52012DC0513

KOMISJONI ARUANNE NÕUKOGULE

KOKKUVÕTE EUROOPA ARHIIVIRÜHM EUROOPA ARHIIVID DIGITAALAJASTU UUED ÜLESANDED Nõukogule esitatav teine eduaruanne

Taust

Nõukogu võttis 2005. aasta novembris vastu soovituse koostöö tõhustamiseks arhiivinduse valdkonnas Euroopas[1]. Soovituses tehti ettepanek moodustada Euroopa arhiivirühm (EAG), mis koosneks liikmesriikide ja ELi institutsioonide poolt nimetatud ekspertidest ning mis peaks tagama koostöö ja koordineerituse arhiividega seotud üldistes küsimustes. Lisaks soovitas nõukogu hulga prioriteetseid meetmeid, mida Euroopa arhiivirühm peaks ellu rakendama.

Euroopa arhiivirühm esitas 2008. aastal nõukogule eduaruande 2005. aasta soovituse rakendamise kohta[2]. Aruandes märkis arhiivirühm, et digitaalne arhiivindus muudab arhiiviteenistuste ja arhiividokumentide autorite vahelisi suhteid ning ka rolli, mida arhiivid ja arhivaarid avalikus halduses ja ühiskonnas täidavad. Aruandes jõuti järeldusele, et arhiiviteenistused peaksid üksikasjalikumalt analüüsima oma rolli ja hindama kehtivate arhiveerimiskäsituste, -menetluste ja -protsesside tähtsust.

Neli aastat pärast esimest eduaruannet esitab Euroopa arhiivirühm järgmise aruande. Arhiivirühm võttis aruande vastu Kopenhaagenis 30. mail 2012 toimunud kohtumisel.

Koostöö arhiivinduse valdkonnas Euroopas

Euroopa arhiivirühm, mis moodustati 2006. aasta alguses, on korrapäraselt tegelenud arhiivide koostöö edendamise ja koordineerimisega Euroopa tasandil, eelkõige tõelist lisaväärtust pakkuvates valdkondades. Arhiivirühm kohtub kaks korda aastas. Alates 2009. aasta teisest poolaastast korraldatakse kohtumisi ühiselt Euroopa riigiarhivaaride nõukoguga (EBNA) ning korraldajaks on ELi eesistujariik.

Euroopa arhiivirühm on jätkanud üldjuhiste ja -suuniste andmist soovituses kirjeldatud järgmiste prioriteetsete meetmete rakendamiseks:

Kahjustumise eest kaitsmine ja kahjustumise ennetamine

Euroopa interdistsiplinaarne koostöö elektrooniliste dokumentide ja arhiivide valdkonnas

Euroopa dokumentide ja arhiivide internetiportaali loomine ning hooldus

Lisaks sellele on arhiivirühm analüüsinud 2008. aasta aruandes tuvastatud digitaalajastu ülesandeid. Arhiivirühma tähelepanekud ja soovitused on esitatud lisatud aruandes ja kokku võetud allpool.

Arhiivid digitaalajastul

Info- ja kommunikatsioonitehnoloogia laialdane kasutamine muudab rolli, mida arhiivid ühiskonnas täidavad. Euroopa arhiivirühm on analüüsinud sellest muutusest arhiividele tulenevaid uusi ülesandeid järgmistes valdkondades.

· Arhiivide muutuv roll

Rahvusarhiivid püüavad aktiivselt kindlaks määrata oma praeguseid ja tulevasi ülesandeid digitaalmaailmas. Nad katsuvad oma volitusi ja kohustusi muude huvidega tasakaalustada. Selleks püüavad nad teha tihedamat koostööd muude teabehaldusvõrgustike ja -asutustega, sealhulgas e-valitsusteenuste pakkujatega.

