32002Q0209(01)

OVERSÆTTELSE

vedtægt for personalet ved Den Europæiske Unions Institut for Sikkerhedsstudier(1)

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

PRÆAMBEL

Instituttet for Sikkerhedsstudier er et agentur under Den Europæiske Union, som er tilsluttet de samordnede organisationer.

Artikel 1

Denne vedtægt fastsætter stilling, rettigheder, pligter og ansvar for personalet ved Den Europæiske Unions Institut for Sikkerhedsstudier, i det følgende benævnt "instituttet".

Instituttets personale består af fysiske personer, der har kontrakt som ansatte eller midlertidigt personale. De lønnede eksperter, stipendiaterne og praktikanterne er omfattet af særlige bestemmelser, der findes i afsnit IV.

Instituttets direktør er beføjet til at foretage de ændringer i denne vedtægt, som viser sig nødvendige, efter en samstemmende udtalelse fra bestyrelsen.

Denne vedtægt finder anvendelse på alle medlemmer af personalet, medmindre bestyrelsen træffer anden afgørelse med hensyn til personale uden for lønklasserne.

AFSNIT I

ALMINDELIGE BESTEMMELSER

Artikel 2

Fælles bestemmelser for hele personalet

1. Myndighed

Personalets medlemmer er underlagt direktørens myndighed og er ansvarlige over for denne for udførelsen af deres opgaver. De forpligter sig til at udføre disse med størst mulig omhu og faglig ansvarlighed.

2. Erklæring

Ved ansættelse i Instituttet for Sikkerhedsstudier skal alle medlemmer af personalet underskrive følgende erklæring: "Jeg forpligter mig på tro og love til loyalt, fortroligt og samvittighedsfuldt at udføre de opgaver, som betros mig som medlem af personalet ved Instituttet for Sikkerhedsstudier, til at udføre disse opgaver udelukkende med henblik på instituttets interesser og til hverken at søge eller modtage instruktioner om udførelsen af mine opgaver fra nogen regering eller myndighed uden for instituttet."

3. Adfærd

Personalets medlemmer skal under alle omstændigheder udvise en adfærd, der passer til deres stilling som repræsentanter for Instituttet for Sikkerhedsstudier. De skal afholde sig fra enhver handling eller aktivitet, som på nogen måde kan krænke deres stillings værdighed og bringe instituttet i vanry.

4. Finansielt ansvar

Ethvert medlem af personalet kan forpligtes til helt eller delvis at erstatte instituttet ethvert finansielt tab, det har lidt på grund af vedkommendes uagtsomhed eller forsætlige manglende overholdelse af en forskrift eller en procedure, som er godkendt af bestyrelsen eller direktøren.

5. Sikkerhed

Personalets medlemmer skal ved tiltrædelsen gøre sig bekendt med instituttets sikkerhedsforskrifter. De underskriver en særlig erklæring og pådrager sig disciplinært og finansielt ansvar ved manglende overholdelse af disse forskrifter.

a) Ethvert medlem af personalet, også midlertidigt personale, stipendiater og praktikanter, kan anmode om at blive godkendt til at få kendskab til klassificerede dokumenter på grund af de opgaver, der er pålagt dem. En sådan anmodning sendes til de kompetente myndigheder af instituttets sikkerhedsofficer. Inden den officielle sikkerhedsgodkendelse foreligger, kan direktøren give en foreløbig sikkerhedsgodkendelse.

b) Personalets medlemmer underretter direkte instituttets sikkerhedsofficer om alle hændelser i forbindelse med et formodet tab eller videregivelse af et klassificeret dokument.

AFSNIT II

VEDTÆGT FOR ANSATTE

KAPITEL I

ALMINDELIGE BESTEMMELSER

Artikel 3

Almindelige bestemmelser for ansatte

Ved en ansat ved instituttet forstås en fysisk person, der har en kontrakt som beskrevet i kapitel II nedenfor, og som beklæder en budgetteret stilling, der er anført i den stillingsfortegnelse, der hvert år vedlægges instituttets budget.

1. Privilegier og immuniteter

De privilegier og immuniteter, de ansatte nyder, tildeles dem udelukkende i Instituttet for Sikkerhedsstudiers interesse og ikke af personlige årsager. Disse privilegier og immuniteter fritager ikke de medlemmer af personalet, som nyder dem, fra at opfylde deres personlige pligter eller fra at overholde gældende lovgivning og politiets forskrifter i værtsstaten.

Hvis der opstår spørgsmål om disse privilegier eller immuniteter, skal den pågældende ansatte straks underrette direktøren herom. Hvis den lokale lovgivning overtrædes, kan direktøren beslutte at ophæve privilegierne og immuniteterne, hvis han finder det nødvendigt.

2. Bistand og erstatning

Instituttet yder bistand til ansatte, som på grund af deres stilling eller nuværende opgaver på instituttet, og uden at de selv har begået fejl, bliver genstand for trusler, injurier, ærerørige beskyldninger eller tab. Der kan ydes erstatning for materiel skade forudsat at:

- den ansatte ikke selv forsætligt eller uagtsomt har forårsaget den pågældende skade

- den ansatte ikke har ikke kunnet opnå erstatning

- den ansatte indtræder i instituttets rettigheder over for tredjemand, især forsikringsselskaber.

Alle afgørelser herom, der vil kunne binde instituttet eller dets finanser, træffes af direktøren, som har skønsmæssige beføjelser til at vurdere situationens omstændigheder, formen af den bistand, der skal ydes, og eventuelt størrelsen af den erstatning, der skal ydes.

3. Ejendomsret

Alle rettigheder, herunder adkomstret, ophavsret og patentret vedrørende alt arbejde, der udføres af en ansat under udførelsen af hans officielle opgaver, tilfalder instituttet.

4. Eksterne aktiviteter

a) Generelt

En ansat må ikke over for organer eller personer uden for instituttet:

- fremsætte en offentlig erklæring, især til offentlige informationsorganer, om instituttets aktiviteter

- holde foredrag eller udøve undervisningsvirksomhed i direkte forbindelse med sine opgaver i instituttet

- acceptere honorarer eller vederlag for de i afsnittet ovenfor nævnte aktiviteter

- acceptere ordener eller titler samt de materielle fordele i forbindelse hermed

medmindre han har fået forudgående samtykke fra direktøren.

b) De forskningsansattes særlige opgaver

Opgaven som forskningsansat omfatter etablering af forbindelser med organer og personer uden for instituttet. De forskningsansatte er således beføjet til at holde foredrag, kommunikere i medierne og udsende publikationer, når de har fået direktørens tilladelse.

5. Kandidatur til et mandat eller et offentligt eller politisk hverv

En ansat, som er kandidat til et mandat eller et offentligt eller politisk hverv, skal underrette direktøren herom.

Han får orlov uden løn fra den dato, hvor han meddeler, at han indleder sin valgkampagne.

Hvis han accepterer det pågældende hverv eller mandat, skal han anmode om at få sin kontrakt opsagt. Denne opsigelse giver ikke ret til en godtgørelse for tab af arbejde.

Hvis den ansatte ikke accepterer det pågældende hverv eller mandat, har han ret til at genindtræde i sin budgetterede stilling på de samme vilkår med hensyn til vederlag og anciennitet, som han havde på den dato, hvor han gik på orlov uden løn.

Perioden med orlov uden løn afbryder ancienniteten og giver ikke ret til pension. Den ansatte kan erstattes af midlertidigt personale under orloven.

KAPITEL II

ANSÆTTELSE OG KONTRAKTER

Artikel 4

Ansættelse

1. De beskrivende tilbud om stillinger godkendes af direktøren, med undtagelse af hans egen. Instituttet udsender selv disse tilbud.

2. Kandidater på under 20 og over 60 år kan i princippet ikke godkendes.

3. Kandidater, der enten i lige linie eller ved svogerskab er nære slægtninge til et medlem af personalet, kan ikke godkendes. Denne regel kan undtagelsesvis fraviges med direktørens tilladelse, dog forudsat at ingen af de pågældende er den andens underordnede.

4. Der ansættes kun statsborgere fra Den Europæiske Unions medlemsstater.

5. Ansatte tiltræder deres stilling på første trin i lønklassen for deres stilling. Direktøren kan dog tildele dem et højere løntrin, hvis omstændighederne berettiger hertil.

6. Direktøren fastlægger de stillinger, for hvilke ansættelsen sker ved eksamen eller udvælgelsesprøver, samt de prøver, som kandidaterne til disse stillinger skal bestå med henblik på ansættelse. Udvælgelseskomitéerne nedsættes af direktøren blandt instituttets personale, idet der kan vælges en ekstern eksaminator.

7. De kandidater, der indkaldes til instituttets hjemsted til en samtale eller en prøve, får deres udgifter til rejse og indlogering godtgjort på de vilkår, der gælder for ansatte på tjenesterejse(2).

