52007DC0501

[pic] | KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN |

Brüssel, den 5.9.2007

KOM(2007) 501 endgültig

MITTEILUNG DER KOMMISSION AN DAS EUROPÄISCHE PARLAMENT, DEN RAT, DEN EUROPÄISCHEN WIRTSCHAFTS- UND SOZIALAUSSCHUSS UND DEN AUSSCHUSS DER REGIONEN

ZUR GEBÄUDEPOLITIK DER KOMMISSIONSDIENSTSTELLEN IN BRÜSSEL UND LUXEMBURG

MITTEILUNG DER KOMMISSION AN DAS EUROPÄISCHE PARLAMENT, DEN RAT, DEN EUROPÄISCHEN WIRTSCHAFTS- UND SOZIALAUSSCHUSS UND DEN AUSSCHUSS DER REGIONEN

ZUR GEBÄUDEPOLITIK DER KOMMISSIONSDIENSTSTELLEN IN BRÜSSEL UND LUXEMBURG

1. VORBEMERKUNG

1997 beschlossen die Mitgliedstaaten in Amsterdam, Brüssel zum Hauptsitz der Europäischen Kommission zu machen und bestätigten den Beschluss vom 8. April 1965 über die Festlegung der spezifischen Aktivitäten, die in Luxemburg angesiedelt sind.

Seither hat die Kommission bei drei Gelegenheiten ihre gebäudepolitischen Ziele festgelegt. In ihren Mitteilungen von 1996 zur Gebäudepolitik in Brüssel und Luxemburg, von 1999 über die Immobilienpolitik in Brüssel und von 2003 über die Immobilienpolitik und die Infrastrukturentwicklung in Brüssel[1] hat die Kommission die drei folgenden Ziele hervorgehoben und bekräftigt:

- rationelle Verteilung der Dienste und bessere Arbeitsbedingungen für die Bediensteten,

- verstärkter Erwerb von Gebäuden,

- Intensivierung des Dialogs mit den belgischen Behörden, um die Auswirkungen der Immobilienpolitik der Kommission auf die städtische Umwelt in Brüssel zu reflektieren.

Seit 2003 hat sich die Situation in Brüssel und Luxemburg so verändert, dass die bisherige Politik an die bestehenden Ziele und die Marktentwicklung angepasst werden muss. Ferner will die Kommission die umgesetzten Maßnahmen in Brüssel und Luxemburg harmonisieren und dabei die Besonderheiten der beiden Standorte berücksichtigen.

Die deutlichsten Veränderungen betrafen den durchschnittlichen Marktpreis, die an beiden Standorten belegte Gesamtfläche, die zunehmende Ausrichtung auf den Umweltschutz und die notwendige Verringerung des CO2-Ausstoßes der Kommission, die Sicherheit sowie die Beziehungen zu den Behörden des Gastgeberlandes.

Vor diesem Hintergrund legt die Kommission in dieser Mitteilung ihre wichtigsten politischen Leitlinien und Erfordernisse für die Zukunft dar. Hierzu gehören insbesondere:

- eine langfristige strategische Planung des Raumbedarfs. Diese Planung verdeutlicht die grundlegenden Möglichkeiten und Anforderungen der Kommission im Hinblick auf künftige Standorte und Immobilienprojekte.

- die Fortsetzung der Rationalisierungsbemühungen des gegenwärtigen Immobilienportfolios, insbesondere dadurch, dass sich die Kommission auf eine kleinere Zahl größerer Gebäude konzentriert. Hierdurch können Flächen in modernen, bedarfsgerechten Gebäuden effizienter genutzt werden.

- in Brüssel Unterstützung bei der Gestaltung der Sanierung des Europa -Viertels durch die belgischen Behörden. Zum jetzigen Zeitpunkt wird vorgeschlagen, dass dieser Bereich Mittelpunkt der Maßnahmen der Kommission bleibt. Dieses Standbein wird ergänzt durch die Entwicklung einer begrenzten Zahl weiterer Standorte außerhalb des Europa-Viertels, wodurch die Präsenz der Kommission ausgeweitet und der Immobilien-Preisspirale entgegengewirkt wird.

- in Luxemburg die Bestätigung des "Kirchbergs" als Hauptstandort der Kommission.

- die Revision der Gebäudepolitik – die zum 1. Januar 2008 umgesetzt wird - um sowohl maximale Rendite, insbesondere durch bestmögliche Ausnutzung der Verhandlungsposition, als auch Markttransparenz zu erzielen.

- das Zusammenspiel der vorgenannten Elemente dürfte ausreichende Investitionen in die Umsetzung einer Reihe politischer Grundsätze, insbesondere im Hinblick auf umweltfreundliche, nachhaltige, qualitativ hochwertige Gebäude und bessere Arbeitsbedingungen für die Bediensteten, bewirken.

Diese Elemente ergänzen einander. Neben der bestehenden Zusammenarbeit mit den lokalen Behörden, insbesondere im Falle Belgiens mit der Region Brüssel, die sich verpflichtet hat, die Umsetzung dieses Strategiekonzepts zu ermöglichen, befindet sich die Kommission in der einzigartigen Position, erhebliche und dauerhafte Verbesserungen im Bereich der Gebäudepolitik zum Nutzen des Organs, seiner Bediensteten und der Gastgeberländer zu erzielen.

2. BESTANDSAUFNAHME

2.1. Die gegenwärtige Situation

2.1.1. Brüssel

Ende Juni 2007 belegte die Kommission in Brüssel rund 865 000 m² Bürofläche in 61 Gebäuden[2], in denen insgesamt rund 22 000 Mitarbeiter (Beamte und Vertragsbedienstete) untergebracht waren. Zwei Drittel der Gebäude sind klein oder sehr klein (unter 15 000 m²), und nur acht verfügen über mehr als 20 000 m². In Brüssel konzentrieren sich die Kommissionsgebäude[3] im Wesentlichen auf drei Standorte (einige Gebäude befinden sich in der näheren Umgebung)[4]:

- Europa-Viertel[5] (710 000 m2 mit fast 19 000 Bediensteten);

- Standort Beaulieu (80 000 m2 mit 2 000 Bediensteten);

- Standort Rue de Genève/Da Vinci (56 500 m2 mit 1 250 Bediensteten).

2.1.2. Luxemburg

Ende Juni 2007 belegte die Kommission in Luxemburg rund 125 000 m² Bürofläche in fünf Gebäuden, in denen insgesamt rund 3 740 Mitarbeiter (Beamte und Vertragsbedienstete) untergebracht waren. In Luxemburg konzentrieren sich die Kommissionsgebäude im Wesentlichen auf zwei Standorte: Kirchberg und Gasperich.

2.1.3. Allgemeine Entwicklung

Im letzten Jahrzehnt hat die Kommission die Politik verfolgt, Gebäude hauptsächlich durch Erbpachtverträge, in der Regel über einen Zeitraum von 27 Jahren, zu erwerben. Die gegenwärtige Situation ist gleichwohl gekennzeichnet durch zahlreiche Schwächen, von denen viele in Berichten des Europäischen Rechnungshofs, ergänzt durch die Ergebnisse der Innenrevision im Jahre 2007, festgestellt wurden. In der Vergangenheit wurden zwar Mitteilungen über die Gebäudepolitik angenommen, die Umsetzung der Grundsätze, auf die sie sich stützten - einige von ihnen werden in dieser Mitteilung reflektiert - scheiterte jedoch in der Praxis daran, dass Änderungen bei so vielen Gebäuden nicht möglich waren, weil die meisten Gebäude zu klein oder nicht geeignet waren, entsprechend angepasst zu werden. Darüber hinaus konnten wesentliche Veränderungen nur dank einer aktiven Zusammenarbeit und Partnerschaft mit den Behörden des jeweiligen Gastgeberlandes erfolgreich vorgenommen werden, was jedoch in der Vergangenheit nicht ausreichend gewürdigt wurde.

