52015TA1209(16)

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Bericht über den Jahresabschluss 2014 der Europäischen Umweltagentur, zusammen mit der Antwort der Agentur

ABl. C 409 vom 9.12.2015, p. 143–150 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

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Official Journal

9.12.2015

Amtsblatt der Europäischen Union

C 409/143

BERICHT

über den Jahresabschluss 2014 der Europäischen Umweltagentur, zusammen mit der Antwort der Agentur

(2015/C 409/16)

EINLEITUNG

Die Europäische Umweltagentur (nachstehend „die Agentur“, auch „EUA“) mit Sitz in Kopenhagen wurde durch die Verordnung (EWG) Nr. 1210/90 des Rates (1) errichtet. Aufgabe der Agentur ist die Einrichtung eines Umweltbeobachtungsnetzes, das der Kommission, dem Parlament, den Mitgliedstaaten und, allgemeiner, der Öffentlichkeit zuverlässige Informationen über den Zustand der Umwelt liefert. Diese Informationen sollen es der Europäischen Union und den Mitgliedstaaten insbesondere ermöglichen, Umweltschutzmaßnahmen zu ergreifen und die Wirksamkeit dieser Maßnahmen zu bewerten (2).

AUSFÜHRUNGEN ZUR ZUVERLÄSSIGKEITSERKLÄRUNG

Der Prüfungsansatz des Hofes umfasst analytische Prüfungsverfahren, die Direktprüfung von Vorgängen und eine Bewertung von Schlüsselkontrollen der Überwachungs- und Kontrollsysteme der Agentur. Hinzu kommen Nachweise, die sich aus einschlägigen Arbeiten anderer Prüfer ergeben, sowie eine Analyse der Managementerklärungen.

ZUVERLÄSSIGKEITSERKLÄRUNG

Gemäß Artikel 287 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) hat der Hof Folgendes geprüft:

a)	die Jahresrechnung der Agentur bestehend aus dem Jahresabschluss (3) und den Übersichten über den Haushaltsvollzug (4) für das am 31. Dezember 2014 endende Haushaltsjahr,

b)	die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der dieser Rechnung zugrunde liegenden Vorgänge.

Verantwortung des Managements

Das Management ist verantwortlich für die Aufstellung und sachgerechte Gesamtdarstellung des Jahresabschlusses der Agentur sowie für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge (5):

Die Verantwortung des Managements für den Jahresabschluss der Agentur umfasst die Gestaltung, Einrichtung und Aufrechterhaltung eines internen Kontrollsystems, wie es für die Aufstellung und sachgerechte Gesamtdarstellung von Jahresabschlüssen notwendig ist, die frei von wesentlichen — beabsichtigten oder unbeabsichtigten — falschen Darstellungen sind, die Auswahl und Anwendung geeigneter Rechnungslegungsmethoden auf der Grundlage der vom Rechnungsführer der Kommission erlassenen Rechnungsführungsvorschriften (6) sowie die Ermittlung von geschätzten Werten in der Rechnungslegung, die unter den gegebenen Umständen vertretbar sind. Der Exekutivdirektor genehmigt den Jahresabschluss der Agentur, nachdem der Rechnungsführer der Agentur ihn auf der Grundlage sämtlicher verfügbaren Informationen aufgestellt und einen Begleitvermerk zum Jahresabschluss abgefasst hat, in dem er u. a. erklärt, dass er über angemessene Gewähr dafür verfügt, dass der Jahresabschluss in allen wesentlichen Belangen ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Finanzlage der Agentur vermittelt.

Die Verantwortung des Managements für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge sowie für die Einhaltung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung erfordert die Gestaltung, Einrichtung und Aufrechterhaltung eines wirksamen und effizienten internen Kontrollsystems einschließlich einer angemessenen Aufsicht und geeigneter Maßnahmen zur Verhinderung von Unregelmäßigkeiten und Betrug sowie gegebenenfalls rechtlicher Schritte zur Wiedereinziehung rechtsgrundlos gezahlter oder widerrechtlich verwendeter Mittel.

