1.   La presente Decisión establece las normas relativas a las condiciones en las que la EC FCH 2, en el marco de sus procedimientos establecidos en el apartado 2, puede limitar la aplicación de los derechos previstos en los artículos 14 a 21, 35 y 36, así como la aplicación del artículo 4, del Reglamento (UE) 2018/1725, de conformidad con el artículo 25 de dicho Reglamento.

2.   En el marco del funcionamiento administrativo de la EC FCH 2, la presente Decisión se aplica a las operaciones de tratamiento de datos personales llevadas a cabo por la oficina del programa a efectos de realizar indagaciones administrativas, procedimientos disciplinarios, actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF, tramitaciones de casos de denuncia de irregularidades, procedimientos (formales e informales) en casos de acoso, tramitaciones de reclamaciones internas y externas, auditorías internas, investigaciones llevadas a cabo por el delegado de protección de datos en consonancia con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725 e investigaciones en materia de seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE).

3.   Las categorías de datos en cuestión son los datos sólidos (datos «objetivos», como los datos de identificación, los datos de contacto, los datos profesionales, los detalles administrativos, los datos recibidos de determinadas fuentes, las comunicaciones electrónicas y los datos de tráfico) y los datos frágiles (datos «subjetivos» relacionados con el caso, como el razonamiento, los datos de comportamiento, las valoraciones, los datos de actuación y conducta, y los datos relacionados con el objeto del procedimiento o la actividad o presentados en relación con estos).

4.   Cuando la EC FCH 2 ejerza sus funciones en relación con los derechos de los interesados en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, analizará si es aplicable alguna de las excepciones establecidas en dicho Reglamento.

5.   A reserva de las condiciones establecidas en la presente Decisión, las limitaciones podrán aplicarse a los siguientes derechos: la comunicación de información a los interesados, el derecho de acceso, de rectificación y de supresión, el derecho a la limitación del tratamiento, a la comunicación de una violación de la seguridad de los datos personales al interesado o a la confidencialidad de las comunicaciones.

1.   La EC FCH 2 establecerá las siguientes salvaguardias para impedir el uso indebido o la transferencia ilícita de datos personales o el acceso ilícito a estos datos (4):

2.   El período de conservación de los datos personales a los que hace referencia el artículo 1, apartado 3, no será superior al necesario y adecuado para los fines para los que se hubieran tratado los datos. En ningún caso deberá superar el período de conservación especificado en los avisos de protección de datos, las declaraciones de confidencialidad o los registros a que hace referencia el artículo 6.

3.   Cuando la EC FCH 2 estudie aplicar una limitación, deberá sopesarse el riesgo para los derechos y las libertades del interesado, en particular, con respecto al riesgo para los derechos y las libertades de otros interesados y al riesgo de dejar sin efecto las investigaciones o los procedimientos emprendidos por la EC FCH 2, por ejemplo, por la destrucción de pruebas. Los riesgos para los derechos y las libertades del interesado consisten principalmente, aunque no de manera exclusiva, en riesgos para la reputación y riesgos para el derecho a la defensa y a ser oído.

1.   La EC FCH 2 solo adoptará limitaciones para salvaguardar:

2.   Como aplicación específica de los fines descritos en el apartado 1, la EC FCH 2 podrá aplicar limitaciones en las siguientes circunstancias:

1.   En casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar los derechos siguientes, cuando resulte necesario y proporcionado, en el contexto de las operaciones de tratamiento enumeradas en el apartado 2:

2.   De conformidad con el artículo 25, apartado 2, letra a), del Reglamento (UE) 2018/1725, en casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá aplicar limitaciones en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento:

La limitación seguirá en vigor mientras los motivos que la justifiquen sigan siendo aplicables.

3.   Cuando la EC FCH 2 limite, total o parcialmente, la aplicación de los derechos mencionados en el apartado 1, adoptará las medidas previstas en los artículos 6 y 7 de la presente Decisión.

