32002D0307

Απόφαση της Επιτροπής

της 18ης Δεκεμβρίου 2001

σχετικά με λεπτομέρειες εκτέλεσης της απόφασης 2000/596/ΕΚ του Συμβουλίου όσον αφορά τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου καθώς και τις διαδικασίες εφαρμογής των δημοσιονομικών διορθώσεων στο πλαίσιο των ενεργειών που συγχρηματοδοτούνται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο για τους Πρόσφυγες

[κοινοποιηθείσα υπό τον αριθμό Ε(2001) 4372]

(2002/307/ΕΚ)

Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ,

Έχοντας υπόψη:

τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας,

την απόφαση 2000/596/ΕΚ του Συμβουλίου, της 28ης Σεπτεμβρίου 2000, για τη δημιουργία Ευρωπαϊκού Ταμείου για τους Πρόσφυγες(1), και ιδίως το άρθρο 24,

Μετά από διαβούλευση της συμβουλευτικής επιτροπής που θεσπίζεται από το άρθρο 21 παράγραφος 1 της απόφασης 2000/596/ΕΚ,

Εκτιμώντας τα ακόλουθα:

(1) Για να διασφαλιστεί μία χρηστή δημοσιονομική διαχείριση των συνδρομών που παρέχονται δυνάμει του Ευρωπαϊκού Ταμείου για τους Πρόσφυγες (στο εξής "Ταμείο"), είναι απαραίτητο να καθορίσουν τα κράτη μέλη κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με την οργάνωση των καθηκόντων της αρμόδιας αρχής για την εφαρμογή των συγχρηματοδοτούμενων ενεργειών.

(2) Για να διασφαλιστεί ότι η χρησιμοποίηση των κοινοτικών κονδυλίων θα είναι σύμφωνη με τις αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης, είναι απαραίτητο να θεσπίσουν τα κράτη μέλη συστήματα διαχείρισης και ελέγχου που θα διασφαλίζουν επαρκή διαδρομή ελέγχου και θα παρέχουν στην Επιτροπή κάθε απαραίτητη συνδρομή για την υλοποίηση των ελέγχων, ιδίως μέσω δειγματοληπτικής έρευνας.

(3) Για να διασφαλιστεί μια αποτελεσματική και κατάλληλη χρήση των κοινοτικών κονδυλίων, κρίνεται σκόπιμο να θεσπιστούν ενιαία κριτήρια για τους ελέγχους που πραγματοποιούνται από τα κράτη μέλη σύμφωνα με το άρθρο 18 της απόφασης 2000/596/ΕΚ.

(4) Για να διασφαλιστεί η ενιαία αντιμετώπιση όσον αφορά τις δηλώσεις δαπανών για τις οποίες έχουν ζητηθεί πληρωμές από το Ταμείο, δυνάμει του άρθρου 17 παράγραφος 2 της απόφασης 2000/596/ΕΚ, κρίνεται σκόπιμο να θεσπιστεί ένα τυποποιημένο έντυπο για τη δήλωση των δαπανών.

(5) Για να επιτραπεί η ανάκτηση σύμφωνα με το άρθρο 18 παράγραφος 1 της απόφασης 2000/596/ΕΚ, των αδικαιολογήτως καταβληθέντων ποσών, είναι απαραίτητο να προβλεφθεί ότι τα κράτη μέλη θα ανακοινώνουν στην Επιτροπή τις αποκαλυφθείσες περιπτώσεις παρατυπιών καθώς και στοιχεία σχετικά με τη διεξαγωγή των διοικητικών ή δικαστικών διαδικασιών.

(6) Σύμφωνα με το άρθρο 19 παράγραφος 1 της απόφασης 2000/596/ΕΚ, τα κράτη μέλη πραγματοποιούν τις δημοσιονομικές διορθώσεις που απαιτούνται σε σχέση με συγκεκριμένη παρατυπία ή παρατυπία που οφείλεται στο ίδιο το σύστημα, με ολική ή μερική κατάργηση της σχετικής κοινοτικής συμμετοχής. Για να διασφαλιστεί μία ενιαία εφαρμογή της διάταξης αυτής σε ολόκληρη την Κοινότητα, είναι απαραίτητο να καθοριστούν οι κανόνες για τον προσδιορισμό των διορθώσεων που πρόκειται να πραγματοποιηθούν και να προβλεφθεί ενημέρωση της Επιτροπής.

(7) Εάν ένα κράτος μέλος δεν πληροί τις υποχρεώσεις του δυνάμει του άρθρου 19 παράγραφος 1 της απόφασης 2000/596/ΕΚ ή τις υποχρεώσεις του δυνάμει του άρθρου 18, η Επιτροπή μπορεί να επιφέρει η ίδια δημοσιονομικές διορθώσεις δυνάμει του άρθρου 18 παράγραφος 4 της απόφασης. Κάθε φορά που αυτό είναι δυνατό ή πραγματοποιήσιμο, πρέπει το ποσό των διορθώσεων αυτών να αξιολογείται βάσει ατομικών φακέλων και να ισούται με το ύψος των δαπανών που εσφαλμένα καταλογίστηκαν στο Ταμείο, λαμβάνοντας υπόψη την αρχή της αναλογικότητας. Όταν δεν είναι δυνατό ή πραγματοποιήσιμο να γίνει ακριβής ποσοτικός προσδιορισμός των δημοσιονομικών επιπτώσεων των παρατυπιών ή εάν θα ήταν δυσανάλογο να ακυρωθεί το σύνολο των εν λόγω δαπανών, πρέπει η Επιτροπή να βασίζει τις διορθώσεις της σε παρέκταση ή να τις καθορίζει σε μία βάση κατ' αποκοπήν σε συνάρτηση με την αξιολόγηση της Επιτροπής για την έκταση και τις δημοσιονομικές επιπτώσεις της παρατυπίας την οποία το κράτος μέλος παρέλειψε να προβλέψει, εντοπίσει ή διορθώσει.

(8) Είναι απαραίτητο να διευκρινιστούν ορισμένες λεπτομέρειες της εφαρμογής των δημοσιονομικών διορθώσεων που προβλέπονται στο άρθρο 19 παράγραφος 1 της απόφασης 2000/596/ΕΚ και να προβλεφθεί η εφαρμογή της ίδιας διαδικασίας στις περιπτώσεις που προβλέπονται στο άρθρο 18 παράγραφος 4 στοιχείο β) της απόφασης αυτής.

(9) Πρέπει να καθοριστούν οι τόκοι υπερημερίας που οφείλονται για οποιοδήποτε ποσό του οποίου ζητείται η επιστροφή ως αχρεωστήτως καταβληθέντος, οι οποίοι πρέπει να επιστραφούν στην Επιτροπή, σύμφωνα με το άρθρο 19 παράγραφος 3 της απόφασης 2000/596/ΕΚ.

(10) Η παρούσα απόφαση πρέπει να εφαρμοστεί με την επιφύλαξη των διατάξεων σχετικά με την επιστροφή κρατικών ενισχύσεων δυνάμει του άρθρου 14 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 659/1999 του Συμβουλίου, της 22ας Μαρτίου 1999, σχετικά με λεπτομέρειες εφαρμογής του άρθρου 93 της συνθήκης ΕΚ(2).

(11) Η παρούσα απόφαση πρέπει να εφαρμοστεί με την επιφύλαξη των διατάξεων του κανονισμού (Ευρατόμ, ΕΚ) αριθ. 2185/96 του Συμβουλίου, της 11ης Νοεμβρίου 1996, σχετικά με τους ελέγχους και εξακριβώσεις που διεξάγει επιτοπίως η Επιτροπή με σκοπό την προστασία των οικονομικών συμφερόντων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων από απάτες και λοιπές παρατυπίες(3),

ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ:

ΚΕΦΑΛΑΙΟ Ι

ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΚΑΙ ΟΡΙΣΜΟΙ

Άρθρο 1

Η παρούσα απόφαση θεσπίζει τις λεπτομέρειες εφαρμογής της απόφασης 2000/596/ΕΚ όσον αφορά τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου της συνδρομής που χορηγείται δυνάμει του Ευρωπαϊκού Ταμείου για τους Πρόσφυγες, στο εξής "Ταμείο", και διαχειρίζονται τα κράτη μέλη, καθώς και τη διαδικασία εφαρμογής των δημοσιονομικών διορθώσεων που εφαρμόζονται στην εν λόγω συνδρομή.

Άρθρο 2

Στο πλαίσιο της παρούσας απόφασης, ορίζεται ως:

α) "αρμόδια αρχή": κάθε αρχή η οποία ορίζεται από ένα κράτος μέλος σύμφωνα με το άρθρο 7 της απόφασης 2000/596/ΕΚ·

β) "ενδιάμεσος οργανισμός": κάθε διοικητική αρχή ή μη κυβερνητική οργάνωση στην οποία η αρμόδια αρχή αναθέτει εκτελεστική αρμοδιότητα σύμφωνα με το άρθρο 7 της απόφασης 2000/596/ΕΚ.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΙΙ

ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ

Άρθρο 3

1. Κατ' εφαρμογή του άρθρου 18 παράγραφος 1 στοιχείο γ) της απόφασης 2000/596/ΕΚ, τα κράτη μέλη κοινοποιούν κατευθυντήριες γραμμές στην αρμόδια αρχή και στους ενδιάμεσους οργανισμούς στους οποίους ανατίθεται η ευθύνη της εφαρμογής.

Με την επιφύλαξη του άρθρου 18 παράγραφος 1 της απόφασης 2000/596/ΕΚ, οι κατευθυντήριες γραμμές καλύπτουν όλους τους ελέγχους που απαιτούνται για να διασφαλιστεί η ορθότητα, η νομιμότητα και η επιλεξιμότητα των αιτήσεων κοινοτικής συνδρομής, ενώ επίσης αναφέρονται στα πρότυπα χρηστών διοικητικών πρακτικών που αναγνωρίζονται εν γένει και περιγράφονται στο παράρτημα Ι.

2. Όταν όλα τα καθήκοντα της αρμόδια αρχής ή ορισμένα από αυτά μεταβιβάζονται σε ενδιάμεσους οργανισμούς, οι κατευθυντήριες γραμμές που προβλέπονται στην παράγραφο 1 προσδιορίζουν ιδίως τα ακόλουθα:

α) τη σαφή κατανομή και προσδιορισμό των καθηκόντων, ιδίως όσον αφορά τη διαχείριση, την πληρωμή, τον έλεγχο και την επαλήθευση του συμβατού με:

i) τους όρους που προβλέπονται στις αποφάσεις της Επιτροπής για την έγκριση των αιτήσεων συγχρηματοδότησης που αναφέρονται στο άρθρο 8 της απόφασης 2000/596/ΕΚ·

ii) τους κανόνες επιλεξιμότητας των δαπανών που περιλαμβάνονται στο παράρτημα Ι της απόφασης 2001/275/EK της Επιτροπής(4) και

iii) τις πολιτικές και κοινοτικές δράσεις, περιλαμβανομένων εκείνων που αφορούν τους κανόνες του ανταγωνισμού, της ανάθεσης των δημοσίων συμβάσεων, της προστασίας και βελτίωσης της ποιότητας του περιβάλλοντος, της κατάργησης των ανισοτήτων και της προώθησης της ισότητας μεταξύ ανδρών και γυναικών·

β) τη θέσπιση αποτελεσματικών συστημάτων που διασφαλίζουν ότι οι ενδιάμεσοι οργανισμοί ασκούν κατά τρόπο ικανοποιητικό τις αρμοδιότητές τους·

γ) την κοινοποίηση πληροφοριών στην αρμόδια αρχή σχετικά με την άσκηση των καθηκόντων τους και την περιγραφή των χρησιμοποιηθέντων μέσων.

