52021BP1557

EUR-Lex

Access to European Union law

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

EUROPA
EUR-Lex home
EUR-Lex - 52021BP1557 - EN

Help

Search tips

Need more search options? Use the Advanced search

Document 52021BP1557

Europa-Parlamentets beslutning (EU) 2021/1557 af 29. april 2021 med bemærkningerne, der er en integrerende del af afgørelsen om decharge for gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget for regnskabsåret 2019, Sektion VIII — Den Europæiske Ombudsmand

EUT L 340 af 24.9.2021, p. 163–167 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

ELI: http://data.europa.eu/eli/res/2021/1557/oj

HTML

PDF

Official Journal

24.9.2021

Den Europæiske Unions Tidende

L 340/163

EUROPA-PARLAMENTETS BESLUTNING (EU) 2021/1557

af 29. april 2021

med bemærkningerne, der er en integrerende del af afgørelsen om decharge for gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget for regnskabsåret 2019, Sektion VIII — Den Europæiske Ombudsmand

EUROPA-PARLAMENTET,

—	der henviser til sin afgørelse om decharge for gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget for regnskabsåret 2019, Sektion VIII — Den Europæiske Ombudsmand,

—	der henviser til forretningsordenens artikel 100 og bilag V,

—	der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget (A9-0065/2021),

der henviser til, at dechargemyndigheden inden for rammerne af dechargeproceduren gerne vil understrege, at det er særlig vigtigt at styrke EU-institutionernes demokratiske legitimitet yderligere ved at forbedre gennemsigtigheden og ansvarligheden, gennemføre begrebet resultatbaseret budgettering og sørge for god forvaltning af de menneskelige ressourcer;

bemærker med tilfredshed, at Revisionsretten ikke konstaterede væsentlige svagheder på de reviderede områder inden for menneskelige ressourcer og udbud hos Den Europæiske Ombudsmand (»Ombudsmanden«);

fremhæver, at Revisionsretten på grundlag af sin revision konkluderer, at Ombudsmandens betalinger af administrationsudgifter for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2019, som helhed betragtet var uden væsentlig fejlforekomst;

beklager, som en generel bemærkning, at kapitel 9 »Administration« i Revisionsrettens årsberetning har et ret begrænset omfang og begrænsede konklusioner, selv om udgiftsområde 5 »Administration« i den flerårige finansielle ramme anses for at være et område med lav risiko; anmoder om, at revisionsarbejdet for kapitlet »Administration« i højere grad fokuserer på spørgsmål, der for Ombudsmanden er af stor relevans eller endog af afgørende betydning;

noterer sig, at 2019 var et overgangsår for Ombudsmanden, eftersom det faldt sammen med udløbet af hendes første mandatperiode og hendes genvalg for valgperioden 2019-2024; støtter fuldt ud de mål, som Ombudsmanden har identificeret i sin strategi »Frem imod 2024«, som dækker hendes andet mandat;

Budgetmæssig og økonomisk forvaltning

bemærker, at Ombudsmandens budget hovedsageligt er af administrativ karakter, hvor et stort beløb anvendes til personer, bygninger, inventar, udstyr og forskellige driftsudgifter; bemærker, at budgettet i 2019 beløb sig til 11 496 261 EUR (sammenlignet med 10 837 545 EUR i 2018 og 10 905 441 EUR i 2017);

bemærker, at udnyttelsesgraden for forpligtelser (herunder bevillinger fremført fra 2019 til 2020) er på 92,3 % (sammenlignet med 95,3 % i 2018 og 93,91 % i 2017), og at 89,5 % af de samlede bevillinger blev betalt i 2019 (sammenlignet med 91,3 % i 2018 og 86,2 % i 2017);

glæder sig over forbedringerne med hensyn til fremførsler, såsom at beløbet af bevillinger, der blev fremført fra 2019 til 2020, er på 323 410 EUR, hvilket svarer til 2,8 % af 2019-budgettet (sammenlignet med de 433 866 EUR, der blev fremført fra 2018 til 2019, som svarer til 4 % af 2018-budgettet); bemærker endvidere, at 90,36 % af de bevillinger, der blev fremført til 2019 fra 2018, blev anvendt (sammenlignet med 82,64 % i 2017);

