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Document 52010TA1109(01)
Annual Report of the Court of Auditors on the implementation of the budget concerning the financial year 2009, together with the institutions’ replies
Annual Report of the Court of Auditors on the implementation of the budget concerning the financial year 2009, together with the institutions’ replies
Annual Report of the Court of Auditors on the implementation of the budget concerning the financial year 2009, together with the institutions’ replies
OJ C 303, 9.11.2010, p. 1–242
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
9.11.2010 |
EN |
Official Journal of the European Union |
C 303/1 |
In accordance with the provisions of Article 287(1) and (4) of the TFEU and Articles 129 and 143 of Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 of 25 June 2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities, as last amended by Council Regulation (EC) No 1525/2007 of 17 December 2007 and Articles 139 and 156 of Council Regulation (EC) No 215/2008 of 18 February 2008 on the Financial Regulation applicable to the 10th European Development Fund
the Court of Auditors of the European Union, at its meeting of 9 September 2010, adopted its
ANNUAL REPORTS
concerning the financial year 2009.
The reports, together with the institutions' replies to the Court's observations, were transmitted to the authorities responsible for giving discharge and to the other institutions.
The Members of the Court of Auditors are:
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA (President), Hubert WEBER, Maarten B. ENGWIRDA, David BOSTOCK, Morten Louis LEVYSOHN, Ioannis SARMAS, Igors LUDBORŽS, Jan KINŠT, Kersti KALJULAID, Kikis KAZAMIAS, Massimo VARI, Juan RAMALLO, Olavi ALA-NISSILÄ, Lars HEIKENSTEN, Karel PINXTEN, Ovidiu ISPIR, Nadejda SANDOLOVA, Michel CRETIN, Harald NOACK, Henri GRETHEN, Eoin O'SHEA, Szabolcs FAZAKAS, Louis GALEA, Ladislav BALKO, Augustyn KUBIK, Milan Martin CVIKL, Rasa BUDBERGYTĖ.
ANNUAL REPORT ON THE IMPLEMENTATION OF THE BUDGET
2010/C 303/01
TABLE OF CONTENTS
General introduction
Chapter 1 — |
The Statement of Assurance and supporting information |
Chapter 2 — |
Revenue |
Chapter 3 — |
Agriculture and natural resources |
Chapter 4 — |
Cohesion |
Chapter 5 — |
Research, energy and transport |
Chapter 6 — |
External aid, development and enlargement |
Chapter 7 — |
Education and citizenship |
Chapter 8 — |
Economic and financial affairs |
Chapter 9 — |
Administrative and other expenditure |
Annex I — |
Financial information on the general budget |
Annex II — |
List of Special Reports adopted by the Court of Auditors since the last Annual Report |
GENERAL INTRODUCTION
0.1. |
The European Court of Auditors is the institution established by the Treaty to carry out the audit of European Union (EU) finances. As the EU’s external auditor it contributes to improving EU financial management and acts as the independent guardian of the financial interests of the citizens of the Union. More information on the Court can be found in its annual activity report which, together with its special reports on EU spending programmes and revenue and its opinions on new or amended legislation, are available on its website: www.eca.europa.eu. |
0.2. |
This is the Court’s 33rd Annual Report and covers the 2009 financial year. Commitments totalling 142,5 billion euros and payments totalling 118,4 billion euros were made (1). A separate annual report covers the European Development Funds. |
0.3. |
The general budget of the EU is decided annually by the Council and the European Parliament. The Court’s Annual Report, together with its special reports, provides the basis for the discharge procedure, in which the European Parliament decides whether the European Commision has satisfactorily carried out its responsibilities for implementing the budget. In addition, the Court is this year, for the first time, forwarding its Annual Report to national parliaments at the same time as to the Council and the European Parliament, as provided for under Protocol No 1 to the Treaty of Lisbon. |
0.4. |
The central part of this report is the Court’s statement of assurance (the ‘DAS’) on the reliability of the annual accounts of the European Union and on the legality and regularity of transactions (referred to in the report as ‘regularity of transactions’). The statement of assurance itself begins the report. Most of the material which follows reports on the audit work underlying the statement of assurance. |
0.5. |
The report is organised as follows (2):
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0.6. |
The specific assessments are mainly based on: the results of the Court’s testing of the regularity of transactions; on an assessment of the effectiveness of the principal supervisory and control systems governing the revenue or expenditure involved; and on a review of the reliability of Commission management representations. |
0.7. |
The Commission’s replies to the Court’s observations — or those of other EU institutions and bodies, where appropriate — are presented within the document. The Court’s description of its findings and conclusions takes into account the corresponding reply of the auditee. It is the Court’s responsibility, as the independent external auditor, to report its findings, to draw conclusions from those findings, and thus to provide an impartial assessment of the reliability of accounts and of the legality and regularity of transactions. |
(1) Detailed information on the implementation of the 2009 budget can be found in Part B II of the Annual Accounts of the European Union, Financial Year 2009 and from the Report on Budgetary and Financial Management, Financial Year 2009 prepared by DG Budget. Detailed figures are also provided in Annex I to this Annual Report.
(2) A change has been made to the structure of this year's Annual Report. The previous Chapters 2 and 3 (covering internal control and budgetary management respectively) are not included for 2009; observations relating to the Commission's internal controls have been integrated within the specific appraisals.
CHAPTER 1
The Statement of Assurance and supporting information
TABLE OF CONTENTS
The Court’s Statement of Assurance provided to the European Parliament and the Council – independent auditor’s report
Opinion on the reliability of the accounts
Opinion on the legality and regularity of the transactions underlying the accounts
Overview of findings
Introduction
Reliability of accounts
General background
Findings for the 2009 financial year
Regularity of transactions and effectiveness of systems
Structure of the DAS specific assessments
Findings for the 2009 financial year
Comparison with previous years’ results
Reliability of Commission management representations
Annual Activity Reports and Declarations by Directors-General
Synthesis report of the Commission
Recovery and correction mechanisms
Introduction
Information provided by the Commission with the 2009 accounts
Conclusion concerning the corrective capacity of supervisory and control systems
THE COURT'S STATEMENT OF ASSURANCE PROVIDED TO THE EUROPEAN PARLIAMENT AND THE COUNCIL – INDEPENDENT AUDITOR'S REPORT |
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9 September 2010 |
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Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA President |
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OVERVIEW OF FINDINGS |
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Introduction |
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Reliability of accounts |
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General background |
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Findings for the 2009 financial year |
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The Accounting Officer’s letter of representation |
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Validation of local financial management systems (10) |
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Pre-financing, accounts payable and cut-off procedures |
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1.12. |
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Disclosures concerning recoveries and financial corrections |
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Transfer of assets of Galileo |
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Regularity of transactions and effectiveness of systems |
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Structure of the DAS specific assessments |
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Table 1.1 — Expenditure outturn in 2009 by Annual Report chapters
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Findings for the 2009 financial year |
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Table 1.2 — Summary of 2009 findings on the regularity of transactions
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Comparison with previous years’ results |
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Reliability of Commission management representations |
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Annual Activity Reports and Declarations by Directors-General |
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Synthesis report of the Commission |
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1.31. |
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Recovery and correction mechanisms |
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Introduction |
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1.34. |
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Information provided by the Commission with the 2009 accounts |
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Differences in focus and impact of corrective mechanisms |
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Different stages of the corrective mechanisms |
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Lack of reliable information concerning the annual impact of corrective mechanisms |
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Conclusion concerning the corrective capacity of supervisory and control systems |
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(1) The ‘Consolidated Financial Statements’ comprise the balance sheet, the economic outturn account, the cash flow table, the statement of changes in net assets and a summary of significant accounting policies and other explanatory notes (including segment reporting).
(2) The ‘Consolidated Reports on Implementation of the Budget’ comprise the consolidated reports on implementation of the budget and a summary of budgetary principles and other explanatory notes.
(3) At the level of the European Institutions and bodies management includes the Members of the Institutions, Directors of the Agencies, Authorising Officers by delegation and sub-delegation, Accounting Officers and the leading staff of financial, audit or control units. At the level of Member and Beneficiary States, management includes Authorising Officers, Accounting Officers and the leading staff of paying authorities, certifying bodies and implementing agencies.
(4) The accounting rules adopted by the Commission's accounting officer are derived from International Public Sector Accounting Standards (IPSAS) issued by the International Federation of Accountants or, in their absence, International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) issued by the International Accounting Standards Board. In accordance with the Financial Regulation, the ‘Consolidated Financial Statements’ for the 2009 financial year are prepared (as they have been since the 2005 financial year) on the basis of these accounting rules adopted by the Commission's accounting officer, which adapt accruals based accounting principles to the specific environment of the European Union, while the ‘Consolidated Reports on Implementation of the Budget’ continue to be primarily based on cash movements.
(5) Before the adoption of the Annual Accounts by the institutions, the different accounting officers sign them off, thereby certifying that they have a reasonable assurance that the accounts present a true and fair view of the financial situation of the institution (Article 61 of the Financial Regulation).
(6) The Annual Accounts of the bodies are drawn up by the respective directors and sent to the Commission’s accounting officer together with the opinion of the management board concerned. In addition, the respective accounting officers sign them off, thereby certifying that they have a reasonable assurance that the accounts present a true and fair view of the financial situation of the bodies (Article 61 of the Financial Regulation).
(7) According to the International Standard on Auditing 700 ‘Forming an opinion and reporting on financial statements’ (ISA 700, paragraph 35), the terms ‘present fairly, in all material aspects’ or ‘give a true and fair view’ are equivalent.
(8) Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 of 25 June 2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities (OJ L 248, 16.9.2002, p. 1), last amended by Council Regulation (EC) No 1525/2007 (OJ L 343, 27.12.2007, p. 9), requires that the final accounts shall be sent before 31 July of the following financial year.
(9) European Agency for the Management of Operational Cooperation at the External Borders, European Police College and Innovative Medicines Initiative Joint Undertaking.
(10) Many Directorates-General use their own local IT-systems for financial management purposes and for the creation of transactions which are sent to the central accounting system (ABAC) via an interface. According to Article 61(1)(e) of the Financial Regulation the Accounting Officer has to verify these systems in order to assess their proper functioning.
(11) Directorates-General for External Relations and for Justice, Freedom and Security.
(12) As laid down in the internal instructions of the Commission’s Accounting Officer of 10.7.2009.
(13) See paragraph 5.61 of the 2006 Annual Report, paragraph 5.44 of the 2007 Annual Report and paragraph 5.56 of the 2008 Annual Report.
(14) See paragraphs 1.10 and 1.11 of the 2002 Annual Report, paragraph 1.11 of the 2003 Annual Report, paragraphs 1.12 and 1.13 of the 2004 Annual Report, paragraph 1.57 of the 2005 Annual Report, paragraph 1.34 of the 2006 Annual Report and paragraph 1.28 of the 2007 Annual Report.
(15) Regulation (EC) No 683/2008 of the European Parliament and of the Council of 9 July 2008 on the further implementation of the European satellite navigation programmes (EGNOS and Galileo) (OJ L 196, 24.7.2008, p. 1).
(16) For the scope of the Revenue audit see paragraphs 2.7 to 2.14.
(17) Of which 1 881 million euro relate to advance payments and 272 million euro to interim and final payments. The latter concern closures and settlements relating to expenses amounting to 1 399 million euro for which the underlying activities/projects were mainly initiated in 2004 and 2005 but were only approved by the Commission in 2009 (see paragraphs 7.8 and 7.19).
(18) For policy group Cohesion, the majority of the systems work relates to the new period and consisted of examining the compliance of the systems with regulatory requirements. This resulted in an assessment as ‘partially compliant’.
(19) See paragraphs 3.18 to 3.19 and Annex 3.1 ‘Results of transaction testing for Agriculture and natural resources’ of this report and 2008 Annual Report, paragraphs 5.13 to 5.14 and Annex 5.1, Part 1 ‘Main features of sampled based transaction testing’.
(20) See paragraphs 4.17 to 4.19 and Annex 4.1 (Results of transaction testing for Cohesion) and 2008 Annual Report, paragraphs 6.16 to 6.17 and Annex 6.1, Part 1 ‘Main features of sample based transaction testing’.
(21) The total number of reservations rose from 15 in 2008 to 20 in 2009.
(22) Pursuant to Article 317 of the Treaty on the Functioning of the European Union (TFEU).
(23) Communication from the Commission to the European Parliament, the Council, the Court of Auditors — Synthesis of the Commission’s management achievements in 2009, COM(2010) 281 final, 2.6.2010.
(24) See also 2008 Annual Report, paragraph 2.15.
(25) See also 2008 Annual Report, paragraphs 1.16 and 1.17.
(26) See also 2008 Annual Report, paragraph 2.17.
(27) Article 28a the Financial Regulation.
(28) Article 71(3) of the Financial Regulation.
(29) A general observation on sundry debtors in 2002, 2003 and 2004 Annual Reports. Specific observations in 2005 Annual Report, paragraphs 6.36 to 6.41, 2006 Annual Report, paragraphs 2.26 to 2.30, 2007 Annual Report, paragraphs 1.29 to 1.31, 7.39 and 2008 Annual Report, paragraphs 1.16 to 1.17 and paragraph 2.16(c).
(30) See Annual Accounts of the European Union for the 2009 financial year — note 6 to the financial statements.
(31) However in Agriculture, according to Council Regulation (EC) No 1290/2005 (OJ L 209, 11.8.2005, p. 1), 50 % of any undue payment which the Member States have not recovered from the beneficiaries within four years, or within eight years in the case of legal proceedings, will be automatically charged to their national budget (the so called 50/50 rule) (see paragraphs 3.50 and 3.51). Member States must continue recovery procedures and credit any recovered amounts to the EU budget.
(32) In 2009, for most operational programmes of the 2000-2006 programming period, the 95 % ceiling for declaring expenditure before closure has already been reached.
(33) The budgetary titles 14 and 24 to 31 of Section III of the General Budget concerning primarily Administrative expenditure are reported in the section for the European Commission of chapter 9.
(34) Administrative expenditure is deducted from policy groups and shown separately under its own heading; this leads to differences in comparison to chapters 3 to 8.
(35) The expenditure audited for each policy group is explained under ‘Audit scope and approach’ in chapters 3 to 8.
(36) The majority of the work on systems relates to the new period and consisted of examining the compliance of the systems with regulatory requirements and resulted in an assessment as ‘partially compliant’ (see paragraph 4.36).
(37) Interim and final payments reimbursing certified expenditure amounting to 23 081 million euro (see paragraph 4.15).
(38) The assessment of the supervisory and control systems is based on the examination of the Commission's system for closures of programmes and projects (see paragraph 7.19).
(39) Systems are classified as ‘partially effective’ where some control arrangements have been judged to work adequately whilst others have not. Consequently, taken as a whole, they might not succeed in restricting errors in the underlying transactions to an acceptable level.
(40) The Court decided to present the error rates (see Annex 1.1 , paragraphs 8 to 12) in three intervals. These error rate ranges cannot be interpreted as a confidence interval (in a statistical sense).
ANNEX 1.1
AUDIT APPROACH AND METHODOLOGY
PART 1 — Audit approach and methodology for the reliability of accounts
1. |
In order to assess whether the consolidated accounts, consisting of the consolidated financial statements and the consolidated reports on the implementation of the budget (1) present fairly, in all material respects, the financial position of the European Union, and the results of operations and cash flows at the year end, the main assessment criteria are: (a) legality and regularity: the accounts are drawn up in accordance with the rules, and budgetary appropriations are available; (b) completeness: all revenue and expenditure transactions and all assets and liabilities (including off-balance sheet items) proper to the period are entered in the accounts; (c) reality of the transactions and existence of the assets and liabilities: each revenue and expenditure transaction is justified by an event which pertains to the entity and is proper to the period; the asset or liability exists at the balance sheet date and is proper to the reporting entity; (d) measurement and valuation: the revenue and expenditure transaction and the asset or liability is entered in the accounts at an appropriate value, bearing in mind the principle of prudence; (e) presentation of information: the revenue and expenditure transaction, asset or liability is disclosed and described in accordance with the applicable accounting rules and conventions and the principle of transparency. |
2. |
The audit consists of the following basic elements:
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PART 2 — Audit approach and methodology for the regularity of transactions
3. |
The approach taken by the Court to audit the regularity of the transactions underlying the accounts comprises two main pillars:
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4. |
This is supplemented by evidence provided by the work of other auditors (where relevant) and an analysis of management representations (2). |
How the Court tests transactions
5. |
Transaction testing is based on a representative statistical sample of receipts (in the case of revenue) and payments contained within the policy group concerned. This testing provides a statistical estimation of the extent to which the transactions in the population concerned are regular. |
6. |
In order to determine the sample sizes necessary to produce a reliable result the Court uses an audit assurance model. This involves an assessment of the risk of errors occurring in transactions (inherent risk) and the risk that the supervisory and control systems do not prevent or detect and correct such errors (control risk). When systems are tested and found to be effective, they can provide part of the assurance on the regularity of transactions. In practice, the Court relies primarily on its direct testing of transactions. |
7. |
Testing involves the detailed examination of the transactions selected to check if the claim or payment was correctly calculated and in compliance with the relevant rules and regulations governing the spending. The Court samples the transactions recorded in the budgetary accounts and traces the payment down to the level of the final recipient (e.g. farmer, organiser of training course, development aid project promoter) and tests compliance with the relevant conditions at each level. When the transaction (at any level) is incorrectly calculated or does not meet a regulatory requirement or contractual provision, it is considered to contain an error. |
How the Court evaluates and presents the results of transaction testing
8. |
Errors in transactions occur for a variety of reasons and take a number of different forms depending on the nature of the breach and specific rule or contractual requirement not followed. They may relate to a ‘condition for payment’ or to an ‘other compliance’ issue. |
9. |
The Court classifies errors as follows:
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10. |
The Court expresses the frequency by which errors occur by presenting the proportion of transactions in the sample affected by errors (both quantifiable and non-quantifiable). This indicates how widespread errors are likely to be within the policy group. |
11. |
The Court estimates the overall financial impact of quantifiable errors to arrive at a most likely error rate. The most likely error rate is classified as falling into one of the following three ranges:
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12. |
The results of the Court’s testing of transactions are shown in Annexes 1 to each of chapters 2 to 9 and are summarised in Table 1.2 . |
How the Court assesses systems and reports the results
13. |
Supervisory and control systems are established by the Commission, (and Member and beneficiary States), to manage the risks to the EU budget, including the regularity of transactions. Assessing the effectiveness of systems in ensuring regularity is therefore a key audit procedure, and particularly useful for identifying recommendations for improvement. |
14. |
Each policy group is governed by a multitude of individual systems, each of which takes a considerable time to test and assess. Each year the Court therefore selects a sample of systems to examine. The results of the systems assessments are presented in the form of a table called ‘Results of the examination of systems’ given in the Annexes 2 of chapters 2 to 9. Where it has been possible to design and implement the audit so as to assess the effectiveness of the systems, these systems are classified as being ‘effective’ in mitigating the risk of error in transactions, ‘partially effective’ (when there are some weakness affecting operational effectiveness) or ‘not effective’ (when weaknesses are pervasive and thereby completely undermine operating effectiveness). For the remaining areas / policy groups, the systems have been assessed for their compliance with regulatory requirements. |
15. |
If sufficient appropriate audit evidence has been obtained, the Court also provides an overall assessment of supervisory and controls systems (also presented in Annexes 2 of chapters 2 to 9) which takes into account both the assessment of selected systems, as well as the results of transaction testing. |
How the Court assesses Commission management representations and reports the results
16. |
Each Directorate-General prepares — and publishes — an Annual Activity Report in which it reports on the achievement of policy objectives and the management and control systems in place to ensure the regularity of transactions and sound use of resources. Each Annual Activity Report is accompanied by a declaration of the Director-General on inter alia the extent to which resources have been used for their intended purpose, and control procedures ensure the regularity of transactions (4). The report and declaration taken together represent a key element of internal control. |
17. |
The Court assesses the Annual Activity Reports and accompanying declarations in order to determine how far they provide a fair reflection of financial management in relation to regularity of transactions. This is done through review and analysis, including comparison with the Court’s findings on the area(s) in question. |
How the Court arrives at its opinion
18. |
The Court evaluates the estimated most likely error rate against the materiality level of 2 % to determine — together with other evidence — if the transactions are free from material error (an ‘unmodified’ opinion), affected by a material level of error (an ‘adverse’ opinion) or if the material level of error only affects a limited part of the population (a ‘qualified opinion’). |
(1) Including the explanatory notes.
(2) In particular Annual Activity Reports and the declarations of the Commission's Directors-General (see paragraphs 16 to 17) and the Synthesis Report.
(3) In some cases expenditure schemes place legal requirements on beneficiaries but provide that failure to comply with the requirement does not affect the recipient’s entitlement to payment; instead it leads to a financial correction or fine. A notable example is ‘cross-compliance’ under agriculture. These requirements derive from legislation on the protection of the environment, the public, animal and plant health, animal welfare (Statutory Management Requirements) and the maintenance of agricultural land in good agricultural and environmental condition (GAEC). If a recipient of direct payments under the CAP does not respect the related cross-compliance requirements a reduction or exclusion is made in the amount of direct payments. When the Court detects infringements in cross-compliance requirements it classifies them as non-quantifiable errors and they are not therefore included in the most likely error rate.
(4) Further information on these processes, as well as links to the most recent reports can be found at http://ec.europa.eu/atwork/synthesis/index_en.htm.
CHAPTER 2
Revenue
TABLE OF CONTENTS
Introduction
Specific characteristics of the budget area
Audit scope and approach
Traditional own resources
VAT- and GNI-based own resources
Regularity of transactions
Traditional own resources
VAT- and GNI-based own resources
Other revenue
Effectiveness of systems
Traditional own resources
VAT-based own resources
GNI-based own resources
Compilation of National Accounts in Member States
General and specific reservations
Verification of GNI inventories in the Member States
Reliability of Commission management representations
Conclusions and recommendations
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INTRODUCTION |
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Table 2.1 — Revenue — Key information
Source: Annual Accounts 2009. |
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Specific characteristics of the budget area |
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Audit scope and approach |
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Traditional own resources |
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VAT- and GNI-based own resources |
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REGULARITY OF TRANSACTIONS |
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Traditional own resources |
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VAT- and GNI-based own resources |
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Other revenue |
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EFFECTIVENESS OF SYSTEMS |
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Traditional own resources |
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VAT-based own resources |
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Table 2.2 — VAT reservations as at 31.12.2009
Source: European Commission. |
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GNI-based own resources |
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Compilation of National Accounts in Member States |
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General and specific reservations |
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Verification of GNI inventories in the Member States |
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RELIABILITY OF COMMISSION MANAGEMENT REPRESENTATIONS |
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CONCLUSIONS AND RECOMMENDATIONS |
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Traditional own resources |
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VAT-based own resources |
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GNI-based own resources |
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(1) See Council Decision 2007/436/EC, Euratom of 7 June 2007 on the system of the European Communities’ own resources (OJ L 163, 23.6.2007, p. 17), and Council Regulation (EC, Euratom) No 1150/2000 of 22 May 2000 implementing Decision 2007/436/EC, Euratom on the system of the European Communities’ own resources (OJ L 130, 31.5.2000, p. 1), as amended by Regulation (EC, Euratom) No 105/2009 (OJ L 36, 5.2.2009, p. 1).
(2) When duties or levies remain unpaid and no security has been provided, or they are covered by securities but have been challenged, Member States may suspend making these resources available by entering them in this separate (‘B’) account.
(3) Germany, the Netherlands, Austria and Sweden.
(4) The Netherlands and Sweden.
(5) Germany, Ireland and Latvia.
(6) Germany, France, Italy, Slovenia and the United Kingdom.
(7) Advisory Committee on Own Resources: Article 20 of Regulation (EC, Euratom) No 1150/2000, as amended.
