ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α

ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ ΣΥΝΔΕΣΗΣ

Άρθρο 1

Γενικές διατάξεις

1.   Το συμβούλιο σύνδεσης που συστάθηκε σύμφωνα με το άρθρο 4 παράγραφος 1 της συμφωνίας σύνδεσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και των κρατών μελών της, αφενός, και της Κεντρικής Αμερικής, αφετέρου (εφεξής «η συμφωνία») εκτελεί τα καθήκοντά του όπως προβλέπεται στο άρθρο 4 παράγραφος 2 της συμφωνίας και αναλαμβάνει την ευθύνη για τη γενική εφαρμογή της συμφωνίας, καθώς και για κάθε άλλο διμερές, πολυμερές ή διεθνές ζήτημα κοινού ενδιαφέροντος.

2.   Όπως προβλέπεται στα άρθρα 5 και 345 της συμφωνίας, το συμβούλιο σύνδεσης απαρτίζεται από εκπροσώπους του συμβαλλόμενου μέρους ΕΕ και εκπροσώπους καθεμιάς εκ των Δημοκρατιών του συμβαλλόμενου μέρους ΚΑ, σε υπουργικό επίπεδο, ανάλογα με την περίπτωση και λαμβάνοντας υπόψη τα ειδικά θέματα που πρέπει να εξεταστούν σε κάθε συνεδρίαση. Εφόσον είναι σκόπιμο και με συμφωνία και των δύο συμβαλλομένων μερών, το συμβούλιο σύνδεσης συνέρχεται σε επίπεδο αρχηγών κρατών ή κυβερνήσεων.

3.   Σύμφωνα με το άρθρο 345 της συμφωνίας, όταν το συμβούλιο σύνδεσης ασκεί αποκλειστικά ή κατά κύριο λόγο τα καθήκοντα που του ανατίθενται στο μέρος IV της συμφωνίας, αποτελείται από εκπροσώπους του συμβαλλόμενου μέρους ΕΕ και από τους υπουργούς καθεμίας εκ των Δημοκρατιών του συμβαλλόμενου μέρους ΚΑ που είναι αρμόδιοι για θέματα συναφή με το εμπόριο.

4.   Όπως προβλέπεται στο άρθρο 352 παράγραφος 3 της συμφωνίας, οι Δημοκρατίες του συμβαλλόμενου μέρους ΚΑ θα ενεργούν συλλογικά κατά τη λήψη αποφάσεων εντός του θεσμικού πλαισίου της συμφωνίας· η υιοθέτηση αποφάσεων και συστάσεων απαιτεί τη συναίνεσή τους.

5.   Στον παρόντα εσωτερικό κανονισμό, η αναφορά στα συμβαλλόμενα μέρη είναι σύμφωνη με τον ορισμό που προβλέπεται στο άρθρο 352 της συμφωνίας.

Άρθρο 2

Προεδρία

Στην προεδρία του συμβουλίου σύνδεσης εναλλάσσονται ανά δωδεκάμηνο η Ύπατη Εκπρόσωπος της Ένωσης για Θέματα Εξωτερικής Πολιτικής και Πολιτικής Ασφαλείας και αντιπρόσωπος σε υπουργικό επίπεδο του συμβαλλόμενου μέρους ΚΑ. Η πρώτη περίοδος αρχίζει την ημερομηνία της πρώτης συνεδρίασης του συμβουλίου σύνδεσης και λήγει στις 31 Δεκεμβρίου του ίδιου έτους.

Άρθρο 3

Συνεδριάσεις

1.   Το συμβούλιο σύνδεσης συνέρχεται τακτικά σε διάστημα που δεν υπερβαίνει τα δύο έτη. Έκτακτες συνεδριάσεις του συμβουλίου σύνδεσης μπορούν να πραγματοποιούνται με συμφωνία των συμβαλλόμενων μερών, μετά από αίτηση ενός εξ αυτών.

2.   Κάθε συνεδρίαση του συμβουλίου σύνδεσης διεξάγεται κατά περίπτωση και σε ημερομηνία που συμφωνείται από τα συμβαλλόμενα μέρη.

3.   Οι συνεδριάσεις του συμβουλίου σύνδεσης συγκαλούνται από κοινού από τους γραμματείς του συμβουλίου σύνδεσης κατόπιν συμφωνίας με τον πρόεδρό του.

4.   Κατ' εξαίρεση, και εφόσον τα συμβαλλόμενα μέρη συμφωνούν, οι συνεδριάσεις του συμβουλίου σύνδεσης μπορεί να πραγματοποιούνται με τεχνικά μέσα, όπως η εικονοτηλεδιάσκεψη.

Άρθρο 4

Αντιπροσώπευση

1.   Τα μέλη του συμβουλίου σύνδεσης μπορούν να συμμετέχουν δι' αντιπροσώπου όταν δεν είναι σε θέση να παραστούν. Αν ένα μέλος επιθυμεί να ορίσει αντιπρόσωπο, οφείλει να γνωστοποιήσει γραπτώς στον πρόεδρο το όνομα του ή της αντιπροσώπου του πριν από τη συνεδρίαση στην οποία πρόκειται να εκπροσωπηθεί κατ' αυτόν τον τρόπο.

