COMISIÓN EUROPEA

Bruselas, 29.6.2017

COM(2017) 346 final

INFORME DE LA COMISIÓN AL PARLAMENTO EUROPEO Y AL CONSEJO

sobre el funcionamiento de la Agencia Europea para la Gestión Operativa de Sistemas Informáticos de Gran Magnitud en el Espacio de Libertad, Seguridad y Justicia («eu-LISA»)

{SWD(2017) 249 final}
{SWD(2017) 250 final}

1. Introducción

La Agencia Europea para la Gestión Operativa de Sistemas Informáticos de Gran Magnitud en el Espacio de Libertad, Seguridad y Justicia (en lo sucesivo, «la Agencia eu-LISA» o «la Agencia») fue creada en 2011 por el Reglamento n.º 1077/2011 1 («Reglamento constitutivo») con el fin de ofrecer una solución a largo plazo para la gestión operativa, a nivel central, de sistemas informáticos de gran magnitud en este ámbito. El Reglamento constitutivo fue modificado el 20 de julio de 2015 por el Reglamento (UE) n.º 603/2013 («refundición del Reglamento Eurodac») 2 para reflejar los cambios introducidos por dicho Reglamento en las tareas de la Agencia relacionadas con Eurodac.

La Agencia eu-LISA gestiona actualmente el Sistema de Información de Visados (VIS), el Sistema de Información de Schengen (SIS) y el sistema Eurodac, es decir, los instrumentos esenciales para salvaguardar el espacio Schengen y la gestión de las fronteras y para la aplicación de las políticas de asilo y de visados. También podrá encomendársele a la Agencia la preparación, el desarrollo y la gestión operativa de otros sistemas informáticos de gran magnitud en este ámbito si así lo establece un instrumento legislativo pertinente basado en los artículos 67 a 89 del TFUE. La Agencia inició su actividad el 1 de diciembre de 2012. De conformidad con el artículo 31, apartado 1, del Reglamento constitutivo, la Comisión llevó a cabo la primera evaluación de la Agencia en estrecha consulta con el consejo de administración de esta. La Agencia eu-LISA también ha sido asociada estrechamente a este proceso.

El presente informe se basa en las conclusiones de la evaluación externa de la acción de la Agencia eu-LISA durante el período comprendido entre diciembre de 2012 y septiembre de 2015. El Reglamento constitutivo (artículo 31, apartado 2,) dispone que, sobre la base de la evaluación y previa consulta al consejo de administración, la Comisión debe emitir recomendaciones sobre las modificaciones a introducir en el Reglamento y transmitirlas, junto con el dictamen del consejo de administración, y las propuestas que puedan ser oportunas, al Parlamento Europeo, al Consejo y al Supervisor Europeo de Protección de Datos. El presente informe se centra en las recomendaciones sobre las modificaciones a introducir en el Reglamento constitutivo. El 21 de marzo de 2017, el consejo de administración de la Agencia adoptó un plan de acción para dar curso a las conclusiones de la evaluación que no requieren modificaciones del Reglamento constitutivo.

El presente informe abarca los resultados de la evaluación, tal como se presenta en el documento de trabajo de los servicios de la Comisión adjunto sobre la evaluación de la Agencia eu-LISA, y el informe de evaluación externa (apartado 2) 3 . El informe presenta la evaluación y el papel de la Agencia en una perspectiva más amplia y tiene en cuenta otras evaluaciones factuales, jurídicas y políticas ulteriores (véase el apartado 3).

Evaluación de la Agencia eu-LISA (2012-2015)

2.1. Contexto de la evaluación

La evaluación de la Agencia eu-LISA se inició justo antes de la publicación de la Agenda Europea de Seguridad 4 y de la Agenda Europea de Migración 5 , que tuvieron lugar, respectivamente, en abril y mayo de 2015. En las Comunicaciones relativas a estas Agendas se presentó la vía a seguir para la concepción y la aplicación de la política de la UE con el fin de abordar los retos paralelos que constituyen la gestión de la migración y la lucha contra el terrorismo, la delincuencia organizada y la ciberdelincuencia.

Ambas Agendas incluyen referencias directas a los sistemas que la Agencia eu-LISA opera a nivel central o se prevé que desarrolle y gestione, a reserva de la adopción de los instrumentos legislativos pertinentes.

La gestión de las fronteras exteriores del espacio Schengen de manera más eficiente implica hacer un mejor uso de las (nuevas) posibilidades ofrecidas por los sistemas informáticos y las tecnologías modernas. La evaluación se ha llevado a cabo en el contexto de unos flujos migratorios sin precedentes, de nuevas amenazas a la seguridad a las que se enfrentan los Estados miembros (atentados terroristas), y de las conclusiones del Consejo Europeo, que constatan la necesidad urgente de luchar contra estos fenómenos con mayor vigor y unas nuevas herramientas 6 . Estos hechos y conclusiones volvieron a poner de relieve la importancia vital de las bases de datos gestionadas por la Agencia para el funcionamiento diario, eficaz y sostenible del espacio Schengen.