(8) Belgium, Ireland, France, Italy, Hungary, the Netherlands, Slovenia, Sweden and the United Kingdom.
(9) Article 4 of Council Regulation (EC, Euratom) No 1287/2003: the GNI Regulation (OJ L 181, 19.7.2003, p. 1).
(10) For example paragraph 4.14 of the 2008 Annual Report.
(11) Germany, Ireland, Italy and Latvia.
(12) Germany.
(13) Ireland and Latvia.
(14) Ireland.
(15) Case number C-459/07 of 2 April 2009.
(16) Germany, Ireland and Latvia.
(17) Special Report No 1/2010.
(18) The simplified declaration and the local clearance procedure for release of goods for free circulation. Under such procedures, economic operators can have goods released only by lodging partially completed customs declarations or by an entry in their records. A full detailed customs declaration and the duty payment are made usually in the following month.
(19) Article 3 of Council Regulation (EEC, Euratom) No 1553/89 (OJ L 155, 7.6.1989, p. 9).
(20) http://ec.europa.eu/taxation_customs/resources/documents/taxation/tax_cooperation/combating_tax_fraud/reckon_report_sep2009.pdf.
(21) Pursuant to article 2(1)(b) of Decision 2007/436/EC, Euratom.
(22) COM(2010) 1 final of 8 January 2010 and Minutes of the (Ecofin) Council meeting of 19 January 2010.
(23) Paragraphs 3.47 to 3.49 of the 2004 Annual Report, paragraphs 4.23 to 4.25 of the 2005 Annual Report and paragraphs 4.23 to 4.24 of the 2008 Annual Report.
(24) Article 10(7) of Regulation (EC, Euratom) No 1150/2000, as amended, states that, after 30 September of the fourth year following a given financial year, any changes to GNP/GNI shall no longer be taken into account, except on points notified within this time limit either by the Commission or by the Member State. These points are known as reservations. A general reservation covers all the data of a Member State.
(25) A specific reservation covers discrete elements of the GNI inventory.
(26) These open reservations concern Greece and the United Kingdom and mainly relate to methodological and compilation aspects.
(27) In accordance with Article 3 of the GNI Regulation, Member States shall provide the Commission (Eurostat) with an inventory of the procedures and statistics used to calculate GNI and its components according to ESA 95.
ANNEX 2.1
RESULTS OF TRANSACTION TESTING FOR REVENUE
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2009 |
2008 |
2007 |
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TOR |
VAT/GNI/UK Correction |
Other |
Total |
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SIZE AND STRUCTURE OF THE SAMPLE |
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Total transactions (of which): |
5 |
43 |
14 |
62 |
60 |
66 |
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Recovery orders |
5 |
43 |
14 |
62 |
60 |
66 |
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RESULTS OF TESTING |
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(in % and number of transactions) |
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Transactions not affected by error |
80 % |
{4} |
100 % |
{43} |
86 % |
{12} |
95 % |
{59} |
100 % |
100 % |
Transactions affected by error |
20 % |
{1} |
0 % |
{0} |
14 % |
{2} |
5 % |
{3} |
0 % |
0 % |
ESTIMATED IMPACT OF QUANTIFIABLE ERRORS |
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Most likely error rate: |
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< 2 % |
X |
X |
X |
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2 % to 5 % |
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> 5 % |
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ANNEX 2.2
RESULTS OF EXAMINATION OF SYSTEMS FOR REVENUE
Assessment of selected supervisory and control systems
Revenue type |
Key internal control (Commission) |
Key internal controls in Member States audited |
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Commission checks in Member States |
Commission desk checks and revenue management |
Commission management of reservations |
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TOR |
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N/A |
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VAT |
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N/A |
GNI |
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N/A |
Overall assessment of supervisory and control systems
Overall assessment |
2009 |
2008 |
2007 |
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Legend:
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Effective |
|
Partially effective |
|
Not effective |
N/A |
Not applicable: does not apply or not assessed |
(1) In respect of TOR the Court takes into account weaknesses encountered in its 2009 DAS work and reported in its Special Report No 1/2010 on simplified customs procedures (paragraphs 2.23, 2.24 and 2.36).
ANNEX 2.3
RESULTS OF REVIEW OF COMMISSION MANAGEMENT REPRESENTATIONS FOR REVENUE
Main DGs concerned |
Nature of declaration given by the Director-General (1) |
Reservations given |
Court observations |
Overall assessment of reliability |
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BUDG |
without reservations concerning own resources |
N/A |
— |
A |
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(1) By reference to the Declaration of Assurance of Director-General, he/she has reasonable assurance that the control procedures put in place give the necessary guarantees concerning the regularity of transactions.
A: |
The Director-General’s declaration and the annual activity report give a fair assessment of financial management in relation to regularity |
B: |
The Director-General’s declaration and the annual activity report give a partially fair assessment of financial management in relation to regularity |
C: |
The Director-General’s declaration and the annual activity report do not give a fair assessment of financial management in relation to regularity |
ANNEX 2.4
FOLLOW-UP OF PREVIOUS OBSERVATIONS FOR REVENUE
Court observation |
Action taken |
Court analysis |
Commission reply |
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Traditional Own Resources: Potential duties under discussion between the Commission and Germany |
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In paragraph 3.23 of the 2004 Annual Report the Court noted that in 2003 Germany removed entries totalling 40,1 million euro from its B account, without providing a full explanation of this reduction. In 2005 the Court indicated that 22,7 million euro of potential duties remained under discussion between the Commission and Germany. |
The balance of 22,7 million euro was still being discussed at the end of 2009. |
The definitive amount to be recovered should be quickly established in order to finally close this issue. |
In 2009 the Commission still needed to ask Germany for further clarifications for a small proportion of the transactions involved. After receiving them the Commission has concluded that there is reasonable assurance that no further amounts of Traditional Own Resources and interest, in addition to those already paid by Germany, are due and has therefore closed this issue. |
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VAT-based own resource: delays related to infringement procedure |
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In its 2008 and 2007 Annual Reports (respectively paragraphs 4.19 and 4.24), the Court noted the length of infringement procedures that could have an impact on VAT-based own resources. |
The Commission has changed its procedures to allow for more frequent decision-taking in order to accelerate the process. |
In 2009, delays were noted in the infringement procedures at different stages of the process, which might defer the payment of the correct amounts concerning the VAT-based own resources. The Court maintains its position that the Commission should reduce the time taken between the recording of infringement cases in the single register of potential infringement and the referral of cases to the Court of Justice of the European Union. |
The Commission re-affirms that it has changed its procedures to allow for more frequent decision-taking in order to accelerate the process. This procedural change will have its effect but some time is needed before the positive impact of these changes become visible. Nevertheless out of a total of eight infringement procedures respectively mentioned within paragraphs 4.19 and 4.24 of the 2008 and 2007 Annual Reports, five cases have in the meantime been closed. |
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GNI-based own resource: EU revision policy (including the follow-up of the Greek revision) |
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In its 2006 Annual Report the Court made observations on the revision to Greek GNI (paragraphs 4.24 to 4.26) and recommended in paragraph 4.32 that the Commission: |
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In its 2007, 2008, and 2009 Annual Reports the Court took note of the progress made by the Commission and of the additional work needed, in cooperation with Member States, to implement the above-mentioned recommendations. |
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GNI-based own resource: measurement of illegal activities in National Accounts |
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ESA95 (1), in its Articles 1.13(g) and 3.08, requires that illegal activities, which fulfil the characteristics of an economic transaction, should be included in the measure of GDP/GNI. In its 2004 Annual Report (paragraph 3.54(c)), the Court recommended that the Commission ensure that all Member States comply with ESA95 requirements in respect of illegal activities. |
The GNI Committee discussed the measurement of illegal activities in National Accounts in March 2004. Because of the serious difficulties encountered in defining guidelines in this area, the GNI Committee recommended not to introduce explicit adjustments to cover illegal activities until better compilation methods and sources are available. In April 2008 and April 2009, the GNI Committee examined measurement issues relating to certain categories of illegal activities on the basis of the results of recent studies carried out by some Member States. The Commission (Eurostat) planned to conclude its review of the state of play concerning estimates of illegal activities in National Accounts and to propose guidelines for Member States in 2010, taking into account the opinions expressed by the GNI Committee. |
Despite the progress made on the measurement of illegal activities in National Accounts, further work is needed by the Commission and Member States. |
The GNI Committee discussed, at its meeting on 29 April 2010, issues related to the last category of illegal activities it had identified for national accounts purposes. Further to this discussion, the Commission will propose solutions on the issue of the measurement of illegal activities in national accounts in the first half of 2011. |
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GNI-based own resource: Financial intermediation services indirectly measured (FISIM) |
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Financial intermediation services indirectly measured (FISIM) represent a part of the production of financial institutions which is not delivered under the form of direct sale of services with a fixed price, but by means of charging a higher rate of interest for loans than the one used for deposits. The allocation of FISIM within ESA95 was defined by Council Regulation (EC) No 448/98 (2), and was implemented from 1 January 2005 onwards by Commission Regulation (EC) No 1889/2002 (3). By way of derogation, Article 8(1) of the first Regulation provides that the decision to allocate FISIM for the purposes of the Communities’s budget and its own resources shall be adopted by the Council, acting unanimously, on a proposal from the Commission. In its 2005 Annual Report (paragraph 4.30(e)), the Court recommended that the Commission presents a proposal for FISIM to be included in the GNI used for the calculation of own resources. |
In their September/October 2008 transmission of ESA95 data, all Member States made available National Accounts data with the allocation of FISIM (increasing GNI of Member States by more than 1 % on average). In May 2009, the Commission made a proposal for a Council decision, with retroactive effect as from 1 January 2005, on the allocation of FISIM for the establishment of GNI used for the purposes of own resources. The Council Working Party on Own Resources discussed this Commission proposal and raised concerns about the methodology of calculation of the FISIM, and timing of the entry into force and retroactivity of the proposal. In October 2009, a revised presidency proposal was made, proposing that the Council decision take effect on 1 January 2010. In March 2010 Council Decision 2010/196/EU, Euratom (4) was adopted. |
The Court will follow up in its future audits the allocation of FISIM in the GNI used for the calculation of own resources. |
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(1) Council Regulation (EC) No 2223/96 (OJ L 310, 30.11.1996, p. 1), as amended.
CHAPTER 3
Agriculture and Natural Resources
TABLE OF CONTENTS
Introduction
Specific characteristics of the policy group
Audit scope and approach
Regularity of transactions
Agriculture and rural development
Environment, Maritime Affairs and Fisheries, and Health and Consumer Protection
Effectiveness of systems
Policy area agriculture and rural development
Systems related to regularity of transactions
Systems related to recoveries and financial corrections
Policy areas Environment, Maritime Affairs and Fisheries, Health and Consumer Protection
Reliability of Commission management representations
Conclusions and recommendations
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INTRODUCTION |
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Table 3.1 — Agriculture and Natural Resources — Key information
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Specific characteristics of the policy group |
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Policy area agriculture and rural development |
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3.5. |
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Policy areas Environment, Maritime Affairs and Fisheries, Health and Consumer Protection |
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Advances and interim/final payments |
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Budgetary implementation |
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Audit scope and approach |
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REGULARITY OF TRANSACTIONS |
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Agriculture and rural development |
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3.21. |
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Examples EAGF A SAPS payment was made to a beneficiary without any proof of carrying out an agricultural activity: the beneficiary, a limited company owned by a municipality, made a SAPS claim for more than 530 hectares of meadows and pasture parcels. No proof could be provided to the auditors that the company qualified for aid by carrying out an agricultural activity — i.e. production or growing of agricultural products, rearing or keeping animals for farming purposes, or maintaining land in good agricultural condition (GAC) — with the result that payment of the aid (30 000 euros) was not justified. The Court considers that this case is a further example of the problem that the Court had already pointed out in its 2008 Annual Report (23). An SPS payment was made to a beneficiary who incorrectly declared an area of rented poor pasture land. The land in question was public land for which another farmer (the lessor) declared having grazing rights granted by the municipality. The beneficiary, a retired farmer, who had disposed of his original holding but had retained part of his entitlements entered into two specific contracts with the lessor ostensibly to meet the requirements of the regulation:
The municipality, however, had not granted any grazing right to the lessor for the parcel in question. In any case, any subletting (in whole or in part) of grazing rights is explicitly forbidden by municipality rules. Thus, the land was neither at the disposal of the lessor nor of the beneficiary. Consequently, the provisions of EU legislation (24) were not respected. The latter caseis considered to be a clear breach of the provisions of article 29 of the governing regulation which stipulates that ‘no payment shall be made in favour of beneficiaries for whom it is established that they artificially created the conditions required for obtaining such payments’. |
Examples EAGF Natural or legal persons are entitled to receive SAPS payments if they carry out an agricultural activity or maintain the land in good agricultural condition (GAC) (37). Thus, no specific agricultural activity is required. It is sufficient that the beneficiary respects good agricultural conditions (GAC). This case does not concern the regularity under the relevant EU rules, but rather the political choice made by the EU legislator during the Health Check by leaving it to the Member States to decide whether to grant direct payments to natural or legal persons whose principal business objects do not consist of exercising an agricultural activity or whose agricultural activities are insignificant. Further reflexion on this point is taking place in the context of the post-2013 reform of the Common Agricultural Policy. Evidence from the payment file shows that in September 2008, the national authorities concerned checked the land claimed on the spot, including some of the parcels inspected by the Court, and determined the payment on the basis of the area which they found to be in good agricultural condition. An on-the-spot visit of the Commission in May 2010 confirmed that the corresponding area paid continues to be in good agricultural conditions. |
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3.22. |
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Examples EAGF In two out of 12 transactions audited in a Member State payments were calculated on the basis of incorrect entitlements recorded in the database leading to around 20 % overpayment in each case. In another Member State an SPS payment was calculated on the basis of the average value of entitlements held by the farmer and not on the basis of the average value of entitlements declared by the farmer in his application as provided by EU legislation, thereby resulting in an underpayment of around 20 %. |
Examples EAGF In both cases, the national authorities had already detected, prior to the Court, that payments were calculated on the basis of incorrect entitlements and that any overpayments would need to be recovered. The Commission regrets that, such underpayments, which do not result in any loss to the EU budget, are extrapolated to the whole of the expenditure in such a way as to increase the overall error rate, thus giving the incorrect impression that the error rate is an indication of the magnitude of the overpayment. |
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Environment, Maritime Affairs and Fisheries, and Health and Consumer Protection |
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Example National authorities reimbursed expenditure incurred nine months after the deadline established for the construction of a fishing vessel. In light of the legislation this expenditure is ineligible since only in cases of ‘force majeure’ occurring within the project duration can such a deadline be set aside. |
Example Within the framework of the closure exercise the Commission will take all the appropriate measures to deduct from the final statement of expenditure and final payment claim the ineligible amount. |
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3.26. |
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Examples FIFG: a final beneficiary declared, amongst others, expenses for own staff and machinery which have been estimated at selling prices rather than based on costs actually incurred for implementing the project. As the actual costs incurred by the beneficiary could not be provided, this error has been classified as a non-quantifiable error. SANCO: in the case of a payment concerning the broadcasting of TV advertisements for an anti smoking campaign, the Court found that the Commission had not adequately verified that all the services paid for had actually been delivered. |
Examples FIFG: Within the framework of the closure exercise the Commission will take all the appropriate measures to deduct from the final statement of expenditure and final payment claim the ineligible amount. SANCO: The Commission services carried out a certain number of checks which provided evidence that the TV advertisements were broadcast. Additional controls will be carried out in the future. |
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EFFECTIVENESS OF SYSTEMS |
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Policy area agriculture and rural development |
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Systems related to regularity of transactions |
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3.31. |
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(I) Administrative procedures and controls to ensure correct payment including quality of databases |
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3.40. |
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Examples When Malta introduced SPS in 2007 all livestock or dairy farmers were allocated special entitlements including those who held eligible hectares which is contrary to EU legislation. EU legislation exempted Malta from the requirement that the claimant has to maintain at least 50 % of the historical animal raising activity in order to receive payment for a special entitlement. Malta decided not to set any minimum livestock requirements at national level for activation of special entitlements. Hence, farmers who significantly reduced their herd after the introduction of SPS remain eligible and are paid in full for their special entitlements. Cyprus exceeded the ceiling for EU SAPS aid by 1,44 %. The Cypriot authorities failed to apply a proportional reduction. As a result all individual payments were affected by a 1,44 % overpayment although this was financed by national rather than the EU budget. |
Examples Malta has a significant intensive animal production without land. The Council decided to make a derogation for Malta as concerns the obligation of maintaining at least 50 % of the agricultural activity exercised before the transition to the SPS. Cyprus is pursuing this issue as part of the review of the 2008 claims with a view to recovering the amounts concerned. |
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Examples In Greece, areas recorded as forest in the LPIS were claimed as permanent pasture and benefited from SPS, although the ortho-photos clearly show a significant density of trees and rocks. Furthermore, Greece was found to systematically calculate SPS incorrectly in cases where the area determined is insufficient for payment of all entitlements claimed by the farmer and where these entitlements are of different unit values. A similar problem was observed in Malta where in one case the incorrect calculation method led to an overpayment of 69 %. In Cyprus overdeclaration penalties provided for in EU legislation were not applied in 2007 and in 2008 they were applied incorrectly. |
Examples The Commission accepts that there were problems with the Greek IACS in the past, however with the new LPIS-GIS in operation the risk has been reduced from claim year 2009. The financial risk for the past is covered by the conformity clearance procedure by which, until now, some 866 million euro has been or is being excluded from EU financing. The Commission shares the observations of the Court. The Greek authorities have stated they will remedy the problem. This is however, an issue with limited impact. The same can be said with regard to the Maltese case, which affects a total of 519 farmers or an area of 203 hectares. The Commission is aware of the situation for 2007 and Cyprus has assessed its financial impact during the review of the 2007 claims. With regard to 2008 claim year, the Cypriot authorities confirmed that the procedure was amended. |
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(II) Control systems based on on-the-spot checks |
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Example In Greece, the audit found that on-the-spot inspections did not always meet the legal requirement to measure at least 50 % of parcels and grassland was generally not or only visually inspected. In several cases examined by the Court, claimed parcels which according to the ortho-photos consisted of forest or bushland were not included in the sample of parcels inspected on the spot. In addition, in several inspection reports analysed by the Court the geographical coordinates reported for the parcel measured on the spot did not match with the locations of the digitised parcel in the LPIS-GIS (different locations, different uses, different shape and perimeter). |
Example The Commission accepts that there were problems with the Greek IACS in the past, however with the new LPIS-GIS in operation the risk has been reduced from claim year 2009. The financial risk for the past is covered under the conformity clearance procedure by which, until now, some 866 million euro has been or is being excluded from EU financing. |
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(III) System to ensure implementation and control of Cross-compliance |
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Example In Italy the same sheep were counted for two different farmers to meet the minimum stocking density requirement. |
Example The Commission agrees with the Court that, in this individual case, the GAEC of minimum stocking density is not respected and the corresponding cross-compliance sanction should have been applied. |
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Systems related to recoveries and financial corrections |
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Recovery of old debts |
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The Commission’s clearance of accounts procedures |
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Validation of Member States’ controls and inspection results |
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Policy areas Environment, Maritime Affairs and Fisheries, Health and Consumer Protection |
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Internal Control System relating to the animal disease eradication and monitoring programmes |
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RELIABILITY OF COMMISSION MANAGEMENT REPRESENTATIONS |
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CONCLUSIONS AND RECOMMENDATIONS |
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3.73. |
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(1) Article 39 of the Treaty on the functioning of the European Union.
(2) Council Regulation (EC) No 1290/2005 of 21 June 2005 on the financing of the common agricultural policy (OJ L 209, 11.8.2005, p. 1).
(3) With the exception of certain measures such as promotion measures and the school fruit scheme which are co-financed.
(4) The number and value of each farmer's entitlement was calculated by the national authorities according to one of the models provided for under EU legislation. Under the historical model each farmer is granted entitlements based on the average amount of aid received and area farmed during the reference period 2000 to 2002. Under the regional model all entitlements of a region have the same flat-rate value and the farmer is allocated an entitlement for every eligible hectare declared in the first year of application. The hybrid model combines the historical element with a flat rate amount and, if it is dynamic, the historical component decreases each year until it becomes a predominantly flat rate-system.
(5) Based on Article 137 of Council Regulation (EC) No 73/2009 (OJ L 30, 31.1.2009, p. 16), payment entitlements allocated to farmers before 1 January 2009 shall be deemed legal and regular as from 1 January 2010, except in cases of allocation on the basis of factually incorrect applications unless the farmer could not reasonably have detected the error.
(6) Bulgaria, Czech Republic, Estonia, Cyprus, Latvia, Lithuania, Hungary, Poland, Romania and Slovakia.
(7) This amount entails expenditure in respect of previous programming period as well as pre-accession instruments.
(8) Council Regulation (EC) No 74/2009 (OJ L 30, 31.1.2009, p. 100).
(9) Council Regulation (EC) No 473/2009 (OJ L 144, 9.6.2009, p. 3).
(10) OJ L 270, 21.10.2003, p. 1.
(11) Whilst GAEC standards, as referred to in Annex IV of Regulation (EC) No 1782/2003, apply in all Member States, Statutory Management Requirements (SMRs) as referred to in Annex III of that regulation are mandatory only in EU-15. For the EU-10, SMRs are being phased in between 2009 and 2013, and for EU-2 between 2012 and 2014.
(12) According to Articles 66 and 67 of Commission Regulation (EC) No 796/2004 (OJ L 141, 30.4.2004, p. 18), the level of the reduction per SMR or GAEC not complied with can vary between 1 % and 5 % in case of negligence and can lead to full rejection of the aid in case of intentional non-compliance.
(13) See Article 1 and Article 2(a) and (c) of Regulation (EC) No 1782/2003.
(14) Regulation (EC) No 614/2007 of the European Parliament and of the Council (OJ L 149, 9.6.2007, p. 1).
(15) The Financial Instrument for the Fisheries Guidance (FIFG) has been replaced by the EFF for the new programming period (2007-2013) – Council Regulation (EC) No 1198/2006 (OJ L 223, 15.8.2006, p. 1).
(16) For EFF a second pre-financing amount of 7 % was paid upon request according to Council Regulation (EC) No 744/2008 (OJ L 202, 31.7.2008, p. 1).
(17) Amending budget No 10, adopted by the European Parliament on 16 December 2009.
(18) Budget item 05.04.05.01: the payments amounted to a total of 8 209,4 million euro in 2009. The payment appropriations available in the initial budget amounted to 9 135,3 million euro and a further 774,9 million euro had been carried over from 2008.
(19) The number of paying agencies included in the DAS sample amounted to 56 for EAGF and seven for EAFRD. However, for three paying agencies (two for EAGF and one for EAFRD) no report and certificate were submitted in due time by the competent certification bodies, and thus no review was performed. For the same reason the Commission disjoined the accounts of these three paying agencies.
(20) In 2008, the corresponding figure was 66 (32 %).
(21) In 2008, the corresponding figure was 45 (68 %).
(22) One transaction sampled was the subject of a conformity clearance procedure under Article 11 of Commission Regulation (EC) No 885/2006 (OJ L 171, 23.6.2006, p. 90) and therefore no final assessment was possible at the time of the audit.
(23) In its 2008 Annual Report (paragraph 5.17) the Court reported on SAPS payments made to ineligible beneficiaries who failed to meet the farmer definition as they did not carry out any agricultural activity. It provided as an example the case of municipalities benefiting from SAPS payments for common grassland used by local farmers for grazing their animals.
(24) Article 44(1) and (3) of Regulation (EC) No 1782/2003.
(25) Regulation (EC) No 73/2009 and Regulation (EC) No 796/2004.
(26) Commission Regulation (EC) No 1975/2006 of 7 December 2006 laying down detailed rules for the implementation of Council Regulation (EC) No 1698/2005, as regards the implementation of control procedures as well as cross-compliance in respect of rural development support measures (OJ L 368, 23.12.2006, p. 74).