Artikel 5

Pensionsalder

Den ansatte pensioneres ved udgangen af den måned, hvor vedkommende fylder 65 år. Direktøren kan tillade undtagelser fra denne regel i højst yderligere tolv måneder.

Artikel 6

Lægeundersøgelser

1. Ansættelsen af en ansat bekræftes, efter at en af instituttet godkendt læge har attesteret, at kandidaten er fysisk egnet til at beklæde stillingen, og at han ikke lider af nogen funktionsnedsættelse eller sygdom, der risikerer at udgøre en fare eller en gene for de øvrige medlemmer af personalet.

2. De ansatte skal hvert år gennemgå en lægeundersøgelse.

3. Den af instituttet godkendte læge hjælper i denne forbindelse direktøren med at vurdere, om en ansat eventuelt er uegnet til fortsat at beklæde sin stilling.

4. Hvis resultatet af en årlig eller lejlighedsvis undersøgelse viser, at den pågældende ikke mere er i stand til at udføre sine opgaver, opsiges kontrakten inden for en frist på tre måneder, og der indkaldes til møde i et invaliditetsudvalg, der skal fastlægge den ansattes ret til invalidepension.

Artikel 7

Kontrakter og deres varighed

1. Den første kontrakt

Bortset fra de særlige bestemmelser for direktørens og de forskningsansattes kontrakter er den første kontrakt, som instituttet tilbyder, på tre år. Kontrakterne kan fornyes af direktøren med samme eller kortere varighed efter aftale med den ansatte.

2. Prøvetid

Den første kontrakt omfatter en prøvetid på seks måneder fra datoen for tiltrædelsen af tjenesten.

I denne periode kan kontrakten uden ret til godtgørelse for tab af arbejde opsiges med et varsel på en måned fra instituttets eller den ansattes side.

Ved prøvetidens udløb eller før denne dato underrettes den ansatte skriftligt om, hvorvidt hans første kontrakt bekræftes eller opsiges.

Prøvetiden er en integrerende del af den første kontrakts varighed. Den giver anciennitets- og pensionsrettigheder.

3. Opsigelse af kontrakter

I de i bilag I nævnte situationer kan en kontrakt opsiges eller ikke fornyes på instituttets eller den ansattes eget initiativ:

a) På instituttets initiativ

i) med et varsel på seks måneder på grund af:

- nedlæggelse af den budgetterede stilling, den ansatte beklæder

- ændring af stillingens art eller opgaver

- en utilstrækkelig faglig indsats fra den ansattes side, som er konstateret ved to på hinanden følgende årlige bedømmelser

- den ansattes fysiske uegnethed, der er opstået under kontraktens løbetid

ii) med et varsel på højst én måned efter en disciplinærsag, hvor det er konstateret, at den ansatte har begået en fejl eller har pådraget sig ansvar efter retningslinjerne i kapitel VII.

b) På den ansattes eget initiativ med et varsel på tre måneder af personlige årsager, som han ikke er forpligtet til at redegøre for.

4. Kompensation for tab af arbejde

Medmindre der er tale om disciplinære årsager medfører opsigelse eller ikke-fornyelse af en kontrakt på instituttets initiativ:

1) for ansatte med over ti års tjeneste i alt udskudt afvikling af pensionsrettighederne samt udbetaling af en godtgørelse for tab af arbejde efter retningslinjerne i bilag I

2) for ansatte med under ti års tjeneste i alt udbetaling af udtrædelsespenge samt en godtgørelse for tab af arbejde for ansatte, hvis kontraktperiode er blevet reduceret ved opsigelse, efter retningslinjerne i bilag I

3) for ansatte hvis kontrakt er blevet opsagt på grund af fysisk uegnethed, og som har fået konstateret vedvarende invaliditet af et invaliditetsudvalg, tildeling af invalidepension efter retningslinjerne i pensionsordningen.

Opsigelse eller ikke-fornyelse af en kontrakt på den ansattes eget initiativ giver ikke ret til en godtgørelse for tab af arbejde(3).

5. Afkortning af opsigelsesvarslet

Varigheden af det i stk. 3, litra a), nævnte varsel kan afkortes af tjenstlige grunde; i så tilfælde har den ansatte ret til at få udbetalt et supplerende beløb, der udgør det vederlag og de godtgørelser, som han ville have modtaget mellem datoen for den faktiske opsigelse af hans kontrakt og datoen for udløbet af et varsel på seks måneder.

Disse bestemmelser finder ikke anvendelse ved opsigelse af disciplinære årsager.

6. De forskningsansatte

Instituttets forskningsansatte har kontrakter på tre år, der ikke kan fornys. Direktøren kan dog forlænge deres kontrakter en eller flere gange, men ikke med mere end 24 måneder i alt.

KAPITEL III

VEDERLAG OG GODTGØRELSE AF UDGIFTER

Artikel 8

Almindelige bestemmelser

Vederlaget til instituttets ansatte omfatter en grundløn, udlandstillæg og tillæg af familiemæssig og social karakter.

Heri tilbageholdes de beløb, som den ansatte skal betale til intern skat, pensionsordning og socialbeskyttelsesordning.

De ansattes kontokuranter krediteres det beløb, de skal modtage, i løbet af sidste arbejdsuge i måneden.

Ændringer i den ansattes personlige situation, som kan få finansielle konsekvenser, tages i betragtning i forbindelse med vederlaget for den måned, hvor begivenheden er meddelt administrationen, og har ikke tilbagevirkende kraft for allerede udbetalte vederlag.

Artikel 9

Grundløn

Nettogrundlønnen svarer til det beløb, der er angivet ud for hver ansats lønklasse og løntrin i den oversigt, som bestyrelsen hvert år godkender.

Bruttogrundlønnen svarer til nettogrundlønnen forhøjet med den interne skat, som den ansatte skal betale.

Artikel 10

Udlandstillæg

Dette tillæg udbetales til ansatte i lønklasse A, L og B, som ved deres første ansættelse ikke er statsborgere i den stat, på hvis område deres faste tjenestested er beliggende, og som ikke har opholdt sig uafbrudt på dette område i de sidste tre år.

Tillægget udbetales ikke, hvis en ansat gør tjeneste i det land, hvor han er statsborger.

Tillæggets størrelse fastsættes efter bestemmelserne i bilag II.

Hvis en ansat ansættes i instituttet umiddelbart efter at have været ansat i en anden international organisation eller af en administration i det land, hvor han udfører sine opgaver, ligestilles tjenesteårene hos den tidligere arbejdsgiver med tjenesteår i instituttet for så vidt angår ret til dette tillæg og dets størrelse.

Artikel 11

Tillæg af familiemæssig og social karakter

Disse tillæg er accessoriske vederlag og lægges hver måned til grundlønnen.

1. Husstandstillæg

Dette tillæg:

a) udbetales til enhver ansat, som er gift, eller til enhver ansat, der er enke eller enkemand, fraskilt, separeret eller ugift, og som har forsørgerpligt over for mindst en person i henhold til bestemmelserne i bilag III

b) svarer til 6 % af nettogrundlønnen

c) nedsættes for gifte ansatte, som ikke har forsørgerpligt over for nogen og hvis ægtefælle udøver erhvervsmæssig beskæftigelse mod vederlag: tillægget svarer i så tilfælde til forskellen mellem nettogrundlønnen i lønklasse B3, første trin, forhøjet med værdien af det tillæg, som den ansatte teoretisk har ret til, og ægtefællens erhvervsindtægt. Hvis sidstnævnte beløb er lig med eller højere end førstnævnte, får den ansatte ingen tillæg

d) udbetales ikke til en ansat, hvis ægtefælle selv er medlem af en international organisation og får en højere grundløn end den ansatte.

2. Børnetilskud og tilskud for økonomisk afhængige personer

Dette tilskud:

a) udbetales til en ansat, der som hovedforsørger og vedvarende passer enten et retligt anerkendt barn eller et andet medlem af sin familie i henhold til en lovmæssig eller retlig forpligtelse eller et forældreløst barn, som han har forsørgerpligt over for

b) er et fast beløb for hver økonomisk afhængig person og fastsættes hvert år i den oversigt, som bestyrelsen godkender

c) udbetales i forbindelse med ægtefæller, der begge arbejder i internationale organisationer, til den af de to, som modtager husstandstillægget eller et tilsvarende tillæg

Der redegøres for definitioner af og betingelser for tildeling af dette tillæg i bilag III.

3. Uddannelsestillæg

Ansatte, som får husstandstillæg, og hvis børn, som de har forsørgerpligt over for i henhold til bestemmelserne i bilag III, går i skole på primærtrinnet eller sekundærtrinnet eller studerer på en højere læreanstalt(4), har ret til et årligt uddannelsestillæg. Dette tillæg svarer til to gange det månedlige børnetilskud. Det udbetales for hvert barn på én gang ved skoleårets begyndelse. Den pågældende ansatte forelægger administrationen den nødvendige dokumentation ved hvert skoleårs begyndelse.