3. Σύμφωνα με το άρθρο 18 παράγραφος 1 στοιχείο β) της απόφασης 2000/596/ΕΚ, τα κράτη μέλη διαβιβάζουν στην Επιτροπή το αργότερο εντός δύο μηνών μετά την έναρξη ισχύος της παρούσας απόφασης και ως συμπλήρωμα των πληροφοριών που περιέχονται στην πρώτη αίτηση συγχρηματοδότησης, την περιγραφή των υπαρχόντων συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου καθώς και τις προβλεπόμενες βελτιώσεις, λαμβάνοντας ιδίως υπόψη τα πρότυπα χρηστών διοικητικών πρακτικών, που αναγνωρίζονται ευρέως και περιγράφονται στο παράρτημα Ι.

Στα διαβιβαζόμενα στοιχεία πρέπει να περιλαμβάνονται οι ακόλουθες πληροφορίες για κάθε αρχή διαχείρισης:

α) τα καθήκοντα που της ανατέθηκαν·

β) η κατανομή των καθηκόντων, διασφαλίζοντας στο πλαίσιο του αρμοδίου οργανισμού ή του ενδιάμεσου οργανισμού, διαχωρισμό των καθηκόντων διαχείρισης, πληρωμής και ελέγχου κατά επαρκή τρόπο για τη διασφάλιση μιας χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης·

γ) οι πληροφορίες για τους ενδεχόμενους ενδιάμεσους οργανισμούς·

δ) οι διαδικασίες παραλαβής, επαλήθευσης και κύρωσης των αιτήσεων πληρωμών καθώς και εκείνες που αφορούν την εντολή, την πληρωμή και τη λογιστική καταχώριση των δαπανών·

ε) οι διατάξεις που διέπουν τους εσωτερικούς ελέγχους ή τις ισοδύναμες διαδικασίες.

4. Η Επιτροπή εξετάζει, σε συνεργασία με το κράτος μέλος, τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου και επισημαίνει ενδεχόμενα προσκόμματα σε σχέση με τη διαφάνεια των ελέγχων που αφορούν τη λειτουργία του Ταμείου, καθώς και την εκπλήρωση των καθηκόντων της Επιτροπής δυνάμει του άρθρου 274 της συνθήκης ΕΚ.

Άρθρο 4

1. Τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου των κρατών μελών πρέπει να διασφαλίζουν μία επαρκή διαδρομή ελέγχου.

2. Η διαδρομή ελέγχου κρίνεται επαρκής εφόσον επιτρέπει:

α) τη συμφωνία των συνολικών ποσών που πιστοποιήθηκαν και κοινοποιήθηκαν στην Επιτροπή με τις χωριστές καταστάσεις δαπανών και τα δικαιολογητικά τους έγγραφα που υποβλήθηκαν σε διάφορα επίπεδα διοίκησης καθώς και από τους τελικούς δικαιούχους των επιδοτήσεων, συμπεριλαμβανομένων των οργανισμών ή επιχειρήσεων που εφαρμόζουν τα σχέδια, και

β) τον έλεγχο της κατανομής και των μεταφορών των διαθέσιμων κοινοτικών και εθνικών πόρων.

Ενδεικτική περιγραφή των πληροφοριών που απαιτούνται για μία επαρκή διαδρομή ελέγχου περιλαμβάνεται στο παράρτημα ΙΙ.

3. Η αρμόδια αρχή θεσπίζει διαδικασίες που διασφαλίζουν την καταχώριση της θέσης στην οποία βρίσκονται όλα τα έγγραφα που έχουν σχέση με συγκεκριμένες πληρωμές που έχουν πραγματοποιηθεί στα πλαίσια του εθνικού προγράμματος εφαρμογής, ενώ επίσης διασφαλίζουν τη δυνατότητα διάθεσης των εγγράφων για επιθεώρηση μετά από αίτημα:

α) του προσωπικού της αρχής που είναι επιφορτισμένη με την επεξεργασία των αιτήσεων πληρωμών·

β) των εθνικών αρχών ελέγχου που θα πραγματοποιήσουν τους ελέγχους που προβλέπονται στο άρθρο 5 παράγραφος 1 της παρούσας απόφασης·

γ) της υπηρεσίας ή του οργάνου της αρμόδιας αρχής που είναι επιφορτισμένο με την πιστοποίηση των ενδιάμεσων και τελικών αιτήσεων πληρωμών που προβλέπονται στο άρθρο 17 της απόφασης 2000/596/ΕΚ και

δ) των εντεταλμένων υπαλλήλων και του εντεταλμένου προσωπικού της Επιτροπής και του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου.

Οι αρμόδιοι για τους ελέγχους υπάλληλοι ή τα εξουσιοδοτημένα πρόσωπα για το σκοπό αυτό, μπορούν να ζητήσουν να τους χορηγηθούν αντίγραφα των εγγράφων που αναφέρονται στην παράγραφο αυτή.

4. Οι αρμόδιες αρχές θέτουν στη διάθεση της Επιτροπής, κατά τη διάρκεια των πέντε ετών που ακολουθούν την πληρωμή εκ μέρους της Επιτροπής του ποσού που συνδέεται με μία παρέμβαση, όλα τα δικαιολογητικά έγγραφα, είτε τα πρωτότυπα είτε επικυρωμένα αντίγραφα με βάση τα πρωτότυπα, σχετικά με υποθέματα δεδομένων γενικά αποδεκτών, που αφορούν στις δαπάνες και τους ελέγχους οι οποίοι συνδέονται με την εν λόγω παρέμβαση. Η προθεσμία αυτή αναστέλλεται στην περίπτωση δικαστικής δίωξης ή κατόπιν δεόντως αιτιολογημένης αίτησης της Επιτροπής.

Άρθρο 5

1. Τα κράτη μέλη οργανώνουν, με βάση το κατάλληλο δείγμα, ελέγχους των σχεδίων προκειμένου ειδικότερα:

α) να επαληθευτεί η αποτελεσματικότητα των θεσπισθέντων συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου·

β) να εξεταστούν επιλεκτικά, με βάση την ανάλυση των κινδύνων, οι δηλώσεις δαπανών που έχουν εκδοθεί κατά τα διάφορα στάδια.

2. Οι πραγματοποιούμενοι έλεγχοι πρέπει να καλύπτουν τουλάχιστον το 20 % των επιλέξιμων συνολικών δαπανών για κάθε εθνικό πρόγραμμα εφαρμογής και να πραγματοποιούνται σε αντιπροσωπευτικό δείγμα των εγκεκριμένων σχεδίων, λαμβάνοντας υπόψη τις διατάξεις της παραγράφου 3. Τα κράτη μέλη διασφαλίζουν έναν κατάλληλο διαχωρισμό μεταξύ των ελέγχων αυτών και των διαδικασιών εφαρμογής ή πληρωμής που συνδέονται με τις δράσεις.

3. Τα επιλεγέντα σχέδια πρέπει να προσδιορίζονται, ενώ η μέθοδος δειγματοληψίας πρέπει να περιγράφεται και να υποβάλλεται έκθεση σχετικά με τα αποτελέσματα όλων των ελέγχων καθώς και σχετικά με τα μέτρα που λήφθηκαν όσον αφορά τις διαπιστωθείσες ανωμαλίες και παρατυπίες.

4. Το δείγμα των σχεδίων που ελέγχονται πρέπει:

α) να περιλαμβάνει ποικίλα σχέδια όσον αφορά τη φύση και το πεδίο εφαρμογής τους·

β) να λαμβάνει υπόψη τους παράγοντες κινδύνου που έχουν επισημανθεί κατά τους εθνικούς ή κοινοτικούς ελέγχους·

γ) να αντικατοπτρίζει τη συγκέντρωση των σχεδίων μεταξύ ορισμένων δικαιούχων των επιδοτήσεων κατά τρόπο ώστε οι βασικοί δικαιούχοι να ελέγχονται τουλάχιστον μία φορά πριν από τη λήξη της κάθε μορφής εθνικού προγράμματος εφαρμογής.

Άρθρο 6

Κατά τη διεξαγωγή των ελέγχων, τα κράτη μέλη επαληθεύουν:

α) την αποτελεσματική εφαρμογή των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου·

β) εάν υπάρχει αντιστοιχία ανάμεσα σε επαρκή αριθμό λογιστικών εγγράφων και στα δικαιολογητικά τους έγγραφα που τηρούν οι ενδιάμεσοι οργανισμοί στους οποίους η αρμόδια αρχή έχει αναθέσει ορισμένα εκτελεστικά καθήκοντα, τους δικαιούχους των επιδοτήσεων και ενδεχομένως άλλους οργανισμούς ή επιχειρήσεις που εφαρμόζουν τα σχέδια·

γ) ότι η διαδρομή ελέγχου είναι επαρκής·

δ) ότι η φύση και ο χρόνος εκτέλεσης των δαπανών ανταποκρίνονται στις κοινοτικές απαιτήσεις, στις απαιτήσεις που καθορίστηκαν κατά την εθνική διαδικασία επιλογής, στις διατάξεις της σύμβασης ή της πράξης χορήγησης της επιδότησης και στις πράγματι εκτελεσθείσες εργασίες·

ε) ότι ο πραγματικός ή προβλεπόμενος προορισμός του σχεδίου του αντιστοιχεί στους στόχους που περιγράφονται στο εθνικό πρόγραμμα εφαρμογής το οποίο προβλέπεται στο άρθρο 8 της απόφασης 2000/596/ΕΚ·

στ) ότι η χρηματοδοτική συμμετοχή της Κοινότητας δεν υπερβαίνει τα όρια που προβλέπονται στο άρθρο 13 της απόφασης 2000/596/ΕΚ ή σε οποιαδήποτε άλλη κοινοτική διάταξη που εφαρμόζεται στον εν λόγω τομέα και ότι έχει πραγματικά καταβληθεί στους τελικούς δικαιούχους χωρίς περικοπές ή καθυστερήσεις·

ζ) ότι χορηγήθηκε πράγματι η αντιστοιχούσα εθνική συγχρηματοδότηση και

η) ότι οι συγχρηματοδοτούμενες ενέργειες έχουν τεθεί σε εφαρμογή τηρώντας τις διατάξεις του άρθρου 4 και του άρθρου 9 παράγραφος 1 της απόφασης 2000/596/ΕΚ.

Άρθρο 7

Οι έλεγχοι καθορίζουν εάν τα προβλήματα που έχουν ενδεχομένως επισημανθεί οφείλονται στο ίδιο το σύστημα και συνεπώς ενδέχεται να εμφανιστούν επίσης για άλλες δράσεις που τίθενται σε εφαρμογή από τον ίδιο τελικό δικαιούχο των επιδοτήσεων ή των οποίων η διαχείριση ασκείται από την ίδια αρχή διαχείρισης. Εξάλλου, καθορίζουν τις αιτίες των καταστάσεων αυτών, καθώς και τη φύση των ενδεχομένων συμπληρωματικών αναλύσεων που πρέπει να πραγματοποιηθούν και τα προληπτικά ή διορθωτικά μέτρα που πρέπει να ληφθούν.

