ANEXO

REGLAMENTO INTERNO DEL SUBCOMITÉ SANITARIO Y FITOSANITARIO UE-GEORGIA

Artículo 1

Disposiciones generales

1.   El Subcomité Sanitario y Fitosanitario («Subcomité SFS»), creado de conformidad con el artículo 65, apartado 1, del Acuerdo de Asociación entre la Unión Europea y la Comunidad Europea de la Energía Atómica y sus Estados miembros, por una parte, y Georgia, por otra («Acuerdo»), asistirá en el desempeño de sus funciones al Comité de Asociación en su configuración de comercio tal como establece el artículo 408, apartado 4, del Acuerdo («Comité de Asociación en su configuración de comercio»).

2.   El Subcomité SFS desempeñará las funciones establecidas en el artículo 65, apartado 2, del Acuerdo a la luz de los objetivos del capítulo 4 del título IV fijados en el artículo 50 del Acuerdo.

3.   El Subcomité SFS estará compuesto por representantes de la Comisión Europea y de Georgia con competencia en asuntos sanitarios y fitosanitarios.

4.   Ejercerá la presidencia del Subcomité SFS un representante de la Comisión Europea o de Georgia con competencia asuntos sanitarios y fitosanitarios, de conformidad con lo establecido en el artículo 2.

5.   Las Partes en el presente Reglamento interno se definirán de conformidad con el artículo 428 del Acuerdo.

Artículo 2

Presidencia

Las Partes presidirán el Subcomité SFS alternativamente, por períodos de 12 meses. El primer período comenzará en la fecha de la primera reunión del Consejo de Asociación y finalizará el 31 de diciembre del mismo año.

Artículo 3

Reuniones

1.   Salvo que las Partes acuerden otra cosa, el Subcomité SFS se reunirá en el plazo de tres meses a partir de la entrada en vigor del Acuerdo, a petición de cualquiera de las Partes, o al menos una vez al año.

2.   El presidente convocará cada reunión del Subcomité SFS en el lugar y fecha que acuerden las Partes. El presidente del Subcomité SFS emitirá la convocatoria de la reunión como mínimo 28 días naturales antes de su inicio, salvo que las Partes acuerden otra cosa.

3.   En la medida de lo posible, la reunión ordinaria del Subcomité SFS será convocada a su debido tiempo antes de la reunión ordinaria del Comité de Asociación en su configuración de comercio.

4.   Las reuniones del Subcomité SFS podrán celebrarse a través de cualquier medio tecnológico acordado, como la videoconferencia o la audioconferencia.

5.   El Subcomité SFS podrá tratar asuntos fuera de las reuniones, por correspondencia.

Artículo 4

Delegaciones

Antes de cada reunión, la secretaría del Subcomité SFS comunicará a las Partes la composición prevista de la delegación de cada Parte que asistirá a la reunión.

Artículo 5

Secretaría

1.   Un funcionario de la Comisión Europea y otro de Georgia ejercerán conjuntamente las funciones de secretarios del Subcomité SFS y ejecutarán las tareas de secretaría de forma conjunta, en un espíritu de confianza mutua y cooperación.

2.   La secretaría del Comité de Asociación en su configuración de comercio será informada de todas las decisiones, dictámenes, recomendaciones, informes y otras acciones acordadas del Subcomité SFS.

Artículo 6

Correspondencia

1.   La correspondencia destinada al Subcomité SFS se enviará al secretario de una de las Partes, que, a su vez, informará al otro secretario.

2.   La secretaría del Subcomité SFS garantizará que la correspondencia destinada al Subcomité SFS se transmita a la presidencia de dicho subcomité y se distribuya, si procede, como documentos conforme al artículo 7.

3.   La secretaría enviará a las Partes la correspondencia del presidente en su nombre. La correspondencia se distribuirá, si procede, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7.

Artículo 7

Documentos

1.   Los documentos se distribuirán a través de los secretarios del Subcomité SFS.

2.   Las Partes transmitirán sus documentos a sus respectivos secretarios. Estos, a su vez, los transmitirán al secretario de la otra Parte.

3.   El secretario de la Unión distribuirá los documentos a los representantes correspondientes de esta, siempre con copia al secretario de Georgia y a los secretarios del Comité de Asociación en su configuración de comercio.

