52011DC0643

INDHOLDSFORTEGNELSE

1. Indledning 3

2. IAS' opgave: uafhængighed, objektivitet og ansvarlighed 3

3. Rammerne for arbejdet og revisionsplan 3

3.1. Intern revisionsprocedure 3

3.2. Gennemførelse af IAS' koordinerede revisionsplan 4

3.3. Acceptniveau og opfølgning på IAS' anbefalinger 4

3.4. Opfattelsen af IAS' arbejde 4

3.5. Høring af Kommissionens særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder 4

4. IAS's vigtigste resultater og anbefalinger 4

4.1. Forvaltningspraksis 4

4.2. It-spørgsmål 7

4.3. Kontrolstrategier 8

4.4. Revision af overholdelsen af betalingsfrister (GD BUDG, ECHO, MOVE,ENER og AIDCO) 11

5. Konklusioner 11

5.1. Kontrolprocedurer 11

5.2. Svig 12

INDLEDNING

Med denne beretning informeres dechargemyndigheden i overensstemmelse med finansforordningens artikel 86, stk. 4, om det arbejde, Kommissionens interne revisionstjeneste (IAS) har udført. Den er baseret på IAS' revisionsberetning, der er udarbejdet i henhold til finansforordningens artikel 86, stk. 3, og som beskriver de vigtigste revisionsresultater og behandler væsentlige risikoeksponeringer og spørgsmål om kontrol og forvaltningspraksis.

Den er baseret på IAS' revisions- og konsulentrapporter, som Kommissionens afdelinger og forvaltningsorganer færdiggjorde i 2010[1]. Den dækker ikke resultaterne af revisionsarbejdet i andre agenturer eller organer, som revideres af IAS, og for hvilke der udarbejdes særskilte årsberetninger.

Kommissionen har allerede reageret på nogle af den interne revisors anbefalinger i den sammenfattende rapport[2], hvori den tager stilling til de tværgående spørgsmål, IAS, Den Europæiske Revisionsret og dechargemyndigheden har rejst, og de spørgsmål, revisionsopfølgningsudvalget har indkredset.

IAS' OPGAVE: UAFHÆNGIGHED, OBJEKTIVITET OG ANSVARLIGHED

IAS' opgave er at bidrage til en forsvarlig forvaltning i Europa-Kommissionen ved at foretage en revision af de interne forvaltnings- og kontrolsystemer for at vurdere, hvor effektive de er med henblik på løbende at forbedre dem.

IAS henhører under det medlem af Kommissionen, der er ansvarligt for revision, og skal stå til ansvar over for revisionsopfølgningsudvalget. IAS' uafhængighed er fastsat i beskrivelsen af dets opgaver, som Kommissionen har vedtaget.

IAS udfører sit arbejde i henhold til finansforordningen og de internationale standarder for professionel udøvelse af intern revision og IIA's (Institute of Internal Auditors) etikkodeks.

RAMMERNE FOR ARBEJDET OG REVISIONSPLAN

Intern revisionsprocedure

IAS har samarbejdet med Revisionsretten og med de interne revisionsafdelinger om at koordinere revisionsplanlægningen, regelmæssigt at fremlægge revisionsberetninger samt at udveksle metoder og fælles uddannelsesforanstaltninger.

For første gang har IAS forelagt Kommissionen en overordnet udtalelse, der fokuserer på den finansielle forvaltning og er baseret på den interne revision, IAS og de interne revisionsafdelinger har foretaget i tidsrummet 2008-2010.

Gennemførelse af IAS' koordinerede revisionsplan

Den strategiske revisionsplan for 2008-2010 blev regelmæssigt ajourført under hensyntagen til særlige behov (første overordnede udtalelse, resultaterne af ledelsens årlige risikovurdering og andre ændringer eksternt og internt).

I 2010 fuldførte IAS 88 % (87 % i 2009) af sit arbejdsprogram, hvilket udgør 100 % af C1-forpligtelserne[3] (100 % i 2009) og 68 % af C2-forpligtelserne[4] (66 % i 2009). Der blev udsendt 85 rapporter (30 revisionsberetninger, 49 opfølgningsrapporter, 1 konsulentrapport, 4 skrivelser til ledelsen og 1 rapport med den overordnede udtalelse).