2.2. Conclusiones de la evaluación

En general, la evaluación ha confirmado que la Agencia eu-LISA garantiza realmente la gestión operativa de sistemas informáticos de gran magnitud en el Espacio de Libertad, Seguridad y Justicia, y cumple las tareas establecidas en el Reglamento, así como los nuevos cometidos que se le han encomendado. También se ha constatado que la Agencia contribuye eficazmente al establecimiento de un entorno informático más coordinado, eficaz y coherente para la gestión de los sistemas informáticos de gran magnitud en apoyo de la aplicación de las políticas en el ámbito de la Justicia y los Asuntos de Interior (JAI).

No obstante, la evaluación también ha detectado margen de mejora. La gran mayoría de deficiencias podrían subsanarse mediante cambios estructurales, organizativos o de personal o modificaciones de los documentos y las prácticas de trabajo de la Agencia. No obstante, a fin de adaptar el mandato de la Agencia para que esta responda a los retos de la UE en el ámbito de la migración y la seguridad, la evaluación ha constatado que era necesario introducir modificaciones limitadas en las tareas confiadas a ella por el Reglamento constitutivo o por otros instrumentos jurídicos pertinentes, o ampliarlas.

Las principales conclusiones de la evaluación con arreglo a los cuatro criterios de evaluación son las que se exponen a continuación 7 :

2.2.1. Eficacia

La Agencia garantiza realmente la gestión operativa de los tres sistemas informáticos de gran magnitud y ha aplicado marcos organizativos eficaces. No obstante, se han detectado importantes oportunidades de mejora en relación con el seguimiento de la efectividad de los procesos informáticos aplicados. Se ha detectado un riesgo en cuanto a la continuidad de las actividades, debido a la ausencia de un plan de recuperación en caso de catástrofe único y transversal para los tres sistemas. También faltan indicadores clave de rendimiento y un reexamen sistemático de la capacidad de los sistemas, y el proceso de notificación de incidentes es insuficiente.

Los inconvenientes ligados a la actual división de responsabilidades entre la Agencia eu-LISA y la Comisión en relación con la infraestructura de comunicación 8 podrían abordarse haciendo a la Agencia plenamente responsable de la gestión de la infraestructura de comunicación y transfiriéndole el presupuesto correspondiente y las tareas de cuya gestión se encarga actualmente la Comisión. La actual división del trabajo ya no es necesaria contractualmente o desde otros puntos de vista 9 y una transferencia simplificaría la relación entre el contratista y la Agencia, minimizando al mismo tiempo los gastos generales de gestión y de administración y gastos afines.

En aras de la eficacia, y además de las estadísticas publicadas actualmente conforme a lo exigido por el marco jurídico vigente, merece consideración la posibilidad de ampliar la responsabilidad de la Agencia en la elaboración y/o publicación de estadísticas para cada sistema. En el mismo orden de cosas, también podría resultar oportuno estudiar la posibilidad de encomendar a la Agencia la elaboración de informes sobre la calidad de los datos e informes de análisis de los datos (esto es, informes de análisis de los datos incluidos en los sistemas por los Estados miembros y que requieren un acceso a los datos dentro de los sistemas).

El seguimiento de la investigación se considera pertinente y necesario. Sin embargo, hasta ahora los resultados son bastante mediocres y se debe prestar más atención a garantizar el cumplimiento del mandato y la coherencia con las actividades de investigación de otras partes interesadas.

Las actividades de formación se ajustan, en principio, a las necesidades de las autoridades nacionales. No obstante, sería necesario ajustar más la formación a las necesidades de carácter técnico.

La Agencia ha respondido eficazmente a nuevas tareas, en particular DubliNet, VISION y la aplicación del proyecto piloto sobre fronteras inteligentes 10 .

Este proyecto, que generalmente se ha desarrollado correctamente, ha subrayado la necesidad de que la Agencia eu-LISA refuerce su capacidad de gestión financiera en relación con la gestión de las subvenciones de la UE. La evaluación ha confirmado que, si se encomendara a la Agencia el desarrollo de nuevos sistemas informáticos de gran magnitud, no podría gestionarlos con sus recursos actuales, al carecer de una capacidad eficiente de gestión y desarrollo de proyectos. En materia de cooperación y sinergias con otras agencias de la Unión Europea, eu-LISA desarrollará acuerdos de trabajo con efectividad y espíritu de cooperación con la mayoría de las agencias que actúan en el ámbito de Justicia y Asuntos de Interior (JAI). Sin embargo, debe garantizarse el cumplimiento de su mandato y se ha detectado un riesgo de que no se preste la atención requerida a las prioridades básicas, ilustrado particularmente por la ambición de la Agencia de prestar servicios a otras agencias.

Otro punto muy importante consiste en hacer un mejor uso del potencial de los grupos consultivos, velando por que sean consultados sobre los documentos de programación con suficiente antelación para que puedan dar su opinión. Además, la Agencia debe reforzar su apoyo a la protección de datos en Estrasburgo, ya sea mediante el traslado del responsable de la protección de datos (RPD) de Tallin a Estrasburgo o designando un RPD adjunto con el fin de mejorar la comunicación con los miembros del personal técnico en Estrasburgo y prestándoles asistencia en materia de protección de datos.