4. Tilskud for handicappede børn eller handicappede økonomisk afhængige personer

a) Dette tilskud ydes til enhver ansat, der som hovedforsørger vedvarende passer et handicappet barn eller en handicappet økonomisk afhængig person. Barnet eller den økonomisk afhængige person skal opfylde de kriterier og betingelser, der er fastlagt i bilag III.

b) Retningslinjerne for tildeling og udbetaling af dette tilskud er fastlagt i bilag IV.

5. Boligtilskud

a) Dette tilskud betales hver måned til ansatte i lønklasse B, C, A 1 og L 1, som bor til leje eller fremleje i en bolig, og som til betaling af leje - med undtagelse af alle de udgifter ved boligen, der i bopælslandet anses for at påhvile lejeren - bruger en andel af deres løn, der overskrider et fast beløb.

b) Der redegøres for metoden til beregning af dette tilskud i bilag V.

c) Den ansatte, der modtager et boligtilskud, skal straks meddele chefen for personale og administration enhver ændring i hans situation, der vil kunne ændre hans ret til tilskuddet.

d) Dette tilskud betales ikke til ansatte

- som får en tilsvarende fordel af myndighederne i det land, hvor de er statsborgere

- hvis ægtefælle er ansat i en anden international organisation og får et tilsvarende tilskud.

Artikel 12

Stedfortrædertillæg

Direktøren kan tildele en ansat, der i tjenestens interesse i et vist tidsrum skal varetage en del af eller hele det ansvar, der påhviler en ansat i en højere lønklasse, et stedfortrædertillæg. Dette tillæg svarer til værdien af to yderligere løntrin i den pågældendes lønklasse og udbetales først efter udløbet af en frist på en måneds fortsat tjeneste i stillingen i den højere lønklasse.

Artikel 13

Bosættelsespenge

1. De ansatte modtager bosættelsespenge, når deres bopæl på det tidspunkt, hvor de accepterer en stilling ved instituttet, ligger over 100 km eller 60 engelske mil fra deres arbejdssted.

2. Beløbet svarer til 30 dages grundløn.

3. Bosættelsespengene udbetales til den ansatte den dag, hvor han tiltræder sin stilling ved instituttet.

4. Enhver ansat, som fratræder sin stilling af egen fri vilje inden udløbet af en frist på to år, skal tilbagebetale halvdelen af sine bosættelsespenge.

5. Direktøren kan undtagelsesvis tillade fravigelser af disse bestemmelser, når han skønner, at en streng overholdelse af dem risikerer at medføre særligt besværlige konsekvenser for den pågældende.

Artikel 14

Fradrag og bidrag

1. Intern skat

Den interne skat er på 40 % af grundlønnen for den ansattes lønklasse og løntrin. Beløbet lægges til nettogrundlønnen, hvorved man opnår bruttogrundlønnen. Skattebeløbet udgør et månedligt fradrag, der angives som debet på lønsedlerne.

2. Bidrag til pensionsordningen

Der foretages et månedligt fradrag hertil på 8,3 % af nettogrundlønnen; beløbet indbetales til instituttets pensionsbudget.

3. Bidrag til den sociale sikringsordning

Der foretages et månedligt fradrag hertil på 5,5 % af nettogrundlønnen; beløbet lægges til arbejdsgiverens andel og indbetales til det kompetente lokale organ for inddrivelse af socialsikringsbidrag (URSSAF).

4. Bidrag til tillægsforsikringen

Der foretages et månedligt fradrag hertil i de ansattes løn. Det udgør en procentdel af nettogrundlønnen; denne procentdel fastsættes ved årets begyndelse for de tolv næste måneder ved en aftale mellem instituttet og det forsikringsselskab, der forvalter ordningen. Det samlede beløb for disse fradrag lægges til arbejdsgiverens andel og indbetales ved årets udgang til det selskab, der forvalter denne forsikring.

Artikel 15

Lønforskud og tilbagebetaling af lønforskud

1. Medmindre direktøren er imod det og inden for grænserne af de disponible likvide midler, kan chefen for instituttets administration og personale udbetale lønforskud mod rentebetaling til ansatte, som forelægger en begrundet anmodning.

2. Forskuddet kan ikke være på over tre måneders nettogrundløn.

3. Tilbagebetalingen sker ved månedlige fradrag i lønnen; forskuddene skal være tilbagebetalt fuldt ud ved udbetalingen af lønnen for den sidste måned i regnskabsåret.

KAPITEL IV

REJSEUDGIFTER

Artikel 16

Bosættelse og udtræden

1. De ansatte har ret til godtgørelse af deres rejseudgifter fra det sted, hvor de arbejdede før deres ansættelse, til den lokalitet, hvor instituttet har sit hjemsted, for sig selv og de medlemmer af deres familie, der hører til deres husstand.

2. Den ansatte har samme ret, når han udtræder endeligt af tjenesten og vender tilbage til det land, hvor han arbejdede før sin ansættelse.

3. Godtgørelsen foretages på grundlag af bestemmelserne i bilag VI, afsnit I.

Artikel 17

Flytning

1. De ansatte har ret til godtgørelse af deres flytteudgifter fra det sted, hvor de arbejdede før deres ansættelse, til den lokalitet, hvor instituttet har sit hjemsted.

Den ansatte har samme ret, når han udtræder endeligt af tjenesten og vender tilbage til det land, hvor han arbejdede før sin ansættelse.

2. Godtgørelsen dækker flytning af den ansattes personlige bohave med undtagelse af biler, både og andre transportmidler, med undtagelse af forsikringspræmier, og inden for de vægt- og kubikmålsgrænser, der er fastlagt i bilag VI.

Udgifterne godtgøres den ansatte selv ved forelæggelse af en bekræftet faktura.

Artikel 18

Tjenesterejser

De ansatte, der arbejder ved instituttet, har ret til godtgørelse af udgifter i forbindelse med tjenesterejser, som de foretager efter ordre fra direktøren(5).

Godtgørelsen vedrører de egentlige rejseudgifter samt udgifter til indlogering med mere på det sted, hvortil de ansatte sendes. Der redegøres for betingelser, tariffer og bestemmelser for denne godtgørelse i bilag VII.

KAPITEL V

INTERNE REGLER

Artikel 19

Arbejdstid

Den normale arbejdstid for alle medlemmer af personalet er på 40 timer om ugen. Disse arbejdstimer skal ligge mellem mandag kl. 9.00 og fredag kl. 17.00.

Direktøren kan give tilladelse til tilpassede eller forskudte arbejdstider under hensyn til den ansattes personlige situation eller særlige krav i forbindelse med hans arbejde.

Hvis særlige omstændigheder efter direktørens skøn kræver det, kan det pålægges visse ansatte at arbejde om lørdagen. I så tilfælde giver de således arbejdede timer ret til en arbejdstidsudligning på samme antal timer på en hverdag.

Artikel 20

Helligdage og øvrige fridage

De dage, der er helligdage og fridage i værtslandet, er det også for instituttet. I Frankrig er disse dage:

a) Nytårsdag

b) Anden påskedag

c) Arbejdets dag

d) Årsdagen for Frankrigs befrielse (8. maj)

e) Kristi Himmelfartsdag

f) Anden pinsedag

g) "Bastilledagen" (14. juli)

h) Mariæ himmelfart (15. august)

i) Allehelgensdag (1. november)

j) Våbenstilstandsdagen (11. november)

k) Juledag.

Disse fridage medtages ikke i opgørelsen over personalets ferie.

Hvis en af disse dage falder på en lørdag eller en søndag, kan direktøren fastlægge en anden fridag, som ikke medtages i opgørelsen.

Artikel 21

Ferie og orlov

1. Årlig ferie

a) Rettigheder

Hver enkelt ansat har ret til betalt ferie på 2,5 arbejdsdage pr. måneds udført tjeneste. Ferien beregnes for hvert kalenderår.

Ansatte, der er tiltrådt mellem den 1. april og den 30. juli, har ret til 15 dages forskud på deres årlige ferie, hvis ferien skal tages efter sidstnævnte dato.

Hvis en ansat den 31. december af strengt tjenstlige grunde har feriedage tilbage, kan direktøren eller hans repræsentant tillade, at alle eller en del af disse overføres til det følgende år. De overførte feriedage, der ikke er brugt inden den 31. marts, annulleres.

b) Administrativ procedure

En ansat, som ønsker at tage ferie inden for rammerne af den samlede ferie, der er fastlagt i litra a), skal have en forudgående tilladelse fra direktøren eller dennes repræsentant.