4.   Cuando los interesados soliciten acceso a sus datos personales tratados en el contexto de uno o varios casos específicos o a una operación de tratamiento determinada, de conformidad con el artículo 17 del Reglamento (UE) 2018/1725, la EC FCH 2 circunscribirá su evaluación de la solicitud únicamente a dichos datos personales.

1.   Toda limitación contemplada en el artículo 5 deberá ser necesaria y proporcionada teniendo en cuenta los riesgos para los derechos y las libertades de los interesados y respetará el contenido esencial de los derechos y las libertades fundamentales en una sociedad democrática.

2.   Si se estudia aplicar una limitación, deberá llevarse a cabo una prueba de la necesidad y la proporcionalidad basada en las presentes normas. La prueba también se llevará a cabo en el contexto de cada revisión periódica, de acuerdo con una evaluación sobre si aún son de aplicación los motivos fácticos y legales de la limitación. Esta se documentará con una nota interna de evaluación para cumplir con la obligación de rendir cuentas de cada caso.

3.   Las limitaciones serán temporales y se levantarán tan pronto como dejen de cumplirse las circunstancias que las hayan justificado. En particular cuando se considere que el ejercicio del derecho limitado ya no anula el efecto de la limitación impuesta ni afecta negativamente a los derechos o las libertades de otros interesados.

La EC FCH 2 revisará la aplicación de la limitación cada seis meses desde la fecha de su adopción y al cierre de la indagación, el procedimiento o la investigación pertinentes. Posteriormente, el responsable del tratamiento deberá supervisar cada seis meses la necesidad de mantener cualquier limitación.

4.   Cuando la EC FCH 2 aplique, de forma total o parcial, las limitaciones contempladas en el artículo 5 de la presente Decisión, hará constar los motivos de la limitación y el fundamento jurídico con arreglo al apartado 1, incluida una evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de la limitación.

Se registrarán la consignación y, en su caso, los documentos que contengan los elementos de hecho y de derecho subyacentes. Estos se pondrán a disposición del Supervisor Europeo de Protección de Datos, previa solicitud.

1.   En los avisos de protección de datos, las declaraciones de confidencialidad o los registros en el sentido del artículo 31 del Reglamento (UE) 2018/1725, publicados en el sitio web o en la intranet de la EC FCH 2, donde se informe a los interesados de sus derechos en el marco de un procedimiento determinado, la EC FCH 2 incluirá información sobre la posible limitación de dichos derechos. Esta información abarcará los derechos que pueden limitarse, las razones de la limitación y la posible duración de esta.

Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 6, apartado 4, cuando resulte proporcionado, la EC FCH 2 también informará de manera individualizada a todos los interesados que se consideren afectados por la operación de tratamiento en cuestión de cuáles son sus derechos con respecto a las limitaciones presentes o futuras, sin dilaciones indebidas y por escrito.

2.   Cuando la EC FCH 2 limite, de forma total o parcial, los derechos establecidos en el artículo 5, informará al interesado en cuestión de la limitación aplicada y de los principales motivos de esta, así como de la posibilidad de presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos o de interponer un recurso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea.

La comunicación de la información mencionada en el apartado 2 podrá aplazarse, omitirse o denegarse en caso de que pudiera dejar sin efecto la limitación, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25, apartado 8, del Reglamento (UE) 2018/1725.

1.   La EC FCH 2 informará a su delegado de protección de datos (en lo sucesivo, «DPD»), sin dilaciones indebidas, de toda situación en que el responsable del tratamiento limite la aplicación de los derechos de los interesados o prorrogue la limitación de conformidad con la presente Decisión. El responsable del tratamiento proporcionará al DPD acceso al registro que contenga la evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de la limitación y documentará en dicho registro la fecha de la notificación al DPD.

2.   El DPD podrá solicitar por escrito al responsable del tratamiento que revise la aplicación de las limitaciones. El responsable del tratamiento notificará por escrito al DPD el resultado de la revisión solicitada.

3.   El DPD participará en todo el procedimiento. El responsable del tratamiento notificará al DPD el levantamiento de las limitaciones.