BILAG

OPERATIONELLE RETNINGSLINJER FOR CIVILSAMFUNDSFORUMMET INDEN FOR RAMMERNE AF FRIHANDELSAFTALEN MELLEM EU OG NEW ZEALAND

Disse operationelle retningslinjer for Civilsamfundsforummet (»retningslinjerne«) udgør en ramme for afholdelsen af det Civilsamfundsforum, der er oprettet i henhold til artikel 24.7, i frihandelsaftalen mellem EU og NZ (»frihandelsaftalen«).

1.   Deltagere

Hver part anvender sine egne regler og sin egen praksis for registrering af deltagere i Civilsamfundsforummet for at fremme en afbalanceret repræsentation af civilsamfundsorganisationer, der er etableret på dens område.

Deltagerne vil kunne deltage fysisk eller virtuelt i Civilsamfundsforummets møde. Parterne kan i fællesskab beslutte udelukkende at afholde mødet virtuelt.

2.   Tidsplan og tilrettelæggelse

Den part, der er vært for det pågældende års møde i Handelsudvalget, vil være ansvarlig for at tilrettelægge og være vært for Civilsamfundsforummet.

Embedsmænd fra værtsparten varetager sekretariatsfunktionen, og værtsparten afholder udgifterne i forbindelse med værtskabet, herunder mødestedet og afholdelsen af mødet. Værtsparten afholder ikke deltagernes udgifter. Hvis Civilsamfundsforummet afholdes med fysisk fremmøde, vil værtsparten være ansvarlig for at fremme virtuel deltagelse, hvis det er relevant.

Civilsamfundsforummet vil så vidt muligt blive afholdt på et tidspunkt, der gør det muligt at inddrage deltagere fra både New Zealand og Den Europæiske Union.

3.   Dagsorden og referater

Hver part bestræber sig på at rådføre sig med deres respektive nationale rådgivningsgrupper om mulige dagsordenspunkter, før parterne udarbejder det endelige udkast til dagsorden.

Dagsordenen bør omfatte en præsentation af de seneste ajourføringer vedrørende gennemførelsen af aftalen samt en åben drøftelse om de spørgsmål, som deltagerne har rejst.

Den part, der er vært for Civilsamfundsforummet, udarbejder et udkast til dagsorden. Når parterne har fastlagt den endelige dagsorden, bestræber de sig på at offentliggøre dagsordenen senest 15 dage før datoen for mødet i Civilsamfundsforummet.

Værtsparten udarbejder et referat af drøftelserne i Civilsamfundsforummet i samråd med den anden part senest 30 dage efter datoen for mødet i Civilsamfundsforummet. Referaterne offentliggøres.

Parterne gennemgår regelmæssigt retningslinjerne, inden Handelsudvalget indkaldes, og kan beslutte at ændre retningslinjerne efter aftale i Handelsudvalget.