EUR-Lex Access to European Union law
This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 32021Q0712(01)
EESC Decision No 160/21 A laying down internal rules concerning restrictions of certain rights of data subjects in relation to the processing of personal data in the framework of activities carried out by the European Economic and Social Committee
Απόφαση της ΕΟΚΕ αριθ. 160/21 A σχετικά με τους εσωτερικούς κανόνες που αφορούν τους περιορισμούς ορισμένων δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων αναφορικά με την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων που εκτελεί η Ευρωπαϊκή Οικονομική και Κοινωνική Επιτροπή
Απόφαση της ΕΟΚΕ αριθ. 160/21 A σχετικά με τους εσωτερικούς κανόνες που αφορούν τους περιορισμούς ορισμένων δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων αναφορικά με την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων που εκτελεί η Ευρωπαϊκή Οικονομική και Κοινωνική Επιτροπή
ΕΕ L 246 της 12.7.2021, p. 8–14
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
In force
|
12.7.2021 |
EL |
Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης |
L 246/8 |
Απόφαση της ΕΟΚΕ αριθ. 160/21 A σχετικά με τους εσωτερικούς κανόνες που αφορούν τους περιορισμούς ορισμένων δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων αναφορικά με την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων που εκτελεί η Ευρωπαϊκή Οικονομική και Κοινωνική Επιτροπή
Η ΕΥΡΩΠΑÏΚΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΚΑΙ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ,
Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης,
Έχοντας υπόψη τον κανονισμό (ΕΕ) 2018/1725 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 23ης Οκτωβρίου 2018, για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα θεσμικά και λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της Ένωσης και την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών, και για την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 45/2001 και της απόφασης αριθ. 1247/2002/ΕΚ (1) (εφεξής «κανονισμός»), και ειδικότερα το άρθρο 25 του κανονισμού,
Έχοντας διαβουλευθεί με τον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων (εφεξής ΕΕΠΔ),
ΕΚΤΙΜΩΝΤΑΣ ΟΤΙ:
|
1) |
η Ευρωπαϊκή Οικονομική και Κοινωνική Επιτροπή (εφεξής «ΕΟΚΕ») εξουσιοδοτείται να διεξάγει διοικητικές έρευνες, προκαταρκτικές πειθαρχικές διαδικασίες, πειθαρχικές διαδικασίες και διαδικασίες αναστολής, σύμφωνα με τον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης των υπαλλήλων της Ευρωπαϊκής Ένωσης (εφεξής «κανονισμός υπηρεσιακής κατάστασης», καθώς και το καθεστώς που εφαρμόζεται στο λοιπό προσωπικό της Ευρωπαϊκής Ένωσης (εφεξής «ΚΛΠ»), όπως ορίζεται στον κανονισμό (ΕΟΚ, Ευρατόμ, ΕΚΑΧ) αριθ. 259/68 του Συμβουλίου (2) και σύμφωνα με την απόφαση αριθ. 635/05 Α της ΕΟΚΕ, της 7ης Δεκεμβρίου 2005, για τη θέσπιση γενικών εκτελεστικών διατάξεων σχετικών με τις πειθαρχικές διαδικασίες και τις διοικητικές έρευνες· |
|
2) |
δυνάμει του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 883/2013 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (3), η Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Καταπολέμησης της Απάτης (εφεξής «OLAF») διεξάγει εσωτερικές έρευνες σε όλα τα θεσμικά και λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της ΕΕ. Στις 13 Ιανουαρίου 2016, η ΕΟΚΕ και η OLAF υπέγραψαν κοινές διοικητικές ρυθμίσεις με στόχο την παροχή διαρθρωμένου πλαισίου συνεργασίας και τη διευκόλυνση της έγκαιρης ανταλλαγής πληροφοριών μεταξύ τους· |
|
3) |
σύμφωνα με τα άρθρα 22α και 22β του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης και τα άρθρα 11 και 81 του ΚΛΠ, τα μέλη του προσωπικού της ΕΟΚΕ έχουν την υποχρέωση να αναφέρουν πιθανές παράνομες δραστηριότητες, συμπεριλαμβανομένων της απάτης και της δωροδοκίας, που θίγουν τα οικονομικά συμφέροντα της Ένωσης. Τα μέλη του προσωπικού είναι επίσης υποχρεωμένα να αναφέρουν κάθε συμπεριφορά που αφορά την εκπλήρωση των επαγγελματικών καθηκόντων και που ενδεχομένως συνιστά σοβαρή παράβαση των υποχρεώσεων των υπαλλήλων της Ένωσης. Τούτο ρυθμίζεται εσωτερικά από την απόφαση της ΕΟΚΕ αριθ. 053/16 της 2ας Μαρτίου 2016 σχετικά με τη θέσπιση κανόνων για την καταγγελία παράνομων δραστηριοτήτων· |