2.2.2. Eficiencia

Al ejecutar las tareas en el marco de su mandato, la Agencia eu-LISA ha adaptado eficazmente sus funciones, operaciones y procesos internos a la gestión de una red informática. Sin embargo, debería realizar la asignación de recursos a las distintas tareas a fin de garantizar unos recursos de personal suficientes para la gestión de proyectos atendiendo a las necesidades de estos. La Agencia ha desarrollado progresivamente una estrategia de contratación pública y disposiciones contractuales. También logró ciertos progresos en cuanto al rigor y la claridad de los principales documentos de programación e información, que son la principal fuente para la evaluación global del rendimiento. Sin embargo, aún hay margen de mejora de los mecanismos de programación e información y de su transparencia. En materia de soluciones organizativas recursos humanos y procedimientos, la Agencia ha respetado sistemáticamente el procedimiento presupuestario, pero, además de asociar debidamente a todas las partes interesadas, incluidos los miembros del personal técnico de la Agencia, que podrían participar más en el proceso presupuestario si se ampliasen sus funciones, también podría asociar más a los grupos consultivos transmitiéndoles toda la información pertinente relativa a los proyectos que han de evaluar con vistas a ofrecer un asesoramiento adecuado al consejo de administración.

La evaluación ha prestado especial atención al acuerdo de organización en varios centros. El análisis comparativo de todos los escenarios alternativos descritos detalladamente en el informe de evaluación externa ha proporcionado la certidumbre necesaria de que siguen siendo válidos los argumentos en materia de seguridad para el establecimiento del centro principal y el centro de apoyo a los sistemas, respectivamente, en Francia y Austria. Lo mismo sucede en relación con los argumentos de índole política para establecer la sede de la Agencia en Estonia 11 . Por consiguiente se consideran justificados y razonables los costes directos e indirectos adicionales asociados al acuerdo de organización en varios centros 12 .

En lo que se refiere a la planificación, la Agencia eu-LISA ha aplicado procesos adecuados para preparar el programa de trabajo anual y el presupuesto. También ha introducido prácticas y sistemas contables adecuados y suficientes, de conformidad con las prácticas generales en la UE. Ello podría reforzarse mediante una mayor participación de las partes interesadas y de los grupos consultivos, y en particular:

·realizando evaluaciones sistemáticamente ex ante y ex post de los programas y actividades que impliquen gastos significativos, tal como exige el artículo 29, apartado 5, del Reglamento Delegado (UE) n.º 1271/2013 de la Comisión 13 y del Reglamento financiero de la Agencia 14 , y

·vinculando de forma más sincronizada y transparente, la información presupuestaria a la ejecución del programa de trabajo anual. Por otra parte, el establecimiento de un sistema de gestión por actividades y de una previsión presupuestaria plurianual más detallada permitiría a la Agencia disponer de un mejor cuadro financiero de sus actividades al tiempo que facilitaría su planificación.

En general, la Agencia eu-LISA ha abordado eficientemente sus nuevas tareas. Sin embargo, podría gestionar mejor la utilización de los recursos externos reforzando sus capacidades internas y dependiendo menos de contratistas exteriores. La Agencia también ha establecido unas políticas, procesos y procedimientos adecuados para dirigir, estructurar y organizar las operaciones. No obstante debería emprender acciones para actualizarlas de forma regular. La Agencia ha respetado las disposiciones en materia de gobernanza que figuran en el Reglamento constitutivo y el reglamento interno 15 . Con todo, la participación de los grupos consultivos debe mejorarse aumentando su participación activa y en el momento oportuno en la preparación de los documentos del consejo de administración (particularmente los programas de trabajo anuales y los informes de actividad), así como en la evaluación y priorización de proyectos previstos por la Agencia. La utilización del procedimiento escrito debe reexaminarse, de manera que las decisiones importantes que tengan una incidencia financiera significativa y deban debatirse en el consejo de administración no se aprueben sin debate.

2.2.3. Coherencia

Con excepción de intervenciones ocasionales que no eran coherentes con la línea de actuación de la Comisión o que suponían una interpretación errónea de su mandato, la Agencia eu-LISA ha actuado, en general, de forma coherente con las principales partes interesadas, tanto con la Comisión u otras instituciones como con los Estados miembros y los países asociados.

La Agencia ha realizado esfuerzos encomiables encaminados a establecer una estrategia de cooperación sólida que permita comunicar con las distintas partes interesadas de manera estructurada, mediante la adopción de una estrategia de gestión de las partes interesadas.

En cuanto a la eficacia de la cooperación con la Comisión, existe un marco sólido en el Reglamento constitutivo y en el Memorándum de Acuerdo entre la Comisión y la Agencia 16 . Sin embargo, la preparación y el contenido de los documentos de formación de la Agencia podrían mejorarse y ajustarse estrictamente a su mandato y a los dictámenes de la Comisión. Tal como se subraya en parte relativa a la apreciación de la eficacia de la Agencia, la evaluación ha llegado a la conclusión de que es aconsejable transferirle las responsabilidades de la Comisión relacionadas con la infraestructura de comunicación con objeto de mejorar la coherencia en materia de gestión de las tareas correspondientes. La Agencia dispone de las capacidades y competencias técnicas necesarias para gestionar estas tareas y su transferencia puede dar lugar también a una mayor eficacia.