Verantwortung des Prüfers

Aufgabe des Hofes ist es, auf der Grundlage seiner Prüfung dem Europäischen Parlament und dem Rat (7) eine Erklärung über die Zuverlässigkeit der Rechnungsführung sowie die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge abzugeben. Der Hof führt seine Prüfung in Übereinstimmung mit den International Standards on Auditing sowie den beruflichen Verhaltensanforderungen der IFAC und den Internationalen Normen für Oberste Rechnungskontrollbehörden der INTOSAI durch. Nach diesen Standards ist der Hof gehalten, die Prüfung so zu planen und durchzuführen, dass hinreichende Sicherheit darüber erlangt wird, ob der Jahresabschluss der Agentur frei von wesentlichen falschen Darstellungen ist und die ihm zugrunde liegenden Vorgänge rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

Eine Prüfung beinhaltet die Durchführung von Prüfungshandlungen, um Prüfungsnachweise für die im Jahresabschluss enthaltenen Wertansätze und sonstigen Angaben sowie für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge zu erlangen. Die Auswahl der Prüfungshandlungen liegt im pflichtgemäßen Ermessen des Prüfers. Hierbei stützt er sich auf die Beurteilung der Risiken wesentlicher — beabsichtigter oder unbeabsichtigter — falscher Darstellungen im Abschluss sowie wesentlicher — beabsichtigter oder unbeabsichtigter — Verstöße gegen die Rechtsvorschriften der Europäischen Union bei den zugrunde liegenden Vorgängen. Bei der Beurteilung dieser Risiken berücksichtigt der Prüfer alle für die Aufstellung und sachgerechte Gesamtdarstellung des Abschlusses relevanten internen Kontrollen und die zur Gewährleistung der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge eingerichteten Überwachungs- und Kontrollsysteme und plant Prüfungshandlungen, die unter den gegebenen Umständen angemessen sind. Eine Prüfung umfasst auch die Beurteilung der Angemessenheit der angewandten Rechnungslegungsmethoden, der Vertretbarkeit der geschätzten Werte in der Rechnungslegung sowie der Gesamtdarstellung des Abschlusses. Gemäß Artikel 208 Absatz 4 der EU-Haushaltsordnung (8) berücksichtigte der Hof bei Erstellung dieses Berichts und der Zuverlässigkeitserklärung die Prüfungsarbeiten des unabhängigen externen Prüfers zum Jahresabschluss der Agentur.

Der Hof ist der Auffassung, dass die erlangten Prüfungsnachweise ausreichend und geeignet sind, um als Grundlage für seine Zuverlässigkeitserklärung zu dienen.

Prüfungsurteil zur Zuverlässigkeit der Rechnungsführung

Nach Beurteilung des Hofes stellt der Jahresabschluss der Agentur ihre Vermögens- und Finanzlage zum 31. Dezember 2014 sowie die Ergebnisse ihrer Vorgänge und Cashflows für das an diesem Stichtag endende Jahr in Übereinstimmung mit ihrer Finanzregelung und den vom Rechnungsführer der Kommission erlassenen Rechnungsführungsvorschriften in allen wesentlichen Belangen insgesamt sachgerecht dar.

Prüfungsurteil zur Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der dem Jahresabschluss zugrunde liegenden Vorgänge

Nach Beurteilung des Hofes sind die dem Jahresabschluss der Agentur für das am 31. Dezember 2014 endende Jahr zugrunde liegenden Vorgänge in allen wesentlichen Belangen rechtmäßig und ordnungsgemäß.

10.	Die folgenden Bemerkungen stellen die Prüfungsurteile des Hofes nicht infrage.

BEMERKUNGEN ZUR RECHTMÄSSIGKEIT UND ORDNUNGSMÄSSIGKEIT DER VORGÄNGE

11.

2014 leitete die Agentur eine Ausschreibung für Dienstleistungen im Wert von 1,7 Millionen Euro ein. Betroffen waren Beratungsdienstleistungen in Bezug auf das IT-System und das geographische Informationssystem (GIS) mit Blick auf die Einführung einer Komponente für den Referenzdatenzugang (Reference Data Access, RDA) und auf die Unterstützung der Agentur bei anderen mit Copernicus verbundenen Tätigkeiten. Ein wichtiger, als „bekannte Schwachstellen“ bezeichneter Aspekt der Ausschreibung wurde in den technischen Spezifikationen nicht definiert. Klarere Verdingungsunterlagen hätten zu einem wirksameren und wettbewerbsorientierteren Vergabeverfahren beigetragen.