2.   Ο αντιπρόσωπος μέλους του συμβουλίου σύνδεσης ασκεί πλήρως τα δικαιώματα του συγκεκριμένου μέλους.

Άρθρο 5

Αντιπροσωπείες

1.   Τα μέλη του συμβουλίου σύνδεσης δύνανται να συνοδεύονται από άλλους υπαλλήλους. Ο πρόεδρος ενημερώνεται μέσω της γραμματείας για την προβλεπόμενη σύνθεση της αντιπροσωπείας κάθε συμβαλλόμενου μέρους πριν από κάθε συνεδρίαση.

2.   Το συμβούλιο σύνδεσης έχει τη δυνατότητα, κατόπιν συμφωνίας μεταξύ των συμβαλλόμενων μερών, να προσκαλεί στις συνεδριάσεις τρίτους για να συμμετάσχουν ως παρατηρητές ή για να παράσχουν πληροφορίες επί ειδικών θεμάτων.

Άρθρο 6

Γραμματεία

Ένας υπάλληλος της Γενικής Γραμματείας του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης και ένας υπάλληλος του συμβαλλόμενου μέρους ΚΑ ασκούν από κοινού τη γραμματεία του συμβουλίου σύνδεσης.

Άρθρο 7

Αλληλογραφία

1.   Η αλληλογραφία που απευθύνεται στο συμβούλιο σύνδεσης διαβιβάζεται στον γραμματέα είτε του συμβαλλόμενου μέρους ΕΕ είτε των Δημοκρατιών του συμβαλλόμενου μέρους ΚΑ, το οποίο με τη σειρά του ενημερώνει τον έτερο γραμματέα.

2.   Η γραμματεία μεριμνά ώστε η αλληλογραφία αυτή να προωθείται στον πρόεδρο του συμβουλίου σύνδεσης και, όταν κρίνεται σκόπιμο, να διανέμεται στα λοιπά μέλη του συμβουλίου σύνδεσης.

3.   Η γραμματεία αποστέλλει την αλληλογραφία στη Γενική Γραμματεία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, στην Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Εξωτερικής Δράσης, στις μόνιμες αντιπροσωπείες των κρατών μελών και στη Γενική Γραμματεία του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης, καθώς και στις πρεσβείες των Δημοκρατιών του συμβαλλόμενου μέρους ΚΑ που έχουν την έδρα τους στις Βρυξέλλες, Βέλγιο, με αντίγραφο, κατά περίπτωση, στα αρμόδια υπουργεία Εξωτερικών ή στα υπουργεία που είναι αρμόδια για θέματα συναφή με το εμπόριο.

4.   Οι ανακοινώσεις του προέδρου του συμβουλίου σύνδεσης αποστέλλονται στους παραλήπτες από τη γραμματεία και διανέμονται, όταν κρίνεται σκόπιμο, στα άλλα μέλη του συμβουλίου σύνδεσης στις διευθύνσεις που προσδιορίζονται στην παράγραφο 3.

Άρθρο 8

Εμπιστευτικότητα

1.   Οι συνεδριάσεις του συμβουλίου σύνδεσης δεν είναι δημόσιες, εκτός εάν αποφασιστεί διαφορετικά.

2.   Αν ένα συμβαλλόμενο μέρος υποβάλει στο συμβούλιο σύνδεσης πληροφορίες που έχουν χαρακτηριστεί εμπιστευτικές, το άλλο συμβαλλόμενο μέρος αντιμετωπίζει τις πληροφορίες αυτές σύμφωνα με τη διαδικασία που περιγράφεται στο άρθρο 336 παράγραφος 2 της συμφωνίας.

3.   Κάθε συμβαλλόμενο μέρος μπορεί να αποφασίσει τη δημοσίευση των αποφάσεων και των συστάσεων του συμβουλίου σύνδεσης στην επίσημη εφημερίδα του.

Άρθρο 9

Ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων

1.   Ο πρόεδρος καταρτίζει προσωρινή ημερήσια διάταξη για κάθε συνεδρίαση. Η ημερήσια διάταξη αποστέλλεται από τους γραμματείς του συμβουλίου σύνδεσης στους παραλήπτες που αναφέρονται στο άρθρο 7 το αργότερο 15 ημερολογιακές ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης.

Ο πρόεδρος εντάσσει στην προσωρινή ημερήσια διάταξη τα θέματα για τα οποία έλαβε αίτημα εγγραφής στην ημερήσια διάταξη το αργότερο 21 ημερολογιακές ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης, αλλά τα θέματα εγγράφονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη μόνο εάν τα αντίστοιχα δικαιολογητικά έγγραφα έχουν διαβιβασθεί στους γραμματείς το αργότερο μέχρι την ημερομηνία αποστολής της ημερήσιας διάταξης.