bemærker Ombudsmandens forsvarlige økonomiske forvaltning, idet Ombudsmanden, f.eks. når underudnyttelsen af visse budgetposter synes at være systemisk, reducerer de dertil knyttede bevillinger i de efterfølgende år, såsom budgetposten for publikationer, som blev reduceret proaktivt og gradvist fra 219 000 EUR i 2017 til 123 000 EUR i budgetforslaget for 2021;

minder om, at Ombudsmanden i henhold til artikel 228, stk. 1, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TFEU) er »beføjet til at modtage klager (…) over tilfælde af fejl eller forsømmelser i forbindelse med handlinger foretaget af Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer« med undtagelse af Den Europæiske Unions Domstol under udøvelsen af dens domstolsfunktioner; anerkender, at Ombudsmanden kan foretage undersøgelser »på eget initiativ eller som følge af en klage« (artikel 3, stk. 1, i Ombudsmandens statut) eller »gennem et medlem af Europa-Parlamentet« (artikel 228, stk. 1, i TEUF); bifalder, at Ombudsmanden udfører sine opgaver i overensstemmelse med traktaterne og hendes mandat;

Interinstitutionelt samarbejde

10.

er opmærksom på den stadig større arbejdsbyrde og støtter strategien om at finde fælles løsninger, hvor det er muligt, f.eks. hvad angår samarbejde om administrative anliggender med Kommissionen og med lønkontoret (PMO), med henblik på at omfordele personale til behandling af klager; bemærker, at antallet af ansatte pr. 31. december 2019 var lavere end den 31. december 2018 med 74 stillinger sammenlignet med 78 stillinger; bemærker, at dette skyldes ledige stillinger, der ikke var besat på denne dato, og et fald i antallet af kontraktansatte;

11.

gentager sin støtte til Ombudsmandens anmodning om at øge antallet af medarbejdere for at tackle den stigende arbejdsbyrde;

12.

glæder sig over de indgåede serviceaftaler såsom indførelsen af et fælles IT-værktøj (SYSPER's modul vedrørende personalefiler) til forvaltning af medarbejdernes personlige sagsmapper og uddelegeringen af forvaltningen af individuelle medarbejderes rettigheder til PMO, hvilket indebærer administrative effektivitetsgevinster for især mindre institutioner; bemærker, at informationsteknologisektoren (IT-sektoren) arbejder tæt sammen med Parlamentet og Kommissionen om integrering og vedligeholdelse af alle Unionens fælles instrumenter og om anvendelsen af interinstitutionelle IT-rammekontrakter;

13.

opfordrer Ombudsmanden til at opretholde og udvide kontakterne med organer på EU-plan og nationalt plan, der har til formål at udveksle oplysninger og bedste praksis og om muligt vedtage fælles tilgange (som f.eks. i forbindelse med de retningslinjer, der er udviklet via det interinstitutionelle online kommunikationsudvalg) til generelle administrative, finansielle, personalemæssige og IT-relaterede spørgsmål samt vedrørende etik, gennemsigtighed og offentlig integritet; glæder sig over den intensive udveksling med de nationale ombudsmandskontorer og afholdelsen af møder mellem nationale ombudsmandskontorer med henblik på at identificere emner for eventuelle parallelle undersøgelser;

14.

gentager sin opfordring til Ombudsmanden om et tættere samarbejde med Parlamentets Budgetkontroludvalg ved i et kortfattet og tidsmæssigt relevant format at gøre dette udvalg opmærksom på relevante mangler i form af fejl eller forsømmelser og/eller institutioners negative reaktion på henstillinger fremsat af Ombudsmanden; glæder sig imidlertid over, at Ombudsmanden medtager en detaljeret redegørelse i sin årlige rapport med titlen »Putting it Right« om, hvordan institutionerne efterlever hendes henstillinger, og over ombudsmandens bekræftelse af, at hun i individuelle sager vil dele sine henstillinger direkte med det ansvarlige udvalg;

Menneskelige ressourcer

15.