BEMERKUNGEN ZU DEN INTERNEN KONTROLLEN

12.

Zwar hat die Agentur begonnen, eine neue Politik bezüglich der Ex-ante- und Ex-post-Kontrollen für Finanzhilfen umzusetzen, doch sind die Überprüfungsverfahren noch nicht dokumentiert. Allerdings wurden den Begünstigten (Europäische Themenzentren) Leitlinien über die Erstellung von Kostenaufstellungen übermittelt.

13.

Bei den geprüften Finanzhilfevorgängen wurden dennoch Mängel festgestellt. In Bezug auf ein Europäisches Themenzentrum hatte der für die Überprüfung zuständige Beamte festgestellt, dass die Kostenaufstellung nicht förderfähige Ausgaben enthielt, doch der Anweisungsbefugte genehmigte den beantragten Betrag in vollem Umfang. In einem zweiten Fall wurde der in der Kostenaufstellung angegebene Betrag vollständig gezahlt, obwohl die meisten zur Ex-ante-Überprüfung ausgewählten Partner der Agentur die angeforderten Unterlagen nicht zur Verfügung gestellt hatten. Außerdem war der Interne Prüfer sowohl an Ex-ante- als auch an Ex-Post-Überprüfungen beteiligt. Diese Aufgaben sind nicht miteinander vereinbar. Zu beachten ist, dass das System der Ex-ante-Kontrollen seit 2012 Diskussionsgegenstand zwischen dem Hof und der Agentur ist.

SONSTIGE BEMERKUNGEN

14.

Über einen von der GD Informatik (DIGIT) vergebenen interinstitutionellen Auftrag hat die Agentur einen Auftrag über Sicherungsdienste, darunter E-Mail-Dienste, an einen Anbieter von Cloud-Diensten vergeben. In den Vertragsbedingungen wird nicht angemessen definiert, wo die Daten der Agentur gespeichert werden. Der Auftragnehmer hat sich das Recht auf unangekündigte Übertragung der Daten der Agentur außerhalb des geographischen Gebiets der Europäischen Union vorbehalten; beispielsweise kann es erforderlich sein, Routingdaten in unterschiedliche Datenzentren in verschiedenen Regionen zu kopieren, um Übermittlungsverzögerungen zu beheben. Daher hat die Agentur nicht sichergestellt, dass die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Union, die für sie gelten, gewährleistet sind und dass der Dienstleister den in Artikel 7 der EU-Charta der Grundrechte vorgeschriebenen Schutz der Privatsphäre vollständig respektiert.

WEITERVERFOLGUNG VON BEMERKUNGEN AUS VORJAHREN

15.

Anhang I enthält einen Überblick über die aufgrund von Bemerkungen des Hofes aus Vorjahren ergriffenen Korrekturmaßnahmen.

Dieser Bericht wurde von Kammer IV unter Vorsitz von Herrn Milan Martin CVIKL, Mitglied des Rechnungshofs, in ihrer Sitzung vom 15. September 2015 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Präsident

(1) ABl. L 120 vom 11.5.1990, S. 1.

(2) Im Anhang II sind informationshalber die Zuständigkeiten und Tätigkeiten der Agentur zusammenfassend dargestellt.

(3) Der Jahresabschluss umfasst die Vermögensübersicht und die Übersicht über die finanziellen Ergebnisse, die Kapitalflussrechnung, die Tabelle der Veränderungen des Nettovermögens sowie eine Zusammenfassung der wesentlichen Rechnungslegungsmethoden und sonstige Erläuterungen.

(4) Die Übersichten über den Haushaltsvollzug bestehen aus der Haushaltsergebnisrechnung nebst Anhang.

(5) Artikel 39 und 50 der delegierten Verordnung (EU) Nr. 1271/2013 der Kommission (ABl. L 328 vom 7.12.2013, S. 42).

(6) Die vom Rechnungsführer der Kommission erlassenen Rechnungsführungsvorschriften beruhen auf den von der International Federation of Accountants (IFAC) herausgegebenen International Public Sector Accounting Standards (IPSAS) oder ggf. auf den vom International Accounting Standards Board herausgegebenen International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS).

