1.   Käesolevas otsuses nähakse ette RESTREINT UE/EU RESTRICTED tasemel ELi salastatud teabe (3) käitlemise tingimused kooskõlas otsusega nr 41–2021.

2.   Seda otsust kohaldatakse kõigi kontrollikoja talituste ja ruumide suhtes. Seda kohaldatakse ka kontrollikoja auditikodade ja komiteede suhtes, kes kuuluvad käesoleva otsuse tähenduses mõiste „talitused“ alla.

1.   Juurdepääsu RESTREINT UE/EU RESTRICTED tasemel salastatud teabele võib anda pärast seda, kui:

2.   Kontrollikoja praktikantidele ei anta ülesandeid, mille jaoks neil on vaja juurdepääsu RESTREINT UE/EU RESTRICTED teabele.

3.   Juurdepääsu keelamine või selle andmine muu kategooria töötajatele toimub lisas esitatud tabeli kohaselt.

1.   Artikli 1 kohase teabe põhjal otsuse nr 41–2021 artikli 3 lõike 6 kontekstis või muul viisil koostatavat teksti kirjutavad töötajad peavad alati kaaluma, kas nende dokument tuleks salastada. Dokumendi ELi salastatud teabeks liigitamiseks on vaja, et teabe koostaja hindaks ja otsustaks, kas dokumendi avalikustamine loata isikutele kahjustaks Euroopa Liidu või ühe või mitme liikmesriigi huve. Kui koostatava teksti kirjutajad kahtlevad, kas koostatav dokument tuleks salastada RESTREINT UE/EU RESTRICTED tasemel, peaks nad konsulteerima vastutava valdkonnajuhi või direktoriga.

2.   Dokument salastatakse vähemalt RESTREINT UE/EU RESTRICTED tasemel, kui selle loata avaldamine võib muu hulgas:

3.   Teabe koostajad võivad otsustada omistada standardse salastatuse taseme teabekategooriatele, mida nad regulaarselt koostavad. Nad kannavad siiski hoolt, et konkreetsele teabele määrataks sobiv salastatuse tase.

1.   Teave salastatakse kohe, kui see on loodud. RESTREINT UE/EU RESTRICTED tasemel salastamist vajavat teavet sisaldavate isiklike märkmete, esialgsete koostatavate tekstide või teadete puhul tähistatakse need selliselt algusest peale ning need koostatakse ja neid käideldakse kooskõlas käesoleva otsusega.

2.   Kui lõppdokument enam RESTREINT UE/EU RESTRICTED salastatuse taset ei õigusta, siis salastatus kustutatakse.

1.   Otsuse nr 41–2021 artikli 3 lõike 1 kohaselt peab dokumendi üldine salastatuse tase olema vähemalt sama kõrge kui selle kõige kõrgema salastatuse tasemega elemendil. Eri allikatest pärineva teabe koondamisel vaadatakse saadud lõppdokument üle, et määrata kindlaks üldine salastatuse tase, sest vajalikuks võib osutuda dokumendi üksikosadele määratust kõrgem salastatuse tase.

2.   Salastatud ja salastamata osi sisaldavad dokumendid on struktureeritud ja tähistatud selliselt, et erineva salastatuse ja/või tundlikkuse tasemega elemente saab kergesti tuvastada ja vajaduse korral ülejäänud dokumendist eraldada. See võimaldab iga osa teistest osadest eraldatuna nõuetekohaselt käidelda.

1.   Salastamist vajav teave märgistatakse salastatud teabena ning seda käideldakse salastatud teabena olenemata selle füüsilisest vormist. Teabe saajaid teavitatakse selgelt teabe salastatuse tasemest, tehes seda kas salastusmärkega (kui teave esitatakse kirjalikult, olenemata sellest, kas see esitatakse paberil, irdkandjal või side- ja infosüsteemis) või avalduse vormis (kui teave esitatakse suuliselt, näiteks vestluse või ettekande ajal). Salastatud materjal tuleb füüsiliselt märgistada viisil, mis võimaldab kergesti tuvastada selle salastatuse taset.