Das bisherige, in den früheren Mitteilungen zur Gebäudepolitik dargelegte Konzept muss intensiviert und rationalisiert werden durch:

- eine ausreichend langfristige Planung des Raumbedarfs zur Vermeidung eines stückweisen Erwerbs oder der Anmietung von Gebäuden. Diese Aufgabe wird hauptsächlich von OIB und OIL entsprechend dem mehrjährigen Planungsrahmen wahrgenommen, der von den jeweiligen Verwaltungsausschüssen der Ämter validiert wird[6];

- mehr Markterkundung, Transparenz und Wettbewerb bei der Gebäudebeschaffung[7];

- die Verminderung von Gebäuden im Europa-Viertel in Brüssel, mit Blick auf Vermeidung von Kostensteigerung ;

- die Berücksichtigung der gesamten Nutzungskosten der erworbenen Gebäude, inklusive umfassender anstehender Renovierungskosten, in vielen Fällen vor Ablauf der Kauf- oder Nießbrauchverträge. Eine diesbezügliche Studie wird durchgeführt und bis Ende 2008 fertig gestellt;

- die Intensivierung der bestehenden Bemühungen um eine Verringerung der Aufsplitterung der Kommission auf sehr viele Gebäude, die steigende Kosten für die Verwaltung der IT-Infrastruktur und damit verbundener Dienste mit sich bringt, unnötigen zusätzlichen Raum erfordert, die Kommission an der Verwirklichung größenbedingter Einsparungen, die für eine Organisation von der Größe der Kommission erreichbar sein sollten, hindert, die materielle symbolische Präsenz des Organs im Gastgeberland verringert und eine Städteplanung für die Gastgeberländer schwierig macht;

- die Notwendigkeit, mit den Behörden der Gastgeberländer, insbesondere der Region Brüssel-Hauptstadt, neue Partnerschaften zu gründen und bestehende zu intensivieren. In diesem Zusammenhang hat die Task Force "EU-Belgien"[8] begonnen, einen wertvollen Beitrag zu leisten;

- die Notwendigkeit einer weiteren Intensivierung der bisherigen Bemühungen um einen effizienteren Energieverbrauch unter Berücksichtigung der in den letzten Jahren zunehmenden Bedeutung von Klimaschutzmaßnahmen.

Auf der Grundlage dieses Konzepts dürften tatsächliche Verbesserungen erfolgen. Die Bemühungen um größere, effizientere Gebäude und die Fähigkeit, in vollem Umfang Vorteile aus unserer Position auf dem Immobilienmarkt zu ziehen, indem wir die notwendigen Wettbewerbselemente auf verschiedenen Ebenen stärken – einschließlich verbesserter Markterkundungen werden Raum schaffen für die Durchführung dringend notwendiger Verbesserungen an Gebäuden, um zu gewährleisten, dass sie dem Bedarf der Kommission und ihrer Bediensteten sowie der von der EU im allgemeinen verfolgten Politik entsprechen.

2.2. Künftiger Raumbedarf in Brüssel und Luxemburg

Der kurz-, mittel- und langfristige Raumbedarf der Kommission ist seit 2003 Gegenstand eines umfassenden, gemäß dem strategischen Planungs- und Programmierungszyklus jährlich aktualisierten Mehrjahresplans[9]. Angegeben werden die für jedes Jahr benötigten m², auslaufende Kaufvereinbarungen, Mietverträge und andere Vereinbarungen[10]. Diese langfristige, über einen Zeitraum von 15 Jahren angelegte Planung wird für die Kommission zunehmend die Grundlage für größere strategische Entscheidungen bilden. Alle künftigen Entscheidungen über die Belegenheit, über neue mittelfristige Projekte und die mögliche Entwicklung neuer Standorte erfolgen aufgrund und im Einklang mit dieser Planung.

Brüssel

Zusätzlich zu den 2 500 Bediensteten, die im Zeitraum 2004-2008 im Zuge des 2004 erfolgten Beitritts zehn neuer Mitgliedstaaten ihren Dienst bei der Kommission antraten oder antreten werden, erwartet die Kommission ab 2007 aufgrund des Beitritts von Bulgarien und Rumänien 850 weitere neue Mitarbeiter. Der abzusehende Anstieg der Zahl der Bediensteten wird im Hinblick auf die jetzige Situation[11] zu einem steigenden Bedarf an Büroräumen in einer Größenordnung von rund 35 000 m² in den kommenden drei Jahren führen. In diesem Zusammenhang wird der Entwicklung von neuen Konferenzräumen besondere Aufmerksamkeit gewidmet.

Luxemburg

In Bezug auf Luxemburg sollen zusätzlich zu dem Personal, das im Zeitraum 2004 – 2008 in Folge des Beitritts von 10 neuen Mitgliedstaaten zur Kommission kommt, vor allem im Rahmen der EUR-2-Erweiterung 200 Bedienstete angesiedelt werden. Dies bedeutet einen zusätzlichen Bürobedarf von 12 000 m².

Die Konsolidierung der IT-Infrastruktur und die Unterbringung der verschiedenen Informationssysteme der Generaldirektionen im Rechenzentrum erfordern, dass die Möglichkeiten eines umfassenden Ausbaus des künftigen Rechenzentrums und des neuen Backupzentrums in einer Entfernung, die eine völlig sichere Telekommunikation mit sehr hoher Fließgeschwindigkeit erlaubt, berücksichtigt werden. Diese sollen in neuen Kommissionsgebäuden, vor allem im Jean Monnet 2. Gebäude, untergebracht werden. Eine detaillierte Studie zur Analyse der Kostenwirksamkeit dieses Konzepts wird 2007 aktualisiert. Angesichts der Sicherheitsrisiken erwägt die Kommission gleichwohl die Anmietung von "IT-Räumen".

3. MEHR EFFIZIENZ UND KOHÄRENZ DURCH ANSIEDLUNG DER KOMMISSIONSDIENSTSTELLEN IN WENIGER ZAHLREICHEN, GRÖSSEREN GEBÄUDEN

Das bestehende Immobilien-Portfolio soll durch die Konzentration der Dienststellen in einer geringeren Zahl von größeren Gebäuden (im Prinzip mindestens 50-100 000 m² je Gebäude oder Gebäudekomplex) merklich rationalisiert werden. Derzeit schwankt die Effizienz der Gebäude (insbesondere im Hinblick auf die nutzbare Nettofläche im Verhältnis zur Gesamtfläche) erheblich und wird in vielen Fällen im Wesentlichen durch die mangelnde Größe begrenzt. Die Verteilung von GDs auf mehrere Gebäude ist zu vermeiden, um eine GD in einem einzigen Gebäude zusammenzufassen. Bei der Belegung eines neuen Gebäudes sollten die GDs, die in weniger effizienten Gebäuden untergebracht sind, den Vorzug erhalten. Dies bietet ein beträchtliches Potenzial für mehr Effizienz (effizientere Nutzung des Raums, gemeinsame Einrichtungen, konsolidierte und gemeinsame IKT-Infrastruktur und damit verbundene Dienste, Kosten für Zugangskontrolle und Sicherheit, Gebäudeverwaltung, Wasserverbrauch, Heizung und Klimaanlage, Beleuchtung, Aufzüge und andere Dienste) ohne negative Folgen für die Bediensteten und mit der Möglichkeit von Einsparungen.