2.2.4. Pertinencia y valor añadido

En general, la evaluación proporcionó la certeza necesaria de que la creación de la Agencia eu-LISA ha aportado un valor añadido, en particular reuniendo los tres sistemas «bajo un mismo techo», poniendo en común conocimientos especializados, aprovechando las sinergias y permitiendo un marco más flexible que antes. El principal éxito de la Agencia desde su creación ha sido su capacidad de garantizar un entorno estable y uniforme para el funcionamiento y el mantenimiento de los sistemas a nivel central, lo que ha contribuido a crear un entorno informático coordinado, eficaz y coherente para la gestión de sistemas informáticos que respaldan la aplicación de políticas en el ámbito de Justicia y Asuntos de Interior (JAI). La constitución de una autoridad de gestión única para asumir la gestión operativa de los tres sistemas informáticos genera un alto nivel de valor añadido, en la medida en que la Agencia desempeña sus funciones de manera eficaz y eficiente.

Sin embargo, según la evaluación, todavía no es posible decir si la creación de la Agencia eu-LISA ha dado lugar a mejoras de la eficiencia gracias al aprovechamiento de economías de escala. No ha podido llevarse a cabo una evaluación comparativa de los costes debido a la diferencia en su forma de contabilización antes y después de la transferencia de los sistemas a la Agencia y a la falta de procedimientos de contabilización internos que permitan medir todos los costes asociados a cada uno de los sistemas.

La comparación de los costes de funcionamiento señaló la necesidad de que la Agencia garantice que los costes se contabilizan claramente para cada sistema (gestión por actividades), con el fin de determinar si se han logrado mejoras de eficacia. Aunque claramente se han creado sinergias a nivel administrativo y organizativo, aún se está desarrollando una estructura de los sistemas informáticos orientada al servicio.

3. Evolución después del período de evaluación

La evaluación de la Agencia eu-LISA coincidió con la primera evaluación de los marcos legislativos del SIS II 17 y del VIS 18 . Del mismo modo, como parte de los trabajos sobre el futuro marco de la política de asilo de la UE, la Comisión ha adoptado una Comunicación 19 y propuestas legislativas, cabiendo citar una propuesta de revisión del Reglamento de Dublín 20 que encomienda a la Agencia el desarrollo y la gestión operativa de un nuevo sistema automatizado 21 . El paquete legislativo también incluye una propuesta de revisión del Reglamento Eurodac 22 , que amplía el alcance del sistema. Ambas iniciativas tendrán un impacto en la Agencia.

Otra contribución importante de la Comisión es la Comunicación de abril de 2016 sobre sistemas de información más sólidos e inteligentes para las fronteras y la seguridad 23 . La Comunicación, cuyo objetivo principal es la mejora de la interoperabilidad de los sistemas de información, prevé nuevas tareas para la Agencia, algunas de las cuales se llevarán a cabo conjuntamente con la Comisión, mientras que otras se llevarán a cabo también en colaboración con los Estados miembros. En la misma se establece que la Comisión estudiará la posibilidad de crear un nuevo sistema, el Sistema Europeo de Información y Autorización de Viajes (SEIAV). La propuesta relativa al SEIAV fue adoptada por la Comisión en noviembre de 2016 y actualmente está siendo examinada por el Parlamento Europeo y el Consejo 24 . Las soluciones innovadoras que se indican en esta Comunicación también se reflejan en la Hoja de ruta para mejorar el intercambio y la gestión de la información, con inclusión de soluciones de interoperabilidad en el ámbito de Justicia y Asuntos de Interior, aprobada por el Consejo de Justicia y Asuntos de Interior de junio de 2016 25 .

En consonancia con la Comunicación, la Comisión creó un Grupo de expertos de alto nivel con la misión de abordar los aspectos jurídicos, técnicos y operativos de las diferentes opciones existentes para lograr la interoperabilidad de los sistemas de información en el ámbito de la gestión de las fronteras y la seguridad. A raíz de las conclusiones del Grupo de Expertos en su informe final 26 , la Comisión ha presentado nuevas ideas concretas al Parlamento Europeo y al Consejo en el Séptimo informe de situación hacia una Unión de la Seguridad genuina y efectiva, que constituyen la base para un debate conjunto sobre el camino a seguir 27 . Junto con la Comunicación de abril de 2016, la Comisión presentó la propuesta de un Sistema de Entrada/Salida que podría llegar a ser, a reserva de su adopción por parte de los colegisladores, el primer sistema informático de gran magnitud realmente desarrollado por la Agencia eu-LISA 28 .

