10.7.2008   

ET

Euroopa Liidu Teataja

L 181/15

(1)

Pärast nõukogu 13. detsembri 2006. aasta määruse (EÜ, Euratom) nr 1995/2006 (millega muudetakse määrust (EÜ, Euratom) nr 1605/2002, mis käsitleb Euroopa ühenduste üldeelarve suhtes kohaldatavat finantsmäärust) (3) vastuvõtmist tuleb kohandada komisjoni määrust (EÜ) nr 1653/2004, (4) et viia see vastavusse nõukogu määrusega (EÜ, Euratom) nr 1605/2002 25. juuni 2002, mis käsitleb Euroopa ühenduste üldeelarve suhtes kohaldatavat finantsmäärust (edaspidi „üldine finantsmäärus”). (5)

(2)

Asutuste kogemuste põhjal on osutunud vajalikuks ka muud muudatused.

(3)

Tuleks selgitada, et usaldusväärne finantsjuhtimine nõuab tõhusat ja tulemuslikku sisekontrolli. Kindlaks tuleks määrata sisekontrollisüsteemide peamised elemendid ja eesmärgid.

(4)

Asutuste halduseelarve avaldamist tuleks lihtsustada, kuid eelarvepädevate institutsioonide ja kontrollikoja eelisõigused tuleks säilitada.

(5)

Asutuste direktorite rakendatav ümberpaigutamismenetlus on ebaselge ja aeganõudev. Seepärast tuleks seda ühtlustada ja kiiremaks muuta.

(6)

Standardfinantsmäärusesse tuleks lisada ka selgitused huvide konflikti ja teatavate tavapäraste kuluartiklitega seotud sarnaste üksikute tehingute eelkontrolli kohta ning sätted eelarvevahendite käsutajate vastutuse ja otsekorralduse süsteemi kohta.

(7)

Tuleks parandada läbipaistvust eelarvepädevatele institutsioonidele. Selleks tuleks asutustele kehtestada uued kohustuslikud eelarvemenetluse käigus teabe esitamise nõuded, eeskätt lepinguliste töötajate arvu ja kindlaksmääratud saadaoleva summa sissenõudmisest loobumise kohta.

(8)

Eelarvest tulenevate vahendite kasutamise läbipaistvuse tagamiseks tuleb teha kättesaadavaks nendest vahenditest abisaajaid käsitlev teave selles ulatuses, mis on vajalik õigustatud avalike ja erahuvide kaitseks.

(9)

Ühenduste finantshuvide paremaks kaitsmiseks peaksid asutused osalema Euroopa Pettustevastase Ameti pettustevastases võitluses.

(10)

Selleks et tagada, et isikuandmeid ei säilitataks kauem kui vaja, pidades silmas andmete kogumise või töötlemise eesmärke, tuleks kehtestada konkreetsed nõuded dokumentidele, millega esitatakse täiendavat teavet.

(11)

Ühenduste finantshuvide paremaks kaitsmiseks peaksid asutused koostama loetelu saadaolevatest summadest koos võlglaste nimede ja võlasummaga, kui võlglaselt on maksmist nõutud res judicata jõudu omava kohtuotsusega ja kui pärast selle väljakuulutamist ei ole ühe aasta jooksul tehtud ühtegi makset või ei ole tehtud märkimisväärseid makseid. Kõnealune loetelu tuleks avaldada, võttes arvesse andmekaitsealaseid õigusakte.

(12)

Selgemalt tuleks sõnastada peaarvepidaja kohustus tõendada raamatupidamisaruanded finantsteabe alusel, mille eelarvevahendite käsutajad on talle esitanud. Sel eesmärgil tuleks peaarvepidajale anda õigus kontrollida volitatud eelarvevahendite käsutajalt saadud teavet ja vajadusel teha reservatsioone.