Acceptniveau og opfølgning på IAS' anbefalinger

I 2010 accepterede de reviderede 100 % de kritiske og meget vigtige anbefalinger (98,8 % i 2009).

Hvad angår perioden 2006-2010, var 86 % af alle anbefalinger blevet gennemført ved udgangen af 2010.

IAS konkluderede, at 33 % af anbefalingerne i 2010 allerede var blevet gennemført. Revisionsopfølgningsudvalget følger op på alle kritiske eller meget vigtige anbefalinger, for hvilke gennemførelsesfristen er betydeligt overskredet.

Opfattelsen af IAS' arbejde

Det overordnede resultat af undersøgelsen i 2010 er meget positivt, idet 92,7 % (90 % i 2009) af de adspurgte har tillid til, at IAS' arbejde bidrager til kvaliteten af forvaltnings- og kontrolsystemerne, og 94,5 % (90 % i 2009) var enige om, at IAS' arbejde udføres på ærlig, objektiv og fair vis. 86,2 % af de adspurgte var tilfredse med kvaliteten af IAS' rapporter (76,3 % i 2009, 61,5 % i 2008 og 48,8 % i 2007).

Høring af Kommissionens særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder

Den særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder angav ingen systemiske problemer i 2010, jf. artikel 66, stk. 4, i finansforordningen.

IAS'S VIGTIGSTE RESULTATER OG ANBEFALINGER

Forvaltningspraksis

IAS indkredsede de erfaringer, der kunne uddrages af opdelingen og omstruktureringen af tre større genereldirektorater samt eventuelle synergivirkninger og rådgivning vedrørende forvaltningspraksis, som kan tages med i overvejelserne i forbindelse med fremtidige omstruktureringer. IAS udførte en række revisioner af forvaltningsstrukturen i Kommissionen vedrørende forebyggelse og påvisning af svig og i forvaltningsorganerne.

- Svig

For at bygge videre på sit revisionsarbejde vedrørende bekæmpelse af svig har IAS siden 2007 gennemført to revisioner (OLAF og JLS) og en opfølgning vedrørende påvisning og forebyggelse af svig. Forebyggelse og påvisning af svig var også delvis omfattet af fire andre revisioner.

IAS afgav en negativ udtalelse, fordi der ikke fandtes en ajourført strategi til bekæmpelse af svig i Kommissionen. Ifølge IAS bør strategien omfatte udviklingen inden for it-redskaber for at bidrage til at forebygge og påvise svig, stimulere samarbejdet mellem OLAF og de berørte parter samt omfatte opmærksomhedsskabende kampagner og uddannelse.

Kommissionen vedtog en meddelelse om Kommissionens strategi til bekæmpelse af svig[5] i overensstemmelse med IAS' anbefalinger med henblik på at forbedre Kommissionens tjenestegrenes strategier til bekæmpelse af svig, styrke EU's politikker og bidrage til at øge beskyttelsen af EU's finansielle interesser. Kommissionen mener, at de foranstaltninger, der foreslås i handlingsplanen, vil afhjælpe de eventuelle svagheder, der er indkredset, og forbedre forvaltnings- og kontrolsystemernes effektivitet.

Hvad angår forvaltningspraksis, anbefalede IAS også, at både GD JUST og GD HOME forbedrer deres risikovurderingsprocedure ved at tage behørigt hensyn til risiciene for svig og på det grundlag udvikle og formalisere en strategi til bekæmpelse af svig.

Hvad angår forebyggelse af svig, anbefalede IAS, at GD HOME sikrer, at lovgivningsrammerne for solidaritetsfondene er i overensstemmelse med finansforordningen og bestemmelserne om den centrale database om udelukkelser. Hvad angår påvisning af svig, anbefalede IAS, at GD HOME udformer, tilrettelægger og indfører procedurer og systemer til at registrere, overvåge og følge op på de uregelmæssigheder, medlemsstaterne har rapporteret.

Der er med SOLID-udvalget[6] allerede truffet foranstaltninger for at skabe øget opmærksomhed herom. I løbet af 2011 vil to generaldirektorater med støtte fra OLAF udarbejde særlige strategier til bekæmpelse af svig. Der vil blive taget hensyn til bestemmelserne i Kommissionens forordning om den centrale database om udelukkelser ved udformningen af særlovgivningen i forbindelse med den næste flerårige finansielle ramme (efter 2013).

