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in Kenntnis der endgültigen Rechnungsabschlüsse des Europäischen Instituts für Gleichstellungsfragen für das Haushaltsjahr 2011,

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in Kenntnis des Berichts des Rechnungshofs über den Jahresabschluss 2011 des Europäischen Instituts für Gleichstellungsfragen (1) zusammen mit den Antworten des Instituts,

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in Kenntnis der Empfehlung des Rates vom 12. Februar 2013 (05753/2013 — C7-0041/2013),

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gestützt auf Artikel 319 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union,

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gestützt auf die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (2), insbesondere auf Artikel 185,

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gestützt auf die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2012 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union und zur Aufhebung der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates (3), insbesondere auf Artikel 208,

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gestützt auf die Verordnung (EG) Nr. 1922/2006 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 20. Dezember 2006 zur Errichtung eines Europäischen Instituts für Gleichstellungsfragen (4), insbesondere auf Artikel 14,

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gestützt auf die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 der Kommission vom 19. November 2002 betreffend die Rahmenfinanzregelung für Einrichtungen gemäß Artikel 185 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 (5), insbesondere auf Artikel 94,

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gestützt auf Artikel 77 und Anlage VI seiner Geschäftsordnung,

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in Kenntnis des Berichts des Ausschusses für Haushaltskontrolle und der Stellungnahme des Ausschusses für die Rechte der Frau und die Gleichstellung der Geschlechter (A7–0081/2013),

A.

in der Erwägung, dass das Europäische Institut für Gleichstellungsfragen („Institut“) auf der Grundlage der Verordnung (EG) Nr. 1922/2006 eingerichtet wurde und seine Unabhängigkeit am 15. Juni 2010 erlangte,

B.

in der Erwägung, dass der Rechnungshof erklärt hat, er habe mit angemessener Sicherheit feststellen können, dass der Jahresabschluss des Instituts für das Haushaltsjahr 2011 zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge rechtmäßig und ordnungsgemäß sind;

C.

in der Erwägung, dass 2011 das erste vollständige Tätigkeitsjahr des Instituts war, da es erst seit Juni 2010 finanziell und verwaltungstechnisch unabhängig ist;

D.

in der Erwägung, dass die Struktur des Instituts auf dem Mandat und den Aufgaben basiert, wie sie in der Grundverordnung zur Errichtung der Agentur festgelegt sind, sowie auf den vom Verwaltungsrat des Instituts im Halbzeit-Arbeitsprogramm 2010-2012 und im Jährlichen Arbeitsprogramm angenommenen Zielen,

E.

in der Erwägung, dass der Gesamthaushalt des Instituts für das Haushaltsjahr 2011 7 530 000 EUR betrug, was im Vergleich zu einem Gesamthaushalt von 5 678 123,09 EUR für das Haushaltsjahr 2010 einen Anstieg um 32,6 % bedeutet; in der Erwägung, dass das Institut ausschließlich durch die Union finanziert wird,

F.

in der Erwägung, dass das Institut Ende 2011 eine positive Haushaltsergebnisrechnung in Höhe von 1 156 400,29 EUR (6) mitteilte, nachdem Wechselkursdifferenzen in Höhe von 2 650,64 EUR abgezogen wurden, die dann in den Abschlüssen als Verbindlichkeiten gegenüber der Kommission verzeichnet wurden;

1.

erinnert daran, dass das Institut seit dem 15. Juni 2010 über Verwaltungs- und Finanzautonomie verfügt; stellt fest, dass deshalb alle Vergabeverfahren des Jahres 2010 hauptsächlich im letzten Quartal 2010 eingeleitet wurden;

2.

stellt fest, dass der Haushaltsvollzug auf der Grundlage des modifizierten Kassenprinzips beruht, was bedeutet, dass die übertragenen Zahlungsermächtigungen zusammen mit Zahlungen und Einnahmen buchmäßig erfasst werden;

3.

entnimmt dem Jahresabschluss, dass die Ausführung der Zahlungen 2011 effektiver war als 2010, was eine erhebliche Verbesserung in allen Titeln zeigt; entnimmt dem Jahresabschluss, dass das Institut Ende 2011 eine Ausführungsrate von 44,19 % bei den Zahlungen und von 88,54 % bei den Verpflichtungen erreicht hat;

4.

entnimmt dem Jahresabschluss (7), dass die Ausführungsrate unter Titel I („Personalausgaben“) verglichen mit 49,19 % im Jahr 2010 auf 88,49 % im Jahr 2011 stieg; fordert das Institut auf, die Entlastungsbehörde über die weiteren, zur Verbesserung der Ausführungsrate ergriffenen Maßnahmen zu unterrichten;