2.   Το συμβούλιο σύνδεσης εγκρίνει την ημερήσια διάταξη στην αρχή κάθε συνεδρίασης. Μπορεί να εγγραφεί στην ημερήσια διάταξη θέμα εκτός από αυτά που περιλαμβάνονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη, εάν συμφωνήσουν τα συμβαλλόμενα μέρη.

3.   Ο πρόεδρος δύναται, με τη σύμφωνη γνώμη των συμβαλλόμενων μερών, να συντομεύει τις προθεσμίες που αναφέρονται στην παράγραφο 1, για να ληφθούν υπόψη οι ιδιαιτερότητες κάποιας ειδικής περίπτωσης.

Άρθρο 10

Πρακτικά

1.   Οι δύο γραμματείς συντάσσουν από κοινού σχέδιο πρακτικών κάθε συνεδρίασης.

2.   Κατά γενικό κανόνα, τα πρακτικά αναφέρουν για κάθε θέμα της ημερήσιας διάταξης:

α)	τα δικαιολογητικά έγγραφα που υποβάλλονται στο συμβούλιο σύνδεσης·

β)	τις δηλώσεις των οποίων η καταχώριση ζητήθηκε από μέλος του συμβουλίου σύνδεσης· και

γ)	τα ζητήματα που συμφωνήθηκαν από τα συμβαλλόμενα μέρη, όπως, μεταξύ άλλων, τις αποφάσεις που εγκρίθηκαν, τις δηλώσεις που συμφωνήθηκαν και τα όποια συμπεράσματα.

3.   Το σχέδιο πρακτικών υποβάλλεται στο συμβούλιο σύνδεσης προς έγκριση. Εγκρίνεται εντός 45 ημερολογιακών ημερών μετά από κάθε συνεδρίαση του συμβουλίου σύνδεσης. Αφού εγκριθούν, τα πρακτικά υπογράφονται από τον πρόεδρο και τους δύο γραμματείς. Ένα επικυρωμένο ακριβές αντίγραφο διαβιβάζεται σε όλους τους παραλήπτες που αναφέρονται στο άρθρο 7.

Άρθρο 11

Αποφάσεις και συστάσεις

1.   Το συμβούλιο σύνδεσης λαμβάνει αποφάσεις και προβαίνει σε συστάσεις με κοινή συμφωνία των συμβαλλόμενων μερών, η οποία υπογράφεται από τις Δημοκρατίες του συμβαλλόμενου μέρους ΚΑ και από το συμβαλλόμενο μέρος ΕΕ.

2.   Το συμβούλιο σύνδεσης μπορεί επίσης να λαμβάνει αποφάσεις ή να προβαίνει σε συστάσεις με γραπτή διαδικασία, εφόσον συμφωνούν τα συμβαλλόμενα μέρη. Προς τον σκοπό αυτό, το κείμενο της πρότασης ανακοινώνεται γραπτώς από τον πρόεδρο του συμβουλίου σύνδεσης στα μέλη του, σύμφωνα με το άρθρο 7, και ορίζεται προθεσμία όχι μικρότερη των 21 ημερολογιακών ημερών εντός της οποίας τα μέλη πρέπει να γνωστοποιήσουν τυχόν επιφυλάξεις ή τροποποιήσεις που επιθυμούν να πραγματοποιήσουν. Αφού συμφωνηθεί το κείμενο, η απόφαση ή η σύσταση υπογράφεται ανεξάρτητα και διαδοχικά από τους εκπροσώπους του συμβαλλόμενου μέρους ΕΕ και καθεμία εκ των Δημοκρατιών του συμβαλλόμενου μέρους ΚΑ.

3.   Οι πράξεις του συμβουλίου σύνδεσης φέρουν τον τίτλο «απόφαση» ή «σύσταση» αντίστοιχα, κατά την έννοια του άρθρου 6 της συμφωνίας. Η γραμματεία του συμβουλίου σύνδεσης δίνει σε κάθε απόφαση ή σύσταση αύξοντα αριθμό, συνοδευόμενο από την ημερομηνία έκδοσης της πράξης και περιγραφή του αντικειμένου της. Κάθε απόφαση ορίζει την ημερομηνία έναρξης ισχύος της και υπογράφεται από τις Δημοκρατίες του συμβαλλόμενου μέρους ΚΑ και από το συμβαλλόμενο μέρος ΕΕ.

4.   Οι αποφάσεις και οι συστάσεις του συμβουλίου σύνδεσης επικυρώνονται από τους δύο γραμματείς.

5.   Οι αποφάσεις και οι συστάσεις διαβιβάζονται σε όλους τους αποδέκτες που αναφέρονται στο άρθρο 7 του παρόντος εσωτερικού κανονισμού.

6.   Κάθε συμβαλλόμενο μέρος μπορεί να αποφασίσει τη δημοσίευση των αποφάσεων και των συστάσεων του συμβουλίου σύνδεσης στην επίσημη εφημερίδα του.