- Opdeling af generaldirektorater

IAF har set nærmere på den opdeling af GD TREN, ENV og JLS, der fandt sted i 2010, og som førte til oprettelsen af fælles ressourcedirektorater og fælles interne revisionsafdelinger. De organisatoriske ændringer indgik som en del af Kommissionens forpligtelse til at dække samtlige personalebehov indtil 2013 med uændrede ressourcer og mindske andelen til administrativ støtte.

I en revisionsskrivelse[7] tages der fat på en række aspekter, der skal ses nærmere på, bl.a. en øget og struktureret overvågning af omstruktureringsprocessen, og der gives en række forslag til, hvordan de centrale tjenester kan afstikke forudgående retningslinjer, stille ekspertise til rådighed og sikre en bedre forberedelse.

Kommissionen noterede sig punkterne i revisionsskrivelsen, men fandt, at det var for tidligt at drage endelige konklusioner vedrørende fordele og ulemper ved fælles direktorater. Den vil gøre status senere, når de pågældende tjenester har fået mere erfaring med den nye organisatoriske struktur.

- Forvaltningsorganer

I en sammenfattende rapport om forvaltningsorganerne blev der set nærmere på systemiske problemer, der var blevet fundet i forbindelse med revisionerne mellem 2006 og 2009. IAS afgav en udtalelse, om at den var "tilfreds bortset fra", og anbefalede dem at ajourføre deres ressourcestrategier, at præcisere visse aspekter af organernes og deres tilknyttede generaldirektorat(er)s rolle og ansvar og at tilpasse sikkerhedspolitikken, hvad angår anvendelsen af Kommissionens software. De centrale tjenester fik anbefalet en række afhjælpende foranstaltninger, hovedsageligt i form af retningslinjer, for at undgå, at de systemiske problemer kommer igen.

Som fastsat i rapporten fra it-taskforcen vil ABM- + it-styringsgruppen tage fat på problemet med it-forvaltning, -arkitektur og -systemudvikling i forvaltningsorganerne. Kommissionen finder, at nogle af de ændringer, der kræves i henhold til retningslinjerne (f.eks. rolle og ansvar og den måde, hvorpå aktiver indregnes) først kan gennemføres efter vedtagelsen af den treårige revision af finansforordningen. Kommissionen er på nuværende tidspunkt ved at udarbejde nye sikkerhedsregler og vil benytte lejligheden til at sikre, at forvaltningsorganer, der søger om adgang til Kommissionens it-systemer, overholder Kommissionens it-sikkerhedspolitik, gennemførelsesbestemmelser, standarder og retningslinjer.

Med hensyn til Forvaltningsorganet for Forskning (REA) og Forvaltningsorganet for Det Europæiske Forskningsråd (ERCEA) har IAS konkluderet, at deres interne kontrol giver "rimelig sikkerhed", hvad angår udformningen og etableringen af det overordnede kontrolmiljø og tilskudsforvaltningen i forbindelse med forvaltningen af de delegerede programmer. IAS påpegede dog visse meget vigtige problemer, der skal tages fat på, nemlig behovet for, at organerne har deres egne strategier til bekæmpelse af svig, forbedringer i revisionsstrategier og procedurer, risikoforvaltning, procedurer for opbygning af sikkerhed og projektudvælgelsesprocessen.

Der er allerede sket forbedringer, hvad angår revisionsplanen (planlægningsprocessen, risikovurderingen, revisionsunivers og omfang) og dens gennemførelse inden for den generelle revisionsstrategi for det 7. rammeprogram (retningslinjer, overvågning og opfølgning). Efter vedtagelsen af Kommissionens strategi til bekæmpelse af svig vil begge organer i samarbejde med de generaldirektorater, de er tilknyttet, og med støtte fra OLAF udforme deres egne strategier til bekæmpelse af svig. Handlingsplanerne forventes at blive fuldt gennemført i løbet af 2011.

It-spørgsmål

- Revisionsskrivelser

Hovedproblemerne i forbindelse med gennemførelsen af Kommissionens sikkerhedsforvaltning på it-området og tilknyttede strategier, som IAS havde indkredset i revisionsforpligtelserne på it-området de seneste fire år, blev opsummeret i en revisionsskrivelse vedrørende Kommissionens sikkerhedspolitik på it-området .

