(1)

Der Europäische Wirtschafts- und Sozialausschuss (im Folgenden „der EWSA“) ist gemäß dem Statut der Beamten der Europäischen Union (im Folgenden „Statut“) und den Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union (im Folgenden „BBSB“) befugt, die in der Verordnung (EWG, Euratom, EGKS) Nr. 259/68 des Rates (2) festgelegten Verwaltungsuntersuchungen, Vorverfahren in Disziplinarsachen, Disziplinarverfahren und Dienstenthebungsverfahren entsprechend dem Beschluss Nr. 635/05 A des EWSA vom 7. Dezember 2005 zur Festlegung allgemeiner Durchführungsbestimmungen für Disziplinarverfahren und Verwaltungsuntersuchungen durchzuführen.

(2)

Im Einklang mit Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates (3), führt das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (im Folgenden „OLAF“) interne Untersuchungen in allen Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU durch. Am 13. Januar 2016 unterzeichneten der EWSA und das OLAF eine Verwaltungsvereinbarung zur Schaffung eines strukturierten Rahmens für die Zusammenarbeit und zur Erleichterung eines zeitnahen Informationsaustauschs.

(3)

Gemäß den Artikeln 22a und 22b des Statuts sowie den Artikeln 11 und 81 der BBSB sind die Bediensteten des EWSA verpflichtet, potenziell rechtswidrige Handlungen zum Nachteil der Interessen der Union, einschließlich Betrug und Korruption, zu melden. Die Bediensteten sind auch verpflichtet, Verhaltensweisen zu melden, die mit der Ausübung beruflicher Pflichten im Zusammenhang stehen und eine schwerwiegende Verletzung der Pflichten von Beamten der Union darstellen könnten. Dies wird intern durch den Beschluss Nr. 53/16 A des EWSA vom 2. März 2016 über Vorschriften für die Meldung von Missständen geregelt.

(4)

Mit dem Beschluss Nr. 200/14 A des EWSA vom 26. September 2014 über die Verfahren zur Verhinderung und Behandlung von Fällen von Mobbing und sexueller Belästigung am Arbeitsplatz im Sekretariat des EWSA hat der EWSA eine Strategie zur Verhinderung und wirksamen Behandlung tatsächlicher oder potenzieller Fälle von Mobbing oder sexueller Belästigung am Arbeitsplatz eingeführt. Mit diesem Beschluss werden ein informelles und ein formelles Verfahren geschaffen. Im Rahmen des informellen Verfahrens kann sich die Person, die sich gemobbt oder belästigt fühlt, an eine der Vertrauenspersonen im EWSA wenden, und die Anstellungsbehörde kann erforderlichenfalls vor der Einleitung einer formellen Verwaltungsuntersuchung Maßnahmen ergreifen.

(5)

Nach Artikel 24 des Statuts und den Artikeln 11 und 81 der BBSB haben die Bediensteten des EWSA beim Vorgehen gegen die Urheber von Drohungen, Beleidigungen, übler Nachrede, Verleumdungen und Anschlägen auf die Person oder das Vermögen, die auf Grund ihrer Dienststellung oder ihres Amtes gegen sie oder ihre Familienangehörigen gerichtet werden, Anspruch auf Beistand. Die Bediensteten des EWSA sind berechtigt, bei der Anstellungsbehörde Anträge gemäß Artikel 25 des Statuts bzw. Artikeln 11 und 81 BBSB oder Artikel 90 Absatz 1 des Statuts bzw. Artikeln 46 und 124 BBSB einzureichen. Gemäß Artikel 90 Absatz 2 des Statuts und Artikeln 46 und 124 der BBSB haben die Bediensteten des EWSA weiterhin das Recht, Beschwerde gegen sie beschwerende Maßnahmen einzulegen.

(6)

Der EWSA führt gemäß Artikeln 29 und 43 des Statuts und Artikeln 12 und 82 BBSB Auswahlverfahren für die Auswahl, Einstellung, Ernennung und Beurteilung seiner Bediensteten durch.

(7)

Die Bediensteten des EWSA haben gemäß Artikel 26a des Statuts und Artikeln 11 und 81 BBSB das Recht auf Einsichtnahme in ihre medizinischen Akten.

(8)

Der EWSA ist befugt, gemäß Artikel 74 Absatz 8 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 des Europäischen Parlaments und des Rates (4) (im Folgenden „Haushaltsordnung“) interne Untersuchungen und Überprüfungen im Sinne von Artikel 116 Absatz 4 der Haushaltsordnung durchzuführen.