|
4) |
η ΕΟΚΕ έχει θέσει σε εφαρμογή μια πολιτική για την πρόληψη και την αποτελεσματική αντιμετώπιση πραγματικών ή πιθανών περιπτώσεων ψυχολογικής ή σεξουαλικής παρενόχλησης στον χώρο εργασίας, όπως προβλέπεται στην απόφαση της ΕΟΚΕ αριθ. 200/14 της 26ης Σεπτεμβρίου 2014 σχετικά με τις διαδικασίες πρόληψης και αντιμετώπισης της ψυχολογικής και σεξουαλικής παρενόχλησης στην εργασία εντός της Γραμματείας της ΕΟΚΕ. Η απόφαση ορίζει άτυπη διαδικασία και τυπική διαδικασία. Στην άτυπη διαδικασία, το φερόμενο θύμα της παρενόχλησης μπορεί να επικοινωνήσει με τους εμπιστευτικούς συμβούλους της ΕΟΚΕ και η αρμόδια για τους διορισμούς αρχή μπορεί να λάβει μέτρα πριν κινήσει επίσημη διοικητική έρευνα, εάν χρειαστεί· |
|
5) |
σύμφωνα με το άρθρο 24 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης και τα άρθρα 11 και 81 του ΚΛΠ, τα μέλη του προσωπικού της ΕΟΚΕ δικαιούνται συνδρομή σε διαδικασίες κατά προσώπων που διαπράττουν απειλές, προσβλητικές ή δυσφημιστικές πράξεις ή συμπεριφορές, καθώς και κατά κάθε επίθεσης κατά προσώπου ή περιουσίας, την οποία υφίστανται τα ίδια ή μέλη της οικογένειάς τους λόγω της θέσης ή των καθηκόντων τους. Τα μέλη του προσωπικού της ΕΟΚΕ έχουν δικαίωμα να υποβάλλουν αιτήσεις στην αρμόδια για τους διορισμούς αρχή δυνάμει του άρθρου 25 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης και των άρθρων 11 και 81 του ΚΛΠ, ή του άρθρου 90 παράγραφος 1 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης και των άρθρων 46 και 124 του ΚΛΠ. Σύμφωνα με το άρθρο 90 παράγραφος 2 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης και τα άρθρα 46 και 124 του ΚΛΠ, τα μέλη του προσωπικού της ΕΟΚΕ έχουν επίσης το δικαίωμα να υποβάλλουν διοικητικές ενστάσεις κατά πράξεων που τα επηρεάζουν αρνητικά· |
|
6) |
η ΕΟΚΕ διεξάγει διαδικασίες επιλογής για την επιλογή, την πρόσληψη, τον διορισμό και την αξιολόγηση του προσωπικού της, σύμφωνα με τα άρθρα 29 και 43 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης και τα άρθρα 12 και 82 του ΚΛΠ· |
|
7) |
Τα μέλη του προσωπικού της ΕΟΚΕ έχουν το δικαίωμα να λαμβάνουν γνώση των ιατρικών φακέλων τους σύμφωνα με το άρθρο 26α του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης και τα άρθρα 11 και 81 του ΚΛΠ· |
|
8) |
η ΕΟΚΕ εξουσιοδοτείται να διενεργεί εσωτερικές έρευνες σύμφωνα με το άρθρο 74 παράγραφος 8 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) 2018/1046 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (4) (εφεξής «δημοσιονομικός κανονισμός») και επαληθεύσεις κατά την έννοια του άρθρου 116 παράγραφος 4 του δημοσιονομικού κανονισμού· |
|
9) |
η ΕΟΚΕ υπόκειται σε εσωτερικούς ελέγχους σχετικά με τις δραστηριότητές της, οι οποίοι διενεργούνται από τον εσωτερικό ελεγκτή σύμφωνα με το άρθρο 118 του δημοσιονομικού κανονισμού· |
|
10) |
η ΕΟΚΕ διεξάγει διαδικασίες σύναψης συμβάσεων σύμφωνα με τον Τίτλο VII του δημοσιονομικού κανονισμού· |
|
11) |
στο πλαίσιο των εν λόγω διοικητικών ερευνών, ελέγχων και επαληθεύσεων, η ΕΟΚΕ συνεργάζεται με άλλα θεσμικά και λοιπά όργανα και οργανισμούς της Ένωσης· |
|
12) |
η ΕΟΚΕ μπορεί να συνεργάζεται με τις εθνικές αρχές τρίτων χωρών και με διεθνείς οργανισμούς, είτε κατόπιν αιτήματός τους είτε με δική της πρωτοβουλία· |
|
13) |
η ΕΟΚΕ μπορεί επίσης να συνεργάζεται με τις δημόσιες αρχές των κρατών μελών της ΕΕ, είτε κατόπιν αιτήματός τους είτε με δική της πρωτοβουλία· η συνεργασία αυτή μπορεί επίσης να περιλαμβάνει ανταλλαγή πληροφοριών στο πλαίσιο ποινικών ή χρηματοοικονομικών ερευνών· |
|
14) |
η ΕΟΚΕ συμμετέχει σε υποθέσεις ενώπιον του Δικαστηρίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης σε περιπτώσεις κατά τις οποίες είτε παραπέμπει ένα ζήτημα στο Δικαστήριο είτε υπερασπίζεται μια απόφαση που έχει λάβει και η οποία έχει αμφισβητηθεί ενώπιον του Δικαστηρίου, ή παρεμβαίνει σε υποθέσεις που σχετίζονται με τις αρμοδιότητές της. Σε αυτό το πλαίσιο, η ΕΟΚΕ μπορεί να χρειάζεται να διαφυλάσσει την εμπιστευτικότητα των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που περιλαμβάνονται σε έγγραφα που υποβάλουν οι διάδικοι ή οι παρεμβαίνοντες· |