IAS foreslog, at Kommissionens sikkerhedsstrategi bliver overvåget af et hensigtsmæssigt organ, som sikrer, at strategien er i overensstemmelse med de overordnede mål, og kontrollerer gennemførelsen heraf. Den foreslog også, at der nedsættes et udvalg på højt niveau, der skal overvåge gennemførelsen af sikkerhedspolitikker og anbefalinger fra direktoratet for sikkerhed (GD HR.DS). Et sådant udvalg kan også spille en rolle som forligsorgan til løsning af konflikter i projektstyringsudvalgene. Blandt de andre spørgsmål i revisionsskrivelsen, som der skal ses nærmere på, er præciseringen af nøgleaktørernes roller og ansvar, GD.HR.DS's deltagelse i sikkerhedsaspekterne i forbindelse med udviklingen af overordnede eller store it-systemer og styrkelse af den lokale edb-sikkerhedsansvarliges stilling på generaldirektoratsplan.

IAS udsendte også en revisionsskrivelse om etableringen af it-projekter i Kommissionen med henblik på at indkredse de grundlæggende årsager til de hyppigst forekommende problemer.

IAS finder, at overordnede it-eksperter bør inddrages mere i udformningen af projekter vedrørende udvikling af informationssystemer, og at visse generaldirektorater systematisk bør videreformidle deres it-masterplan og projektdefinitioner på institutionsplan. IAS finder desuden, at it-projekter bør overholde et sæt minimumskrav til metoder og organisatorisk arkitektur.

Kommissionen finder, at den nye it-forvaltningsstruktur svarer til de behov, der er påpeget i de to revisionsskrivelser. Det vil i overensstemmelse med køreplanen i it-taskforcens rapport også føre til en generel mindskelse af it-systemerne i Kommissionen.

Sikkerhedspolitikken på it-området henhører under det højtstående it-udvalg, mens sikkerhedsforhold vedrørende it-driften henhører under Kommissionens sikkerhedsudvalg. Kommissionen finder ikke, at der er behov for yderligere et organ til udelukkende at tage sig af sikkerhedsforhold på it-området.

Hvad angår it-projektforvaltning, blev der oprettet et udvalg til forvaltning af informationssystemprojekter i henhold til de nye bestemmelser om it-forvaltning i Kommissionens meddelelse "Getting the Best from IT in the Commission"[8]. En del af dets mandat er at sikre, at projekter gennemføres i overensstemmelse med standardmetoder, at undgå overlapninger og at sikre synergi mellem de udvalgte projekter.

Det højtstående it-udvalg styrer rationaliseringsarbejdet og har allerede indkredset otte aktivitetsområder, hvor der er ved at blive foretaget forenklinger. På hvert aktivitetsområde er der blevet fremsat anbefalinger vedrørende it-systemer, der kunne opgives, eller hvis funktioner kunne overtages af et fælles/overordnet it-redskab.

Kommissionen finder, at de ændringer, der er foretaget af forvaltningspraksis på it-området, har efterkommet IAS' bemærkninger og udgør en stor forbedring af den måde, hvorpå it-strategier udformes og gennemføres.

- Revision af lokale it-systemer i GD EAC

Hvad angår forvaltning af it-projekter blev det i revisionen anbefalet, at GD EAC indfører en formel ramme for risikovurdering af it-projekter og et mere specifikt projektrisikoregister for hvert større it-projekt, der skal gennemføres. IAS har også konkluderet, at GD EAC bør færdiggøre konceptdokmentet for LLPLink[9].

Den formelle ramme for forvaltning af risici ved it-projekter, projektrisikoregistret og konceptdokumentet blev færdigudarbejdet i løbet af 2010.

Med hensyn til informationssikkerhed fandt IAS potentielle sikkerhedsproblemer i forbindelse med ét informationssystem. Der er blevet gennemført en ny politik for password, som forbedrer autentificeringsmekanismerne, og den fuldstændige handlingsplan, hvori der tages fat på alle bemærkninger, forventes at blive fuldt gennemført i løbet af 2011.