Άρθρο 8

Τα κράτη μέλη ενημερώνουν κάθε χρόνο την Επιτροπή, στο πλαίσιο της έκθεσης που προβλέπεται στο άρθρο 20 παράγραφος 2 της απόφασης 2000/596/ΕΚ σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο εφάρμοσαν τα άρθρα 5, 6 και 7 της παρούσας απόφασης κατά τη διάρκεια του προηγούμενου έτους, συμπληρώνοντας ή ενημερώνοντας, ενδεχομένως, την περιγραφή που προβλέπεται στο άρθρο 4 παράγραφος 2.

Άρθρο 9

Για τις παρεμβάσεις στις οποίες συμμετέχουν περισσότερα από ένα κράτη μέλη ή των οποίων οι δικαιούχοι είναι εγκατεστημένοι σε περισσότερα από ένα κράτη μέλη, τα ενδιαφερόμενα κράτη μέλη και η Επιτροπή συμφωνούν από κοινού για τη διοικητική συνδρομή που είναι αναγκαία προκειμένου να εξασφαλιστεί η απαιτούμενη ποιότητα του ελέγχου.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΙΙΙ

ΔΗΛΩΣΕΙΣ ΔΑΠΑΝΩΝ

Άρθρο 10

1. Τα πιστοποιητικά σχετικά με τις δηλώσεις δαπανών καταρτίζονται σύμφωνα με το πρότυπο που περιλαμβάνεται στο παράρτημα IV από υπηρεσία ή οργανισμό της αρμόδιας αρχής πληρωμής που είναι από λειτουργική άποψη ανεξάρτητος των υπηρεσιών που διατάσσουν την πληρωμή.

2. Για όλες τις δαπάνες που δηλώνει στην Επιτροπή, η αρμόδια αρχή διαβεβαιώνει ότι η διαχείριση των εθνικών προγραμμάτων εφαρμογής είναι σύμφωνη προς το σύνολο των ισχυόντων κοινοτικών κανονιστικών ρυθμίσεων και ότι οι πόροι χρησιμοποιούνται σύμφωνα με τις αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης. Η δήλωση αυτή πρέπει να πιστοποιεί ότι στην αίτηση περιλαμβάνονται μόνον οι δαπάνες:

α) που έχουν όντως πραγματοποιηθεί από τους τελικούς δικαιούχους, όπως ορίζονται στο άρθρο 2 στοιχείο δ) της απόφασης 2001/275/ΕΚ κατά τη διάρκεια της περιόδου επιλεξιμότητας του προγράμματος, όπως ορίζεται στις αποφάσεις που εγκρίνουν τις αιτήσεις συγχρηματοδότησης και

β) που αφορούν σχέδια που επιλέχθηκαν για συγχρηματοδότηση στα πλαίσια του αντίστοιχου εθνικού προγράμματος εφαρμογής σύμφωνα με τα κριτήρια και τις διαδικασίες επιλογής που έχουν θεσπιστεί και στα πλαίσια των οποίων τηρήθηκαν οι κοινοτικοί κανόνες καθ' όλη τη διάρκεια της περιόδου πραγματοποίησης των δαπανών.

3. Κατά την ολοκλήρωση του προγράμματος, η τελική δήλωση που προβλέπεται στο παράρτημα IV πρέπει να υποβληθεί από το κράτος μέλος εντός προθεσμίας έξι μηνών. Εάν η δήλωση αυτή δεν διαβιβαστεί στην Επιτροπή εντός της προθεσμίας αυτής, η Επιτροπή θα προβεί αυτομάτως στον τερματισμό του προγράμματος και την αποδέσμευση των σχετικών πιστώσεων.

4. Προτού υποβληθεί αίτηση στην Επιτροπή, η αρμόδια αρχή επαληθεύει ότι οι πραγματοποιηθέντες έλεγχοι είναι επαρκείς. Το ολοκληρωμένο έργο περιγράφεται αναλυτικά στην έκθεση που προβλέπεται στο άρθρο 20 παράγραφος 3 της απόφασης 2000/596/ΕΚ. Οι έλεγχοι αφορούν επίσης τόσο τις φυσικές πλευρές και την αποτελεσματικότητα όσο και τις χρηματοπιστωτικές και λογιστικές πλευρές των σχεδίων.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ IV

ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΕΣ ΔΙΟΡΘΩΣΕΙΣ ΠΟΥ ΘΕΣΠΙΣΤΗΚΑΝ ΑΠΟ ΤΑ ΚΡΑΤΗ ΜΕΛΗ

Άρθρο 11

1. Στην περίπτωση οφειλόμενων στο ίδιο το σύστημα παρατυπιών, οι έρευνες που διεξάγονται δυνάμει του άρθρου 19 παράγραφος 1 της απόφασης 2000/596/ΕΚ πρέπει να καλύψουν όλα τα σχέδια που δύνανται να επηρεαστούν σχετικά.

2. Καταργώντας πλήρως ή εν μέρει την κοινοτική συγχρηματοδότηση, τα κράτη μέλη λαμβάνουν υπόψη τη φύση και τη σοβαρότητα των παρατυπιών, καθώς και την οικονομική ζημία για το Ταμείο.

3. Τα κράτη μέλη κοινοποιούν στην Επιτροπή, σε παράρτημα της έκθεσης που προβλέπεται στο άρθρο 20 παράγραφος 2 της απόφασης 2000/596/ΕΚ, τον κατάλογο των διαδικασιών κατάργησης των συνδρομών που ξεκίνησαν κατά τη διάρκεια του προηγουμένου έτους.

Άρθρο 12

1. Όταν πρέπει να ανακτηθούν ποσά μετά από μια κατάργηση της συγχρηματοδότησης, δυνάμει τον άρθρου 18 παράγραφος 1 στοιχείο ζ), της απόφασης 2000/596/ΕΚ, η υπηρεσία ή ο αρμόδιος οργανισμός κινεί διαδικασία ανάκτησης και την κοινοποιεί στην αρμόδια αρχή. Οι πληροφορίες σχετικά με τις ανακτήσεις κοινοποιούνται στην Επιτροπή και η λογιστική καταχώριση τηρείται σύμφωνα με το άρθρο 13 της παρούσας απόφασης.

2. Τα κράτη μέλη ενημερώνουν την Επιτροπή, στο πλαίσιο της έκθεσης που προβλέπεται στο άρθρο 20 παράγραφος 2 της απόφασης 2000/596/ΕΚ, για τις αποφάσεις ή προτάσεις τους όσον αφορά την εκ νέου χορήγηση των καταργηθέντων ποσών.

Άρθρο 13

Η αρμόδια αρχή διατηρεί λογιστικά βιβλία με τα ανακτήσιμα ποσά από πληρωμές της κοινοτικής συνδρομής που έχουν ήδη εκτελεστεί και διασφαλίζει την ανάκτηση των ποσών χωρίς καθυστέρηση. Μετά την ανάκτηση, η αρμόδια αρχή αφαιρεί ενδεχομένως, από την επόμενη δήλωση δαπανών που απευθύνεται στην Επιτροπή τα ανακτηθέντα ποσά ή, εάν τα ποσά αυτά είναι ανεπαρκή, πραγματοποιεί επιστροφή στην Κοινότητα. Τα προς ανάκτηση ποσά υπόκεινται σε τόκους υπερημερίας, από την ημερομηνία λήξης με το επιτόκιο που προβλέπεται στο άρθρο 94 του κανονισμού (Ευρατόμ, ΕΚΑΧ, ΕΚ) αριθ. 3418/93 της Επιτροπής, της 9ης Δεκεμβρίου 1993, περί λεπτομερών κανόνων για την εφαρμογή ορισμένων διατάξεων του δημοσιονομικού κανονισμού της 21ης Δεκεμβρίου 1977(5), όπως τροποποιήθηκε τελευταία από τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1687/2001(6), και ισχύει κατά την πρώτη εργάσιμη ημέρα του μήνα της ημερομηνίας λήξης της προθεσμίας επιστροφής της απαίτησης.

Κατά την αποστολή της έκθεσης που προβλέπεται στο άρθρο 20 παράγραφος 2 της απόφασης 2000/596/ΕΚ, τα κράτη μέλη υποβάλλουν στην Επιτροπή κατάλογο των παρατυπιών που διαπιστώθηκαν, αναφέροντας τα ανακτηθέντα ποσά ή εν αναμονή ανάκτησης και ενδεχομένως, τις διοικητικές και δικαστικές διαδικασίες που ξεκίνησαν ενόψει της ανάκτησης των αδικαιολογήτως καταβληθέντων ποσών.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ V

ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΕΣ ΔΙΟΡΘΩΣΕΙΣ ΠΟΥ ΘΕΣΠΙΣΤΗΚΑΝ ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΠΙΤΡΟΠΗ

Άρθρο 14

1. Το ποσό των δημοσιονομικών διορθώσεων που εφαρμόζεται από την Επιτροπή δυνάμει του άρθρου 18 παράγραφος 4 στοιχείο β) της απόφασης 2000/596/ΕΚ για συγκεκριμένες ή οφειλόμενες στο ίδιο το σύστημα παρατυπίες αξιολογείται, κάθε φορά που αυτό είναι δυνατό ή ευκταίο, βάσει ατομικών φακέλων και ισούται με το ποσό των δαπανών που εσφαλμένα καταλογίστηκαν στο Ταμείο, λαμβάνοντας υπόψη την αρχή της αναλογικότητας.

2. Όταν δεν είναι δυνατό ή ευκταίο να προσδιοριστεί ποσοτικά με ακρίβεια το ύψος των παρατυπιών ή όταν θα ήταν δυσανάλογο να ακυρωθεί το σύνολο των εν λόγω δαπανών, η Επιτροπή βασίζει τις δημοσιονομικές διορθώσεις στα ακόλουθα:

α) μία παρέκταση για την οποία χρησιμοποιεί ένα αντιπροσωπευτικό δείγμα συναλλαγών που παρουσιάζουν ομοιογενή χαρακτηριστικά ή

β) μία βάση κατ' αποκοπήν, και στην περίπτωση αυτή εκτιμά τη σημασία της παράβασης των κανόνων καθώς και την έκταση και τις οικονομικές επιπτώσεις της διαπιστωθείσας παρατυπίας.

3. Όταν η Επιτροπή βασίζει τη θέση της σε στοιχεία που θεσπίστηκαν από άλλους ελεγκτές πλην των ελεγκτών των υπηρεσιών της, καταλήγει σε δικά της συμπεράσματα όσον αφορά τις δημοσιονομικές επιπτώσεις, αφού εξετάσει τα μέτρα που λήφθηκαν από το ενεχόμενο κράτος μέλος, κατ' εφαρμογήν του άρθρου 18 παράγραφος 1 της απόφασης 2000/596/ΕΚ.

4. Η προθεσμία που παρέχεται στο ενεχόμενο κράτος μέλος σχετικά με αίτηση δυνάμει του άρθρου 18 παράγραφος 3 της απόφασης 2000/596/ΕΚ, ορίζεται σε δύο μήνες. Σε δεόντως αιτιολογημένες περιπτώσεις μπορεί να χορηγηθεί από την Επιτροπή μακρύτερη χρονική περίοδος.