|
15) |
η ΕΟΚΕ διεξάγει τις απαραίτητες δραστηριότητες για την κατοχύρωση της ασφάλειας των προσώπων, των περιουσιακών στοιχείων και των πληροφοριών. Οι δραστηριότητες αυτές, για παράδειγμα έρευνες για να διαπιστωθεί εάν υπήρξε παράβαση της απόφασης 222/19 Α (5), μπορούν να διεκπεραιωθούν εσωτερικά ή με εξωτερική συμμετοχή· |
|
16) |
σύμφωνα με το άρθρο 45 παράγραφος 2 δεύτερη περίοδος του κανονισμού, ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων (εφεξής «ΥΠΔ»), με δική του πρωτοβουλία ή κατόπιν αιτήματος του υπευθύνου επεξεργασίας ή του εκτελούντος την επεξεργασία, της επιτροπής προσωπικού ή οποιουδήποτε ενδιαφερόμενου φυσικού προσώπου, μπορεί να διερευνά ζητήματα και περιστατικά που σχετίζονται άμεσα με τα καθήκοντά του και τα οποία περιέρχονται σε γνώση του· |
|
17) |
για την εκπλήρωση των καθηκόντων της, η ΕΟΚΕ συλλέγει και επεξεργάζεται συναφείς πληροφορίες και αρκετές κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, όπως είναι, μεταξύ άλλων, στοιχεία ταυτότητας φυσικών προσώπων, στοιχεία επικοινωνίας, επαγγελματικοί ρόλοι και καθήκοντα, πληροφορίες που αφορούν προσωπική ή επαγγελματική συμπεριφορά και επιδόσεις, καθώς και χρηματοοικονομικά δεδομένα. Η ΕΟΚΕ, εκπροσωπούμενη από τον/την Πρόεδρό της, ενεργεί ως υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων· |
|
18) |
σύμφωνα με τον κανονισμό, η ΕΟΚΕ είναι συνεπώς υποχρεωμένη να παρέχει πληροφορίες στα υποκείμενα των δεδομένων σχετικά με τις εν λόγω δραστηριότητες επεξεργασίας και να σέβεται τα δικαιώματά τους ως υποκείμενα των δεδομένων· |
|
19) |
η ΕΟΚΕ ενδέχεται να χρειαστεί να διασφαλίσει τη συμβατότητα των εν λόγω δικαιωμάτων με τους στόχους των διοικητικών ερευνών, των ελέγχων, των επαληθεύσεων και των δικαστικών διαδικασιών. Ενδέχεται επίσης να χρειαστεί να εξισορροπήσει τα δικαιώματα ενός υποκειμένου δεδομένων με τα θεμελιώδη δικαιώματα και τις ελευθερίες άλλων υποκειμένων δεδομένων. Για τον σκοπό αυτό, το άρθρο 25 του κανονισμού παρέχει στην ΕΟΚΕ τη δυνατότητα να περιορίζει, υπό αυστηρούς όρους, την εφαρμογή των άρθρων 4, 14 έως 22, 35, καθώς και, σε έκτακτες περιστάσεις, του άρθρου 36 του κανονισμού, στο μέτρο που οι διατάξεις τους αφορούν τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις που προβλέπονται στα άρθρα 14 έως 22. Εφόσον δεν προβλέπονται περιορισμοί σε νομική πράξη που έχει εκδοθεί βάσει των Συνθηκών, είναι αναγκαίο να θεσπιστούν εσωτερικοί κανόνες βάσει των οποίων η ΕΟΚΕ έχει το δικαίωμα να περιορίζει τα εν λόγω δικαιώματα· |
|
20) |
η ΕΟΚΕ μπορεί, επί παραδείγματι, να χρειάζεται να περιορίσει τις πληροφορίες που παρέχει σε ένα υποκείμενο δεδομένων σχετικά με την επεξεργασία των οικείων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο των προκαταρκτικών δραστηριοτήτων ενόψει της λήψης απόφασης για έναρξη διοικητικής έρευνας ή κατά τη διάρκεια της ίδιας της έρευνας, πριν από την ενδεχόμενη απόρριψη μιας υπόθεσης ή στο στάδιο των προκαταρκτικών πειθαρχικών διαδικασιών. Υπό ορισμένες περιστάσεις, η παροχή τέτοιων πληροφοριών ενδέχεται να επηρεάσει σοβαρά την ικανότητα της ΕΟΚΕ να διεξάγει την έρευνα με αποτελεσματικό τρόπο, οσάκις, π.χ., υπάρχει κίνδυνος το εμπλεκόμενο πρόσωπο να καταστρέψει αποδεικτικά στοιχεία ή να επηρεάσει πιθανούς μάρτυρες πριν από την εξέτασή τους. Η ΕΟΚΕ μπορεί, επίσης, να χρειαστεί να προασπίσει τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των μαρτύρων, καθώς και άλλων εμπλεκόμενων προσώπων· |
|
21) |
ενδέχεται να κριθεί αναγκαία η προστασία της ανωνυμίας κάποιου μάρτυρα ή καταγγέλλοντος που έχει υποβάλει αίτημα μη δημοσιοποίησής τους. Σε μια τέτοια περίπτωση, η ΕΟΚΕ μπορεί να αποφασίσει την περιορισμένη πρόσβαση στα στοιχεία ταυτότητας, στις καταθέσεις και σε άλλα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των εν λόγω προσώπων, με σκοπό να προστατεύσει τα δικαιώματα και τις ελευθερίες τους. |
