1.   Euroopan unionin ja sen jäsenvaltioiden sekä SADC:n talouskumppanuussopimusvaltioiden välisen talouskumppanuussopimuksen, jäljempänä ’sopimus’, 50 artiklan mukaisesti perustettu tulliasioita ja kaupankäynnin helpottamista käsittelevä erityiskomitea hoitaa sopimuksen 50 artiklassa määrätyt tehtävänsä.

2.   Tämän työjärjestyksen viittaus ”osapuoliin” vastaa sopimuksen 104 artiklassa olevaa määritelmää.

3.   Sopimuksen 50 artiklan 1 kohdan mukaisesti tulliasioita ja kaupankäynnin helpottamista käsittelevä erityiskomitea koostuu osapuolten edustajista.

4.   Sopimuksen 50 artiklan 4 kohdan mukaisesti tulliasioita ja kaupankäynnin helpottamista käsittelevän erityiskomitean puheenjohtajana toimii vuorotellen Euroopan komission virkamies ja SADC:n talouskumppanuussopimusvaltioiden virkamies. Tulliasioita ja kaupankäynnin helpottamista käsittelevän erityiskomitean ensimmäisen kokouksen puheenjohtajina toimivat Euroopan komission virkamies ja SADC:n talouskumppanuussopimusvaltioiden virkamies yhdessä.

5.   Ensimmäinen puheenjohtajuuskausi alkaa tulliasioita ja kaupankäynnin helpottamista käsittelevän erityiskomitean ensimmäisenä kokoontumispäivänä ja päättyy saman vuoden joulukuun 31 päivänä.

1.   Tulliasioita ja kaupankäynnin helpottamista käsittelevä erityiskomitea kokoontuu kerran vuodessa tai jommankumman osapuolen pyynnöstä. Kokoukset pidetään vuorotellen Brysselissä ja jonkin SADC:n talouskumppanuussopimusvaltion alueella, jolleivät osapuolet toisin sovi.

2.   Jolleivät osapuolet toisin sovi, tulliasioita ja kaupankäynnin helpottamista käsittelevän erityiskomitean kokoukset kutsuu koolle puheenjohtajana toimiva osapuoli toista osapuolta kuultuaan.

1.   Tulliasioita ja kaupankäynnin helpottamista käsittelevän erityiskomitean kokouksen järjestävä osapuoli toimii sihteeristönä.

2.   Kun kokous pidetään sähköisesti, sihteeristönä toimii puheenjohtajana toimiva osapuoli.

1.   Sihteeristö ilmoittaa osapuolille kokouksen koollekutsumisesta ja pyytää näiden panosta esityslistaan viimeistään 30 päivää ennen kokousta. Kiireellisissä tapauksissa ja/tai odottamattomissa olosuhteissa, jotka on otettava huomioon, kokous voidaan kutsua koolle lyhyellä varoitusajalla.

2.   Tulliasioita ja kaupankäynnin helpottamista käsittelevän erityiskomitean sihteeristö laatii kutakin kokousta varten alustavan esityslistan. Sihteeristö toimittaa sen puheenjohtajalle ja tulliasioita ja kaupankäynnin helpottamista käsittelevän erityiskomitean jäsenille viimeistään 14 päivää ennen kokouksen alkua.

3.   Alustavaan esityslistaan kirjataan asiat, joiden esityslistalle ottamista koskevan pyynnön jokin osapuoli on toimittanut tulliasioita ja kaupankäynnin helpottamista käsittelevän erityiskomitean sihteeristölle.

4.   Tulliasioita ja kaupankäynnin helpottamista käsittelevä erityiskomitea hyväksyy esityslistan kunkin kokouksen alussa. Osapuolten niin sopiessa esityslistalle voidaan ottaa asioita, joita ei ole merkitty alustavaan esityslistaan.

5.   Tulliasioita ja kaupankäynnin helpottamista käsittelevän erityiskomitean puheenjohtaja voi kaikkien osapuolten suostumuksella kutsua kokoukseen asiantuntijoita antamaan tietoa erityisaiheista.

1.   Tulliasioita ja kaupankäynnin helpottamista käsittelevä erityiskomitea tekee päätöksiä tai antaa suosituksia yhteisymmärryksessä sopimuksessa määrätyissä tapauksissa tai kun yhteisneuvosto tai kauppa- ja kehityskomitea on myöntänyt sille tällaisen vallan.

2.   Kun tulliasioita ja kaupankäynnin helpottamista käsittelevälle erityiskomitealle on myönnetty sopimuksen nojalla valtuudet tehdä päätöksiä tai antaa suosituksia tai kun yhteisneuvosto tai kauppa- ja kehityskomitea on myöntänyt sille tällaisen vallan, ne otsikoidaan kokouspöytäkirjassa vastaavasti ”päätöksiksi” tai ”suosituksiksi”. Tulliasioita ja kaupankäynnin helpottamista käsittelevän erityiskomitean sihteeristö antaa kaikille päätöksille ja suosituksille järjestysnumeron, ilmoittaa niiden teko- tai antamispäivän ja antaa niistä aihekuvauksen. Kussakin päätöksessä tai suosituksessa ilmoitetaan sen voimaantulopäivä.

3.   Jos SADC:n talouskumppanuussopimusvaltio ei ole läsnä kokouksessa, sihteeristö toimittaa kokouksen päätökset ja/tai suositukset jäsenelle, joka ei voinut osallistua kokoukseen. Kyseisen SADC:n talouskumppanuussopimusvaltion on toimitettava kirjallinen vastaus 10 kalenteripäivän kuluessa päätösten ja/tai suositusten lähettämisestä ja ilmoitettava ne päätökset ja/tai suositukset, joita se ei hyväksy, sekä syyt siihen. Jollei edellä mainittua kirjallista vastausta ole saatu 10 kalenteripäivän kuluessa, päätökset ja/tai suositukset katsotaan hyväksytyiksi. Jos kyseinen SADC:n talouskumppanuussopimusvaltio, joka ei ollut läsnä kokouksessa, ei hyväksy päätöksiä ja/tai suosituksia, sovelletaan 4 kohdan mukaista menettelyä.

4.   Kokousten välisenä aikana tulliasioita ja kaupankäynnin helpottamista käsittelevä erityiskomitea voi molempien osapuolten niin sopiessa tehdä päätöksiä ja antaa suosituksia kirjallista menettelyä noudattaen. Kirjallisella menettelyllä tarkoitetaan osapuolten edustajien välistä noottien vaihtoa.

5.   Tulliasioita ja kaupankäynnin helpottamista käsittelevän erityiskomitean tekemät päätökset ja antamat suositukset vahvistetaan tekemällä niistä Euroopan unionin edustajan ja SADC:n talouskumppanuussopimusvaltioiden edustajan allekirjoittama alkuperäiskappale.

1.   Tulliasioita ja kaupankäynnin helpottamista käsittelevän erityiskomitean kokoukset eivät ole julkisia, jollei toisin päätetä.

2.   Kukin osapuoli voi päättää julkaista tulliasioita ja kaupankäynnin helpottamista käsittelevän erityiskomitean päätökset ja suositukset.

1.   Kukin osapuoli vastaa itse sille tulliasioita ja kaupankäynnin helpottamista käsittelevän erityiskomitean kokouksiin osallistumisesta aiheutuvista henkilöstö-, matka- ja oleskelukuluista sekä postitus- ja televiestintäkuluista.

2.   Kokouksen järjestävä osapuoli vastaa kokouksen järjestelyihin liittyvistä kuluista, tulkkauspalvelujen järjestämisestä aiheutuvista kuluista sekä asiakirjojen kopiointikuluista.