4. ERHÖHUNG DER FÄHIGKEIT DER KOMMISSION, AUF DEM IMMOBILIENMARKT TÄTIG ZU WERDEN

Es gibt zwei grundlegende Möglichkeiten, wie die Kommission ihre Fähigkeit, auf dem Immobilienmarkt tätig zu werden, unter Beweis stellen und den größtmöglichen Vorteil aus ihrem relativen Gewicht bei der Aushandlung günstiger Beschaffungs- und Finanzierungsbedingungen ziehen kann:

4.1. Mehr Wettbewerb auf dem Markt: Ein neues Verfahren zum Erwerb und zur Anmietung von Gebäuden

Die bestehenden Vergabeverfahren entsprechen voll und ganz den Anforderungen der Haushaltsordnung (Artikel 91 der Haushaltsordnung[12] und Artikel 116 Absatz 1 und Artikel 126 Absatz 1 Buchstabe h) der Durchführungsbestimmungen). Wie auch von der Innenrevision bestätigt, sind sie gleichwohl so gestaltet, dass ein ausreichend hoher Grad an Transparenz und alle notwendigen Elemente eines vollständigen Wettbewerbs zur Gewährleistung einer maximalen Rendite gegeben sind. Daher sieht die Kommission die Notwendigkeit, die Transparenz und damit den Wettbewerb bei den Verfahren zur Anmietung oder zum Erwerb von Gebäuden zu erhöhen. Deshalb wird vorgeschlagen, eine neue Methodik zu entwickeln, um die bestehenden, vom Gesetzgeber vorgesehenen Verfahren zu vervollkommnen, damit ein Gebäudevertrag unterzeichnet werden kann, der das Element systematischer Markterkundungen in Form der Veröffentlichung einer Bekanntmachung der Suche nach geeigneten Gebäuden beinhaltet, und gleichzeitig die kommissionsinternen Verfahren weitergehend strukturiert und präzisiert.

Mit dem in dieser Mitteilung vorgeschlagenen Verfahren soll der notwendige Handlungsspielraum der Kommission im Bereich der Immobilienbeschaffung erhalten und gleichzeitig ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis angestrebt werden. Auch wenn es im Rahmen der in der Haushaltsordnung und deren Durchführungsbestimmungen vorgesehenen Verfahren bleibt, ist die vorgeschlagene Methodik präziser und führt die Erkundungs- und Verhandlungsphase des Verfahrens näher aus. Diese Option bietet den Vorteil, dass der gegenwärtige Regelungsrahmen eingehalten und die Transparenz erhöht wird.

Des Weiteren wird vorgeschlagen, die Auswirkungen dieses neuen Verfahrens nach drei Jahren Laufzeit besonders im Hinblick auf seine Funktionsfähigkeit zu überprüfen.

Das vorgeschlagene Verfahren stützt sich auf vier Grundsätze:

- bessere Marktinformationen durch jährliche Veröffentlichung des geschätzten Kommissionsbedarfs für das laufende Jahr sowie für die vier Folgejahre. Diese Informationen werden im Amtsblatt der EU sowie auf den entsprechenden Webseiten der Kommission zum Jahresbeginn veröffentlicht. Diese Marktinformationen ergänzen die systematische Studie des Immobilienmarktes von OIB/OIL;

- mehr Wettbewerb unter den Marktteilnehmern durch systematische Veröffentlichung des spezifischen Bedarfs für jedes neue Immobilienprojekt im Amtsblatt der EU und auf den entsprechenden Webseiten der Kommission sowie durch die Einführung des Konzepts der systematischen Verhandlung der Finanzbedingungen mit mehreren Bietern parallel;

- mehr Transparenz im Verfahren, intern wie extern, insbesondere durch die systematische Veröffentlichung der:

- Mindestanforderungen für jedes konkrete Projekt;

- Ausschlusskriterien;

- Ergebnisse des Verfahrens.

- mehr Zusammenarbeit und Interaktion zwischen den betroffenen Dienststellen, innerhalb der Kommission durch Einrichtung eines multidisziplinären Ausschusses, des Immobilienausschusses. Dieser Ausschuss legt dem Anweisungsbefugten per Befugnisübertragung[13] in allen Phasen des Verfahrens seine Meinung dar, insbesondere über:

- die Spezifikationen und Funktionalitäten der einzelnen Projekte vor der Veröffentlichung;

- die der Beurteilung des Projekts zu Grunde liegenden Kriterien;

- die Beurteilung und Auswahl der zu verhandelnden Projekte;

- die Auswahl des endgültig ausgewählten Projekts.

Der Ausschuss hat die Möglichkeit, jederzeit und besonders in Schlüsselphasen des Arbeitsablaufs, internes und/oder externes[14] Sachverständigenwissen zu fachlichen oder finanziellen Fragen einzuholen.

Das vorgeschlagene Verfahren sieht sechs Phasen vor:

- Vorlaufphase: Festlegung des mehrjährigen Bedarfs und Veröffentlichung im Amtsblatt der EU sowie auf den entsprechenden Webseiten der Kommission

- Phase 1: Festlegung des jährlichen Bedarfs auf der Grundlage der Vorlaufphase;

- Phase 2: Veröffentlichung des spezifischen Bedarfs;

- Phase 3: Prüfung aller eingegangenen Projekte; Annahme/Ablehnung von Projekten; vergleichende finanzielle Prüfung aller gültigen eingegangenen Angebote sowie Vorauswahl von drei Projekten;

- Phase 4: fachliche Prüfung und finanzielle Verhandlung der drei ausgewählten Projekte sowie Bestimmung eines Projekts, um in Phase 5 einzutreten;

- Phase 5: fachliches Gutachten und Prüfung des Finanzbedarfs, Abfassung des Vertrags für das in Phase 4 ausgewählte Projekt;

- Phase 6: Je nach Verlauf von Phase 5 dienststellenübergreifende Konsultation und Unterzeichnung des Vertrags.

Am Ende der Phasen 1, 3, 4 und 5 gibt der Immobilienausschuss eine Stellungnahme ab.

Die Kommission behält sich vor, in begründeten Fällen jederzeit zu beschließen, dieses neue Verfahren – ganz oder in Teilen - nicht anzuwenden, um das beste Preis/Leistungsverhältnis zu gewährleisten.

Zur Erhöhung der Transparenz und zur umfassenden Unterrichtung der Marktteilnehmer über die Verfahren der Kommission wird die Kommission im Jahre 2008 einen Leitfaden zu den Verfahren und Bedingungen im Zusammenhang mit der Anmietung/dem Erwerb von Gebäuden veröffentlichen . Mit diesem Leitfaden wird ein doppelter Zweck verfolgt:

1. Er gibt einen Überblick über die internen Verfahren und den Rechtsrahmen, in dem öffentliche Aufträge für die Anmietung oder den Erwerb von Gebäuden geschlossen werden, und der sich auf die Haushaltsordnung stützt[15].

2. Er enthält die allgemeinen Bedingungen, unter denen die Kommission Gebäude erwerben oder anmieten kann und beschreibt die hierbei jeweils anzuwendenden Verfahren.

4.2. Prüfung günstigerer Finanzierungsoptionen und -mechanismen

Ein grundlegendes Kriterium bei Verhandlungen in der Gebäudepolitik sind die entstehenden Kosten. Die Kommission beobachtet daher konstant die Marktentwicklung und versucht, ein ausgeglichenes Verhältnis zwischen Raumbedarf und zur Verfügung stehenden Haushaltsmitteln zu bewahren.