2.   Dokumentidele kirjutatakse RESTREINT UE/EU RESTRICTED salastusmärke täielik variant trükitähtedega nii prantsuse kui ka inglise keeles (prantsuse keel esimesel kohal) kooskõlas lõikega 3. Märget ei tõlgita teistesse keeltesse.

3.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED salastusmärge lisatakse järgmiselt:

4.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED dokumendi loomisel:

1.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED dokumentidel võib olla ka muid märkeid või julgeolekutähiseid, millega täpsustatakse näiteks dokumendis käsitletavat valdkonda või dokumendi levitamist üksnes teadmisvajaduse põhjal. Näiteks:

2.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED dokumentidel võivad olla julgeolekualased lisamärked erijuhistega selle kohta, kuidas dokumente käidelda ja hallata.

3.   Võimaluse korral tehakse dokumendi esilehele selle loomise ajal märge salastatuse kustutamise kohta. Näiteks võib kasutada järgmist märget:

1.   Kui elektroonilised vahendid on olemas, luuakse RESTREINT UE/EU RESTRICTED dokumendid nende abil.

2.   Kontrollikoja töötajad kasutavad RESTREINT UE/EU RESTRICTED tasemel teabe loomiseks akrediteeritud side- ja infosüsteeme (vt otsuse nr 41–2021 artikkel 6). Kui on kahtlusi, millist side- ja infosüsteemi võib kasutada, konsulteerivad töötajad infoturbeametnikuga. Kui infoturbeametnikuga on nii kokku lepitud, võib hädaolukorras või spetsiifiliste tehniliste tingimuste korral rakendada erikorda.

3.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED dokumente, sealhulgas koostatavat teksti (nagu artiklis 5 nõutud) ei saadeta tavalise e-posti teel, ei prindita ega skaneerita standardprinterite või -skanneritega ega kasutata töötajate isiklikes seadmetes. RESTREINT UE/EU RESTRICTED dokumentide printimiseks kasutatakse üksnes printerit või koopiamasinat, mis on ühendatud eraldiseisva arvuti või akrediteeritud süsteemiga.

1.   Teabe koostaja säilitab oma loodud RESTREINT UE/EU RESTRICTED teabe üle koostaja kontrolli. Teabe koostaja eelnevat kirjalikku nõusolekut on vaja:

2.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED teabe valdajatele on antud juurdepääs salastatud teabele, et neil oleks võimalik täita oma tööülesandeid. Nad vastutavad selle nõuetekohase käitlemise, säilitamise ja kaitse eest kooskõlas otsusega nr 41–2021. Erinevalt salastatud teabe koostajatest ei ole valdajatel lubatud otsustada RESTREINT UE/EU RESTRICTED teabe salastatuse kustutamise ega sellise teabe kolmandatele riikidele või rahvusvahelistele organisatsioonidele avaldamise üle.

3.   Kui RESTREINT UE/EU RESTRICTED teabe mingi osa koostajat ei ole võimalik kindlaks teha, teostab koostaja kontrolli selle üle kõnealust salastatud teavet valdav kontrollikoja talitus. Kui teabe valdaja peab vajalikuks RESTREINT UE/EU RESTRICTED teabe avaldamist kolmandale riigile või rahvusvahelisele organisatsioonile, küsib kontrollikoda nõu ühelt sama kolmanda riigi või rahvusvahelise organisatsiooniga sõlmitud salastatud teabe kaitse lepingu osaliselt.

1.   Irdkandjate kasutamist kontrollitakse ja selle üle peetakse arvestust. Kasutada võib üksnes kontrollikoja või mõne teise ELi institutsiooni, organi või asutuse pakutavaid ja kontrollikoja infoturbeametniku heaks kiidetud irdkandjaid, mis on krüpteeritud kontrollikoja poolt heaks kiidetud tootega. Isiklikke ega konverentsidel, seminaridel jms tasuta jagatavaid irdkandjaid ei tohi salastatud teabe teisaldamiseks kasutada. Võimaluse korral tuleks kooskõlas kontrollikoja infoturbeametniku juhistega kasutada TEMPEST-ründe eest kaitstud irdkandjat.