4.   El secretario de Georgia distribuirá los documentos a los representantes correspondientes de esta, siempre con copia al secretario de la Unión y a los secretarios del Comité de Asociación en su configuración de comercio.

5.   Los secretarios del Subcomité SFS serán los puntos de contacto para los intercambios contemplados en el artículo 58 del Acuerdo.

Artículo 8

Confidencialidad

Salvo que las Partes decidan otra cosa, las reuniones del Subcomité SFS no serán públicas. Cuando una Parte comunique información declarada confidencial al Subcomité SFS, la otra Parte tratará dicha información como tal.

Artículo 9

Orden del día de las reuniones

1.   La secretaría del Subcomité SFS elaborará, para cada reunión y a partir de las propuestas de las Partes, un orden del día provisional y un proyecto de conclusiones operativas de acuerdo con lo establecido en el artículo 10. El orden del día provisional incluirá los puntos cuya solicitud de inclusión, acompañada de los documentos pertinentes, haya llegado a la secretaría a más tardar 21 días naturales antes de la fecha de la reunión.

2.   El orden del día provisional, junto con los documentos pertinentes, se distribuirá de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 a más tardar 15 días naturales antes del inicio de la reunión.

3.   El Subcomité SFS aprobará el orden del día al comienzo de cada reunión. Las Partes podrán acordar añadir puntos a los que ya figuren en el orden del día provisional.

4.   El presidente del Subcomité SFS podrá, Previo acuerdo de la otra Parte, invitar de forma puntual a representantes de otros órganos de las Partes o a expertos independientes en un área temática a asistir a reuniones del Subcomité SFS con el fin de recabar información sobre cuestiones concretas. Las Partes se asegurarán de que los observadores o expertos respeten los requisitos de confidencialidad.

5.   El presidente del Subcomité SFS podrá, en consulta con las Partes, reducir los plazos mencionados en los apartados 1 y 2 para tener en cuenta circunstancias particulares.

Artículo 10

Actas y conclusiones operativas

1.   Los secretarios del Subcomité SFS elaborarán conjuntamente un proyecto de acta de cada reunión.

2.   Por regla general, el acta incluirá, respecto a cada punto del orden del día:

a)	la lista de los participantes en la reunión, la lista de los funcionarios que los acompañen y la lista de los observadores o expertos presentes;

b)	la documentación presentada al Subcomité SFS;

c)	las declaraciones cuya constancia en acta haya solicitado el Subcomité SFS, y

d)	las conclusiones operativas de la reunión, de conformidad con lo dispuesto en el apartado 4.

3.   El proyecto de acta se someterá a la aprobación del Subcomité SFS. Se aprobará en el plazo de 28 días naturales después de cada reunión del Subcomité SFS. Se remitirá una copia del acta a cada uno de los destinatarios mencionados en el artículo 7.

4.   El proyecto de conclusiones operativas de cada reunión será elaborado por el secretario del Subcomité SFS de la Parte que lo presida y se distribuirá a las Partes, junto con el orden del día, a más tardar 15 días naturales antes del comienzo de la reunión. El proyecto se actualizará en el transcurso de la reunión de manera que, cuando esta concluya, y salvo que las Partes acuerden otra cosa, el Subcomité SFS adopte las conclusiones operativas, que recogerán las medidas de seguimiento acordadas por las Partes. Una vez acordadas, las conclusiones operativas se adjuntarán al acta y su aplicación se analizará en toda reunión posterior del Subcomité SFS. A tal fin, el Subcomité SFS adoptará un modelo que permita hacer un seguimiento de cada medida en función de un plazo específico.

Artículo 11

Decisiones y recomendaciones

1.   El Subcomité SFS estará facultado para adoptar decisiones, dictámenes, recomendaciones, informes y acciones conjuntas, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 65 del Acuerdo. Su adopción será por consenso entre las Partes una vez finalizados los procedimientos internos respectivos a tal efecto. Las decisiones serán vinculantes para las Partes, que tomarán las medidas necesarias para aplicarlas.

2.   Toda decisión, dictamen, recomendación o informe serán firmadas por el presidente y autenticadas por los secretarios del Subcomité SFS. Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 3, el presidente firmará la decisión, el dictamen, la recomendación o el informe en cuestión en la reunión en que se adopte.

