52023BP1836

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

EUROPA
EUR-Lex home
EUR-Lex - 52023BP1836 - EN

Help

Search tips

Need more search options? Use the Advanced search

Document 52023BP1836

Help

Europa-Parlamentets beslutning (EU) 2023/1836 af 10. maj 2023 med bemærkningerne, der er en integrerende del af afgørelsen om decharge for gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget for regnskabsåret 2021, Sektion VIII — Den Europæiske Ombudsmand

EUT L 242 af 29.9.2023, pp. 151–156 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, GA, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

ELI: http://data.europa.eu/eli/res/2023/1836/oj

HTML

PDF

Official Journal

29.9.2023

Den Europæiske Unions Tidende

L 242/151

EUROPA-PARLAMENTETS BESLUTNING (EU) 2023/1836

af 10. maj 2023

med bemærkningerne, der er en integrerende del af afgørelsen om decharge for gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget for regnskabsåret 2021, Sektion VIII — Den Europæiske Ombudsmand

EUROPA-PARLAMENTET,

—	der henviser til sin afgørelse om decharge for gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget for regnskabsåret 2021, Sektion VIII — Den Europæiske Ombudsmand,

—	der henviser til forretningsordenens artikel 100 og bilag V,

—	der henviser til skrivelse fra Udvalget om Konstitutionelle Anliggender,

—	der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget (A9-0067/2023),

der henviser til, at dechargemyndigheden inden for rammerne af dechargeproceduren gerne vil understrege, at det er særlig vigtigt at styrke EU-institutionernes demokratiske legitimitet yderligere ved at forbedre gennemsigtigheden og ansvarligheden og implementere princippet om resultatbaseret budgettering og god forvaltning af menneskelige ressourcer;

der henviser til, at Europa-Parlamentet i henhold til artikel 228 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde skal vælge en europæisk ombudsmand, der er beføjet til at modtage klager fra enhver unionsborger eller enhver fysisk eller juridisk person med bopæl eller hjemsted i en medlemsstat over tilfælde af fejl eller forsømmelser i forbindelse med handlinger foretaget af Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer med undtagelse af Den Europæiske Unions Domstol under udøvelsen af dens domstolsfunktioner; Den Europæiske Ombudsmand undersøger klagerne og aflægger beretning herom;

C.	der henviser til, at Europa-Parlamentets forordning (EU, Euratom) 2021/1163 (1) fastlægger Ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af dennes hverv (Den Europæiske Ombudsmands statut);

D.	der henviser til, at Den Europæiske Ombudsmands afgørelse om vedtagelse af gennemførelsesbestemmelser i øjeblikket er ved at blive revideret efter vedtagelsen af forordning (EU, Euratom) 2021/1163;

bemærker, at Den Europæiske Ombudsmands budget henhører under FFR-udgiftsområde 7, »Europæisk offentlig forvaltning«, som beløb sig til i alt 10,7 mia. EUR i 2021; bemærker, at Ombudsmanden er en relativt lille institution, hvis budget kun udgør ca. 0,12 % af det samlede administrationsbudget;

bemærker, at Revisionsretten i sin årsberetning for regnskabsåret 2021 øgede stikprøven af transaktioner under administration fra 48 i 2020 til 60 i 2021;

bemærker, at Revisionsretten nævner, at dens revisioner gennem mange år viser, at der generelt kun er lav risiko forbundet med disse udgifter; bemærker imidlertid, at årsberetningen om gennemførelsen af Unionens budget for regnskabsåret 2021 ikke indeholder nogen relevante oplysninger om Ombudsmanden, og anmoder Revisionsretten om i de næste årsberetninger at medtage omfattende data vedrørende opfyldelsen af alle de krav, der er nødvendige for en konsekvent dechargeprocedure;

bemærker med tilfredshed, at Revisionsretten også i sin årsberetning for regnskabsåret 2021 bemærkede, at den ikke havde konstateret nogen specifikke forhold vedrørende Ombudsmanden;