(9)

Der EWSA unterliegt hinsichtlich seiner Tätigkeiten internen Prüfungen, die vom Internen Prüfer gemäß Artikel 118 der Haushaltsordnung durchgeführt werden.

(10)

Der EWSA führt Vergabeverfahren gemäß Titel VII der Haushaltsordnung durch.

(11)

Im Zusammenhang mit solchen Verwaltungsuntersuchungen, Audits und Überprüfungen arbeitet der EWSA mit anderen Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union zusammen.

(12)

Der EWSA kann mit nationalen Behörden von Drittländern und internationalen Organisationen auf deren Ersuchen oder aus eigener Initiative zusammenarbeiten.

(13)

Der EWSA kann auch mit Behörden der EU-Mitgliedstaaten auf deren Ersuchen oder aus eigener Initiative zusammenarbeiten. Eine derartige Zusammenarbeit kann auch einen Informationsaustausch im Rahmen von strafrechtlichen Ermittlungen oder Finanzermittlungen beinhalten.

(14)

Der EWSA ist an Rechtssachen vor dem Gerichtshof der Europäischen Union beteiligt; dies ist der Fall, wenn er dort Klage erhebt, eine von ihm getroffene Entscheidung, die vor dem Gerichtshof angefochten wird, verteidigt oder in Rechtssachen, die seine Aufgaben betreffen, als Streithelfer dem Rechtsstreit beitritt. In diesem Zusammenhang kann es vorkommen, dass der EWSA die Vertraulichkeit personenbezogener Daten in den von den Parteien oder Streithelfern erlangten Dokumenten wahren muss.

(15)

Der EWSA ergreift die notwendigen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit von Personen, Vermögenswerten und Informationen. Diese Maßnahmen, bspw. Untersuchungen zur Feststellung, ob ein Verstoß gegen den Beschluss Nr. 222/19 A (5) vorliegt, können intern oder unter externer Beteiligung durchgeführt werden.

(16)

Gemäß Artikel 45 Absatz 2 Satz 2 der Verordnung kann der Datenschutzbeauftragte (im Folgenden „DSB“) von sich aus oder auf Ersuchen des Verantwortlichen oder des Durchführenden der Datenverarbeitung, der zuständigen Personalvertretung oder jeder natürlichen Person Fragen und Vorkommnisse prüfen, die mit seinen Aufgaben in direktem Zusammenhang stehen und ihm zur Kenntnis gelangen.

(17)

Zur Erfüllung seiner Aufgaben erhebt und verarbeitet der EWSA Informationen und verschiedene Kategorien personenbezogener Daten, darunter Daten zur Identifizierung natürlicher Personen, Kontaktdaten, Daten über berufliche Zuständigkeiten und Aufgaben, Angaben zu Verhalten und Leistungen auf privater und beruflicher Ebene sowie Finanzdaten. Der EWSA, vertreten durch seinen Präsidenten, ist dabei der für die Verarbeitung der Daten Verantwortliche.

(18)

Aufgrund der Verordnung ist der EWSA daher verpflichtet, die betroffenen Personen über diese Verarbeitungstätigkeiten zu informieren und deren Rechte als betroffene Personen zu wahren.

(19)

Der EWSA muss diese Rechte gegebenenfalls mit den Zielen von Verwaltungsuntersuchungen, Audits, Überprüfungen und Gerichtsverfahren in Einklang bringen. Außerdem könnte es möglich sein, dass er die Rechte einer betroffenen Person gegen die Grundrechte und -freiheiten anderer betroffener Personen abwägen muss. Zu diesem Zweck hat der EWSA gemäß Artikel 25 der Verordnung die Möglichkeit, unter strengen Voraussetzungen die Anwendung der Artikel 4, 14 bis 22, 35 sowie unter außerordentlichen Umständen Artikel 36 der Verordnung, insofern dessen Bestimmungen den in den Artikeln 14 bis 22 vorgesehenen Rechten und Pflichten entsprechen, zu beschränken. Sofern diese Beschränkungen nicht in einem auf der Grundlage der Verträge erlassenen Rechtsakt vorgesehen sind, ist es erforderlich, interne Vorschriften zu erlassen, die den EWSA zur Beschränkung der betreffenden Rechte berechtigen.