Άρθρο 12

Γλώσσες

1.   Οι επίσημες γλώσσες του συμβουλίου σύνδεσης είναι τα ισπανικά και μία άλλη από τις αυθεντικές γλώσσες της συμφωνίας όπως συμφωνηθεί από τα συμβαλλόμενα μέρη.

2.   Κατά τη διάρκεια των εργασιών του το συμβούλιο σύνδεσης χρησιμοποιεί τεκμηρίωση που έχει συνταχθεί σε αυτές τις γλώσσες, εκτός αν αποφασιστεί διαφορετικά.

Άρθρο 13

Δαπάνες

1.   Κάθε συμβαλλόμενο μέρος αναλαμβάνει όλες τις δαπάνες τις οποίες συνεπάγεται η συμμετοχή του στις συνεδριάσεις του συμβουλίου σύνδεσης, τόσο όσον αφορά τα έξοδα προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.

2.   Τις δαπάνες για τη διοργάνωση των συνεδριάσεων και την αναπαραγωγή εγγράφων αναλαμβάνει το συμβαλλόμενο μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.

3.   Οι δαπάνες για τη διερμηνεία κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων και τη μετάφραση των εγγράφων από και προς τα ισπανικά και την έτερη επίσημη γλώσσα του συμβουλίου σύνδεσης, όπως αναφέρεται στο άρθρο 12 παράγραφος 1 του παρόντος εσωτερικού κανονισμού, αναλαμβάνονται από το συμβαλλόμενο μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση. Η διερμηνεία και η μετάφραση από και προς άλλες γλώσσες καλύπτονται άμεσα από το αιτούν συμβαλλόμενο μέρος.

Άρθρο 14

Επιτροπή σύνδεσης

1.   Σύμφωνα με το άρθρο 7 της συμφωνίας, το συμβούλιο σύνδεσης επικουρείται κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του από την επιτροπή σύνδεσης. Η επιτροπή απαρτίζεται από εκπροσώπους του συμβαλλόμενου μέρους ΕΕ, αφενός, και από εκπροσώπους του συμβαλλόμενου μέρους ΚΑ, αφετέρου, στο επίπεδο που καθορίζεται από τη συμφωνία.

2.   Η επιτροπή σύνδεσης προετοιμάζει τις συνεδριάσεις και τις εργασίες του συμβουλίου σύνδεσης (1), εφαρμόζει τις αποφάσεις του συμβουλίου σύνδεσης όταν χρειάζεται και γενικότερα εγγυάται τη συνέχεια της σχέσης σύνδεσης και την ορθή λειτουργία της συμφωνίας. Εξετάζει κάθε ζήτημα που παραπέμπεται σε αυτήν από το συμβούλιο σύνδεσης, καθώς και οποιοδήποτε άλλο θέμα ανακύπτει ενδεχομένως κατά την καθημερινή εφαρμογή της συμφωνίας. Η επιτροπή σύνδεσης υποβάλλει στο συμβούλιο σύνδεσης προτάσεις ή σχέδια αποφάσεων/συστάσεων προς έγκριση. Σύμφωνα με το άρθρο 7 παράγραφος 4 της συμφωνίας, το συμβούλιο σύνδεσης μπορεί να εξουσιοδοτήσει την επιτροπή σύνδεσης να λαμβάνει αποφάσεις εξ ονόματός του.

3.   Όταν η συμφωνία προβλέπει την υποχρέωση ή τη δυνατότητα διενέργειας διαβουλεύσεων ή όταν τα συμβαλλόμενα μέρη αποφασίσουν από κοινού να διαβουλεύονται μεταξύ τους, οι διαβουλεύσεις αυτές μπορούν να πραγματοποιούνται στο πλαίσιο της επιτροπής σύνδεσης, εκτός εάν ορίζεται διαφορετικά στη συμφωνία. Οι διαβουλεύσεις είναι δυνατόν να συνεχίζονται στο συμβούλιο σύνδεσης, εφόσον συμφωνούν τα δύο συμβαλλόμενα μέρη.

Άρθρο 15

Τροποποίηση του εσωτερικού κανονισμού

Ο παρών εσωτερικός κανονισμός μπορεί να τροποποιηθεί σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 11.

---

(1)  Όσον αφορά το μέρος IV της συμφωνίας, αυτή η λειτουργία πρέπει να ασκείται από την επιτροπή σύνδεσης, σε στενή συνεργασία με τους συντονιστές που ορίζονται σύμφωνα με το άρθρο 347 της συμφωνίας.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Β

ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΣΥΝΔΕΣΗΣ ΚΑΙ ΤΩΝ ΥΠΟΕΠΙΤΡΟΠΩΝ

Άρθρο 1

Γενικές διατάξεις

1.   Η επιτροπή σύνδεσης που συστήνεται σύμφωνα με το άρθρο 7 της συμφωνίας σύνδεσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και των κρατών μελών της, αφενός, και της Κεντρικής Αμερικής, αφετέρου (εφεξής «η συμφωνία») ασκεί τα καθήκοντα της όπως ορίζεται στη συμφωνία και φέρει την ευθύνη για την εν γένει εφαρμογή της συμφωνίας.