Auf der Grundlage bisheriger Erfahrungen wird die Kommission ihre Erwerbspolitik grundsätzlich wie in vorherigen Jahren festgelegt fortführen. Über die durch ihre Erwerbspolitik gewonnene Stabilität hinaus hat die Kommission eine neue Möglichkeit zur Kauffinanzierung eingeführt, den "Erwerb mit Zahlungsaufschub"[16]. Rechtlich und finanziell ist ein Erwerb mit Zahlungsaufschub im Allgemeinen einfacher durchzuführen als die früheren Erbpachtverträge. In jedem Fall beabsichtigt die Kommission im Sinne einer gewissen Flexibilität eine Reihe von Gebäuden weiterhin im Rahmen von Miet- oder Nießbrauchverträgen zu nutzen. Eine Studie zur Prüfung der Ausgewogenheit zwischen Erwerb und Anmietung oder Nießbrauch soll bis 2008 vorliegen. Das Ergebnis wird genutzt werden, um das allgemeine Konzept der Kommission in diesem Bereich weiter zu verbessern.

Um jedoch die potentiellen Vorteile der Erwerbspolitik voll und ganz auszuschöpfen, müssen die Lebenszykluskosten der Gebäude in vollem Umfang berücksichtigt werden. Die über einen Zeitraum von 27 Jahren geschlossenen Erwerbsverträge überschreiten beispielsweise deutlich die erwartete Nutzungsdauer von Bürogebäuden, die auf etwa 20 Jahre geschätzt wird, bevor grundlegende Renovierungsarbeiten notwendig werden. Diese Erwerbspolitik wird so Auswirkungen auf die Instandhaltungs- und Renovierungskosten haben, da die Kommission zukünftige Renovierungsarbeiten von in ihrem Besitz befindlichen Gebäuden und vorübergehende Lösungen zur Unterbringung für die von diesen Arbeiten betroffenen Bediensteten in ihren globalen mehrjährigen Planungsrahmen einbeziehen muss. Die Notwendigkeit, zu renovierende Gebäude – selbst zeitlich begrenzt – zu räumen hat Auswirkungen auf das Immobilien-Portfolio, insbesondere da kurzfristige Miete und/oder Verkauf von Gebäuden notwendig oder empfehlenswert sein können. Angesichts dieser besonderen Situation müssen entsprechende Mechanismen festgelegt und im Hinblick auf ihre operationelle, rechtliche und finanzielle Machbarkeit sorgfältig geprüft werden.

Während der Erwerb weiterhin die Regel bleibt, wird die Möglichkeit neuer Finanzierungskonzepte eingehend und parallel zu den bislang angewendeten Mechanismen geprüft. Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten:

- Abschluss eines Mietvertrages, der einen Dienstleistungsvertrag beinhaltet, wonach sich der Eigentümer eines Gebäudes verpflichtet, für die Vertragsdauer ein bestimmtes Maß an Dienstleistungen und Komfort bereitzustellen, oder Eingehen einer öffentlich-privaten Partnerschaft.

- Aushandeln von Finanzierungsbedingungen über die Europäische Investitionsbank, wie vom Europäischen Rechnungshof empfohlen.

5. STRATEGISCHES KONZEPT ZUM GEBÄUDESTANDORT

5.1. Die Kommission in Brüssel

Angesichts des Kapazitätsbedarfs und der verfügbaren finanziellen Ressourcen hat die Kommission über Jahre hinweg eine Politik begrenzter Diversifizierung und Dezentralisierung ihrer Bürogebäude außerhalb des Europa-Viertels betrieben und zusätzliche Standorte in anderen Vierteln Brüssels eingerichtet, in denen die Stadtentwicklung gleichermaßen von Bedeutung ist. Im Sinne einer eindeutigen langfristigen Strategie bedarf es nun eines überarbeiteten Konzepts. In diesem Zusammenhang stehen drei Hauptoptionen zur Auswahl:

5.1.1. Beibehaltung und Neugestaltung des Europa-Viertels als einziger Standort, an dem alle Tätigkeitsbereiche mit Ausnahme der Archive und anderer Hilfsdienste konzentriert sind.

Die Attraktivität hierbei besteht in einer starken symbolischen Präsenz in Brüssel, die Kohärenz und Identität sowie maximale größenbedingte Einsparungen mit sich bringt. Hierdurch würden Fahrten durch Brüssel verringert, was den Bediensteten entgegen käme, die überwiegend im Europaviertel arbeiten möchten[17]. Hierzu wären eine größere Zusammenlegung bestehender Gebäude und der Bau weiterer Gebäudekomplexe notwendig. Gleichwohl wird sich dieses Unternehmen in seinem Ausmaß als undurchführbar herausstellen, wenn die Kommission kein neues Flächennutzungskonzept entwickelt, das dazu führt, dass der Gesamtbedarf ausreichend gesenkt werden kann. Die Konzentration auf einen einzigen Standort würde den geringen Spielraum der Kommission in Fällen künftigen Bedarfs verringern, Expansionsmöglichkeiten etwas beschränken und die Immobilienpreise in die Höhe treiben. Darüber hinaus könnte die Integration in das lokale Umfeld schwieriger werden.

5.1.2. Ein Konzept mehrerer Standorte auf der Grundlage einer Neugestaltung des Europa-Viertels als Hauptstandort der Kommissionstätigkeiten - mit bis zu drei großen Standorten außerhalb des Europa-Viertels. .

Bei diesem Konzept bliebe das Europa-Viertel Hauptstandort in Brüssel. Größere Zusammenlegungen und Neubauten würden wie bei Option 5.1.1. notwendig. Ferner würden schrittweise maximal drei weitere Standorte (entsprechend den in Abschnitt 6 ausgeführten politischen Grundsätzen) errichtet. Jeder Standort sollte im Prinzip mit jeweils 100 000–250 000 m² über eine ausreichende kritische Masse verfügen, um rentabel zu sein, und die notwendigen größenbedingten Einsparungen bieten.

Die Auswahl passender Standorte muss in enger Zusammenarbeit mit den regionalen und lokalen Behörden erfolgen. Erste Prüfungen zeigen jedoch, dass es eine Reihe rentabler potentieller Standorte gibt, die in den nächsten fünf bis zehn Jahren errichtet werden könnten. Obgleich dieses Konzept Nachteile hat (zusätzliche Fahrten zwischen den Standorten, geographische Streuung der Bediensteten und mögliche zusätzliche Kosten aufgrund der Notwendigkeit, soziale Einrichtungen wie Gastronomiedienste an den Standorten), würde es bedeutende Vorteile mit sich bringen: zum einen würde den Bedenken des Rechnungshofes Rechnung getragen, wonach eine Diversifizierung notwendig ist, um der Preisspirale auf dem Immobilienmarkt im Léopold-Viertel durch die Einführung eines starken Wettbewerbselements entgegenzuwirken. Zum anderen würden die Behörden des Gastgeberlandes eine gemischte Flächennutzung im Europa-Viertel begrüßen.

5.1.3. Aufbau eines einzigen, neuen Standorts außerhalb des Europa-Viertels für alle Tätigkeiten der Kommission.

Dieses Konzept stützt sich auf den Bau einer neuen "Europäischen Stadt" auf ungenutzten Flächen/"der grünen Wiese" außerhalb des Europa-Viertels. Diese Lösung böte den Vorteil, dass sich alle Dienststellen und das gesamte Personal an einem maßgeschneiderten, modernen Standort befinden. Ferner wären sowohl Flexibilität als auch die Möglichkeit zur Expansion und/oder Umstrukturierung der Dienste gegeben. Vorläufige Untersuchungen haben ergeben, dass es eine Reihe rentabler potentieller Standorte gibt. Dies birgt jedoch einige schwere Nachteile: die Vorlaufzeit für die Festlegung, Planung und den Bau ist sehr lang, und solch ein Standort könnte nicht in absehbarer Zukunft fertig gestellt werden. Ferner könnte hierdurch eine große Distanz zwischen der Kommission und den anderen Organen entstehen.