Med henblik herpå føres der ferieregnskab af instituttets administrative tjeneste, som den ansatte henvender sig til for at få en ferieansøgningsformular. I dette dokument er angivet det antal feriedage, som den ansatte skal tage inden årets udgang.

Den ansatte udfylder rubrikkerne om:

- antal dage, der ansøges om

- dato og tidspunkt for afgang

- dato og tidspunkt for tilbagekomst

- land(e), hvor ferien tilbringes

- adresse under ferien (fakultativt)

- telefonnummer under ferien (om muligt).

Når ferieformularen er underskrevet af direktøren eller hans repræsentant, sender den ansatte den til den administrative tjeneste til arkivering i den ansattes personlige akter.

c) Ferie, der ikke er taget ved udtræden af tjenesten

Ferie, der ikke er taget ved udtræden af tjenesten, annulleres. På grundlag af en skriftlig erklæring fra direktøren om, at denne ferie af strengt tjenstlige grunde ikke har kunnet tages, har den ansatte dog ret til en kompensation på en tresindstyvendedel af nettogrundlønnen pr. ikke udnyttet feriedag.

2. Ferie uden løn

Direktøren kan på anmodning af en ansat give ham en supplerende ferie uden løn i højst 15 på hinanden følgende dage.

Denne situation afbryder ikke ancienniteten i lønklassen eller pensionsrettighederne.

Imidlertid tilbageholdes alle fradrag til pensions- og socialbeskyttelsesordninger i den ansattes løn, som om han havde fået sin normale løn i perioden med ferie uden løn.

3. Sygeorlov, barselsorlov og anden tjenestefrihed

Ud over den årlige ferie har de ansatte ret til tjenestefrihed i tilfælde af sygdom, barsel eller særlige omstændigheder.

De forholdsregler, der skal træffes i disse tilfælde og bestemmelserne for denne orlov og tjenestefrihed, er anført i bilag VIII.

Artikel 22

Ferie på hjemstedet

Ansatte, der får udlandstillæg, har for hver periode på tre års tjeneste ret til godtgørelse af en årlig rejse frem og tilbage til det land, som de er statsborgere i, for sig selv og de medlemmer af deres familie, der tilhører deres husstand.

Rejseudgifterne godtgøres af administrationen for det billigste transportmiddel på de betingelser, der er fastsat i bilag VII.

Ferie i hjemlandet giver ret til fem yderligere feriedage, som lægges til det årlige antal feriedage.

KAPITEL VI

BEDØMMELSE OG AVANCEMENT TIL ET HØJERE LØNTRIN

Artikel 23

Generelle bestemmelser

1. Med undtagelse af direktøren bedømmes alle instituttets ansatte for deres tjenstlige indsats senest den 15. december hvert år.

I bedømmelsen vurderes kvaliteten af de ansattes arbejde, og myndigheden har mulighed for at udtrykke sin tilfredshed med en ansat eller i modsat fald at gøre den ansatte opmærksom på, at hans indsats er utilstrækkelig eller er behæftet med mangler, så vedkommende kan forbedre sin indsats.

2. Bedømmelsen bygger på følgende kriterier:

a) stabilitet af ydelsen og præcision

b) kvalitet og hurtighed i udførelsen af arbejdet

c) initiativ

d) optræden og forholdet til andre.

Hvert kriterium bedømmes efter en skala fra 0-5. Resultatet anføres på et årsbedømmelsesark, som vedlægges den ansattes personlige aktmappe.

Artikel 24

Procedure

1. Direktøren udpeger de ansatte, der skal stille forslag til bedømmelse af det personale, de helt eller delvis har under sig.

2. Når alle forslagene er fremsat, indkalder direktøren et forfremmelsesudvalg, som han er formand for, og som består af alle de ansatte, der har indgivet et eller flere bedømmelsesforslag. Chefen for administration og personale deltager i alle forfremmelsesudvalgets møder med stemmeret for så vidt angår det personale, der er underlagt ham, uden stemmeret for de øvrige.

3. Direktøren fastlægger på grundlag af udtalelse fra chefen for administration og personale en endelig bedømmelse af hver enkelt ansat og lader udarbejde en protokol, som underskrives af alle forfremmelsesudvalgets medlemmer.

4. Hver enkelt ansat indkaldes personligt af direktøren - eller i givet fald dennes repræsentant - sædvanligvis under et af forfremmelsesudvalgets møder. Han tager sin årlige bedømmelse til efterretning. Han underskriver bedømmelsen til bekræftelse af, at han er blevet gjort bekendt med den.

5. Den årlige bedømmelse er en administrativ handling til intern brug, som ikke kan indbringes for nogen instans.

Artikel 25

Opfølgning af bedømmelserne

1. En usædvanligt god bedømmelse kan undtagelsesvis berettige til en forfremmelse til et højere løntrin, eller til en højere lønklasse, hvis budgetkontoen tillader en sådan forfremmelse.

2. To på hinanden følgende "utilstrækkeligt" berettiger til, at den ansatte fastholdes på samme løntrin i endnu et år.

3. To eller flere "utilstrækkeligt" kan berettige til, at kontrakten ikke forlænges ved udløb.

KAPITEL VII

DISCIPLINÆR ORDNING

Artikel 26

Definitioner

1. Over for en ansat eller tidligere ansat, der forsætligt eller uagtsomt undlader at opfylde de pligter, som påhviler ham i henhold til personalevedtægten, kan der anvendes en simpel disciplinær sanktion, eller en finansiel eller vedtægtsmæssig sanktion, uanset den erstatning, vedkommende kan forpligtes til at afholde i medfør af artikel 2, stk. 4, og artikel 27 i nærværende vedtægt.

a) Ved simpel disciplinær sanktion forstås:

- mundtlig advarsel

- skriftlig irettesættelse.

b) Ved finansiel sanktion forstås:

- bortfald af en årlig lønforhøjelse

- øjeblikkelig nedsættelse til et lavere trin i samme lønklasse.

c) Ved vedtægtsmæssig sanktion forstås:

- midlertidig suspension af funktioner med hel eller delvis fortabelse af honorarer

- fjernelse fra tjenesten, herunder opsigelse af kontrakten, samt hel eller delvis fortabelse af godtgørelse for tab af arbejde, og eventuelt en nedsættelse af ydelserne ifølge pensionsordningen, eller midlertidig suspension af disse.

Direktøren fastsætter sanktionerne; simple disciplinære sanktioner kan efter bemyndigelse fra direktøren fastsættes af chefen for administration og personale, medmindre disciplinærrådet holder møde om sagen(6).

2. Hvis der rejses en alvorlig beskyldning mod en ansat, og direktøren i første omgang finder beskyldningen begrundet, og at det ville være til skade for instituttet, at den pågældende forbliver i sine funktioner, medens undersøgelsen står på, kan den ansatte omgående suspenderes, indtil resultaterne af undersøgelsen foreligger, med eller uden løn, afhængigt af direktørens beslutning.

Artikel 27

Erstatning

Enhver ansat kan forpligtes til helt eller delvis at afholde enhver skade, der påføres instituttet som følge af alvorlig forsømmelse eller en forsætlig handling fra den ansattes side. Når en ansat har forladt instituttet, kan en sådan erstatning indkræves derved, at en procentdel af de ydelser, der skal udbetales i medfør af pensionsordningen, helt op til 70 % af pensionsbeløbet, bortfalder.

Artikel 28

Underretning om klagepunkter

Enhver ansat, mod hvem der fremsættes forslag til sanktion i medfør af artikel 26, skal underrettes herom senest to dage efter at forslaget er indgivet til direktøren eller chefen for administration og personale. Meddelelsen vedlægges dokumentation vedrørende de klagepunkter, der rejses mod vedkommende, samt alle de rapporter, der er udarbejdet om ham.

Artikel 29

Disciplinærråd

Den pågældende kan inden fem arbejdsdage efter modtagelsen af meddelelsen i medfør af artikel 28 skriftligt anmode om, at hans sag behandles af et disciplinærråd, som direktøren indkalder i løbet af højst fem dage. Disciplinærrådet træder sammen senest en uge efter, at indkaldelsen blev udsendt.

Disciplinærrådets sammensætning og funktion beskrives i bilag IX.

Direktøren er ikke bundet af disciplinærrådets udtalelse.

KAPITEL VIII

KLAGEADGANG OG KLAGEUDVALG

Artikel 30

En ansats anfægtelse af en afgørelse

En ansat eller en tidligere ansat eller dennes ydelsesberettigede pårørende kan indgive klage over en afgørelse truffet af direktøren. En sådan klage, eller de procedurer, den kan give anledning til, har ikke opsættende virkning for gennemførelsen af den foranstaltning, der klages over.

1. Intern klage

Den interne klage er den handling, hvorved en ansat, som mener at være krænket i sine rettigheder i medfør af nærværende vedtægt, stiler en begrundet klage til instituttets direktør med anmodning om at tage den afgørelse, som den ansatte mener krænker hans rettigheder, op til fornyet overvejelse.