gentager, at der er behov for en ligelig kønsfordeling på alle hierarkiske niveauer; anerkender i den forbindelse, at Ombudsmanden har en proaktiv tilgang til at opretholde en balance mellem mandlige og kvindelige ansættelser, og at Ombudsmanden har et højt kvalificeret personale med en ligelig kønsfordeling i ledende stillinger;

16.

er opmærksom på, at det er vanskeligt for en lille institution at stræbe efter geografisk balance, men bemærker ikke desto mindre, at Ombudsmandens personale i 2019 repræsenterede 20 ud af medlemsstaternes 27 nationaliteter; bemærker, at institutionen har syv ledere fordelt på fem forskellige nationaliteter (tysk, irsk, italiensk, polsk og svensk) sammenlignet med seks forskellige nationaliteter blandt lederne i 2018; anerkender planerne om en omstrukturering i 2020 med henblik på at øge Ombudsmandens effektivitet, hvilket resulterer i en nedskæring i antallet af ledere, samtidig med at der så vidt muligt tilstræbes geografisk balance;

17.

bemærker, at Ombudsmanden har ajourført sin politik for mangfoldighed, som omhandler handicap og kønsbalance; bemærker, at retningslinjerne for gennemførelsen af politikken til bekæmpelse af chikane blev færdiggjort i 2019; noterer sig, at flere andre politikker og beslutninger vedrørende menneskelige ressourcer ligeledes blev afsluttet i 2019, som f.eks. »Back to school«-initiativet, godtgørelse af flytteudgifter, deltidsarbejde, genoptagelse af arbejdet efter langvarig sygeorlov, mens udarbejdelsen af andre politikker, herunder om eksterne aktiviteter, stadig pågår;

18.

opfordrer Ombudsmanden til at tackle personalerelaterede spørgsmål og undersøge, hvordan ansættelsesprocesserne kan forbedres, således at ledige stillinger ikke forbliver ubesatte i en uforholdsmæssig lang periode, hvilket har en direkte negativ indvirkning på fordelingen af arbejdsbyrden og — sammen med faldet i antallet af kontraktansatte — kan skade institutionens effektivitet;

19.

noterer sig den fleksible arbejdsordning, der tilbydes personalet (flekstid, telearbejde og deltidsarbejde) samt kurser i teamsammenhold; opfordrer Ombudsmanden til yderligere at fremme personalets trivsel og gennemføre tilfredshedsundersøgelser for at identificere mulige forslag til forbedringer og til at fuldende de fleksible arbejdsordninger med en beskyttelse af personalets ret til at være offline;

20.

anmoder Ombudsmanden om at aflægge rapport om de konkrete resultater af den ajourførte mangfoldighedspolitik og resultaterne af de foranstaltninger, der er truffet for at styrke mangfoldigheden og gøre Ombudsmandsinstitutionen til en mere inkluderende arbejdsplads for personer med handicap;

Interessekonflikter, chikane, whistleblowing

21.

minder om Ombudsmandens strategiske initiativ SI/2/2018/AMF om værdighed på arbejdspladsen i EU's institutioner og agenturer fra 2018 som et eksempel på bedste praksis inden for forebyggelse af chikane; bemærker, at det er blevet en prioritet for Ombudsmanden at øge personalets bevidsthed om chikane ved at tilbyde obligatorisk uddannelse til alle medarbejdere i værdighed og respekt på arbejdspladsen; noterer sig den uddannelse, der er tilrettelagt for medarbejdere med ansvar for etik og for forligsudvalget med henblik på at forberede dem til at udføre deres opgaver inden for rammerne af Ombudsmandens politik for bekæmpelse af chikane; glæder sig over, at informationsmøder om etik, der dækker spørgsmål som etisk adfærd og opførsel, chikane, whistleblowing, interessekonflikter og eksterne aktiviteter, er blevet en integreret del af Ombudsmandens introduktionskurser for nye medarbejdere og praktikanter;

22.

lykønsker Ombudsmanden med institutionens brugervenlige websted, som ud over alle oplysninger om institutionens kerneaktiviteter også indeholder et kapitel om etik; glæder sig over den detaljerede liste over de tjenesterejser, som Ombudsmanden gennemførte i 2019, som er offentliggjort på webstedet af hensyn til gennemsigtigheden, herunder oplysninger om bestemmelsessted, formål og dermed forbundne omkostninger, hvilket er oplysninger, som også er tilgængelige i institutionens årlige aktivitetsrapport;