(27) Article 11 of Regulation (EC) No 1975/2006 and Article 24 of Regulation (EC) No 796/2004.
(28) For rural development measures under the 2007-2013 programming period, the detailed requirements for administrative checks are defined by Regulation (EC) No 1975/2006.
(29) Article 12 of Regulation (EC) No 1975/2006 and Article 26 of Regulation (EC) No 796/2004.
(30) Regulation (EC) No 1290/2005.
(31) Undue payments which result from administrative errors committed by national Authorities are excluded from EU financing.
(32) Commission Decision 2009/367/EC (OJ L 111, 5.5.2009, p. 44).
(33) DG AGRI Annual Activity Report 2009, p. 60.
(34) On a monthly basis for EAGF and a quarterly basis for EAFRD.
(35) Article 31 of Regulation (EC) No 1290/2005.
(36) Budget line No 17.04.01.01.
(37) See the Commission's reply to point 5.17 of the Court's Annual Report 2008.
(38) The audit of administrative expenditure is reported in Chapter 9.
Source: Annual Accounts 2009.
ANNEX 3.1
RESULTS OF TRANSACTION TESTING FOR AGRICULTURE AND NATURAL RESOURCES
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2009 |
2008 |
2007 |
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EAGF |
RD |
SANCO, ENV, MARE |
Total |
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SIZE AND STRUCTURE OF THE SAMPLE |
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Total transactions (of which): |
148 |
80 |
13 |
241 |
204 |
196 |
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Advances |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
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Interim/Final payments |
148 |
80 |
13 |
241 |
204 |
196 |
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RESULTS OF TESTING |
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(in % and numbers of transactions) |
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Transactions not affected by error |
76 % |
{113} |
69 % |
{55} |
54 % |
{7} |
73 % |
{175} |
68 % |
69 % |
|
Transactions affected by error |
24 % |
{35} |
31 % |
{25} |
46 % |
{6} |
27 % |
{66} |
32 % |
31 % |
|
ANALYSIS OF TRANSACTIONS AFFECTED BY ERROR |
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(in % and numbers of transactions) |
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Analysis by type of error |
|||||||||||
Non-quantifiable errors |
31 % |
{11} |
36 % |
{9} |
67 % |
{4} |
36 % |
{24} |
32 % |
36 % |
|
Quantifiable errors |
69 % |
{24} |
64 % |
{16} |
33 % |
{2} |
64 % |
{42} |
68 % |
64 % |
|
comprising: |
Eligibility |
13 % |
{3} |
13 % |
{2} |
100 % |
{2} |
17 % |
{7} |
20 % |
36 % |
Occurrence |
0 % |
{0} |
6 % |
{1} |
0 % |
{0} |
2 % |
{1} |
2 % |
3 % |
|
Accuracy |
87 % |
{21} |
81 % |
{13} |
0 % |
{0} |
81 % |
{34} |
78 % |
61 % |
|
ESTIMATED IMPACT OF QUANTIFIABLE ERRORS |
|||||||||||
Most likely error rate for closures: |
|||||||||||
< 2 % |
|
X |
|
||||||||
2 % to 5 % |
X |
|
X |
||||||||
> 5 % |
|
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ANNEX 3.2
RESULTS OF EXAMINATION OF SYSTEMS FOR AGRICULTURE AND NATURAL RESOURCES
Assessment of selected supervisory and control systems — EAGF
Member State (Paying agency) |
Scheme |
IACS related Expenditure (million euro) |
Administrative procedures and controls to ensure correct payment including quality of databases |
On-the-spot inspection methodology, selection, execution, quality control and reporting of individual results |
Implementation and control of GAEC/Cross-compliance |
Overall assessment |
Lithuania |
SAPS |
183,5 |
2 |
|
|
|
Latvia |
SAPS |
69,5 |
|
|
|
|
Slovakia |
SAPS |
179,7 |
1, 2, 4, 5 |
A, B, C |
a |
|
Cyprus |
SAPS |
24,6 |
1, 2, 3, 4, 7, 8 |
A, D |
|
|
Italy (AGREA) |
SPS |
409,0 |
6, 7, 9 |
A |
b, c |
|
Malta |
SPS |
2,7 |
3, 4, 5, 7, 10 |
A |
|
|
Greece |
SPS |
2 077,1 |
2, 3, 5, 6, 7, 9, 11, 12 |
A, E, F, D |
b, d |
|
Spain (Basque region) |
SPS |
30,0 |
1, 5, 6, 7, 13 |
|
|
|
Legend:
|
Effective |
|
Partially effective |
|
Not effective |
1 |
Non exclusion of ineligible features/ eligible area overstated in the LPIS |
2 |
Insufficient audit trail |
3 |
The claim registration procedure is not fully reliable |
4 |
No update of eligible areas in the LPIS on the basis of new orthophotos and or OTS |
5 |
No (retroactive) cross-checks on the basis of updated reference parcel information |
6 |
Weaknesses in the determination of eligible area for permanent pasture and common pasture land |
7 |
Incorrect application of penalties |
8 |
The ceiling for SAPS was overshot by around 1,44 % and no reduction coefficient was applied |
9 |
SPS payments are done before solving the anomalies detected |
10 |
Special entitlements were allocated contrary to EU legislation to farmers having eligible hectares at their disposal in the year of introduction of SPS |
11 |
Serious delays in establishing LPIS-GIS which affects the quality of cross checks |
12 |
Undue application of 5 % tolerance at the level of administrative cross checks |
13 |
The administrative procedures to determine the entitlements to be surrendered to the national reserve have no legal basis |
A |
Measurement tolerances are applied incorrectly / not applied |
B |
No data available on control and inspection reports for 2008 claim year |
C |
No offsetting of area surpluses and area deficits found within one crop group |
D |
The on the spot inspections carried out by ECA showed large material differences |
E |
Beneficiaries claiming poor pasture areas have not been inspected |
F |
Quality of on the spot inspections found to be inadequate leading to unreliable results |
a |
Incomplete/ not sufficiently detailed inspection reports on GAEC controls |
b |
Insufficient national GAEC requirements for grassland and poor pasture |
c |
GAEC controls are done using only the remote sensing |
d |
Cross-compliance sanctions applied incorrectly |
Assessment of selected supervisory and control systems — Rural Development
Member State (Paying agency) |
Fund |
Administrative procedures and controls to ensure correct payment including quality of databases |
On-the-spot inspection methodology, selection, execution, quality control and reporting of individual results |
Implementation and control of GAEC/Cross-compliance |
Overall assessment |
Austria |
EAFRD |
|
|
|
|
Bulgaria |
EAFRD |
|
|
|
|
Czech Republic |
EAFRD |
|
|
|
|
Germany (Bavaria) |
EAFRD |
|
|
|
|
France |
EAFRD |
|
|
|
|
Greece |
EAFRD |
|
|
|
|
Romania |
SAPARD |
|
|
N/A |
|
UK (England) |
EAFRD |
|
|
|
|
Overall assessment of supervisory and control systems
Overall assessment |
2009 |
2008 |
2007 |
|
|
|
Legend:
|
Effective |
|
Partially effective |
|
Not effective |
N/A |
Not applicable: payments audited not subject to cross-compliance |
ANNEX 3.3
RESULTS OF REVIEW OF COMMISSION MANAGEMENT REPRESENTATIONS FOR AGRICULTURE AND NATURAL RESOURCES
Main DGs concerned |
Nature of declaration given by Director-General (1) |
Reservations given |
Court observations |
Overall assessment of reliability |
||||||
DG AGRI |
with reservations |
Serious deficiencies in the IACS in Bulgaria and Romania. Expenditure for rural development measures under Axis 2 (improving the environment and the countryside) of the 2007-2013 programming period. |
The Court’s systems audit conducted in the framework of the DAS 2009 confirmed that the IACS in Greece is still not effective in ensuring the regularity of payments; i.e. especially for grassland the eligibility rates recorded in the LPIS are not reliable (see paragraph 3.38), the claim database is affected by serious audit trail deficiencies (see paragraph 3.40) and the on-the-spot checks are of insufficient coverage and quality (see paragraph 3.46). Furthermore, the Commission in its 2009 Annual Activity Report states that the accreditation of the Greek paying agency has been limited to EAFRD measures as of claim year 2010. The Court considers that in these circumstances the reservation for Greece should not have been lifted. The reservation is based on the error rates resulting from the on-the-spot controls carried out by the Member States in 2008. These errors rates vary widely from one Member States to another. The Director-General does not explain why his reservation applies to all the transactions carried out in the European Union, and not only to the transactions carried out in the Member States where the error rate was, in 2008, particularly high. The Court, however, agrees that, in general, irregularities are more probable for transactions of Axis 2 than for transactions of other Axes. |
B |
||||||
DG ENV |
with reservations |
Eligibility of expenditures declared by beneficiaries of grants. |
The reservation is consistent with the Court's previous findings. It is noted that DG ENV calculated its ‘error rate’ on a non-standard basis (risk based). |
|||||||
DG MARE |
with reservations |
Management and Control Systems for identified operational programmes and measures of the FIFG (Germany, UK, Spain, France). Eligibility of payments made to Member States to compensate additional costs in the marketing of certain fisheries products from the Outermost Regions. |
Reservations are based on the DG's audit work. These were in line with the Court's own findings. |
|||||||
DG SANCO |
without reservations |
N/A |
DG SANCO considers that a residual error would be material if its financial impact on the financial statements would be higher than 2 % of the annual budget of DG SANCO. However, only the budget of the corresponding activity (ABB) should be taken into account, as indicated by DG BUDG. Based on the results of the ex-post control of 2009 and taking into account the recurrent character of the high level of detected errors above the materiality threshold (6 %), a reservation should have been issued for the Food and Feed Safety activity (ABB), for which the error rate was 6,9 %. |
|||||||
|
(1) By reference to the Declaration of Assurance of Director-General, he/she has reasonable assurance that the control procedures put in place give the necessary guarantees concerning the regularity of transactions.
A: |
The Director-General's declaration and the annual activity report give a fair assessment of financial management in relation to regularity. |
B: |
The Director-General's declaration and annual activity report give a partially fair assessment of financial management in relation to regularity. |
C: |
The Director-General's declaration and the annual activity report do not give a fair assessment of financial management in relation to regularity. |
ANNEX 3.4
FOLLOW-UP OF PREVIOUS OBSERVATIONS FOR AGRICULTURE AND NATURAL RESOURCES
DG |
Court observation |
Action taken |
Court analysis |
Commission reply |
Rural development |
||||
AGRI |
Interest rate subsidies: the procedures in place do not ensure an adequate audit trail with the result that the regularity of the payment of the EU subsidies to the final beneficiaries cannot be verified (France) (paragraph 5.15 (1)). |
According to the Commission France has introduced a new administrative system which from 2008 onwards makes it easier to track the loan from the bank to the final beneficiary. The certification body examined all the payments made in 2009 to banks which granted reduced interest rates. The certification body found the payments correct, but noted that the new system still did not ensure a complete traceability of all the individual loans to which a bank invoice refers. The Commission followed up the question with specific checks in France. |
In 2009 it was still difficult to establish a link between a bank invoice for the amount of interest reductions granted by the bank in a given period and individual loans to final beneficiaries. |
The Commission considers, on the basis of its own audit, that the audit trail can indeed be followed. |
Rural development |
||||
AGRI |
Further efforts are required in the area of rural development to further simplify the rules and conditions (paragraph 5.66 (2)). |
Action was taken in 2009 by the Council and the Commission. In the framework of the Council, concrete proposals for simplification of various aspects of the common agricultural policy were submitted by sixteen Member States. Certain proposals concerned the simplification of rules and controls applying to cross-compliance and were therefore relevant to rural development. The Commission services examined the proposals and envisaged to submit to the Council in 2010 appropriate amendments to the existing rules. At its meeting of 14-16 December 2009 the Council expressed satisfaction for the intention of the Commission to follow up on a number of proposals and invited the Commission to come forward with the amendments suggested and to continue working on various ongoing simplification projects. |
The steps taken in 2009 show that attention was paid to the necessity of simplifying certain rules and conditions applying to rural development measures. As rural development expenditure is governed also by national rules, the Court, in accordance with the Council’s recommendation on the discharge for the financial year 2008, reminds that simplification should be achieved also at national level. |
See Commission's reply to point 3.74. |
IACS |
||||
AGRI |
Greece For many years the Court raised the problem of insufficient implementation of the IACS in Greece. The LPIS in Greece is incomplete and contains errors in the referencing of parcels. Furthermore, there were deficiencies noted in administrative and on-the-spot controls. |
The DG AGRI Annual Activity Report up to the Year 2007 included a reservation on IACS in Greece. In 2008 the Commission decided that as of the 2009 claim procedure all the elements of the IACS in Greece are in place and operational and the reservation can be lifted. |
The Court’s systems audit conducted in the framework of the DAS 2009 confirmed that the IACS in Greece is still not effective in ensuring the regularity of payments; i.e. the LPIS/GIS in Greece is still not fully operational, the claim database is affected by unreliable audit trail, and the on-the-spot controls are of insufficient coverage and quality (paragraphs 3.37, 3.39 and 3.45 (3)). The DG AGRI accreditation audit of the OPEKEPE agency in 2009 revealed serious deficiencies relating to EAGF fund management (DG AGRI AAR 2009, A.1.3, p. 29). The results of the actions taken by the Commission and by the Member States cannot yet be assessed. The completion of the action plans is only foreseen for 2011 and there are already some delays in the implementation of individual actions. (DG AGRI AAR 2009) The results of the actions taken by the Commission and by the Member States cannot yet be assessed. For the 2008 claim year the deficiencies in LPIS were noted in Greece, Cyprus, Lithuania, Italy and Spain (paragraph s 3.37 and 3.38 (3)). The Court noted again weaknesses in the system managing the application of sanctions. The Court recommends that the systems weaknesses identified are resolved. |
The Commission accepts that there were problems with the Greek IACS in the past, however with the new LPIS-GIS in operation the problems have been resolved for risk has been reduced from claim year 2009. With regard to the accreditation audit of the OPEKEPE agency in 2009 serious deficiencies revealed by DG AGRI related to EAFRD, rather than EAGF. The accreditation for OPEKEPE has consequently been limited to the EAFRD measures for which a proper control system and procedures have been put into place. The Commission found that for claim year 2008, significant deficiencies existed in Bulgaria and Romania. As a result these Member States established action plans in 2009 which have been closely followed by the Commission. As these action plans are foreseen for completion in 2011 and delays have already been noted by the Commission, the Director-General of DG AGRI made a reservation in his 2009 AAR on reputational grounds. Other Member States have problems of a lesser nature in their IACS which do not render their systems ineffective but, rather, perfectible. For these Member States, action plans have been established and the problems found in previous years have been rectified or are making sufficient progress in that direction. For Greece, Italy, Spain, and Portugal weaknesses in administrative controls are part of ongoing conformity procedures. |
Other Member States Important failures were found in the application of key elements of the system in the UK (Scotland), Bulgaria and Romania. Hence the Court considers that in these Member States IACS is not effective in ensuring the regularity of payments. (paragraph 5.32 (2)). |
Bulgaria and Romania have set the action plans, accepted by Commission in 2009 to address the deficiencies. The Commission considers that the deficiency found in UK has very limited impact on the system. The Commission is following up the cases reported in the framework of conformity clearance procedures. |
|||
LPIS The Court found substantial deficiencies of LPIS in two Member States that seriously affect the efficiency of administrative cross-checks (BG and UK). In another Member State (ES) ineligible areas (partially wooded and/or rocky mountain grazing land) were accepted for payment due to the generous coefficients applied. (paragraph 5.36 (2)). In some countries the graphical layer of the LPIS (GIS) contains outdated aerial photos (paragraphs 5.30(b) and(c) (1)). The Court also found in one Member State no adequate capping of payment based on ortho-photos (PL). |
The Commission amended the Regulation (EC) No 1122/2009 (amendment in Regulation (EC) No 146/2010) with the requirement for the MS to make an annual assessment of the quality of their LPIS and when appropriate to draw up an action plan to remedy the deficiencies identified. (DG AGRI AAR 2009, p. 48) The Commission is following up the cases reported in the framework of conformity clearance procedures. |
|||
Administrative controls Weaknesses in administrative controls in the direct coupled payments have been identified in DAS 2007 audit in Greece, Italy, Spain and Portugal: wrong input of application data, payment for multiple incompatible aid schemes on the same parcel and a failure to correctly apply penalties and sanctions, leading to overpayments. (5.27(a) (1)). |
The Commission is following up the cases reported in the framework of conformity clearance procedures. |
|||
SPS |
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AGRI |
The audit found systematic shortcomings in calculation of the entitlements (paragraphs 5.22 to 5.26 (1), 5.38 (2)). The re-performances of controls carried out by the Court found a number of specific weaknesses in the quality of the on-the-spot controls and identified ineligible areas or parcels that should have been excluded by the national inspectors. (Greece, Italy, Spain, Portugal) (paragraph 5.28 (1)). |
The Commission is following the cases reported in the framework of conformity clearance procedures. |
The Court audits continue to reveal deficiencies in calculation of the entitlements and weaknesses in the controls (paragraphs 3.40, 3.41, 3.44, 3.45 (3)). |
The Commission is following shortcomings identified in the context of the conformity clearance of accounts procedure. |
GAEC requirements |
||||
AGRI |
The Court found shortcomings concerning the Member States’ definition of the farmer and of what is required to maintain land in GAEC such that certain beneficiaries are paid aid under SPS or SAPS without doing anything with the land concerned. (paragraph 5.49 (2)). |
In Regulation (EC) No 73/2009 Article 28 introduced a provision — optional for the MS — to exclude from payment schemes the natural or legal persons whose agricultural activities are insignificant. On the other hand however — with regard to the land maintenance — the Commission is of the opinion that the present system provides sufficient guarantees that land is managed respecting the GAEC. (DG AGRI AAR 2009) Therefore the Commission does not plan to take any additional measures in this matter. |
The Court recommends that the rules relating to GAEC and minimum maintenance should be tightened.(3.73(c), (d) (3)). |
See Commission's reply to paragraph 3.73. |
ENV |
For environmental measures, projects financed by the main fund (LIFE projects) included ineligible expenditure (paragraph 5.49 (1)). |
DG Environment established an action plan for improving the eligibility of expenditure declared by beneficiaries of grants in 2008. An additional action plan about beneficiaries’ awareness raising and prevention actions is in the process of being adopted in 2010. |
The impact of these action plans has still to be assessed but DG ENV has issued a reservation in respect of ineligible declared expenditure. |
The Court made its estimation based on the audit reports issued in 2009. As a big number of delayed reports were issued in 2009 thanks to the efforts made in reducing the backlog, this automatically increases the apparent report delay. |
Important delays in concluding audits still remained. However, the situation improved in 2007 (paragraph 5.49 (1)). |
DG ENV indicated that it has made efforts to shorten delays. |
The average delay for audit reports has gone up from 191,6 days in 2006 to 230,5 days in 2009 (between the date of the audit mission and the date of the audit report). Evidence shows that DG ENV has not yet succeeded to correct this shortcoming. |
The Commission is confident that the delay will improve in 2010 as it is actually of 116,56 days for the reports issued this year. |
|
MARE |
In the fisheries policy area, the lack of appropriate legal rules and poor documentation of expenditure relating to data collection for fisheries management increase the risk that irregular payments are made (paragraph 5.49 (1)). |
The Commission indicated that the legal rules would be changed in 2008. The new legal basis would contain clear rules and should address the concerns of the Court. |
Regulation (EC) No 1078/2008 which entered into force on 1 January 2009 describes the eligibility criteria and the documentation that has to be submitted along with the reimbursement claims. However, weaknesses were detected in the management and control systems put in place by the national authorities and ineligible expenditure was still detected in 2009 by the Commission’s audits. |
It is correct that weaknesses were detected in the management and control system for the implementation of the national programmes for data collection and that ineligible expenditure was identified. However, all the audits were carried out on the implementation of these programmes under the previous legal framework which expired by the end of 2008. Audits pertaining to the new legal framework, including Commission Regulation (EC) No 1078/2008 are planned for next year, i.e after balance payments have been made for the first year of implementation of the new legal framework. |
Liabilities arising from particular cases of renewed bilateral fisheries agreements have not been covered in a timely manner by the commitment of the corresponding appropriations (paragraph 5.49 (1)). |
The Commission considered that budgetary commitments covering the fisheries agreements can be made only after the legal basis (Council Decision and/or Regulation) has been adopted. |
The Commission is in the process of implementing a policy of early initiation of the procedure for renegotiating protocols and agreements allowing the budgetary commitment to be made before the entry in force of the legal commitment. |
The Commission initiates the procedure for renegotiating protocols as soon as possible, well before they expire. This also depends on the willingness of the third states concerned to start the renegotiation at an early stage. |
|
The Court found ineligible costs concerning the Financial Instrument for Fishery Guidance (FIFG) (paragraph 5.25 (2)). |
The Commission has put in place a control strategy and carries out ex post audit activity to verify that the management and control systems of the Member States function effectively to prevent such errors. |
In 2009, the material level of ineligible costs detected by the Commission gave rise to a reservation in the AAR of DG MARE. |
Within the framework of the closure exercise the Commission will take all the appropriate measures to deduct from the final statement of expenditure and final payment claim all ineligible amounts whether identified by Commission audits, external audit activity or otherwise. |
|
SANCO |
In the health and consumer protection area payments were made for veterinary measures in the absence of all the necessary supporting documentation (paragraph 5.49 (1)). |
For new contracts, the Commission has introduced a clause stating that the producer of the vaccines has to prove that the vaccines were sent to the location as determined by the Commission. |
The Commission has taken corrective action. The effectiveness of those actions will have to be assessed. |
|
(1) Paragraph number in the ECA 2007 Annual Report.
(2) Paragraph number in the ECA 2008 Annual Report.
(3) Paragraph number in the ECA 2009 Annual Report.
ANNEX 3.5
PAYING AGENCY ACCOUNTS DISJOINED FOR 2009
(million euro) |
||||
Member State |
Paying agency |
Accounts disjoined (1) |
||
EAGF |
EAFRD |
TRDI |
||
Germany |
Baden-Württemberg |
428 |
82 |
|
Germany |
Bayern StMELF |
|
194 |
|
Germany |
Hessen |
222 |
16 |
|
Germany |
IBH |
1 |
12 |
|
Germany |
Helaba |
4 |
5 |
|
Germany |
Rheinland-Pfalz |
|
36 |
|
Germany |
Thüringen |
|
73 |
|
Estonia |
PRIA |
|
|
3 |
Italy |
AGEA |
3 005 |
|
|
Italy |
Basilicata (ARBEA) |
110 |
17 |
|
Romania |
PARDF |
|
565 |
|
Romania |
PIAA |
581 |
|
|
Spain |
Andalucia |
|
85 |
|
Spain |
Asturias |
|
36 |
|
Total |
4 351 |
1 121 |
3 |
|
Source: Commission Decisions 2010/257/EU, 2010/258/EU and 2010/263/EU (OJ L 112, 5.5.2010, OJ L 113, 6.5.2010). |
(1) Accounts which the Commission considered not to be able to clear in its decisions of 30 April 2010. This due to reasons attributable to the Member States concerned which require additional inquiries.
Source: Commission Decisions 2010/257/EU, 2010/258/EU and 2010/263/EU (OJ L 112, 5.5.2010, OJ L 113, 6.5.2010).