(20)

So kann es für den EWSA bspw. im Rahmen der Tätigkeiten, die einem Beschluss zur Eröffnung einer Verwaltungsuntersuchung vorausgehen, während der eigentlichen Verwaltungsuntersuchung, vor einer etwaigen Verfahrenseinstellung oder im Vorverfahren von Disziplinarsachen erforderlich sein, die Informationen zu beschränken, die der betroffenen Person über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten mitgeteilt werden. Unter bestimmten Umständen könnte die Mitteilung solcher Informationen die Fähigkeit des EWSA, die Untersuchung wirksam durchzuführen, erheblich beeinträchtigen, beispielsweise wenn die Gefahr besteht, dass die betreffende Person Beweise vernichten oder potenzielle Zeugen vor ihrer Vernehmung beeinflussen könnte. Außerdem muss der EWSA unter Umständen die Rechte und Freiheiten von Zeugen und anderen beteiligten Personen schützen.

(21)

Es könnte erforderlich sein, die Anonymität von Zeugen oder Hinweisgebern zu wahren, die darum gebeten haben, ihre Identität nicht preiszugeben. In solchen Fällen könnte der EWSA zum Schutz ihrer Rechte und Freiheiten beschließen, die Auskunft über die Identität, die Aussagen und die sonstigen personenbezogenen Daten solcher Personen zu beschränken.

(22)

Unter Umständen müssen vertrauliche Informationen geschützt werden, die einen Bediensteten betreffen, der sich im Rahmen des informellen Verfahrens an eine Vertrauensperson im EWSA gewandt hat. In solchen Fällen könnte es für den EWSA erforderlich sein, die Auskunft über die Identität, die Aussagen und die sonstigen personenbezogenen Daten desjenigen, der sich gemobbt oder belästigt fühlt, sowie des mutmaßlichen Täters und anderer Beteiligter zu beschränken, um die Rechte und Freiheiten aller Beteiligten zu schützen. Die gleiche Beschränkung könnte auch im Fall eines förmlichen Verfahrens erforderlich sein.

(23)

Im Zusammenhang mit der Auswahl, Einstellung, Ernennung und Beurteilung von Bediensteten sowie im Zusammenhang mit Vergabeverfahren kann das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung nur zu bestimmten Zeitpunkten und unter den Bedingungen ausgeübt werden, die in den entsprechenden Verfahren vorgesehen sind, um die Rechte anderer betroffener Personen zu schützen und die Grundsätze der Gleichbehandlung und des Beratungsgeheimnisses zu wahren.

(24)

Der EWSA nimmt solche Beschränkungen nur vor, wenn sie den Wesensgehalt der Grundrechte und Grundfreiheiten achten, unbedingt notwendig sind und eine in einer demokratischen Gesellschaft verhältnismäßige Maßnahme darstellen. Eine Entscheidung des EWSA zur Vornahme derartiger Beschränkungen ist zu begründen.

(25)

Im Einklang mit dem Grundsatz der Rechenschaftspflicht führt der EWSA Aufzeichnungen über die von ihm vorgenommenen Beschränkungen.

(26)

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, die der EWSA im Rahmen seiner Aufgaben mit anderen Organisationen austauscht, konsultieren der EWSA und die jeweilige Organisation einander zu den etwaigen Gründen für die Vornahme von Beschränkungen sowie zu ihrer Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit, soweit dies nicht die Tätigkeiten des EWSA gefährdet.

(27)

Gemäß Artikel 25 Absatz 6 der Verordnung ist der Verantwortliche verpflichtet, die betroffenen Personen über die wesentlichen Gründe für die Beschränkung und ihr Beschwerderecht beim EDSB zu unterrichten.

(28)

Der EWSA kann die Unterrichtung der betroffenen Person über die Gründe für die Vornahme einer Beschränkung gemäß Artikel 25 Absatz 8 der Verordnung zurückstellen, unterlassen oder ablehnen, wenn dadurch die Wirkung der vorgenommenen Beschränkung zunichtegemacht würde. Der EWSA prüft im Einzelfall, ob die Unterrichtung der betroffenen Person über die Beschränkung deren Wirkung zunichtemachen würde.

(29)

Der EWSA hebt die Beschränkung auf, sobald die sie rechtfertigenden Voraussetzungen nicht länger gegeben sind, und überprüft regelmäßig das Vorliegen dieser Voraussetzungen.

(30)

Zur Gewährleistung des größtmöglichen Schutzes der Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen sowie im Einklang mit Artikel 44 Absatz 1 der Verordnung wird der DSB frühzeitig zu allen möglicherweise zur Anwendung kommenden Beschränkungen konsultiert und überprüft ihre Übereinstimmung mit dem vorliegenden Beschluss.

(31)

In Artikel 15 Absatz 4 und Artikel 16 Absatz 5 der Verordnung sind Ausnahmen vom Recht der betroffenen Personen auf Unterrichtung vorgesehen. Soweit entsprechende Ausnahmen Anwendung finden, braucht der EWSA nicht auf Beschränkungen nach diesem Beschluss zurückzugreifen —