23.

bemærker, at der er behov for en kompleks tilgang for at gøre EU-institutionernes hjemmesider tilgængelige for personer med alle slags handicap, herunder adgang til de nationale tegnsprog; foreslår, at handicaprelaterede organisationer inddrages i denne proces;

24.

påskønner Ombudsmandens arbejde med interessekonflikter, navnlig samarbejdet med den franske høje myndighed for gennemsigtighed i det offentlige liv (HATVP) og deltagelsen i arrangementer i Parlamentet og Den Europæiske Centralbank om dette vigtige emne;

Intern forvaltning, performance, intern kontrol

25.

bemærker Ombudsmandens klart formulerede sæt af centrale resultatindikatorer; glæder sig over de rapporterede effektivitetsgevinster f.eks. i forbindelse med sagsbehandlingsprocesserne, som oversteg det foregående års resultater, såsom »afgørelse om en klages antagelighed«, der blev truffet inden for en måned i 91 % af sagerne (sammenlignet med 90 % i 2018), »undersøgelse afsluttet inden for 6 måneder« i 63 % af tilfældene (sammenlignet med 57 % i 2018) og »undersøgelse afsluttet inden for 18 måneder« i 90 % af sagerne (sammenlignet med 88 % i 2018);

26.

opfordrer Ombudsmanden til at undersøge, hvordan den bredere indvirkning af Ombudsmandens undersøgelser og relaterede henstillinger på EU-institutionerne kan måles; er fuldt ud klar over, at efterlevelse af forslagene registreres på et bestemt tidspunkt og ikke tager højde for ændringer, der viser sig over tid, og som ofte er resultatet af bredere undersøgelser; bemærker en samlet efterlevelsesgrad på 77 % (sammenlignet med 81 % i 2018); anmoder til slut om, at relevante data fremlægges som en specifik central resultatindikator;

27.

glæder sig over, at institutionerne reagerede positivt på 90 ud af Ombudsmandens 117 forslag til forbedringer; bemærker, at der blev fremsat forslag i 69 tilfælde, og at 52 af disse sager førte til, at institutionerne tog skridt til at forbedre deres måde at arbejde på; glæder sig over, at elleve institutioner havde en efterlevelsesgrad på 100 % for forslag til forbedringer, mens Kommissionen, som tegner sig for de fleste tilfælde, havde en efterlevelsesgrad på 70,9 %;

28.

bemærker, at antallet af registrerede klager i 2019 var på 2 171 (sammenlignet med 2 160 i 2018), at antallet af behandlede nye sager var på 2 201 (mod 2 180 i 2018), og at antallet af sager inden for Ombudsmandens mandat var 871 (sammenlignet med 880 i 2018); bemærker, at Ombudsmanden indledte 456 nye undersøgelser på grundlag af klager (sammenlignet med 482 i 2018) og afsluttede et rekordstort antal på 552 klagebaserede undersøgelser (sammenlignet med 534 i 2018), og at der som følge af det høje antal færdigbehandlede sager kun blev overført 117 undersøgelser til 2020 (sammenlignet med de 222 sager, der blev overført til 2019);

29.

bemærker, at de kategorier af klager, der oplevede den største stigning, er: respekt for grundlæggende rettigheder, korrekt brug af skønsbeføjelser (herunder traktatbrudsprocedurer), servicekultur, gennemsigtighed og overholdelse af proceduremæssige rettigheder; opfordrer Ombudsmanden til fortsat at aflægge rapport til Parlamentet om de henstillinger, der fremsættes til EU-institutionerne i denne henseende;

30.

konstaterer følgende resultater af de undersøgelser, som Ombudsmanden afsluttede i 2019: Der blev ikke fundet tilfælde af fejl eller forsømmelser i 56 % af de sager, der blev afsluttet af institutionen, i 33 % af sagerne blev der fundet en løsning eller en delvis løsning, der var i 5 % af sagerne intet grundlag for yderligere undersøgelser, der blev konstateret fejl eller forsømmelser, efterkommet eller delvist efterkommet henstillinger i 5 % af sagerne, og 0,9 % af sagerne faldt under kategorien »andet«;