Direktøren anerkender modtagelsen af klagen og afgiver svar i løbet af fem dage fra modtagelsen af klagen.

Afvises klagen, kan den ansatte anmode om medvirken fra en mægler. Dennes medvirken er ikke obligatorisk.

2. Mægling

Mægleren er en kompetent og uafhængig jurist, som direktøren udnævner for en periode på tre år. Udnævnelsen kan fornyes.

Mæglerne indhenter fra direktøren og den pågældende ansatte al den dokumentation, han anser for nødvendige for at kunne undersøge sagen.

Han meddeler sine konklusioner senest 15 dage efter forelæggelsen af tvisten.

Disse konklusioner forpligter hverken direktøren eller den ansatte.

De udgifter, der er forbundet med mæglingen, afholdes af instituttet, hvis de imødegås af direktøren; de afholdes for 50 % vedkommende af den ansatte, hvis denne afviser substansen heri.

3. Klage over for en kompetent instans

Når første klagemulighed er udtømt (intern klage), står det den ansatte frit for at indgive klage til en kompetent instans, dvs. instituttets klageudvalg.

Klageinstansens sammensætning, funktion og procedure beskrives i kapitel X.

4. Klageudvalgets kendelser

Klageudvalgets kendelser fuldbyrdes umiddelbart for begge parters vedkommende. Der kan ikke rejses appel.

a) Udvalget kan annullere eller bekræfte den omtvistede afgørelse.

b) Endvidere kan udvalget pålægge instituttet at godtgøre den materielle skade, den ansatte har lidt fra det tidspunkt, hvor den omstødte afgørelse trådte i kraft.

c) Det kan desuden beslutte, at instituttet i løbet af en frist, som udvalget fastsætter, skal refundere sagsøgers dokumenterede udgifter, samt de hørte vidners transport- og opholdsomkostninger. Disse omkostninger beregnes på grundlag af bestemmelserne i artikel 18 og bilag VII.

KAPITEL IX

PENSIONER

Alle bestemmelser og vilkår herom findes i Instituttet for Sikkerhedsstudiers "Almindelige pensionsordning", jf. pensionsordningen for de samordnede organisationer.

Den almindelige pensionsordning udgør en integrerende del af vedtægten for instituttets personale. Bestemmelserne i artikel 31-36 nedenfor udgør kun en sammenfattende oversigt over de vigtigste bestemmelser i pensionsordningen, hvis tekst alene er juridisk bindende.

Artikel 31

Fratrædelsespenge

1. En ansat, der forlader instituttet efter ti års tjeneste(7), har ret til fratrædelsespenge (jf. pensionsordningen).

2. Denne godtgørelse består af to elementer:

- det første er halvanden gange den sidste nettogrundløn multipliceret med antallet af tjenesteår (eller brøkdele af år)

- det andet er udbetaling af alle de indbetalinger, der er foretaget til pensionsordningen over den ansattes månedlige løn, forhøjet med en sammensat rente på 4 % p.a.

Artikel 32

Alderspension

1. Alle ansatte, der har gjort tjeneste i mindst ti år ved instituttet(8), har ret til alderspension. Den ansatte kan gøre sine pensionsrettigheder gældende og få udbetalt sine pensionsrettigheder, så snart han fylder 60 år. Før dette tidspunkt udsættes pensionsbetalingen.

2. Pensionsbeløbet er proportionalt med antallet af tjenesteår. Det udbetales månedligt til den ansatte som livrente.

3. Medmindre direktøren træffer anden afgørelse får den ansatte automatisk udbetalt pension fra det fyldte 65. år, hvis han har gjort tjeneste i mindst ti år.

Artikel 33

Invalidepension

1. I medfør af bestemmelserne i artikel 6, stk. 4, i nærværende vedtægt har enhver ansat, som er ramt af vedvarende invaliditet, der fuldstændigt hindrer ham i at udøve de funktioner, hans arbejde kræver, ret til invalidepension.

2. Invalidepensionens størrelse svarer til den alderspension, den ansatte ville have været berettiget til i henhold til vedtægten, hvis han var forblevet i tjeneste indtil pensionsalderen, uanset kravet i artikel 32, stk. 1, om at have gjort tjeneste i mindst ti år. Invalidepensionen udbetales månedligt til den ansatte som livrente fra den første måned efter den dato, hvor invaliditeten officielt blev anerkendt.

Artikel 34

Efterladtepension

1. Når en ansat afgår ved døden i tjenesten, er den overlevende ægtefælle berettiget til efterladtepension.

2. Denne pension udbetales månedligt til enken (enkemanden) som livrente fra den 1. i den måned, der følger efter datoen for den tjenstgørende ansattes død(9).

3. Efterladtepensionen bortfalder ved udgangen af den måned, hvor den ydelsesberettigede afgår ved døden, eller hvor sidstnævnte ikke længere opfylder de grundlæggende betingelser for at modtage efterladtepensionen.

Artikel 35

Børnepension eller pension til personer, over for hvem den ansatte har forsørgerpligt

1. Når en ansat afgår ved døden i sin tjenestetid eller efter at have opnået ret til invalide- eller alderspension med omgående eller udsat udbetaling, er hans børn eller de personer, over for hvem han har forsørgerpligt, berettigede til pension på de betingelser, der er anført i den almindelige pensionsordning.

2. Den ansatte anses for at have forsørgerpligt over for børn eller personer, der opfylder betingelserne i bilag III til personalevedtægten. Denne ret omfatter ligeledes børn, som fødes senest 300 dage efter den ansattes død.

3. Pensionsretten udløber med udgangen af den måned, hvor barnet eller den person, over for hvem den ansatte har forsørgerpligt, ikke længere opfylder betingelserne for at kunne modtage en sådan pension.

Den i ovenstående artikler omhandlede alderspension og invalidepension overføres til de overlevende ægtefæller på de betingelser, der er fastsat i pensionsforordningen.

Artikel 36

Foreløbig pension

1. Hvis en ansat i tjeneste eller en person, der modtager alders- eller invalidepension, i mere end et år har været forsvundet under omstændigheder, der lader formode, at den pågældende er afgået ved døden, kan der foretages foreløbig udbetaling til ægtefællen eller de personer, den ansatte anses for at have forsørgerpligt for, af den pension, de har ret til.

2. Bestemmelserne i stk. 1 finder anvendelse på personer, som en ansat, der har været forsvundet i mere end et år, anses at have forsørgerpligt over for.

3. De i stk. 1 og 2 omhandlede foreløbige pensionsydelser ændres til endelige pensionsydelser, når den ansatte - eller ægtefællen - officielt er konstateret død, eller han ved en retlig afgørelse er erklæret for forsvundet.

AFSNIT III

BESTEMMELSER FOR MIDLERTIDIGT PERSONALE

Artikel 37

Vedtægtsmæssige bestemmelser

Midlertidigt ansatte er hjælpeansatte, som i princippet er ansat for en kort periode. De er ikke internationalt ansatte og er fuldt ud undergivet de love og bestemmelser, som gælder i såvel værtslandet som det land, de er statsborgere i.

1. Midlertidigt personale består af ansatte, der ikke besætter budgetposter som defineret i instituttets personaleoversigt.

2. Disse ansatte er underlagt bestemmelserne i afsnit I og følgende bestemmelser i afsnit II:

- kapitel I: artikel 3, stk. 2 (Bistand og erstatning), stk. 4 (Eksterne aktiviteter), stk. 5 (Kandidatur til et mandat eller et offentligt eller politisk hverv)

- kapitel II: artikel 5 (Pensionsalder) og artikel 6 (Lægeundersøgelser)

- kapitel III: artikel 15 (Lønforskud og tilbagebetaling af lønforskud)

- kapitel IV: artikel 17 (Flytning) og artikel 18 (Tjenesterejser)

- kapitel V: artikel 19 (Arbejdstid) og artikel 20 (Helligdage og øvrige fridage)

- kapitel VII: artikel 27 (Erstatning)

- kapitel VIII (Klageadgang) - med forbehold af bestemmelserne i artikel 40, stk. 3.

Artikel 38

Kontrakter

Det midlertidige personale ansattes for en varighed af 1-6 måneder. Kontrakterne kan fornyes på samme vilkår. Instituttet og den ansatte kan opsige kontrakterne med en opsigelsesfrist på ti dage.

Artikel 39

Vederlag

1. De midlertidigt ansattes vederlag fastsættes på kontraktbasis og består af en månedlig grundløn uden accessoriske godtgørelser eller tillæg, uanset den pågældendes familiære eller sociale stilling.

2. Heri fradrages de sociale bidrag, som den ansatte skal betale enten til en privatforsikring "med fuld dækning" eller til en tillægsforsikring, hvis den ansatte allerede er tilsluttet en sygeforsikringsordning.