2.   Όπως προβλέπεται στο άρθρο 7 παράγραφος 1 και στο άρθρο 346 της συμφωνίας, η επιτροπή σύνδεσης απαρτίζεται από εκπροσώπους του συμβαλλόμενου μέρους ΕΕ και εκπροσώπους καθεμιάς εκ των Δημοκρατιών του συμβαλλόμενου μέρους ΚΑ, σε επίπεδο ανώτερων υπαλλήλων που έχουν αρμοδιότητα σχετική με τα ειδικά θέματα που πρόκειται να εξεταστούν σε κάθε συνεδρίαση.

3.   Σύμφωνα με το άρθρο 346 της συμφωνίας, όταν η επιτροπή σύνδεσης ασκεί τα καθήκοντα που της ανατίθενται στο μέρος IV της συμφωνίας, αποτελείται από ανώτερους υπαλλήλους της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και καθεμίας εκ των Δημοκρατιών του συμβαλλόμενου μέρους ΚΑ που είναι αρμόδιοι για θέματα συναφή με το εμπόριο. Ένας εκπρόσωπος του συμβαλλόμενου μέρους που ασκεί την προεδρία της επιτροπής σύνδεσης εκτελεί χρέη προέδρου.

4.   Όπως προβλέπεται στο άρθρο 352 παράγραφος 3 της συμφωνίας, οι Δημοκρατίες του συμβαλλόμενου μέρους ΚΑ θα ενεργούν συλλογικά κατά τη λήψη αποφάσεων εντός του θεσμικού πλαισίου της συμφωνίας· η υιοθέτηση αποφάσεων και συστάσεων απαιτεί τη συναίνεσή τους.

5.   Στον παρόντα εσωτερικό κανονισμό, η αναφορά στα συμβαλλόμενα μέρη είναι σύμφωνη με τον ορισμό που προβλέπεται στο άρθρο 352 της συμφωνίας.

Άρθρο 2

Προεδρία

Το συμβαλλόμενο μέρος ΕΕ και το συμβαλλόμενο μέρος ΚΑ ασκούν την προεδρία της επιτροπής σύνδεσης εναλλάξ, για περίοδο 12 μηνών. Ο πρόεδρος είναι μέλος της επιτροπής σύνδεσης. Η πρώτη περίοδος αρχίζει την ημερομηνία της πρώτης συνεδρίασης της επιτροπής σύνδεσης και λήγει στις 31 Δεκεμβρίου του ίδιου έτους.

Άρθρο 3

Συνεδριάσεις

1.   Η επιτροπή σύνδεσης συνέρχεται τακτικά, τουλάχιστον μία φορά το έτος, εκτός εάν συμφωνηθεί διαφορετικά από τα συμβαλλόμενα μέρη. Έκτακτες συνεδριάσεις της επιτροπής σύνδεσης μπορούν να πραγματοποιούνται με συμφωνία των μερών, μετά από αίτηση ενός εξ αυτών.

2.   Κάθε συνεδρίαση της επιτροπής σύνδεσης συγκαλείται από τον πρόεδρο σε χρόνο και σε τόπο που συμφωνούν τα συμβαλλόμενα μέρη. Η ανακοίνωση για τη σύγκληση της επιτροπής σύνδεσης αποστέλλεται από τη γραμματεία της στα μέλη το αργότερο 28 ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης, εκτός αν τα συμβαλλόμενα μέρη συμφωνήσουν διαφορετικά.

3.   Οποτεδήποτε είναι εφικτό, η τακτική συνεδρίαση της επιτροπής σύνδεσης συγκαλείται εν ευθέτω χρόνω πριν από την τακτική συνεδρίαση του συμβουλίου σύνδεσης.

4.   Κατ' εξαίρεση, και εφόσον τα συμβαλλόμενα μέρη συμφωνούν, οι συνεδριάσεις της επιτροπής σύνδεσης μπορεί να πραγματοποιούνται μέσω των όποιων συμφωνηθέντων τεχνικών μέσων.

Άρθρο 4

Αντιπροσώπευση

1.   Κάθε συμβαλλόμενο μέρος κοινοποιεί στο άλλο συμβαλλόμενο μέρος τον κατάλογο των εκπροσώπων του στην επιτροπή σύνδεσης («μέλη») για τα διάφορα ζητήματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν. Τη διαχείριση του καταλόγου αναλαμβάνει η γραμματεία της επιτροπής σύνδεσης.

2.   Εάν ένα μέλος επιθυμεί να εκπροσωπηθεί από αναπληρωματικό αντιπρόσωπο σε μια συγκεκριμένη συνεδρίαση, γνωστοποιεί εγγράφως στα άλλα μέρη της επιτροπής σύνδεσης το όνομα του αναπληρωματικού αντιπροσώπου του πριν από την πραγματοποίηση της συνάντησης. Ο αναπληρωματικός αντιπρόσωπος μέλους ασκεί όλα τα δικαιώματα του μέλους αυτού.