2.   Kui salastatud dokumenti käideldakse või säilitatakse elektrooniliselt irdkandjal, näiteks mälupulgal, USB kõvakettal, CD-l, DVD-l või mälukaardil (sealhulgas SSD-l) (4), peab salastusmärge olema selgelt nähtav nii kuvatavas teabes ja failinimes kui ka irdkandjal.

3.   Töötajatel tuleb arvesse võtta, et kui irdkandjal säilitatakse suurt hulka salastatud teavet, võib seade vajada kõrgemat salastatuse taset.

4.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED teabe teisaldamiseks irdkandjale või irdkandjalt kasutatakse üksnes nõuetekohaselt akrediteeritud side- ja infosüsteeme.

5.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED teabe irdkandjale laadimisel veendutakse enne andmete teisaldamist, et irdkandjal ei ole viiruseid ega pahavara.

6.   Vajaduse korral käiakse irdkandjaga ümber nii, nagu on ette nähtud kasutatud krüptimissüsteemi turbeprotseduurides.

7.   Irdkandjatel olevad dokumendid, mida ei ole enam vaja või mis on teisaldatud nõuetekohasesse side- ja infosüsteemi, eemaldatakse või kustutatakse turvaliselt, kasutades heakskiidetud tooteid või meetodeid. Kui irdkandjat ei ole enam vaja, tuleb see hävitada, v.a kui seda hoitakse kontoris nõuetekohases panipaigas luku taga. Hävitamiseks või kustutamiseks kasutatakse kontrollikoja julgeolekueeskirjade kohast meetodit. Irdkandjate üle peetakse arvet ja nende hävitamine protokollitakse.

1.   Vastavalt otsuse nr 41–2021 artikli 5 lõikele 8 ja artikli 6 lõikele 9 võib RESTREINT UE/EU RESTRICTED teavet käidelda komisjoni haldustegevuse alal (5) või turvaalal, (6) mille kasutamiseks on kontrollikoda sõlminud teenustaseme kokkuleppe järgmiselt:

2.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED teavet võib ajutiselt käidelda väljaspool haldustegevuse ala või turvaala, tingimusel et valdaja kohustub järgima kompenseerivaid meetmeid, millega kaitsta teavet volitamata isikute juurdepääsu eest. Kompenseerivad meetmed hõlmavad vähemalt alljärgnevat:

3.   Püsikujul olevat RESTREINT UE/EU RESTRICTED teavet hoitakse haldustegevuse alal või turvaalal asuvas kontoris panipaigas luku taga. Seda võib ajutiselt säilitada väljaspool turvaala või haldustegevuse ala, tingimusel et valdaja kohustub järgima kompenseerivaid meetmeid.

4.   Lisateavet saab infoturbeametnikult.

5.   Kõigist dokumendiga seotud kahtlustatavatest või juhtunud turvaintsidentidest teatatakse võimalikult kiiresti infoturbeametnikule.

1.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED teavet võib kopeerida või tõlkida lasta selle valdaja, tingimusel et teabe koostaja ei ole seda piiranud. Koopiaid ei tehta siiski rohkem kui tingimata vajalik.

2.   Ka salastatud dokumendist ainult mõne osa reprodutseerimisel kehtivad samad tingimused nagu kogu dokumendi kopeerimisel. Väljavõtted salastatakse samuti RESTREINT UE/EU RESTRICTED tasemel, välja arvatud juhul, kui teabe koostaja on eraldi märkinud, et need ei ole salastatud.

3.   Originaalteabe suhtes kohaldatavaid turvameetmeid kohaldatakse ka selle koopiate ja tõlgete suhtes.

1.   Kui võimalik, tuleb RESTREINT UE/EU RESTRICTED teave, mis on vaja viia väljapoole turvaala või haldustegevuse ala, saata elektrooniliselt nõuetekohaselt akrediteeritud vahendite kaudu ja/või tuleb seda kaitsta heakskiidetud krüptovahenditega.