- Revision af beredskabsplanen i GD DIGIT

Denne revisionsopgave er en del af vurderingen af beredskabsplanen i Kommissionen, som blev indledt i 2009. IAS fremkom med en række anbefalinger med henblik på at forbedre forvaltningen af beredskabsplanen, herunder fuld integrering af procedurerne for fejlhåndtering inden for rammerne af beredskabsplanen samt afprøvning under en krisesimulering. IAS anbefalede også en styringsfunktion til overvågning af beredskabsplanen i GD DIGIT samt forbedringer i de overordnede planlægnings- og koordineringsaktiviteter, herunder indkredsning og koordinering af tilfælde af (indbyrdes) afhængighed.

IAS vil udsende en revisionserklæring efter opfølgningen, når anbefalingerne i denne rapport er blevet fulgt.

Kontrolstrategier

- Strukturfondene – GD REGIO og GD EMPL

IAS udførte to revisioner af kontrolstrategien i GD REGIO og GD EMPL. Det er medlemsstaterne, der har hovedansvaret for at gennemføre effektive interne kontrolsystemer, og Kommissionen, der skal kontrollere de nationale systemer, og som har det endelige ansvar for budgetgennemførelsen.

Ved revisionen blev der indkredset forskellige positive aspekter i begge generaldirektorater (som nu har erfarne revisionsafdelinger), men der er stadig visse huller i den strategiske planlægning, navnlig balancen mellem kontrollen på stedet og skrivebordsevalueringer. IAS anbefalede, at revisionsplanerne forlænges, så de varer mere end et år og dermed er i overensstemmelse med revisionsstrategien, at risikovurderingen styrkes, at der sikres en bedre koordinering af aktiviteterne på fælles områder, at der skabes en tættere forbindelse mellem de områder, der er omfattet af revisionen, og den planlagte sikkerhed, samt at der udvikles en mere omfattende kvalitetssikring. Dette skal gøre det muligt klart at anføre de revisionsstandarder, der skal opfyldes, men også at opnå periodiske interne og eksterne kvalitetssikringer.

Begge generaldirektorater har fremlagt handlingsplaner, der blev anset for tilfredsstillende, og de er begyndt gennemførelsen af et kvalitetssikringsprogram i samarbejde med revisionsafdelinger i andre generaldirektorater med ansvar for strukturfondene (herunder et fuldstændigt sæt vigtige resultatindikatorer og de internationale revisionsstandarder, der skal følges).

Revisionsstrategien for strukturfondene er nu baseret på regelmæssig koordinering og overvågning af revisionsstrategien via strukturfondenes koordineringsmøder (revisionsstrategi, planlægning, risikovurdering, metoder og retningslinjer for revisionen af de repræsentative prøver) og på flerårige revisionsplaner, der sikrer en bedre omfordeling af ressourcerne. Der er blevet gennemført en ny risikovurderingsmodel, bl.a. en konsolidering af de tidligere revisionsresultater og specifikke kriterier i forbindelse med forebyggelse og påvisning af svig. Alle foranstaltningerne i handlingsplanerne forventes at blive gennemført i løbet af 2011.

- Revisionsstrategi – GD EAC

GD EAC's revisionsstrategi for centraliseret indirekte forvaltning blev vurderet ved revisionen vedrørende tilsyn med og kontrol af nationale organer, der forvalter programmet for livslang læring, herunder tilsynet med de nationale organers primære kontrol og de nationale myndigheders sekundære kontrol. Selv om GD EAC har gjort en betydelig indsats, er der behov for yderligere forbedringer, hvad angår afregningen af tidligere års præfinansiering, og af generaldirektoratets tilsynsmekanismer for sikre, at de forskellige kontrolniveauer yder et effektivt bidrag hertil.

GD EAC er i 2011 begyndt at udvikle sit årlige revisionsprogram for tilsyn på grundlag af en behørigt dokumenteret risikoanalyse af kvaliteten og effektiviteten af de nationale myndigheders sekundære kontrol og de nationale organers primære kontrol. Det vil blive ajourført på grundlag af en analyse af de nationale myndigheders årlige og flerårige revisionsplan for at sikre, at kontrolstrategien (en samlet revision) fungerer efter hensigten. Derudover vil GD EAC udarbejde en liste over indikatorer i tilknytning til sekundær kontrol for at underbygge den sikkerhed, de nationale myndigheder er med til at skabe. Alle anbefalingerne forventes at blive fuldt gennemført i løbet af 2011.