Άρθρο 5

Αντιπροσωπείες

Τα μέλη της επιτροπής σύνδεσης δύνανται να συνοδεύονται από άλλους υπαλλήλους. Πριν από κάθε συνεδρίαση τα μέρη ενημερώνονται μέσω της γραμματείας για την προβλεπόμενη σύνθεση των αντιπροσωπειών που θα συμμετάσχουν στη συνεδρίαση.

Άρθρο 6

Γραμματεία

Ένας υπάλληλος του συμβαλλόμενου μέρους ΕΕ και ένας υπάλληλος μιας Δημοκρατίας του συμβαλλόμενου μέρους ΚΑ, οι οποίοι εναλλάσσονται σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές που θεσπίζονται για τον σκοπό αυτό από τις Δημοκρατίες του μέρους ΚΑ, ενεργούν από κοινού ως γραμματείς της επιτροπής σύνδεσης.

Άρθρο 7

Αλληλογραφία

1.   Η αλληλογραφία που απευθύνεται στην επιτροπή σύνδεσης διαβιβάζεται στον γραμματέα είτε του συμβαλλόμενου μέρους ΕΕ είτε της Δημοκρατίας του συμβαλλόμενου μέρους ΚΑ, το οποίο με τη σειρά του ενημερώνει τον έτερο γραμματέα.

2.   Η γραμματεία διασφαλίζει ότι η αλληλογραφία που απευθύνεται στην επιτροπή σύνδεσης διαβιβάζεται στον πρόεδρο της επιτροπής και, όταν κρίνεται σκόπιμο, διανέμεται υπό μορφή εγγράφων, όπως αναφέρεται στο άρθρο 8 του παρόντος εσωτερικού κανονισμού.

3.   Η αλληλογραφία του προέδρου της επιτροπής σύνδεσης αποστέλλεται από τη γραμματεία στα συμβαλλόμενα μέρη και, όταν κρίνεται σκόπιμο, διανέμεται υπό μορφή εγγράφων, όπως αναφέρεται στο άρθρο 8 του παρόντος εσωτερικού κανονισμού.

Άρθρο 8

Έγγραφα

1.   Όταν οι συσκέψεις της επιτροπής σύνδεσης βασίζονται σε δικαιολογητικά έγγραφα, τα έγγραφα αυτά αριθμούνται και διαβιβάζονται από τη γραμματεία στα μέλη.

2.   Κάθε γραμματέας είναι αρμόδιος για τη διαβίβαση των εγγράφων στα κατάλληλα μέλη της δικής του πλευράς της επιτροπής σύνδεσης, καθώς και για τη συστηματική κοινοποίηση αντιγράφων στον άλλο γραμματέα.

Άρθρο 9

Εμπιστευτικότητα

1.   Οι συνεδριάσεις της επιτροπής σύνδεσης δεν είναι δημόσιες, εκτός αν αποφασιστεί διαφορετικά.

2.   Αν ένα συμβαλλόμενο μέρος υποβάλει στην επιτροπή σύνδεσης, τις υποεπιτροπές, τις ομάδες εργασίας ή όποιους άλλους φορείς πληροφορίες που έχουν χαρακτηριστεί εμπιστευτικές, το άλλο συμβαλλόμενο μέρος αντιμετωπίζει τις πληροφορίες αυτές σύμφωνα με τη διαδικασία που περιγράφεται στο άρθρο 336 παράγραφος 2 της συμφωνίας.

3.   Κάθε συμβαλλόμενο μέρος μπορεί να αποφασίσει τη δημοσίευση των αποφάσεων και των συστάσεων της επιτροπής σύνδεσης στην επίσημη εφημερίδα του.

Άρθρο 10

Ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων

1.   Η γραμματεία της επιτροπής σύνδεσης καταρτίζει προσωρινή ημερήσια διάταξη για κάθε συνεδρίαση, με βάση τις προτάσεις των συμβαλλόμενων μερών. Η εν λόγω ημερήσια διάταξη διαβιβάζεται, μαζί με τα σχετικά έγγραφα, στον πρόεδρο της επιτροπής σύνδεσης και στα μέλη της το αργότερο 15 ημερολογιακές ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης, υπό τη μορφή εγγράφων, όπως αναφέρεται στο άρθρο 8 του παρόντος εσωτερικού κανονισμού.

2.   Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει θέματα για τα οποία η γραμματεία της επιτροπής σύνδεσης έλαβε αίτημα εγγραφής στην ημερήσια διάταξη από συμβαλλόμενο μέρος, μαζί με τα σχετικά έγγραφα, το αργότερο 21 ημερολογιακές ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης.

3.   Η ημερήσια διάταξη εγκρίνεται από την επιτροπή σύνδεσης κατά την έναρξη κάθε συνεδρίασης. Αν συμφωνήσουν τα συμβαλλόμενα μέρη, μπορούν να εγγραφούν στην ημερήσια διάταξη και άλλα θέματα πέραν αυτών που περιλαμβάνονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη.