31.

bemærker, at det i den interne revisors årsberetning for 2018 blev konkluderet, at Ombudsmandens risikostyringssystemer, kontrol- og forvaltningssystemer med forbehold af afslutningen af de resterende foranstaltninger vedrørende forretningskontinuitet var effektive og virkningsfulde og gav rimelig sikkerhed for, at institutionen konsekvent vil kunne overholde kontrolmålsætningerne; bemærker, at Ombudsmanden har udviklet synergier med Kommissionen med henblik på at anvende virksomhedsværktøjer og/eller -tjenester til personaleforvaltning, økonomisk forvaltning og regnskabsføring, offentlige indkøb, forvaltning af tjenesterejser og rekruttering; anmoder Ombudsmanden om at underrette Parlamentet om enhver opfølgning i forbindelse med de overførte foranstaltninger for så vidt angår forvaltning af forretningskontinuitet;

32.

bemærker, at Ombudsmandens svar i hendes rapport om opfølgningen på decharge for regnskabsåret 2018 vedrørte processen for revision af Den Europæiske Ombudsmands statut; bemærker, at Ombudsmanden, når der er vedtaget en ny forordning om udøvelsen af Ombudsmandens hverv, vil gennemgå gennemførelsesbestemmelserne i overensstemmelse hermed og medtage enhver udvikling i denne henseende i de fremtidige årlige aktivitetsrapporter;

Gennemsigtighed

33.

fremhæver den klagebaserede undersøgelse, hvori Ombudsmanden anmodede Generalsekretariatet for Rådet om at føre et fuldstændigt register over alle møder mellem lobbyister og formanden for Det Europæiske Råd og/eller medlemmer af hans kabinet; tilslutter sig Ombudsmandens erklæring om, at medlemmer af formandens kabinet kun bør mødes med eller deltage i arrangementer tilrettelagt af interesserepræsentanter, der er registreret i åbenhedsregistret;

34.

benytter lejligheden til at lykønske Ombudsmanden med indledningen af en undersøgelse (OI/2/2017) af gennemsigtigheden af Rådets lovgivningsarbejde i 2017 for at gøre det lettere for borgerne at følge lovgivningsprocessen i Unionen; glæder sig over Ombudsmandens nylige positive gengivelse af de nye gennemsigtighedstiltag, som Rådet har truffet, f.eks. ved proaktivt at offentliggøre statusrapporter om forhandlinger om lovforslag, hvilket er i overensstemmelse med de forslag, Ombudsmanden efter sine undersøgelser havde fremsat; minder ikke desto mindre om Ombudsmandens udtalelse om, at Rådet bør intensivere sin indsats for gennemsigtighed yderligere ved bl.a. at offentliggøre medlemsstaternes holdninger, Rådets lovgivningsmæssige dokumenter, herunder protokoller fra arbejdsgruppemøder, triloger og andre vigtige arbejdsdokumenter; glæder sig over Ombudsmandens forslag om at sikre en mere systematisk og effektiv tilgang til håndtering af tidligere ansatte, der flytter til den private sektor, eller personer, der flytter fra den private sektor til Kommissionen;

35.

anerkender et andet godt eksempel såsom hasteproceduren for behandling af klager vedrørende aktindsigt og dens implementering; glæder sig over den evaluering, der blev foretaget, og som viste, at hasteproceduren havde medført et tredobbelt fald i den tid, det tog at behandle sager om aktindsigt;

36.

værdsætter færdiggørelsen af institutionens brugervenlige håndbog for sagsbehandlere, der kombinerer alle sagsbehandlingsprocedurer på en dynamisk og kortfattet, men stadig dækkende måde;

37.

glæder sig over, at Ombudsmanden automatisk offentliggør undersøgelser på sit websted, medmindre en klager specifikt har anmodet om fortrolighed eller sagen indeholder personoplysninger;

Digitalisering, cybersikkerhed, databeskyttelse

38.