|
22) |
ενδέχεται να κριθεί αναγκαία η προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα μέλους του προσωπικού το οποίο έχει επικοινωνήσει με τους εμπιστευτικούς συμβούλους της ΕΟΚΕ στο πλαίσιο της άτυπης διαδικασίας. Σε μια τέτοια περίπτωση, η ΕΟΚΕ ενδέχεται να χρειαστεί να περιορίσει την πρόσβαση στα στοιχεία ταυτότητας, τις καταθέσεις και άλλα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του φερόμενου ως θύματος παρενόχλησης, του φερόμενου ως παρενοχλούντος και άλλων εμπλεκόμενων προσώπων, με σκοπό να προστατεύσει τα δικαιώματα και τις ελευθερίες όλων των ενδιαφερόμενων προσώπων. Ο ίδιος περιορισμός ενδέχεται να είναι αναγκαίος και στην περίπτωση της επίσημης διαδικασίας· |
|
23) |
όσον αφορά τις διαδικασίες επιλογής, πρόσληψης, διορισμού και αξιολόγησης προσωπικού, καθώς και τις διαδικασίες δημοσίων συμβάσεων, το δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής και περιορισμού μπορεί να ασκηθεί μόνο σε ορισμένες χρονικές περιόδους και υπό τις προϋποθέσεις που προβλέπονται στις σχετικές διαδικασίες για τη διασφάλιση των δικαιωμάτων άλλων υποκειμένων δεδομένων και την τήρηση των αρχών της ίσης μεταχείρισης και του απορρήτου των διαβουλεύσεων· |
|
24) |
η ΕΟΚΕ εφαρμόζει περιορισμούς μόνον υπό την προϋπόθεση ότι δεν θίγουν το ουσιαστικό περιεχόμενο των θεμελιωδών δικαιωμάτων και ελευθεριών, ότι είναι απολύτως απαραίτητες και ότι αποτελούν αναλογικό μέτρο σε μια δημοκρατική κοινωνία. Η απόφαση της ΕΟΚΕ να επιβάλει τέτοιους περιορισμούς πρέπει να είναι αιτιολογημένη· |
|
25) |
σύμφωνα με την αρχή της λογοδοσίας, η ΕΟΚΕ τηρεί αρχείο των επιβληθέντων περιορισμών· |
|
26) |
Κατά την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που ανταλλάσσονται με άλλους οργανισμούς στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων της, η ΕΟΚΕ διαβουλεύεται με τους εν λόγω οργανισμούς σχετικά με τους πιθανούς σχετικούς λόγους για την επιβολή των περιορισμών, καθώς και για την αναγκαιότητα και την αναλογικότητα των περιορισμών, εκτός εάν αυτό θέτει σε κίνδυνο τις δραστηριότητές της· |
|
27) |
το άρθρο 25 παράγραφος 6 του κανονισμού υποχρεώνει τον υπεύθυνο επεξεργασίας να ενημερώνει τα υποκείμενα των δεδομένων για τους ουσιώδεις λόγους που αιτιολογούν τον περιορισμό, καθώς και για το δικαίωμά τους να υποβάλουν καταγγελία στον ΕΕΠΔ· |
|
28) |
σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 8 του κανονισμού, η ΕΟΚΕ έχει το δικαίωμα να αναβάλει, να παραλείψει ή να αρνηθεί την παροχή πληροφοριών στο υποκείμενο των δεδομένων σχετικά με τους λόγους επιβολής ενός περιορισμού, εάν αυτό θα αναιρούσε με οποιονδήποτε τρόπο το αποτέλεσμα του περιορισμού. Η ΕΟΚΕ αξιολογεί κατά περίπτωση το κατά πόσον η κοινοποίηση του περιορισμού στο υποκείμενο των δεδομένων ενδέχεται να ακυρώσει την ισχύ του· |
|
29) |
η ΕΟΚΕ αίρει τον περιορισμό μόλις οι συνθήκες που αιτιολογούν την επιβολή του παύσουν να υφίστανται, και αξιολογεί σε τακτική βάση τις εν λόγω συνθήκες· |
|
30) |
η διασφάλιση της μέγιστης δυνατής προστασίας των δικαιωμάτων και των υποχρεώσεων των υποκειμένων των δεδομένων σύμφωνα με το άρθρο 44 παράγραφος 1 του κανονισμού επιτάσσει την έγκαιρη διαβούλευση του υπεύθυνου προστασίας δεδομένων (ΥΠΔ) για τους επιβαλλόμενους περιορισμούς και την επαλήθευση της συμμόρφωσης της σχετικής απόφασης από αυτόν. |
|
31) |
Το άρθρο 15 παράγραφος 4 και το άρθρο 16 παράγραφος 5 του κανονισμού περιλαμβάνουν εξαιρέσεις για το δικαίωμα πληροφόρησης των υποκειμένων των δεδομένων. Εάν ισχύουν αυτές οι εξαιρέσεις, η ΕΟΚΕ δεν χρειάζεται να εφαρμόσει περιορισμούς δυνάμει της παρούσας απόφασης, |
ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ:
Άρθρο 1
Αντικείμενο και πεδίο εφαρμογής
1.1. Με την παρούσα απόφαση θεσπίζονται κανόνες σχετικά με τους όρους υπό τους οποίους η ΕΟΚΕ δύναται να επιβάλλει περιορισμούς στην εφαρμογή των άρθρων 4, 14 έως 22 και 35, καθώς και, σε εξαιρετικές περιστάσεις, του άρθρου 36 του κανονισμού βάσει του άρθρου 25 αυτού.