Budgetmæssig og økonomisk forvaltning

bemærker, at Ombudsmandens budget var på 12 501 836 EUR for 2021, hvilket svarer til en lille stigning på 1,2 % i forhold til 2020, hvilket dog også bør vurderes i lyset af, at der var en stigning på 7,4 % i budgettet i 2020 i forhold til 2019;

bemærker, at den største stigning i budgettet kom fra leje og skyldtes flytningen af Ombudsmandens kontor i Bruxelles; bemærker, at Ombudsmanden i stedet for at betale over en periode på seks år var i stand til at betale alle omkostninger i forbindelse med indretningen af den nye bygning i 2021; bemærker, at dette vil have en positiv indvirkning på Ombudsmandens budgetter i de kommende år;

bemærker imidlertid, at budgetgennemførelsesgraden kun var på 88,8 % for 2021, hvilket er en reduktion i forhold til 2020, hvor gennemførelsesgraden var på 94,9 %; anerkender, at budgetgennemførelsen også for 2021 var hårdt ramt af covid-19-pandemien, som til dels forsinkede rekrutteringen, men også stærkt begrænsede fysiske arrangementer, konferencer og tjenesterejser;

bemærker med tilfredshed, at Ombudsmanden fortsat har en meget kort betalingstid på gennemsnitligt 11,35 dage for fakturaer, men opfordrer samtidig kraftigt til, at der indføres et elektronisk faktureringssystem;

glæder sig over, at Ombudsmanden har en bred vifte af serviceleveranceaftaler, navnlig med Europa-Parlamentet og Kommissionen, som giver institutionen mulighed for at spare penge, da den ikke behøver at etablere strukturer til forvaltning af de pågældende tjenester; glæder sig endvidere over, at Ombudsmanden også deltager i interinstitutionelle rammekontrakter, hvilket også gør det muligt for Ombudsmanden at drage fordel af lavere priser og mindsker behovet for, at Ombudsmanden etablerer sine egne komplekse administrative strukturer;

Intern forvaltning, performance og intern kontrol

10.

anerkender, at 2021 var et udfordrende år, navnlig på grund af de fortsatte virkninger af covid-19-pandemien og det fortsatte behov for at beskytte personalets trivsel og skabe nye arbejdsmetoder; opfordrer Ombudsmanden til at vedtage en omfattende kommunikationsramme, der integrerer erfaringerne fra de to år med covid-19-pandemien, med henblik på at være forberedt i tilfælde af eventuelle fremtidige forstyrrende begivenheder og for at kunne sikre forretningskontinuitet;

11.

bemærker, at Ombudsmanden i 2021 fortsatte med at gennemføre strategien »på vej mod 2024« med henblik på at skabe en ny enklere struktur med færre ledere og tilskynde til mere samarbejde samt fleksible og smidige processer;

12.

glæder sig meget over, at Ombudsmanden har været i stand til at reducere den gennemsnitlige tid, der er nødvendig for at behandle forskellige typer sager, betydeligt i de seneste år, idet den gennemsnitlige behandlingstid for en klage er faldet fra 78 dage i 2018 til 29 dage i 2021, hvilket svarer til en reduktion på 63 %, og fra 157 dage til 61 dage, svarende til en reduktion på 61 %, inden for mandatperioden, mens den gennemsnitlige behandlingstid for en undersøgelse er faldet fra 254 dage til 112 dage, svarende til en reduktion på 56 %;

13.

glæder sig over, at Ombudsmanden fortsat har forbedret de effektive procedurer for behandling af klager uden for sit mandat, som der er ca. 1 400 af om året; glæder sig endvidere over, at andelen af klager uden for Ombudsmandens mandat, som bliver behandlet af direktoratet for administration, er steget fra 22 % i 2020 til 35 % i 2021;

14.

bemærker, at aktindsigt er en vigtig prioritet for Ombudsmanden og tegner sig for op til hver fjerde undersøgelse; bemærker endvidere, at aktindsigt omfatter, hvordan EU-forvaltningen behandler tekst- og straksbeskeder, og rettidig adgang til dokumenter; støtter Ombudsmandens opfordring til, at EU-lovgivningen om aktindsigt moderniseres og i højere grad stemmer overens med borgernes rettigheder, og ser frem til at få mere at vide om, hvordan Ombudsmanden kan rådgive EU-institutionerne og -organerne om, hvordan der kan indføres systemer med henblik på at forbedre håndteringen af aktindsigt; anmoder Ombudsmanden om at give feedback om Kommissionens nye IT-værktøj på dette område (EASE — Electronic Access to European Commission Documents);