- Udviklingsbistand – GD AIDCO og GD ELARG

Ved revisionen for at vurdere, hvor hensigtsmæssig og effektiv GD AIDCO's kontrolstrategi for tematiske budgetposter (centraliseret forvaltning) er, blev behovet for at indhente passende oplysninger fra delegationslederne fremhævet med henblik på at underbygge den sikkerhed som den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede hvert år yder.

IAS anbefalede, at subdelegeringen og rapporteringskæden i forbindelse med dette instrument bliver analyseret, og at man fastsætter og gennemfører mere relevant kontrol med resultatindikatorerne, vurderer personalebehovet og mindsker fejlene i evalueringer af lokale indkaldelser af forslag.

Procedurerne for forvaltning af programmerne under delvis decentraliseret forvaltning blev vurderet ved en revision af den finansielle forvaltning af programoverslagene, der finansieres af Den Europæiske Udviklingsfond og EU-budgettet. IAS anbefalede, at GD AIDCO forbedrer retningslinjerne, fremmer brugen af standardtjeklister og øger tilsynet for at sikre, at de forskellige kontrolniveauer giver den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede tilstrækkelig sikkerhed.

Efter oprettelsen af EU-Udenrigstjenesten og sammenlægningen af GD AIDCO og DEV blev subdelegeringen og rapporteringskæderne evalueret og tilpasset. Der er indført nye rapporteringskrav og -indikatorer for i højere grad at underbygge og kvantificere virkningerne og omkostningseffektiviteten af kontrollen og øge den sikkerhed, der kan udledes af rapporter. GD DEVCO har indført nye indikatorer for at vurdere, om de menneskelige ressourcer er tilstrækkelige. GD DEVCO er også ved at forbedre forvaltningen og anvendelsen af procedurer for lokale indkaldelser af forslag (forenkling, standardskema til ansøgning om støtte) og forventer, at dets handlingsplan vil være fuldt gennemført ved udgangen af dette år.

I GD ELARG vedrørte revisionen af offentlige indkøb i forbindelse med IPA centraliseret og decentraliseret forvaltning. IAS anbefalede, at tjeklisterne baseres på et sæt minimumskontrolkrav, der skal opfyldes af og/eller tilpasses til de enkelte ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede for at tackle særlige risici.

I revisionen af instrumentet for førtiltrædelsesstøtte (centraliseret og fælles forvaltning) anbefalede IAS, at der udvikles praktiske forudgående vurderingsprocedurer, og at der sikres en ensartet registrering og rapportering af data i forvaltningsredskaberne. Ledelsens tilsyn med indkaldelsen af forslag bør styrkes og den nuværende procedure optimeres ved at udvide evalueringsprocedurerne, forbedre it-redskaberne og bruge flerårige indkaldelser af interessetilkendegivelser.

GD ELARG har indført harmoniserede tjeklister til støtte for den forudgående kontrol af indkøbsprocedurerne og øget sit tilsyn med indkaldelser af forslag til støtte ved hjælp af en mere målrettet rapportering og en øget ensartethed i de registrerede data.

- Den fælles sygeforsikringsordning - PMO

Revisionen fokuserede på den interne organisation og det interne kontrolmiljø i forbindelse med forvaltningen af den fælles sygeforsikring og dens kontrolstrategi. IAS gav en utilfredsstillende revisionsudtalelse.

Efter IAS' mening bør den fælles sygeforsikrings centrale kontor spille en stærkere og mere proaktiv koordinerende rolle ved at yde støtte til afregningskontorerne i andre institutioner og andre geografiske steder, og den bør udvikle en overordnet strategi for forudgående og efterfølgende kontrol samt sikre en ensartet anvendelse af og dokumentation for kontrollen. Andre anbefalinger vedrørte udviklingen af en strategi til forebyggelse og påvisning af svig.