1.2. Η ΕΟΚΕ, ως υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων, εκπροσωπείται από τον/την Πρόεδρο της ΕΟΚΕ.
Άρθρο 2
Περιορισμοί
2.1. Η ΕΟΚΕ δύναται να επιβάλλει περιορισμούς στην εφαρμογή των άρθρων 4, 14 έως 22 και 35, καθώς και, σε εξαιρετικές περιστάσεις, του άρθρου 36 του κανονισμού, για τους κάτωθι λόγους και για τους σκοπούς που αναφέρονται κατωτέρω:
|
α) |
σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχεία β), γ), στ), ζ), και η) του κανονισμού, όταν πραγματοποιεί διοικητικές έρευνες, προκαταρκτικές δραστηριότητες ενόψει της απόφασης έναρξης διοικητικής έρευνας, προκαταρκτικές πειθαρχικές διαδικασίες, πειθαρχικές διαδικασίες και διαδικασίες αναστολής βάσει του άρθρου 86 και του παραρτήματος IX του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης και της απόφασης της ΕΟΚΕ αριθ. 635/05 Α, της 7ης Δεκεμβρίου 2005, για τη θέσπιση γενικών εκτελεστικών διατάξεων σχετικών με τις πειθαρχικές διαδικασίες και τις διοικητικές έρευνες· |
|
β) |
σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχεία β), γ), στ), ζ) και η) του κανονισμού, όταν συνεργάζεται με την OLAF, ιδίως κατά την παροχή πληροφοριών και εγγράφων στην OLAF, την κοινοποίηση υποθέσεων στην OLAF ή την επεξεργασία πληροφοριών και εγγράφων της OLAF· |
|
γ) |
σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχείο η) του κανονισμού, όταν διασφαλίζει ότι τα μέλη του προσωπικού της ΕΟΚΕ μπορούν να καταγγέλλουν ζητήματα εμπιστευτικότητας όταν πιστεύουν ότι υφίστανται σοβαρές παρατυπίες, όπως προβλέπεται στην απόφαση της ΕΟΚΕ αριθ. 053/16 A, της 2ας Μαρτίου 2016, σχετικά με τους εσωτερικούς κανόνες αναφορικά με την καταγγελία δυσλειτουργιών· |
|
δ) |
σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχείο η) του κανονισμού, όταν διασφαλίζει ότι τα μέλη του προσωπικού της ΕΟΚΕ είναι σε θέση να επικοινωνούν με τους εμπιστευτικούς συμβούλους στο πλαίσιο της άτυπης διαδικασίας και, στη συνέχεια και κατά περίπτωση, με την αρμόδια για τους διορισμούς αρχή στο πλαίσιο της επίσημης διαδικασίας, όπως ορίζεται στην απόφαση 200/14Α της ΕΟΚ, της 26ης Σεπτεμβρίου 2014, σχετικά με τις διαδικασίες για την πρόληψη και την αντιμετώπιση της ψυχολογικής και σεξουαλικής παρενόχλησης στην εργασία στο πλαίσιο της Γραμματείας της ΕΟΚΕ· |
|
ε) |
σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχείο η) του κανονισμού, όταν επεξεργάζεται αίτηση συνδρομής κατά την έννοια του άρθρο 24 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, αίτηση κατά την έννοια του άρθρο 25 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, αίτηση κατά την έννοια του άρθρου 90 παράγραφος 1 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης ή ένσταση κατά την έννοια του άρθρου 90 παράγραφος 2 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης· |
|
στ) |
σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχεία γ) και η) του κανονισμού, όταν εκτελεί διαδικασίες επιλογής, πρόσληψης, διορισμού και αξιολόγησης όσον αφορά το προσωπικό· |
|
ζ) |
σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχεία γ) και η) του κανονισμού, όταν εκτελεί διαδικασίες σύναψης συμβάσεων· |
|
η) |
σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχείο η) του κανονισμού, όταν επεξεργάζεται ιατρικά δεδομένα που περιέχονται στους ιατρικούς φακέλους των υποκειμένων των δεδομένων τους οποίους διαχειρίζεται η ιατρική και κοινωνική υπηρεσία της ΕΟΚΕ· |
|
θ) |
σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχεία γ), ζ) και η) του κανονισμού, όταν διενεργεί επαληθεύσεις κατά την έννοια του άρθρου 116 παράγραφος 4 του δημοσιονομικού κανονισμού ή στο πλαίσιο της αντιμετώπισης δημοσιονομικών παρατυπιών κατά την έννοια του άρθρου 93 του δημοσιονομικού κανονισμού· |
|
ι) |
σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχεία γ), ζ) και η) του κανονισμού, όταν διεξάγει εσωτερικούς ή εξωτερικούς ελέγχους σχετικά με δραστηριότητες ή υπηρεσίες της ΕΟΚΕ σύμφωνα με το άρθρο 118 του δημοσιονομικού κανονισμού· |
|
ια) |
σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχεία γ), δ), ζ) και η) του κανονισμού, όταν παρέχει ή λαμβάνει συνδρομή από άλλα θεσμικά και λοιπά όργανα, και οργανισμούς της Ένωσης ή όταν συνεργάζεται μαζί τους στο πλαίσιο δραστηριοτήτων βάσει των στοιχείων α) έως ι) της παρούσας παραγράφου, και σύμφωνα με τις σχετικές συμφωνίες σε επίπεδο υπηρεσιών, μνημόνια συμφωνίας και συμφωνίες συνεργασίας· |
|
ιβ) |
σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχεία γ), ζ) και η) του κανονισμού, όταν παρέχει ή λαμβάνει συνδρομή σε ή από τρίτες χώρες, εθνικές αρχές και διεθνείς οργανισμούς ή συνεργάζεται με τέτοιες αρχές και οργανισμούς, είτε κατόπιν αιτήματός τους είτε εξ ιδίας πρωτοβουλίας· |
|
ιγ) |
σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1) στοιχεία γ), ζ) και η) του κανονισμού, όταν παρέχει ή λαμβάνει συνδρομή και συνεργασία σε ή από δημόσιες αρχές κρατών μελών της ΕΕ, είτε κατόπιν αιτήματός τους είτε εξ ιδίας πρωτοβουλία· |
|
ιδ) |
σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχείο ε) του κανονισμού, όταν επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε έγγραφα που υποβάλουν οι διάδικοι ή οι παρεμβαίνοντες στο πλαίσιο προσφυγών ενώπιον του Δικαστηρίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης· |
|
ιε) |
σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχεία γ), δ) και η) του κανονισμού, όταν ασκεί δραστηριότητες που αποσκοπούν στη διασφάλιση της ασφάλειας των προσώπων, των περιουσιακών στοιχείων και των πληροφοριών σε σχέση με δραστηριότητες ή υπηρεσίες της ΕΟΚΕ· |
|
ιστ) |
σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχεία γ), ζ) και η) του κανονισμού, όταν διεξάγει έρευνες για θέματα και περιστατικά που αφορούν ζητήματα προστασίας δεδομένων σύμφωνα με την τελευταία πρόταση του άρθρου 45 παράγραφος 2 του κανονισμού. |
2.2. Οι τυχόν περιορισμοί δεν πρέπει να θίγουν το ουσιαστικό περιεχόμενο των θεμελιωδών δικαιωμάτων και ελευθεριών, ενώ πρέπει να αποτελούν απαραίτητο και αναλογικό μέτρο σε μια δημοκρατική κοινωνία.
2.3. Πριν από την επιβολή περιορισμών πρέπει να διενεργείται κατά περίπτωση έλεγχος αναγκαιότητας και αναλογικότητας του μέτρου. Οι περιορισμοί δεν πρέπει να υπερβαίνουν το αυστηρώς αναγκαίο μέτρο για την επίτευξη του στόχου τους.
2.4. Για λόγους λογοδοσίας, η ΕΟΚΕ δημιουργεί αρχείο στο οποίο αρχειοθετεί τους λόγους που αιτιολογούν τους επιβληθέντες περιορισμούς, τους αναφερόμενους στην παράγραφο 1 λόγους που συντρέχουν στη συγκεκριμένη περίπτωση και το πόρισμα του ελέγχου αναγκαιότητας και αναλογικότητας του μέτρου. Τα αρχεία αυτά αποτελούν μέρος μητρώου, το οποίο τίθεται στη διάθεση των ενδιαφερομένων κατόπιν υποβολής αιτήματος στον ΕΕΠΔ.
2.5. Κατά την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που παρελήφθησαν από άλλους οργανισμούς στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων της, η ΕΟΚΕ διαβουλεύεται με τους εν λόγω οργανισμούς σχετικά με τους πιθανούς σχετικούς λόγους για την επιβολή των περιορισμών, καθώς και για την αναγκαιότητα και την αναλογικότητα των εν λόγω περιορισμών, εκτός εάν αυτό θέτει σε κίνδυνο τις δραστηριότητες της.
Άρθρο 3
Κίνδυνοι για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των υποκειμένων των δεδομένων
3.1. Κατά την αξιολόγηση της αναγκαιότητας και της αναλογικότητας ενός περιορισμού, η ΕΟΚΕ εξετάζει τους πιθανούς κινδύνους όσο αφορά τα δικαιώματα και τις ελευθερίες του υποκειμένου των δεδομένων.
3.2. Οι εκτιμήσεις των κινδύνων που συνεπάγονται οι επιβαλλόμενοι περιορισμοί για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των υποκειμένων των δεδομένων και τα στοιχεία της περιόδου εφαρμογής των εν λόγω περιορισμών περιλαμβάνονται στο αρχείο των δραστηριοτήτων επεξεργασίας που τηρεί η ΕΟΚΕ δυνάμει του άρθρου 31 του κανονισμού. Περιλαμβάνονται επίσης και σε κάθε εκτίμηση του αντικτύπου όσον αφορά την προστασία των δεδομένων αναφορικά με τους εν λόγω περιορισμούς που διεξάγεται δυνάμει του άρθρου 39 του κανονισμού.