Menneskelige ressourcer, ligestilling og personalets trivsel

15.

bemærker, at Ombudsmanden ved udgangen af 2021 havde 74 ansatte, hvilket er næsten uændret fra udgangen af 2020, hvor der var 73 ansatte, og er det samme som ved udgangen af 2019; bemærker imidlertid, at antallet af kontraktansatte er faldet fra 11 i 2019 til 8 i 2020 og til 6 i 2021, mens antallet af midlertidigt ansatte er steget fra 23 i 2019 til 28 i 2020 og 30 i 2021, og antallet af tjenestemænd har været mere eller mindre konstant med 40 i 2019, 37 i 2020 og 38 i 2021;

16.

bemærker med tilfredshed, at antallet af EU-nationaliteter, der var repræsenteret blandt medarbejderne, ved udgangen af 2021 var 18, hvilket er uændret i forhold til 2020, og at lederstillingerne er fordelt på 5 nationaliteter (sammenlignet med 4 i 2020); opfordrer indtrængende Ombudsmanden til at fortsætte sine bestræbelser på at opnå en afbalanceret geografisk fordeling af statsborgere fra alle medlemsstater blandt sit personale (navnlig på ledelsesniveau);

17.

bemærker, at 68 % af Ombudsmandens personale er kvinder, hvilket udgør en lille stigning i forhold til 2020, hvor andelen af kvinder udgjorde 66 %; bemærker endvidere, at kvinderne udgør størstedelen af alle personalekategorier: ledelse, AD, AST, AST-SC, ansættelsesgruppe IV og andre ansættelsesgrupper; opfordrer Ombudsmanden til at fortsætte sine bestræbelser på at opnå en afbalanceret kønsfordeling, under hensyntagen til kontorets beskedne størrelse;

18.

bemærker, at de nye regler om hybridarbejde giver mulighed for 60 % telearbejde pr. måned, mens de daglige arbejdsordninger tilrettelægges på teamniveau; glæder sig over, at alle personalekategorier kan gøre brug af de fleksible arbejdsordninger; bemærker endelig, at personalet har lov til at telearbejde 15 dage om året fra et sted uden for tjenestestedet;

19.

bemærker med tilfredshed, at Ombudsmanden arbejder med et sagsstyringssystem (CMS), som giver realtidsoplysninger om fordelingen af klager til undersøgelsesmedarbejderne, hvilket giver lederne mulighed for at tilpasse arbejdsbyrden i overensstemmelse hermed; glæder sig over, at der ikke blev indberettet nogen tilfælde af udbrændthed i 2021; glæder sig endvidere over, at antallet af fraværsdage på grund af sygeorlov faldt med 28 % i 2021 sammenlignet med 2020, og at antallet af medarbejdere på sygeorlov i mere end 30 dage faldt med en tredjedel fra 9 i 2020 til 6 i 2021;

20.

glæder sig over, at der ikke blev indberettet nogen tilfælde af chikane i 2021; bemærker, at det tilfælde, som blev indberettet i 2020, stadig blev undersøgt af OLAF i 2021, og at sagen blev afsluttet i 2022, uden at OLAF fremsatte nogen henstillinger; bemærker endelig, at Ombudsmanden har tilrettelagt kurser for sine medarbejdere med ansvar for etik og medlemmerne af forligsudvalget for at udstyre dem med den viden, der er nødvendig for at udføre deres opgaver inden for rammerne af Ombudsmandens politik for bekæmpelse af chikane;

21.

glæder sig over, at Ombudsmanden ansatte et relativt stort antal praktikanter, 16 i 2021, og dermed giver mange unge en europæisk oplevelse; glæder sig endvidere over, at alle praktikanter, der blev ansat i 2021, modtog et vederlag;

Etiske rammer og gennemsigtighed

22.

glæder sig over, at Ombudsmanden har en særlig side på kontorets intranet om etisk adfærd, og at der i 2021 blev vedtaget interne regler om eksterne aktiviteter og personalets opgaver; glæder sig endvidere over, at kontoret afholdt et møde for alle medarbejdere for at fremlægge sin politik for eksterne aktiviteter, som var planlagt til 2021, men måtte udsættes til begyndelsen af 2022;

23.