2.   Olenevalt kättesaadavatest vahenditest või konkreetsest olukorrast võib RESTREINT UE/EU RESTRICTED teavet füüsiliselt paberdokumentidena või irdkandjal endaga kaasas kanda. RESTREINT UE/EU RESTRICTED teabe edastamisel eelistatakse paberdokumentide saatmisele irdkandjate kasutamist.

3.   Kasutada võib üksnes irdkandjaid, mis on krüpteeritud kontrollikoja infoturbeametniku heakskiidetud tootega. RESTREINT UE/EU RESTRICTED teavet, mis on infoturbeametniku heakskiidetud krüptoseadmega kaitsmata irdkandjal, käideldakse samal viisil nagu pabereksemplari.

4.   Saadetis võib sisaldada rohkem kui üht RESTREINT UE/EU RESTRICTED teabe ühikut, tingimusel et teadmisvajaduse põhimõttest on kinni peetud.

5.   Kasutatav pakend peab olema selline, et pakendi sisu ei oleks näha. RESTREINT UE/EU RESTRICTED teavet transporditakse läbipaistmatus kahekihilises pakendis, näiteks ümbrikus, läbipaistmatus kaustas või portfellis. Pakendi pealmisel kihil ei tohi miski viidata selle sisu laadile ega salastatuse tasemele. Sisepakendil peab olema märge RESTREINT UE/EU RESTRICTED. Mõlemal pakendikihil peab olema adressaadi nimi, ametinimetus ja aadress ning tagasisaatmise aadress juhuks, kui üleandmine ei õnnestu.

6.   Kõigist töötajate või kullerite transporditava RESTREINT UE/EU RESTRICTED teabega seotud turvaintsidentidest teavitatakse edasiseks uurimiseks infoturbeametniku kaudu personali, finantsküsimuste ja üldteenuste direktoraati.

1.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED teabe transportimiseks kasutatava irdkandjaga peab kaasas olema lähetusteatis, milles on kirjeldatud salastatud teavet sisaldavat irdkandjat ja nimetatud kõik sellel olevad failid, et saajal oleks võimalik teha vajalikke kontrollimisi.

2.   Andmekandjal säilitatakse ainult esitatavaid dokumente. Näiteks peaks kogu ühel mälupulgal olev teave olema ette nähtud samale saajale. Saatjal tuleb arvesse võtta, et kui sellistel seadmetel säilitatakse suurt hulka salastatud teavet, võivad seadmed tervikuna vajada kõrgemat salastatuse taset.

3.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED teabe transportimiseks kasutatakse üksnes vastava salastusmärkega irdkandjat.

1.   Töötajad võivad RESTREINT UE/EU RESTRICTED dokumente kontrollikoja hoones või liidu institutsioonide, asutuste või organite vahel kaasas kanda, kui dokumendid peavad olema kogu aeg töötaja otseses valduses ja neid ei loeta teiste ees.

2.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED dokumente võib saata sisepostiga muudesse kontrollikoja ametiruumidesse tavalises ühekordses läbipaistmatus ümbrikus, kuid ümbrikul ei tohi olla viidet selle sisu salastatusele.

1.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED teavet võivad Euroopa Kontrollikoja või mõne muu ELi institutsiooni, organi või asutuse töötajad või kullerid transportida kõikjal liidus, tingimusel et järgitakse järgmiseid juhiseid:

2.   Töötajad, kes soovivad saata RESTREINT UE/EU RESTRICTED teavet muudesse asukohtadesse liidus, võivad korraldada selle saatmise ühel järgmistest viisidest:

1.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED tasemel salastatud teavet võivad töötajad käsipostiga kanda liidu territooriumilt kolmanda riigi territooriumile ja vastupidi.

2.   Registriosakonna töötajad võivad korraldada saatmise ühel järgmistest viisidest:

3.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED tasemel salastatud paberdokumentide või irdkandjate käsipostiga kandmisel järgivad töötajad kõiki alljärgnevaid lisameetmeid.

1.   Käesoleva otsuse kohaldamisel hõlmab kommertskullerite mõiste riiklikke postiteenuseid ja kommertskulleriteenuste pakkujaid, kes osutavad tasulist teenust, mille puhul toimetatakse teave kohale ka isiklikult käsipostiga või jälgimisega.