***

Zu diesem Zeitpunkt erscheint von den drei Optionen Nr 5.1.2 die bevorzugte zu sein.

5.2. Die Kommission in Luxemburg

In den 90er Jahren zwangen der Personalzuwachs und die Notwendigkeit, bestimmte Gebäude, die die Kommission auf dem Kirchberg belegte, aufzugeben, zu einer Ansiedlung im südlichen Teil der Stadt, dem sog. Gasperich-Gebiet. Dieser zweite Standort der Kommission ist seit dem Erwerb des EUROFORUM-Gebäudes, das in erster Linie für die Dienststellen der GD TREN und für andere Kommissionsdienststellen mit sehr hohem Schutzbedarf geplant war, endgültig geworden. Mittelfristig beachsichtigt die Kommission, die kleinen Gebäude, die sie am Standort Gasperich belegt, mit dem Bau des neuen Jean-Monnet-Gebäudes so genanntes JMO2) auf dem Kirchberg aufzugeben.

Die Betriebsgenehmigung für das existierende JMO1-Gebäude läuft bis Dezember 2014. Es ist vorgesehen, dass seine Belegung durch die Kommission im Zeitraum von 2007 bis 2014 durch die Unterzeichnung einer Mietvereinbarung mit dem Kirchberg 'Fonds d'Urbanisation' offiziell wird.

Das JMO2-Gebäude mit einer Gesamtfläche von 120 000 m2 sollte das JMO1-Gebäude ersetzen. Es sollte auf dem Kirchberg auf einem Grundstück errichtet werden, das der luxemburgische Staat voraussichtlich der Kommission zum symbolischen Preis von einem Euro anbieten wird. Es ist vorgesehen, die Arbeitsregelungen in einer Vereinbarung zwischen dem luxemburgischen Staat und der Kommission festzulegen.

Die soziale Infrastruktur auf dem Kirchberg wurde in den 80er Jahren angelegt und dürfte nach 2010 das Ende ihrer Lebensdauer erreichen. Die Kommission wird deshalb bis Ende 2007 die vorbereitenden Studien im Hinblick auf den Standort und zur Festlegung des Bedarfs in den nächsten fünf Jahren durchführen. In der Zwischenzeit werden provisorische Lösungen wie der Ausbau der jetzigen Kleinkindertagesstätten vorgeschlagen. Die Kommission sollte ferner gemeinsam mit den anderen Organen die Möglichkeit der Nutzung eines interinstitutionellen Zentrums für soziale Aktivitäten prüfen.

5.3. Agenturen

Eine interne allgemeine Debatte über die Agenturen, Exekutivagenturen und andere Fälle von Raumbedarf (beispielsweise für Mitarbeiter am Forschungsprogramm) hat begonnen. Je nach Ergebnis dieser Prüfung würden alle Aspekte der Gebäudepolitik für diese Fälle und die jeweilige Rolle von OIB/OIL und der betroffenen Dienste festgelegt werden. Angesichts des bei OIB und OIL bestehenden Fachwissens kann erwartet werden, dass sie die Verantwortung übernehmen für Beschaffung und Management von Büroräumen für die Exekutiv-Agenturen; Grundlage dafür ist die Dienstgütervereinbarung (DGV), die unter anderem das Entgelt für angebotene Dienste festlegt.

6. POLITISCHE GRUNDSÄTZE HINSICHTLICH ARCHITEKTUR UND GEBÄUDE

Aufgrund der Vorteile einer erhöhten Effizienz ihres Immobilien-Portfolios und einer Verringerung der Anzahl der belegten Gebäude kann die Kommission eine Gebäudestrategie im Umfeld miteinander verflochtener politischer und Management-Grundsätze durchführen. Gemeinsam bilden sie ein holistisches und tragfähiges Konzept, das wesentliche Verbesserungen der Qualität und der Art der Gebäude und somit des Arbeitsumfelds der in ihnen untergebrachten Bediensteten erleichtern sollte. Diese Grundsätze werden Maßstab für den Bau oder den Erwerb neuer Gebäude sein und als Grundlage für Wettbewerb zwischen potentiellen Standorten von Kommissionstätigkeiten dienen.

Zunächst und in erster Linie will die Kommission für ihr bestehendes wie künftiges Immobilien-Portfolio eine maximale Rendite erzielen. Durch die Umsetzung der in dieser Mitteilung genannten politischen Prinzipien will die Kommission gewährleisten, dass sie in Zukunft über effizientere Gebäude verfügt, um ihre Bediensteten zu mindestens denselben Komfortbedingungen unterzubringen, unabhängig vom Standort des Gebäudes, und dabei langfristig die Sachzwänge berücksichtigen, die sich aus der von den Mitgliedstaaten im Rahmen der Finanziellen Vorausschau erzielten Einigung ergeben.

Der zentrale Zweck dieser Maßnahmen besteht darin, dass die Kommission langfristig die Qualität ihrer Gebäude erhöhen kann und somit den Wert ihrer Immobilien durch die Auswahl ausschließlich hochwertiger und hocheffizienter Gebäude an strategischen Standorten im Rahmen entsprechender Verfahren und Verhandlungen und unter vollständiger Berücksichtigung haushaltsrechtlicher Zwänge erhöht.

6.1. Funktionalität und Arbeitsumgebung

Die von der Kommission belegten Gebäude sind ein deutliches Symbol für ihre Präsenz und haben gleichzeitig erhebliche Auswirkungen auf das städtische Umfeld, in dem sie angesiedelt sind. Kommissionsgebäude sollten deshalb kein Schandfleck in der Landschaft sein, sondern vielmehr einen positiven Beitrag zum städtischen Leben leisten. Aufgrund ihrer wichtigen Rolle auf dem Immobilienmarkt wird die Kommission bei ihren eigenen Projekten sehr hohe Standards setzen: im Sinne einer erhöhten Qualität der Nachbarschaft,eines positiven Bildes von Europa bei den Bürgern, und um eine moderne und angemessene Arbeitsumgebung für seine Bediensteten und Besucher zu gewährleisten. Die künftige Gebäudepolitik der Kommission sollte daher auf den folgenden Grundsätzen beruhen:

6.1.1. Qualität der Gebäude

Das Design der Kommissionsgebäude (insbesondere der Vorzeigeprojekte) sollte einem sehr hohen architektonischen Standard von angemessenem und positivem symbolischen Ausdruck genügen, der die Natur der Präsenz der Institution unterstreicht und darüber hinaus die Bereitstellung höchst effizienter Gebäude gewährleistet. Die Kommission ist der Ansicht, dass sie durch die Ausschreibung von und/oder die Teilnahme in Auswahlgremien von Architekturwettbewerben für alle größeren Projekte in diesem Bereich qualitativ hochwertige Ergebnisse erzielen wird. Die Nutzung solcher Wettbewerbe sollte langfristig keine zusätzlichen Kosten entstehen lassen und muss haushaltspolitisch neutral erfolgen. Die Kosten werden vor dem Hintergrund möglicher Vorteile im Hinblick auf die Erhöhung der Qualität, Funktionalität und Effizienz bewertet.

6.1.2. Einbeziehung in das städtische Umfeld

Die Gebäude sollten voll und ganz in das städtische Umfeld, in dem sie angesiedelt sind, eingebunden sein und somit eine angemessene gemischte Flächennutzung zwischen Bürogebäuden, Wohnhäusern und Geschäften erleichtern, öffentlichen Raum bieten und die gesellschaftliche Integration der Kommissionsbediensteten im Gastgeberland ermöglichen. Eine möglichst weitreichende Mischnutzung der Gebäude setzt eine enge Zusammenarbeit mit den lokalen Behörden und Städteplanern voraus. Ferner ist den von den europäischen Organen repräsentierten und gewahrten Werten sowie dem Bild der Kommission und Sicherheitserwägungen voll und ganz Rechnung zu tragen.