Kommissionen har vedtaget et nyt organigram, og den fælles sygeforsikrings kontor i Rådet er afskaffet. Der finder nu regelmæssige møder sted mellem flere fjerntliggende organer og hovedkontoret. Der er udformet en kontrolstrategi, hvori der er fastsat kontrolprocedurer, forskellige rapporteringsniveauer og en kontrolplan. Der er straks blevet gennemført andre foranstaltninger for at afhjælpe visse kritiske svagheder, der blev fundet ved revisionen (regelmæssig kontrol med og rapportering af finansielle underskud og reserver, erklæringer om tavshedspligt underskrevet af personalet m.m.). Alle kritiske revisionsanbefalinger vil blive gennemført inden udgangen af 2011.

Revision af overholdelsen af betalingsfrister (GD BUDG, ECHO, MOVE, ENER og AIDCO)

Revisionen omfattede behandlingen af betalingstransaktioner inden for rammerne af centraliseret forvaltning, kontrol- og rapporteringsaktiviteter i både operationelle og horisontale generaldirektorater og anvendelsen af centrale og lokale it-systemer. IAS fandt, at det interne kontrolsystem i Kommissionen, der skal overholde betalingsfrister, giver en rimelig sikkerhed, hvad angår realiseringen af de organisatoriske mål, dog med undtagelse af en række meget vigtige aspekter.

De operationelle generaldirektorater, der var omfattet af revisionen (undtagen GD ECHO), kontrollerede ikke systematisk, at betalingsfristerne overholdes, og rapporterne til ledelsen indeholdt ikke altid de nødvendige oplysninger for at se, om betalingsfristerne var blevet overholdt.

IAS anbefalede at optrappe kontrollen på centralt og lokalt plan og at gennemføre effektive forvaltningsrapporteringssystemer. Ved revisionen blev der også indkredset en række mangler i retningslinjerne og instrukserne/proceduren samt områder i forbindelse med betalingsprocedurer, hvor der kunne ske forbedringer, bl.a. under henvisning til kvaliteten af dataindlæsningen, suspenderinger og rettidig registrering af fakturaer.

Kommissionen har i de senere år gjort fremskridt på området (hvilket fremgår af Den Europæiske Ombudsmands regelmæssige undersøgelser) som følge af forbedringerne i ABAC-systemet, hvad angår valideringen af de lokale it-systemer, de forbedrede retningslinjer og regelmæssig kontrol.

Der er blevet gennemført en evaluering af de eksisterende standardrapporter, der gør det muligt for de operationelle generaldirektorater at kontrollere betalingstransaktioner og overholdelsen af betalingsfrister. Der er nedsat en arbejdsgruppe, der skal se nærmere på de eksisterende retningslinjer og foreslå forbedringer. Tjenesterne er blevet gjort opmærksom på, at der er behov for nøjagtige overførsler af oplysninger vedrørende forsinkede betalinger til ABAC. Det vil blive overvejet at tilpasse ABAC's funktionaliteter, hvad angår suspendering af betalinger, efter vedtagelsen af den treårige revision af finansforordningerne. Handlingsplanerne vil blive fuldt gennemført inden udgangen af 2012.

KONKLUSIONER

IAS' arbejde bidrager til skabe en effektivitetskultur. Dens revisionsarbejde er med til at gøre det muligt for Kommissionen at indkredse mulige synergier og risici og dermed at forbedre sin forvaltning.

Kommissionen bemærker det positive samarbejde mellem IAS og de reviderede generaldirektorater og med deres interne revisionsafdelinger. Gennemførelsen af de handlingsplaner, der blev udarbejdet i år og tidligere år som reaktion på revisionsanbefalingerne bidrager til en stadig forbedring af Kommissionens interne kontrolramme.

Kontrolprocedurer

IAS fremhævede behovet for bedre information fra delegationslederne i GD AIDCO's sikkerhedsproces og et behov i GD EAC for at undgå unødvendige overlapninger af den kontrol, dets tjenester og de nationale organer udfører. GD ELARG bør supplere sit initiativ ved at kræve, at delegationslederne skal fremlægge en årlig sikkerhedsstrategi ved at udarbejde en tjekliste, der gælder for alle delegationer. IAS anbefalede en række forbedringer i GD REGIO og GD EMPL, som skønnes nødvendige for at opnå tilstrækkelig sikkerhed, hvad angår de flerårige programmer. Med hensyn til kontrolstrategier har Kommissionen vedtaget en lang række foranstaltninger, der skal gøre det muligt for dens tjenester at indføre hensigtsmæssige revisions- og kontrolsystemer. Der er blevet udarbejdet og gennemført handlingsplaner på områder, hvor risiciene er højst for derved at muliggøre en bedre planlægning og overvågning af kontrolaktiviteterne, fjerne administrative byrder og overlapninger og forbedre effektiviteten af Kommissionens interne kontrolsystemer.