(13)

Arvestades et asutused on komisjoni delegeeritud eelarvevahendite käsutajad, moodustavad direktorite kasutatud tegevusassigneeringutega seotud sisekontrolliküsimused osa üldise finantsmääruse artikli 86 lõigete 3 ja 4 alusel koostatavatest aruannetest. Aruandlusmehhanismide ühtlustamiseks ja ebaühtlase teabeliikumise vältimiseks tuleks siseaudiitori aruanne täitevasutuste haldusassigneeringute kohta lisada üldise finantsmääruse artikli 86 lõike 3 kohasele siseaudiitori aruandele. Samal põhjusel peaks komisjon lisama määruse (EÜ) nr 1653/2004 artikli 49 neljanda lõiguga kooskõlas koostatud täitevasutuste aruanded eelarve täitmist kinnitavale asutusele vastavalt üldise finantsmääruse artikli 86 lõikele 4 esitatavasse aruandesse.

(14)

Selgitada tuleks tingimusi, mille kohaselt asutused kasutavad komisjoni talitusi ja büroosid, institutsioonidevahelisi Euroopa büroosid ja Euroopa Liidu asutuste tõlkekeskust, mis on loodud nõukogu määrusega (EÜ) nr 2965/94 Euroopa Liidu asutuste tõlkekeskuse asutamise kohta. (6) Sarnaselt finantsmäärusele tuleks lisada säte ekspertide valimise kohta.

(15)

Ühenduste finantshuvide paremaks kaitsmiseks ning arvestades, et asutustel puuduvad teatavad õigused, mis on ühenduse institutsioonidel, tuleks nõuda, et ühenduse asutused lisaksid kolmandate isikutega sõlmitavatesse lepingutesse teatavad sätted, mille alusel nad saaksid teatavad õigused, sealhulgas õiguse leping ja hankemenetlus peatada ja lõpetada ning õiguse kehtestada aegumistähtaeg.

(16)

Selleks et suurendada läbipaistvust eelarvepädevatele institutsioonidele, tuleks kehtestada asutuse halduseelarvele olulist mõju avaldavatest projektidest teavitamise kord.

(17)

Määruse (EÜ) nr 58/2003 artikli 14 lõikes 3 sätestatakse, et eelarve täitmine kinnitatakse hiljemalt n + 2 aasta 29. aprillil ning nähakse selgesõnaliselt ette, et täitmine kinnitatakse koos Euroopa Liidu üldeelarve täitmise kinnitamisega. Pärast üldise finantsmääruse läbivaatamist on selles sätestatud, et Euroopa Liidu üldeelarve täitmine kinnitatakse hiljemalt n + 2 aasta 15. mail ja määruse (EÜ) nr 58/2003 artikli 14 lõige 3 ei ole sellega enam kooskõlas. Asutuste eelarve täitmise kinnitamise kuupäev tuleks viia vastavusse üldeelarve täitmise kinnitamise kuupäevaga.

(18)

Seepärast tuleks määrust (EÜ) nr 1653/2004 vastavalt muuta,

1.

artikkel 3 asendatakse järgmisega:

„Artikkel 3

Eelarve koostatakse ja seda täidetakse ühtsuse, eelarve õigsuse, aastasuse, tasakaalu, arvestusühiku, kõikehõlmavuse, sihtotstarbelisuse, tulemuslikul ja tõhusal sisekontrollil põhineva usaldusväärse finantsjuhtimise ja läbipaistvuse põhimõtete kohaselt, nagu need on sätestatud käesolevas määruses.”;

2.

artikli 9 neljandasse lõiku lisatakse järgmine lause:

„Asutus esitab komisjonile hiljemalt n + 1 aasta 1. juuniks teabe ülekantud sihtotstarbelise tulu kasutamise kohta.”;

3.

artikli 10 teine lõik asendatakse järgmisega:

„Iga aasta 15. novembrist võib jooksvaid halduskulusid eelnevalt siduda kulukohustustega järgmiseks eelarveaastaks ettenähtud assigneeringute arvelt. Sellised kulukohustused ei tohi ületada ühte neljandikku eelarvepädevate institutsioonide otsustatud jooksva eelarveaasta vastaval eelarvereal esitatud assigneeringutest. Need ei tohi olla seotud uute kuludega, mida ei ole viimases nõuetekohaselt vastuvõetud eelarves veel üldiselt heaks kiidetud.”;

4.

artikli 18 esimene lõik asendatakse järgmisega:

„Assigneeringute ümberpaigutamise tegevuseelarve siseselt otsustab direktor. Ta teavitab sellest eelnevalt juhatust, kes võib ümberpaigutused vaidlustada. Pärast heakskiidu saamist juhatuselt või vastuse andmata jätmisel kolme nädala jooksul alates teabe esitamisest võib direktor teha kavandatavad ümberpaigutused.”;

5.