6.1.3. Komfort des Arbeitsumfelds

Im Rahmen der haushaltspolitischen Zwänge muss dem äußeren Umfeld, in dem die Bediensteten arbeiten, angemessen Rechnung getragen werden. Viele Faktoren, von der Raumplanung bis hin zu Einzelbüros, von den Schreibtischen bis hin zur Farbe der Wände, haben erwiesenermaßen Auswirkungen auf die Qualität der Arbeit, das Wohlbefinden und die Motivation. Ein wesentliches Element dieser Strategie besteht daher darin, wirkliche Verbesserungen der Bedingungen, unter denen die Bediensteten untergebracht sind, durch die Einführung möglichst flexibler Vereinbarungen und die Bereitstellung eines angenehmen, gesunden und modernen Arbeitsumfelds, das attraktiv und motivierend ist, zu erleichtern. Jedenfalls sollten, vor allem wenn das unter Punkt 5.1.2. dargelegte Szenario wie vorgesehen umgesetzt wird, gegebenenfalls neue Methoden der Flächenzuteilung und Möblierung geprüft werden, insbesondere die Arbeitsplatzgestaltung für Großraumbüros. Die weiter verbreitete Praxis von Konzepten wie Telearbeit, Gleitzeit und Teilzeitarbeit dürften Auswirkungen auf den Büroflächenbedarf der Kommission haben. Die zuständigen Dienststellen werden daher die Auswirkungen dieser neuen Arbeitsmethoden auf die Lebensqualität bei der Arbeit und auf mögliche Einsparungen prüfen. Sie werden über das Ergebnis dieser Untersuchung berichten.

Ein Teil der Effizienzgewinne sollte in die Erhöhung der Qualität des Arbeitsumfelds und des Wohlbefindens der Bediensteten – von Material und Ausrüstung bis hin zur Büroeinrichtung - investiert werden.

6.1.4. Gebäudezugang für Behinderte

Die Zugänglichkeit der Gebäude für Menschen mit Behinderungen ist von großer Bedeutung. Alle neu erworbenen Gebäude werden daher für Behinderte zugänglich sein müssen. Bestehende Gebäude werden nach Möglichkeit schrittweise angepasst.

6.1.5. Sozialeinrichtungen

Die Maßnahmen der Kommission für mehr "Wohlbefinden am Arbeitsplatz"[18] zielen unter anderem darauf ab, ihren Bediensteten eine bessere Möglichkeit zur Vereinbarung von Beruf und Familie zu geben. Berücksichtigt hierbei werden die veränderte Arbeitseinstellung, sich verändernde Arbeitsmethoden sowie die sich wandelnde Rolle von Mann und Frau.

Die Bereitstellung eines qualitativ hochwertigen Kinderbetreuungsangebots ist wesentlicher Bestandteil der Maßnahmen der Kommission für mehr Wohlbefinden. Um mit der Nachfrage nach Plätzen in den Kinderkrippen, Kindertagesstätten sowie nach Betreuung während der Schulferien Schritt halten zu können, muss die Kommission selbstverständlich die bestehenden Betreuungseinrichtungen beibehalten und neue schaffen.

Übergangsweise wurden Lösungen gefunden, um der aktuellen Knappheit an Krippenplätzen zu begegnen. Die Kommission muss jedoch neue Kinderkrippen im Europaviertel und in der unmittelbaren Umgebung und/oder entsprechend den Maßnahmen im Zusammenhang mit einem neuen Standort einrichten. Nach ersten Schätzungen ist die rasche Bereitstellung einer Struktur zur Aufnahme von 450 Kindern notwendig. Ein Arbeitsdokument mit einer Bestandsaufnahme geplanter Kinderkrippen wird bis Ende 2007 fertig gestellt und der Haushaltsbehörde übermittelt[19].

Die Kommission wird weiterhin für Cafeterien und Kantinen in unmittelbarer oder akzeptabler Nähe zum Arbeitsplatz und somit für ein breites Angebot an qualitativ hochwertigen und gesunden Erfrischungen und Mahlzeiten für ihre Bediensteten sorgen.

6.1.6. Europäische Schulen und Kindertagesstätten

Von grundlegender Bedeutung ist, dass das Angebot an Europäischen Schulen in Brüssel und in Luxemburg der Nachfrage in vollem Umfang entsprechen kann. Dies erfordert einer stärkere Verpflichtung der Behörden des Gastgeberlandes, die fristgerechte Planung und Eröffnung neuer Schulen sicherzustellen und zu gewährleisten, dass die Europäischen Schulen entsprechend dieser Politik in der Nähe der wichtigsten Arbeitsstätten und/oder Wohngebiete mit hoher Konzentration an Kommissionsbediensteten angesiedelt werden. Ein solches Konzept kommt dem legitimen Bedarf der Bediensteten und ihrer Kinder entgegen und ist im Interesse einer Verringerung der verkehrsbedingten Umweltbelastung (siehe Abschnitt 6.2.2.).

In Bezug auf Kindertagesstätten wurden die bestehenden Einrichtungen durch eine vorläufige Lösung auf kurze Sicht ergänzt, während langfristig eine zentrale Kindertagesstätte und gegebenenfalls weitere Einrichtungen in der künftigen vierten Europäischen Schule geplant sind. Dieses Konzept der Einbeziehung von Kindertagesstätten in die Europäischen Schulen wird weiter verfolgt. In Luxemburg werden die bestehenden Kindertagesstätten in den nächsten Jahren ausgebaut. Darüber hinaus soll im Zeitraum 2007-2010 parallel zum Bau der zweiten Europäischen Schule die Einrichtung einer neuen integrierten Struktur mit Tagesstätte und Hort erfolgen.

6.1.7. Sicherheit und Gesundheit

Gesundheit und Sicherheit der in Kommissionsgebäuden arbeitenden Menschen haben entsprechend den einschlägigen nationalen Normen und Standards [20] und den von der Kommission im Bereich der öffentlichen Gesundheit, insbesondere gesunde Ernährung, körperliche Betätigung und korrekte Ergonomie am Arbeitsplatz, ergriffenen Maßnahmen höchste Priorität. Beispielsweise ist die Kommission bereit, die Beteiligung an einem Sportzentrum auf interinstitutioneller Ebene zu prüfen. Darüber hinaus wird in diesem Zusammenhang besonders aufmerksam auf die Qualität der Luft außerhalb der Kommissionsgebäude geachtet.

Angesichts der deutlichen Zunahme von Zwischenfällen und Anschlägen auf europäischer und internationaler Ebene in den letzten Jahren ist sich die Kommission der Notwendigkeit bewusst, ihre Mitarbeiter und Immobilien vor Anschlägen zu schützen. Deshalb sind wirksame und angemessene Sicherheitsmaßnahmen auf der Grundlage einer Abschätzung der Risiken für Gebäude und Dienststellen Bestandteil der Planung und der Arbeitsabläufe der derzeitigen und künftigen Standorte der Kommission. Hierzu gehört auch die Gewährleistung, dass neue Gebäude so konstruiert werden, dass sie den Sicherheitsanforderungen, insbesondere im Hinblick auf die Zugangskontrolle, entsprechen.