· Juurdepääs kohapeal versus juurdepääs interneti kaudu

Juurdepääs arhiividele kõikjal Euroopas on muutumas, sest interneti kasutamine levib ja arhiivid panevad võrku üles üha enam materjali. Küsimus on selles, millisesse tähtsuse järjekorda rahvusarhiivid eri juurdepääsuvõimalused seavad. Arhiivid peavad tegema kindlaks oma klientide vajadused, looma selle põhjal sobiva tasakaalu kohapealse juurdepääsu ja võrguteenuste vahel ning otsustama, milliseid teenuseid tuleks edasi arendada.

· Arhiivid ja direktiiv avaliku sektori valduses oleva teabe taaskasutamise kohta[3]

Arhiivides sisalduva teabe kasutamisele õhutamine on osa riiklike arhiiviasutuste missioonist. Arhiiviteabe taaskasutusega erasektori poolt[4] kaasnevad paraku mitmesugused probleemid ja küsimused, eelkõige seoses autentsuse, intellektuaalomandiõiguste, andmekaitse, tasu maksmise ning avaliku ja erasektori teenuste vahelise tasakaaluga.

· Digiteerimine

Digiteerimine ja võrgus avaldamine võimaldab arhiividel teha nii akadeemilistele ringkondadele kui ka laiemale üldsusele kättesaadavaks rohkem materjali. See hõlbustab ka arhiiviteabe taaskasutamist. Teabe avaldamisega võrgus kaasnevad siiski teatavad kulud ja rahvusarhiivide suutlikkus oma kogusid digiteerida võib osaliselt sõltuda rahastamisvõimaluste leidmisest.

· Kulud ja nende rahastamine

Digiteerimise rahastamisvõimaluste leidmine on Euroopa arhiivipärandile võrgujuurdepääsu avamise seisukohast väga oluline. Seetõttu leiavad arhiiviasutused, et lisaks Euroopa digiteerimisprogrammile on oluline töötada välja Euroopa ühine rahastamiskava.

Kokkuvõte

Arhiivide roll on muutumas seoses nende osalusega tänapäeva infoühiskonnas ja nende paiknemisega digitaalse teabe ahelas. Tegemist ei ole ainult tehnilise küsimusega, vaid muutused on tihedalt seotud arhiivide osalusega e-valitsusteenuste pakkumises. Samal ajal täidavad arhiivid endiselt traditsioonilisi kohustusi dokumendihaldurite, teabe pakkujate ja autentsuse tagajatena.

Arhiividelt oodatakse autentsete ja usaldusväärsete allikate pakkumist valitsusasutuste aruandekohustuse tagasiulatuvaks kontrollimiseks. Selleks et rahvusarhiivid saaksid oma kohustusi täita, on tarvis kaasata nad elektroonilise dokumendihalduse standardite kindlaksmääramisse dokumendi säilitusaja varases etapis. Arhiivid peaksid püüdma rohkem osaleda valitsuse tööprotsessis, ja seda mitte ainult tehnilises mõttes, vaid kujundades uusi nägemusi arhiiviasutuste missioonist ja sidemetest valitsusega.

Digitaalne säilitamine ja juurdepääsu võimaldamine juba algselt digitaalkujul olevale materjalile on rahvusarhiivide põhiülesanded. Üha suurema hulga juba algselt digitaalkujul oleva materjali edastamine tingib vajaduse kujundada välja jätkusuutlik tehniline, organisatsiooniline ja teadmiste infrastruktuur, et võimaldada digitaalsele materjalile püsiv juurdepääs ja tagada selle usaldusväärsus. See nõuab arhiividelt suuri jõupingutusi, mille oluliseks osaks on kogemuste vahetamine ja ühiste strateegiate väljatöötamine.