3. De midlertidigt ansatte er ikke omfattet af de ansattes pensionsordning, og der foretages derfor ingen indeholdelser i vederlaget hertil.

4. De midlertidigt ansattes vederlag reguleres ved årets begyndelse med samme forhøjelse som den, bestyrelsen giver de ansatte.

Artikel 40

Særlige bestemmelser

1. Bosættelsespenge og hjemrejsepenge ved kontraktens udløb.

Midlertidigt ansatte kan ikke kræve godtgørelse af omkostninger i forbindelse med bosættelse eller flytning af deres familie.

2. Ferie

Midlertidigt ansatte har ret til 1,5 feriedag for hver måneds tjeneste.

3. Tvister

Interne tvister vedrørende den midlertidigt ansattes rettigheder og vederlag henhører under den klageadgang, som omhandles i artikel 30 og 31 i denne vedtægt.

Alle andre tvister henhører under værtslandets domstole.

AFSNIT IV

BESTEMMELSER VEDRØRENDE EKSPERTER, STIPENDIATER OG PRAKTIKANTER

Artikel 41

Vedtægtsmæssige og finansielle bestemmelser

1. Eksperter, stipendiater og praktikanter har status af "besøgende" ved instituttet. De er underlagt bestemmelserne i afsnit I i denne vedtægt, som de gør sig bekendt med ved tiltrædelsen af tjenesten.

2. Deres vederlag fastsættes samlet, når de begynder deres aktivitet i instituttet; det udbetales i hinanden påfølgende rater, som fastsættes af direktøren, i forhold til resultaterne af de undersøgelser og det arbejde, dette personale er søgt eller godkendt til.

3. De udpegede eksperter og stipendiaterne har udelukkende krav på godtgørelse af rejseudgifter for sig selv, i forbindelse med deres ankomst til instituttet, og når de forlader det. Direktøren kan undtagelsesvis beslutte at godtgøre disse udgifter for en prøveansat.

(1) Vedtaget i Rådet ved skriftlig procedure i medfør af artikel 8 i Rådets fælles aktion 2001/554/FUSP af 20. juli 2001 (EFT L 200 af 25.7.2001, s. 1).

(2) Jf. bilag VII.

(3) Jf. bilag I for retningslinjerne for udbetaling og beregning af godtgørelser for tab af arbejde.

(4) Dvs. med undtagelse af børnehaveklasse og lignende.

(5) Denne godtgørelse vedrører udgifter og kan ikke udgøre et tillæg til vederlaget.

(6) I så fald fastsætter direktøren selv sanktionen.

(7) Der tages ved indrømmelsen af denne ret hensyn til det antal år, der er optjent i en anden koordineret organisation, forudsat at den ansatte ikke allerede har fået udbetalt denne godtgørelse i kraft af sin tidligere beskæftigelse.

(8) Ved indrømmelse af denne rettighed tages der hensyn til optjente tjenesteår ved en anden koordineret organisation, forudsat at den ansatte begyndte sit arbejde ved instituttet højst seks måneder efter at have forladt sin stilling ved den anden organisation.

(9) Eller fra den dato, hvor betalingen af den afdøde tjenestemands løn ophører.

BILAG I

GODTGØRELSE FOR TAB AF ARBEJDE

Referencer:

a) Artikel 7 i vedtægten.

b) Bilag V til 78. rapport fra koordinationsudvalget af regeringernes budgeteksperter - august 1972.

1. Betingelser for udbetaling af godtgørelsen

Der kan udbetales godtgørelse for tab af arbejde(1) til en ansat, hvis kontrakt opsiges, i følgende tilfælde:

a) en budgetteret stilling nedlægges

b) ændringer af stillingens art eller niveau, således at den ansatte ikke længere er i besiddelse af de fornødne kvalifikationer til at udføre den

c) hvis den medlemsstat, hvor den ansatte er statsborger, træder ud af bestyrelsen

d) hvis instituttets hovedsæde flyttes mere end 100 km eller 60 engelske mil fra det sted, hvor den ansatte blev ansat, og denne afviser at blive overflyttet, hvis der ikke var taget højde for denne situation i hans kontrakt

e) hvis den ansattes sikkerhedsgodkendelse(2) inddrages af årsager, der ikke er af disciplinær karakter.

Godtgørelsen udbetales ikke, hvis:

f) den ansatte har fået en stilling i samme lønklasse ved instituttet

g) den ansatte har fået en ny stilling ved en anden international organisation på samme sted

h) den ansatte, som er tjenestemand i en medlemsstat, er blevet genindsat og aflønnet i den nationale forvaltning mindre end 30 dage efter, at instituttet opsagde hans kontrakt

i) den ansattes kontrakt er blevet opsagt som følge af en disciplinærsag.

2. Godtgørelse til ansatte med færre end ti tjenesteår ved instituttet(3)

Disse ansatte har, på betingelse af at deres kontrakt ikke er udløbet, ret til en godtgørelse på 50 % af deres månedlige nettovederlag multipliceret med det antal måneder(4), der er tilbage inden kontrakten udløber, dog højst fem måneders honorarer. Ved nettovederlag forstås grundlønnen forhøjet med alle de accessoriske tillæg og godtgørelser, der udbetales månedligt.

3. Godtgørelse til ansatte med over ti tjenesteår ved instituttet(5)

Disse ansatte har ret til en godtgørelse svarende til 100 % af deres månedlige nettovederlag, uden udlandstillæg, for hvert tjenesteår ved instituttet, dog højst 24 måneder. Godtgørelsen kan ikke udbetales for flere måneder(6), end den pågældende har tilbage, inden han når den aldersgrænse, der er fastsat i artikel 5 i denne vedtægt.

(1) Ikke det samme som fratrædelsespenge, som blot repræsenterer en afvikling af pensionsrettigheder.

(2) Såfremt den besatte stilling kræver sikkerhedsgodkendelse.

(3) Eller ti års sammenlagt tjeneste ved henholdsvis instituttet og en anden international organisation uden afbrydelser.

(4) Eller brøkdele af måneder, udtrykt i tredivtedele.

(5) Eller ti års sammenlagt tjeneste ved henholdsvis instituttet og en anden international organisation uden afbrydelser.

(6) Eller brøkdele af måneder, udtrykt i tredivtedele.

BILAG II

UDLANDSTILLÆG

1. De ansatte, som omhandles i artikel 10 i personalevedtægten, får udbetalt et månedligt udlandstillæg, der beregnes således:

a) for ansatte, der har ret til husstandstillæg:

- 18 % af referencevederlaget i de første ti tjenesteår

- 17 % af referencevederlaget i det ellevte tjenesteår

- 16 % af referencevederlaget i det tolvte tjenesteår

- 15 % af referencevederlaget fra det fjortende tjenesteår

b) for ansatte, der ikke har ret til husstandstillæg:

- 14 % af referencevederlaget i de første ti tjenesteår

- 13 % af referencevederlaget i det ellevte tjenesteår

- 12 % af referencevederlaget i det tolvte tjenesteår

- 11 % af referencevederlaget fra det fjortende tjenesteår.

2. Referencevederlaget er nettogrundlønnen på første løntrin i den lønklasse, hvor den ansatte er indplaceret.

3. Minimumsudlandstillægget beregnes på grundlag af første løntrin i lønklasse B 3.

BILAG III

BØRN OG PERSONER, OVER FOR HVEM DER ER FORSØRGERPLIGT

1. Børn, over for hvem der er forsørgerpligt

a) Børn, der er født i ægteskab, uden for ægteskab eller er adopteret af tjenestemanden, når denne varigt varetager barnets underhold og uddannelse, og barnet til stadighed bor i den ansattes husstand, på den ansattes tjenestested eller der, hvor den anden ægtefælle er bosat.

b) Den ansatte skal forelægge administrationen belæg for, at han rent faktisk forsørger barnet.

c) Den ansatte anses ikke for at have forsørgerpligt over for et barn:

- over 26 år

- som inden det fyldte 26. år selv modtager løn, indkomst eller honorarer

- hvis den ansatte eller den ægtefælle, der har forældremyndigheden modtager et tillæg af samme art, som betales i medfør af værtslandets nationale lovgivning eller lovgivningen i det land, hvor vedkommende er statsborger.

d) Administrationen kan forlange og efterspore alle officielle eller notarialbekræftede dokumenter, den anser for nødvendige for at fastslå, om vedkommende er berettiget til de pågældende godtgørelser.