6.2. Verringerung des CO 2 -Ausstoßes der Kommission

Die Möglichkeiten zur Verringerung des CO2-Ausstoßes der Kommission im Rahmen ihrer Immobilienstrategie sind in dreierlei Hinsicht beträchtlich: CO2-Ausstoß aus Gebäuden, Optimierung der Möglichkeiten zur Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel sowie mehr Synergien bei der Gebäudeverwaltung. Wie in der Mid-Term Review des 6. Aktionsprogramms der Europäischen Gemeinschaft für die Umwelt[21] verabredet wurde, wird die Commission eine Strategie erarbeiten, um den CO2-Ausstoß der Kommission zu verringern:

6.2.1. Verringerung der Treibhausgasemissionen

Es ist wichtig, dass die bestehenden Kommissionsgebäude weiterhin ihren CO2-Ausstoß so weit wie möglich senken, und dass neue Projekte höchsten Umweltstandards entsprechen und nach Möglichkeit CO2-neutral sind. Dies bietet den doppelten Vorteil, dass die Treibhausgasemissionen reduziert werden und laufende Energiekosten gesenkt werden.

- Bei ihren bestehenden Gebäuden hat sich die Kommission bereits seit langem zu einer nachhaltigen Entwicklung verpflichtet, sowohl durch legislative und politische Maßnahmen, als auch in ihrem Tagesgeschäft, wie ihre Umweltschutzinitiativen, beispielsweise der Beschluss[22] vom September 2001, ein Pilotprojekt zur Anwendung der Verordnung für das Umweltmanagement und die Umweltbetriebsprüfung (EMAS)[23] durchzuführen, zeigen. Dies führte dazu, dass sieben Gebäude in Brüssel[24] das "EMAS-Gütesiegel" bekamen, und rund 3500 Bedienstete sowie für die Kommission tätige Dienstleister ermutigt wurden, sich am Arbeitsplatz und im Privatleben umweltbewusster zu verhalten. Die Kommission plant, EMAS schrittweise auf die wichtigsten Gebäude der Kommission auszudehnen. Bei allen Renovierungsarbeiten will sie sich auf Energieeffizienz konzentrieren.

- Bei Neubauten und Renovierungsarbeiten verfolgt die Kommission ein integriertes und synergetisches Konzept, bei dem alle Phasen des Lebenszyklus eines Gebäudes, vom Einsatz wieder verwendbaren oder recyclingfähigen Materials beim Bau bis hin zur rationellen Nutzung natürlicher Ressourcen wie Energie (wie in Richtlinie 2002/91/EG festgelegt) berücksichtigt werden.

6.2.2. Mobilität

Was die Mobilität angeht, sind die Lage der Gebäude und ihre Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel wichtige Faktoren zur Verringerung der Umweltbelastung durch die Kommission und ihre Bediensteten. Die wichtigsten Kommissionsgebäude und -standorte sollten sich daher in der Nähe von Knotenpunkten öffentlicher Verkehrsmittel (einschließlich Zug, U-Bahn oder Stadtbahn) befinden oder gut an das öffentliche Nahverkehrsnetz angebunden sein. Somit könnten öffentliche Verkehrsmittel für den Weg zwischen Wohnort und Arbeitsplatz, für Wege zwischen Kommissionsgebäuden und zu den anderen EU-Organen sowie zu den Europäischen Schulen und Kinderkrippen benutzt werden. In diesem Zusammenhang betont die Kommission ihren Standpunkt, dass nicht nur Kinderkrippen, aber auch die Europäische Schulen in der Nähe der wichtigsten Arbeitsstätten oder Wohngebiete der Bediensteten angesiedelt werden sollten, um unnötige Wege zu vermeiden (und den Familien zu helfen, Beruf und Privatleben in Einklang zu bringen).

Die Gebäude sollten sicher mit dem Rad erreicht werden können, im Idealfall im Rahmen des örtlichen Fahrradwegnetzes. In diesem Zusammenhang müssen die Behörden des Gastgeberlandes die notwendigen Maßnahmen ergreifen, um eine ausreichende Zahl öffentlicher Verkehrsverbindungen und andere Infrastrukturen im Rahmen des bestehenden Mobilitätsplans für die Bediensteten der Kommission in Brüssel 2006-2009[25] zu garantieren, der bisherige Initiativen zur Förderung einer verstärkten Nutzung öffentlicher und anderer nachhaltiger Verkehrsmittel ergänzt. Weitere Schritte sollten erfolgen, um die Eurobus-Initiative in Brüssel und die Vereinbarung mit den Behörden der Stadt Luxemburg über die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel durch Bediensteten der Kommission .

6.2.3. Synergien in der Gebäudeverwaltung

Nach Möglichkeit sollte auf die letzten technischen Innovationen zurückgegriffen werden, insbesondere auf die integrierten Plattformen via Internet-Protokoll, um die verschiedenen Gebäudeverwaltungssysteme (Alarmanlagen, IT-Netze, Zugangskontrolle, Wartung und Verwaltung usw.) im Sinne einer kohärenten Gebäudeverwaltung der Kommission zu integrieren. Die Einführung einheitlicher Systeme dürfte zu einer Senkung des Energieverbrauchs führen, aufgrund einer effizienteren Nutzung der Gebäude aber auch zu anderen Einsparungen.

7. UMSETZUNG DER IMMOBILIENPOLITIK DER KOMMISSION

7.1. Zusammenarbeit mit den Beteiligten

7.1.1. Zusammenarbeit mit den belgischen Behörden

Die Kommission bemüht sich intensiv um mehr Lebensqualität sowohl für ihre Bediensteten, als auch für die Anwohner im Europaviertel. Zu diesem Zweck versucht die Kommission, das äußere Erscheinungsbild ihrer Gebäude und ihre Einbettung in das Brüsseler Stadtbild zu verbessern. Dies kann jedoch nur mit Unterstützung der belgischen Behörden erfolgen, die Voraussetzung für die Umsetzung dieser Strategie ist.

Daher bittet die Kommission die belgischen Behörden, ihre Koordinierung auf allen Ebenen zu intensivieren, um eine vertärkte Kohärenz zwischen den verschiedenen Elementen der Politik zur Unterbringung der Europäischen Organe in Belgien zu gewährleisten. Besondere Aufmerksamkeit gilt in diesem Zusammenhang der Notwendigkeit, in dieses Konzept der Präsenz der Europäischen Organe in Belgien sowohl die Bürodimension (Infrastruktur und Logistik), als auch die Dimension der Bediensteten einzubeziehen. Letztere umfasst insbesondere Kinderkrippen und Kindertagesstätten (für die die Europäische Kommission zwar zuständig ist, für die die belgischen Behörden jedoch im Hinblick auf die Verfügbarkeit von Gebäuden eine Rolle spielen, insbesondere, da sie die notwendigen Genehmigungen erteilen müssen) und die Europäischen Schulen (für die das Gastgeberland nach zwischenstaatlichem Übereinkommen klar festgelegte Verpflichtungen hat).

Ferner vertraut die Kommission bei den notwendigen Maßnahmen zur Verbesserung der allgemeinen Mobilität und verkehrsmäßigen Anbindung mit Einfluss auf die Kommission und deren Bedienstete in starkem Maße auf die Unterstützung der belgischen Behörden. Da die Kommission in diesem Bereich nicht zuständig und ihr Handlungsspielraum somit begrenzt ist, müssen die belgischen Behörden weiter neue Ideen und Projekte entwickeln.

Die Kommission wird sich weiterhin aktiv an Initiativen wie der Task Force "EU-Belgien", die eingerichtet wurde, um den Dialog zwischen den Organen und den Behörden des Gastgeberlandes zu erleichtern, und dem "Europaviertel-Fonds" (eingerichtet im Rahmen der König-Baudouin-Stiftung) beteiligen. In diesem Zusammenhang wird sie die belgischen Behörden bitten, die entsprechenden Stellen zu benennen, die bestimmte praktische Probleme lösen können, und einen Beitrag zur Überprüfung der erreichten Fortschritte zu leisten.