CHAPTER 4
Cohesion
TABLE OF CONTENTS
Introduction
Specific characteristics of the policy group
Audit scope and approach
Regularity of transactions
Observations on systems
Systems related to the regularity of transactions
Systems related to recoveries and financial corrections
Reliability of Commission management representations
Conclusions and recommendations
|
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INTRODUCTION |
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Table 4.1 — Cohesion — Key information
Source: Annual Accounts 2009. |
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Specific characteristics of the policy group |
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Policy objectives and instruments |
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Supervision and control of Cohesion spending |
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Specific risks to regularity |
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The Commission is actively following up the risk identified in the 2008 annual report of the Court, in particular in the context of the closure of the 2000-2006 programmes. |
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Audit scope and approach |
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4.15. |
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REGULARITY OF TRANSACTIONS |
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The Commission takes note that none of the errors in the audited sample related to public procurement concerns the ESF. |
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OBSERVATIONS ON SYSTEMS |
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Systems related to the regularity of transactions |
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Member States |
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Systems related to recoveries and financial corrections |
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Member States |
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RELIABILITY OF COMMISSION MANAGEMENT REPRESENTATIONS |
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CONCLUSIONS AND RECOMMENDATIONS |
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4.36. |
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4.37. |
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|
(1) For the 2000-2006 programming period the eligibility period initially ended on 31 December 2008. In the framework of the anti-crisis package it has been extended until 30 June 2009 for all Member States which made a request to the Commission.
(2) An OP sets out national, regional or sectorial priorities for delivering funds.
(3) See Council Regulation (EC) No 1083/2006 (OJ L 210, 31.7.2006, p. 25) and Commission Regulation (EC) No 1828/2006 (OJ L 371, 27.12.2006, p. 1).
(4) See in particular Article 62 of Regulation (EC) No 1083/2006.
(5) The 2009 annual control report (which had to be submitted by the end of 2009) covers the results of the audits carried out during the period July 2008 to June 2009. It comprises system audits performed and audit of operations covering the expenditure declared to the Commission during the period January 2007 to December 2008.
(6) Article 39(2) of Council Regulation (EC) No 1260/1999 (OJ L 161, 26.6.1999, p. 1); Articles 91 and 92 of Regulation (EC) No 1083/2006.
(7) See paragraphs 6.19 and 6.33 of the 2008 Annual Report.
(8) See Annex 4.1. In 2008 and 2007, the corresponding figures were 43 % and 54 %, respectively.
(9) The error rates are calculated based on a representative statistical sample drawn from interim and final payments for 2009 (23 billion euro) with a 95 % confidence level as indicated in Table 4.1. In 2009 the Court estimates that at least 3 % of the expenditure certified by Member States to the Commission in Cohesion should not have been reimbursed. The corresponding figures in 2008 (2008 Annual Report, paragraph 6.17) and 2007 (2007 Annual Report, paragraph 6.27) were 11 %.
(10) For most OPs audited the first expenditure was certified to the Commission only the second half of 2009.
(11) The Court did not assess whether the Member States were effective in detecting errors.
(12) See the 2008 Annual Report, paragraph 6.30.
(13) COM(2010) 52, point 1.6.
(14) The audit of administrative expenditure is reported in Chapter 9.
(15) 25,4 billion euro (71 %) of the operational expenditure related to the 2007-13 period and 8,4 billion euro (24 %) to the 2000-06 period of the ERDF, CF and ESF. For the 2007-13 period 11,3 billion euro (44 %) were prefinancing payments.
ANNEX 4.1
RESULTS OF TRANSACTION TESTING FOR COHESION
|
2009 |
2008 |
2007 |
||||||||
ESF |
ERDF |
CF |
Total |
||||||||
SIZE AND STRUCTURE OF THE SAMPLE |
|||||||||||
Total transactions (of which): |
44 |
118 |
18 |
180 |
170 |
180 |
|||||
|
Prefinancing |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
||||
|
Interim/Final payments |
44 |
118 |
18 |
180 |
170 |
180 |
||||
RESULTS OF TESTING |
|||||||||||
(in % and numbers of transactions) |
|||||||||||
Transactions not affected by error |
75 % |
{33} |
60 % |
{71} |
67 % |
{12} |
64 % |
{116} |
57 % |
46 % |
|
Transactions affected by error |
25 % |
{11} |
40 % |
{47} |
33 % |
{6} |
36 % |
{64} |
43 % |
54 % |
|
ANALYSIS OF TRANSACTIONS AFFECTED BY ERROR |
|||||||||||
(in % and numbers of transactions) |
|||||||||||
Analysis by type of error |
|||||||||||
Non-quantifiable errors |
0 % |
{0} |
62 % |
{29} |
83 % |
{5} |
53 % |
{34} |
38 % |
35 % |
|
Quantifiable errors |
100 % |
{11} |
38 % |
{18} |
17 % |
{1} |
47 % |
{30} |
62 % |
65 % |
|
comprising: |
Eligibility |
64 % |
{7} |
89 % |
{16} |
100 % |
{1} |
80 % |
{24} |
91 % |
79 % |
Occurrence |
0 % |
{0} |
0 % |
{0} |
0 % |
{0} |
0 % |
{0} |
0 % |
13 % |
|
Accuracy |
36 % |
{4} |
11 % |
{2} |
0 % |
{0} |
20 % |
{6} |
9 % |
8 % |
|
ESTIMATED IMPACT OF QUANTIFIABLE ERRORS |
|||||||||||
Most likely error rate: |
|||||||||||
< 2 % |
|
|
|
||||||||
2 % to 5 % |
|
|
|
||||||||
> 5 % |
X |
X |
X |
||||||||
Note: The error rates are calculated based on a representative statistical sample drawn from interim and final payments 2009 (23 billion euro) with a 95 % confidence level. |
ANNEX 4.2
RESULTS OF EXAMINATION OF SYSTEMS FOR COHESION
(1) 2007-2013 programming period - Systems related to regularity of transactions at the Member State level: compliance with key provisions of the regulatory framework
|
Managing Authority and Intermediate body (1) |
Certifying Authority (2) |
Audit Authority (3) |
||||||||
ESF - Portugal - Azores Pro-Emprego |
|
|
|
||||||||
ESF - Denmark - More & better jobs |
|
|
|
||||||||
ERDF - Hungary - Economic development |
|
|
|
||||||||
ERDF - Greece - Competitiveness and entrepreneurship |
|
|
|
||||||||
ERDF - Germany - Sachsen-Anhalt Convergence |
|
|
|
||||||||
ERDF - Germany - Lüneburger Heide |
|
|
|
||||||||
ERDF - Estonia - Development of Economic Environment |
|
|
|
||||||||
ESF - Poland - Human capital |
|
|
|
||||||||
ESF - Portugal - Human potential |
|
|
|
||||||||
ERDF - Sweden - Mellersta Norland |
|
|
|
||||||||
ERDF - France - Pays de la Loire |
|
|
|
||||||||
ESF - France - Regional competitiveness and employment |
|
|
|
||||||||
ERDF - Lithuania - Economic growth |
|
|
|
||||||||
CF - Hungary - Environment and Energy |
|
|
|
||||||||
ERDF - INTERREG United Kingdom/Ireland |
|
|
|
||||||||
ERDF - Spain - Castilla-La Mancha |
|
|
|
||||||||
Legend
Key requirements tested |
(2) 2000-2006 programming period - Systems related to processing and reporting of recoveries and withdrawals at the Member State level
|
Recording of errors |
Correction of errors |
Recording of corrections |
Correction reporting to Commission |
Irregularity reporting to OLAF |
||||||||
ERDF - Greece - Road axis |
|
|
|
|
|
||||||||
ERDF - Spain - Information Society |
|
|
|
|
|
||||||||
ERDF - Luxembourg - Objective 2 |
|
|
|
|
|
||||||||
‘ERDF - INTERREG Germany/Czech Republic - System Germany’ |
|
|
|
|
|
||||||||
‘ERDF - INTERREG Germany/Czech Republic - System Czech Republic’ |
|
|
|
|
|
||||||||
ERDF - Poland - Improvement of competitiveness |
|
|
|
|
|
||||||||
Legend
|
(1) Management verifications
(2) Reliable and soundly based certifications
(3) Adequate systems' audit
ANNEX 4.3
RESULTS OF REVIEW OF COMMISSION MANAGEMENT REPRESENTATIONS FOR COHESION
Main DGs concerned |
Nature of declaration given by Director-General (1) |
Reservations given |
Court observations |
Overall assessment of reliability |
||||||
REGIO |
with reservations |
A total of 138 OPs were affected in 2009, against 99 in 2008 and 185 in 2007. The Directorates-General quantified the impact of these reservations at 183,7 million euro (as compared to 201 million euro in 2008 and 726 million euro in 2007). In the case of DG REGIO reservations were quantified at 31,4 million euro for the 2000-2006 period (0,44 % of interim and final payments) and 65,2 million euro for the 2007-2013 period (0,69 % of interim payments). In the case of DG EMPL reservations were quantified at 11,9 million euro for the 2000-2006 period (0,77 % of interim and final payments) and 75,2 million euro for the 2007-2013 period (1,77 % of interim payments). |
For Cohesion, the Court considers that the Director-general's declaration and the annual activity report are established according to the applicable Commission guidelines. The Court notes that DG REGIO and EMPL issued reservations with a quantifiable impact for both periods. For the policy area Cohesion, the scale of the reservations is closer to the conclusions of the Court’s audit than in previous years. |
A |
||||||
EMPL |
with reservations |
|||||||||
|
(1) By reference to the Declaration of Assurance of Director-General, he/she has reasonable assurance that the control procedures put in place give the necessary guarantees concerning the regularity of transactions.
A: |
The Director-general's declaration and the annual activity report give a fair assessment of financial management in relation to regularity. |
B: |
The Director-general's declaration and annual activity report give a partially fair assessment of financial management in relation to regularity. |
C: |
The Director-general's declaration and the annual activity report do not give a fair assessment of financial management in relation to regularity. |
ANNEX 4.4
FOLLOW-UP OF PREVIOUS OBSERVATIONS FOR COHESION
Court observation |
Action taken |
Court analysis |
Commission reply |
1. Statement of Assurance 2006, 2007 and 2008: Follow-up by the Commission to the Court's observations |
|||
The Court’s testing over the last three years has identified system weaknesses and errors in the expenditure declarations for a number of OPs and projects in the samples audited. All of these findings relate to the 2000-2006 programming period. |
The Commission followed-up the audits carried out by the Court. Financial corrections of 191,6 million euro, 80 million euro and 0,2 million euro were implemented by the Commission as a result of the follow-up given to the Court’s audits. |
For audits carried out by the Court related to the financial year 2006, the Commission has taken corrective action in accordance with its own rules and procedures on all cases reviewed, while for 2007, two cases are still under consideration. For audits carried out by the Court related to the financial year 2008, the Commission’s follow-up work is on-going. |
The Commission welcomes the positive assessment of the Court for the follow up of its 2006, 2007 and 2008 findings and the Commission’s audits of operations in 2009 applying a methodology similar to the one of the Court. This is the result of one of the actions under the Commission Action Plan of February 2008 to strengthen its supervisory role. |
2. The Commission's actions to strengthen the Commission's supervisory role under shared management of structural actions |
|||
The Court has assessed the control systems in the Member States as ineffective or partly effective and identified that the Commission’s own supervision is not effective at preventing errors at Member State level. |
In recent years, the Commission has undertaken various actions to strengthen its supervisory role, as described in the ‘Action plan to strengthen the Commission's supervisory role under shared management of structural actions’ (1). By the end of 2008, 28 out of 37 actions were reported to be completed. The remaining 9 actions were integrated in the Commission joint audit strategy for Cohesion (2). Moreover, in 2008, the Commission has adopted simplified eligibility rules for expenditure (such as use of national eligibility rules, lump sums, standard scales of unit costs and indirect costs on a flat rate basis) that can be applied in the 2007-2013 period. |
Commission's audit of operations in 2009 In 2009, the Commission’s audit work aimed among others at auditing a statistically representative sample of operations in Member States (applying a methodology similar to the one used under the Court’s assurance model) to assess the legality and regularity of certified expenditure declared to the Commission for the 2007-2013 programming period. The Court has analysed the Commission’s audit approach for this examination and reviewed the working papers for a sample of audit files. The Court considers that the methodology applied by the Commission was overall appropriate. As indicated by the Commission, these results must however be interpreted in a careful manner in view of the specificities of the population audited. Simplification of eligibility rules The possibility to simplify national eligibility rules adopted by the Commission is intended in particular to help beneficiaries in their declaration of personnel and indirect costs. In 2009, this possibility existed for the ESF only. By the end of 2009, 22 out of 27 Member States have implemented some form of simplification. The effectiveness of those simplifications can be assessed only in the coming years. |
The Commission considers in the impact report on the Commission Action Plan (COM (2010) 52 final) that the results of its audit of operations in 2009 provide a good indication that the enhanced control provisions for the 2007-2013 regulatory framework and the preventive measures taken by the Commission have started to produce results. |
(1) See COM(2008) 97, approved on 19 February 2008 and the final implementation report COM(2009) 42/3.
(2) See DGs Regional Policy, Employment, Social Affairs and Equal Opportunities, Maritime Affairs and Fisheries and Agriculture and Rural Development, ‘Joint Audit Strategy for Structural Actions 2009-2011’, April 2009, first version C(2004) 3115 and annually updated since then.
CHAPTER 5
Research, Energy and Transport
TABLE OF CONTENTS
Introduction
Specific characteristics of the policy group
Policy objectives
Policy instruments
Risks to regularity of payments
Audit scope and approach
Regularity of transactions
Effectiveness of systems
Systems related to regularity of transactions
Ex-ante desk checks of cost statements
Audit certification of cost statements under FP6
Ex-ante certification of beneficiaries’ costing methodologies under FP7
The Commission’s ex-post audit strategy
Systems related to recoveries and financial corrections
Reliability of Commission management representations
Conclusions and recommendations
EU Joint Undertakings
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INTRODUCTION |
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Table 5.1 — Research, Energy and Transport — Key information
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Specific characteristics of the policy group |
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Policy objectives |
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Policy instruments |
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Research |
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Energy and transport |
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Other payments |
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Risks to regularity of payments |
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Audit scope and approach |
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REGULARITY OF TRANSACTIONS |
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5.19. |
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EFFECTIVENESS OF SYSTEMS |
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Systems related to regularity of transactions |
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Ex-ante desk checks of cost statements |
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Audit certification of cost statements under FP6 |
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Ex-ante certification of beneficiaries’ costing methodologies under FP7 |
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The Commission’s ex-post audit strategy |
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Graph 5.1 — Implementation of the Commission’s common ex-post audit strategy (1)
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Systems related to recoveries and financial corrections |
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Graph 5.2 — Implementation of financial corrections following audits (1)
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RELIABILITY OF COMMISSION MANAGEMENT REPRESENTATIONS |
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CONCLUSIONS AND RECOMMENDATIONS |
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EU JOINT UNDERTAKINGS |
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(1) Fusion for Energy Joint Undertaking (management of the Euratom contribution to the ITER nuclear fusion facility), Innovative Medicines Joint Undertaking (improvement of the efficiency and effectiveness of drug development), Clean Sky Joint Undertaking (development of clean air transport technologies) and Artemis Joint Undertaking (development of embedded computing systems).
(2) 27 FP6, 1 FP7, 1 Research Fund for Coal and Steel, 1 MEDIA 2007 Programme.
(3) 2008 Annual Report, paragraphs 7.21 to 7.24.
(4) Chapter 8, paragraphs 8.19 and 8.20.
(5) Commission Decision of 23.6.2009 (C(2009) 4705).
(6) COM(2010) 187 of 24 April 2010 — Simplifying the implementation of the Research Framework Programmes.
(7) Since February 2010, DG TREN has been divided into DG for Mobility and Transport (DG MOVE) and DG Energy.
(8) Paragraph 7.39.
(9) Article 20 of Regulation (EC) No 2321/2002 of the European Parliament and of the Council (OJ L 355, 30.12.2002, p. 23).
(10) Paragraph 7.42.
(11) COM(2010) 187.
(12) Opinion No 4/2008 on the Financial Regulation of the European Joint Undertaking for ITER and the Development of Fusion Energy (Fusion for Energy) and Opinion No 2/2010 on the SESAR Joint Undertaking Financial Rules.
(13) COM(2010) 187 final of 29.4.2010.
(14) COM(2010) 261 final of 26.5.2010.
(15) SEC(2009) 1720 of 15.12.2009.
(16) COM(2010) 261 final of 26.5.2010.
(17) COM(2010) 261 final.
(18) The audit of administrative expenditure is reported in Chapter 9.
(19) Advances under the Seventh Framework Programme (2007-13) amounted to 2 101 million euro.
(20) Interim/Final payments under the Seventh Framework Programme (2007-13) and the Sixth Framework Programme (2002-06) amounted to 1 585 million euro and 1 800 million euro respectively.
Source: Annual Accounts 2009.
ANNEX 5.1
RESULTS OF TRANSACTION TESTING FOR RESEARCH, ENERGY AND TRANSPORT
|
2009 |
2008 |
2007 |
||||||||||
FP6 |
FP7 |
TEN |
Other |
Total |
|||||||||
SIZE AND STRUCTURE OF THE SAMPLE |
|||||||||||||
Total transactions (of which): |
35 |
71 |
16 |
28 |
150 |
150 |
180 |
||||||
Advances |
0 |
58 |
9 |
19 |
86 |
82 |
59 |
||||||
Interim/Final payments |
35 |
13 |
7 |
9 |
64 |
68 |
121 |
||||||
RESULTS OF TESTING |
|||||||||||||
(in % and numbers of transactions) |
|||||||||||||
Transactions not affected by error |
49 % |
{17} |
85 % |
{60} |
81 % |
{13} |
86 % |
{24} |
76 % |
{114} |
78 % |
52 % |
|
Transactions affected by error |
51 % |
{18} |
15 % |
{11} |
19 % |
{3} |
14 % |
{4} |
24 % |
{36} |
22 % |
48 % |
|
ANALYSIS OF TRANSACTIONS AFFECTED BY ERROR |
|||||||||||||
(in % and numbers of transactions) |
|||||||||||||
Analysis by type of expenditure |
|||||||||||||
Advances |
0 % |
{0} |
36 % |
{4} |
0 % |
{0} |
50 % |
{2} |
17 % |
{6} |
3 % |
9 % |
|
Interim/Final payments/Other |
100 % |
{18} |
64 % |
{7} |
100 % |
{3} |
50 % |
{2} |
83 % |
{30} |
97 % |
91 % |
|
Analysis by type of error |
|||||||||||||
Non-quantifiable errors |
22 % |
{4} |
27 % |
{3} |
33 % |
{1} |
25 % |
{1} |
25 % |
{9} |
27 % |
29 % |
|
Quantifiable errors |
78 % |
{14} |
73 % |
{8} |
67 % |
{2} |
75 % |
{3} |
75 % |
{27} |
73 % |
71 % |
|
comprising: |
Eligibility |
21 % |
{3} |
63 % |
{5} |
0 % |
{0} |
0 % |
{0} |
30 % |
{8} |
58 % |
77 % |
Occurrence |
0 % |
{0} |
0 % |
{0} |
0 % |
{0} |
0 % |
{0} |
0 % |
{0} |
0 % |
3 % |
|
Accuracy |
79 % |
{11} |
37 % |
{3} |
100 % |
{2} |
100 % |
{3} |
70 % |
{19} |
42 % |
20 % |
|
ESTIMATED IMPACT OF QUANTIFIABLE ERRORS |
|||||||||||||
Most likely error rate: |
|
|
|||||||||||
< 2 % |
|
|
|
||||||||||
2 % to 5 % |
X |
X |
X |
||||||||||
> 5 % |
|
|
|
ANNEX 5.2
RESULTS OF EXAMINATION OF SYSTEMS FOR RESEARCH, ENERGY AND TRANSPORT
Assessment of selected supervisory and control systems
System concerned |
Desk checks before payment |
Audit certification |
Ex-post financial audits |
Implementation of financial corrections |
Overall assessment |
Research Framework Programmes |
|
|
|
|
|
Overall assessment of supervisory and control systems
Overall assessment |
2009 |
2008 |
2007 |
|
|
|
Legend
|
Effective |
|
Partially effective |
|
Not effective |
N/A |
Not applicable: does not apply or not assessed |
ANNEX 5.3
RESULTS OF REVIEW OF COMMISSION MANAGEMENT REPRESENTATIONS FOR RESEARCH, ENERGY AND TRANSPORT
Main DGs concerned |
Nature of declaration given by Director-General (1) |
Reservations given |
Court observations |
Overall assessment of reliability |
||||||
RTD |
With a reservation |
Rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in the Sixth Research Framework Programme (FP6) |
The reservation is based on the residual error rate for FP6 cost claims, assessed by DG RTD as above 2 %. The reservation is in line with the Court's findings that the supervisory and control systems for research payments are partially effective and that the expenditure is subject to material error. While the amount at risk in respect of FP7 cost claims is assessed as not material in 2009 and therefore no reservation is made, DG RTD draws attention in its Annual Activity Report to the likelihood of material error affecting FP7 cost claims from 2010. |
A |
||||||
INFSO |
With a reservation |
Rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in the Sixth Research Framework Programme (FP6) |
The reservation is based on the residual error rate for FP6 cost claims, assessed by DG INFSO as above 2 %. The reservation is in line with the Court's findings that the supervisory and control systems for research payments are partially effective and that the expenditure is subject to material error. The amount at risk in respect of FP7 cost claims is assessed by DG INFSO as not material in 2009 and therefore no reservation is made. However, the Court has noted the potential material error in FP7 cost claims from 2010. |
A |
||||||
TREN |
With a reservation |
Rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in the Sixth Research Framework Programme (FP6) |
The reservation is based on the residual error rate for FP6 cost claims, assessed by DG TREN as above 2 %. The reservation is in line with the Court's findings that the supervisory and control systems for research payments are partially effective and that the expenditure is subject to material error. The amount at risk in respect of FP7 cost claims is assessed by DG TREN as not material in 2009 and therefore no reservation is made. However, the Court has noted the potential material error in FP7 cost claims from 2010. |
A |
||||||
|
(1) By reference to the Declaration of Assurance of Director-General, he/she has reasonable assurance that the control procedures put in place give the necessary guarantees concerning the regularity of transactions.