II jaotise 7. peatükki lisatakse artikkel 19a:

„Artikkel 19a

1.   Eelarve täitmisel rakendatakse tulemuslikku ja tõhusat sisekontrolli.

2.   Eelarve täitmisel tähendab sisekontroll kõigil juhtimistasanditel rakendatavat protsessi, mille eesmärk on tagada piisava kindlusega järgnevate eesmärkide saavutamine:

6.

artiklit 20 muudetakse järgmiselt:

7.

artikkel 21 asendatakse järgmisega:

„Artikkel 21

Asutus edastab komisjonile hiljemalt iga aasta 5. märtsiks direktori koostatud ja juhatuse kinnitatud tulude ja kulude kalkulatsiooni aastaks n + 1 koos selle aluseks olevate põhjendustega, ning oma tööprogrammi.

Asutuse tulude ja kulude kalkulatsioon peab sisaldama:

Hindamistulemustega tutvutakse ja neid kasutatakse selleks, et tõendada kasu, mida võib anda asutuse tegevuseelarve kavandatav suurendamine või vähendamine võrreldes selle asutuse n aasta tegevuseelarvega.”;

8.

artiklit 22 muudetakse järgmiselt:

9.

artikli 23 punkti 1 alapunkt b asendatakse järgmisega:

10.

artikli 24 lõike 1 teises lõigus asendatakse sõnad „palgaastmest A3 allpool” sõnadega „palgaastmest AD13 allpool”;

11.

artiklile 25 lisatakse järgmine lõik:

„Asutused osalevad Euroopa Pettustevastase Ameti pettustevastases võitluses, ilma et see piiraks eelarvevahendite käsutaja ülesannete täitmist pettuste ja rikkumiste ennetamise ja tuvastamise valdkonnas. ”;

12.

artikli 27 teine lõik asendatakse järgmisega:

„Käesoleva jaotise 2. peatükis sätestatud finantsjuhtimises osalejatel ja muudel eelarve täitmise, juhtimise, auditi või kontrolliga seotud isikutel on keelatud võtta meetmeid, mille tagajärjel võivad nende oma huvid sattuda vastuollu asutuse või ühenduste huvidega. Sellise vastuolu tekkimisel peab asjaomane isik hoiduma kõnealuste meetmete võtmisest ja suunama küsimuse oma ülemusele. Direktor peab selle suunama lahendamiseks juhatusele.”;

13.

artiklid 29 ja 30 asendatakse järgmistega:

„Artikkel 29

1.   Eelarvevahendite käsutaja vastutab tulude ja kulude usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtete kohase haldamise ning seaduslikkuse ja nõuetekohasuse tagamise eest. Ta säilitab tõendavaid dokumente teostatud toimingute kohta viis aastat alates eelarve täitmisega seotud heakskiitva otsuse kuupäevast. Kui tõendavates dokumentides sisalduvaid isikuandmeid ei ole vaja seoses eelarve täitmise kinnitamise, kontrollimise või auditeerimisega, tuleb need võimaluse korral kustutada. Andmeliikluse andmete säilitamisel kohaldatakse igal juhul määruse (EÜ) nr 45/2001 artikli 37 lõiget 2.

2.   Juhtimiskeskkonna ja rahastatavate ülesannete laadiga seotud konkreetseid ohte asjakohaselt arvesse võttes kehtestab eelarvevahendite käsutaja komisjoni poolt talituste jaoks vastu võetud miinimumnõuete kohaselt organisatsioonilise struktuuri ning oma ülesannete täitmiseks sobivad haldus- ja sisekontrollimenetlused, sealhulgas vajaduse korral järelkontrollimise.