5. Όταν η Επιτροπή προτείνει μία δημοσιονομική διόρθωση βάσει παρέκτασης ή σε βάση κατ' αποκοπήν, το κράτος μέλος έχει τη δυνατότητα να αποδείξει, με εξέταση των σχετικών φακέλων, ότι η πραγματική έκταση της παρατυπίας είναι κατώτερη από εκείνη που εκτιμά η Επιτροπή. Σε συμφωνία με την Επιτροπή, το κράτος μέλος μπορεί να περιορίσει την έκταση της εξέτασής του σε ένα τμήμα ή ένα κατάλληλο δείγμα των σχετικών φακέλων. Με εξαίρεση τις δεόντως αιτιολογημένες περιπτώσεις, η συμπληρωματική προθεσμία που χορηγείται για την εξέταση αυτή δεν υπερβαίνει τους δύο μήνες μετά την περίοδο των δύο μηνών που προβλέπεται στην παράγραφο 4. Η Επιτροπή λαμβάνει υπόψη όλα τα αποδεικτικά στοιχεία που παρέχονται από το κράτος μέλος εντός των προαναφερθεισών προθεσμιών.

6. Στις περιπτώσεις όπου η Επιτροπή ανέστειλε πληρωμές δυνάμει του άρθρου 19 παράγραφος 2 της απόφασης 2000/596/ΕΚ και εάν μετά τη λήξη της προθεσμίας που προβλέπεται στην παράγραφο 4 εξακολουθούν να υφίστανται οι λόγοι που αιτιολόγησαν την αναστολή ή εάν το ενδιαφερόμενο κράτος δεν κοινοποίησε στην Επιτροπή τα μέτρα που έλαβε για να διορθώσει τις παρατυπίες, εφαρμόζονται οι διατάξεις του άρθρου 18 παράγραφος 4 της απόφασης 2000/596/ΕΚ.

7. Οι κατευθυντήριες γραμμές που καθορίζουν τις αρχές, τα κριτήρια, καθώς και τους ενδεικτικούς πίνακες τιμών που θα εφαρμοστούν κατά τις κατ' αποκοπήν διορθώσεις από τις υπηρεσίες της Επιτροπής περιγράφονται λεπτομερώς στο παράρτημα ΙΙΙ της παρούσας απόφασης.

Άρθρο 15

1. Κάθε επιστροφή στην Επιτροπή δυνάμει του άρθρου 19 παράγραφος 3 της απόφασης 2000/596/ΕΚ πρέπει να πραγματοποιηθεί εντός της καθορισθείσας προθεσμίας στην εντολή επιστροφής που θεσπίζεται σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 28 του δημοσιονομικού κανονισμού της 21ης Δεκεμβρίου 1977(7). Η λήξη της προθεσμίας αυτής καθορίζεται στο τέλος του δεύτερου μήνα που ακολουθεί εκείνον της αποστολής της εντολής είσπραξης.

2. Οποιαδήποτε καθυστέρηση ως προς την επιστροφή, επιβάλλει την καταβολή τόκων υπερημερίας, που υπολογίζονται από της λήξης της προθεσμίας που προβλέπεται στην παράγραφο 1 μέχρι της ημερομηνίας πραγματικής επιστροφής. Το εφαρμοστέο επιτόκιο είναι εκείνο που προβλέπεται στο άρθρο 13 της παρούσας απόφασης.

3. Η εφαρμογή μιας δημοσιονομικής διόρθωσης δυνάμει του άρθρου 19 παράγραφος 2 της απόφασης 2000/596/ΕΚ δεν επηρεάζει την υποχρέωση του κράτους μέλους να προβεί στις επιστροφές σύμφωνα με το άρθρο 18 παράγραφος 1 στοιχείο ζ) της απόφασης 2000/596/ΕΚ και το άρθρο 12 παράγραφος 1 της παρούσας απόφασης, ούτε την υποχρέωση να προβεί στην ανάκτηση των κρατικών ενισχύσεων σύμφωνα με το άρθρο 14 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 659/1999.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ VI

ΤΕΛΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ

Άρθρο 16

Οι διατάξεις της παρούσας απόφασης δεν εμποδίζουν τα κράτη μέλη να εφαρμόσουν αυστηρότερους εθνικούς κανόνες ελέγχου από εκείνους της παρούσας απόφασης.

Άρθρο 17

Η παρούσα απόφαση απευθύνεται στα κράτη μέλη.

Βρυξέλλες, 18 Δεκεμβρίου 2001.

Για την Επιτροπή

António Vitorino

Μέλος της Επιτροπής

(1) ΕΕ L 252 της 6.10.2000, σ. 12.

(2) ΕΕ L 83 της 27.3.1999, σ. 1.

(3) ΕΕ L 292 της 15.11.1996, σ. 2.

(4) ΕΕ L 95 της 5.4.2001, σ. 27.

(5) ΕΕ L 315 της 16.12.1993, σ. 1.

(6) ΕΕ L 228 της 24.8.2001, σ. 8.

(7) ΕΕ L 356 της 31.12.1977, σ. 1.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι

ΚΑΝΟΝΕΣ ΟΡΘΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΠΡΑΚΤΙΚΗΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΞΑΣΦΑΛΙΣΗ ΥΓΙΟΥΣ ΧΡΗΜΑΤΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΗΣ ΣΥΝΔΡΟΜΗΣ ΠΟΥ ΧΟΡΗΓΕΙΤΑΙ ΣΤΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΤΑΜΕΙΟΥ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΠΡΟΣΦΥΓΕΣ (ΑΡΘΡΟ 3)

1. Τήρηση των εθνικών και κοινοτικών κανόνων και ακρίβεια των αιτήσεων πληρωμών

Οι αρμόδιες αρχές ή οι ενδιάμεσοι οργανισμοί στους οποίους έχουν αναθέσει την άσκηση ορισμένων καθηκόντων θα πρέπει να προβλέπουν την εξακρίβωση της τήρησης της εθνικής και κοινοτικής νομοθεσίας και ιδιαίτερα των όρων που θεσπίστηκαν στο πλαίσιο του εθνικού προγράμματος εφαρμογής, όπως εγκρίθηκε από την Επιτροπή, των κανόνων επιλεξιμότητας των δαπανών σχετικά με το Ταμείο, ενδεχομένως των σχετικών με τους κανόνες ανταγωνισμού, τη σύναψη δημοσίων συμβάσεων, την προστασία και τη βελτίωση της ποιότητας του περιβάλλοντος, την κατάργηση ανισοτήτων και την προώθηση της ισότητας μεταξύ ανδρών και γυναικών και οι οποίοι πιστοποιούν αν οι αιτήσεις πληρωμών είναι δικαιολογημένες και ακριβείς, ελέγχοντας μεταξύ άλλων τις διαδικασίες ανάθεσης και σύναψης συμβάσεων, την πρόοδο στην εφαρμογή των ενεργειών, τις πληρωμές και την παραλαβή των έργων.

Η επαλήθευση των στοιχείων αυτών πραγματοποιείται με τη βοήθεια ενός συστήματος ελέγχου. Ένα από τα κύρια έργα της αρμόδιας αρχής είναι η παρακολούθηση της ορθής λειτουργίας αυτού του συστήματος ελέγχου.

2. Πληρωμές και εισπράξεις

2.1. Η διοικητική μονάδα που είναι επιφορτισμένη με την εκτέλεση των πληρωμών στους δικαιούχους των επιδοτήσεων πρέπει να διαθέτει έγγραφα που πιστοποιούν την έκδοση εντολών για τις επιδοτήσεις που χορηγούνται στα μεμονωμένα σχέδια, καθώς και για την εκτέλεση των προβλεπόμενων διοικητικών και υλικών ελέγχων. Οι λογιστικές διαδικασίες πρέπει να εξασφαλίζουν την πραγματοποίηση ολοκληρωμένων, ακριβών και έγκαιρων δηλώσεων, τη διαπίστωση και τη διόρθωση τυχόν σφαλμάτων ή παραλείψεων, ιδίως με τη διενέργεια επαληθεύσεων και διασταυρωμένων ελέγχων σε τακτικά χρονικά διαστήματα που δεν υπερβαίνουν τους τρεις μήνες.

Οι προβλεπόμενες διαδικασίες θα πρέπει να εξασφαλίζουν την πραγματοποίηση των πληρωμών μόνο στο δικαιούχο, στον τραπεζικό του λογαριασμό ή στον εκδοχέα του. Η πληρωμή θα πρέπει να εκτελείται είτε από την τράπεζα της αρχής ή, εάν ενδείκνυται, από δημόσιο ταμείο είτε η αποστολή της επιταγής πρέπει να γίνεται μέσα σε προθεσμία πέντε εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία πίστωσης στο λογαριασμό. Πρέπει να θεσπιστούν διαδικασίες που εξασφαλίζουν την πίστωση υπέρ του Ταμείου όλων των πληρωμών για τις οποίες δεν εκτελούνται οι σχετικές μεταφορές χρηματικών ποσών ή δεν εισπράττονται οι αντίστοιχες επιταγές. Η έγκριση του διατάκτη ή/και του ιεραρχικά προϊσταμένου του μπορεί να πραγματοποιείται με ηλεκτρονικά μέσα, υπό τον όρο ότι υπάρχουν επαρκείς εγγυήσεις ασφάλειας και ότι η ταυτότητα του υπογράφοντος εγγράφεται στην ηλεκτρονική μνήμη.

2.2. Όλα τα προηγούμενα σημεία ισχύουν, κατ' αναλογία, και για τις εισπράξεις (καταπίπτουσες εγγυήσεις, επιστρεφόμενες πληρωμές, κ.λπ.) τις οποίες η υπεύθυνη αρχή υποχρεούται να πραγματοποιεί για λογαριασμό του Ταμείου. Ειδικότερα, η αρχή πρέπει να καθιερώσει ένα σύστημα που να επιτρέπει τη βεβαίωση όλων των ποσών που οφείλονται στο Ταμείο. Το σύστημα αυτό πρέπει να επιθεωρείται σε τακτικά χρονικά διαστήματα, ώστε να μπορούν να ληφθούν μέτρα για την είσπραξη των ληξιπρόθεσμων οφειλών.

Η αρμόδια αρχή μπορεί να αναθέσει σε άλλο όργανο το έργο της είσπραξης ορισμένων κατηγοριών απαιτήσεων, εφόσον πληρούνται οι προϋποθέσεις που προβλέπονται στο άρθρο 2 στοιχείο β), δεόντως προσαρμοσμένες και επιπλέον, εφόσον αυτό το άλλο όργανο λογοδοτεί στην αρχή, σε τακτικά χρονικά διαστήματα και σε εύθετο χρόνο, τουλάχιστον μία φορά το μήνα, για όλα τα βεβαιωθέντα έσοδα και όλα τα εισπραχθέντα ποσά.

Η αρμόδια αρχή θα πρέπει να θεσπίσει διαδικασίες που να επιτρέπουν την ταχεία εξέταση όλων των υποβαλλόμενων αιτήσεων.

3. Ορισμός και τυποποίηση των διαδικασιών και καθηκόντων

3.1. Η αρμόδια αρχή θα πρέπει να θεσπίζει γραπτώς λεπτομερείς διαδικασίες σχετικά με την παρακολούθηση της εφαρμογής των σχεδίων και την παραλαβή, την καταχώριση και την εξέταση των αιτήσεων, περιλαμβανομένης της περιγραφής όλων των χρησιμοποιούμενων εγγράφων.

3.2. Οι αρμοδιότητες κάθε υπαλλήλου εντεταλμένου οργάνου ή εξουσιοδοτημένου προσώπου θα πρέπει να καθορίζονται γραπτώς, καθώς και οι εξουσίες του σε δημοσιονομικό επίπεδο.