(7) Artikel 107 der Verordnung (EU) Nr. 1271/2013.

(8) Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates (ABl. L 298 vom 26.10.2012, S. 1).

ANHANG I

Weiterverfolgung von Bemerkungen aus Vorjahren

Jahr

Bemerkung des Hofes

Stand der Korrekturmaßnahme

(abgeschlossen/im Gange/ausstehend/n. z.)

2012

Im Jahr 2012 gewährte die Agentur im Rahmen von drei großen Finanzhilfeprogrammen (1) Finanzhilfen an Konsortien, die sich aus europäischen Umweltstellen und -einrichtungen, UN-Organisationen und nationalen Umweltorganisationen zusammensetzen. Die Gesamtausgaben für Finanzhilfen beliefen sich im Jahr 2012 auf 11,9 Millionen Euro, was 27 % der operativen Ausgaben insgesamt entspricht. Die Ex-ante-Überprüfungen der Agentur vor Erstattung der von den Begünstigten geltend gemachten Kosten bestehen aus einer Dokumentenanalyse von Kostenaufstellungen. Üblicherweise erhält sie von Begünstigten keine Dokumente zur Untermauerung der Förderfähigkeit und Richtigkeit der geltend gemachten Personalkosten, die den Großteil der Kosten ausmachen (2). Ex-ante-Überprüfungen der Kosten vor Ort auf Ebene der Begünstigten werden selten durchgeführt (3).

Im Gange

2013

Im Jahr 2013 gewährte die Agentur im Rahmen von fünf Finanzhilfeprogrammen (4) Finanzhilfen an Konsortien, die sich aus europäischen Umweltstellen und -einrichtungen, UN-Organisationen und nationalen Umweltorganisationen zusammensetzen. Die Gesamtausgaben für Finanzhilfen beliefen sich 2013 auf 13,9 Millionen Euro, was 31 % der operativen Ausgaben insgesamt entspricht. Die Ex-ante-Überprüfungen der Agentur bestehen aus einer Dokumentenanalyse von Kostenaufstellungen. Infolge der Vorjahresbemerkung des Hofes intensivierte die EUA ihre Überprüfungen der Förderfähigkeit und Richtigkeit der im Rahmen der Finanzhilfeprogramme geltend gemachten Personalkosten, da diese den Großteil der Kosten ausmachen. Insbesondere wurden für eine Stichprobe von Begünstigten Zeiterfassungsbögen zur Überprüfung der geltend gemachten Gehaltskosten erlangt, nicht aber Gehaltszettel. Überprüfungen der Kosten vor Ort auf Ebene der Begünstigten werden selten durchgeführt.

Die bestehenden Kontrollen bieten daher nur begrenzte Gewähr hinsichtlich der Förderfähigkeit und Richtigkeit der von Begünstigten geltend gemachten Kosten. Für die vom Hof geprüften Vorgänge wurden Belegunterlagen erlangt, die hinreichende Sicherheit für ihre Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit boten.

Im Gange

(1) Europäische Themenzentren, Europäisches Nachbarschafts- und Partnerschaftsinstrument (ENPI) und die ersten operativen Tätigkeiten der globalen Umwelt- und Sicherheitsüberwachung (Global Monitoring for Environment and Security Initial Operations, GIO).

(2) Für andere Arten von Kosten, wie z. B. für die Unterauftragsvergabe und die Anschaffung von Ausrüstung, werden Belegunterlagen angefragt und analysiert.

(3) In den Jahren 2012 und 2011 wurde eine Ex-ante-Überprüfung der Kontrollsysteme eines Begünstigten durchgeführt. Im Jahr 2010 war eine Ex-ante-Überprüfung der Förderfähigkeit der von einem Begünstigten geltend gemachten Kosten durchgeführt worden.

(4) Europäische Themenzentren, Europäisches Nachbarschafts- und Partnerschaftsinstrument (ENPI), die ersten operativen Tätigkeiten der globalen Umwelt- und Sicherheitsüberwachung (Global Monitoring for Environment and Security Initial Operations, GIO und GIO2), GMES-Koordinierung vor Ort (GMES in-situ coordination, GISC) und Instrument für Heranführungshilfe (IPA II).