Eelarvevahendite käsutaja võib sõltuvalt oma ülesannete laadist ja ulatusest määrata oma talituste raames ametisse spetsialiste ja nõustajaid, kelle ülesanne on aidata tal juhtida oma tegevusega seotud riske.

Enne toimingu heakskiitmist kontrollitakse selle teostus- ja finantsaspekte; kontrollijaks ei või olla toimingu algatanud isik.

Eelkontrolli raames võib vastutav eelarvevahendite käsutaja käsitleda ühe tehinguna mitut sarnast üksikut tehingut, mis seonduvad töötajate tavapäraste palga- ja pensionikuludega ning lähetus- ja ravikulude hüvitamisega. Sel juhul teostab vastutav eelarvevahendite käsutaja sõltuvalt oma riskianalüüsi tulemustest asjakohase järelkontrolli.

Toimingu algatamine ning selle eel- ja järelkontrollimine on eraldiseisvad ülesanded.

3.   Vastavalt määruse (EÜ) nr 58/2003 artikli 9 lõikele 7 annab eelarvevahendite käsutaja iga aasta 15. märtsiks haldusnõukogule oma ülesannete täitmisest aru iga-aastase tegevusaruande vormis, millele on lisatud finants- ja haldusteave, mis kinnitab, et aruandes sisalduv teave annab tõese ja erapooletu ülevaate, välja arvatud juhul, kui kulude ja tulude määratletud valdkondadega seotud reservatsioonides on sätestatud teisiti.

Artikkel 30

1.   Juhatus määrab ametisse peaarvepidaja, kelleks on lähetatud ametnik või asutuse poolt otse värvatud ajutine töötaja, ja kelle vastutusalasse kuulub:

2.   Enne juhatusepoolset heakskiitmist allkirjastab peaarvepidaja raamatupidamisaruanded, tõendades seega, et ta on piisavalt kindel, et raamatupidamisaruanded annavad asutuse finantsolukorrast tõese ja erapooletu ülevaate.

Sel eesmärgil veendub peaarvepidaja selles, et raamatupidamisaruanded on koostatud kooskõlas kehtiva raamatupidamisarvestuse korra, meetodite ja süsteemidega ning et kõik tulud ja kulud on raamatupidamises kajastatud.

Eelarvevahendite käsutaja edastab kogu teabe, mida peaarvepidajal on oma kohustuste täitmiseks vaja.

Eelarvevahendite käsutaja jääb täielikult vastutavaks tema hallatavate vahendite nõuetekohase kasutamise ning tema kontrolli all olevate kulude seaduslikkuse ja korrapärasuse eest.

Peaarvepidajal on õigus saadud teavet kontrollida ja viia läbi mis tahes täiendavaid kontrolle, mida ta peab raamatupidamisaruannete allakirjutamiseks vajalikuks.

Vajadusel teeb peaarvepidaja reservatsioone, selgitades täpselt kõnealuste reservatsioonide iseloomu ja ulatust.

Peaarvepidaja hangib eelarvevahendite käsutajalt kogu vajaliku teabe, mida on vaja ühenduse asutuse varasid ja eelarve täitmist tõeselt kajastavate raamatupidamisaruannete koostamiseks, kusjuures eelarvevahendite käsutaja tagab selle teabe usaldusväärsuse.

3.   Kui käesolevas määruses ei ole sätestatud teisiti, on ainuüksi peaarvepidajal õigus hallata sularaha ja selle ekvivalente. Ta vastutab nende säilimise eest.”;

14.

IV jaotise 2. peatükki lisatakse artikkel 30a:

„Artikkel 30a

Peaarvepidaja võib oma ülesannete täitmisel delegeerida teatavad ülesanded alluvatele, kes kuuluvad ajutise personali hulka.”;

15.

artiklit 34 muudetakse järgmiselt:

16.

artikli 35 lõikesse 1 lisatakse järgmine lõik:

„Direktor esitab toimkonna seisukoha anonüümsena oma tegevuse aastaaruandes ja kirjeldab võetud järelmeetmeid. ”;

17.

artikli 38 kolmas lõik asendatakse järgmisega:

„Asutuse ja ettevõtjate vahelistes lepingutes sätestatakse, et sissenõudekorralduses märgitud võlgnevuste tähtajaks tasumata jätmisel võetakse intressi vastavalt Komisjoni määrusele (EÜ, Euratom) nr 2342/2002. (8) Tingimused, mille alusel asutusele tasutakse võlgnevuse tähtajaks tasumata jätmisel intressi, sealhulgas viivisintressimäär, sätestatakse selgesõnaliselt lepingutes.

