Beschluss der Hohen Vertreterin der Union für Außen- und Sicherheitspolitik

vom 19. Juli 2011

über die Vorschriften zum Dokumentenzugang

(2011/C 243/08)

DIE HOHE VERTRETERIN —

gestützt auf den Beschluss 2010/427/EU des Rates vom 26. Juli 2010 über die Organisation und die Arbeitsweise des Europäischen Auswärtigen Dienstes („EAD“), insbesondere auf Artikel 11 Absatz 1 —,

HAT FOLGENDEN BESCHLUSS ERLASSEN:

Artikel 1

Anwendungsbereich

(1)   Jeder Unionsbürger sowie jede natürliche oder juristische Person mit Wohnsitz oder Sitz in einem Mitgliedstaat hat vorbehaltlich der in der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates (1) (im Folgenden „Verordnung“ genannt) festgelegten Grundsätze, Bedingungen und Einschränkungen und der in den vorliegenden Vorschriften festgelegten spezifischen Bestimmungen ein Recht auf Zugang zu Dokumenten des EAD. Dieses Zugangsrecht betrifft die Dokumente des EAD, das heißt Dokumente, die von diesem erstellt wurden oder bei ihm eingegangen sind und sich in seinem Besitz befinden.

(2)   Nach Artikel 2 Absatz 2 der Verordnung verfügen natürliche oder juristische Personen ohne Wohnsitz oder Sitz in einem Mitgliedstaat vorbehaltlich der gleichen Grundsätze, Bedingungen und Einschränkungen unter denselben Bedingungen über das Recht auf Zugang zu den Dokumenten des EAD, mit Ausnahme des Rechts, Beschwerde beim Europäischen Bürgerbeauftragten einzulegen.

Artikel 2

Anträge

(1)   Anträge auf Zugang zu EAD-Dokumenten sind per Post an den Koordinator für Dokumentenzugang, CHAR 15/11, Europäischer Auswärtiger Dienst, Rue de la Loi 170, 1046 Brüssel, Belgien, per E-Mail unter Verwendung des Antragsformulars auf der EAD-Website oder per Fax an +32 22979893 zu übermitteln.

(2)   Sobald der Antrag registriert wurde, erhält der Antragsteller eine Eingangsbestätigung (es sei denn, über den Antrag kann zeitnah beschieden werden).

Artikel 3

Fristen

(1)   Der EAD beantwortet die Erst- und Zweitanträge innerhalb von fünfzehn Werktagen ab dem Datum der Antragsregistrierung.

(2)   Bei einem Antrag, der, wie in Artikel 6 Absatz 2 der Verordnung beschrieben, unpräzise formuliert ist, fordert der EAD den Antragsteller auf, zusätzliche Informationen beizubringen, anhand derer die angeforderten Schriftstücke ausfindig gemacht werden können; die Beantwortungsfrist beginnt erst zu dem Zeitpunkt, zu dem der EAD über diese Angaben verfügt.

(3)   In Ausnahmefällen im Sinne von Artikel 7 Absatz 3 oder Artikel 8 Absatz 2 der Verordnung können die Fristen um fünfzehn Werktage verlängert werden, insbesondere

Der Antragsteller wird über jede Verlängerung sowie über die Gründe hierfür informiert.

Artikel 4

Bearbeitung der Antworten

(1)   Für die Beantwortung der Erstanträge ist der Koordinator für Dokumentenzugang zuständig.

(2)   Über die Beantwortung der Zweitanträge entscheidet der Chief Operating Officer nach Stellungnahme des Koordinators für Dokumentenzugang

Artikel 5

Ablehnungen

In jedem selbst teilweise ablehnenden Bescheid wird eine Begründung der Ablehnung auf der Grundlage einer der in der Verordnung genannten Ausnahmen angeführt, und der Antragsteller wird (bei der Ablehnung eines Erstantrags) über sein Recht, einen Zweitantrag zu stellen, bzw. (bei der Ablehnung eines Zweitantrags) über die ihm zur Verfügung stehenden Rechtsmittel unterrichtet.

Artikel 6

Im Besitz des EAD befindliche Dokumente Dritter

(1)   Bei Anträgen auf Zugang zu Dokumenten, die von Dritten stammen, konsultiert der EAD Letztere — es sei denn, es ist klar, dass das Dokument veröffentlicht werden muss bzw. nicht veröffentlicht werden darf — und prüft, ob eine der in der Verordnung festgelegten Ausnahmeregelungen anwendbar ist.

(2)   Wurde das angeforderte Dokument bereits durch seinen Verfasser bzw. aufgrund der Verordnung oder entsprechender Bestimmungen veröffentlicht, so wird dem Antrag ohne Konsultation des Dritten stattgegeben.