Kontrollen med overholdelsen af de retlige betalingsfrister var mindre effektiv i visse generaldirektorater, hvor de kortere tidsfrister, som Kommissionen havde krævet, ikke altid fandt anvendelse. Ledelsen er nødt til at forbedre sin kontrol med selve gennemførelsen af kontrolprocedurerne i forbindelse med betalingsproceduren. Kommissionen har truffet mange foranstaltninger for at forbedre både gennemførelsen af betalinger og de tilknyttede kontrolmekanismer, nemlig på it-systemniveau (ABAC), hvad angår valideringen af lokale it-systemer og retningslinjer og ved hjælp af et regelmæssigt og mere effektivt tilsyn.

IAS' arbejde har rejst en række spørgsmål, der kræver yderligere overvejelser for at forbedre effektiviteten af it-opstartsprojekter med henblik på i højere grad at sætte Kommissionen i stand til at nå sine mål på en omkostningseffektiv og sikker måde. Kommissionen har i kølvandet på anbefalingerne fra it-taskforcen reformeret sin it-forvaltningspraksis: I 2010 blev ABM- + it-styringsudvalget, it-projektforvaltningsgruppen og det højtstående it-udvalg oprettet, hvilket udgør en stor forbedring i den måde, hvorpå it-strategien udformes og gennemføres.

IAS har ved sin revision af de nyligt opdelte generaldirektorater påpeget en række erfaringer, der bør drages forud for eventuelle fremtidige opdelinger af generaldirektorater for at afbøde virkningerne af ændringen for generaldirektoraterne, centrale og horisontale tjenester og personalet. Kommissionen finder, at det er for tidligt at drage endelige konklusioner, hvad angår fordele og ulemper ved fælles direktorater, og den vil senere gøre status, når de berørte tjenester har fået flere erfaringer med den nye organisatoriske struktur.

Svig

IAS' arbejde på dette område har synliggjort bl.a. den manglende klarhed, hvad angår det organisatoriske ansvar for forebyggelse og påvisning af svig og behovet for en ajourført strategi til bekæmpelse af svig på kommissionsplan.

Kommissionen har vedtaget en ny strategi til bekæmpelse af svig, som OLAF har udarbejdet i samarbejde med de centrale tjenester og operationelle generaldirektorater, hvori der fuldt og helt tages fat på de spørgsmål, IAS har rejst.

[1] Visse rapporter, der blev afsluttet i begyndelsen af 2010, er også medtaget i beretningen for 2009 og er derfor ikke medtaget igen i beretningen for 2010. På samme måde er visse rapporter, der blev lavet et udkast til i 2010, men som blev færdiggjort den 1. februar 2011, medtaget i beretningen for 2010.

[2] KOM(2011) 323 af 1.6.2011.

[3] C1-forpligtelser er dem, der skal afsluttes inden årets udgang.

[4] C2-forpligtelserne er dem, der kan overføres til det efterfølgende år, navnlig når gennemførelsen af handlingsplanerne er utilstrækkelig til at berettige en opfølgningsrevision, eller når genstanden for revisionen kommer ud for en forsinkelse.

[5] KOM(2011) 376 af 24.6.2011.

[6] SOLID-midler er EU-midler, der forvaltes inden for rammeprogrammet "Solidaritet og forvaltning af migrationsstrømme".

[7] Revisionsskrivelser giver ledelsen vejledning, sædvanligvis på grundlag af resultaterne af en række revisioner eller høringer og fører ikke til, at revisorerne foretager en formel opfølgning. De adskiller sig fra revisionserklæringer (kvalitetssikring), hvori revisorerne udtrykker en holdning og kræver, at der iværksættes en handlingsplan for at gennemføre de aftalte anbefalinger, som vil blive omfattet af en formel opfølgningsprocedure.

[8] SEC(2010) 1182 af 7.10.2010.

[9] LLPLink er et af hovedinformationssystemerne.