En el desarrollo y la ejecución de las referidas tareas, la Agencia eu-LISA tendrá que tener en cuenta el derecho fundamental a la protección de los datos de carácter personal, reconocido en el artículo 8 de la Carta de los Derechos Fundamentales, y en particular el principio de limitación de la finalidad de dicho derecho 29 . Al estudiar la interoperabilidad de los sistemas de gran magnitud debe prestarse especial atención a la protección de datos mediante requisitos en materia de diseño, tal como se menciona en el artículo 25 del nuevo Reglamento general de protección de datos y en el artículo 20 de la Directiva sobre protección de datos policiales, que se aplicarán, respectivamente, a partir del 25 de mayo de 2018 y del 5 de mayo de 2018.

Al considerar las posibles modificaciones del Reglamento constitutivo, la Comisión tiene que tener en cuenta las modificaciones pertinentes en la legislación de la UE desde que se creó la Agencia (como, por ejemplo, el Reglamento Financiero y el Reglamento financiero marco) 30 y las modificaciones que se derivan del Enfoque Común anexo a la Declaración Conjunta del Parlamento Europeo, del Consejo de la UE y de la Comisión Europea, de 19 de julio de 2012, sobre las agencias descentralizadas (enfoque común). Asimismo, debe reflejar los cambios legislativos que se derivan de la evaluación del SIS II. Partiendo de su experiencia creciente en la gestión de sistemas a nivel central y con vistas a una mayor eficiencia, la Agencia, en sus documentos de programación, ha sugerido algunas ideas para mejorar varios aspectos de la configuración técnica actual de los sistemas, lo que podría requerir modificaciones del Reglamento constitutivo y/o de los Reglamentos relativos a los sistemas.

El Reglamento constitutivo responde al entorno jurídico, político y económico en el que se creó la Agencia. El resultado de la evaluación (véase el punto 2) y la evolución factual, jurídica y política brindan una oportunidad de adaptar el mandato de la Agencia a su creciente potencial para contribuir más a las nuevas necesidades de la UE y desarrollar un nuevo enfoque en materia de interoperabilidad. Por ejemplo, merece consideración la ampliación del mandato para prestar apoyo, en determinadas circunstancias, a los Estados miembros que son responsables de la gestión de los componentes nacionales de los sistemas. Esto también debe considerarse a la luz de la intervención de eu-LISA en Grecia, a raíz de la crisis de los refugiados 31 .

Tal como se establece en la Comunicación sobre la programación de los recursos humanos y financieros de las agencias descentralizadas para 2014-2020, que establece la programación del personal y de los niveles de subvención de cada agencia descentralizada, esta programación debe ser compatible con una reducción de personal del 5 % a lo largo de cinco años, aplicable a todas las instituciones, organismos y agencias. Habida cuenta de su reciente creación, no se pidió a la Agencia una reducción de personal en el periodo 2013-2015 32 .

Por consiguiente, las modificaciones del Reglamento constitutivo deberán equilibrar la realidad política, jurídica y financiera con el objetivo principal de garantizar que la Agencia eu-LISA disponga de suficiente capacidad para centrarse en sus misiones esenciales. Entre ellas cabe citar la evolución de los sistemas actuales y la evolución prevista del Sistema de Entradas y Salidas (SES), del SAIEV y del nuevo sistema automatizado para el registro de las solicitudes de protección internacional y para el seguimiento de la cuota de cada Estado miembro en todas las solicitudes y del sistema de asignación correctora.

Se puede esperar razonablemente que la contribución de la Agencia eu-LISA a un entorno informático coordinado, eficaz y coherente para la gestión de sistemas informáticos que respalden la aplicación de las políticas en el ámbito de Justicia y Asuntos de Interior aumentará progresivamente mediante la puesta a disposición de un entorno estable y profesional que facilite el desarrollo, la gestión operativa y la evolución de los sistemas informáticos, incluida su interoperabilidad, cuando ello sea necesario y lo permita el marco legal de los sistemas.

El potencial de la Agencia eu-LISA para aportar un valor añadido adicional a las acciones de sus interlocutores aumentará con el paso del tiempo y la evolución tecnológica y política. Paralelamente a la ambición de la Agencia de convertirse a largo plazo en un centro de excelencia, existe un número creciente de solicitudes de apoyo ad hoc a sus interlocutores, como en el caso de la asistencia en los primeros meses de 2016 a las autoridades griegas para aumentar la capacidad del servidor de Eurodac. Del mismo modo, la Agencia podría contribuir a aportar información sobre cuestiones técnicas relacionadas con sistemas existentes o nuevos a los servicios competentes de la Comisión, a petición de estos. Sin embargo, existen claras limitaciones jurídicas y financieras a las posibles realizaciones de la Agencia eu-LISA.