(3)   Der betreffende Dritte muss in jedem Fall konsultiert werden, wenn das Dokument unter Artikel 9 der Verordnung fällt oder wenn es von einem Mitgliedstaat stammt, der den EAD ersucht hat, das Dokument nicht ohne seine vorherige Zustimmung zu veröffentlichen. Entsprechende Ersuchen der Mitgliedstaaten sind schriftlich zu übermitteln.

(4)   Dritte werden schriftlich (ggf. per E-Mail) konsultiert und erhalten eine angemessene Antwortfrist unter Berücksichtigung der Fristen für die Bearbeitung durch den EAD nach Artikel 3. Der konsultierte Dritte übermittelt seine Antwort schriftlich (ggf. per E-Mail).

(5)   Geht innerhalb der festgesetzten Frist keine Antwort des konsultierten Dritten ein oder ist der Dritte nicht feststell- bzw. auffindbar, entscheidet der EAD über den Antrag entsprechend der in der Verordnung vorgesehenen Ausnahmeregelungen und unter Berücksichtigung der berechtigten Interessen des Dritten auf der Grundlage der Angaben, über die der EAD verfügt.

(6)   Sofern der EAD beabsichtigt, gegen den Wunsch des konsultierten Dritten den Zugang zu einem Dokument zu gewähren, unterrichtet er diesen innerhalb der nach der Verordnung geltenden Frist über seine Absicht, das Dokument zu veröffentlichen, und verweist ihn auf die Rechtsmittel, die ihm zur Verfügung stehen, um dies zu verhindern.

Artikel 7

Konsultation des EAD

(1)   Geht einem Mitgliedstaat oder einem anderen Organ, einer Einrichtung, einem Amt oder einer Agentur der Union ein Antrag auf Zugang zu einem in seinem/ihrem Besitz befindlichen Dokument zu, das vom EAD stammt, so konsultiert dieser/dieses/diese den EAD per Post an den Koordinator für Dokumentenzugang, CHAR 15/11, Europäischer Auswärtiger Dienst, Rue de la Loi 170, 1046 Brüssel, Belgien, per E-Mail an EEAS-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu oder per Fax an +32 22979893.

(2)   Der EAD nimmt dazu umgehend und unter Einhaltung etwaiger Beantwortungsfristen spätestens innerhalb von fünf Werktagen Stellung.

Artikel 8

Verschlusssachen

(1)   Betrifft der Antrag auf Zugang zu einem Dokument ein Dokument nach Artikel 9 der Verordnung oder eine andere Verschlusssache gemäß den Schutzvorschriften des EAD, wird er von Beamten geprüft, die befugt sind, dieses Dokument einzusehen.

(2)   Wird der Antrag auf Zugang zu einer Verschlusssache ganz oder teilweise abschlägig beschieden, so ist dies auf der Grundlage der in Artikel 4 der Verordnung genannten Ausnahmeregelungen zu begründen. Ist eine Ablehnung des Zugangs zu dem angeforderten Dokument auf der Grundlage dieser Ausnahmeregelungen nicht möglich, sorgt der Beamte, der diesen Antrag prüft, vor der Überstellung des Dokuments an den Antragsteller für die Aufhebung des Geheimhaltungsgrads des Dokuments.

Artikel 9

Zugangsmodalitäten

(1)   Die Dokumente, zu denen Zugang zu gewähren ist, werden auf dem Postwege, per Fax oder per E-Mail versandt. Bei umfangreichen oder schwer zu handhabenden Dokumenten kann der Antragsteller gebeten werden, die Dokumente an ihrem Aufbewahrungsort einzusehen. Diese Einsichtnahme ist kostenlos.

(2)   Ist das Dokument veröffentlicht worden, werden in dem Bescheid gegebenenfalls lediglich Angaben zur Veröffentlichung sowie gegebenenfalls die Internet-Adresse, über die das Dokument abgerufen werden kann, aufgeführt.

(3)   Überschreitet der Umfang des Dokuments 20 Seiten, kann dem Antragsteller eine Gebühr von 0,10 EUR je Seite zuzüglich Versandkosten in Rechnung gestellt werden. Über die Kosten im Zusammenhang mit anderen Datenträgern wird von Fall zu Fall entschieden, ohne dass diese einen angemessenen Betrag überschreiten dürfen.

Artikel 10

Dokumentenregister

(1)   Der EAD führt nach Artikel 11 der Verordnung ein Dokumentenregister, das über die Website des EAD zugänglich gemacht wird.

(2)   Im Einklang mit Artikel 9 der Verordnung werden die von dieser Bestimmung abgedeckten Dokumente nur mit Zustimmung des Urhebers in das Register aufgenommen.

Artikel 11

Inkrafttreten

Dieser Beschluss wird am Tag seiner Annahme wirksam.

(1)  ABl. L 145 vom 31.5.2001, S. 43.