A: |
The Director-General's declaration and the annual activity report give a fair assessment of financial management in relation to regularity |
B: |
The Director-General's declaration and annual activity report give a partially fair assessment of financial management in relation to regularity |
C: |
The Director-General's declaration and the annual activity report do not give a fair assessment of financial management in relation to regularity |
ANNEX 5.4
FOLLOW-UP OF PREVIOUS OBSERVATIONS FOR RESEARCH, ENERGY AND TRANSPORT
Court observation |
Action taken |
Court analysis |
Commission reply |
1. Statements of Assurance 2007 and 2008: a material level of error in payments |
|||
In 2007 and 2008, the Court detected substantive errors in 83 of the transactions audited. The main types of error were: overstatement of eligible personnel and indirect costs; declaration of other ineligible costs; inadequate supporting evidence to justify costs claimed; declaration of budgeted amounts rather than actual costs; and declaration of costs not attributable to the project. (2007 Annual Report, paragraphs 7.14 to 7.15; 2008 Annual Report, paragraphs 7.11 to 7.15) |
In 12 cases, the Commission has concluded that no specific corrective action is necessary to remedy the errors identified by the Court. In 56 cases, the Commission has made financial corrections. In 14 cases, the Commission has initiated corrective action which remains to be completed. In one case, corrective action has not yet been initiated. |
Although in five cases there have been significant delays in implementing corrective action, the Commission has generally taken appropriate measures in due time in order to follow up the Court's observations. |
|
2. Late payments by the Commission |
|||
The Commission has incurred undue delays in making payments to beneficiaries, although in 2008 the Court observed that the Commission made considerable progress in reducing the delays in payments. In 2007, the Court found late payments in 30 out of 180 cases audited (i.e. 17 %). In 2008, the Court found fewer late payments: 12 cases out of 150 payments audited (i.e. 8 %). In 2009, the Court found late payments in 10 out of 150 payments audited (i.e. 7 %). (2007 Annual Report, Annex 7.2; 2008 Annual Report, paragraph 7.16) |
The Commission has improved the monitoring of delays, adapted its IT tools and streamlined procedures. Administrative management of payments has increasingly been delegated to the research Executive Agencies. |
The Commission has maintained the improved performance which was noted in 2008. While there were significant improvements regarding payments to experts, further efforts are required to reduce payment delays for research grants, for which 30 % of payments were late in 2009. |
The Commission welcomes the recognition by the Court of the progress made so far. The Commission is committed to pursuing these efforts to further improve its performance. |
CHAPTER 6
External aid, Development and Enlargement
TABLE OF CONTENTS
Introduction
Specific characteristics of the policy group
EuropeAid
DG RELEX
DG ELARG
DG ECHO
Audit scope and approach
Regularity of transactions
Effectiveness of systems
EuropeAid
DG RELEX
DG ELARG
DG ECHO
Reliability of Commission management representations
Conclusions and recommendations
Follow-up of Special Report No 3/2006 on the Humanitarian Aid Response to the Tsunami
Introduction
Follow-up of the recommendations
Conclusions
Follow-up of Special Report No 6/2006 on the Environmental Aspects of the Commission’s Development Cooperation
Introduction
Follow-up of the recommendations
Conclusions
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
INTRODUCTION |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Table 6.1 — External aid, Development and Enlargement — Key information
|
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Specific characteristics of the policy group |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
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EuropeAid |
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DG RELEX |
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DG ELARG |
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DG ECHO |
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|
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|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Audit scope and approach |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
6.17. |
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|
|
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REGULARITY OF TRANSACTIONS |
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EFFECTIVENESS OF SYSTEMS |
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EuropeAid |
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DG RELEX |
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Ex-ante controls |
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Monitoring and Supervision |
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|
|
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Ex-post controls |
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Internal audit |
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DG ELARG |
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Ex-ante controls |
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Monitoring and supervision |
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Ex-post controls |
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Internal audit |
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DG ECHO |
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Ex-ante controls |
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Monitoring and supervision |
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External audits |
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Internal audits |
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RELIABILITY OF COMMISSION MANAGEMENT REPRESENTATIONS |
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CONCLUSIONS AND RECOMMENDATIONS |
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6.53. |
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FOLLOW-UP OF SPECIAL REPORT No 3/2006 ON THE HUMANITARIAN AID RESPONSE TO THE TSUNAMI |
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Introduction |
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Follow-up of the recommendations |
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Conclusions |
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6.67. |
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FOLLOW-UP OF SPECIAL REPORT No 6/2006 ON THE ENVIRONMENTAL ASPECTS OF THE COMMISSION’S DEVELOPMENT COOPERATION |
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Introduction |
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Follow-up of the recommendations |
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Conclusions |
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(1) Aid provided through the European Development Funds is reported separately as it is not financed from the General Budget.
(2) After the entry into force of the EU Treaty as modified by the Lisbon Treaty the Commission Delegations became the European Union Delegations.
(3) Phare was the main financial instrument of the pre-accession strategy for Central and Eastern European countries. The CARDS programme is Community Assistance for Reconstruction, Development and Stability in the Balkans.
(5) Ex-post controls as far as DG RELEX is concerned.
(6) Delegation of management power by the Commission in the context of the decentralisation process.
(7) Not for profit organisations specialised in the technical and commercial management of supplies and services necessary for the implementation of humanitarian actions.
(8) The longer term actions of the Commission in this area have been examined by the Court of Auditors in Special Report No 6/2008 concerning European Commission Rehabilitation Aid following the Tsunami and Hurricane Mitch.
(9) European Council, Joint Declaration — The European Consensus on Humanitarian Aid (OJ C 25, 30.1.2008).
(10) Spaak, M. and Otto, R., Study on the mapping of donor coordination (Humanitarian Aid) at the field level, Channel research, July 2009.
(11) Special Report No 15/2009 concerning EU assistance implemented through United Nations organisations: Decision-making and monitoring.
(12) OJ C 235, 29.9.2006, p. 1.
(13) Paragraph 233 of the Parliament’s discharge resolution (OJ L 187, 15.7.2008, p. 50).
(14) ‘Improving Environmental Integration in Development Cooperation’. (SEC(2009) 555, 21.4.2009).
(15) Environment and Sustainable Management of Natural Resources including Energy Thematic Programme (ENRTP).
(16) According to Article 53 of the Financial Regulation direct centralised management mode applies when implementation tasks are performed directly by the Commission’s departments and indirect centralised management mode applies when the Commission delegates budget implementation tasks in accordance with Articles 54 to 57 of the Financial Regulation.
(17) The audit of administrative expenditure is reported in Chapter 9.
Source: Annual Accounts 2009.
ANNEX 6.1
|
2009 |
2008 |
2007 |
||||||||||
EuropeAid |
RELEX |
ELARG |
ECHO |
Total |
|||||||||
SIZE AND STRUCTURE OF THE SAMPLE |
|||||||||||||
Total transactions (of which): |
117 |
11 |
38 |
14 |
180 |
180 |
145 |
||||||
Advances |
57 |
2 |
13 |
11 |
83 |
71 |
46 |
||||||
Interim/Final payments |
60 |
9 |
25 |
3 |
97 |
109 |
99 |
||||||
RESULTS OF TESTING |
|||||||||||||
(in % and numbers of transactions) |
|||||||||||||
Transactions not affected by error |
90 % |
{105} |
91 % |
{10} |
79 % |
{30} |
86 % |
{12} |
87 % |
{157} |
73 % |
74 % |
|
Transactions affected by error |
10 % |
{12} |
9 % |
{1} |
21 % |
{8} |
14 % |
{2} |
13 % |
{23} |
27 % |
26 % |
|
ANALYSIS OF TRANSACTIONS AFFECTED BY ERROR |
|||||||||||||
(in % and numbers of transactions) |
|||||||||||||
Analysis by type of expenditure |
|||||||||||||
Advances |
33 % |
{4} |
0 % |
{0} |
0 % |
{0} |
0 % |
{0} |
17 % |
{4} |
19 % |
19 % |
|
Interim/Final payments |
67 % |
{8} |
100 % |
{1} |
100 % |
{8} |
100 % |
{2} |
83 % |
{19} |
81 % |
81 % |
|
Analysis by type of error |
|||||||||||||
Non-quantifiable errors |
67 % |
{8} |
100 % |
{1} |
88 % |
{7} |
50 % |
{1} |
74 % |
{17} |
60 % |
73 % |
|
Quantifiable errors |
33 % |
{4} |
0 % |
{0} |
12 % |
{1} |
50 % |
{1} |
26 % |
{6} |
40 % |
27 % |
|
comprising: |
Eligibility |
100 % |
{4} |
n.a. |
{0} |
100 % |
{1} |
100 % |
{1} |
100 % |
{6} |
79 % |
100 % |
Occurrence |
0 % |
{0} |
n.a. |
{0} |
0 % |
{0} |
0 % |
{0} |
0 % |
{0} |
21 % |
0 % |
|
Accuracy |
0 % |
{0} |
n.a. |
{0} |
0 % |
{0} |
0 % |
{0} |
0 % |
{0} |
0 % |
0 % |
|
ESTIMATED IMPACT OF QUANTIFIABLE ERRORS |
|||||||||||||
Most likely error rate: |
|
|
|||||||||||
< 2 % |
|
|
|
||||||||||
2 % to 5 % |
X |
X |
X |
||||||||||
> 5 % |
|
|
|
ANNEX 6.2
RESULTS OF EXAMINATION OF SYSTEMS FOR EXTERNAL AID, DEVELOPMENT AND ENLARGEMENT
Assessment of selected supervisory and control systems
System concerned |
Key internal controls (Commission) |
Overall assessment |
||||
Ex-ante controls |
Monitoring and supervision |
External audits |
Internal Audit |
|||
EuropeAid (1) |
HQ |
|
|
|
|
|
DEL |
|
|
|
N/A |
|
|
DG RELEX |
|
|
|
|
||
DG ELARG |
|
|
|
|
||
DG ECHO |
|
|
|
|
|
Overall assessment of supervisory and control systems
Overall assessment |
2009 |
2008 |
2007 |
|
|
|
Legend:
|
Effective |
|
Partially effective |
|
Not effective |
N/A |
Not applicable: does not apply or not assessed |
(1) This assessment corresponds to the one published in the report on the EDFs.
(2) Ex-post controls.
ANNEX 6.3
RESULTS OF REVIEW OF COMMISSION MANAGEMENT REPRESENTATIONS FOR EXTERNAL AID, DEVELOPMENT AND ENLARGEMENT
Main DGs concerned |
Nature of declaration given by Director-general (1) |
Reservations given |
Court observations |
Overall assessment of reliability |
||||||
EuropeAid |
without reservations |
N/A |
EuropeAid has set up a comprehensive control strategy and continued to bring significant improvements to the design and implementation of its supervisory and control systems. However, the Court’s audit found that there remain weaknesses in certain controls and that the payments were affected by material error. |
B |
||||||
RELEX |
with reservations |
Significant weaknesses concerning inadequate mitigating controls to provide an assurance on expenditure managed by CFSP missions and important weaknesses concerning the adequacy of ex post controls to provide an additional assurance to complement other elements of the control system. |
Important shortcomings identified in respect of the ex-post controls component of DG RELEX’s supervisory and control systems for ensuring the regularity of the transactions still remain to be overcome. |
A |
||||||
ELARG |
without reservations |
N/A |
|
A |
||||||
ECHO |
without reservations |
N/A |
|
A |
||||||
|
(1) By reference to the Declaration of Assurance of Director-General, he/she has reasonable assurance that the control procedures put in place give the necessary guarantees concerning the regularity of transactions.
A: |
The Director-General’s declaration and the annual activity report give a fair assessment of financial management in relation to regularity. |
B: |
The Director-General’s declaration and annual activity report give a partially fair assessment of financial management in relation to regularity. |
C: |
The Director-General’s declaration and the annual activity report do not give a fair assessment of financial management in relation to regularity. |
ANNEX 6.4
FOLLOW-UP OF PREVIOUS OBSERVATIONS FOR EXTERNAL AID, DEVELOPMENT AND ENLARGEMENT
Court observation |
Action taken |
Court analysis |
External relations and development |
||
1. Monitoring of, and support to, organisations in charge of the implementation of EU-funded projects |
||
Regarding ex-ante checks, weaknesses were noted including insufficient monitoring of, and support to, organisations in charge of the implementation of EU-funded projects. (2008 Annual Report, paragraphs 8.22 and 8.35) |
Preparation of a Financial Management Toolkit for implementing organisations. |
See report on the EDFs, Annex 4, row 2. |
2. Budget support payments |
||
Regarding ex-ante checks, weaknesses were noted in the case of budget support payments in the processes for verifying the fulfilment of the payment conditions. (2008 Annual Report, paragraph 8.22) |
Widespread awareness throughout the Commission’s services of the need to ensure a more structured and formal approach when assessing budget support payments including the strengthening of the role of verification by finance and contracts staff in the payment approval process. |
See report on the EDFs, Annex 4, row 9. |
3. System of external audits |
||
In respect of the use of external audits, one of the most important components of EuropeAid’s internal control framework, the Court noted improvement in the processes. However, it concludes that these controls remain partially effective overall. (2008 Annual Report, paragraphs 8.23 and 8.24) |
Reforms introduced since 2007 to the audit methodology in place complemented by a substantial revision of the annual audit plan methodology. |
See report on the EDFs, Annex 4, row 3. |
4. Risk management process |
||
The risk management process was found to be partially effective. (2008 Annual Report paragraph 8.23) |
Continuing efforts to raise awareness of the risk management process. |
The risk management process was assessed as being overall effective. |
5. Ex-post controls |
||
Important shortcomings were identified in respect of the ex-post controls component of the DG RELEX’s supervisory and control systems for ensuring the regularity of transactions. (2008 Annual Report, paragraph 8.25) |
Close monitoring of the implementation of the ex-post controls annual plans. |
Notwithstanding the efforts and the progress made so far there are still important weaknesses to overcome. |
Enlargement |
||
6. IAC |
||
It was noted that the multiannual programme of the IAC was not sufficiently developed. (2008 Annual Report, paragraph 8.27) |
IAC in 2009 developed a multiannual programme of its activities. |
The Court considers this observation duly addressed by DG ELARG. |
7. Ex-post controls of centrally managed projects |
||
It was noted that DG ELARG did not have a specific strategy for the ex-post controls of centrally managed projects. (2008 Annual Report, paragraph 8.27) |
During 2009 DG ELARG developed the strategy for the ex-post control of centrally managed projects. |
The Court welcomes the initiative of DG ELARG, but the new strategy will be put in practice only in 2010 and still need to prove its effectiveness. |
8. Potential irregularities in the management of Phare funds by two agencies in Bulgaria |
||
It was noted that fundamental weaknesses remained concerning potential irregularities in the management of Phare funds by two agencies in Bulgaria. (2008 Annual Report, paragraph 8.28) |
During 2009 and following corrective actions from the Bulgarian authorities, DG ELARG lifted the suspension of payments to Bulgaria. |
DG ELARG still need to devote a special attention to the follow-up of the implementation of the post-accession funds in Bulgaria. |
Humanitarian aid |
||
9. IAC |
||
In 2008 the IAC did not operate yet in its full capacity due to the transferral of activities from EuropeAid’s IAC. (2008 Annual Report, paragraph 8.29) |
During 2009 IAC was properly staffed and implementing a full year working programme. |
DG ECHO’s IAC is functioning properly and providing assurance to DG ECHO’s Director-General. |
CHAPTER 7
Education and Citizenship
TABLE OF CONTENTS
Introduction
Specific characteristics of the policy group
Audit scope and approach
Regularity of transactions
Effectiveness of systems
Reliability of Commission management representations
Conclusions and recommendations
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
INTRODUCTION |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Table 7.1 — Education and Citizenship — Key information
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Specific characteristics of the policy group |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Audit scope and approach |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
7.6. |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
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|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
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|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
REGULARITY OF TRANSACTIONS |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
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|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
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|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
EFFECTIVENESS OF SYSTEMS |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
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|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
RELIABILITY OF COMMISSION MANAGEMENT REPRESENTATIONS |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
CONCLUSIONS AND RECOMMENDATIONS |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
(1) Having a contractual relationship with the Commission.
(2) Participating organisations are usually universities, schools or colleges, who manage payments to beneficiaries such as students or teachers.
(3) Programme to combat violence against children, young people and women.
(4) The audit of administrative expenditure is reported in Chapter 9.
Source: Annual Accounts 2009.
ANNEX 7.1
RESULTS OF TRANSACTION TESTING FOR EDUCATION AND CITIZENSHIP (1)
|
2009 |
2008 |
2007 |
||||||||
15 Education and Culture |
16 Communication |
18 Freedom, Justice and Security |
Total |
||||||||
SIZE AND STRUCTURE OF THE SAMPLE |
|||||||||||
Total transactions (of which): |
92 |
13 |
45 |
150 |
150 |
150 |
|||||
Advances |
20 |
1 |
9 |
30 |
129 |
95 |
|||||
Closures |
72 |
12 |
36 |
120 |
21 |
55 |
|||||
RESULTS OF TESTING |
|||||||||||
(in % and numbers of transactions) |
|||||||||||
Transactions not affected by error |
58 % |
{53} |
100 % |
{13} |
82 % |
{37} |
69 % |
{103} |
90 % |
79 % |
|
Transactions affected by error |
42 % |
{39} |
0 % |
{0} |
18 % |
{8} |
31 % |
{47} |
10 % |
21 % |
|
ANALYSIS OF TRANSACTIONS AFFECTED BY ERROR |
|||||||||||
(in % and numbers of transactions) |
|||||||||||
Analysis by type of expenditure |
|||||||||||
Advances |
0 % |
{0} |
0 % |
{0} |
0 % |
{0} |
0 % |
{0} |
60 % |
35 % |
|
Closures |
100 % |
{39} |
0 % |
{0} |
100 % |
{8} |
100 % |
{47} |
40 % |
65 % |
|
Analysis by type of error |
|||||||||||
Non-quantifiable errors |
33 % |
{13} |
0 % |
{0} |
67 % |
{5} |
38 % |
{18} |
73 % |
68 % |
|
Quantifiable errors |
67 % |
{26} |
0 % |
{0} |
33 % |
{3} |
62 % |
{29} |
27 % |
32 % |
|
comprising: |
Eligibility |
50 % |
{13} |
0 % |
{0} |
100 % |
{3} |
55 % |
{16} |
50 % |
80 % |
Occurrence |
15 % |
{4} |
0 % |
{0} |
0 % |
{0} |
14 % |
{4} |
25 % |
0 % |
|
Accuracy |
35 % |
{9} |
0 % |
{0} |
0 % |
{0} |
31 % |
{9} |
25 % |
20 % |
|
ESTIMATED IMPACT OF QUANTIFIABLE ERRORS |
|||||||||||
Most likely error rate for closures: |
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< 2 % |
|
X |
|
||||||||
2 % to 5 % |
X |
|
X |
||||||||
> 5 % |
|
|
|
(1) As explained in 7.7, the audit approach for 2009 differs from that for 2008 and 2007 and the results for 2009 are therefore not directly comparable with the results for 2008 and 2007. Furthermore, it should be noted that for 2007 and 2008, the Court's sample consisted of interim/final payments and advances whereas for 2009 the sample consisted of closures and advances. Therefore, ‘closures’ in the first column should for 2007 and 2008 be read as ‘interim/final payments’.
ANNEX 7.2
RESULTS OF EXAMINATION OF SYSTEMS FOR EDUCATION AND CITIZENSHIP
Assessment of selected supervisory and control systems
System concerned |
Overall assessment |
DG EAC |
|
DG JLS |
|
DG COMM |
|
Overall assessment of supervisory and control systems
Overall assessment |
2009 |
2008 |
2007 |
Legend
|
Effective |
|
Partially effective |
|
Not effective |
(1) Systems audited: Commission closure of payments and settlements.
(2) Systems audited: Lifelong Learning Programme management in National Authorities, National Agencies and Commission.
(3) Systems audited: Commission assessments of ex-ante declaration of assurance in Lifelong Learning Programme and European Refugee Fund II, Commission ex-ante checks on payments, Commission ex-post checks/audits.
ANNEX 7.3
RESULTS OF REVIEW OF COMMISSION MANAGEMENT REPRESENTATIONS
Main DGs concerned |
Nature of declaration given by Director-general (1) |
Reservations given |
Court observations |
Overall assessment of reliability |
||||||
EAC |
with reservation |
There is a ‘too high error rate in the small share of overall expenditure managed via centralised direct management, due to lack of justifying documents for cost claims, in respect of projects dating from the previous programming period.’ |
|
A |
||||||
JLS |
with reservations |
Reputational damage due to delays in the completion of the SIS II project. Reputational damage due to a delay in the completion of the VIS project. Financial risk corresponding to the residual error rate (2,15 %) in the non-audited population of grants in the programmes under ABB activity 1804 – Fundamental Rights and Citizenship. |
Two reputational risks listed in the 2008 AAR continued to be present in 2009 but the DG did not consider them sufficient to warrant reservations. Firstly, although measures have been taken to address deficiencies in the European Police College (CEPOL) systems, these will not take effect until 2010. Secondly, the 2009 AAR explains that weaknesses remain in procurement regarding the Bulgarian Schengen Facility. |
|||||||
|
(1) By reference to the Declaration of Assurance of Director-General, he/she has reasonable assurance that the control procedures put in place give the necessary guarantees concerning the regularity of transactions.