2.   Kommertskullerid võivad kasutada allhankija teenuseid. Siiski vastutab sellisel juhul käesoleva otsuse täitmise eest endiselt kullerettevõte.

3.   Kui adressaat asub väljaspool ELi, tuleb kasutada kahekihilist pakkimist. Salastatud saadetiste ettevalmistamisel tuleb saatjal silmas pidada, et kommertskullerteenused annaksid RESTREINT UE/EU RESTRICTED saadetised üle üksnes adressaadile, nõuetekohaselt volitatud asendajale, registri kontrolliametnikule või tema nõuetekohaselt volitatud asendajale või administraatorile. Leevendamaks ohtu, et saadetis ei jõua adressaadini, peab saadetise välimisel kihil, ja vajaduse korral sisemisel kihil, olema kirjas tagasisaatmise aadress.

4.   Selliste kommertskullerite teenuseid, kes edastavad tähitult kättetoimetatavaid dokumente elektrooniliselt, RESTREINT UE/EU RESTRICTED teabe jaoks ei kasutata.

1.   Täidetakse kõiki salastatud teabe kaitse lepingus või halduskokkulepetes kehtestatud veotingimusi. Kahtluse korral konsulteerivad töötajad registriosakonnaga või infoturbeametnikuga.

2.   Kahekordse pakendi nõudest võib loobuda, kui salastatud teave on kaitstud heakskiidetud krüptovahenditega. Adresseerimiseks ja kuna irdkandjal on näha salastusmärge, tuleb irdkandjat transportimisel siiski hoida vähemalt tavalises ümbrikus, kuid vaja võib olla täiendavaid füüsilisi kaitsemeetmeid, näiteks mulliümbrike.

1.   Koosolekuid, kus on kavas arutada RESTREINT UE/EU RESTREINT teabe üle, peetakse üksnes sellel või kõrgemal tasemel akrediteeritud koosolekuruumis. Kui seda võimalust ei ole, küsivad töötajad nõu infoturbeametnikult.

2.   Reeglina ei peaks päevakorrad olema salastatud. Kui koosoleku päevakorras on nimetatud salastatud dokumente, ei tähenda see veel automaatselt päevakorra salastamist. Päevakorrapunktid sõnastatakse selliselt, et mitte ohtu seada liidu või ühe või mitme liikmesriigi huvide kaitset.

3.   Kui päevakorrale lisatakse RESTREINT UE/EU RESTRICTED teavet sisaldavaid elektroonilisi faile, on kohustuslik kaitsta neid kontrollikoja infoturbeametniku heakskiidetud krüptovahenditega.

4.   Koosoleku korraldajad tuletavad osalejatele meelde, et RESTREINT UE/EU RESTRICTED teabega seotud päevakorrapunktide kohta ei tohi märkusi saata tavalise e-postiga ega muul viisil, mis ei ole nõuetekohaselt akrediteeritud vastavalt käesoleva otsuse artiklile 11.

5.   Koosoleku korraldajad püüavad RESTREINT UE/EU RESTRICTED teabega seotud punkte päevakorras järjest käsitleda, et koosolek kulgeks võimalikult sujuvalt. Salastatud teabega seotud punktide üle arutamise ajal võivad kohal viibida üksnes teadmisvajadusega isikud.

6.   Osalejaid hoiatatakse juba kutses, et koosolekul arutatakse salastatud teemade üle ja kohaldatakse vastavaid julgeolekumeetmeid.

7.   Kutses või päevakorrale lisatud märkuses tuletatakse osalejatele meelde, et RESTREINT UE/EU RESTRICTED teabega seotud punktide üle arutamise ajaks tuleb kaasaskantavad elektroonilised seadmed välja lülitada.

8.   Koosoleku korraldajad koostavad enne koosolekut väliskülaliste täieliku nimekirja.

1.   Salastatud teabe edastamiseks, näiteks RESTRICTED EU/EU RESTRICTED teavet sisaldavate esitluste või videokonverentsi jaoks, võib kasutada üksnes akrediteeritud IT-süsteeme kooskõlas käesoleva otsuse artikliga 11.