ANHANG II

Europäische Umweltagentur (Kopenhagen)

Zuständigkeiten und Tätigkeiten

Zuständigkeitsbereiche der Union aufgrund des Vertrags

(Artikel 191 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union)

Umweltpolitik

Die Umweltpolitik der Union trägt zur Verfolgung der nachstehenden Ziele bei: Erhaltung und Schutz der Umwelt sowie Verbesserung ihrer Qualität, Schutz der menschlichen Gesundheit, umsichtige und rationelle Verwendung der natürlichen Ressourcen, Förderung von Maßnahmen auf internationaler Ebene zur Bewältigung regionaler oder globaler Umweltprobleme und insbesondere zur Bekämpfung des Klimawandels.

Die Umweltpolitik der Union zielt unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Gegebenheiten in den einzelnen Regionen der Union auf ein hohes Schutzniveau ab. Sie beruht auf den Grundsätzen der Vorsorge und Vorbeugung, auf dem Grundsatz, Umweltbeeinträchtigungen mit Vorrang an ihrem Ursprung zu bekämpfen, sowie auf dem Verursacherprinzip. (…) Bei der Erarbeitung ihrer Umweltpolitik berücksichtigt die Union die verfügbaren wissenschaftlichen und technischen Daten, die Umweltbedingungen in den einzelnen Regionen der Union, die Vorteile und die Belastung aufgrund des Tätigwerdens bzw. eines Nichttätigwerdens, die wirtschaftliche und soziale Entwicklung der Union insgesamt sowie die ausgewogene Entwicklung ihrer Regionen. (…)

Zuständigkeiten der Agentur

(Verordnung (EWG) Nr. 1210/90 des Rates)

Ziele

Einführung eines europäischen Umweltinformations- und Umweltbeobachtungsnetzes und Bereitstellung

objektiver, zuverlässiger und auf europäischer Ebene vergleichbarer Informationen für die Union und die Mitgliedstaaten, anhand deren sie

a)	die notwendigen Umweltschutzmaßnahmen ergreifen,

b)	die Ergebnisse dieser Maßnahmen bewerten,

c)	eine sachgerechte Unterrichtung der Öffentlichkeit über den Zustand der Umwelt sicherstellen können;

2.	der nötigen technischen und wissenschaftlichen Unterstützung.

Aufgaben

—	Einrichtung — in Zusammenarbeit mit den Mitgliedstaaten — und Koordinierung des Europäischen Umweltinformations- und Umweltbeobachtungsnetzes;

—	Bereitstellung — für die Union und die Mitgliedstaaten — der erforderlichen objektiven Informationen für die Ausarbeitung und Durchführung von sinnvollen und wirksamen Umweltmaßnahmen;

—	Unterstützung der Überwachung von Umweltschutzmaßnahmen durch geeignete Hilfestellung im Zusammenhang mit der Erfüllung der Berichterstattungsanforderungen;

—	Beratung einzelner Mitgliedstaaten bei der Entwicklung, Einführung und Erweiterung ihrer Systeme zur Überwachung von Umweltmaßnahmen;

—

Erfassung, Zusammenstellung und Bewertung von Daten über den Zustand der Umwelt, Berichterstattung über die Qualität und die Belastungen der Umwelt im Gebiet der Union, Aufstellung einheitlicher Bewertungskriterien für Umweltdaten, die in allen Mitgliedstaaten anzuwenden sind, sowie Ausbau und Weiterführung eines Referenzzentrums für Umweltinformationen;

—	Förderung der Vergleichbarkeit der Umweltdaten auf europäischer Ebene sowie erforderlichenfalls Förderung einer stärkeren Harmonisierung der Messverfahren auf geeignetem Wege;

—	Förderung der Berücksichtigung europäischer Umweltinformationen in internationalen Umweltüberwachungsprogrammen;

—	alle fünf Jahre Veröffentlichung eines Berichts über den Zustand der sowie die Tendenzen und Aussichten für die Umwelt, ergänzt durch Indikatorenberichte über spezifische Schwerpunktthemen;

—

Förderung der Entwicklung von Verfahren zur Vorhersage im Umweltbereich, Förderung des Informationsaustauschs über Technologien zur Verhütung oder Verringerung von Umweltschäden und Förderung der Entwicklung von Methoden zur Bewertung der Kosten von Umweltschäden sowie der Kosten für Vorsorge-, Schutz- und Sanierungsmaßnahmen im Bereich der Umwelt;