A: |
The Director-General’s declaration and the annual activity report give a fair assessment of financial management in relation to regularity. |
B: |
The Director-General’s declaration and annual activity report give a partially fair assessment of financial management in relation to regularity. |
C: |
The Director-General’s declaration and annual activity report do not give a fair assessment of financial management in relation to regularity. |
ANNEX 7.4
FOLLOW-UP OF PREVIOUS OBSERVATIONS FOR EDUCATION AND CITIZENSHIP
Court observation |
Action taken |
Court analysis |
Commission reply |
||||||||||
1. Weaknesses in the systems set up in the Member States for Lifelong Learning Programme (LLP) |
|||||||||||||
The Court noted the following weaknesses in the systems set up in the Member States for Lifelong Learning Programme:
(2008 Annual Report, paragraphs 9.16, 9.19 to 9.21 and 9.33) |
According to the AAR 2009 of DG EAC, the findings of the Court concerning the primary controls ‘… are followed-up individually during the assessment of the yearly declaration of assurance and checked during on-the-spot visits. The individual follow-up is completed by training seminars and permanent information and communication with the National Agencies.’ With regard to the late submission of yearly reports by the national agencies and the yearly ex-post declarations sent by the National Authorities to the Commission the DG EAC’s AAR 2009 states: ‘… the report forms and guidelines for completion were issued in December 2009, thus ensuring that both NAs (National Agencies) and NAUs (National Authorities) will have more time for completion and for the necessary supervisory checks in view of the 30/4/2010 submission deadline. Furthermore, financial report forms have been substantially simplified in order to reduce the risk of erroneous reporting and incoherencies between financial reports and reports on primary checks.’ According to the AAR 2009 of DG EAC: ‘As a follow-up to the Court's recommendations, updated guidance for the National Authorities has been worked out and communicated at the end of 2009. On the basis of these revised guidelines, coupled with a training seminar for National Authorities on 2 March 2010, it is expected that the 2009 Declarations of Assurance will be of better and of more homogenous quality than in the past years.’ (p. 35). An ECA representative attended the seminar for National Authorities mentioned in the AAR and the Court has received a copy of the new guidance. |
The Court acknowledges the changes in the procedures, but at this stage, the impact of the actions described in the 2009 AAR cannot be ascertained. For 2009, nine declarations and reports (23 % of total) from National Agencies were received on time (an additional three electronic copies were received by 6 May). The comparison with 2008 (six declarations received on time) shows only a little progress in terms of timeliness of the declarations and reports. The updated guidance for the National Authorities takes into account the issues indicated in the Court’s findings. However, as this guidance will only be implemented by the Member States in 2010, at this stage it is not possible to assess its impact on the secondary controls performed by the National Authorities. |
DG EAC has developed a system of permanent assurance. The analysis of the yearly declarations of assurance is just one of the elements on which the Commission bases its overall assurance. In addition, monitoring visits and supervisory checks are carried out by DG EAC services and by an external auditor. This ensures that the Commission can test the results of its desk review of the yearly declarations of assurance and closely follow the potential problem cases, The Commission welcomes the Court's analysis that its updated guidance takes into account the Court's recommendation of the previous year. |
||||||||||
2. Weaknesses in the Commission’s assessment process of ex-ante and ex-post declarations for LLP |
|||||||||||||
The Court found that the application of procedure for both the ex-ante declarations for the period 2007 to 2013 and the ex-post declaration for 2007 provided limited assurance for the quality of the management of the expenditure. The Commission’s assessment was based on a desk review of systems and controls and systems monitoring visits to 11 countries in 2008. However, only in some cases did the Commission verify the reality and the quality of the primary and secondary controls referred to in the yearly declarations and the information presented in the yearly reports. It is recommended that the Commission engage in closer supervision of the annual ex-post declaration process with direct verification that the controls described are adequate and fully applied. Based on its assessment of both the ex-ante and ex-post declarations, the yearly reports from the national agencies and the results of its monitoring visits to the national agencies and national authorities, the Commission has established a list of qualifications to be remedied by national agencies and national authorities. A continued follow-up of qualifications, in the form of more thorough monitoring visits, and a closer supervision by the Commission of the annual ex-post declaration procedure is needed to provide assurance for the coming years that national agencies meet the requirements in respect of management and control of expenditure. (2008 Annual Report, paragraphs 9.22 to 9.24, 9.25 and 9.34) |
According to the AAR 2009 of DG EAC: ‘In line with its Strategic Supervision Policy, DG EAC has already reinforced the on-the-spot visits that focus on the existence and implementation of management procedures and checks as described by Member States. The 2010 audit plan will continue in this perspective’. In 2009 DG EAC conducted five financial audits of nine decentralised action agreements 2000-2006 or 2007-2008 (against 14 financial audits in eight countries performed in 2008) and 11 system audit visits to National Authorities. It has also performed 58 monitoring visits to National Agencies (against 41 in 2008). |
In 2009, the number of financial audits was lower than in 2008, though DG EAC performed additional systems audits in National Authorities. Monitoring visits to National Agencies increased in 2009. |
The decrease in the number of financial audits in 2009 compared to 2008 is explained by the good results of similar audits in 2008, which have shown low error rates. These audits cannot be seen isolated from supervisory control visits and systems monitoring carried out by DG EAC services in 2009. |
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3. Partially effective ex-post controls at DG EAC |
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The 2008 Annual Activity Report of DG EAC reports that the results of the financial audits of projects, carried out by a private audit firm on behalf of the Commission, show an average error in the audited contracts of 0,01 % for LLP. However, an error rate calculated on the projects closed during the year would be much higher. Furthermore, as these audits were mainly carried out at the level of the national agency, which does not normally receive all justifying documents, they do not cover all eligibility criteria. (2008 Annual Report, paragraph 9.26) |
The LLP error rate found for 2009 amounted to 0,65 %. |
The scope of the financial audits carried out was unchanged from 2008 to 2009 and therefore, the Court’s observation on the audit limitations is maintained. |
The scope of the 2009 financial audits compared to 2008 audits has been slightly changed and more emphasis has been put on auditing a sample of primary checks carried out by or on behalf of the National Agency. These audits included the review of routine checks of final reports, desk checks of supporting documents, on-the-spot checks during action and financial on-the-spot checks after receipt of the final report. |
CHAPTER 8
Economic and Financial Affairs
TABLE OF CONTENTS
Overview
Specific assessment in the context of the Statement of Assurance
Introduction
Specific characteristics of the policy group
Audit scope and approach
Regularity of transactions
Effectiveness of systems
Ex-ante controls
Audit certification
Ex-post controls
Reliability of Commission management representations
Conclusions and recommendations
Results of the Audit of the Guarantee Fund for External Actions
Results of the Audit of the ECSC in Liquidation
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||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
OVERVIEW |
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|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
SPECIFIC ASSESSMENT IN THE CONTEXT OF THE STATEMENT OF ASSURANCE |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Introduction |
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|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Specific characteristics of the policy group |
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Table 8.1 — Economic and financial affairs — Key information
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Audit scope and approach |
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Regularity of transactions |
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Examples of ineligible costs |
Examples of ineligible costs |
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(a) The project audited was managed by a beneficiary who was implementing five FP6 projects in total financed by two different Directorates General of the Commission. By examining the timesheets of all projects, it was noted that the beneficiary was overcharging and even double booking hours on these Community funded projects. In addition the beneficiary significantly overcharged its indirect costs. The total error detected amounted to 21 % of the declared costs (or around 146 000 euro). These serious deficiencies in the cost statements were not detected by the firm which provided the audit certificate nor were they detected during the two ex-post controls carried out by another external audit firm on behalf of the Commission. |
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(b) Since 2004, the beneficiary has participated in six projects financed under FP6 and in eight projects financed under FP7. The total Community funding received since 2006 is approximately 1 million euro. The beneficiary applied a methodology for the calculation of personnel costs which did not comply with either the FP6 or the FP7 rules. Consequently, for the one project audited the costs declared were overcharged by more than 17 % (or around 7 800 euro). This methodology was also applied to the other 13 projects. |
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(c) ESA submits annual financial reports which show the use made of the funds received from the EU (see paragraph 8.8). The Court examined the 2008 Annual Report, which was submitted to the Commission on 19 March 2009 and amounted to 20,2 million euro of expenditure. The Court noted the inclusion of costs which should not be funded by the Community or costs which were insufficiently supported for an amount of close to 10 % of the audited sample (or approximately 1,3 million euro) and serious weaknesses in the procurement rules and procedures (10). |
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While the Commission agrees that some procurement procedures should be further aligned with the EC rules, the particular nature of the Space procurement activities should be taken into account. The Commission considers that ESA procurement rules and procedures ensure best value for money in the specific area of Space procurement. |
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Effectiveness of systems |
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Ex-ante controls |
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Audit certification |
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Ex-post controls |
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Reliability of Commission management representations |
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Conclusions and recommendations |
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8.32. |
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RESULTS OF THE AUDIT OF THE GUARANTEE FUND FOR EXTERNAL ACTIONS |
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RESULTS OF THE AUDIT OF THE ECSC IN LIQUIDATION |
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(1) The two EU agencies are the European Chemicals agency (ECHA) and the European Medicines agency (EMA). The Court issues annual audit reports concerning both agencies.
(2) FP6, FP7 and CIP programme financed by the 02 — Enterprise policy.
(3) The interim or final payments made in 2009 under the FP6, FP7 and CIP programme financed by the 02 — Enterprise policy, amount to 142 million euro.
(4) ESA is an international public sector organisation set up by an intergovernmental agreement outside the EU framework. ESA has its headquarters in Paris and specialist centres in the Netherlands, Germany, Italy and Spain.
(5) For 14 interim or final payments, the audit was carried out at the level of the final beneficiaries.
(6) EACI is entrusted by the Commission with the management of actions under the CIP programme financed by the 02 — Enterprise policy.
(7) Seven out of these 21 concern the first contribution from the EU budget to the jointly managed GMES programme.
(8) As there is no financial impact, these are considered as non-quantifiable errors.
(9) See reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in FP6 grants in the Declaration of the Authorising Officer by Delegation in the 2009 Annual Activity Report of the Directorate General Enterprise and Industry.
(10) See reservation concerning the reliability of the financial reporting by ESA in the Declaration given by the Director-General in the 2009 Annual Activity Report of the Directorate General Enterprise and Industry.
(11) By for instance requesting supporting documents such as invoices prior to the payment being made.
(12) The Research Executive Agency was set up in 2008 to manage parts of FP7 and became autonomous in June 2009.
(13) More specifically the Enterprise Europe Network (EEN) and the Intellectual Property Rights (IPR) awareness and enforcement projects.
(14) Article 180 of the Commission Regulation (EC, Euratom) No 2342/2002 of 23 December 2002 laying down detailed rules for the implementation of Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities (OJ L 357, 31.12.2002, p. 1), as amended.
(15) For instance wrong classification of costs.
(16) The Research Executive Agency and the Executive Agency for Competitiveness and Innovation.
(17) Council Regulation (EC, Euratom) No 2728/94 of 31 October 1994 establishing a Guarantee Fund for external actions (OJ L 293, 12.11.1994, p. 1), as last amended by Regulation (EC, Euratom) No 89/2007 (OJ L 22, 31.1.2007, p. 1).
(18) Principally the EIB, but also Euratom external lending and EC macro financial assistance (MFA) loans to third countries.
(19) Article 6 of Regulation (EC, Euratom) No 2728/94 and the EIB receives an annual management fee for the services provided.
(20) Protocol on the financial consequences of the expiry of the ECSC Treaty and on the Research Fund for Coal and Steel (OJ C 80, 10.3.2001. p. 67).
(21) Including the allocations for 2011 amount to 61 million euro and for 2010 to 54 million euro.
(22) COM(2010) 261
(23) The audit of administrative expenditure is reported in Chapter 9.
(24) Advances under the Seventh Framework Programme (2007-2013) amounted to 100 million euro.
(25) Interim/Final payments under the Seventh Framework Programme (2007-2013) and the Sixth Framework Programme (2002-2006) amounted to 9 million euro and 32 million euro respectively.
Source: Annual Accounts 2009.
ANNEX 8.1
RESULTS OF TRANSACTION TESTING FOR ECONOMIC AND FINANCIAL AFFAIRS
|
2009 |
2008 |
2007 |
|||||||||||
Policy area 02 — Enterprise |
Policy area 01 — Economic and Financial Affairs |
Policy area 03 — Competition |
Policy area 12 — Internal Market |
Policy area 20 — Trade |
Total |
|||||||||
SIZE AND STRUCTURE OF THE SAMPLE |
||||||||||||||
Total transactions (of which): |
48 |
27 |
1 |
0 |
4 |
80 |
80 |
55 |
||||||
Advances |
28 |
0 |
0 |
0 |
1 |
29 |
35 |
15 |
||||||
Interim/Final payments |
20 |
27 |
1 |
0 |
3 |
51 |
45 |
40 |
||||||
RESULTS OF TESTING |
||||||||||||||
(in % and numbers of transactions) |
||||||||||||||
Transactions not affected by error |
54 % |
{28} |
100 % |
{27} |
100 % |
{1} |
N/A |
N/A |
75 % |
{3} |
74 % |
{59} |
86 % |
93 % |
Transactions affected by error |
46 % |
{20} |
0 % |
{0} |
0 % |
{0} |
N/A |
N/A |
25 % |
{1} |
26 % |
{21} |
14 % |
7 % |
ESTIMATED IMPACT OF QUANTIFIABLE ERRORS |
||||||||||||||
Most likely error rate: |
|
|
||||||||||||
< 2 % |
X |
|
X |
|||||||||||
2 % to 5 % |
|
X |
|
|||||||||||
> 5 % |
|
|
|
ANNEX 8.2
RESULTS OF EXAMINATION OF SYSTEMS FOR ECONOMIC AND FINANCIAL AFFAIRS
Assessment of selected supervisory and control systems
System concerned |
Ex-ante checks |
Audit certification |
Ex-post financial audit |
Overall assessment |
|
Policy area 01 — Economic and Financial Affairs |
|
N/A |
|
|
|
Policy area 02 — Enterprise |
|
|
|
|
|
Policy area 03 — Competition Policy area 12 — Internal Market Policy area 20 — Trade |
|
N/A |
N/A |
|
Overall assessment of supervisory and control systems
Overall assessment |
2009 |
2008 |
2007 |
|
|
|
Legend:
|
Effective |
|
Partially effective |
|
Not effective |
N/A |
Not applicable: does not apply or not assessed |
(1) Effective for DG Enterprise and Industry, partially effective for EACI and not effective for ESA and REA.
ANNEX 8.3
RESULTS OF REVIEW OF COMMISSION MANAGEMENT REPRESENTATIONS FOR ECONOMIC AND FINANCIAL AFFAIRS
Main DGs concerned |
Nature of declaration given by Director-General (1) |
Reservations given |
Court observations |
Overall assessment of reliability |
||||||
COMP |
without reservations |
N/A |
In 2009 DG COMP issued a recovery order representing more than 70 % of its earmarked operational budget. At the end of 2009 this recovery order was still not cashed while it was due in October 2009. Despite the fact that this item is significantly above the 2 % materiality threshold and that a reputational risk could be linked with this recovery, DG COMP did not conduct a formal impact assessment to determine if a reservation should be raised. |
A |
||||||
ECFIN |
without reservations |
N/A |
The previous reservation concerning problems with the implementation of ‘additionality requirements’ for a financial programme was lifted. The Court reviewed the completion of the action plan and obtained evidence that the final checks concerning the effectiveness of the improved control systems were put in place. |
A |
||||||
ENTR |
with reservations |
|
The amount at risk in respect of FP7 cost claims is assessed by DG ENTR as not material in 2009 and therefore no reservation is made. However, the Court has noted the potential material error in FP7 cost claims from 2010. |
|||||||
MARKT |
without reservations |
N/A |
— |
|||||||
TRADE |
without reservations |
N/A |
— |
|||||||
|
(1) By reference to the Declaration of Assurance of Director-General, he/she has reasonable assurance that the control procedures put in place give the necessary guarantees concerning the regularity of transactions.
A: |
The Director-General's declaration and the annual activity report give a fair assessment of financial management in relation to regularity |
B: |
The Director-General's declaration and annual activity report give a partially fair assessment of financial management in relation to regularity |
C: |
The Director-General's declaration and the annual activity report do not give a fair assessment of financial management in relation to regularity |
ANNEX 8.4
FOLLOW-UP OF PREVIOUS OBSERVATIONS FOR ECONOMIC AND FINANCIAL AFFAIRS
Court observation |
Action taken |
Court analysis |
Commission reply |
1. Regularity of underlying transactions |
|||
In 2007, the Court identified regularity errors in three payments which were financed either under the fifth or the sixth Framework Programmes for research and technological development. The errors detected were principally due to: inadequate or missing supporting evidence to justify the cost claimed; the use of budgeted figures which does not comply with the contractual requirements to use actual cost; and inclusion of various ineligible costs. (2007 Annual Report, paragraphs 10.16 and 10.17) |
The Commission has made financial corrections for the errors identified in the sample, either by issuing a recovery order or by adjusting payments to the beneficiaries in subsequent periods. |
The Commission has followed up the errors identified by the Court and taken appropriate corrective action. |
The Commission will continue to correct the errors identified and agreed upon. |
2. Audit certification of project cost statements |
|||
The EU financial rules require that cost statements above a certain threshold have to be accompanied by an audit certificate. In three projects the certifying auditor issued an unqualified opinion whereas the Court detected serious quantifiable errors. (2007 Annual Report, paragraphs 10.27 to 10.30) |
For FP7 the Commission aimed to further improve the reliability of audit certificates by using ‘agreed upon procedures’, setting out in detail the audit work to be performed by the certifying auditors issuing the ‘certificate on the financial statements’ and encouraging ex-ante certification of the cost methodology. |
These measures are unlikely to have a positive impact on the number of cost statements with errors in them in the short term because as at the end of 2009, DG ENTR has not yet executed a payment accompanied by such a certificate and the Commission had accepted the cost methodologies of only 11 beneficiaries. |
FP7 establishes a threshold at the level of 375 000 EUR (EU contribution in cumulative terms per participant per project) to trigger the submission of an audit certificate. Most FP7 projects are only in their first reporting period which explains the limited number of certificates on financial statements at the end of 2009. As regards ex ante certification of the cost methodology, at the end of May 2010, the Commission had accepted the cost methodologies of 25 beneficiaries. |
CHAPTER 9
Administrative and other expenditure
TABLE OF CONTENTS
Introduction
Specific characteristics of the policy group
Audit scope and approach
Regularity of transactions
Compliance of systems with the financial regulation
Reliability of Commission management representations
Observations on specific Institutions
Parliament
Council
Commission
Court of Justice
Court of Auditors
European Economic and Social Committee
Committee of the Regions
European Ombudsman
European Data Protection Supervisor
Conclusions and recommendation
European Agencies and Executive Agencies
European Schools
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
INTRODUCTION |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Table 9.1 — Administrative expenditure of the institutions — Key information
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Specific characteristics of the policy group |
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Audit scope and approach |
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REGULARITY OF TRANSACTIONS |
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COMPLIANCE OF SYSTEMS WITH THE FINANCIAL REGULATION |
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RELIABILITY OF COMMISSION MANAGEMENT REPRESENTATIONS |
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OBSERVATIONS ON SPECIFIC INSTITUTIONS |
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Parliament |
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Engagement of temporary and contractual agents |
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Payment of social allowances to staff members |
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Organisation and functioning of political groups |
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Council |
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Procurement |
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Commission |
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Payment of social allowances and benefits to staff members |
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Court of Justice (5) |
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Procurement |
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Court of Auditors |
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European Economic and Social Committee |
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Committee of the Regions |
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European Ombudsman (8) |
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Engagement of temporary and contractual agents |
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European Data Protection Supervisor (9) |
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Payment of social allowances to staff members |
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Standards of internal control |
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CONCLUSIONS AND RECOMMENDATION |
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EUROPEAN UNION AGENCIES AND EXECUTIVE AGENCIES |
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Table 9.2 — European Union Agencies and Executive Agencies — Principal data
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EUROPEAN SCHOOLS |
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Table 9.3 — European schools — Principal data
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(1) Ex-ante and ex-post controls, internal audit function, exception reporting and internal control standards. In addition, the Court performed an in-depth assessment of supervisory and control systems in the Court of Justice, the European Ombudsman and the European Data Protection Supervisor. This assessment included the examination of an additional sample of transactions of payments relating to human resources and to other administrative expenditure.
(2) PricewaterhouseCoopers, Société à responsabilité limitée, Réviseur d'Entreprises.
(3) Rules adopted by the Bureau of the European Parliament on 30 June 2003, as amended by decisions of 22 March 2006 and 11 July 2007.
(4) At the end of the financial year 2008, appropriations carried over by political groups amounted to 22 million euro, i.e. 42,5 % of the annual appropriations for 2008.
(5) See footnote 1.
(6) See also the 2008 Annual Report, paragraph 11.14 (OJ C 269, 10.11.2009).
(7) See the audit report on the financial statements referred to in paragraph 9.8.
(8) See footnote 1.
(9) See footnote 1.
(10) The Court's annual reports on the Agencies accounts are presented on its site (http://www.eca.europa.eu) and will be published in the Official Journal.
(11) The Court conducts a review of the consolidated accounts and in addition performs an annual audit of the Central Office and a cyclical audit of two out of fourteen European Schools every year.
(12) Source: European Schools, clôtures des comptes 2009.
(13) See footnote to paragraph 9.6.
(14) The assessment dealt with 41 transactions relating to the management of expenditure related to human resources and 13 transactions related to the management of other expenditure of an administrative nature (three public contract award procedures and 10 other transactions).
(15) This transaction is part of the sample of 10 transactions with a total value of EUR 30,86 million aimed at assessing the management of administrative expenditure (other than human resources and contract award procedures tested separately).
(16) Internal control standard No 13 of the Court of Justice, according to which ‘departments shall take appropriate steps to ensure that all cases in which, because of exceptional circumstances, controls are not applied or established policies and procedures are departed from are recorded in writing, justified and approved at an appropriate level before measures are adopted.’ was fully complied with in the exceptional circumstances set out above.
(17) See point 17 of the decision of 23 April 2009 on the 2007 discharge of the Court of Justice [2008/2278(DEC)] and point 45 of the resolution of 18 May 2010 on the estimates of revenue and expenditure of the European Parliament for the financial year 2011 [2010/2005(BUD)].
(18) Payment appropriations.
(19) See paragraph 9.34.
(20) Agency closed in 2008.
(21) Provisional seat.
(22) Agency having acquired its financial independence in 2009.
(23) Total revenue and expenditure as foreseen in the budget of each European School and the Office including all modifications made to the budgets initially adopted.
(24) Source: European Schools, clôture des comptes 2009.
(25) Source: 2009 Annual report of the Secretary General to the Board of Governors of the European Schools.
N. B.: Variations in totals are due to the effects of rounding.
ANNEX 9.1
RESULTS OF TRANSACTION TESTING FOR ADMINISTRATIVE EXPENDITURE
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2009 |
2008 |
2007 |
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Expenses related to staff of the Institutions |
Expenses related to buildings |
Other expenses |
Total |
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SIZE AND STRUCTURE OF THE SAMPLE |
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Total transactions (of which): |
38 |
7 |
12 |
57 |
57 |
56 |
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Advances |
0 |
1 |
1 |
2 |
0 |
0 |
||||
Interim/Final payments |
38 |
6 |
11 |
55 |
57 |
56 |
||||
RESULTS OF TESTING |
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(in % and numbers of transactions) |
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Transactions not affected by error |
97 % |
{37} |
100 % |
{7} |
75 % |
{9} |
93 % |
{53} |
91 % |
95 % |
Transactions affected by error |
3 % |
{1} |
0 % |
{0} |
25 % |
{3} |
7 % |
{4} |
9 % |
5 % |
ESTIMATED IMPACT OF QUANTIFIABLE ERRORS |
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Most likely error rate: |
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|
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< 2 % |
X |
X |
X |
|||||||
2 % to 5 % |
|
|
|
|||||||
> 5 % |
|
|
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ANNEX 9.2
RESULTS OF EXAMINATION OF SYSTEMS FOR ADMINISTRATIVE EXPENDITURE
Overall assessment of supervisory and control systems
Overall assessment |
2009 |
2008 |
2007 |
|
|
|
Legend
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Compliant |
|
Partially compliant |
|
Not compliant |
N/A |
Not applicable: does not apply or not assessed |
ANNEX 9.3
RESULTS OF REVIEW OF COMMISSION MANAGEMENT REPRESENTATIONS FOR ADMINISTRATIVE EXPENDITURE
Main DGs concerned |
Nature of declaration given by Director-General (1) |
Reservations given |
Court observations |
Overall assessment of reliability |
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PMO |
without reservations |
N/A |
— |
A |
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OIB |
without reservations |
N/A |
— |
|||||||
OIL |
without reservations |
N/A |
— |
|||||||
DIGIT |
without reservations |
N/A |
— |
|||||||
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(1) By reference to the Declaration of Assurance of Director-General, he/she has reasonable assurance that the control procedures put in place give the necessary guarantees concerning the regularity of transactions.