2.   Eesistuja tagab, et mittelubatud kaasaskantavad elektroonilised seadmed on välja lülitatud.

1.   Salastatud arutelu alguses teatab eesistuja, et koosolek jätkub salastatud režiimis. Uksed suletakse ja ribakardinad peavad olema kinni tõmmatud.

2.   Arutelu alguses antakse olenevalt vajadusest osalejatele ja tõlkidele ainult vajalik arv dokumente.

RESTREINT UE/EU RESTRICTED dokumente ei jäeta koosoleku vaheaegadel järelevalveta.

3.   Koosoleku lõpus tuletatakse osalejatele ja tõlkidele meelde, et nad ei jätaks salastatud dokumente ega enda võimalikke salastatud märkmeid ruumi järelevalveta. Koosoleku korraldajad korjavad kokku salastatud dokumendid või märkmed, mida osalejad pärast koosolekut kaasa ei võtnud, ja hävitavad need nõuetekohastes paberipurustajates.

4.   Koosolekul pannakse kirja osalejate nimekiri ning liikmesriikidega jagatud ja suuliselt kolmandatele riikidele või rahvusvahelistele organisatsioonidele edastatud salastatud teabe üldkirjeldus, et need koosoleku tulemustes protokollida.

1.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED teavet jagatakse teiste liidu institutsioonide, organite või asutustega üksnes siis, kui saajal on teadmisvajadus ja üksusel on kontrollikojaga selleks õiguslik kokkulepe.

2.   Kontrollikoja sekretariaadi hallatav registriosakond toimib üldjuhul kontrollikoja ja teiste liidu institutsioonide, asutuste, organite ja ametite vahel RESTREINT UE/EU RESTRICTED salastatuse tasemega teabe vahetamisel peamise sisenemis- ja väljumispunktina. Pärast kontrollikoja infoturbeametniku ja registriosakonna teavitamist võib RESTREINT UE/EU RESTRICTED teavet kavandatud vastuvõtjatega siiski otse jagada.

1.   Liikmesriikidega võib RESTREINT UE/EU RESTRICTED teavet jagada, kui saajal on teadmisvajadus.

2.   Liikmesriikide salastatud teabele, millel on samaväärne riiklik salastusmärge (8) ja mis on kontrollikojale edastatud, tagatakse RESTREINT UE/EU RESTRICTED teabega samal tasemel kaitse.

1.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED teavet võib avaldada kolmandale riigile või rahvusvahelisele organisatsioonile üksnes juhul, kui teabe saajal on teadmisvajadus ning asjaomasel riigil või rahvusvahelisel organisatsioonil on olemas sobiv õigus- või haldusraamistik, näiteks kontrollikojaga sõlmitud salastatud teabe kaitse leping või halduskokkulepe. Sellise lepingu või kokkuleppe sätted on käesoleva otsuse sätete suhtes ülimuslikud.

2.   Registriosakond, mida haldab kontrollikoja sekretariaat, toimib üldjuhul kontrollikoja, kolmandate riikide ja rahvusvaheliste organisatsioonide vahel RESTREINT UE/EU RESTRICTED salastatuse tasemega teabe vahetamisel peamise sisenemis- ja väljumispunktina.

3.   Jälgitavuse tagamiseks RESTREINT UE/EU RESTRICTED teave protokollitakse:

4.   Seda võib teha paberil või elektrooniliselt.

5.   Akrediteeritud side- ja infosüsteemis käideldava salastatud teabe protokollimise töösammud võivad toimuda side- ja infosüsteemi siseste protsessidega. Sellisel juhul peab side- ja infosüsteem sisaldama meetmeid, millega tagatakse logikirjete terviklus.

6.   Kolmandatelt riikidelt või rahvusvahelistelt organisatsioonidelt saadud salastatud teabe suhtes kohaldatakse samaväärset kaitset kui samaväärset salastusmärget kandva ELi salastatud teabe suhtes, nagu on ette nähtud salastatud teabe kaitse lepingus või halduskokkuleppes.