2. Personer, over for hvem der er forsørgerpligt

a) Der kan være forsørgerpligt over for andre personer end børn som omhandlet i punkt 1, hvis følgende betingelser er opfyldt:

- det drejer sig om en slægtning i opstigende linje eller en slægtning i sidelinje eller ved ægteskab

- som til stadighed bor hos den ansatte eller dennes ægtefælle eller af helbredsårsager regelmæssigt indlægges på en specialiseret institution

- denne person har ikke selv tilstrækkelige midler til sit underhold.

b) Den ansatte skal forelægge administrationen belæg for, at han rent faktisk forsørger den pågældende.

c) Administrationen kan forlange og efterspore alle officielle eller notarialbekræftede dokumenter, den anser for nødvendige for at fastslå, om vedkommende er berettiget til de pågældende godtgørelser.

BILAG IV

HANDICAPPEDE PERSONER, OVER FOR HVEM DER ER FORSØRGERPLIGT

1. Som handicappet betragtes personer, der er ramt af invaliditet, som medfører funktionsnedsættelse af alvorlig og vedvarende karakter, som er bekræftet af en lægeerklæring. Denne invaliditet kræver specialiseret behandling eller særlig overvågning, som ikke er gratis, eller en særlig uddannelse.

2. Afgørelsen om at yde tilskuddet træffes af direktøren. Han indhenter udtalelse fra et udvalg, som han nedsætter med henblik herpå, og hvoraf mindst et medlem er læge. Det fastlægges i direktørens afgørelse, hvor længe tilskuddet udbetales, med forbehold af revision af afgørelsen.

3. Alvorlig og langvarig, fysisk eller mental funktionsnedsættelse er kriteriet for vurdering af den invaliditet, som bevirker, at bestemmelserne i denne vedtægt kan anvendes.

Således kan følgende personer betegnes som handicappede personer, over for hvem der består forsørgerpligt:

- personer, der er ramt af en alvorlig eller kronisk lidelse i centralnervesystemet eller det periferiske nervesystem, uanset sygdommens årsager: hjernelidelser, muskellidelser og lammelser af periferisk karakter

- en alvorlig lidelse i bevægelsesapparatet

- en alvorlig lidelse i et eller flere sansesystemer

- en kronisk og invaliderende sindssygdom.

Ovennævnte liste er på ingen måde udtømmende. Den er vejledende og kan ikke betragtes som et grundlag for evaluering af invaliditetsgraden eller graden af nedsat funktionsevne.

4. Tilskuddet svarer til børnetilskuddet og kan udbetales sideløbende hermed.

5. Såfremt den ansatte eller dennes familie modtager et tilskud af samme art i henhold til en national eller international ordning, er det af organisationen udbetalte tilskud lig med forskellen mellem det beløb, der er fastsat i denne vedtægt, og det der er ydet i henhold til ovennævnte nationale eller internationale ordning.

BILAG V

BOLIGTILSKUD

1. Boligtilskudsbeløbet er lig med en andel af forskellen mellem den faktiske leje, den ansatte betaler, bortset fra alle udgifter, der er nævnt i artikel 11, stk. 5, litra a), og et fast beløb, der svarer til:

a) 15 % af nettogrundlønnen for de ansatte i lønklasse C og B, til og med lønklasse B 4

b) 20 % af nettogrundlønnen for de ansatte i lønklasse B 5 og B 6

c) 22 % af nettogrundlønnen for de ansatte i lønklasse A 1 og L 1.

2. Størrelsen af denne andel er lig med:

a) 50 % for ugifte ansatte og gifte ansatte, som ikke har forsørgerpligt over for nogen

b) 55 % for ansatte, der har forsørgerpligt over for en person

c) 60 % for ansatte, der har forsørgerpligt over for to eller flere personer

3. Tilskuddet kan højst udgøre:

a) 10 % af den pågældendes nettogrundløn for ansatte i lønklasse C til og med B 4

b) 15 % af nettogrundlønnen for ansatte i lønklasse B 5 og B 6, A 1 og L 1.

Ved nettogrundløn forstås den faktiske grundløn, som det fremgår af den årlige løntabel, som bestyrelsen har godkendt, uden hensyn til andre positive eller negative elementer, der indgår i vederlaget.

BILAG VI

REJSE- OG FLYTTEUDGIFTER

SEKTION I - Rejseudgifter for de ansatte og deres familie mellem deres hjemsted og arbejdssted

1. De ansatte, hvis hjemsted ligger mere end 100 km eller 60 engelske mil fra deres arbejdssted, har på de betingelser, der er fastsat i artikel 22 i vedtægten, ret til at få godtgjort de faktiske rejseudgifter:

a) ved deres tiltrædelse for rejse fra hjemstedet til arbejdsstedet

b) ved deres overførsel fra det arbejdssted, hvortil de blev indkaldt, til et andet arbejdssted, der ligger mere end 100 km eller 60 engelske mil væk

c) ved udtræden af tjenesten:

- for deres rejse fra arbejdsstedet til det sted, hvor de boede ved deres tiltrædelse

- eller for deres rejse fra arbejdsstedet til et andet hjemsted end det ovenfor anførte, under forudsætning af at de udgifter, der skal godtgøres, ikke er større.

2. Godtgørelse af rejseudgifter som fastsat i foregående stykke afvises helt eller delvis i følgende tilfælde:

a) hvis der ikke var givet ret hertil ved den ansattes tiltrædelse

b) hvis de pågældende udgifter helt eller delvis afholdes af en regering eller af en anden myndighed

c) ved udtræden af tjenesten, hvis rejsen ikke er foretaget inden tre måneder efter udtrædelsen af tjenesten, eller hvis anmodningen om godtgørelse ikke er blevet tilsendt administrationen inden 30 dage efter rejsen

d) ved udtræden af tjenesten, hvis den pågældende er fratrådt uden at have gjort tjeneste ved instituttet i tolv måneder.

3. De ansatte, der opfylder betingelserne i de to foregående afsnit og som modtager husstandstillæg, har endvidere ret til:

a) godtgørelse af de faktiske rejseudgifter for deres ægtefælle og deres forsørgelsesberettigede børn, når disse har tilsluttet sig den ansatte på arbejdsstedet

b) godtgørelse af de faktiske rejseudgifter for deres ægtefælle og deres forsørgelsesberettigede børn ved deres overførsel fra et arbejdssted til et andet arbejdssted, der ligger mere end 100 km eller 60 engelske mil væk, og hvis varigheden af overførslen er tidsubestemt og varer mere end to måneder

c) godtgørelse af de faktiske rejseudgifter for deres ægtefælle og deres forsørgelsesberettigede børn ved udtrædelsen af tjenesten med det forbehold, at det kan afvises at betale godtgørelsen, hvis den ansatte fratræder, inden vedkommende har gjort tjeneste ved instituttet i tolv måneder.

4. Ægtefælles og forsørgelsesberettigede børn(1) sidestilles med ansatte i samme lønklasse som den pågældende.

SEKTION II - De ansattes flytninger

1. Ansatte, hvis hjemsted ligger mere end 100 km eller 60 engelske mil fra arbejdsstedet, har ret til godtgørelse af de faktiske udgifter ved flytning af deres personlige bohave i følgende tilfælde:

a) ved deres tiltrædelse

b) ved deres overførsel for en tidsubestemt varighed på over to måneder fra arbejdsstedet til et andet arbejdssted, der ligger mere end 100 km eller 60 miles væk

c) ved udtrædelse af tjenesten med det forbehold, at det kan afvises at godtgøre udgifterne, hvis den ansatte fratræder uden at have gjort tjeneste ved instituttet i tolv måneder.

2. Godtgørelse af transportomkostningerne for det personlige bohave, herunder emballage(2), sker inden for følgende grænser:

a) Ansatte, som modtager husstandstillæg:

>TABELPOSITION>

plus 750 kg eller 5 m3 pr. barn, der bor sammen med den ansatte.

b) Ansatte, som ikke modtager husstandstillæg:

>TABELPOSITION>

For at nyde godt af bestemmelserne i denne sektion skal de ansatte fremlægge mindst to tilbud fra forskellige firmaer vedrørende de forventede transportomkostninger for chefen for administration og personale til forhåndsgodkendelse samt en liste over deres personlige bohave(3). Der godtgøres kun beløb inden for de anførte grænser og på grundlag af det laveste tilbud.

3. De ansatte kan ikke gøre krav på godtgørelse i henhold til denne sektion, hvis de pågældende udgifter godtgøres af en regering eller en anden myndighed.

(1) Eller personer, over for hvem der består forsørgerpligt i henhold til bilag IV.

(2) Godtgørelsen vedrører ikke udgifter til forsikring af bohavet.

(3) De to tilbud skal vedrøre den samme vægt (eller rumfang) og den samme afstand.

BILAG VII

UDGIFTER I FORBINDELSE MED TJENESTEREJSER

Ansatte, der rejser i embeds medfør for instituttet efter at have modtaget en ordre om tjenesterejse, har ret til fuldstændig godtgørelse af deres rejseomkostninger og til at få tilkendt dagpenge svarende til opholdsudgifterne uden for deres arbejdssted i medfør af artikel 18 i vedtægten.