4. Recomendaciones para la modificación del Reglamento constitutivo

4.1. Recomendaciones formuladas en la evaluación

Las recomendaciones para la modificación legislativa del Reglamento de la Agencia eu-LISA, formuladas en la evaluación externa, se resumen en el documento de trabajo de la Comisión adjunto al presente informe. Se trata de las siguientes recomendaciones:

-las responsabilidades de la Comisión en relación con la infraestructura de comunicación deberán transferirse a la Agencia. Este cambio requerirá modificar los instrumentos de los sistemas, lo que implicará una transferencia del presupuesto correspondiente;

-una nueva disposición relativa al marco de cooperación de la Agencia con otras agencias en el ámbito de Justicia y Asuntos de Interior deberá aclarar el alcance de la cooperación prevista en el mandato de la Agencia;

-a finales del mes de agosto de cada año, el consejo de administración deberá adoptar un informe intermedio sobre los progresos realizados en la ejecución de las actividades planificadas para los seis primeros meses del año;

-ha de considerarse una posible ampliación del ámbito de los proyectos piloto que la Comisión puede confiar a la Agencia (artículo 9), que en la actualidad se limita a los contemplados en el artículo 54, apartado 2, letra a), del Reglamento Financiero, esto es, aquellos que pueden ejecutarse sin acto de base; dicho ámbito debería ampliarse para incluir al menos a los proyectos piloto que ya cuentan con un acto de base.

La evaluación externa también recomienda que se efectúe una evaluación del riesgo y ex ante para los proyectos de un presupuesto superior a 500 000 EUR realizados por la Agencia en el marco de su mandato actual (es decir, que no se derivan de un instrumento legislativo que encomienda a la Agencia un nuevo sistema para el que la Comisión efectuará una evaluación de impacto). Se trata de una importante recomendación que debe seguir adecuadamente la Agencia. Sin embargo, esto no requiere una modificación de su Reglamento constitutivo dado que el artículo 29, apartado 5, del Reglamento Delegado (UE) n.º 1271/2013 y del Reglamento financiero de la Agencia ya requieren evaluaciones ex ante y ex post de los programas y actividades que conlleven gastos significativos.

La evaluación externa también presentó otras recomendaciones relativas a las modificaciones del mandato de la Agencia eu-LISA, que deberán insertarse en los instrumentos legislativos de los sistemas y no exigirán una modificación del Reglamento de la Agencia en materia de estadísticas:

-una mayor responsabilidad para la Agencia en la generación o la publicación de las estadísticas de cada sistema;

-una nueva tarea para la Agencia, a saber la elaboración de informes sobre calidad de los datos y de informes de análisis de los datos; estas modificaciones se deberán supeditar al cumplimiento del marco legislativo en materia de protección de datos.

4.2. Recomendaciones para tener en cuenta las evoluciones factuales, jurídicas o políticas recientes

Las recomendaciones de modificación del Reglamento relativo a la Agencia que se derivan de la evolución factual, jurídica o política, según se menciona en el punto 3, pueden resumirse del siguiente modo:

-las modificaciones eventuales derivadas de las propuestas de revisión de los instrumentos legislativos relativos al SIS y de la refundición revisada del Reglamento Eurodac deberán reflejarse en el Reglamento relativo a la Agencia;

-las modificaciones para permitir que la Agencia realice los cometidos mencionados en la Comunicación de la Comisión sobre sistemas de información más sólidos e inteligentes para las fronteras y la seguridad, de 6 de abril de 2016, y en el Séptimo informe de situación hacia una Unión de la Seguridad genuina y efectiva, particularmente mediante estudios o actividades de verificación, deberán introducirse según proceda;

-deberán introducirse, según proceda, las modificaciones derivadas de una modificación de actos legislativos de la UE (tales como el Reglamento Financiero y el Reglamento financiero marco);

-habrá que tener en cuenta las modificaciones derivadas de la adopción, por los colegisladores, de propuestas de la Comisión que atribuyan nuevos sistemas a la Agencia, tales como propuestas relativas al SES o a la refundición del Reglamento de Dublín;

-en los casos justificados deberían tenerse en cuenta las modificaciones derivadas de los documentos de programación de la Agencia sobre aspectos técnicos, tales como la configuración activa/activa de los sistemas centrales;

-deberán incorporarse las modificaciones derivadas del enfoque común;

-deberán preverse, cuando así se solicite, modificaciones para permitir que la Agencia preste a los Estados miembros, a petición de estos, asesoramiento en relación con la conexión de los sistemas nacionales a los sistemas centrales, y un apoyo y una asistencia ad hoc, como el apoyo prestado al «punto crítico» situado en Grecia;

-habrá que prever, cuando así se solicite, modificaciones que permitan a la Agencia prestar asistencia o apoyo a los servicios de la Comisión pertinentes sobre cuestiones técnicas relacionadas con sistemas existentes o nuevos;

-habrá que introducir una modificación en el artículo 1, apartado 3, a fin de aclarar que podría encomendarse a la Agencia la responsabilidad de hacerse cargo de los sistemas existentes que se le pudieran transferir.

5. Conclusión

5.1. Resultados de la evaluación

La primera evaluación de la Agencia eu-LISA ha confirmado que, de forma similar a los sistemas bajo su gestión operativa, que son vitales para el funcionamiento de un Schengen en constante evolución, eu-LISA es una agencia que obtiene buenos resultados y tiene una importancia creciente.

Así pues, está plenamente justificada la decisión de crear una agencia especializada de la Unión Europea encargada de la gestión operativa del SIS, del VIS y de Eurodac, así como del diseño, el desarrollo y la gestión operativa de sistemas similares.