18.

artikli 40 esimene lõik asendatakse järgmisega:

„Kui vastutav eelarvevahendite käsutaja kavatseb täielikult või osaliselt loobuda kindlaksmääratud saadaoleva summa sissenõudmisest, tagab ta, et loobumine on nõuetekohane ja kooskõlas usaldusväärse finantsjuhtimise ja proportsionaalsuse põhimõttega. Ta teatab juhatusele oma kavatsusest kindlaksmääratud võlanõudest loobuda. Loobumise aluseks on eelarvevahendite käsutaja otsus, mis peab olema põhjendatud. Eelarvevahendite käsutaja võib niisuguse otsuse tegemise delegeerida üksnes summade puhul, mis on väiksemad kui 5 000 eurot. Loobumisotsuses märgitakse, milliseid meetmeid on sissenõudmiseks võetud, ning õiguslikud ja faktilised asjaolud, millel otsus põhineb.”;

19.

artikkel 42 asendatakse järgmisega:

„Artikkel 42

Peaarvepidaja võib koostöös vastutava eelarvevahendite käsutajaga anda maksmiseks lisaaega üksnes võlgniku nõuetekohaselt põhjendatud kirjaliku taotluse alusel ja tingimusel, et võlgnik kohustub maksma intressi kogu lisaaja eest, alates võlateates esitatud tähtpäevast, ning et võlgnik annab asutuse õiguste tagamiseks finantstagatise, mis hõlmab nii põhisummat kui ka intressi.”;

20.

IV jaotise 4. peatükki lisatakse järgmised artiklid 42a ja 42b:

„Artikkel 42a

Peaarvepidaja peab sissenõudmisele kuuluvate summade loetelu. Asutuse nõuded on loetelus rühmitatud sissenõudekorralduste väljastamise kuupäevade järgi. Ta esitab selles ka otsused kindlaksmääratud summade sissenõudmisest täieliku või osalise loobumise kohta. Loetelu lisatakse asutuse eelarvehaldus ja finantsjuhtimise aruandele. Asutus koostab loetelu halduseelarvega seotud nõuetest, nimetades võlgnike nimed ja võla summa, kui võlgnikult on maksmist nõutud res judicata jõudu omava kohtuotsusega ja kui pärast selle väljakuulutamist ei ole ühe aasta jooksul tehtud ühtegi makset või ei ole tehtud märkimisväärseid makseid. Kõnealune loetelu avaldatakse, võttes arvesse asjakohaseid andmekaitsealaseid õigusakte.

Artikkel 42b

Asutuse kolmandatele isikutele esitatavate nõuete ja asutusele kolmandate isikute esitatavate nõuete suhtes kohaldatakse viieaastast aegumistähtaega. Aegumistähtaeg nähakse ette asutuse sõlmitavates lepingutes.”;

21.

artikli 47 esimese lõigu järele lisatakse järgmine lõik:

„Perioodiliste maksete tegemisel seoses teenuste osutamise või kaupade tarnimisega võib eelarvevahendite käsutaja anda oma riskianalüüsi alusel korralduse rakendada otsekorralduse süsteemi.”;

22.

artiklit 49 muudetakse järgmiselt:

23.

artikkel 50 asendatakse järgmisega:

„Artikkel 50

1.   Asutuse tegevusvajadustest lähtuvate hangete suhtes kohaldatakse üldise finantsmääruse ja määruse (EÜ, Euratom) nr 2342/2002 sätteid vastavalt käesoleva artikli lõigetele 3–5.

2.   Asutused võivad taotleda enda kaasamist komisjoni või institutsioonide ühiste hankelepingute sõlmimisse hanke korraldajatena.