5.

entnimmt dem Jahresabschluss, dass die ausgeführten Zahlungen unter Titel II („Verwaltungsausgaben“) verglichen mit 28,99 % im Jahr 2010 auf 34,71 % im Jahr 2011 stiegen; fordert das Institut auf, die Entlastungsbehörde über die Maßnahmen in Kenntnis zu setzen, die ergriffen worden sind, um die Ausführungsrate zu verbessern, da niedrige Ausführungsraten auf Probleme bei der Planung und Ausführung des Haushaltsplans schließen lassen;

6.

entnimmt dem Jahresabschluss die sehr niedrige Ausführungsrate von 18,36 % für Zahlungen unter Titel III („Operative Ausgaben“); stellt fest, dass dies auf eine erhebliche Zahl von Ausschreibungen zurückzuführen ist, die Ende 2010 eingeleitet wurden, nachdem das Institut im Juni 2010 administrativ selbständig wurde, fordert das Institut auf, die Entlastungsbehörde über die seither zur Verbesserung der Ausführungsrate ergriffenen Maßnahmen in Kenntnis zu setzen, da niedrige Ausführungsraten auf Probleme bei der Planung und Ausführung des Haushaltsplans schließen lassen;

7.

entnimmt dem Jahresabschluss, dass bis Ende 2011 gebundene, aber nicht ausgezahlte Verpflichtungsermächtigungen in Höhe von 3 339 551,93 EUR auf 2012 übertragen wurden, was 50 % der gesamten Mittelbindungen ausmacht; stellt überdies fest, dass sich der Gesamtbetrag der übertragenen Mittel, die in Abgang gestellt wurden (d. h. der Mittel, die von 2010 auf 2011 übertragen, aber nicht ausgezahlt wurden), auf 295 741,61 EUR belief, da es sich um das erste vollständige Jahr handelte, in dem das Personal verschiedene Ausschreibungsverfahren zum ersten Mal durchführte und Maßnahmen, einschließlich einer späten Anfrage für eine Veranstaltung des Vorsitzes, und andere Tätigkeiten in der zweiten Jahreshälfte initiierte; fordert das Institut auf, die Entlastungsbehörde über die zur zukünftigen Sicherstellung einer zufriedenstellenden Ausführungsrate ergriffenen Maßnahmen in Kenntnis zu setzen;

8.

entnimmt dem Jahresabschluss, dass das Institut bis Ende 2010 nicht die notwendige Mittelfreigabe vornahm, und dass alle automatischen Mittelübertragungen stattfanden;

9.

stellt fest, dass das Institut im Jahr 2010 die Verantwortlichkeiten der Finanzakteure für die Mitarbeiter bestimmt und Haushaltsabläufe für Verpflichtungen entwickelt hat; stellt darüber hinaus fest, dass das Institut bis zum Ende des Jahres 2010 alle Finanzakteure benannt sowie deren Aufgaben und Verantwortlichkeiten bestimmt hat;

10.

stellt fest, dass das Institut drei Mittelübertragungen von der Kommission über einen Betrag von insgesamt 7 530 000 EUR (3 390 000 in der ersten Mittelübertragung, 2 070 000 EUR in der zweiten Mittelübertragung und 2 070 000 EUR in der dritten Mittelübertragung) erhalten hat;

11.

entnimmt dem Jahresabschluss, dass das Institut 2011 sechs Ausnahmen für Mittelübertragungen registrierte, die mit dem leitenden Personal, den Teamleitern und dem betroffenen Personal diskutiert wurden, um zukünftige Fehler zu vermeiden; fordert das Institut auf, die Entlastungsbehörde über die zur Abhilfe dieses Misstands ergriffenen Maßnahmen in Kenntnis zu setzen;

12.

stellt fest, dass 2011 im Bereich Tätigkeiten und Verwaltung 123 Vergabeverfahren beendet wurden, und dass die Vergabeverfahren insgesamt etwa 50 % des Gesamthaushalts des Instituts ausmachten; stellt ferner fest, dass die Vergabeaktivitäten im Jahr 2011 dem Arbeitsprogramm 2011 entsprachen;

13.

entnimmt dem Jahresabschluss, dass das Institut 2011 die Einstellungsverfahren für drei Bedienstete auf Zeit und für drei Vertragsbedienstete abgeschlossen (2010 stellte das Institut 23 Bedienstete auf Zeit ein) und 94 % der Besetzung seines Stellenplans erreicht hat, verglichen mit 92,3 % im Jahr 2010; begrüßt die verbesserte Inanspruchnahme der Stellen des Stellenplans, die zum reibungslosen Funktionieren des Instituts beiträgt;