A: |
The Director-general's declaration and the annual activity report give a fair assessment of financial management in relation to regularity |
B: |
The Director-general's declaration and annual activity report give a partially fair assessment of financial management in relation to regularity |
C: |
The Director-general's declaration and the annual activity report do not give a fair assessment of financial management in relation to regularity |
ANNEX 9.4
FOLLOW-UP OF PREVIOUS OBSERVATIONS FOR ADMINISTRATIVE EXPENDITURE
Court observation |
Action taken |
Court analysis |
Institution's reply |
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1. Multiplication factor applicable to salaries |
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2007 Annual Report, paragraphs 11.7 to 11.11, most recently Annex 11.2 of the 2008 Annual Report: |
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The European Parliament’s replies |
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The Parliament and the Economic and Social Committee do not apply the provisions of the Staff Regulations concerning the multiplication factor in the same way as the other institutions. This resulted in the granting of a financial advantage to their staff, which the other institutions do not grant, and in higher expenses. |
Parliament and the Economic and the Economic and Social Committee continue to apply their current practice while waiting for the Court of Justice’s final rulings in cases brought forward in this respect by staff of the Institutions. |
The Court of Auditors will monitor the follow-up to the Court of Justice ruling. |
The European Parliament shares the procedural approach of the Court of Auditors and will wait for the Court of Justice's final rulings. |
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2. Reimbursement of accommodation costs incurred on mission |
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2004 and 2007 Annual Reports, most recently Annex 11.2 of the 2008 Annual Report: |
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The European Parliament’s replies |
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The amended Staff Regulations, which entered into force on 1 May 2004, state that accommodation costs incurred on mission are reimbursed up to a maximum fixed for each country, on production of supporting documents (Article 13 of Annex VII to the Staff Regulations). Contrary to this rule, the Parliament provided in its internal rules for the payment of a flat-rate sum of 60 % of the maximum allowable amount, to staff who do not produce any evidence of having incurred accommodation costs. |
The Internal Rules Governing Missions and Duty Travel by Officials and Other Servants of the European Parliament were adopted by a decision of the Secretary-General on 10 December 2009. In addition to arrangements for missions, these Internal Rules lay down specific arrangements applicable to duty travel to the three places of work of the Parliament (Luxembourg, Strasbourg and Brussels) including reimbursement of costs on a lump-sum basis without production of supporting documentation. As a result, the Parliament continues to pay accommodation costs on a lump-sum basis for claims relating to overnight stays in Luxembourg, Strasbourg and Brussels. |
Updated rules do not comply with the Staff Regulations. The Parliament should ensure that accommodation costs incurred on mission are reimbursed in compliance with the Staff Regulations. |
Parliament notes the Court’s position on the new rules specifically adopted in the light of previous observations, but stands by its view concerning the need for staff ‘undertaking duty travel between the three working places’ and ‘on mission’ to be treated differently. Parliament intends to take advantage of the opportunity offered by a forthcoming revision of the Staff Regulations and of its role as co-legislator in that procedure to amend certain provisions of the Staff Regulations to introduce a distinction between missions and duty travel between the three working places. In that connection, the budgetary authority has already altered the name and the remarks against former budget Item , ‘Mission expenses’. That item is now entitled ‘Expenses on staff missions and duty travel between the three working places’ and the remarks clearly stipulate that the appropriations are intended to cover expenditure on duty travel by staff, seconded national experts or trainees between their place of employment and one of Parliament’s three working places (Brussels, Luxembourg and Strasbourg) and on missions elsewhere, thereby creating the basis in the budget for the rules which Parliament applies to duty travel between the three working places. |
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3. Allowances for assistance to Members of the European Parliament (MEPs) |
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2006 Annual Report, paragraphs 10.10 to 10.12, and Annex 11.2 of the 2008 Annual Report: |
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The European Parliament’s replies |
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In its 2006 Annual Report, the Court of Auditors considered that there was insufficient documentation to demonstrate that MEPs actually employed or engaged the services of assistants, and that the duties or services mentioned in the contracts signed by the MEPs had been really carried out. The Bureau should take action in order to obtain the documents considered essential to prove that the expenditure was justified. According to the Bureau’s amended rules of December 2006, invoices and fee statements issued by paying agents and service providers are no longer required to be submitted by MEPs, but must be retained by them. Instead, MEPs are required to submit copies of ‘statements of expenditure’ and ‘statements of amounts invoiced’ issued by paying agents and service providers. These new rules apply for periods since July 2004. The 2007 Annual Report included a recommendation that the Parliament should further enhance controls over the parliamentary assistance allowance, including random checks of invoices that the Members have in their possession. |
The clearance of the parliamentary assistance expenses for the 2004 - 2007 financial years has been fully completed. In relation to the 2008 financial year, the Parliament’s administration has obtained over 98 % of statements of expenditure and amounts invoiced. In relation to the 2009 financial year, the Parliament’s administration is currently processing statements received during the past months. |
The Court will monitor the clearance by the Parliament of the MEPs’ statements of expenditure related to the financial years 2008 and 2009. The Parliament’s administration should perform checks on original invoices that support statements of expenditure. |
The regularisation of parliamentary assistance expenses for the years 2008-09 (first half) is taking place in accordance with the provisions of Article 14 of the Rules governing the payment of expenses and allowances to Members (PEAM). For the year 2008, 99,79 % of the total value of payments falling into the scope of the regularisation procedure had been successfully regularised. The remaining 0,2 % is currently treated on an individual case basis and where appropriate compulsory reimbursement of amounts is considered. For the first half of the year 2009 (1), the rate of successful regularisation is at this step almost 92,31 % (i.e. 94 227 604 euro out of 102 074 881 euro). The remaining 7,6 % is principally composed of documents which are currently being examined (6,28 %). Documents concerning 1,41 % of the payments falling under the regularisation procedure are still awaited. In every single case where doubts of information existed, the services have requested from Members proper explanations, including the presentation of bills and invoices. Before the end of the year, when the remaining documents will be fully examined, it is expected that the final rate of successful regularisation will approach the levels seen for other years. |
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4. Additional pension scheme for Members of the European Parliament |
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2006 Annual Report, Table 10.2, and Annex 11.2 of the 2008 Annual Report: |
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The European Parliament’s replies |
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The Court recalls the observations made regarding this matter in its 2008 Annual Report:
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According to an actuarial study provided by the Parliament, the Fund would incur an actuarial deficit of 84,5 million euros as at 31 December 2009, on the basis of the new rules defined in the decisions of the Bureau in its meeting of 1 April 2009. |
The Parliament should obtain from the Fund the establishment of an investment strategy based on the guidelines set by the Parliament. |
Parliament reminds that on 1 April 2009 the Bureau took important decisions aimed at defining the Parliament’s position towards the Fund and at ensuring clarity in its obligations and relations with it. Concerning Parliament’s role in the settlement of the investments strategy, Parliament has shown its willingness to suggest general guidelines to the management of the Fund but does not intend to take an active part into precise investment decisions, nor could do so as the Fund is a separate and independent entity. Guidelines have already been given by letter of the EP President to the Fund on 4 May 2009, asking to avoid exposing the Fund to risks of fluctuation in exchange rates and to adopt a prudent investments strategy. The combined effect of the Bureau decisions, the guidelines given and the recovery of the financial markets has allowed the Fund to reduce the actuarial deficit from 121,84 million euro (31 December 2008) to 84,56 million euro (31 December 2009). Moreover, Parliament has had new independent actuarial studies carried out with a view to assessing the financial situation of the Pension Fund following the entry into force of the Staff Regulations and the Bureau decisions of 9 March and 1 April 2009 modifying the Additional (Voluntary) Pension Scheme. Given that Parliament has acknowledged its liability for any deficit, the amount in question has been entered on the balance sheet, as requested by the Court. The actuarial assessment will be updated annually as part of the process of drawing up the annual financial statements. |
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5. Completion date for the Secured European System for Automatic Messaging (SESAME) |
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2008 Annual Report, paragraph 11.10: |
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The Council’s replies |
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The target completion date for the Secured European System for Automatic Messaging (SESAME) used to prepare the Council’s annual budgets was consistently overoptimistic. There were many changes to the initial project design and there was no agreement among Member States on how to treat certain kinds of sensitive information. As a result the annual budget for SESAME was overestimated each year. |
In 2009, the 2,7 million euro budget for SESAME was again overestimated by 2,4 million euro. However, the implementation of the Low Classified Segment of SESAME has been authorized by the Member States in the Political and Security Committee in October 2009. The project can thus be launched. However, a further agreement has to be reached on the design of the High Classified Segment of the project. |
The Council should ensure that budgetary appropriations made available for the SESAME project are in line with the state of implementation of the project. |
The General Secretariat of the Council accepts the analysis of the Court of Auditors regarding the follow-up of the 2008 observation of the Court of Auditors on the SESAME project. In order to ensure that budgetary appropriations for the SESAME project are in line with the state of implementation of the project, the amounts foreseen in the budget 2010 and the draft budget 2011 are reduced to EUR 400 000 per year. |
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6. Implementation of the Individual Rights Information System |
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2008 Annual Report, paragraph 11.11: |
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The Commission’s replies |
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In June 2008 the Office for Administration and Payment of Individual Entitlements (PMO) implemented a new system called the Individual Rights Information System (IRIS) for the management of staff entitlements, including salaries. The migration towards IRIS led to numerous problems in the calculation of salaries. Emergency measures to correct inconsistencies included manual interventions in the payroll calculation system, which were not adequately supervised. There was insufficient system testing of IRIS, and the old and the new systems were not run in parallel until evidence that the new system was operating satisfactorily had been obtained. |
Following the problems encountered, the development of IRIS was stopped. Two new projects were launched: one for the management of individual entitlements and one for the management of sickness assurance. During the development of these applications, the calculation of individual rights is based on data introduced manually in the payroll calculation system. |
The Commission should ensure that new applications will be implemented only when evidence that the results of system testing are satisfactory is obtained. |
The PMO has already started the tests of the redevelopped modules for the management of individual entitlements. The extensive test programme elaborated takes into account the lessons drawn from past experience. |
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7. Pension scheme for local staff at Commission Delegations |
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2008 Annual Report, paragraph 11.13: |
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The Commission’s replies |
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Since 1996, the pension scheme for the local staff employed at Commission delegations established by the External Service Directorate of the General Directorate for External Relations has been administered on the basis of provisional rules. These rules fail to address the question of the Commission's responsibility for the safeguarding and the return of the fund's assets, neither do they define the detailed provisions for the settlements of the staff’s rights. |
The Commission agreed to explore how to make this scheme permanent. It also confirmed the need for the establishment of a legislative proposal and for the performance of an actuarial study. |
The Commission should take action to adopt rules for the organisation and the management of this scheme. |
Making the current complementary scheme permanent needs a legal basis. This requires an amendment of the Conditions of Employment of Other Staff, which the Commission has included in the EEAS proposal to the Council and the Parliament. |
(1) As of 26 July 2010.
ANNEX I
Financial information on the general budget
CONTENTS
BACKGROUND INFORMATION ON THE BUDGET
1. |
Origin of the budget |
2. |
Legal basis |
3. |
Budgetary principles laid down in the Treaties and the Financial Regulation |
4. |
Content and structure of the budget |
5. |
Financing of the budget (budgetary revenue) |
6. |
Types of budget appropriation |
7. |
Implementation of the budget |
7.1. |
Responsibility for implementation |
7.2. |
Implementation of revenue |
7.3. |
Implementation of expenditure |
7.4. |
The consolidated statements on budgetary implementation and determination of the balance of the financial year |
8. |
Presentation of the accounts |
9. |
External audit |
10. |
Discharge and follow-up |
EXPLANATORY NOTES
Sources of financial data
Monetary unit
Abbreviations and symbols
DIAGRAMS
BACKGROUND INFORMATION ON THE BUDGET
1. ORIGIN OF THE BUDGET
The budget comprises the expenditure of the European Union. It also includes administrative expenditure on cooperation in the fields of ‘justice and home affairs’ and the common foreign and security policy, as well as all other expenditure that the Council considers should be borne by the budget for the purpose of implementing these policies.
2. LEGAL BASIS
The budget is governed by the financial provisions of the Treaties (1) (2) (Articles 310 to 325 TFEU) and 106a EAEC and by the financial regulations (3).
3. BUDGETARY PRINCIPLES LAID DOWN IN THE TREATIES AND THE FINANCIAL REGULATION
All items of European Union revenue and expenditure are to be included in a single budget (unity and accuracy). The budget is authorised for one financial year only (annuality). Budgetary revenue and expenditure must balance (equilibrium). The accounts are established, implemented and presented in euro (unit of account). Revenue is to be used without distinction to finance all expenditure and, like the expenditure, is to be entered in full in the budget and subsequently in the financial statements without any adjustment of one item against another (universality). The appropriations are earmarked for specific purposes by title and chapter; the chapters are further subdivided into articles and items (specification). The budgetary appropriations are to be used in accordance with the principles of economy, efficiency and effectiveness (sound financial management). The budget is established and implemented and the accounts are presented in observance of the principle of transparency (transparency). There are some exceptions to these general principles.
4. CONTENT AND STRUCTURE OF THE BUDGET
The budget consists of a ‘Summary statement of revenue and expenditure’ and sections divided into ‘Statements of revenue and expenditure’ for each institution. The nine sections are: (I) Parliament; (II) Council; (III) Commission; (IV) Court of Justice; (V) Court of Auditors; (VI) Economic and Social Committee; (VII) Committee of the Regions; (VIII) European Ombudsman and (IX) European Data-protection Supervisor.
Within each section, items of revenue and expenditure are classified under budget headings (titles, chapters, articles and, where applicable, items) according to their type or the use to which they are to be applied.
5. FINANCING OF THE BUDGET (BUDGETARY REVENUE)
The budget is mainly financed from the European Union own resources: GNI-based own resources; own resources accruing from VAT; customs duties; agricultural duties and sugar and isoglucose levies (4).
Besides own resources, there are other items of revenue (see Diagram I ).
6. TYPES OF BUDGET APPROPRIATION
To cover estimated expenditure, the following types of budget appropriation are distinguished in the budget:
(a) |
differentiated appropriations (DA) are used to finance multiannual activities in certain budgetary areas. They comprise commitment appropriations (CA) and payment appropriations (PA):
|
(b) |
non-differentiated appropriations (NDA) make it possible to ensure the commitment and payment of expenditure relating to annual activities during each financial year. |
It is thus important to establish the following two totals for each financial year:
(a) |
the total of appropriations for commitments (AFC) (5) = non-differentiated appropriations (NDA) + commitment appropriations (CA) (5); |
(b) |
the total of appropriations for payments (AFP) (5) = non-differentiated appropriations (NDA) + payment appropriations (PA) (5). |
Revenue raised in the budget is intended to cover the total appropriations for payments. Commitment appropriations do not need to be covered by revenue.
The following simplified presentation (with illustrative amounts) shows the impact of these types of appropriations in each budget year.
7. IMPLEMENTATION OF THE BUDGET
7.1. Responsibility for implementation
The Commission implements the budget on its own responsibility in accordance with the Financial Regulation and within the limits of the allotted appropriations; it also confers upon the other institutions the requisite powers for the implementation of the sections of the budget relating to them (6). The Financial Regulation lays down the implementation procedures and, in particular, the responsibilities of the authorising officers, accounting officers, administrators of imprest accounts and internal auditors of the institutions. In the two largest areas of expenditure (EAGF and Cohesion) the management of European Union funds is shared with the Member States.
7.2. Implementation of revenue
The estimated revenue is entered in the budget subject to changes deriving from amending budgets.
The budgetary implementation of revenue consists of establishing the entitlements and recovering the revenue due to the European Union (own resources and other revenue). It is governed by certain special provisions (7). The actual revenue of a financial year is defined as the total of sums collected against entitlements established during the current financial year and sums collected against entitlements still to be recovered from previous financial years.
7.3. Implementation of expenditure
The estimated expenditure is entered in the budget.
The budgetary implementation of expenditure, i.e. the evolution and utilisation of appropriations, may be summarised as follows:
(a) |
appropriations for commitments: (i) evolution of appropriations: the total appropriations for commitments available in a financial year are made up as follows: initial budget (NDA and CA) + amending budgets + assigned revenue + transfers + commitment appropriations carried over from the preceding financial year + non-automatic carry-overs from the preceding financial year not yet committed + released commitment appropriations from preceding financial years which have been made available again; (ii) utilisation of appropriations: the final appropriations for commitments are available in the financial year for use in the form of commitments entered into (appropriations for commitments utilised = amount of commitments entered into); (iii) carry-overs of appropriations from one financial year to the next financial year: appropriations belonging to the financial year which have not been utilised may be carried over to the next financial year following a decision by the institution concerned. Appropriations available as assigned revenue are automatically carried over; (iv) cancellation of appropriations: the balance is cancelled; |
(b) |
appropriations for payments: (i) evolution of appropriations: the total appropriations for payments available in a financial year are made up as follows: initial budget (NDA and PA) + amending budgets + assigned revenue + transfers + appropriations carried over from the previous financial year in the form of automatic carry-overs or non-automatic carry-overs; (ii) utilisation of appropriations of the financial year: the appropriations for payments of the financial year are available in the financial year for use as payments. They do not include appropriations carried over from the previous financial year (utilised appropriations for payments = amount of payments made against the appropriations of the financial year); (iii) carry-overs of appropriations from one financial year to the next financial year: unutilised appropriations of the financial year may be carried over to the next financial year following a decision by the institution concerned. Appropriations available as assigned revenue are automatically carried over; (iv) cancellation of appropriations: the balance is cancelled; (v) total payments during the financial year: payments against appropriations for payments of the financial year + payments against appropriations for payments carried over from the preceding financial year; (vi) actual expenditure charged to a financial year: expenditure in the consolidated statements on budgetary implementation (see paragraph 7.4) = payments against appropriations for payments of the financial year + appropriations for payments of the financial year carried over to the following financial year. |
7.4. The consolidated statements on budgetary implementation and determination of the balance of the financial year
The consolidated statements on budgetary implementation are drawn up after the closure of each financial year. They determine the balance of the year, which is entered in the budget of the next financial year through an amending budget.
8. PRESENTATION OF THE ACCOUNTS
The accounts for a given financial year are forwarded to the Parliament, the Council and the Court of Auditors; these accounts comprise financial statements and statements on budgetary implementation, together with a report on the budgetary and financial management. The provisional accounts are forwarded not later than 31 March of the following year; the final accounts are due on 31 July of that year.
9. EXTERNAL AUDIT
Since 1977 the external audit of the budget has been carried out by the Court of Auditors of the European Union (8). The Court of Auditors examines the accounts of all revenue and expenditure of the budget. It must provide the European Parliament and the Council with a statement of assurance as to the reliability of the accounts and the legality and regularity of the underlying transactions. It also considers whether revenue has been received and expenditure incurred in a lawful and regular manner, and whether the financial management has been sound. The audits may be carried out before the closure of the financial year in question and are performed on the basis of records and, where necessary, on the spot in the institutions of the Union, in the Member States and in third countries. The Court of Auditors draws up an annual report for each financial year and may also, at any time, submit its observations on specific questions and deliver opinions at the request of any of the institutions of the Union.
10. DISCHARGE AND FOLLOW-UP
Since 1977 the following provisions have been applicable (9): Parliament, on the recommendation of the Council, gives, before 30 April of the second year following the financial year in question, discharge to the Commission in respect of its implementation of the budget. To this end, the Council and Parliament in turn examine the accounts presented by the Commission and the annual report and special reports of the Court of Auditors. The institutions must take appropriate action in response to the comments appearing in the decisions giving discharge and report on the measures taken.
EXPLANATORY NOTES
SOURCES OF FINANCIAL DATA
The financial data contained in this Annex have been drawn from the annual accounts of the European Union and from other financial records provided by the Commission. The geographical distribution is in accordance with the country codes in the Commission's system of accounting information (ABAC). As the Commission points out, all the figures given by Member State — for both revenue and expenditure — are the result of arithmetic that gives an incomplete view of the benefits that each State derives from the Union. They must therefore be interpreted with circumspection.
MONETARY UNIT
All the financial data are presented in millions of euro. The totals are rounded from each exact value and will not therefore necessarily represent the sum of the rounded figures.