1.   Kui kontrollikoda või mõni selle talitustest teeb kindlaks, et esineb erakorraline vajadus avaldada RESTREINT UE/EU RESTRICTED teavet kolmandale riigile või rahvusvahelisele organisatsioonile või ELi üksusele, kuid salastatud teabe kaitse lepingut ega halduskokkulepet ei ole sõlmitud, järgitakse erakorralise ühekordse avaldamise korda.

2.   Kontrollikoja talitused võtavad ühendust infoturbeametnikuga ja teabe koostajaga. Kontrollikoda küsib nõu ühelt sama ELi üksuse, kolmanda riigi või rahvusvahelise organisatsiooniga sõlmitud salastatud teabe kaitse lepingu osaliselt.

3.   Pärast konsulteerimist võib kontrollikoda peasekretäri ettepaneku alusel lubada asjaomase teabe avaldada.

1.   Teave jääb salastatuks üksnes niikaua, kuni see vajab kaitset. Salastatuse kustutamine tähendab, et teavet ei loeta enam salastatuks. Teabe koostamise ajal märgib koostaja võimaluse korral, kas ELi salastatud teabe salastatuse võib teataval kuupäeval või konkreetse sündmuse järel kustutada. Vastasel juhul vaatab teabe koostaja RESTREINT UE/EU RESTRICTED teabe korrapäraselt üle, et teha kindlaks, kas salastatus on endiselt asjakohane.

2.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED tasemel salastatud ja kontrollikojas koostatud teabe salastatus kustutatakse kolmekümne aasta möödudes kooskõlas määrusega (EMÜ, Euratom) nr 354/83, (9) mida on muudetud nõukogu määrusega (EÜ, Euratom) nr 1700/2003, (10) ja nõukogu määrusega (EL) 2015/496 (11).

3.   Vajaduse korral võib kontrollikoda dokumentide salastatuse kustutada erakorraliselt, näiteks kodanike juurdepääsutaotluse alusel.

1.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED teabe salastatust ei kustutata ilma teabe koostaja loata.

2.   Otsus selle kohta, kas salastatus kustutada, kuulub salastatud dokumendi loonud kontrollikoja talituse vastutusalasse. Kontrollikojas tuleb kõigi salastatuse kustutamise taotluste puhul konsulteerida dokumendi koostanud talituse valdkonnajuhi või auditijuhiga. Kui talitus on kokku pannud eri allikatest saadud salastatud teabe, küsib ta kõigepealt nõusolekut neilt, kellelt allikmaterjalid saadi, sealhulgas liikmesriikidelt, teistelt ELi asutustelt, kolmandatelt riikidelt või rahvusvahelistelt organisatsioonidelt.

3.   Kui teabe koostanud kontrollikoja talitust enam ei ole ja tema kohustused on üle võtnud mõni muu talitus, otsustab salastatuse kustutamise üle see talitus. Kui teabe koostanud kontrollikoja talitust enam ei ole ja mõni muu talitus ei ole tema kohustusi üle võtnud, otsustavad salastatuse kustutamise üle kontrollikoja direktorid ühiselt.

1.   Algne salastusmärge iga lehekülje ülemises ja alumises servas kriipsutatakse silmatorkavalt läbi (mitte ei eemaldata) – elektrooniliste vormingute puhul läbikriipsutusfunktsiooni kasutades ja pabereksemplari puhul käsitsi.

2.   Esimesele (tiitel-)lehele lüüakse salastatuse kustutamise tempel ning lisatakse salastatuse kustutamise kuupäev ja selle eest vastutava asutuse andmed.

3.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED teabe algsetele saajatele antakse teada, et salastatus kustutati. Need saajad teavitavad omakorda teisi saajaid, kellele nemad algset RESTREINT UE/EU RESTRICTED teavet saatsid või kopeerisid.

4.   Kontrollikoja arhiiviteenistust teavitatakse kõigist salastatuse kustutamise otsustest.

5.   Salastatud teabe tõlgete suhtes kohaldatakse salastatuse kustutamiseks sama korda nagu originaalkeelse versiooni puhul.