La evaluación confirma también que el funcionamiento de la Agencia deberá perfeccionarse a lo largo del tiempo. Si bien, en teoría, sería poco realista esperar que alcance su plena madurez en sus tres primeros años de existencia, la Agencia se ha consolidado como organismo fiable para la gestión operativa del SIS, del VIS y de Eurodac y para otras tareas. También es un importante interlocutor para las instituciones europeas y otras mismos del ámbito de la Justicia y Asuntos de Interior.

La evaluación también ha presentado sugerencias para mejorar la aplicación del actual mandato y ha detectado limitaciones para la ampliación del mismo.

Si bien la Agencia eu-LISA ha demostrado que puede hacer más con el mismo nivel de recursos y puede adaptarse con un alto grado de flexibilidad a las nuevas necesidades, la evaluación también ha concluido que, en caso de que se le encomendarán nuevos sistemas informáticos, no sería capaz de gestionarlos con los recursos de que dispone. En un contexto difícil en materia de migración y seguridad, está claro que, en los próximos años, la Agencia eu-LISA seguirá estando muy ocupada con el cumplimiento de su misión principal (es decir, la gestión operativa del SIS II, del VIS y de Eurodac, la evolución y la interoperabilidad de vista para dichos sistemas, así como el desarrollo y la gestión operativa de futuros sistemas informáticos de gran magnitud en el Espacio de Libertad, Seguridad y Justicia).

Por consiguiente, hay que centrarse en garantizar que la Agencia eu-LISA disponga de la capacidad necesaria para realizar su actividad principal. Para disminuir el riesgo de no ser capaz de satisfacer sus demandas resultantes de la evolución muy dinámica en este ámbito de actuación, la Agencia tendrá que colaborar en mayor medida con sus interlocutores, principalmente los Estados miembros y la Comisión; el consejo de administración y los grupos consultivos constituirán las principales plataformas a tal efecto. La clave del éxito deberá ser la priorización de las tareas básicas y la mejora continua de la relación eficacia/coste.

5.2. Próximas etapas

Además del presente informe y sus recomendaciones, la Comisión presenta una propuesta en la misma fecha que el presente informe, encaminada a modificar el Reglamento constitutivo y los instrumentos de los sistemas cuando resulte necesario.

Además de incorporar las modificaciones resultantes de la evaluación externa independiente, en particular a través de la transferencia a la Agencia eu-LISA de responsabilidades de la Comisión relativas a la infraestructura de comunicación, la propuesta permitirá alinear el Reglamento constitutivo con los instrumentos actualizados aplicables al funcionamiento de las agencias de la UE, tales como el Reglamento Financiero, y con el enfoque común. También tendrá en cuenta las propuestas de revisión de los instrumentos legislativos relativos al SIS y la propuesta de revisión de la refundición del Reglamento Eurodac.

En el Reglamento de la Agencia también deberán tenerse en cuenta las posibles nuevas funciones de la Agencia previstas en la Comunicación sobre sistemas informáticos reforzados y más inteligentes para las fronteras y la seguridad y en el Séptimo informe de situación hacia una Unión de Seguridad auténtica y eficaz.

Entre otros posibles modificaciones, cabe citar una mayor ampliación específica del ámbito del mandato de la Agencia eu-LISA, ofreciéndole, en particular, la posibilidad de proporcionar apoyo ad hoc a los Estados miembros, así como modificaciones derivadas de la evolución técnica cuando ello esté justificado.

Por último, junto con las modificaciones exigidas por la futura adopción de la propuesta relativa al SES, también habrá que modificar el Reglamento constitutivo como consecuencia de otras propuestas que prevén tareas de desarrollo o gestión operativa para la Agencia.

Las modificaciones descritas anteriormente son de carácter esencialmente técnico, en el sentido de que son necesarias para mejorar el funcionamiento y la eficacia operativa de la Agencia eu-LISA o para integrar otras evoluciones legislativas y políticas (cuando se encomiendan a la Agencia nuevos sistemas o competencias). Estas modificaciones ampliarían el mandato de la Agencia de forma limitada y se han evaluado principalmente teniendo en cuenta los recursos financieros y humanos, incluidos los aumentos presupuestarios propuestos por la Comisión para la Agencia en el marco de los procedimientos legislativos en curso para el SES, Dublín II, Eurodac, el SIS y el SEIAV.

(1)

   DO L 286 de 1.11.2011, p. 1.

(2)

   DO L 180 de 29.6.2013 p. 1.

(3)

   http://bookshop.europa.eu/is-bin/INTERSHOP.enfinity/WFS/EU-Bookshop-Site/en_GB/-/EUR/ViewPublication-Start?PublicationKey=DR0116464

(4)

   COM(2015) 185 final de 28.4.2015.

(5)

   COM(2015) 240 final de 13.5.2015.

(6)

   EUCO 22/15, EUCO 26/15, EUCO 28/15, EUCO 1/16, EUCO 12/1/16 REV 1.

(7)

   Para una información más detallada sobre todas las conclusiones, consúltese el informe de evaluación externa (http://bookshop.europa.eu).

(8)

   Véase el artículo 7, apartado 2, del Reglamento (UE) n.º 1077/2011.