anmoder Ombudsmanden om inden for rammerne af sin digitaliseringspolitik at videreudvikle samspillet mellem webstedet og sagsforvaltningssystemet ved at sikre en automatisk import af oplysninger fra webstedet til klagebehandlingssystemet, således at klageren kan tilføje yderligere korrespondance til en klage, der indgives online, og opfordrer til, at onlinekontoen anvendes til at interagere med klageren gennem hele processen;

39.

glæder sig over, at Ombudsmanden støtter betydningen af databeskyttelse og forpligter sig til yderligere at øge brugernes bevidsthed om betydningen af databeskyttelse online; lykønsker Ombudsmanden med hendes handlingsplan for databeskyttelse i Den Europæiske Union, der blev udarbejdet i 2018 med det formål at gøre institutionerne i stand til at tilpasse sig den nye lovgivning, samt de fremskridt, der i hele 2019 er gjort med gennemførelsen af de 24 foranstaltninger, der er identificeret i planen; glæder sig over oprettelsen af registret over Den Europæiske Ombudsmands databehandling og samarbejdet med Europa-Parlamentet;

40.

bifalder, at Ombudsmanden anvender gratis open source-software til ekstern og intern kommunikation; glæder sig over, at Ombudsmanden anerkender merværdien af open source-software til at øge gennemsigtigheden;

41.

opfordrer Ombudsmanden til at følge Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelses anbefalinger om at genforhandle den interinstitutionelle licensaftale og gennemførelsesaftalen, der blev underskrevet mellem EU-institutionerne og Microsoft i 2018, med det formål at opnå digital suverænitet, undgå binding til leverandører og manglende kontrol samt sikre beskyttelse af personoplysninger;

Kommunikation

42.

glæder sig over, at Ombudsmanden overgik de mål, der var fastsat for sociale medier i 2019; bemærker, at Ombudsmanden nåede op på 36 717 omtaler på Twitter (målet var 20 000), og at antallet af Twitter-følgere steg fra 22 600 ved udgangen af 2018 til 26 300 i december 2019, hvilket svarer til en stigning på 16 %; bemærker, at den hurtigst voksende kanal var Instagram, hvor publikum voksede med 47 % i løbet af året, og at antallet af følgere på LinkedIn steg med 21 %;

43.

lykønsker Ombudsmanden med, at det nye intranet, SISTEO, gik online i december 2019, og at der blev indledt et »revisionsprojekt« i 2018 med det formål at lette udbredelsen af oplysninger og lette adgangen til interne processer og værktøjer og til interinstitutionelle applikationer og platforme; glæder sig også over, at projektet det europæiske netværk af ombudsmænds (ENO) extranet blev afsluttet i december 2019;

44.

understreger betydningen af et velfungerende samarbejde i ENO, eftersom EU-retten og -politikkerne får stadig større betydning for EU-borgernes dagligdag;

45.

fremhæver den anden uddeling af prisen for god forvaltning lanceret af Ombudsmanden, som omfattede 54 inspirerende projekter, der kom fra de største EU-institutioner, samt mange agenturer og andre organer, hvilket viser den store interesse herfor; bemærker, at den overordnede pris for god forvaltning gik til de grupper i Kommissionen, der arbejdede på EU-initiativet til at mindske plastforurening og skabe øge opmærksomhed om problemet;

Den miljømæssige dimension

46.

glæder sig over Ombudsmandens tilsagn om at reducere sit miljøaftryk gennem konkrete tiltag såsom omfattende brug af videokonferencefaciliteter til interne og interinstitutionelle møder, som har gjort det muligt at reducere antallet af tjenesterejser; noterer sig telearbejdspolitikken, som anvendes af mange medarbejdere (og af al personale under covid-19-krisen), som begrænser den individuelle transport; opfordrer Ombudsmanden til fortsat at træffe foranstaltninger, der har til formål at reducere kulstoffodaftrykket, og til at være meget opmærksom på det energimiks, som institutionen anvender, med vægt på at fremme rene og vedvarende energikilder;

47.

bifalder de initiativer, Ombudsmandskontoret har tage med henblik på at fremme brugen af offentlig transport ved at yde finansiel støtte til årsabonnementer og ved at begrænse antallet af tilgængelige parkeringspladser til biler.

Top

Choose the experimental features you want to try