glæder sig over, at den interne revisor som led i sit arbejdsprogram er i færd med at revidere Ombudsmandens etiske ramme; opfordrer Ombudsmanden til at aflægge rapport til Parlamentet om resultatet af denne revision, herunder eventuelle henstillinger, som de interne revisorer måtte have fremsat;

24.

roser Ombudsmanden for at offentliggøre sin tidsplan på sit websted og konsekvent anvende åbenhedsregistret til at kontrollere, at talere eller samtalepartnere i arrangementer eller møder, der organiseres af Ombudsmanden, er registreret deri; glæder sig over, at Ombudsmanden gav tilsagn om at knytte værten for arrangementerne og deltagerne i de møder, som er offentliggjort på webstedet, til deres registrering i åbenhedsregistret; lykønsker Ombudsmanden med de fremskridt, der er gjort i denne henseende, og opfordrer Ombudsmanden til fortsat at forfølge sit engagement for større gennemsigtighed;

25.

bemærker, at Ombudsmandens strategi til forebyggelse af svig er baseret på foranstaltningerne vedrørende etisk adfærd; bemærker endvidere med tilfredshed, at Ombudsmanden anvender princippet om fire øjne for at sikre, at alle transaktioner håndteres af mindst to personer;

26.

bemærker med tilfredshed, at der ikke blev konstateret nogen tilfælde af interessekonflikter i 2021, og at alle medarbejdere, der forlader kontoret, nu modtager en skrivelse, hvori de informeres om deres fortsatte forpligtelser over for kontoret og deres pligt til at informere kontoret og få dets tilladelse, inden de påbegynder en erhvervsmæssig aktivitet, med eller uden vederlag, inden for to år efter deres udtræden af Unionens offentlige tjeneste;

27.

bemærker med tilfredshed, at Ombudsmanden i 2015 vedtog et detaljeret sæt interne regler vedrørende behovet for at beskytte whistleblowere mod en negativ behandling og støtte dem under processen; bemærker endvidere, at der ikke blev indberettet nogen tilfælde af whistleblowing i 2021;

28.

opfordrer til, at der sættes en stopper for brugen af eksterne virksomheder, som ifølge Yale Universitys vurdering (2) fortsat opererer i Rusland;

Digitalisering, cybersikkerhed og databeskyttelse

29.

bemærker, at udgifterne til IT steg betydeligt i 2021, hvilket var muligt efter en bevillingsoverførsel, idet de blev mere end fordoblet fra 127 430 EUR i 2020 til 303 020 EUR i 2021, primært med henblik på at forbedre videokonferencefaciliteterne;

30.

bemærker, at Ombudsmanden ikke blev udsat for cyberangreb i 2021, og at institutionen primært baserer sig på Europa-Parlamentet, når det drejer sig om at sikre, at dens cybersikkerhed er tilstrækkelig;

31.

opfordrer Ombudsmanden til at arbejde tæt sammen med Den Europæiske Unions Agentur for Cybersikkerhed; foreslår, at alt personale ved Ombudsmanden tilbydes regelmæssigt ajourførte cybersikkerhedsrelaterede uddannelsesprogrammer;

32.

glæder sig over, at Ombudsmandens aktiviteter, herunder klagebehandling, HR og finans, allerede er fuldt digitaliseret, men at der stadig kan indgives klager i papirformat, som så også vil blive besvaret i papirformat, hvis klageren vælger dette format;

33.

bemærker med tilfredshed, at Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelses (EDPS) undersøgelse af Ombudsmandens behandling af personoplysninger i forbindelse med klagebehandlingen, som førte til, at EDPS foretog en inspektion i Ombudsmandens lokaler i 2019, blev afsluttet, og at alle EDPS' henstillinger er blevet accepteret, hvilket førte til, at sagen blev afsluttet i 2021;

34.

bemærker, at Ombudsmanden prioriterer brugen af open source-værktøjer, hvor det er muligt, og udelukkende bruger open source-software på Ombudsmandens websted;

Bygninger

35.

bemærker, at 2021 var et overgangsår, hvor Ombudsmanden i oktober 2021 flyttede sit kontor i Bruxelles til nye lokaler, der er organiseret som en arbejdsplads indrettet med henblik på samarbejde;

36.

glæder sig over, at de nye bygningsfaciliteter har gjort det muligt at reducere miljøaftrykket gennem anvendelse af moderne teknologier;

