimeistään 15 päivänä lokakuuta 1972.

2 artikla

Edellä 1 artiklassa tarkoitetut tilit ja asiakirjat liittyvät toimiin, jotka on toteutettu 1 päivästä tammikuuta 1971 alkaen ja joiden osalta maksut on suoritettu sinä vuonna, joka edeltää eräpäivää, jona ne on toimitettava komissiolle.

3 artikla

1. Edellä 1 artiklan alakohdassa tarkoitetut yhteenvedonomaiset tilit käsittävät:

a) liitteessä olevien taulukkojen I VIII säännösten mukaisesti esitetyt numerotiedot;

b) kyseessä olevan vuoden viimeisenä päivänä vahvistetun ja liitteessä olevan taulukon X a säännösten mukaisesti esitetyn selvityksen käteiskassan tilasta.

2. Tiedoissa, jotka liittyvät taulukon I mukaisesti tariffin alanimikkeellä esitettyihin tukimaksuihin, on eroteltava kaikki tuotteet, johdetut valmisteet sekä muunnokset, joille komissio on vahvistanut erityisen tukiosuuden.

Kun tuotteet on elintarvikeapua koskeviin yleissopimuksiin liittyen annettu ruoka-apuna, on näiden toimien osalta lisäksi ilmoitettava erikseen kyseessä olevat määrät ja vapaasti laivassa -asteella maksetut tukimaksut.

3. Interventioihin ja muihin toimenpiteisiin liittyvät, tuotekohtaisesti ja interventiolaatukohtaisesti taulukoiden II VIII mukaisesti toimitettavat tiedot on periaatteessa esitettävä erillisellä rivillä aina, kun menon yksikkökohtainen osuus muuttuu vuoden kuluessa.

4 artikla

1. Edellä 3 artiklassa tarkoitetut tiedot ovat asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan mukaisia otteita yksiköiden ja toimielimien kirjanpidosta.

Muita tietolähteitä voidaan kuitenkin poikkeuksellisesti käyttää, jos mainitun kirjanpidon yhteenvedonomaiset tilit vuosilta 1971 ja 1972 eivät sisällä kaikkia tietoja, jotka ovat tarpeen liitteessä olevien taulukoiden laatimiseksi kyseisten taulukoiden säännösten sekä 3 artiklan 2 ja 3 kohdan mukaisesti.

2. EMOTR:n tukiosastosta rahoitettavien menojen perusteena olevia asiakirjoja säilytetään yhteisön käyttöä varten viimeistään sitä varainhoitovuotta seuraavan varainhoitovuoden joulukuun 31 päivään, jonka kuluessa komissio on tarkastanut ja hyväksynyt sen vuoden tilit, johon kyseiset menot liittyvät.

5 artikla

Kukin yksikkö ja toimielin laatii 1 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetut kertomukset seuraavan kaavan mukaan:

a) hallintoa, kirjanpitoa ja rahoitusta koskevat edellytykset, joiden mukaan se on täyttänyt sille uskotut tehtävät asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan mukaisesti, ja erityisesti:

- viittaus toimivaltaan ja toimintaan,

- kuvaus kyseisten tehtävien täyttämiseksi muihin julkisiin tai yksityisiin yksiköihin solmituista suhteista,

- tapa, jolla edunsaajien hakemukset vastaanotetaan, maksatetaan ja maksetaan;

b) menojen määrään vaikuttaneet erityisehdot:

- analyysi eri menoryhmistä,

- analyysi erityisesti interventioon liittyen ostettujen tuotteiden hoidossa kohdatuista teknisistä vaikeuksista;

c) erityispiirteet ja tarvittaessa erityisesti:

- kahden ensimmäisen vuoden osalta tapaukset ja syyt, joiden vuoksi on ollut välttämätöntä turvautua 4 artiklan 1 kohdan toisen alakohdan tarjoamaan mahdollisuuteen,

- syyt siihen, ettei interventioihin liittyviä tietoja ole eritelty 3 artiklan 3 kohdan mukaisesti;

d) kansalliset EMOTR:n menoja koskevat tarkastukset:

- viittaus ulkoisten ja sisäisten tarkastusten eri lajeihin,

- kunkin tarkastuksen tila 3 artiklassa tarkoitettujen tietojen laatimishetkellä.

6 artikla

Edellä 1 artiklan c alakohdassa tarkoitettu yhteenvedonomainen ote laaditaan liitteessä olevan taulukon IX säännösten mukaisesti.

Siihen liitetään kyseessä olevan vuoden joulukuun 31 päivänä vahvistettu ja liitteessä olevan taulukon X b määräysten mukaisesti esitetty yhteenvedonomainen selvitys käteiskassan tilasta.

7 artikla

Jäsenvaltioiden on viimeistään kunkin vuoden maaliskuun 31 päivänä toimitettava komissiolle tiedoksi yhteenveto määristä, jotka liittyvät sellaisiin aiheettomasti maksettuihin maksuihin, jotka eivät sisälly asetuksen (ETY) N:o 283/72 3 ja 5 artiklassa säädettyihin neljännesvuosittain tehtäviin yhteenvetoihin ja joita koskeva takaisinperintämenettely on päättynyt edellisenä vuotena.

Vuoden 1971 osalta kyseiset tiedot on kuitenkin toimitettava komissiolle viimeistään 15 päivänä lokakuuta 1972.

8 artikla

Asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 2 kohdan b alakohdassa tarkoitettujen tilien tarkastamista ja hyväksymistä koskeva päätös käsittää:

a) kussakin jäsenvaltiossa kyseisenä vuotena suoritettujen, EMOTR:n tukiosastosta maksettaviksi tunnustettujen menojen määrän määrittelyn;

b) niiden yhteisön rahoitusvarojen määrän määrittelyn, jotka ovat kussakin jäsenvaltiossa kyseessä olevan vuoden lopussa edelleen käytettävissä ja jotka aiheutuvat kaikkien vuoden alussa käytettävissä olleiden tai vuoden kuluessa ennakolta maksettujen yhteisön rahoitusvarojen ja a alakohdassa tarkoitetun määrän välisestä erotuksesta.

Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.

Tehty Brysselissä 26 päivänä heinäkuuta 1972.

Komission puolesta

Puheenjohtaja

S. L. MANSHOLT

(1) EYVL N:o L 94, 28.4.1970, s. 13

(2) EYVL N:o L 36, 10.2.1972, s. 1