Άρθρο 4
Διασφαλίσεις και περίοδοι αποθήκευσης
4.1. Η ΕΟΚΕ εφαρμόζει διασφαλίσεις για την πρόληψη της κατάχρησης και της παράνομης πρόσβασης ή διαβίβασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα ως προς τους περιορισμούς που εφαρμόζονται ή θα μπορούσαν να εφαρμοστούν. Οι εν λόγω διασφαλίσεις περιλαμβάνουν τεχνικά και οργανωτικά μέτρα και προσδιορίζονται, όπως είναι αναγκαίο, στις εσωτερικές αποφάσεις, τις διαδικασίες και τους κανόνες εφαρμογής της ΕΟΚΕ. Οι διασφαλίσεις αυτές περιλαμβάνουν τα εξής:
|
α) |
σαφή καθορισμό των ρόλων, των αρμοδιοτήτων και των διαδικαστικών μέτρων, |
|
β) |
κατά περίπτωση, ένα ασφαλές ηλεκτρονικό περιβάλλον που αποτρέπει την παράνομη ή τυχαία πρόσβαση ή μεταφορά ηλεκτρονικών δεδομένων σε μη εξουσιοδοτημένα άτομα, |
|
γ) |
κατά περίπτωση, ασφαλή αποθήκευση και επεξεργασία έντυπων εγγράφων, |
|
δ) |
δέουσα παρακολούθηση των περιορισμών και περιοδική επανεξέταση της εφαρμογής τους. |
Οι επανεξετάσεις που αναφέρονται στο στοιχείο δ) διεξάγονται τουλάχιστον κάθε έξι μήνες.
4.2. Οι περιορισμοί αίρονται αμέσως μόλις οι περιστάσεις που τους αιτιολογούν δεν ισχύον πλέον.
4.3. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα διατηρούνται βάσει του άρθρου 31 του κανονισμού στα αρχεία προστασίας δεδομένων, όπως ορίζουν οι ισχύοντες κανόνες της ΕΟΚΕ περί διατήρησης δεδομένων. Μετά το πέρας της περιόδου διατήρησης, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα διαγράφονται, ανωνυμοποιούνται ή διαβιβάζονται σε αρχεία σύμφωνα με το άρθρο 13 του κανονισμού.
Άρθρο 5
Συμμετοχή του υπεύθυνου προστασίας δεδομένων
5.1. Ο ΥΠΔ της ΕΟΚΕ ενημερώνεται αμελλητί κάθε φορά που περιορίζονται τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων σύμφωνα με την παρούσα απόφαση και του παρέχεται πρόσβαση στο αρχείο καταγραφής και σε οποιαδήποτε έγγραφα που περιλαμβάνουν υποκείμενα πραγματικά και νομικά στοιχεία.
5.2. Ο ΥΠΔ της ΕΟΚΕ μπορεί να ζητήσει να επανεξεταστεί η εφαρμογή ενός περιορισμού. Η ΕΟΚΕ ενημερώνει γραπτώς τον ΥΠΔ σχετικά με το αποτέλεσμα της αιτούμενης επανεξέτασης.
5.3. Η ΕΟΚΕ τεκμηριώνει τη συμμετοχή του ΥΠΔ στην εφαρμογή του περιορισμού, αναφέροντας μεταξύ άλλων ποιες πληροφορίες του κοινοποιούνται.
Άρθρο 6
Ενημέρωση των υποκειμένων των δεδομένων σχετικά με τους περιορισμούς των δικαιωμάτων τους
6.1. Η ΕΟΚΕ περιλαμβάνει σε ανακοινώσεις προστασίας δεδομένων που δημοσιεύονται στον ιστότοπό της και στο ενδοδίκτυο ενότητα όπου παρέχονται γενικές πληροφορίες σχετικά με τους πιθανούς περιορισμούς των δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων δυνάμει του άρθρου 2 παράγραφος 1 της παρούσας απόφασης. Οι πληροφορίες καλύπτουν τα δικαιώματα επί των οποίων μπορεί να επιβληθούν περιορισμοί, τις αιτίες για τις οποίες μπορεί να εφαρμοστούν περιορισμοί και την πιθανή διάρκειά τους.
6.2. Η ΕΟΚΕ ενημερώνει τα υποκείμενα των δεδομένων ξεχωριστά, εγγράφως και χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση, σχετικά με τους υφιστάμενους ή μελλοντικούς περιορισμούς των δικαιωμάτων τους. Η ΕΟΚΕ ενημερώνει το υποκείμενο των δεδομένων για τους κύριους λόγους στους οποίους βασίζεται η εφαρμογή του περιορισμού, για το δικαίωμα επικοινωνίας με τον ΥΠΔ για την προσφυγή κατά του περιορισμού και για το δικαίωμά του να υποβάλει καταγγελία στον ΕΕΠΔ.
6.3. Η ΕΟΚΕ μπορεί να αναβάλει, να παραλείψει ή να αρνηθεί την παροχή πληροφοριών σχετικά με τους λόγους ενός περιορισμού και το δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στον ΕΕΠΔ, για το χρονικό διάστημα που είναι αναγκαίο ώστε να μην αναιρεθεί η ισχύς του περιορισμού. Η αξιολόγηση του εύλογου κάθε περιορισμού διενεργείται κατά περίπτωση. Μόλις αυτό δεν αναιρεί πλέον την ισχύ του περιορισμού, η ΕΟΚΕ παρέχει τις πληροφορίες στο υποκείμενο των δεδομένων.