3.3. Κάθε υπάλληλος εντεταλμένο όργανο ή εξουσιοδοτημένο πρόσωπο που είναι επιφορτισμένο με την έκδοση εντολών πληρωμής πρέπει να διαθέτει εξαντλητικό κατάλογο ελέγχου, όπου απαριθμούνται οι επαληθεύσεις στις οποίες οφείλει να προβεί και να επισυνάπτει στα δικαιολογητικά της σχετικής αίτησης μία βεβαίωση θεωρημένη από αυτόν, όπου να αναφέρεται ότι πραγματοποιήθηκαν οι σχετικοί έλεγχοι. Η εργασία αυτή πρέπει να επιθεωρείται και να τεκμηριώνεται από ιεραρχικά ανώτερο υπάλληλο.

3.4. Εφόσον οι αιτήσεις εξετάζονται με χρήση ηλεκτρονικών συστημάτων, η πρόσβαση σε αυτά πρέπει να προστατεύεται και να ελέγχεται ούτως ώστε:

- όλα τα δεδομένα που εισάγονται στο σύστημα να επικυρώνονται κατά τρόπο ώστε να εξασφαλίζεται η διαπίστωση και διόρθωση των σφαλμάτων κατά την εισαγωγή,

- να μην μπορεί να εισαχθεί, τροποποιηθεί ή επικυρωθεί κανένα δεδομένο από άλλα πρόσωπα, εκτός από τους εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους, εντεταλμένα όργανα ή εξουσιοδοτημένα πρόσωπα που διαθέτουν ατομικό κωδικό πρόσβασης,

- να εγγράφεται σε ένα ειδικό ημερολόγιο δραστηριοτήτων η ταυτότητα κάθε υπαλλήλου, εντεταλμένου οργάνου ή εξουσιοδοτημένου προσώπου που εισάγει ή τροποποιεί δεδομένα ή προγράμματα.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ II

ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΠΟΥ ΑΠΑΙΤΟΥΝΤΑΙ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΑΔΡΟΜΗ ΕΛΕΓΧΟΥ (ΑΡΘΡΟ 4)

Η διαδρομή ελέγχου θεωρείται επαρκής κατά την έννοια του άρθρου 4 παράγραφος 2, εφόσον για ένα δεδομένο εθνικό πρόγραμμα εφαρμογής:

1. Τα λογιστικά αρχεία που τηρούνται στα κατάλληλα επίπεδα διαχείρισης παρέχουν λεπτομερείς πληροφορίες για καθένα από τα συγχρηματοδοτούμενα έργα για τις δαπάνες που πραγματοποιήθηκαν από τους δικαιούχους των επιδοτήσεων. Οι πληροφορίες αυτές αναφέρουν την ημερομηνία κατά την οποία εκδόθηκαν τα δικαιολογητικά στοιχεία, το ποσό εκάστου κονδυλίου δαπάνης, το είδος του συνοδευτικού εγγράφου καθώς και την ημερομηνία και τον τρόπο πληρωμής. Επισυνάπτονται τα αναγκαία δικαιολογητικά στοιχεία (τιμολόγια, κ.λπ.).

2. Στην περίπτωση δαπανών που αφορούν εν μέρει μόνο ένα συγχρηματοδοτούμενο έργο, αποδεικνύεται επαρκώς η ακρίβεια της κατανομής του ποσού μεταξύ του συγχρηματοδοτούμενου και των λοιπών έργων. Το ίδιο ισχύει και για τα είδη των δαπανών που θεωρούνται ως επιλέξιμα εντός ορισμένων ορίων ή αναλογικά με άλλες δαπάνες.

3. Η συγγραφή υποχρεώσεων και το σχέδιο χρηματοδότησης του έργου, οι εκθέσεις προόδου, τα έγγραφα που αφορούν τη χορήγηση της ενίσχυσης, τις διαδικασίες δημοπράτησης και ανάθεσης των συμβάσεων, κ.λπ., τηρούνται επίσης στο κατάλληλο επίπεδο διαχείρισης.

4. Για τη γνωστοποίηση των δαπανών που όντως πραγματοποιήθηκαν από έναν ενδιάμεσο οργανισμό ο οποίος παρεμβάλλεται μεταξύ του (των) δικαιούχου(-ων) των επιδοτήσεων οι οποίοι υλοποιούν τα σχέδια και της αρμόδιας αρχής κατά το άρθρο 7 της απόφασης 2000/596/ΕΚ, οι πληροφορίες που αναφέρονται στην παράγραφο 1 συγκεντρώνονται σε λεπτομερή κατάσταση δαπανών, περιγράφοντας, για κάθε έργο, όλα τα κονδύλια δαπανών για τον υπολογισμό του συνολικού πιστοποιούμενου ποσού. Οι εν λόγω λεπτομερείς καταστάσεις των δαπανών αποτελούν τα δικαιολογητικά έγγραφα των λογιστικών καταχωρίσεων των ενδιάμεσων αρχών.

5. Οι ενδιάμεσοι οργανισμοί τηρούν λογιστικά αρχεία για κάθε σχέδιο, καθώς και για τα συνολικά ποσά των δαπανών που πιστοποιήθηκαν από τους δικαιούχους των επιδοτήσεων που υλοποιούν τα σχέδια. Οι ενδιάμεσοι οργανισμοί που υποβάλλουν έκθεση στην αρμόδια αρχή τής παρουσιάζουν κατάλογο των σχεδίων που έχουν εγκριθεί για κάθε εθνικό πρόγραμμα εφαρμογής, μαζί με πληροφορίες για κάθε μεμονωμένο σχέδιο που περιλαμβάνουν, εκτός από τον πλήρη προσδιορισμό του και εκείνο των δικαιούχων των επιδοτήσεων που είναι επιφορτισμένοι με την υλοποίηση των σχεδίων, την ημερομηνία χορήγησης της ενίσχυσης, τα ποσά των αναλήψεων υποχρεώσεων και των πληρωμών, την καλυπτόμενη περίοδο των δαπανών και το σύνολο των δαπανών ανά μέτρο. Οι πληροφορίες αυτές αποτελούν την τεκμηρίωση των λογιστικών καταχωρίσεων της αρμόδιας αρχής, καθώς και τη βάση για την κατάρτιση των δηλώσεων δαπανών που υποβάλλονται στην Επιτροπή.

6. Στις περιπτώσεις όπου οι δικαιούχοι των επιδοτήσεων που υλοποιούν τα σχέδια αναφέρονται απευθείας στην αρμόδια αρχή, οι λεπτομερείς καταστάσεις των δαπανών που προβλέπονται στην παράγραφο 4 αποτελούν τα δικαιολογητικά έγγραφα των λογιστικών καταχωρίσεων της αρμόδιας αρχής που θα αναλάβει την κατάρτιση του καταλόγου των συγχρηματοδοτούμενων έργων που προβλέπεται στην παράγραφο 5.

7. Στην περίπτωση κατά την οποία παρεμβαίνουν περισσότεροι του ενός ενδιάμεσοι οργανισμοί μεταξύ του (των) δικαιούχου(-ων) των επιδοτήσεων που υλοποιούν τα σχέδια και της αρμόδιας αρχής δυνάμει του άρθρου 7 της απόφασης 2000/596/ΕΚ, κάθε ενδιάμεσος οργανισμός απαιτεί, για τον τομέα δραστηριότητάς του, τις λεπτομερείς καταστάσεις των δαπανηθέντων ποσών που καταρτίστηκαν σε κατώτερο επίπεδο για να χρησιμοποιηθούν ως δικαιολογητικά έγγραφα των ιδίων του λογαριασμών, για τους οποίους θα πρέπει να υποβάλει έκθεση σε ανώτερο επίπεδο, αναφέροντας τουλάχιστον τις συνολικές δαπάνες που πραγματοποιήθηκαν για κάθε σχέδιο.

8. Σε περίπτωση μηχανογραφημένης διαβίβασης δεδομένων, όλες οι εμπλεκόμενες αρχές θα πρέπει να λάβουν πληροφορίες από τις κατώτερες ιεραρχικά αρχές που θα τους επιτρέψουν να αιτιολογήσουν τους ιδίους τους λογαριασμούς, καθώς και τα ποσά που κοινοποιούν στο ανώτερο επίπεδο, διασφαλίζοντας με τον τρόπο αυτό μια επαρκή διαδρομή ελέγχου από τα συνολικά ποσά που κοινοποιούνται στην Επιτροπή μέχρι τα διάφορα κονδύλια δαπανών και τα συνοδευτικά έγγραφα σε επίπεδο των δικαιούχων επιδοτήσεων που υλοποιούν τα σχέδια.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙΙ

ΚΑΤΕΥΘΥΝΤΗΡΙΕΣ ΓΡΑΜΜΕΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΙΣ ΑΡΧΕΣ, ΤΑ ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΚΑΙ ΤΙΣ ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΕΣ ΚΛΙΜΑΚΕΣ ΠΡΟΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΑΠΟ ΤΙΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΓΙΑ ΤΟΝ ΚΑΘΟΡΙΣΜΟ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΩΝ ΔΙΟΡΘΩΣΕΩΝ ΚΑΤΑ ΤΙΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ ΤΩΝ ΑΡΘΡΩΝ 18 ΚΑΙ 19 ΤΗΣ ΑΠΟΦΑΣΗΣ 2000/596/ΕΚ

1. ΑΡΧΕΣ

Ο σκοπός των δημοσιονομικών διορθώσεων είναι η επάνοδος σε κατάσταση όπου για το 100 % των δαπανών των δηλούμενων για συγχρηματοδότηση από τα διαρθρωτικά ταμεία ακολουθούνται οι ισχύοντες κανόνες και κανονισμοί στα κράτη μέλη και στην ΕΕ. Αυτό οδηγεί στον καθορισμό ορισμένων θεμελιωδών αρχών προς εφαρμογή από τις υπηρεσίες της Επιτροπής κατά τον καθορισμό δημοσιονομικών διορθώσεων:

α) Η παρατυπία ορίζεται στο άρθρο 1 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2988/95(1). Οι παρατυπίες είναι δυνατόν να είναι εφάπαξ ή συστημικές.

β) Η συστημική παρατυπία αποτελεί παράπτωμα επαναλαμβανόμενο κατά διαστήματα λόγω σοβαρών ελλείψεων στα συστήματα διοίκησης και ελέγχου που έχουν σχεδιασθεί με σκοπό τη διασφάλιση της ορθής λογιστικής παρακολούθησης και της συμμόρφωσης προς κανόνες και κανονισμούς.

- Εφόσον τηρούνται οι ισχύοντες κανόνες και κανονισμοί και λαμβάνονται όλα τα εύλογα μέτρα για αποτροπή, εντοπισμό και κολασμό απατών και παρατυπιών, δεν θα απαιτούνται δημοσιονομικές διορθώσεις.

- Εφόσον τηρούνται οι ισχύοντες κανόνες και κανονισμοί αλλά απαιτείται βελτίωση των συστημάτων διοίκησης και ελέγχου πρέπει να διατυπωθούν σχετικές συστάσεις χωρίς όμως να προβλέπονται δημοσιονομικές διορθώσεις.

- Όπου εντοπίζονται παραπτώματα που αφορούν μόνο ποσά μικρότερα των 4000 ευρώ το κράτος μέλος πρέπει να ωθηθεί ώστε να διορθώσει το παράπτωμα χωρίς να κινηθούν οι διαδικασίες δημοσιονομικών διορθώσεων σύμφωνα με το άρθρο 18 παράγραφος 4, της απόφασης 2000/596/ΕΚ.