1.   Võimalik peab olema ka salastatuse osaline kustutamine (nt üksnes lisa või mõne punkti puhul). Kord on sama nagu kogu dokumendi salastatuse kustutamise puhul.

2.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED teabe salastatuse osalise kustutamise (nn puhastamise) korral koostatakse väljavõte, mis ei ole salastatud.

3.   Endiselt salastatud osad asendatakse järgmisega:

kas keset teksti, kui salastatuks jääv osa on lõigu sees või lõigu asemel, kui salastatuks jääv osa on iseseisev lõik või suurem tekstiosa.

4.   Kui kogu lisa salastatust ei ole võimalik kustutada ja lisa jäetakse seetõttu väljavõttest välja, tehakse tekstis selle kohta eraldi märge.

1.   Kontrollikoda ei lase kuhjuda suurel hulgal salastatud teabel.

2.   Koostanud talitused kontrollivad korrapäraselt väiksemas koguses dokumente, et välja selgitada, millised dokumendid hävitada või kustutada. Regulaarselt vaadatakse üle nii paberkandjal säilitatav teave kui ka side- ja infosüsteemis säilitatav teave.

3.   Kui RESTREINT UE/EU RESTRICTED dokumente enam ei vajata, hävitavad või kustutavad töötajad need turvaliselt, võttes arvesse originaaldokumendi arhiveerimisnõudeid.

4.   Töötajad ei ole kohustatud teabe koostajat RESTREINT UE/EU RESTRICTED dokumentide koopiate hävitamisest või kustutamisest teavitama.

5.   Salastatud teavet sisaldavate koostatavate tekstide suhtes kohaldatakse samu hävitamismeetodeid nagu salastatud lõppdokumentide puhul.

6.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED dokumentide hävitamiseks kasutatakse ainult heakskiidetud paberipurustajaid. RESTREINT UE/EU RESTRICTED dokumentide hävitamiseks sobivad DIN 32757 standardi järgi 4. taseme ja DIN 66399 standardi järgi 5. taseme paberipurustajad.

7.   Heakskiidetud paberipurustajatega saadud jäätmeribad võib hävitada tavapäraste kontorijäätmetena.

8.   Kõik RESTREINT UE/EU RESTRICTED teavet sisaldavad andmekandjad ja seadmed puhastatakse nende kasutusea lõppedes nõuetekohaselt. Elektroonilised andmed hävitatakse või kustutatakse infotehnoloogia ressurssidest ja nendega seotud andmekandjatest viisil, mis annab piisava kindluse selle kohta, et teavet ei saa taastada. Puhastamisega kõrvaldatakse salvestusseadmest nii andmed kui ka kõik sildid, märked ja tegevuslogid.

9.   Arvuti salvestuskandjad antakse hävitamiseks ja kõrvaldamiseks infoturbeametnikule.

1.   Personali, finantsküsimuste ja üldteenuste direktoraadi direktor töötab koos infoturbeametnikuga välja, kiidab heaks ja vajaduse korral kutsub ellu plaanid, mille alusel evakueeritakse ja hävitatakse hädaolukorras RESTREINT UE/EU RESTRICTED teave, mida on vaja kaitsta, sest on suur oht, et kriisi ajal võib see sattuda loata isikute kätte. Tähtsuse järjekorras ja olenevalt hädaolukorra laadist pööratakse tähelepanu järgmisele:

2.   Kui hädaolukorra lahendamise plaan on ellu kutsutud, teisaldatakse või hävitatakse kõigepealt kõrgema salastatuse tasemega teave.

3.   Hädaolukorras evakueerimise ja hävitamise plaanide operatiivsed üksikasjad on samuti RESTREINT UE/EU RESTRICTED tasemel salastatud teave.

1.   Otsused arhiveerimise vajaduse ja aja ning selleks võetavate meetmete kohta peavad olema kooskõlas kontrollikoja infoturbe- ja teabe salastamise poliitika ning arhiveerimispõhimõtetega;

2.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED dokumente ei saadeta Euroopa Liidu Ajaloo Arhiivi Firenzes.