—	umfassende Verbreitung von an die Öffentlichkeit gerichteten zuverlässigen und vergleichbaren Umweltinformationen, insbesondere über den Zustand der Umwelt, und Förderung des Einsatzes fortgeschrittener Telematik-Technologie zu diesem Zweck;

—	aktive Zusammenarbeit mit sonstigen Stellen und Programmen der Union sowie anderen internationalen Stellen und in Bereichen von gemeinsamem Interesse mit Einrichtungen in Ländern, die nicht Mitglied der Union sind, wobei zu berücksichtigen ist, dass jegliche Doppelarbeit vermieden werden muss;

—

Unterstützung der Kommission beim Austausch von Informationen über die Entwicklung von Verfahren und bewährtesten Praktiken für Umweltverträglichkeitsprüfungen sowie bei der Verbreitung von Informationen über die Ergebnisse einschlägiger Umweltforschungen in einer Form, die von größtmöglichem Nutzen für die Formulierung einer Politik ist.

Leitungsstruktur

Verwaltungsrat

Zusammensetzung

Je ein Vertreter der Mitgliedstaaten und der anderen an der Agentur beteiligten Länder, zwei Vertreter der Kommission und zwei vom Europäischen Parlament benannte wissenschaftliche Persönlichkeiten.

Aufgaben

Verabschiedung der Mehrjahres- und Jahresarbeitsprogramme und Sicherstellung ihrer Durchführung sowie Annahme des Jahresberichts über die Tätigkeit der Agentur.

Exekutivdirektor

Vom Verwaltungsrat auf Vorschlag der Kommission ernannt.

Wissenschaftlicher Beirat

Bestehend aus im Umweltbereich besonders qualifizierten Mitgliedern, die vom Verwaltungsrat ernannt werden.

Externe Kontrolle

Europäischer Rechnungshof.

Entlastungsbehörde

Europäisches Parlament auf Empfehlung des Rates.

Der Agentur für 2014 zur Verfügung gestellte Mittel (Angaben für 2013)

Endgültiger Haushalt

52,6(41,7) Millionen Euro

Unionszuschuss: 80 % (100 %)

Personalbestand am 31. Dezember 2014

Anzahl der im Stellenplan vorgesehenen Planstellen: 135 (138)

Davon besetzt: 130 (132) + 74 (78) sonstige Planstellen (Vertragsbedienstete und abgeordnete nationale Sachverständige)

Personalbestand insgesamt: 204 (210)

Davon entfallen auf:

—	operative Tätigkeiten: 97 (98)

—	administrative Tätigkeiten: 38 (40)

Produkte und Dienstleistungen im Jahr 2014 (Angaben für 2013)

Artikel	14 (48)
Highlights	46 (53)
Pressemitteilungen	7 (11)
Datensätze	54 (29)
Indikatoren	34 (46)
Karten, Schaubilder	48 (217)
Broschüren, Flyer usw.	1 (5)
Agenturinterne Dokumente	2 (5)
Berichte	10 (13)
Technische Berichte	17 (21)
EUA-Signale	1 (1)
SOER	1 (0)

Quelle: Anhang von der Agentur bereitgestellt.

ANTWORT DER AGENTUR

11.

Nach dem Verständnis der EUA wurde der Grundsatz der Transparenz beachtet. Die „bekannten Mängel“ wurden in Abschnitt 6.3.2 der Ausschreibung mit folgenden Worten angemessen beschrieben: Verbesserung, Korrektur, Anpassung und Sicherstellung von Kohärenz. Die vollständigen Ausschreibungsunterlagen können auf der Website der EUA eingesehen werden (http://www.eea.europa.eu/about-us/tenders/eea-mdi-14-005-it).

12.

Bei der Umsetzung der neuen Ex-ante- und Ex-post-Überprüfungsstrategie für Finanzhilfen ab Mai 2014 priorisierte die EUA Leitlinien für Begünstigte zur Abfassung von Kostenaufstellungen. Inzwischen wurden „EUA-Überprüfungsleitlinien“ erstellt und an die für die Verwendung der Haushaltsmittel zuständigen Beauftragten verteilt, die die Ex-ante-Überprüfungen der Finanzhilfen durchführen; die Leitlinien gelten ab dem Haushaltsjahr 2016.