- Εφόσον στα συστήματα διαχείρισης ή ελέγχου υφίστανται σοβαρές ελλείψεις που θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε συστημικές παρατυπίες, και ειδικότερα ελλείψεις από άποψη τήρησης των ισχυόντων κανόνων και κανονισμών, πρέπει πάντοτε να επέρχονται δημοσιονομικές διορθώσεις.

γ) Εφόσον είναι δυνατό, το ποσόν της δημοσιονομικής διόρθωσης θα εκτιμάται με βάση τους μεμονωμένους φακέλους και θα ισούται προς το ποσόν της εσφαλμένα καταχωρηθείσας στο ταμείο παράτυπης δαπάνης στις υπόψη περιπτώσεις. Πάντως, δεν είναι πάντοτε δυνατές ή εφαρμόσιμες διορθώσεις ποσοτικοποιημένες κατά τρόπο εξειδικευμένο ή θα ήταν δυσανάλογη η εξ ολοκλήρου ακύρωση της δαπάνης. Σε τέτοιες περιπτώσεις η Επιτροπή πρέπει να καθορίζει διορθώσεις σε βάση παρεκβολής ή καταποκοπή.

δ) Εφόσον υφίστανται αποδείξεις ότι μεμονωμένες ποσοτικοποιήσιμες παρατυπίες του ιδίου είδους έχουν παρατηρηθεί σε σημαντικό πλήθος άλλων σχεδίων ή σε ολόκληρη την έκταση κάποιου μέτρου ή προγράμματος αλλά δεν είναι ικανοποιητικό από άποψη σχέσης δαπάνης-αποτελέσματος να προσδιοριστεί με ακρίβεια η παράτυπη δαπάνη για κάθε μεμονωμένη πράξη, η δημοσιονομική διόρθωση είναι δυνατή σε βάση παρεκβολής.

- Η παρεκβολή μπορεί να χρησιμοποιείται μόνον όπου διαπιστωθεί ότι λόγω της ελλείψεως υφίστανται επιπτώσεις σε ομογενές σύνολο ή σε υποσύνολο πράξεων που παρουσιάζουν ανάλογα χαρακτηριστικά. Στην περίπτωση αυτή, τα αποτελέσματα εμπεριστατωμένης εξέτασης αντιπροσωπευτικού δείγματος τυχαία επιλεγμένων μεμονωμένων φακέλων παρεκβάλλονται σε όλους τους φακέλους που συγκροτούν το εντοπισθέν σύνολο σύμφωνα με γενικά αποδεκτά πρότυπα ελέγχων.

ε) Στην περίπτωση μεμονωμένων παραβάσεων ή συστημικών παρατυπιών των οποίων η δημοσιονομική επίπτωση δεν είναι επακριβώς ποσοτικοποιήσιμη επειδή εξαρτάται από πάρα πολύ μεγάλο πλήθος μεταβλητών ή των οποίων οι επιπτώσεις είναι διάσπαρτες, όπως στις περιπτώσεις που προκύπτουν λόγω αδυναμίας διενέργειας κατά τρόπο αποτελεσματικό ελέγχων για την αποτροπή ή τον εντοπισμό της παρατυπίας ή τη συμμόρφωση προς κάποιο όρο της βοήθειας ή κάποιο κοινοτικό κανόνα, οπότε θα ήταν οπωσδήποτε δυσανάλογη η άρνηση της εν λόγω βοήθειας στο σύνολό της, πρέπει να εφαρμόζονται κατ' αποκοπή συντελεστές.

- Οι κατ' αποκοπή διορθώσεις καθορίζονται ανάλογα με τη σοβαρότητα της έλλειψης στο σύστημα διαχείρισης και ελέγχου ή της μεμονωμένης παράβασης και ανάλογα με τις δημοσιονομικές επιπτώσεις της παρατυπίας. Κατάλογος των στοιχείων των θεωρούμενων από την Επιτροπή ως βασικών και ως δευτερευόντων στοιχείων συστημάτων στο πλαίσιο της αξιολόγησης της σοβαρότητας ελλείψεων δίδεται στο τμήμα 2.2 και αποτελεί ενδεικτική κλίμακα καταποκοπή συντελεστών για διορθώσεις στο τμήμα 2.3 κατ'αποκοπή διορθώσεις θα εφαρμόζονται σε όλες τις δαπάνες στο πλαίσιο του ή των υπόψη μέτρων, εκτός αν οι ελλείψεις περιορίζονται σε ορισμένους τομείς δαπάνης (μεμονωμένες πράξεις ή τύποι πράξεων). Στην τελευταία περίπτωση οι διορθώσεις εφαρμόζονται στους συγκεκριμένους τομείς δαπάνης. Για την ίδια δαπάνη δεν δύναται να εφαρμοστούν πλέον της μίας διορθώσεις.

στ) Σε τομείς όπου υφίστανται περιθώρια διακριτικής ευχέρειας στην αξιολόγηση της σοβαρότητας της παράβασης, όπως σε περιπτώσεις μη τήρησης περιβαλλοντικών όρων, οι διορθώσεις υπόκεινται στους ακόλουθους όρους: σημαντική αποτυχία τήρησης των κανόνων και σαφώς προσδιορίσιμος δεσμός με την πράξη που απολαύει συγχρηματοδότησης από την ΕΕ.

ζ) Ανεξάρτητα από το είδος διορθώσεων που προτείνονται από την Επιτροπή, στο κράτος μέλος παρέχεται πάντοτε η ευκαιρία να καταδείξει ότι η πραγματική απώλεια ή η επικινδυνότητα για τα ταμεία και η έκταση ή η σοβαρότητα της παρατυπίας ήταν μικρότερες σε σχέση με τις εκτιμήσεις των υπηρεσιών της Επιτροπής. Η διαδικασία και οι προθεσμίες παρατίθενται στο άρθρο 14 παράγραφοι 4 και 5 της παρούσας απόφασης.

η) Αντίθετα με την περίπτωση διορθώσεων πραγματοποιούμενων από το κράτος μέλος κατά τις διατάξεις του άρθρου 19 παράγραφος 1 της απόφασης 2000/596/ΕΚ, οι δημοσιονομικές διορθώσεις που αποφασίζονται από την Επιτροπή κατά τις διατάξεις του άρθρου 19 παράγραφος 2 συνεπάγονται πάντοτε καθαρή μείωση της χρηματοδότησης της ΕΕ που έχει δεσμευθεί για την ενίσχυση.

θ) Εφόσον το ελεγκτικό σύστημα του κράτους μέλους -Ελεγκτικό Συνέδριο, εσωτερικοί ή εξωτερικοί έλεγχοι- έχει εντοπίσει τις παρατυπίες και το κράτος μέλος λαμβάνει τα δέοντα διορθωτικά μέτρα κατά τις διατάξεις του άρθρου 19 παράγραφος 1 της απόφασης 2000/596/ΕΚ εντός εύλογου χρονικού διαστήματος, δυνάμει του άρθρου 19 παράγραφος 2 της απόφασης 2000/596/ΕΚ, δεν είναι δυνατόν να επιβληθούν από την Επιτροπή δημοσιονομικές διορθώσεις, ενώ το κράτος μέλος είναι ελεύθερο να επαναχρησιμοποιήσει τους πόρους. Στις λοιπές περιπτώσεις η Επιτροπή έχει τη δυνατότητα να ενεργεί με βάση τις διαπιστώσεις εθνικών ελεγκτικών φορέων, όπως και στην περίπτωση κατά την οποία η παρατυπία διαπιστώνεται από ελεγκτικό φορέα της ΕΕ. Σε περίπτωση κατά την οποία η Επιτροπή βασίζει τη θέση της στα γεγονότα που έχουν διαπιστωθεί και πλήρως τεκμηριωθεί από άλλους ελεγκτικούς φορείς της ΕΕ, διαμορφώνει τα δικά της συμπεράσματα όσον αφορά τις σχετικές δημοσιονομικές συνέπειες, μετά την εξέταση τυχόν απαντήσεων εκ μέρους του κράτους μέλους.

2. ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΚΑΙ ΚΛΙΜΑΚΕΣ ΔΙΟΡΘΩΣΕΩΝ ΚΑΤ' ΑΠΟΚΟΠΗΝ

2.1. Κριτήρια

Όπως σημειώνεται στην παράγραφο 1 στοιχείο γ) ανωτέρω, κατ' αποκοπή διορθώσεις είναι δυνατόν να προβλέπονται σε περιπτώσεις κατά τις οποίες οι πληροφορίες που προέρχονται από την έρευνα δεν επιτρέπουν την ακριβή εκτίμηση με στατιστικά μέσα, ή με αναφορά σε άλλα επαληθεύσιμα δεδομένα, των δημοσιονομικών επιπτώσεων συγκεκριμένης περίπτωσης ή πλήθους περιπτώσεων παρατυπιών αλλά οδηγούν στο συμπέρασμα ότι το κράτος μέλος απέτυχε να προβεί σε επαρκή επαλήθευση της επιλεξιμότητας των αιτήσεων για τις οποίες πραγματοποιήθηκαν πληρωμές.

Κατ' αποκοπή διορθώσεις πρέπει να εξετάζονται στις περιπτώσεις κατά τις οποίες η Επιτροπή διαπιστώνει ότι υπήρξε παράλειψη διενέργειας, κατά τρόπο επαρκή, οποιουδήποτε ελέγχου ο οποίος απαιτείται ρητώς από κάποια κανονιστική ρύθμιση ή απαιτείται σιωπηρώς προκειμένου να τηρηθεί ρητός κανόνας (π.χ. ο περιορισμός της ενίσχυσης σε ορισμένο τύπο πράξεων) και η έλλειψη του οποίου θα μπορούσε να οδηγήσει σε συστημική παρατυπία. Επίσης οι διορθώσεις αυτές πρέπει να εξετάζονται στις περιπτώσεις κατά τις οποίες η Επιτροπή διαπιστώνει ελλείψεις σε συστήματα διαχείρισης και ελέγχου οφειλόμενες σε παραβάσεις ισχυόντων κανόνων και κανονιστικών διατάξεων σε ευρεία κλίμακα ή διαπιστώνει μεμονωμένες παραβάσεις. Οι κατ' αποκοπή διορθώσεις μπορεί επίσης να είναι σκόπιμο να εφαρμοστούν όταν κατά τον έλεγχο εκ μέρους υπηρεσιών των κρατών μελών διαπιστώνονται τέτοιες παρατυπίες αλλά το κράτος μέλος δεν λαμβάνει την κατάλληλη διορθωτική ενέργεια εντός ευλόγου χρονικού διαστήματος.

Προκειμένου να αποφασιστεί κατά πόσον θα εφαρμοστεί κατ' αποκοπή διόρθωση και, εάν ναι, με ποιον συντελεστή, η γενική θεώρηση συνίσταται στην εκτίμηση της επικινδυνότητας για απώλεια κοινοτικών χρημάτων λόγω ελλείψεων του ελέγχου. Έτσι, η διόρθωση πρέπει να συμφωνεί με την αρχή της αναλογικότητας. Στα συγκεκριμένα στοιχεία που πρέπει να λαμβάνονται υπόψη περιλαμβάνονται τα ακόλουθα:

1. εάν η παρατυπία έχει σχέση με μεμονωμένη περίπτωση, πλήθος περιπτώσεων ή το σύνολο των περιπτώσεων·

2. εάν η έλλειψη σχετίζεται με τη συνολική αποτελεσματικότητα του συστήματος διοίκησης και ελέγχου ή την αποτελεσματικότητα συγκεκριμένου στοιχείου του συστήματος, δηλαδή με τον τρόπο χειρισμού συγκεκριμένων λειτουργιών αναγκαίων για τη διασφάλιση της νομιμότητας, της κανονικότητας και της επιλεξιμότητας δαπανών που δηλώνονται για συγχρηματοδότηση από τα ταμεία με βάση τους ισχύοντες εθνικούς και κοινοτικούς κανόνες (βλέπε τμήμα 2.2. κατωτέρω)·

3. το μέγεθος της έλλειψης σε σχέση με το σύνολο των προβλεπόμενων διοικητικών, φυσικών και λοιπών ελέγχων·

4. η ευπάθεια των μέτρων έναντι διαπράξεως απάτης, ειδικότερα από την άποψη οικονομικού κινήτρου.