Rahvusarhiivid on seisukohal, et Euroopa rikkalikule arhiivipärandile võrgujuurdepääsu tagamine kodanikele kõikjal ELis on tähtis ülesanne. 2010. aasta Brüsseli deklaratsioonis arhiividele digitaalse juurdepääsu kohta[5] rõhutatakse nende püüdlusi kasutada Euroopa arhivaalidele avatud juurdepääsu edendamiseks võimalikult ulatuslikult digitaaltehnoloogia vahendeid. Tuleb siiski märkida, et sellega kaasnevad spetsiifilised kvaliteedinõuded kirjeldavale teabele ning proovile pannakse arhiivide suutlikkus tagada digitaalse materjali autentsus.

Euroopa arhiivid püüavad üheskoos toime tulla tänapäeva infoühiskonna ülesannete ja nõuetega, ent jätkata samal ajal oma traditsiooniliste kohustuste täitmist valitsuse ja kodanike huvides. Arhiivid on Euroopas koostööd teinud juba kahe aastakümne jooksul. Seda koostööd jätkatakse, püüdes igal võimalusel üksteiselt õppida ning töötades üheskoos välja uusi standardeid, tavasid ja lahendusi, et saada tänapäeva infoühiskonna täieõiguslikuks osaliseks.

Rahvusarhiivid uurivad võimalusi teha veelgi tihedamat koostööd eesseisvate probleemide ja ülesannete lahendamiseks ning kujundada välja uus käsitus eelolevate aastate koostööks. Neil on kavas kooskõlastada jõupingutusi nii omavahel kui ka ELi institutsioonidega ning teha seda Euroopa riigiarhivaaride nõukogu ja Euroopa arhiivirühma kaudu. Lisaks püüavad rahvusarhiivid teha rohkem koostööd ka teabehaldusasutuste ja e-valitsusteenuste pakkujatega. Rahvusarhiivide eesmärk on olla täieõiguslikud partnerid avatud andmeid ja teabele võrgujuurdepääsu käsitleva ELi poliitika kujundamisel.

Otsused ja soovitused

Otsused

(1) Rahvusarhiivid teevad koostööd, eesmärgiga töötada arhiivide jaoks välja ühine digitaalkava, milles oleksid ühendatud Euroopa eesmärgid ning riiklikud püüdlused ja jõupingutused. Nad uurivad, kuidas saaksid arhiivid anda panuse Euroopa arhiiviportaali sihtasutuse loomisse pärast 2015. aastat. Euroopa arhiivirühm püüab Euroopa üha suurenevas teaberuumis edendada ühist arhiivipoliitikat ja uurib võimalusi arhiivide põhiväärtuste säilitamiseks digitaalarengu taustal. Eriti suurt tähelepanu pööratakse koostoimimisvõimele, andmetele pikaajalise juurdepääsu võimaldamisele, püsiidentifikaatoritele, avatud andmetele ja hindamisele.

(2) Rahvusarhiivid töötavad üheskoos, et panna 2015. aastaks võrku üles:

– peamised allikad, mis aitavad kodanikel paremini mõista riikide ja valitsuste vahelisi ajaloolisi suhteid ja Euroopa ülesehitust, samuti rahvuskultuuride, traditsioonide ja identiteetide mitmekesisust;

– iga liikmesriigi eriomased ja huvipakkuvad säilikud;

– olulisi ajaloosündmusi ja tähtpäevi kajastavad kogud.

(3) Rahvusarhiivid teevad muude asutustega tihedat koostööd, et tagada arhiivihuvide (arhivaalide säilitamine ja neile juurdepääsu tagamine) tasakaalustatus muude huvidega (näiteks andmekaitse). Neil on näiteks kavas koostada ELi andmekaitse määruse ettepaneku raames arhiivide käitumisjuhendi kavand ja arutada seda teiste huvitatud osapooltega.

Soovitused

(4) Rahvusarhiivid peaksid tegema valitsustega koostööd elektroonilise dokumendihalduse standardite kindlaksmääramiseks. Nad jätkavad DLMi foorumi raames koostööd muude avaliku ja erasektori organisatsioonidega, et edendada juhiste ja standardite, näiteks MoReq2010 edasist arendamist.