37.

glæder sig over, at Ombudsmanden agter at gøre sin bygning i Bruxelles mere tilgængelig, og ser frem til at modtage opdateringer angående fremskridtene;

Miljø og bæredygtighed

38.

glæder sig over, at kontoret i årenes løb har formået at reducere brugen af papir betydeligt gennem digitalisering af processer, herunder ved at give mulighed for at underskrive dokumenter elektronisk og i vidt omfang opgive de trykte udgaver af årsberetningen og nyhedsbrevene;

39.

bemærker, at anvendelsen af moderne teknologi har gjort det muligt for Ombudsmanden at indføre systemer til reduktion af energiforbruget, bl.a. ved hjælp af bevægelsesdetektorer og centralt styrede termostater;

40.

glæder sig over, at kontoret tilskynder til brug af offentlig transport ved at refundere 50 % af de årlige udgifter til offentlig transport op til 500 EUR og har forbedret parkeringsfaciliteterne for medarbejdere, der tager cyklen, mens der ikke er nogen parkeringspladser for biler i den nye bygning;

41.

bemærker, at kontoret lejer sin bygning af Europa-Parlamentet og henviser til Parlamentet for så vidt angår spørgsmål vedrørende installation af solpaneler på taget; opfordrer ikke desto mindre Ombudsmanden til kraftigt at slå til lyd for, at der bliver installeret sådanne paneler, hvis dette ikke er tilfældet;

Interinstitutionelt samarbejde

42.

glæder sig over, at Ombudsmanden har et tæt uformelt samarbejde med OLAF, EPPO og Revisionsretten med henblik på at undgå dobbeltarbejde i forbindelse med undersøgelser og drøfte områder af fælles interesse såsom interessekonflikter og svingdørssituationer;

43.

understreger betydningen af, at Ombudsmanden opretholder et højt niveau af udveksling og samarbejde med det europæiske netværk af ombudsmænd (ENO); bemærker med tilfredshed, at Ombudsmanden er begyndt at tilbyde målrettede workshopper og seminarer inden for specifikke områder for specialister i ENO-medlemmernes kontorer og er vært for den årlige ENO-konference; opfordrer Ombudsmanden til at styrke de tætte forbindelser med Unionens institutioner, organer og agenturer;

44.

glæder sig over, at Ombudsmanden har et tæt samarbejde med Europa-Parlamentets relevante udvalg om vigtige undersøgelser, hvorved man enten præsenterer arbejdet direkte på udvalgsmøder eller sender oplysninger til udvalgsformændene; bemærker med tilfredshed, at Ombudsmandens årsberetning til Parlamentet nu indeholder et særligt afsnit om »Indvirkning og resultater«, som ikke blot beskriver den statistiske opfølgning på Ombudsmandens henstillinger, løsninger og forslag, men også giver konkrete eksempler på indvirkning;

45.

bemærker, at Budgetkontroludvalget ser meget frem til at få indblik i Ombudsmandens arbejde vedrørende gennemsigtighed og ansvarlighed i forbindelse med genopretnings- og resiliensfaciliteten, som udvalget vil undersøge for at sikre, at midlerne anvendes korrekt; opfordrer Ombudsmanden til regelmæssigt at underrette budgetmyndigheden om de vanskeligheder, der er opstået, men også om de indhøstede erfaringer med henblik på fremtidig finansiering;

Kommunikation

46.

bemærker, at kontoret har videreudviklet sit websted for at gøre det lettere for interesserede borgere at finde undersøgelser og generelt gøre det mere attraktivt for brugerne; bemærker endvidere, at brugen af SoMes også kan øge kendskabet til Ombudsmandens arbejde, sådan som det blev gjort i 2021, med særligt fokus på retten til aktindsigt i EU-dokumenter.

(1) Europa-Parlamentets forordning (EU, Euratom) 2021/1163 af 24. juni 2021 om Ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af dennes hverv (Den Europæiske Ombudsmands statut) og om ophævelse af afgørelse 94/262/EKSF, EF, Euratom (EUT L 253 af 16.7.2021, s. 1).

(2) https://som.yale.edu/story/2022/over-1000-companies-have-curtailed-operations-russia-some-remain

Top

Choose the experimental features you want to try