7.1.2. Zusammenarbeit mit den luxemburgischen Behörden

Die Beziehungen zu den luxemburgischen Behörden erfolgen über das Außenministerium, das für die Koordinierung mit den anderen nationalen Ministerien oder öffentlichen Stellen sorgt. Der Generalsekretär des Außenministeriums nimmt regelmäßig an den Sitzungen der Verwaltungsleiter der in Luxemburg angesiedelten Organe und Einrichtungen teil. Dies ermöglicht eine Koordinierung in allen Bereichen der Gebäudepolitiksowohl zwischen den Organen als auch mit den örtlichen Behörden. In Bezug auf Letztere, bittet die Kommission die luxemburgischen Behörden, die derzeitige Zusammenarbeit in der Absicht, konstruktive Lösungen für alle anhängigen Fragen zu finden, aufrechtzuerhalten.

7.1.3. Zusammenarbeit mit den anderen europäischen Organen

Die Kommission verfügt über eine langjährige und fruchtbare Erfahrung der Zusammenarbeit mit den anderen Organen und will diese weiterführen. In Bezug auf die interinstitutionelle Zusammenarbeit wird deutlich, dass die anderen EU-Organe weitgehend zufrieden sind mit den Diensten, die die Kommission ihnen erbringt. Einigkeit besteht allerdings darüber, dass die interinstitutionelle Zusammenarbeit in den Bereichen, für die die Ämter für Gebäude, Anlagen und Logistik in Brüssel und Luxemburg zuständig sind nachfragegesteuert erfolgen sollte, ohne eine Verpflichtung der Zusammenarbeit für die Organe, es sei denn, sie beschließen dies freiwillig. Derzeit besteht bei den anderen Organen kein unmittelbarer Bedarf an der Einrichtung eines eigenständigen interinstitutionellen Amtes zur Verwaltung der Tätigkeiten, die derzeit von den Ämtern der Kommission ausgeübt werden. Gleichwohl bleibt die Kommission offen für Gespräche über mögliche künftige Formen der Zusammenarbeit auf der Grundlage von konkreten Initiativen zur Verbesserung der Größenkostenersparnis. In diesem Zusammenhang wäre es wichtig, fallweise, die jeweiligen Aufgaben und Zuständigkeiten sowie die Arbeitsbelastung und Vorteile für jedes der betroffenen Organe festzulegen.

7.2. Überprüfung der Gebäudestandards und Belegungsbedingungen

Um zu gewährleisten, dass die in dieser Mitteilung enthaltenen wesentlichen politischen Grundsätze umgesetzt werden, werden die architektonischen Anforderungen der Gebäudepolitik der Kommission in einem separaten Dokument über "Architekturpolitik" dargelegt, das bis Ende 2008 fertig gestellt werden und das Handbuch für Mustergebäude ergänzen soll[26]. Letzteres wird ebenfalls überarbeitet, um letzten technischen Entwicklungen und Leitlinien in Bezug auf Gesundheit und Sicherheit Rechnung zu tragen. Darüber hinaus werden die Kommissionsdienststellen ein Handbuch der Unterbringungsbedingungen (HCM) annehmen, das die Vorschriften und technischen Kriterien für die Zuweisung von Büroflächen an die Generaldirektionen oder Dienste der Kommission sowohl in Brüssel als auch im Luxemburg harmonisiert, und ein neues Programm zur Beurteilung und, wenn notwendig, Verbesserung des "guten Zustands" ihrer Gebäude entwickeln. Im vorgeschlagenen Verfahren werden alle neuen Projekte anhand von Referenzstandards und Normen überprüft, die im MIT und HCM genannt werden.

[1] SEK(1996) 1095, KOM(1999) 713, KOM(2003) 755.

[2] Einschließlich anderer Gebäude wie Konferenzzentrum, Historisches Archiv, logistische und soziale Einrichtungen beläuft sich die von den Kommissionsbediensteten genutzte Bürofläche auf 804 000 m² in 51 Bürogebäuden.

[3] Einschließlich Büros und anderer Einrichtungen.

[4] Einige Gebäude – wie die Historischen Archive, die IT Räume – sind auf einer Fläche von ungefähr 18 500m² in anderen Bereichen untergebracht.

[5] Das Europa-Viertel beinhaltet die Gebiete zwischen Cour St. Michel - Madou-Turm, Boulevard Clovis – Platz Meeûs.

[6] Gemäß Entscheidung der Kommission C(2003)570/5 vom 22.7.2003, die die auf OIB anwendbaren Verwaltungsregeln definiert. Aufgrund der Auswirkungen solcher Entscheidungen auf den Haushalt wird zusätzlich vorgeschlagen, dass für beide Ämter die Stellungnahme der Verwaltungsausschüsse auf der Grundlage einer vorherigen Zustimmung der GD BUDG zur globalen Mittelausstattung des mehrjährigen Programmrahmens erfolgt.

[7] Siehe Abschnitt 4.1.

[8] Siehe Abschnitt 7.1.1.

[9] Zu diesem Zeitpunkt werden in diesem Plan nur die von der Kommission benötigten Räumlichkeiten berücksichtigt.

[10] Einschließlich Renovierungen, wenn die wirtschaftliche Nutzungsdauer des Gebäudes bereits überschritten wurde.

[11] Siehe Abschnitt 2.1.

[12] Dieser Artikel legt die Grundsätze für die Vergabe und die Verfahren im Bereich des öffentlichen Auftragswesens fest.

[13] Der Direktor von OIB und der Direktor von OIL.

[14] Zu diesem Zweck wird zwischen OIB und OIL ein Rahmenvertrag mit spezialisierten Consultants geschlossen.

[15] Ratsverordnung (EG) Nr. 1605/2002.

[16] Der Plan "Erweb mit Zahlungsaufschub" ermöglicht es der Kommission, ein Gebäude zu erstehen und den Preis über mehrere Jahre (im Allgemeinen 27 Jahre) zu bezahlen. Die Eigentumsrechte werden der Kommission zum Kaufdatum übertragen.

[17] Bei den Bediensteten vom 17. Januar-2. Februar 2007 durchgeführte Umfrage "Gebäudepolitik der Kommission in Brüssel".

[18] SEK(2006) 500.

[19] Dieses Dokument konzentriert sich auf die besondere Situation von zwei größeren Projekten (Cornet-Leman sowie Wagon-Lits), die mit beträchtlichen Verzögerungen einhergehen.

[20] Von der GD ADMIN überprüft.

[21] KOM(2007) 225.

[22] Beschluss K(2001)2591 der Kommission vom 7. September 2001, ein Pilotprojekt zur Anwendung der EMAS-Verordnung auf ihre Tätigkeiten durchzuführen.

[23] Verordnung (EG) Nr. 761/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 19. März 2001 über die freiwillige Beteiligung von Organisationen an einem Gemeinschaftssystem für das Umweltmanagement und die Umweltbetriebsprüfung (EMAS).

[24] BERL, BRE2, BU-5/9, GUIM, HTWG, MO34 und SC11.

[25] SEK(2006) 344 vom 14.3.2006.

[26] Dieses im Juni 2004 aktualisierte Handbuch ist das Referenzwerk und ein Instrument, mit dessen Hilfe verfolgt werden kann, in welchem Maße der Kommission angebotene Gebäude oder Projekte quantifizierbaren Kriterien, insbesondere in Bezug auf technische Anforderungen, Komfort und Sicherheit, genügen.