(5) Kõik arhiivid peaksid järgima võrguteenuste ühiseid standardeid. Uurida tuleb suhtlusvõrgustike arenevat rolli ja nende võimalikku mõju arhiiviteenuste pakkumisele.

(6) Arhiiviasutused peaksid tegema koostööd tõkete ületamiseks ja edendama rohkem arhiiviteabe taaskasutamist. Vaja oleks välja töötada Euroopa parima tava ühine mudel, mida saaksid raamistikuna kasutada need arhiivid, kellel seni puudub teabe taaskasutamise poliitika. Mudel peaks sisaldama ka teavet selle kohta, kuidas litsentsida taaskasutatavat andmesisu ja tagada andmete autentsus, ning selle kohta, millisel juhul saab andmetele võimaldada tasulist ja millisel juhul tasuta juurdepääsu. Arhiivid peaksid vahetama kogemusi raamatukogude ja muuseumidega ning tegema kindlaks klientide ja võimalike klientide vajadused. Euroopa arhiivirühm peaks edendama selle valdkonna parimat tava ja toimima eestkostjana, rõhutades, et arhiivides säilitatakse rikkalikku materjali, millel on taaskasutuse potentsiaal.

(7) Rahvusarhiivid peaksid jagama omavahel teadmisi ja kogemusi ning vahetama teavet arhivaalide digiteerimise kohta. Digiteerimise mudeleid ja ühiseid standardeid sisaldava Euroopa strateegia väljatöötamine aitaks arhiividel juurutada digiteerimisprogramme ja edendaks riikide koostoimimisvõimet. Oluline on uurida ka digiteerimisprogrammide rahastamise võimalusi. Kas arhiivid peaksid nõudma tasu lisateenuste, näiteks võrgujuurdepääsu võimaldamise eest, ja kui peaksid, siis millistel juhtudel? Euroopa arhiivirühm peaks esitama digiteerimissoovitused võrgujuurdepääsu puhul ja õhutama osalisi välja töötama asjakohaseid strateegiaid.

(8) Üha suurema hulga juba algselt digitaalkujul oleva materjali edastamine ja säilitamine eeldab rahvusarhiivide süvendatud koostööd ning parima tava ja parimate lahenduste vahetamist. Arhiivid peaksid võimaluse korral välja töötama ühiseid käsitusi ja lahendusi, tuginedes selles valdkonnas juba rakendatavatele projektidele[6]. Juba algselt digitaalkujul oleva materjali haldamise rahastamisvajadusi on tarvis paremini kvantifitseerida, et arhiividel oleks selgem pilt sellest, kui palju selline haldamine maksab ja kuidas kasutada oma piiratud eelarvet traditsiooniliste ja digitaalsete kohustuste täitmiseks. Juba algselt digitaalkujul oleva materjali säilitamise kulusid tuleb hinnata eriti täpselt, nt täiustatud kulumudelite abil, et anda rahvusarhiividele paremad vahendid rahastamisvajaduste prognoosimiseks.

[1]               ELT L 312, 29.11.2005, lk 55.

[2]               Nõukogule esitatav eduaruanne: SEK(2008)2364; KOM(2008)500.

[3]               ELT L 345, 31.12.2003, lk 90.

[4]               Euroopa Komisjon esitas 2011. aasta detsembris avaliku sektori valduses oleva teabe direktiivi läbivaadatud teksti. Direktiivis tehtavate muudatuste kohaselt hõlmatakse direktiivi reguleerimisalaga ka arhiivid, muuseumid ja raamatukogud, ehkki nende kohustused ei ole nii laiaulatuslikud nagu muude avaliku sektorite asutuste kohustused.

[5]               Brüsseli deklaratsiooni võttis Euroopa riigiarhivaaride nõukogu vastu Brüsselis 19. novembril 2010.

[6]               Näiteks projektid PLANETS, PRESTOSPACE ja „Digital Preservation Europe”.