(9)

   Con la excepción de sistemas que utilicen EuroDomain, como Eurodac.

(10)

   Véase el documento de trabajo de los servicios de la Comisión que se adjunta, en especial el apartado 1.1, p. 3 (DubliNet, VISION, proyecto piloto sobre fronteras inteligentes) y el apartado 2.1, p. 4 (proyecto piloto sobre fronteras inteligentes).

(11)

   En el Consejo Europeo de diciembre de 2003, los Estados miembros acordaron dar prioridad a los nuevos Estados en la distribución de las sedes de las oficinas o las agencias que se crearían en el futuro. Según las conclusiones de dicho Consejo Europeo, las sedes de las futuras oficinas y agencias deben estar situadas principalmente en los Estados miembros que se hayan adherido a la Unión en 2004 o posteriormente. El Consejo Europeo de junio de 2008 recordó las conclusiones de 2003, conviniendo además que debe concederse la debida prioridad a los Estados miembros que todavía no albergan ninguna oficina o agencia de la UE. La elección de Tallin por los colegisladores como sede de eu-LISA se ha basado en la oferta conjunta de Estonia y Francia con arreglo a la cual la sede de la Agencia se establecería en Tallin, mientras que se mantendría el emplazamiento técnico en Estrasburgo, en donde los sistemas se estaban ya desarrollando.

(12)

   Los costes tangibles incluyen los gastos de misión para desplazamientos entre los dos centros, los costes relativos a procedimientos paralelos de contratación pública, los asociados a contratistas múltiples para la prestación de servicios (por ejemplo, limpieza o seguridad) o los relacionados con oportunidades perdidas de economías de escala en los gastos de funcionamiento. Como ejemplos de desventajas intangibles se pueden citar los efectos negativos sobre la fluidez de la comunicación entre los centros (agravados por la división funcional entre Tallin y Estrasburgo), los problemas de gestión inherentes a la distancia geográfica, la dificultad de atraer y mantener personal cualificado y los obstáculos a la aparición de una cultura organizativa fuerte y unificada.

(13)

   Reglamento (UE) n.º 1271/2013, DO L 328 de 7.12.2013, p. 42.

(14)

   En su dictamen sobre el programa de trabajo anual para 2017 de eu-LISA, la Comisión recordó que, de acuerdo con la carta en materia de gobernanza informática de la Secretaría General de la Comisión, aplicable a partir del 14 de febrero de 2011, para todos los proyectos con un presupuesto superior a 500 000 EUR debe redactarse un «documento de estrategia» en el que se evalúen los aspectos jurídicos, técnicos, financieros y organizativos, así como la dimensión plurianual de los proyectos.

(15)

   Revisado por el documento 2015-153, adoptado en la 11ª reunión del consejo de administración de eu-LISA (17-18 de noviembre de 2015).

(16)

   C(2014) 3486 final.

(17)

   COM(2016) 880 final de 21.12.2016.

(18)

   COM(2016) 655 final de 14.10.2016.

(19)

   COM(2016) 197 final de 6.4.2016.

(20)

   COM(2016) 270 final de 4.5.2016.

(21)

   Sistema automatizado que permitirá el registro de todas las solicitudes de protección internacional y el seguimiento de la cuota de cada Estado miembro en todas las solicitudes y del mecanismo de corrección de asignaciones.

(22)

   COM(2016) 272 final de 4.5.2016.

(23)

   COM(2016) 194 final de 6.4.2016.

(24)

   COM(2016) 731 final de 16.11.2016.

(25)

   9368/16 de 6.6.2016.

(26)

   http://ec.europa.eu/transparency/regexpert/index.cfm?do=groupDetail.groupDetailDoc&id=32600&no=1

(27)

   COM(2017) 261 final de 16.5.2017.

(28)

   COM(2016) 194 final de 6.4.2016.

(29)

   Artículo 4, apartado 1, letra b), del Reglamento (CE) n.º 45/2001, artículo 6, apartado 1, letra b), de la Directiva 95/46/CE, sustituido por el artículo 5, apartado 1, letra b), del Reglamento (UE) 2016/679, DO L 119 de 4.5.2016, pp. 1-88; artículo 3 de la Decisión marco 2008/977/JAI del Consejo, sustituido por el artículo 4, apartado 1, letra b), de la Directiva (UE) 2016/680, DO L 119 de 4.5.2016, pp. 89-131.

(30)

   Reglamento (UE, Euratom) 2015/1929, DO L 286 de 30.10.2015, p. 1. Reglamento Delegado (UE) de la Comisión n.º 1271/2013, DO L 328 de 7.12.2013, p. 42.

(31)

   A principios del año 2016, durante la crisis de los refugiados, la Comisión solicitó a la Agencia eu-LISA que prestase apoyo a un «punto crítico» situado en Grecia, con vistas a aumentar la capacidad del servidor de Eurodac y participar en los grupos de trabajo regionales de la UE (EURTF) en el Pireo y en Catania. No puede excluirse que dicho apoyo ad hoc pueda resultar necesario en el futuro en otras zonas.

(32)

   COM(2013) 519 final de 10.7.2013.