ABBREVIATIONS AND SYMBOLS
AFC |
Appropriations for commitments |
AFP |
Appropriations for payments |
AT |
Austria |
BE |
Belgium |
BG |
Bulgaria |
CA |
Commitment appropriations |
CY |
Cyprus |
CZ |
Czech Republic |
DA |
Differentiated appropriations |
DE |
Germany |
DIA |
Diagram referred to within other diagrams (e.g. DIA III) |
DK |
Denmark |
EAEC or Euratom |
European Atomic Energy Community |
EC |
European Community(ies) |
EE |
Estonia |
EEC |
European Economic Community |
EFTA |
European Free Trade Association |
EL |
Greece |
ES |
Spain |
EU |
European Union |
EU-27 |
Total for the 27 Member States of the European Union |
FI |
Finland |
FR |
France |
FINREG |
Financial Regulation of 25 June 2002 |
GNI |
Gross National Income |
HU |
Hungary |
IE |
Ireland |
IT |
Italy |
LT |
Lithuania |
LU |
Luxembourg |
LV |
Latvia |
MT |
Malta |
NDA |
Non-differentiated appropriations |
NL |
Netherlands |
OJ |
Official Journal of the European Union |
PA |
Payment appropriations |
PL |
Poland |
PT |
Portugal |
RO |
Romania |
S |
Budgetary section |
SE |
Sweden |
SI |
Slovenia |
SK |
Slovakia |
T |
Budgetary title |
UK |
United Kingdom |
VAT |
Value-added tax |
0,0 |
Data between zero and 0,05 |
— |
Lack of data |
DIAGRAMS
BUDGET FOR THE FINANCIAL YEAR 2009 AND BUDGETARY IMPLEMENTATION DURING THE FINANCIAL YEAR 2009
DIA I |
Budget 2009 — Estimated revenue and final appropriations for payments |
DIA II |
Budget 2009 — Appropriations for commitments |
DIA III |
Appropriations for commitments available in 2009 and utilisation thereof |
DIA IV |
Appropriations for payments available in 2009 and utilisation thereof |
DIA V |
Own resources in 2009, by Member State |
DIA VI |
Payments made in 2009, in each Member State |
CONSOLIDATED ACCOUNTS FOR THE FINANCIAL YEAR 2009
DIA VII |
Consolidated balance sheet |
DIA VIII |
Consolidated economic outturn account |
Diagram III
Appropriations for commitments available in 2009 and utilisation thereof
(million euro and %) |
|||||||||
Sections (S) and titles (T) corresponding to the 2009 budgetary nomenclature and financial framework headings |
Final appropriations (10) |
Utilisation of appropriations |
|||||||
Commitments entered into |
Utilisation rate (%) |
Carry-overs to 2010 |
Rate (%) |
Cancellations |
Rate (%) |
||||
(a) |
(b) |
(b)/(a) |
(c) |
(c)/(a) |
(d) = (a) – (b) – (c) |
(d)/(a) |
|||
Budgetary nomenclature |
|||||||||
|
1 596,1 |
1 467,4 |
91,9 |
26,3 |
1,6 |
102,4 |
6,4 |
||
|
642,1 |
592,8 |
92,3 |
37,7 |
5,9 |
11,5 |
1,8 |
||
|
142 946,7 |
139 778,5 |
97,8 |
2 486,7 |
1,7 |
681,5 |
0,5 |
||
|
444,6 |
439,7 |
98,9 |
1,5 |
0,3 |
3,4 |
0,8 |
||
|
757,3 |
697,6 |
92,1 |
55,5 |
7,3 |
4,2 |
0,6 |
||
|
94,1 |
91,6 |
97,3 |
1,8 |
2,0 |
0,7 |
0,8 |
||
|
11 255,1 |
11 195,6 |
99,5 |
46,0 |
0,4 |
13,4 |
0,1 |
||
|
61 260,4 |
60 054,0 |
98,0 |
1 180,3 |
1,9 |
26,1 |
0,0 |
||
|
4 859,0 |
4 803,4 |
98,9 |
44,0 |
0,9 |
11,5 |
0,2 |
||
|
487,8 |
459,8 |
94,2 |
18,7 |
3,8 |
9,4 |
1,9 |
||
|
5 388,0 |
5 083,5 |
94,3 |
301,2 |
5,6 |
3,3 |
0,1 |
||
|
1 609,3 |
1 555,8 |
96,7 |
52,3 |
3,3 |
1,2 |
0,1 |
||
|
795,3 |
432,6 |
54,4 |
360,8 |
45,4 |
1,9 |
0,2 |
||
|
985,4 |
976,2 |
99,1 |
4,5 |
0,5 |
4,7 |
0,5 |
||
|
68,5 |
66,2 |
96,6 |
1,1 |
1,6 |
1,2 |
1,8 |
||
|
38 559,9 |
38 523,1 |
99,9 |
22,0 |
0,1 |
14,8 |
0,0 |
||
|
133,6 |
126,2 |
94,5 |
1,6 |
1,2 |
5,8 |
4,3 |
||
|
1 691,0 |
1 566,1 |
92,6 |
123,5 |
7,3 |
1,4 |
0,1 |
||
|
217,4 |
213,7 |
98,3 |
1,4 |
0,6 |
2,3 |
1,0 |
||
|
695,2 |
675,5 |
97,2 |
11,1 |
1,6 |
8,6 |
1,2 |
||
|
1 032,1 |
1 008,0 |
97,7 |
14,7 |
1,4 |
9,4 |
0,9 |
||
|
4 167,5 |
4 105,3 |
98,5 |
53,8 |
1,3 |
8,4 |
0,2 |
||
|
80,8 |
77,7 |
96,2 |
1,3 |
1,6 |
1,8 |
2,2 |
||
|
2 429,9 |
2 324,9 |
95,7 |
100,0 |
4,1 |
5,0 |
0,2 |
||
|
1 131,6 |
1 119,9 |
99,0 |
10,3 |
0,9 |
1,4 |
0,1 |
||
|
915,0 |
913,0 |
99,8 |
1,0 |
0,1 |
0,9 |
0,1 |
||
|
78,4 |
77,4 |
98,6 |
0,0 |
0,0 |
1,1 |
1,4 |
||
|
193,7 |
187,3 |
96,7 |
3,8 |
2,0 |
2,7 |
1,4 |
||
|
1 092,5 |
1 047,9 |
95,9 |
36,5 |
3,3 |
8,1 |
0,7 |
||
|
274,3 |
271,7 |
99,1 |
2,0 |
0,7 |
0,5 |
0,2 |
||
|
10,9 |
10,5 |
96,8 |
0,2 |
1,9 |
0,1 |
1,3 |
||
|
143,4 |
133,0 |
92,7 |
7,1 |
4,9 |
3,3 |
2,3 |
||
|
1 135,9 |
1 117,3 |
98,4 |
— |
— |
18,7 |
1,6 |
||
|
455,8 |
424,0 |
93,0 |
28,5 |
6,2 |
3,4 |
0,7 |
||
|
503,0 |
— |
— |
— |
— |
503,0 |
100,0 |
||
|
317,6 |
312,8 |
98,5 |
1,2 |
0,4 |
3,6 |
1,1 |
||
|
188,2 |
173,5 |
92,2 |
0,4 |
0,2 |
14,3 |
7,6 |
||
|
122,3 |
119,9 |
98,0 |
0,4 |
0,3 |
2,0 |
1,6 |
||
|
88,2 |
86,8 |
98,4 |
0,1 |
0,1 |
1,4 |
1,6 |
||
|
9,0 |
8,3 |
92,0 |
— |
— |
0,7 |
8,0 |
||
|
6,7 |
5,4 |
81,4 |
— |
— |
1,2 |
18,6 |
||
Grand total appropriations for commitments |
145 916,8 |
142 545,4 |
97,7 |
2 552,7 |
1,7 |
818,7 |
0,6 |
||
Financial Framework |
|||||||||
|
63 923,3 |
62 444,5 |
97,7 |
972,1 |
1,5 |
506,7 |
0,8 |
||
|
62 718,4 |
61 484,4 |
98,0 |
1 192,8 |
1,9 |
41,3 |
0,1 |
||
|
2 327,7 |
2 264,1 |
97,3 |
49,9 |
2,1 |
13,7 |
0,6 |
||
|
8 713,5 |
8 481,4 |
97,3 |
166,3 |
1,9 |
65,8 |
0,8 |
||
|
8 024,7 |
7 661,9 |
95,5 |
171,6 |
2,1 |
191,2 |
2,4 |
||
|
209,1 |
209,1 |
100,0 |
— |
— |
— |
— |
||
Grand total appropriations for commitments |
145 916,8 |
142 545,4 |
97,7 |
2 552,7 |
1,7 |
818,7 |
0,6 |
||
Grand total appropriations for payments |
124 568,6 |
118 361,0 |
95,0 |
4 519,1 |
3,6 |
1 688,5 |
1,4 |
Diagram IV
Appropriations for payments available in 2009 and utilisation thereof
(million euro and %) |
|||||||||
Sections (S) and titles (T) corresponding to the 2009 budgetary nomenclature and financial framework headings |
Final appropriations (11) |
Utilisation of appropriations |
|||||||
Payments made in 2009 |
Utilisation rate (%) |
Carry-overs to 2010 |
Rate (%) |
Cancellations |
Rate (%) |
||||
(a) |
(b) |
(b)/(a) |
(c) |
(c)/(a) |
(d) = (a) – (b) – (c) |
(d)/(a) |
|||
Budgetary nomenclature |
|||||||||
|
1 798,8 |
1 466,1 |
81,5 |
211,9 |
11,8 |
120,8 |
6,7 |
||
|
762,2 |
658,8 |
86,4 |
82,8 |
10,9 |
20,6 |
2,7 |
||
|
121 234,7 |
115 589,9 |
95,3 |
4 127,4 |
3,4 |
1 517,3 |
1,3 |
||
|
345,2 |
327,4 |
94,8 |
14,1 |
4,1 |
3,7 |
1,1 |
||
|
705,0 |
558,4 |
79,2 |
88,6 |
12,6 |
58,0 |
8,2 |
||
|
107,0 |
94,5 |
88,3 |
10,1 |
9,4 |
2,4 |
2,3 |
||
|
9 929,4 |
8 906,4 |
89,7 |
754,7 |
7,6 |
268,3 |
2,7 |
||
|
56 412,6 |
55 208,9 |
97,9 |
954,2 |
1,7 |
249,5 |
0,4 |
||
|
2 480,5 |
2 253,2 |
90,8 |
176,5 |
7,1 |
50,7 |
2,0 |
||
|
408,6 |
356,1 |
87,2 |
30,2 |
7,4 |
22,2 |
5,4 |
||
|
5 644,1 |
4 825,8 |
85,5 |
788,6 |
14,0 |
29,7 |
0,5 |
||
|
1 552,0 |
1 374,7 |
88,6 |
172,7 |
11,1 |
4,6 |
0,3 |
||
|
734,7 |
410,5 |
55,9 |
313,9 |
42,7 |
10,3 |
1,4 |
||
|
714,9 |
592,5 |
82,9 |
19,2 |
2,7 |
103,3 |
14,4 |
||
|
75,5 |
65,6 |
86,9 |
7,2 |
9,5 |
2,8 |
3,6 |
||
|
26 792,8 |
26 739,5 |
99,8 |
14,9 |
0,1 |
38,4 |
0,1 |
||
|
131,5 |
120,4 |
91,5 |
8,6 |
6,5 |
2,5 |
1,9 |
||
|
1 654,2 |
1 495,1 |
90,4 |
153,4 |
9,3 |
5,7 |
0,3 |
||
|
228,6 |
203,9 |
89,2 |
16,4 |
7,2 |
8,3 |
3,6 |
||
|
632,2 |
526,4 |
83,3 |
35,3 |
5,6 |
70,6 |
11,2 |
||
|
830,4 |
744,4 |
89,6 |
15,7 |
1,9 |
70,3 |
8,5 |
||
|
3 804,5 |
3 673,4 |
96,6 |
72,5 |
1,9 |
58,7 |
1,5 |
||
|
87,9 |
77,4 |
88,1 |
7,5 |
8,6 |
2,9 |
3,4 |
||
|
1 872,1 |
1 697,7 |
90,7 |
137,9 |
7,4 |
36,6 |
2,0 |
||
|
1 436,5 |
1 308,4 |
91,1 |
17,9 |
1,2 |
110,2 |
7,7 |
||
|
858,7 |
799,7 |
93,1 |
46,6 |
5,4 |
12,4 |
1,4 |
||
|
80,1 |
71,0 |
88,6 |
6,8 |
8,5 |
2,3 |
2,8 |
||
|
211,6 |
184,7 |
87,3 |
19,7 |
9,3 |
7,2 |
3,4 |
||
|
1 225,6 |
1 033,7 |
84,3 |
163,6 |
13,4 |
28,2 |
2,3 |
||
|
284,6 |
270,9 |
95,2 |
12,2 |
4,3 |
1,5 |
0,5 |
||
|
11,5 |
10,4 |
90,0 |
0,9 |
7,4 |
0,3 |
2,5 |
||
|
137,8 |
120,3 |
87,3 |
14,7 |
10,6 |
2,9 |
2,1 |
||
|
1 135,9 |
1 117,3 |
98,4 |
— |
— |
18,7 |
1,6 |
||
|
479,5 |
421,5 |
87,9 |
52,8 |
11,0 |
5,1 |
1,1 |
||
|
229,0 |
— |
— |
— |
— |
229,0 |
100,0 |
||
|
332,2 |
307,2 |
92,5 |
19,4 |
5,8 |
5,6 |
1,7 |
||
|
200,5 |
123,0 |
61,3 |
61,7 |
30,8 |
15,8 |
7,9 |
||
|
128,0 |
117,3 |
91,7 |
7,6 |
5,9 |
3,0 |
2,4 |
||
|
95,0 |
85,6 |
90,1 |
6,4 |
6,7 |
3,0 |
3,2 |
||
|
9,6 |
8,1 |
84,6 |
0,7 |
7,6 |
0,8 |
7,9 |
||
|
7,6 |
4,9 |
64,2 |
1,1 |
15,0 |
1,6 |
20,7 |
||
Grand total appropriations for payments |
124 568,6 |
118 361,0 |
95,0 |
4 519,1 |
3,6 |
1 688,5 |
1,4 |
||
Financial Framework |
|||||||||
|
47 520,1 |
44 683,5 |
94,0 |
2 380,6 |
5,0 |
455,9 |
1,0 |
||
|
57 106,9 |
55 877,3 |
97,8 |
985,7 |
1,7 |
243,9 |
0,4 |
||
|
2 174,4 |
1 993,0 |
91,7 |
75,2 |
3,5 |
106,2 |
4,9 |
||
|
8 804,1 |
7 982,9 |
90,7 |
220,0 |
2,5 |
601,2 |
6,8 |
||
|
8 754,0 |
7 615,3 |
87,0 |
857,5 |
9,8 |
281,3 |
3,2 |
||
|
209,1 |
209,1 |
100,0 |
— |
— |
— |
— |
||
Grand total appropriations for payments |
124 568,6 |
118 361,0 |
95,0 |
4 519,1 |
3,6 |
1 688,5 |
1,4 |
Diagram V
Own resources in 2009, by Member State
(million euro and %) |
||||||||||||||||||||||||||||||
Revenue Outturn |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||
|
BE |
BG |
CZ |
DK |
DE |
EE |
IE |
EL |
ES |
FR |
IT |
CY |
LV |
LT |
LU |
HU |
MT |
NL |
AT |
PL |
PT |
RO |
SI |
SK |
FI |
SE |
UK (12) |
EU-27 |
||
|
1 423,0 |
52,9 |
166,8 |
282,8 |
2 945,9 |
24,0 |
176,6 |
190,8 |
1 001,8 |
1 263,0 |
1 505,4 |
34,5 |
18,5 |
40,3 |
10,8 |
92,9 |
9,6 |
1 721,1 |
156,9 |
299,5 |
117,6 |
124,3 |
68,8 |
83,6 |
114,9 |
370,1 |
2 232,0 |
14 528,2 |
||
|
349,4 |
51,0 |
170,0 |
274,9 |
1 705,0 |
19,9 |
201,4 |
328,3 |
1 527,9 |
2 545,6 |
1 378,6 |
24,8 |
22,5 |
41,8 |
41,1 |
113,2 |
8,2 |
264,2 |
270,7 |
427,6 |
227,7 |
156,6 |
53,9 |
77,0 |
237,2 |
152,9 |
2 124,7 |
12 796,2 |
||
|
2 409,2 |
240,9 |
860,8 |
1 599,7 |
17 112,6 |
94,0 |
947,4 |
1 578,5 |
7 211,7 |
13 629,3 |
10 395,4 |
117,6 |
147,5 |
202,6 |
194,5 |
589,1 |
38,8 |
3 992,0 |
1 872,2 |
2 031,9 |
1 078,0 |
902,1 |
256,1 |
463,1 |
1 204,1 |
2 045,4 |
10 773,5 |
81 988,2 |
||
|
251,1 |
25,1 |
95,4 |
172,8 |
311,7 |
10,9 |
106,6 |
184,1 |
762,2 |
1 421,2 |
1 082,8 |
12,5 |
14,0 |
18,8 |
21,5 |
56,5 |
4,2 |
92,9 |
27,7 |
208,7 |
113,1 |
89,7 |
27,2 |
46,3 |
134,6 |
45,1 |
–5 657,7 |
– 321,1 |
||
|
24,1 |
2,4 |
9,2 |
16,9 |
171,1 |
1,0 |
10,0 |
16,9 |
73,7 |
137,7 |
106,5 |
1,2 |
1,4 |
2,0 |
2,0 |
6,1 |
0,4 |
– 624,4 |
19,4 |
20,1 |
11,1 |
8,7 |
2,5 |
4,7 |
12,8 |
– 148,7 |
– 115,3 |
–4,1 |
||
|
204,6 |
17,4 |
71,9 |
143,8 |
–1 736,4 |
8,7 |
91,6 |
126,2 |
592,5 |
1 096,2 |
949,4 |
8,8 |
11,7 |
16,7 |
16,9 |
51,1 |
3,0 |
–2 108,7 |
–31,0 |
146,1 |
89,1 |
61,0 |
19,0 |
36,9 |
110,4 |
– 609,4 |
523,7 |
–88,7 |
||
TOTAL |
4 661,4 |
389,6 |
1 374,1 |
2 490,9 |
20 509,9 |
158,5 |
1 533,6 |
2 424,8 |
11 169,9 |
20 093,0 |
15 418,1 |
199,4 |
215,6 |
322,3 |
286,7 |
908,9 |
64,3 |
3 337,0 |
2 315,8 |
3 133,9 |
1 636,7 |
1 342,3 |
427,7 |
711,6 |
1 813,9 |
1 855,4 |
10 111,6 |
108 906,9 |
||
|
4,3 % |
0,4 % |
1,3 % |
2,3 % |
18,8 % |
0,1 % |
1,4 % |
2,2 % |
10,3 % |
18,4 % |
14,2 % |
0,2 % |
0,2 % |
0,3 % |
0,3 % |
0,8 % |
0,1 % |
3,1 % |
2,1 % |
2,9 % |
1,5 % |
1,2 % |
0,4 % |
0,7 % |
1,7 % |
1,7 % |
9,3 % |
100,0 % |
Diagram VI
Payments made in 2009, in each Member State (15)
Note: Payments made in 2009 = payments against 2009 operating appropriations plus payments against carry-overs from 2008.
(million euro and %) |
|||||||||||||||||||||||||||||||
Financial framework headings |
|||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||
|
BE |
BG |
CZ |
DK |
DE |
EE |
IE |
EL |
ES |
FR |
IT |
CY |
LV |
LT |
LU |
HU |
MT |
NL |
AT |
PL |
PT |
RO |
SI |
SK |
FI |
SE |
UK |
Third Countries and misc. (16) |
Total |
||
|
1 136,8 |
301,6 |
2 034,6 |
191,3 |
4 352,7 |
540,2 |
241,5 |
2 451,5 |
4 816,0 |
3 546,8 |
3 094,8 |
88,4 |
485,3 |
1 278,6 |
92,8 |
2 235,8 |
41,5 |
655,8 |
427,9 |
6 202,3 |
2 565,4 |
963,7 |
390,9 |
632,2 |
386,2 |
445,3 |
2 212,2 |
2 871,4 |
44 683,5 |
||
Competitiveness |
766,1 |
34,6 |
59,7 |
134,8 |
1 041,2 |
22,9 |
120,1 |
192,3 |
641,9 |
1 626,4 |
681,4 |
14,3 |
15,6 |
101,9 |
85,7 |
61,4 |
6,2 |
413,5 |
189,6 |
120,2 |
131,9 |
45,6 |
22,7 |
47,4 |
192,3 |
233,0 |
937,3 |
2 813,5 |
10 753,6 |
||
Cohesion |
370,8 |
267,0 |
1 974,9 |
56,5 |
3 311,4 |
517,3 |
121,3 |
2 259,2 |
4 174,2 |
1 920,4 |
2 413,3 |
74,1 |
469,7 |
1 176,8 |
7,1 |
2 174,4 |
35,3 |
242,3 |
241,2 |
6 082,0 |
2 433,6 |
918,1 |
368,3 |
584,8 |
193,9 |
212,2 |
1 274,9 |
57,9 |
33 932,9 |
||
|
1 012,2 |
363,6 |
928,5 |
1 192,4 |
7 388,7 |
158,4 |
1 685,2 |
2 956,7 |
6 938,6 |
10 393,5 |
5 838,6 |
59,6 |
237,3 |
490,8 |
54,5 |
1 508,9 |
8,1 |
1 274,2 |
1 340,2 |
3 176,0 |
1 120,9 |
1 170,6 |
221,6 |
568,4 |
818,7 |
910,8 |
3 884,2 |
175,1 |
55 876,3 |
||
|
143,0 |
16,3 |
16,5 |
13,0 |
96,2 |
10,8 |
13,1 |
37,1 |
93,3 |
247,0 |
653,6 |
15,5 |
10,3 |
28,6 |
11,1 |
23,2 |
15,4 |
65,1 |
37,1 |
117,3 |
32,2 |
36,6 |
12,1 |
8,6 |
20,3 |
85,3 |
90,9 |
44,4 |
1 993,9 |
||
|
172,3 |
221,2 |
8,6 |
3,3 |
26,9 |
1,0 |
0,6 |
5,0 |
26,6 |
40,6 |
37,7 |
33,4 |
0,0 |
4,9 |
7,9 |
7,3 |
— |
11,5 |
16,6 |
47,9 |
5,6 |
620,0 |
11,2 |
26,8 |
5,1 |
21,7 |
23,9 |
6 595,5 |
7 982,9 |
||
|
— |
64,7 |
— |
— |
— |
— |
— |
— |
— |
— |
— |
— |
— |
— |
— |
— |
— |
— |
— |
— |
— |
144,4 |
— |
— |
— |
— |
— |
— |
209,1 |
||
TOTAL |
2 464,3 |
967,3 |
2 988,3 |
1 400,0 |
11 864,6 |
710,4 |
1 940,3 |
5 450,3 |
11 874,5 |
14 227,9 |
9 624,6 |
196,9 |
732,9 |
1 802,8 |
166,3 |
3 775,3 |
65,1 |
2 006,6 |
1 821,9 |
9 543,4 |
3 724,1 |
2 935,3 |
635,9 |
1 236,0 |
1 230,3 |
1 462,9 |
6 211,2 |
9 686,4 |
110 745,8 |
||
|
2,2 % |
0,9 % |
2,7 % |
1,3 % |
10,7 % |
0,6 % |
1,8 % |
4,9 % |
10,7 % |
12,8 % |
8,7 % |
0,2 % |
0,7 % |
1,6 % |
0,2 % |
3,4 % |
0,1 % |
1,8 % |
1,6 % |
8,6 % |
3,4 % |
2,7 % |
0,6 % |
1,1 % |
1,1 % |
1,3 % |
5,6 % |
8,7 % |
100,0 % |
Diagram VII
Consolidated balance sheet
(million euro) |
||
|
31.12.2009 |
31.12.2008 |
Non-current assets: |
||
Intangible assets |
72 |
56 |
Property, plant and equipment |
4 859 |
4 881 |
Long-term investments |
2 379 |
2 078 |
Loans |
10 764 |
3 565 |
Long-term pre-financing |
39 750 |
29 023 |
Long-term receivables |
55 |
45 |
|
57 879 |
39 648 |
Current assets: |
||
Inventories |
77 |
85 |
Short-term investments |
1 791 |
1 553 |
Short-term pre-financing |
9 077 |
10 262 |
Short-term receivables |
8 663 |
11 920 |
Cash and cash equivalents |
23 372 |
23 724 |
|
42 980 |
47 544 |
Total assets |
100 859 |
87 192 |
Non-current liabilities: |
||
Employee benefits |
–37 242 |
–37 556 |
Long-term provisions |
–1 469 |
–1 341 |
Long-term financial liabilities |
–10 559 |
–3 349 |
Other long-term liabilities |
–2 178 |
–2 226 |
|
–51 448 |
–44 472 |
Current liabilities: |
||
Short-term provisions |
– 213 |
– 348 |
Short-term financial liabilities |
–40 |
– 119 |
Accounts payable |
–93 884 |
–89 677 |
|
–94 137 |
–90 144 |
Total liabilities |
– 145 585 |
– 134 616 |
Net assets |
–44 726 |
–47 424 |
Reserves |
3 323 |
3 115 |
Amounts to be called from Member States: |
||
Employee benefits |
–37 242 |
–37 556 |
Other amounts |
–10 807 |
–12 983 |
Net assets |
–44 726 |
–47 424 |
Diagram VIII
Consolidated economic outturn account
(million euro) |
||
|
31.12.2009 |
31.12.2008 |
Operating revenue |
||
Own resource and contributions revenue |
110 537 |
112 713 |
Other operating revenue |
7 532 |
9 731 |
|
118 069 |
122 444 |
Operating expenses |
||
Administrative expenses |
–8 133 |
–7 720 |
Operating expenses |
– 104 934 |
–97 214 |
|
– 113 067 |
– 104 934 |
Surplus from operating activities |
5 002 |
17 510 |
Financial revenue |
835 |
698 |
Financial expenses |
– 594 |
– 467 |
Movement in employee benefits liability |
– 683 |
–5 009 |
Share of net surplus (deficit) of associates and joint ventures |
– 103 |
–46 |
Economic outturn for the year |
4 457 |
12 686 |
(1) Treaty of Rome (25 March 1957): Treaty on the functioning of the European Union (TFEU).
(2) Treaty of Rome (25 March 1957): Treaty establishing the European Atomic Energy Community (EAEC).
(3) Mainly the Financial Regulation (FINREG) of 25 June 2002 (OJ L 248, 16.9.2002, p. 1).
(4) Principal legal acts relating to own resources: Council Decision 2007/436/EC, Euratom (OJ L 163, 23.6.2007, p. 17); Council Decision 2000/597/EC, Euratom (OJ L 253, 7.10.2000, p. 42); Council Regulation (EC, Euratom) No 1150/2000 (OJ L 130, 31.5.2000, p. 1).
(5) It is important to note the differences between ‘appropriations for commitments’ and ‘commitment appropriations’ and between ‘appropriations for payments’ and ‘payment appropriations’. The two terms ‘commitment appropriations’ and ‘payment appropriations’ are used exclusively in the context of differentiated appropriations.
(6) See Articles 317 TFEU, 106a EAEC and 50 of the FINREG.
(7) See Articles 69 to 74 of the FINREG and Regulation (EC, Euratom) No 1150/2000.
(8) See Articles 285 to 287 TFEU, 106a EAEC and Articles 139 to 147 of the FINREG.
(9) See Articles 319 TFEU and 106a EAEC.
(10) Final budget appropriations after taking account of transfers between budget headings, appropriations corresponding to assigned revenue or similar and appropriations carried over from the previous financial year.
(11) Final budget appropriations after taking account of transfers between budget headings, appropriations relating to assigned revenue or similar and appropriations carried over from the previous financial year.
(12) For the United Kingdom a correction (5 657,7 million euro) is applied to the gross amount of own resources (15 769,3 million euro). The financing of this adjustment is borne by the other Member States.
(13) For the Netherlands and Sweden a gross reduction in their annual GNI contribution is granted for the period 2007-2013. For 2009 their amounts are respectively 624,4 and 148,7 million euro.
(14) Following the entry into force of the Council Decision 2007/436/EC, Euratom on the system of the European Communities' own rsources an adjustment was calculated for its implementation regarding the financial years 2007 and 2008.
(15) The geographical breakdown is not by payments made to the Member States but by expenditure according to the data in the Commission's computerised accounting system ABAC.
(16) The amounts under ‘Third Countries and miscellaneous’ mainly include expenditure related to the projects implemented outside the Union and participation by third countries. Expenditure in respect of which the geographical distribution could not be made is also included.
ANNEX II
List of Special Reports adopted by the Court of Auditors since the last Annual Report:
— |
Special Report No 15/2009 — EU assistance implemented through United Nations organisations: decision-making and monitoring |
— |
Special Report No 16/2009 — The European Commission’s management of pre-accession assistance to Turkey |
— |
Special Report No 17/2009 — Vocational training actions for women co-financed by the European Social Fund |
— |
Special Report No 18/2009 — Effectiveness of EDF support for Regional Economic Integration in East Africa and West Africa |
— |
Special Report No 1/2010 — Are simplified customs procedures for imports effectively controlled? |
— |
Special Report No 2/2010 — The effectiveness of the Design Studies and Construction of New Infrastructures support schemes under the Sixth Framework Programme for Research |
— |
Special Report No 3/2010 — Impact Assessments in the EU institutions: do they support decision-making? |
— |
Special Report No 4/2010 — Is the design and management of the mobility scheme of the Leonardo da Vinci programme likely to lead to effective results? |
— |
Special Report No 5/2010 — Implementation of the Leader approach for rural development |
— |
Special Report No 6/2010 — Has the reform of the sugar market achieved its main objectives? |
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Special Report No 7/2010 — Audit of the clearance of accounts procedure |
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Special Report No 8/2010 — Improving transport performance on trans-European rail axes: Have EU rail infrastructure investments been effective? |
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Special Report No 9/2010 — Is EU Structural Measures spending on the supply of water for domestic consumption used to best effect? |
These reports can be accessed for consultation or downloading on the European Court of Auditors’ website: www.eca.europa.eu
A paper copy version may be obtained on request to the Court of Auditors:
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