3.   El Subcomité SFS podrá tomar decisiones, formular recomendaciones y adoptar dictámenes o informes por procedimiento escrito tras la conclusión de los procedimientos internos respectivos, si las Partes así lo acuerdan. El procedimiento escrito consistirá en un intercambio de notas entre los secretarios, de acuerdo con las Partes. A tal fin, el texto de la propuesta se distribuirá con arreglo a lo dispuesto en el artículo 7 en un plazo no inferior a 21 días naturales, durante el cual los miembros deberán dar a conocer sus eventuales reservas o propuestas de modificación. El presidente podrá, en consulta con las Partes, reducir dicho plazo para tener en cuenta circunstancias particulares. Una vez acordado el texto, la decisión, el dictamen, la recomendación o el informe será firmado por el presidente y autenticado por los secretarios.

4.   Los actos del Subcomité SFS se denominarán, respectivamente, «decisión», «dictamen», «recomendación» o «informe». Toda decisión entrará en vigor el día de su adopción, salvo que en ella se disponga otra cosa.

5.   Las decisiones, dictámenes, recomendaciones e informes se distribuirán a las Partes.

6.   Cada Parte podrá decidir la publicación de las decisiones, dictámenes y recomendaciones del Subcomité SFS en su respectivo boletín oficial.

Artículo 12

Informes

El Subcomité SFS presentará al Comité de Asociación en su configuración de comercio un informe de sus actividades y de las de los grupos de trabajo técnicos o los grupos ad hoc que haya creado. El informe se presentará 25 días naturales antes de la reunión ordinaria anual del Comité de Asociación en su configuración de comercio.

Artículo 13

Lenguas

1.   Las lenguas de trabajo del Subcomité SFS serán el inglés y el georgiano.

2.   Salvo que se decida otra cosa, el Subcomité SFS basará sus deliberaciones en documentos redactados en dichas lenguas.

Artículo 14

Gastos

1.   Cada Parte se hará cargo de los gastos en que incurra en razón de su participación en las reuniones del Subcomité SFS, tanto de personal, viajes y estancia como de correos y telecomunicaciones.

2.   Los gastos relacionados con la organización de las reuniones y la reproducción de documentos correrán a cargo de la Parte que organice la reunión.

3.   Los gastos de interpretación en las reuniones y de traducción de documentos del inglés al georgiano y viceversa a tenor del artículo 13, apartado 1, correrán a cargo de la Parte que organice la reunión.

Los gastos de interpretación y traducción a otras lenguas, o a partir de ellas, correrán directamente a cargo de la Parte que las haya solicitado.

Artículo 15

Modificación del Reglamento interno

El presente Reglamento interno podrá ser modificado mediante decisión del Subcomité SFS, de conformidad con el artículo 65, apartado 5, del Acuerdo.

Artículo 16

Grupos técnicos de trabajo y grupos ad hoc

1.   El Subcomité SFS podrá, mediante decisión con arreglo al artículo 65, apartado 6, del Acuerdo, crear o suprimir, en su caso, grupos de trabajo técnicos o grupos de trabajo ad hoc, incluidos grupos científicos y grupos de expertos.

2.   Los miembros de los grupos de trabajo ad hoc no tendrán que ser necesariamente representantes de las Partes. Las Partes se asegurarán de que los miembros de cualquier grupo creado por el Subcomité SFS respeten todo los requisitos aplicables en materia de confidencialidad.

3.   Salvo que las Partes decidan otra cosa, los grupos creados por el Subcomité SFS trabajarán bajo su autoridad y deberán rendirle cuentas.

4.   Las reuniones de los grupos de trabajo podrán celebrarse, en persona o por videoconferencia o audioconferencia, cuando sea necesario.

5.   La secretaría del Subcomité SFS recibirá una copia de toda la correspondencia, documentos y comunicaciones relativas a las actividades de los grupos de trabajo.

6.   Los grupos de trabajo tendrán la facultad de hacer recomendaciones escritas al Subcomité SFS. Las recomendaciones se adoptarán por consenso y se comunicarán al presidente del Subcomité SFS, que las distribuirá de conformidad con el artículo 7.

7.   El presente Reglamento interno se aplicará, mutatis mutandis, a todo grupo de trabajo técnico o grupo de trabajo ad hoc creado por el Subcomité SFS, salvo que el presente artículo disponga otra cosa. Las referencias al Comité de Asociación en su configuración de comercio se entenderán hechas al Subcomité SFS.