2.2. Ταξινόμηση στοιχείων συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου για την εφαρμογή κατ' αποκοπή συντελεστών δημοσιονομικών διορθώσεων όσον αφορά συστημικές ελλείψεις ή μεμονωμένες παραβάσεις

Τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου για το Ταμείο συνίστανται από διάφορα στοιχεία ή λειτουργίες ήσσονος ή μείζονος σημασίας για τη νομιμότητα, την κανονικότητα και την επιλεξιμότητα των δαπανών των δηλούμενων για συγχρηματοδότηση. Στο πλαίσιο της αξιολόγησης κατ' αποκοπήν διορθώσεων για ελλείψεις σε τέτοιου είδους συστήματα οι οποίες οδηγούν σε ευρείες παρατυπίες ή αστοχίες σε μεμονωμένες περιπτώσεις, είναι χρήσιμη η ταξινόμηση των λειτουργιών συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου σε θεμελιώδη στοιχεία και δευτερεύοντα στοιχεία.

Τα θεμελιώδη στοιχεία είναι εκείνα τα οποία έχουν μελετηθεί και θεωρούνται ουσιαστικά για τη διασφάλιση της νομιμότητας και της κανονικότητας και της ουσίας των σχεδίων των υποστηριζόμενων από το Ταμείο ενώ τα δευτερεύοντα στοιχεία είναι εκείνα τα οποία συμβάλλουν στην ποιότητα κάποιου συστήματος διαχείρισης και ελέγχου και συντελούν στη διασφάλιση ότι το σύστημα διατηρεί ικανοποιητικές επιδόσεις όσον αφορά τις θεμελιώδεις λειτουργίες του.

Ο κατάλογος που ακολουθεί περιέχει τα περισσότερα στοιχεία καλών συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου και ορθής ελεγκτικής πρακτικής. Η σοβαρότητα ελλείψεων και μεμονωμένων παραβάσεων ποικίλλει σημαντικά. Κατά συνέπεια, οι περιπτώσεις θα εκτιμηθούν από την Επιτροπή, λαμβανομένου υπόψη ιδίως του τμήματος 2.4 που ακολουθεί.

2.2.1. Θεμελιώδη στοιχεία για τη διασφάλιση της επιλεξιμότητας της συγχρηματοδότησης

1. Πρόβλεψη και εφαρμογή διαδικασιών για αιτήσεις επιχορηγήσεων, αξιολόγηση αιτήσεων, επιλογή για χρηματοδότηση και επιλογή αναδόχων/προμηθευτών, κατάλληλη δημοσιοποίηση προσκλήσεων για υποβολή αιτήσεων ενδιαφέροντος σύμφωνα με τις διαδικασίες του προγράμματος:

α) συμμόρφωση προς τους κανόνες δημοσίευσης, ίσων ευκαιριών και δημόσιων προμηθειών, όπου αυτοί είναι εφαρμόσιμοι, και με τους κανόνες που προβλέπονται από τη συνθήκη σχετικά με την ισότητα ευκαιριών και μη διακρίσεων όπου οι κοινοτικές οδηγίες για τις δημόσιες προμήθειες δεν είναι εφαρμόσιμες·

β) αξιολόγηση αιτήσεων σχεδίων σύμφωνα με κριτήρια και διαδικασίες προγράμματος, περιλαμβανομένων της συμμόρφωσης προς κανόνες για εκτίμηση περιβαλλοντικών επιπτώσεων, νομοθεσίας και πολιτικής για την ισότητα ευκαιριών·

γ) επιλογή των σχεδίων για χρηματοδότηση:

- τα επιλεγέντα σχέδια ανταποκρίνονται στους στόχους και τα δημοσιευθέντα κριτήρια προγράμματος,

- εκτίθενται καθαρά οι λόγοι για την αποδοχή ή την απόρριψη αιτήσεων,

- τήρηση κανόνων για τις κρατικές ενισχύσεις,

- τήρηση κανόνων επιλεξιμότητας,

- ένταξη στην εγκριτική απόφαση των όρων και των προϋποθέσεων χρηματοδότησης.

2. Επαρκής επαλήθευση παράδοσης προϊόντων και υπηρεσιών (παραγωγή των συγχρηματοδοτούμενων προϊόντων και υπηρεσιών) και επιλεξιμότητας δαπανών που καταλογίζονται στο πρόγραμμα εκ μέρους της αρμόδιας αρχής δυνάμει του άρθρου 7 της απόφασης 2000/596/ΕΚ και των διαμεσολαβούντων φορέων μεταξύ του τελικού δικαιούχου (ή του φορέα ή επιχείρησης που εκτελεί την πράξη) και της αρμόδιας αρχής:

α) επαλήθευση της υλοποίησης των "παραδοτέων" (υπηρεσίες, εργασίες, προμήθειες κ.λπ.) σύμφωνα με τα σχέδια, τα τιμολόγια, τα έγγραφα παραλαβής, τις εκθέσεις εμπειρογνωμόνων κλπ., και κατά περίπτωση,επιτόπου επαλήθευση·

β) επαλήθευση τήρησης των όρων έγκρισης της επιχορήγησης·

γ) επαλήθευση επιλεξιμότητας αιτηθέντων ποσών·

δ) επαρκής παρακολούθηση όλων των εκκρεμών θεμάτων πριν την αποδοχή της αίτησης·

ε) τήρηση επαρκούς και αξιόπιστου λογιστικού συστήματος·

στ) τήρηση της διαδρομής ελέγχου σε όλα τα επίπεδα από τον τελικό δικαιούχο ή οργανισμό ή επιχείρηση που εκτελεί την πράξη σε ολόκληρη την έκταση του συστήματος·

ζ) λήψη εύλογων μέτρων ώστε να διασφαλίζεται ότι οι δηλώσεις δαπανών τις οποίες πιστοποιεί προς την Επιτροπή είναι ορθές στο βαθμό που αυτό αφορά:

- ότι η δαπάνη πραγματοποιήθηκε στο πλαίσιο της επιλέξιμης περιόδου για πράξεις που έχουν επιλεγεί προς συγχρηματοδότηση για την ειδική ενίσχυση σύμφωνα με τις συνήθεις διαδικασίες και όλους τους ισχύοντες όρους και προϋποθέσεις,

- ότι τα συγχρηματοδοτηθέντα σχέδια έχουν όντως εκτελεστεί.

3. Επαρκής ποσότητα και ποιότητα δειγματοληπτικών ελέγχων για σχέδια και επαρκής παρακολούθηση:

α) διενέργεια δειγματοληπτικών ελέγχων για το 20 % τουλάχιστον της συνολικής επιλέξιμης δαπάνης σύμφωνα με το άρθρο 4 της παρούσας απόφασης και έκθεσης σχετικά με την πραγματοποιηθείσα από τον ελεγκτή εργασία·

β) το δείγμα είναι αντιπροσωπευτικό και η ανάλυση επικινδυνότητας επαρκής·

γ) επαρκής διαχωρισμός λειτουργιών προκειμένου να διασφαλίζεται η ανεξαρτησία·

δ) συνέχεια σε ελέγχους, προκειμένου να διασφαλίζονται

- πρόσφορη εκτίμηση αποτελεσμάτων και δημοσιονομικών διορθώσεων, εφόσον απαιτείται,

- ανάληψη ενέργειας σε γενικό επίπεδο για τη διόρθωση συστημικών παρατυπιών.

2.2.2. Δευτερεύοντα στοιχεία

α) ικανοποιητικοί διαχειριστικοί έλεγχοι με μορφή τυποποιημένων καταστάσεων ελέγχων ή ισοδύναμων μέσων και κατάλληλη τεκμηρίωση αποτελεσμάτων προκειμένου να διασφαλίζονται, παραδείγματος χάρη:

- ότι δεν έχουν πραγματοποιηθεί πρόωρες πληρωμές για αιτήσεις πληρωμών και ότι οι συναλλαγές (συμβάσεις, αποδείξεις, τιμολόγια, πληρωμές) είναι ευπροσδιόριστες,

- ότι στο πλαίσιο του λογιστικού συστήματος οι δηλώσεις πληρωμών συμφωνούν με τις καταχωρηθείσες πληρωμές·

β) η δέουσα επίβλεψη διαδικασίας πληρωμών και διαδικασιών έγκρισης·

γ) ικανοποιητικές διαδικασίες για τη διασφάλιση καταλλήλως της διάχυσης πληροφοριών σχετικά με τους κανόνες της ΕΕ·

δ) τήρηση έγκαιρης καταβολής της κοινοτικής χρηματοδότησης προς τους δικαιούχους.

2.3. Ενδεικτικές κλίμακες κατ' αποκοπή διορθώσεων

Διόρθωση 100 %

Ο συντελεστής διόρθωσης είναι δυνατόν να ορισθεί σε 100 % σε περίπτωση που οι ελλείψεις του συστήματος διοίκησης και ελέγχου του κράτους μέλους είναι τόσο σοβαρές ώστε να συνιστούν απόλυτη απουσία συμμόρφωσης προς τους κοινοτικούς κανόνες, καθιστώντας έτσι παράτυπες όλες τις πληρωμές. Το ίδιο ισχύει στην περίπτωση παρατυπίας αντίστοιχης σοβαρότητας.

Διόρθωση κατά 25 %

Σε περίπτωση που η υλοποίηση του συστήματος διαχείρισης και ελέγχου του κράτους μέλους παρουσιάζει σοβαρές ελλείψεις και υφίστανται αποδείξεις για εκτεταμένες παρατυπίες και αμέλειες στην αντιμετώπιση παρατυπιών ή απάτης, δικαιολογείται διόρθωση κατά 25 %, όταν είναι δυνατόν να θεωρηθεί ότι η ελευθερία υποβολής παράτυπων αιτήσεων ατιμωρητί θα προκαλέσει εξαιρετικά υψηλές απώλειες στο Ταμείο. Διόρθωση με το συντελεστή αυτό είναι επίσης σκόπιμη για παρατυπίες σε μεμονωμένη περίπτωση που είναι σοβαρή χωρίς όμως να αναιρείται το σχέδιο στο σύνολό του.

Διόρθωση κατά 10 %

Σε περίπτωση που ένα ή περισσότερα θεμελιώδη στοιχεία του συστήματος δεν λειτουργούν ή λειτουργούν τόσο ανεπαρκώς ή με τόσο χαμηλή συχνότητα ώστε να είναι εντελώς αναποτελεσματικά όσον αφορά τον καθορισμό της επιλεξιμότητας αιτήσεων ή αποτροπής παρατυπιών, δικαιολογείται διόρθωση κατά 10 %, δεδομένου ότι στην περίπτωση αυτή μπορεί να συναχθεί ότι υφίσταται υψηλός κίνδυνος εκτεταμένων απωλειών για το Ταμείο. Αυτός ο συντελεστής διόρθωσης είναι επίσης σκόπιμος για μεμονωμένες παρατυπίες μέτριας σοβαρότητας σε σχέση προς θεμελιώδη στοιχεία του συστήματος.