4.   Ο πρόεδρος της συνεδρίασης της επιτροπής σύνδεσης δύναται, κατόπιν συμφωνίας, να προσκαλεί παρατηρητές σε βάση ad hoc να παραστούν στις συνεδριάσεις ή εμπειρογνώμονες προκειμένου να παράσχουν πληροφορίες σχετικά με ειδικά θέματα.

5.   Ο πρόεδρος της συνεδρίασης της επιτροπής σύνδεσης δύναται, μετά από διαβούλευση με τα συμβαλλόμενα μέρη, να συντομεύει τις προθεσμίες που καθορίζονται στις παραγράφους 1 και 2, για να ληφθούν υπόψη οι ιδιαιτερότητες κάποιας ειδικής περίπτωσης.

Άρθρο 11

Πρακτικά

1.   Οι δύο γραμματείς συντάσσουν από κοινού σχέδιο πρακτικών κάθε συνεδρίασης, κατά κανόνα εντός 21 ημερολογιακών ημερών από τη λήξη της συνεδρίασης.

2.   Κατά γενικό κανόνα, τα πρακτικά αναφέρουν για κάθε θέμα της ημερήσιας διάταξης:

α)	τα δικαιολογητικά έγγραφα που υποβάλλονται στην επιτροπή σύνδεσης·

β)	τις δηλώσεις των οποίων η καταχώριση ζητήθηκε από μέλος της επιτροπής σύνδεσης· και

γ)	τα ζητήματα που συμφωνήθηκαν από τα συμβαλλόμενα μέρη, όπως, μεταξύ άλλων, τις αποφάσεις που εγκρίθηκαν, τις συστάσεις που διατυπώθηκαν, τις δηλώσεις που συμφωνήθηκαν και τα όποια συμπεράσματα για ειδικά θέματα.

3.   Τα πρακτικά περιλαμβάνουν επίσης κατάλογο των μελών ή των αναπληρωτών τους που πήραν μέρος στη συνεδρίαση, κατάλογο των μελών των αντιπροσωπειών που τους συνόδευαν και κατάλογο των παρατηρητών ή των εμπειρογνωμόνων που παρέστησαν στη συνεδρίαση.

4.   Όλα τα μέρη εγκρίνουν εγγράφως τα πρακτικά εντός 28 ημερολογιακών ημερών από την ημερομηνία διεξαγωγής της συνεδρίασης. Αφού εγκριθούν, τα πρακτικά υπογράφονται από τον πρόεδρο και τους δύο γραμματείς της επιτροπής σύνδεσης. Ένα επικυρωμένο ακριβές αντίγραφο διαβιβάζεται σε κάθε συμβαλλόμενο μέρος.

5.   Εκτός εάν συμφωνηθεί διαφορετικά, η επιτροπή σύνδεσης εγκρίνει σχέδιο δράσης που αντικατοπτρίζει τις δράσεις που συμφωνήθηκαν κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης, και η υλοποίησή του επανεξετάζεται στην επόμενη συνεδρίαση.

Άρθρο 12

Αποφάσεις και συστάσεις

1.   Στις ειδικές περιπτώσεις στις οποίες η συμφωνία τής παρέχει την εξουσία λήψης αποφάσεων ή όταν εξουσιοδοτείται σχετικά από το συμβούλιο σύνδεσης, η επιτροπή σύνδεσης λαμβάνει αποφάσεις και προβαίνει σε συστάσεις με κοινή συμφωνία των συμβαλλόμενων μερών, η οποία υπογράφεται από τις Δημοκρατίες του συμβαλλόμενου μέρους ΚΑ και από το συμβαλλόμενο μέρος ΕΕ κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεών της.

2.   Η επιτροπή σύνδεσης μπορεί να λάβει αποφάσεις ή να προβεί σε συστάσεις με γραπτή διαδικασία, εφόσον συμφωνούν τα συμβαλλόμενα μέρη. Προς τον σκοπό αυτό, το κείμενο της πρότασης ανακοινώνεται γραπτώς από τον πρόεδρο του συμβουλίου σύνδεσης στα μέλη του, σύμφωνα με το άρθρο 8, και ορίζεται προθεσμία όχι μικρότερη των 21 ημερολογιακών ημερών εντός της οποίας τα μέλη πρέπει να γνωστοποιήσουν τυχόν επιφυλάξεις ή τροποποιήσεις που επιθυμούν να πραγματοποιήσουν. Αφού συμφωνηθεί το κείμενο, η απόφαση ή η σύσταση υπογράφεται ανεξάρτητα και διαδοχικά από τους εκπροσώπους του συμβαλλόμενου μέρους ΕΕ και καθεμία εκ των Δημοκρατιών του συμβαλλόμενου μέρους ΚΑ.

