1.   Tässä päätöksessä vahvistetaan sisäiset säännöt edellytyksistä, joiden nojalla SRB voi ihmisarvon suojelua ja työpaikkakiusaamisen ja seksuaalisen häirinnän estämistä koskevan toimintapolitiikansa epävirallisen menettelyn yhteydessä rajoittaa asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklan 14–21, 35 ja 4 artiklassa vahvistettujen oikeuksien soveltamista kyseisen asetuksen 25 artiklan mukaisesti.

2.   Tätä päätöstä sovelletaan henkilötietojen käsittelyyn, jota SRB suorittaa ihmisarvon suojelua ja työpaikkakiusaamisen ja seksuaalisen häirinnän estämistä koskevan toimintapolitiikansa epävirallisen menettelyn aloittamista, toteuttamista ja päättämistä varten. Henkilötietojen käsittelytoimiin, joita SRB toteuttaa suorittaessaan sisäisiä tutkimuksiaan, hallinnollisia tutkimuksiaan ja kurinpitomenettelyjään, sovelletaan eri päätöstä oikeuksien rajoittamisesta (viite:(SRB/PS/2019/32).

3.   Kyseeseen tulevia tietoryhmiä voivat olla luotettavat tiedot (hallinnolliset tiedot, puhelinnumerot, yksityiset osoitteet, sähköistä viestintää ja liikennettä koskevat tiedot) ja/tai varmentamattomat tiedot (arvioinnit, tutkimusten käynnistäminen, alustavia tutkimuksia koskevat raportit).

4.   Rajoitukset voivat koskea seuraavia oikeuksia, jos tässä päätöksessä esitetyistä edellytyksistä ei muuta johdu: oikeus saada pääsy tietoihin, oikaista tiedot, poistaa tiedot ja siirtää tiedot, oikeus saada tietoja henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, oikeus tietojen luottamuksellisuuteen ja tietojenkäsittelytoimen periaatteet, mikäli ne liittyvät johonkin oikeuteen.

1.   Tietoturvaloukkausten, tietovuotojen tai luvattoman luovuttamisen välttämiseksi käytössä ovat seuraavat takeet: sähköisten kansioiden ja kanteluiden tekemiseen tarkoitetun erityisen sähköpostilaatikon pääsyoikeuksien rajoittaminen, avaimin suojatut kaapit sekä luottamuksellisia tietoja käsitteleville henkilöille annettava erityiskoulutus.

2.   Tämän käsittelytoimen rekisterinpitäjä on SRB, jota tässä edustaa SRB:n häirinnän vastainen koordinaattori.

3.   Kerätyt henkilötiedot tallennetaan ja niitä säilytetään SRB:n asiakirjojen säilyttämistä koskevien sääntöjen mukaisesti. Säilytysajan suhteen noudatetaan periaatetta, jonka mukaan tietoja säilytetään vain niin kauan kuin käsittelytoimea varten on tarpeen ja mahdollisesti oikeudellisia tai hallinnollisia riita-asioita varten.

1.   Asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklan 1 kohdan nojalla rajoituksia sovelletaan ainoastaan seuraavien asioiden takaamiseksi:

2.   Rajoitusten on oltava välttämättömiä ja oikeasuhteisia demokraattisessa yhteiskunnassa ja noudatettava keskeisiltä osin perusoikeuksia ja -vapauksia.

3.   Näiden sisäisten sääntöjen perusteella on tehtävä tarpeellisuuden ja oikeasuhteisuuden testi. Se on dokumentoitava sisäisessä arviointimuistiossa tapauskohtaisesti vastuuvelvollisuutta varten.

4.   Rajoituksia on seurattava asianmukaisesti, ja vähintään kuuden kuukauden välein on suoritettava säännöllinen tarkistus.

5.   Rajoitukset on poistettava heti, kun niitä oikeuttavat olosuhteet eivät enää ole voimassa.

6.   Rekisteröidyn oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuva riski on asetuksella (EU) 2018/1725 taattujen rekisteröidyn oikeuksien, kuten oikeuden saada ja poistaa tietoja tai puolustautumisoikeuden, tosiasiallisen käytön väliaikainen rajoittaminen. Nämä riskit on otettava huomioon tämän artiklan 3 kohdassa mainitun tarpeellisuuden ja oikeasuhteisuuden testin soveltamisalassa.

1.   SRB:n on koko rajoitusmenettelyn ajan ilmoitettava ilman aiheetonta viivytystä SRB:n tietosuojavastaavalle, jos se rajoittaa rekisteröityjen oikeuksien soveltamista tämän päätöksen mukaisesti. Sen on annettava tietosuojavastaavalle pääsy kirjattuihin tietoihin ja arvioon rajoituksen tarpeellisuudesta ja oikeasuhteisuudesta.

2.   Tietosuojavastaava voi pyytää rekisterinpitäjää kirjallisesti tarkastelemaan uudelleen rajoitusten soveltamista. SRB:n on ilmoitettava tietosuojavastaavalle kirjallisesti pyydetyn uudelleentarkastelun tuloksista ja rajoituksen poistamisesta.

1.   SRB:n on liitettävä tietoturvaselosteisiin, jotka julkaistaan sen intranetissä ja joilla ilmoitetaan rekisteröidyille näiden oikeuksista kyseisen menettelyn yhteydessä, tiedot näiden oikeuksien mahdollisesta rajoittamisesta. Tiedoissa on ilmoitettava, mitä oikeuksia voidaan rajoittaa, rajoittamisen syyt ja mahdollinen kesto.

2.   Lisäksi SRB:n on annettava ilman tarpeetonta viivytystä ja kirjallisesti yksilöllistä tietoa rekisteröidyille heidän oikeuksistaan liittyen nykyisiin tai tuleviin rajoituksiin, sanotun kuitenkaan rajoittamatta seuraavan kohdan soveltamista.

3.   Rekisteröidyille ilmoitetaan pääasialliset syyt rajoituksen soveltamiseen ja annetaan tieto siitä, että heillä on oikeus tehdä kantelu Euroopan tietosuojavaltuutetulle.

1.   Jos rekisteröidyt pyytävät pääsyä yhden tai useamman erityistapauksen yhteydessä käsiteltäviin henkilötietoihinsa tai tiettyyn käsittelytoimeen asetuksen (EU) 2018/1725 17 artiklan mukaisesti, SRB rajoittaa pyynnön arvioinnin vain kyseisiin henkilötietoihin.

2.   Jos SRB kokonaan tai osittain rajoittaa asetuksen (EU) 2018/1725 17 artiklassa tarkoitettua rekisteröityjen oikeutta päästä henkilötietoihin, sen on toteutettava seuraavat toimenpiteet:

Edellä a alakohdassa tarkoitettua tietojen antamista voidaan lykätä, se voidaan jättää tekemättä tai se voidaan evätä asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklan 8 kohdan mukaisesti.

3.   Edellä 2 kohdan b alakohdassa tarkoitetut kirjatut tiedot ja tarvittaessa asiakirjat, joista perusteena olevat seikat tai oikeudelliset syyt käyvät ilmi, on rekisteröitävä. Ne on annettava pyynnöstä Euroopan tietosuojavaltuutetun käyttöön. Tällöin sovelletaan asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklan 7 kohtaa.