Διόρθωση κατά 5 %

Σε περίπτωση που όλα τα θεμελιώδη στοιχεία του συστήματος λειτουργούν αλλά όχι με την απαιτούμενη από τους κανονισμούς συνάφεια, συχνότητα ή βάθος, δικαιολογείται διόρθωση κατά 5 %, δεδομένου ότι στην περίπτωση αυτή μπορεί να συναχθεί ότι οι έλεγχοι δεν παρέχουν επαρκές επίπεδο διασφάλισης της κανονικότητας αιτήσεων και ότι ο κίνδυνος για το ταμείο ήταν σημαντικός. Διόρθωση με συντελεστή 5 % είναι δυνατόν να είναι επίσης σκόπιμη για λιγότερο σοβαρές παρατυπίες σε μεμονωμένες πράξεις όσον αφορά θεμελιώδη στοιχεία.

Το γεγονός ότι ο τρόπος κατά τον οποίο το σύστημα λειτουργεί είναι τελειοποιήσιμος δεν αποτελεί από μόνο του επαρκή λόγο για δημοσιονομική διόρθωση. Πρέπει να υφίσταται σοβαρή έλλειψη συμμόρφωσης με ρητούς κοινοτικούς κανόνες ή πρότυπα ορθής πρακτικής και η έλλειψη να εκθέτει το διαρθρωτικό ταμείο σε πραγματικό κίνδυνο απώλειας ή παρατυπίας.

Διόρθωση κατά 2 %

Σε περίπτωση που οι επιδόσεις είναι επαρκείς όσον αφορά τα θεμελιώδη στοιχεία του συστήματος αλλά υφίσταται πλήρης έλλειψη λειτουργίας για ένα ή περισσότερα δευτερεύοντα στοιχεία, δικαιολογείται διόρθωση κατά 2 % επειδή ο κίνδυνος απωλειών για το Ταμείο είναι χαμηλότερος και η παράβαση λιγότερο σοβαρή.

Η διόρθωση κατά 2 % αυξάνεται σε 5 % σε περίπτωση που η ίδια έλλειψη όσον αφορά τη δαπάνη διαπιστωθεί μετά την ημερομηνία της πρώτης διόρθωσης που έχει επιβληθεί και το κράτος μέλος έχει παραλείψει να λάβει διορθωτικά μέτρα για το υπαίτιο μέρος του συστήματος μετά την πρώτη διόρθωση.

Η διόρθωση κατά 2 % δικαιολογείται επίσης εφόσον η Επιτροπή έχει ενημερώσει το κράτος μέλος, χωρίς επιβολή οποιασδήποτε διόρθωσης, σχετικά με την ανάγκη να επέλθουν βελτιώσεις σε δευτερεύοντα στοιχεία του συστήματος τα οποία υφίστανται αλλά δεν λειτουργούν ικανοποιητικά και το κράτος μέλος δεν έχει αναλάβει την αναγκαία ενέργεια.

Διορθώσεις επιβάλλονται μόνον για ελλείψεις σε δευτερεύοντα στοιχεία συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου εφόσον δεν έχουν εντοπιστεί ελλείψεις σε θεμελιώδη στοιχεία. Σε περίπτωση που υφίστανται ελλείψεις όσον αφορά δευτερεύοντα στοιχεία καθώς και θεμελιώδη στοιχεία, διορθώσεις επιβάλλονται μόνο κατά το ποσοστό που εφαρμόζεται για τα θεμελιώδη στοιχεία.

2.4. Οριακές περιπτώσεις

Σε περίπτωση που η διόρθωση η οποία προκύπτει με αυστηρή εφαρμογή των κατευθυντήριων γραμμών του παρόντος είναι εμφανώς δυσανάλογη, μπορεί να προταθεί χαμηλότερος συντελεστής διόρθωσης.

Παραδείγματος χάρη, σε περίπτωση που οι ελλείψεις οφείλονται σε δυσχέρειες ερμηνείας κοινοτικών κανόνων ή απαιτήσεων (εκτός από περιπτώσεις κατά τις οποίες θα μπορούσε λογικά να αναμένεται ότι το κράτος μέλος πρέπει να θέσει τις δυσχέρειες αυτές υπόψη της Επιτροπής) και οι εθνικές αρχές έλαβαν αποτελεσματικά μέτρα αντιμετώπισης των ελλείψεων αμέσως μόλις αυτές εκδηλώθηκαν, ο παράγων αυτός είναι δυνατόν να ληφθεί υπόψη ως ελαφρυντικό και να προταθεί χαμηλότερος συντελεστής ή να μην προταθεί διόρθωση. Ομοίως, η δέουσα προσοχή πρέπει να δίδεται στις απαιτήσεις νομικής ασφάλειας στην περίπτωση που δεν παρατηρήθηκαν ανεπάρκειες κατά τη διενέργεια πρότερων λογιστικών ελέγχων από τις υπηρεσίες της Επιτροπής.

Σε γενικές γραμμές, το γεγονός ότι το ελλιπές σύστημα διαχείρισης ή ελέγχου βελτιώθηκε αμέσως μετά τη κοινοποίηση των ελλείψεων στο κράτος μέλος δεν θεωρείται ως ελαφρυντικός παράγων κατά την εκτίμηση της δημοσιονομικής επίπτωσης των συστημικών παρατυπιών που επήλθαν πριν τη βελτίωση.

2.5. Βάση εκτίμησης

Σε περίπτωση που είναι γνωστή η κατάσταση σε άλλα κράτη μέλη, η Επιτροπή προβαίνει σε σύγκριση ώστε κατά την εκτίμηση των συντελεστών διόρθωσης να διασφαλίζεται ίση μεταχείριση.

Ο συντελεστής διόρθωσης πρέπει να εφαρμόζεται στο μέρος της δαπάνης που εκτέθηκε σε κίνδυνο. Όταν η έλλειψη οφείλεται σε παράλειψη του κράτους μέλους να υιοθετήσει κατάλληλο σύστημα ελέγχου, τότε η διόρθωση πρέπει να εφαρμόζεται για το σύνολο της δαπάνης για το οποίο απαιτήθηκε το εν λόγω σύστημα ελέγχου. Όταν υπάρχει λόγος να υποτεθεί ότι η έλλειψη όσον αφορά την υλοποίηση του συστήματος ελέγχου που έχει υιοθετήσει το κράτος μέλος περιορίζεται σε ελλείψεις σε επίπεδο συγκεκριμένης υπηρεσίας ή περιφέρειας, η διόρθωση πρέπει να περιορίζεται στη δαπάνη που ελέγχει η εν λόγω υπηρεσία ή περιφέρεια. Παραδείγματος χάρη, όταν η έλλειψη αφορά τον έλεγχο κριτηρίων επιλεξιμότητας για υψηλότερο ποσοστό ενίσχυσης, τότε η διόρθωση πρέπει να βασίζεται στη διαφορά μεταξύ του υψηλότερου και του χαμηλότερου ποσοστού ενίσχυσης.

Κανονικά η διόρθωση θα πρέπει να αφορά τη δαπάνη για το μέτρο κατά την εξεταζόμενη περίοδο, παραδείγματος χάρη για ένα οικονομικό έτος. Εντούτοις, όταν η παρατυπία απορρέει από συστημικές ελλείψεις εμφανώς μακροχρόνιες και με επιπτώσεις σε δαπάνες αρκετών ετών, τότε η διόρθωση πρέπει να αφορά όλη τη δαπάνη που έχει δηλωθεί από το κράτος μέλος αφότου προέκυψε η έλλειψη του συστήματος μέχρι το μήνα κατά τον οποίο επανορθώθηκε.

Όταν διαπιστώνονται περισσότερες ελλείψεις στο ίδιο σύστημα, δεν διενεργείται σώρευση κατ' αποκοπή συντελεστών αλλά ως ένδειξη της επικινδυνότητας που παρουσιάζει στο σύνολό(2) του το σύστημα ελέγχου λαμβάνεται η σοβαρότερη έλλειψη. Οι συντελεστές εφαρμόζονται στις δαπάνες που παραμένουν αφού αφαιρεθούν τα απορριπτόμενα ποσά για μεμονωμένους φακέλους. Στην περίπτωση που κράτος μέλος δεν εφαρμόζει τις προβλεπόμενες από εθνικούς κανόνες κυρώσεις, η δημοσιονομική διόρθωση πρέπει να ανέρχεται στο ποσό των κυρώσεων που δεν έχουν εφαρμοστεί, με προσαύξηση κατά 2 % για τις αιτήσεις που απομένουν, δεδομένου ότι η μη εφαρμογή κυρώσεων αυξάνει τον κίνδυνο υποβολής παράτυπων αιτήσεων.

3. ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΚΑΙ ΕΠΙΠΤΩΣΕΙΣ ΚΑΘΑΡΩΝ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΩΝ ΔΙΟΡΘΩΣΕΩΝ

Όταν το κράτος μέλος συμφωνεί να προβεί στη δημοσιονομική διόρθωση την προτεινόμενη κατά τη διαδικασία του άρθρου 19 παράγραφος 1 της απόφασης 2000/596/ΕΚ, δεν χρειάζεται η Επιτροπή να επιβάλει καθαρή μείωση στη χρηματοδότηση του προγράμματος αλλά επιτρέπει στο κράτος μέλος να επαναπρογραμματίσει τα αποδεσμευμένα ποσά. Εντούτοις, δημοσιονομικές διορθώσεις που επιβάλλονται με απόφαση της Επιτροπής δυνάμει των διατάξεων του άρθρου 19 παράγραφος 2 της απόφασης 2000/596/ΕΚ μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας του άρθρου 18 παράγραφοι 3 και 4 της εν λόγω απόφασης συνεπάγονται σε όλες τις περιπτώσεις καθαρή μείωση της ενδεικτικής χρηματοδότησης του Ταμείου.

Καθαρή διόρθωση θα πρέπει να εφαρμόζεται οπωσδήποτε όταν η Επιτροπή κρίνει ότι το κράτος μέλος παρέλειψε να δώσει την κατάλληλη συνέχεια σε διαπιστώσεις παρατυπιών οι οποίες εντοπίστηκαν από εθνικούς ή κοινοτικούς φορείς ή/και όταν η παρατυπία είναι δυνατόν να αποδοθεί σε σοβαρή παράλειψη των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου του κράτους μέλους ή της αρχής διαχείρισης ή πληρωμών.

Οι τόκοι σε τυχόν ποσά προς επιστροφή στην Επιτροπή μετά από καθαρές διορθώσεις πρέπει να καταλογίζονται κατά τις διατάξεις του άρθρου 19 παράγραφος 3 της απόφασης 2000/596/ΕΚ και σύμφωνα με το άρθρο 15 παράγραφος 2 της παρούσας απόφασης.

(1) ΕΕ L 312 της 23.12.1995, σ. 1.

(2) Βλέπε επίσης τμήμα 2.3 (διόρθωση 2 %).

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ IV

>PIC FILE= "L_2002106EL.002402.TIF">

>PIC FILE= "L_2002106EL.002501.TIF">

Προσάρτημα

>PIC FILE= "L_2002106EL.002602.TIF">

>PIC FILE= "L_2002106EL.002701.TIF">