13.

Als Reaktion auf die Bemerkung des EuRH hat die EUA die Einziehung des Betrags von dem betreffenden Begünstigten veranlasst.

Die EUA wird eine konsequente Umsetzung der Norm für die interne Kontrolle Nr. 18 zur Dokumentation von Fällen, in denen auf Kontrollen verzichtet oder von den üblichen Maßnahmen und Verfahren abgewichen wird, für die Zukunft sicherstellen.

Was den zweiten Teil dieser Bemerkung angeht, hielt es die Agentur nicht für wirkungsvoll, auf den angeforderten Unterlagen zu bestehen, da von den gleichen Partnern in der Vergangenheit aussagekräftige Nachweise zur Verfügung gestellt wurden. Außerdem stand die Agentur zu der Zeit mit den Prüfern des Hofes in Kontakt, um die geeignetste Überprüfungsstrategie zu formulieren, die die erforderliche Abdeckung und Förderfähigkeit gewährleisten soll.

Die EUA nimmt den dritten Aspekt dieser Bemerkung zur Kenntnis und wird diesen bei der Überarbeitung der aktuellen ETC-Überprüfungsstrategie berücksichtigen. Eine förmliche Ex-post-Überprüfungsstrategie wird entwickelt, um die Vereinbarkeit mit den Aufgaben der Internen Auditstelle der EUA sicherzustellen. Der interne Prüfer wird ausschließlich Ex-post-Kontrollen durchführen und somit sowohl die Vor-Ort-Überprüfungen als auch die Wirksamkeit der Ex-ante-Überprüfung durch die EUA erfassen.

14.

Vor der Umsetzung eines cloudbasierten E-Mail-Dienstes führte die EUA eine Studie und anschließend eine Risikobewertung der betreffenden Veränderungen unter Beteiligung von IT- und Qualitätsmanagement-Sachverständigen sowie des Datenschutzbeauftragten durch. Im Anschluss an diese Bewertung wurden weitere Erläuterungen und Garantien vom Anbieter angefordert, um die Einhaltung der europäischen Datenschutzverordnung zu gewährleisten. In diesem Zusammenhang bestätigte der Anbieter, dass

—	sich Datenzentren garantiert in Europa (Dublin als Hauptstandort und Amsterdam als Spiegel und Back-up) befinden werden und die Kommunikation zwischen der EUA und den Datenzentren verschlüsselt wird;

—	er sich an die EU-Datenschutzverordnung und den „Safe Harbour“-Rahmen der EU hält;

—	er sich bemühen wird, rechtliche Anfragen umzuleiten oder die EUA davon umgehend zu informieren, um dadurch die Anstellungsbehörde zu befähigen, sofern möglich, eine fundierte Entscheidung über die erforderliche Datenübertragung zu treffen;

—	seine Cloud-Dienstleistungen nach der neuen ISO-Norm 27018/2014 zertifiziert sind und regelmäßigen Audits unterliegen;

—	die vorhandenen Sicherheitsmaßnahmen eine ständige und umgehende Aktualisierung sowie mehr Möglichkeiten zur Entdeckung, Verfolgung und Lösung eines potenziellen Eindringens bieten.

Aus diesem Grund ist die EUA der Ansicht, dass die ermittelten Restrisiken akzeptabel sind und in den vereinbarten Vertragsklauseln angemessen berücksichtigt werden. Gleichwohl wird die EUA regelmäßige Überprüfungen der Vertragsumsetzung durchführen, um die Risiken erneut zu bewerten und ggf. geeignete Maßnahmen bzw. Abhilfemaßnahmen zu ergreifen.

Darüber hinaus ist die EUA der Auffassung, dass die Vorrechte und Befreiungen zum Schutz ihrer Daten nicht durch die Nutzung von Cloud-Diensten beeinträchtigt werden.

Was die Achtung des Privat- und Familienlebens nach der Charta der Grundrechte der Europäischen Union angeht, hat die EUA ihre Grundsätze für die Nutzung von E-Mails durch Hinzufügung eines Haftungsausschlusses bezüglich der eingeschränkten privaten Nutzung von E-Mails durch Bedienstete aktualisiert.

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