3.   Οι πράξεις της επιτροπής σύνδεσης φέρουν τον τίτλο «απόφαση» ή «σύσταση» αντίστοιχα. Η γραμματεία της επιτροπής σύνδεσης δίνει σε κάθε απόφαση ή σύσταση αύξοντα αριθμό, συνοδευόμενο από την ημερομηνία έκδοσης της πράξης και περιγραφή του αντικειμένου της. Κάθε απόφαση ορίζει την ημερομηνία έναρξης ισχύος της και υπογράφεται από τις Δημοκρατίες του συμβαλλόμενου μέρους ΚΑ και από το συμβαλλόμενο μέρος ΕΕ.

Άρθρο 13

Εκθέσεις

Η επιτροπή σύνδεσης υποβάλλει έκθεση στο συμβούλιο σύνδεσης σχετικά με τις δραστηριότητές της και τις δραστηριότητες των υποεπιτροπών, των ομάδων εργασίας και των άλλων φορέων σε κάθε τακτική συνεδρίαση του συμβουλίου σύνδεσης.

Άρθρο 14

Γλώσσες

1.   Οι επίσημες γλώσσες της επιτροπής σύνδεσης είναι τα ισπανικά και μία άλλη από τις αυθεντικές γλώσσες της συμφωνίας όπως συμφωνηθεί από τα συμβαλλόμενα μέρη.

2.   Κατά τη διάρκεια των εργασιών της η επιτροπή σύνδεσης χρησιμοποιεί τεκμηρίωση που έχει συνταχθεί σε αυτές τις γλώσσες, εκτός αν αποφασιστεί διαφορετικά.

Άρθρο 15

Δαπάνες

1.   Κάθε συμβαλλόμενο μέρος αναλαμβάνει όλες τις δαπάνες τις οποίες συνεπάγεται η συμμετοχή του στις συνεδριάσεις της επιτροπής σύνδεσης, τόσο όσον αφορά τα έξοδα προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.

2.   Τις δαπάνες για τη διοργάνωση των συνεδριάσεων και την αναπαραγωγή εγγράφων αναλαμβάνει το συμβαλλόμενο μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.

3.   Οι δαπάνες για τη διερμηνεία κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων και τη μετάφραση των εγγράφων από και προς τα ισπανικά και την έτερη επίσημη γλώσσα της επιτροπής σύνδεσης, όπως αναφέρεται στο άρθρο 14 παράγραφος 1 του παρόντος εσωτερικού κανονισμού, αναλαμβάνονται από το συμβαλλόμενο μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση. Η διερμηνεία και η μετάφραση από και προς άλλες γλώσσες καλύπτονται άμεσα από το αιτούν συμβαλλόμενο μέρος.

Άρθρο 16

Τροποποίηση του εσωτερικού κανονισμού

Ο παρών εσωτερικός κανονισμός μπορεί να τροποποιηθεί σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 12.

Άρθρο 17

Υποεπιτροπές και ειδικές ομάδες εργασίας

1.   Σύμφωνα με το άρθρο 8 παράγραφος 2 της συμφωνίας, η επιτροπή σύνδεσης μπορεί να αποφασίσει να δημιουργήσει υποεπιτροπές ή ειδικές ομάδες εργασίας διαφορετικές από εκείνες που προβλέπονται στη συμφωνία, προκειμένου να την επικουρούν στην εκτέλεση των καθηκόντων της. Η επιτροπή σύνδεσης μπορεί να αποφασίσει να καταργήσει κάποια από τις εν λόγω υποεπιτροπές ή ομάδες εργασίας, να καθορίσει ή να τροποποιήσει τις αρμοδιότητές τους. Εκτός αν αποφασιστεί διαφορετικά, οι υποεπιτροπές λειτουργούν υπό την εποπτεία της επιτροπής σύνδεσης, την οποία και ενημερώνουν ύστερα από κάθε συνεδρίασή τους.

2.   Εκτός αν προβλέπεται διαφορετικά στη συμφωνία ή έχει συμφωνηθεί διαφορετικά στο πλαίσιο του συμβουλίου σύνδεσης, ο παρών εσωτερικός κανονισμός εφαρμόζεται mutatis mutandis για κάθε υποεπιτροπή, συλλογικό όργανο ή ειδική ομάδα εργασίας, με τις ακόλουθες προσαρμογές:

α)	κάθε συμβαλλόμενο μέρος κοινοποιεί εγγράφως στα άλλα συμβαλλόμενα μέρη τον κατάλογο των συμμετεχόντων σε αυτούς τους φορείς και τις εκάστοτε λειτουργίες τους. Η γραμματεία της επιτροπής σύνδεσης διαχειρίζεται αυτούς τους καταλόγους·

β)	όλη η σχετική αλληλογραφία, τα έγγραφα και οι ανακοινώσεις μεταξύ των σημείων επαφής διαβιβάζονται ταυτόχρονα και στη γραμματεία της επιτροπής σύνδεσης·

γ)	εκτός αν προβλέπεται διαφορετικά στη συμφωνία ή συμφωνήθηκε διαφορετικά από τα συμβαλλόμενα μέρη, οι υποεπιτροπές, τα συλλογικά όργανα ή οι ομάδες εργασίας έχουν την εξουσία να διατυπώνουν μόνο συστάσεις.