3.   Asutused pöörduvad kõigepealt komisjoni, institutsioonidevaheliste ametite või tõlkekeskuse poole, kui need pakuvad kaupade tarnet, osutavad teenuseid või teostavad töid. Sama tuleb teha ka juhul, kui nimetatud asutused suudavad täita selliseid ülesandeid ettevõtjatega sõlmitud lepingute kaudu ja pakkuda märkimisväärseid lisateenuseid võrreldes tavavahendaja või konsultandiga. Asutus sõlmib selliste institutsioonidega lepingud.

4.   Üdise finantsmääruse artikli 101 rakendamiseks sätestatakse pakkumiskutses, et asutus võib enne lepingule allakirjutamist kas hankest loobuda või tühistada pakkumismenetluse, kusjuures taotlejatel või pakkujatel ei ole õigust nõuda hüvitist.

5.   Üdise finantsmääruse artikli 103 rakendamiseks sätestatakse asutuse pakkumiskutses, et ühenduse asutus võib nimetatud artiklis sätestatud tingimustel peatada menetluse ja võtta mis tahes vajalikke meetmeid, sealhulgas menetluse tühistada.

Üdise finantsmääruse artikli 103 rakendamiseks sätestatakse asutuse sõlmitavas lepingus, et ühenduse asutus võib võtta nimetatud artiklis sätestatud meetmeid samas artiklis sätestatud tingimustel.”;

24.

lisatakse jaotised VA ja VB:

„JAOTIS VA

PROJEKTID, MILLEL ON EELARVELE OLULINE MÕJU

Artikkel 50a

Haldusnõukogu teatab eelarvepädevatele institutsioonidele võimalikult vara oma kavatsusest viia ellu projekt, millel võib olla oluline rahaline mõju tema tegevuseelarve rahastamisele, eriti kinnisvaraga seotud projekt, nagu hoonete rentimine või ost. Ta teatab sellest komisjonile.

Kui üks eelarvepädev institutsioon kavatseb esitada oma arvamuse, teatab ta kahe nädala jooksul pärast projekti kohta teabe saamist asjaomasele asutusele oma kavatsusest arvamus esitada. Kui asutus ei saa vastust, võib ta jätkata kavandatud tegevust.

Arvamus esitatakse asjaomasele asutusele ja komisjonile kahe nädala jooksul pärast teises lõikes nimetatud teatamist.

JAOTIS VB

EKSPERDID

Artikkel 50b

Määruse (EÜ, Euratom) nr 2342/2002 artiklit 265a kohaldatakse mutatis mutandis, kui valitakse eksperte, kes aitavad asutust eelkõige ettepanekute ja toetustaotluste või hankemenetluse pakkumiste hindamisel või pakuvad tehnilist tuge projektide järelmeetmete ja lõpliku hindamise juures ning kellele tasutakse selle eest kindla summa alusel. Asutused võivad kasutada ka komisjoni koostatud ekspertide nimekirju”;

25.

artikkel 51 asendatakse järgmisega:

„Artikkel 51

Asutuse raamatupidamisaruanded sisaldavad raamatupidamisaruandeid ja eelarve täitmise aruandeid. Nendele lisatakse aruanne, mis käsitleb eelarvehaldust ja finantsjuhtimist asjakohasel eelarveaastal ja milles esitatakse muu hulgas andmed assigneeringute kasutamise määra kohta koos kokkuvõtva teabega assigneeringute ümberpaigutuste kohta erinevate eelarvepunktide vahel.”;

26.

artiklit 57 muudetakse järgmiselt:

27.

artikli 66 esimene lõik asendatakse järgmisega:

„Nõukogu soovituse põhjal annab Euroopa Parlament kvalifitseeritud häälteenamusega heakskiidu direktori tegevusele aasta n halduseelarve täitmisel enne n+2 aasta 15. maid. Direktor teavitab haldusnõukogu Euroopa Parlamendi tähelepanekutest, mis on esitatud eelarve täitmisele heakskiidu andmise otsusele lisatud resolutsioonis. ”;

28.

artikkel 68 jäetakse välja.