Άρθρο 7
Κοινοποίηση παραβίασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο υποκείμενο των δεδομένων
7.1. Στις περιπτώσεις κατά τις οποίες η ΕΟΚΕ υποχρεούται να κοινοποιεί μια παραβίαση δεδομένων στο υποκείμενο των δεδομένων, σύμφωνα με το άρθρο 35 παράγραφος 1 του κανονισμού, δύναται, σε εξαιρετικές περιπτώσεις, να περιορίζει μια τέτοια κοινοποίηση εν όλω ή εν μέρει. Τεκμηριώνει σε ανακοίνωση τους λόγους του περιορισμού, τη νομική αιτία για την επιβολή του σύμφωνα με το άρθρο 2 και μια αξιολόγηση της αναγκαιότητας και της αναλογικότητάς του. Η ανακοίνωση αποστέλλεται στον ΕΕΠΔ τη στιγμή της κοινοποίησης της παραβίασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.
7.2. Όταν οι λόγοι για την επιβολή του περιορισμού παύσουν να ισχύουν, η ΕΟΚΕ κοινοποιεί στο υποκείμενο των δεδομένων την παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και το ενημερώνει σχετικά με τους κύριους λόγους του περιορισμού και με το δικαίωμά του να υποβάλει καταγγελία στον ΕΕΠΔ.
Άρθρο 8
Απόρρητο των ηλεκτρονικών επικοινωνιών
8.1. Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, η ΕΟΚΕ μπορεί να περιορίσει το δικαίωμα απορρήτου των ηλεκτρονικών επικοινωνιών βάσει του άρθρου 36 του κανονισμού. Αυτοί οι περιορισμοί συμμορφώνονται στην οδηγία 2002/58/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (6).
8.2. Κατά παρέκκλιση από το άρθρο 6 παράγραφος 3 της παρούσας απόφασης, όταν η ΕΟΚΕ, σε εξαιρετικές περιπτώσεις, περιορίζει το δικαίωμα απορρήτου των ηλεκτρονικών επικοινωνιών, ενημερώνει το ενδιαφερόμενο υποκείμενο των δεδομένων στην απάντησή του σε οποιοδήποτε αίτημα από το εν λόγω υποκείμενο σχετικά με τους κύριους λόγους στους οποίους βασίζεται η εφαρμογή του περιορισμού και σχετικά με το δικαίωμά του να υποβάλει καταγγελία στον ΕΕΠΔ.
Άρθρο 9
Έναρξη ισχύος
Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει την εικοστή ημέρα από τη δημοσίευσή της στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Βρυξέλλες, 21 Ιουνίου 2021.
Christa SCHWENG
Η Πρόεδρος
(1) ΕΕ L 295 της 21.11.2018, σ. 39.
(2) Κανονισμός (ΕΟΚ, Ευρατόμ, ΕΚΑΧ) αριθ. 259/68 του Συμβουλίου, της 29ης Φεβρουαρίου 1968, περί καθορισμού του κανονισμού υπηρεσιακής καταστάσεως των υπαλλήλων και του καθεστώτος που εφαρμόζεται επί του λοιπού προσωπικού των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και περί θεσπίσεως ειδικών μέτρων προσωρινώς εφαρμοστέων στους υπαλλήλους της Επιτροπής (ΕΕ L 56 της 4.3.1968, σ. 1).
(3) Κανονισμός (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 883/2013 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 11ης Σεπτεμβρίου 2013, σχετικά με τις έρευνες που πραγματοποιούνται από την Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Καταπολέμησης της Απάτης (OLAF) και την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1073/1999 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου και του κανονισμού (Ευρατόμ) αριθ. 1074/1999 του Συμβουλίου (ΕΕ L 248 της 18.9.2013, σ. 1).
(4) Κανονισμός (ΕΕ, Ευρατόμ) 2018/1046 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 18ης Ιουλίου 2018, σχετικά με τους δημοσιονομικούς κανόνες που εφαρμόζονται στον γενικό προϋπολογισμό της Ένωσης, την τροποποίηση των κανονισμών (ΕΕ) αριθ. 1296/2013, (ΕΕ) αριθ. 1301/2013, (ΕΕ) αριθ. 1303/2013, (ΕΕ) αριθ. 1304/2013, (ΕΕ) αριθ. 1309/2013, (ΕΕ) αριθ. 1316/2013, (ΕΕ) αριθ. 223/2014, (ΕΕ) αριθ. 283/2014 και της απόφασης αριθ. 541/2014/ΕΕ και για την κατάργηση του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012 (ΕΕ L 193 της 30.7.2018, σ. 1).
(5) Απόφαση του γενικού γραμματέα της ΕΟΚΕ (αριθ. 229/19 Α) και του γενικού γραμματέα της ΕτΠ (αριθ. 177/2019) της 4ης Σεπτεμβρίου 2019 σχετικά με τους γενικούς κανόνες χρήσης του συστήματος ΤΠ.
(6) Οδηγία 2002/58/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 12ης Ιουλίου 2002, σχετικά με την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και την προστασία της ιδιωτικής ζωής στον τομέα των ηλεκτρονικών επικοινωνιών (ΕΕ L 201 της 31.7.2002, σ. 37).