14.

nimmt die Aussage des IAS zur Kenntnis, dass eine Reihe von politischen Maßnahmen, Strategien, Verfahren und Leitlinien die Umsetzung der Vorschriften des Statuts im Institut unterstützt; stellt fest, dass sich einige Angelegenheiten noch in der Entwicklung befinden und später abgeschlossen werden sollten, insbesondere im Zusammenhang mit der Einführung der IT-Instrumente für die Personalverwaltung (d h. Fragen wie die Vorbereitung der Stellenbeschreibungen, das Erstellen von persönlichen Zielsetzungen und die Formalisierung individueller Schulungspläne); fordert das Institut auf, die Entlastungsbehörde über die zur Erledigung der oben genannten Angelegenheiten ergriffenen Maßnahmen in Kenntnis zu setzen;

15.

begrüßt den zweiten Ex-ante-Bewertungsbericht des Instituts vom 8. September 2011 mit Schwerpunkt auf den spezifischen Zielen und Tätigkeiten des Instituts, der dem leitenden Personal des Instituts Orientierungshilfen für das Erreichen von Zielen und den Abschluss von Aktivitäten geben soll; weist darauf hin, dass es in Zeiten der Wirtschaftskrise und des Sparzwangs entscheidend darauf ankommt, dass das Institut einen optimalen Kosten-Nutzen-Effekt erzielt, ohne die erfolgreiche Erfüllung seines wichtigen Auftrags zu gefährden;

16.

begrüßt, dass am Institut ein Ressourcen- und Dokumentationszentrum eingerichtet wurde, das eine in Europa einzigartige Quelle institutionellen und methodologischen Wissens in Gleichstellungsfragen darstellt;

17.

betont, dass angesichts der Ziele und der Aufgabe des Instituts weiterhin eine gesonderte einschlägige Stelle im institutionellen Rahmen erforderlich ist;

18.

entnimmt dem Jahresbericht, dass das Personal des Instituts am 1. März 2010 von seinem provisorischen Sitz in Brüssel an seinen ständigen Sitz in Vilnius, Litauen, versetzt wurde;

19.

entnimmt dem Jahresbericht, dass die Regierung der Republik Litauen die Zahlung der Miete des Büros des Instituts für einen Zeitraum von zwei Jahren bis zum 15. Dezember 2011 zugesagt hat;

20.

begrüßt es, dass in einer beispiellosen Initiative mit den weiteren in Vilnius ansässigen EU-Einrichtungen (dem Informationsbüro der Kommission und des Europäischen Parlaments) gemeinsame Räumlichkeiten gesucht und gefunden wurden; ist der Auffassung, dass das unlängst eröffnete EU-Haus sich als zweckmäßig erwiesen hat und Synergieeffekte fördern, die Außenwirkung der EU steigern sowie zu stärkerer Kostenersparnis und -teilung beitragen wird;

21.

begrüßt die ersten Prüfungsaktivitäten, die 2011 im Institut durch den Internen Auditdienst (IAS) durchgeführt wurden; entnimmt dem Bericht des IAS (8), dass es weder offene als „kritisch“ eingestufte noch offene als „sehr wichtig“ eingestufte Empfehlungen aus den IAS-Berichten vom 31. Dezember 2011 gibt;

22.

stellt fest, dass der IAS im Dezember 2011 eine begrenzte Prüfung der Umsetzung der Normen für die interne Kontrolle im Institut durchgeführt hat; stellt fest, dass das Institut die Empfehlungen zum Abschluss der Umsetzung der Normen für die interne Kontrolle akzeptiert, und der Verwaltungsrat einen im Jahr 2012 umzusetzenden Aktionsplan angenommen hat; fordert das Institut auf, die Entlastungsbehörde über die in Bezug auf die Empfehlungen ergriffenen Maßnahmen zu unterrichten;

23.

nimmt zur Kenntnis, dass die Risikoanalyse des IAS bestimmte Verfahren (9) festgestellt hat, die nicht innerhalb des Auditplans des IAS berücksichtigt werden konnten, da die Kontrollen als fehlend oder unzureichend bewertet wurden;

24.

entnimmt den Anmerkungen des Rechnungshofes, dass das Institut die Dokumentation der körperlichen Bestandsaufnahme des Anlagevermögens sowie der Schätzung der antizipativen Passiva verbessern muss;

25.

verweist, was weitere horizontale Bemerkungen zum Entlastungsbeschluss betrifft, auf seine Entschließung vom 17. April 2013 (10) zur Leistung, zur Haushalsführung und zur Kontrolle der Agenturen.