SEKTION I - Befordringsmidler

Ansatte på tjenesterejse skal benytte de mest økonomiske befordringsmidler, med forbehold af de undtagelsesbestemmelser, der er fastsat i denne sektion(1).

Fly og jernbane betragtes som de almindeligt anvendte befordringsmidler. Direktøren kan imidlertid give en ansat, der er på officiel tjenesterejse, tilladelse til at anvende egen bil eller tjenestevogn, bl.a. hvis det godtgøres af en læge, at den ansatte ikke kan rejse med fly af lægelige grunde og, at der ikke er mulighed for rejse med tog, eller at dette ville tage for lang tid eller være for dyrt.

Såfremt en ansat på officiel tjenesterejse efter at have fået behørig tilladelse hertil foretrækker at benytte et andet befordringsmiddel end det mest økonomiske middel, gælder følgende regler:

- kun prisen for rejse med det mest økonomiske befordringsmiddel godtgøres

- den ansatte får kun godtgørelse for den tid, den ansattes rejse ville have varet, hvis han havde anvendt det mest økonomiske befordringsmiddel

- hvis rejsetiden som følge af dette valg forlænges med flere arbejdsdage, fratrækkes disse i den årlige ferie.

1. Flyrejser

Medmindre direktøren undtagelsesvis giver anden tilladelse, rejser alle ansatte på økonomiklasse eller tilsvarende.

2. Togrejser

a) Ansatte i lønklasse A og L rejser på første klasse.

b) Ansatte i lønklasse B og C rejser på anden klasse.

c) For rejser, hvor det er nødvendigt at rejse med nattog i over seks timer, refunderes tillæg for liggevogn, men ikke tillæg for sovevogn. Såfremt sidstnævnte kategori anvendes, refunderes de ansatte på grundlag af priserne for liggevogn, første eller anden klasse, efter deres lønklasse.

d) Direktøren kan tillade, at visse ansatte rejser sammen med medlemmer af personalet i højere lønklasser for at gøre det lettere at udføre den officielle tjenesterejse, og i så fald refunderes rejseudgifterne for alle de ansatte til den højeste tarif.

3. Rejser ad landevej - Anvendelse af private biler

a) Ansatte kan i organisationens interesse få tilladelse til at anvende egen bil. I så fald har de ret til kilometerpenge, der beregnes på grundlag af den korteste, normale rejserute. Denne godtgørelse beregnes på grundlag af den gældende sats i det land, hvor instituttet er beliggende, uanset i hvilke lande tjenesterejsen finder sted; den gældende sats vil blive angivet i et administrativt direktiv(2).

b) Såfremt den pågældende ansatte har fået tilladelse til at befordre andre ansatte fra instituttet, får vedkommende bevilget yderligere kilometerpenge svarende til 10 % af satsen for kilometerpenge pr. transporteret passager(3); såfremt den valgte rejserute medfører særlige udgifter (som f.eks. betaling af motorvejsafgift, transport af bilen med båd eller færge), refunderes disse udgifter mod forelæggelse af dokumentation, bortset fra alle udgifter til lufttransport.

c) Ansatte, der benytter egen bil, skal på forhånd give belæg for, at de har tegnet en forsikring for skader i forbindelse med ulykke forvoldt af tredjemand og specielt for de transporterede passagerer.

d) I tilfælde af ulykke godtgør instituttet ingen materiel skade.

SEKTION II - Dagpenge for ansatte på tjenesterejse

1. Ansatte på tjenesterejse har ret til dagpenge, hvis satser fastsættes hvert år af bestyrelsen. Dagpengebeløbet for tjenesterejser i lande, der er medlemmer af de samordnede organisationer, udtrykkes i lokal valuta.

Direktøren kan imidlertid tillade:

a) at der indføres særlige satser for de lande, hvor leveomkostningerne er højere eller lavere end de normale satser

b) at der udbetales dagpenge, der er højere end dem, et medlem af personalet normalt ville have ret til, hvis gennemførelsen af tjenesterejsen viser sig at kunne lettes herved

c) at der udbetales en godtgørelse, såfremt der bevilges sygeorlov under tjenesterejsen, undtagen hvis tjenesterejsen sker i den egn, hvor den ansattes familiebopæl er beliggende.

2. Dagpengene beregnes på følgende måde:

a) ansatte har ret til dagpenge for hvert døgn, deres tjenesterejse varer(4)

b) dagpenge udbetales ikke for perioder på under fire timer

c) når tjenesterejsen varer mere end fire timer, men under otte timer, modtager de pågældende ansatte en fjerdedel af dagpengene; det samme gælder for perioder på mere end fire timer, men under otte timer ud over en fuld periode på 24 timer

d) når tjenesterejsen varer mere end otte timer, og den ikke omfatter hotelophold, modtager de pågældende ansatte halvdelen af dagpengene; det samme gælder for perioder på mere end otte timer, men under 24 timer ud over en fuld periode på 24 timer

e) såfremt tjenesterejsen gør et hotelophold påkrævet, kan de pågældende ansatte få udbetalt det fulde dagpengebeløb

f) ved beregningen af dagpengene forlænges den faktiske rejsetid med et fast antal timer

- på to timer for jernbanetransport

- på tre timer for lufttransport

for at tage hensyn til transporttiden til hovedbanegården eller til lufthavnen.

3. Nedsatte dagpenge

Dagpengene nedsættes

a) når rejsen omfatter måltider eller overnatning: med 15 % for hvert hovedmåltid og med 50 % for den overnatning, der er fastsat i udgiftsbeløbet

b) for rejsetiden med tre tiendedele for ansatte, der rejser om natten med skib, køjeplads eller kahyt, med jernbane eller fly

c) med tre tiendedele, hvis de ansatte sendes på tjenesterejse til det sted, hvor deres officielle bopæl er, og hvis deres familie fortsat bor der

d) med tre fjerdedele, når en organisation uden for instituttet står for overnatningen på stedet.

4. Ekstra tillæg til dagpenge

Dagpengene formodes at dække alle de udgifter, den ansatte på tjenesterejse kan blive udsat for, med forbehold af nedennævnte udgifter, for hvilke der kan ydes yderligere godtgørelse:

a) beløb betalt for at få visa og andre udgifter af denne art, som en officiel tjenesterejse medfører

b) pris for transport af overvægt med direktørens udtrykkelige tilladelse

c) forsendelsesomkostninger og udgifter til telegrafisk og telefonisk kommunikation over lange afstande, der er afholdt af tjenestehensyn

d) repræsentationsudgifter, den ansatte har afholdt på betingelser, der er fastlagt af direktøren

e) udgifter til taxa, med forbehold af forudgående tilladelse fra direktøren og mod fremlæggelse af bilag.

Når udgifter til hotelophold under visse omstændigheder udgør mere end 60 % af dagpengebeløbet, kan instituttet helt eller delvis godtgøre forskellen mod fremlæggelse af bilag og på betingelse af, at der forelægges belæg for at disse yderligere udgifter var uundgåelige. Det godtgjorte beløb kan ikke overstige 30 % af dagpengene.

(1) Disse bestemmelser kan efter direktørens afgørelse udvides til at omfatte det midlertidige personale.

(2) Det samlede beløb, der udbetales til dem, kan ikke overstige det beløb, centret skulle have udredet på anden måde.

(3) I så fald får de ansatte, der er passagerer, ikke godtgjort nogen rejseudgifter.

(4) Disse perioder skal beregnes fra afgangstidspunktet fra instituttet eller fra bopælen indtil tilbagekomsttidspunktet til instituttet eller bopælen. Hvis den ansatte er på ferie før tjenesterejsens begyndelse, er de datoer og det tidspunkt, der skal tages i betragtning, tidspunkterne og datoerne for aktivitetens påbegyndelse; er den ansatte på ferie efter tjenesterejsens afslutning, er de datoer og tidspunkter, der skal tages i betragtning, datoerne og tidspunkterne for aktivitetens afslutning.

BILAG VIII

SYGDOM, BARSEL OG ANDEN SÆRLIG ORLOV

1. Fravær og orlov på grund af sygdom

a) Ansatte, som på grund af sygdom eller ulykke er fraværende mere end tre på hinanden følgende dage, skal fremlægge en lægeerklæring inden tre dage efter arbejdets ophør.

b) Fravær på grund af sygdom eller ulykke på tre dage eller derunder, som der ikke er fremlagt lægeerklæring for, kan i det omfang fraværet overstiger ni søgnedage pr. kalenderår, medføre en tilsvarende nedsættelse af længden af den årlige ferie, som den pågældende har ret til, eller et tilsvarende fradrag i den ansattes vederlag, hvis denne har opbrugt sin ret til årlig ferie.

c) Ansatte, der er fraværende på grund af sygdom eller ulykke, har ret til sygeorlov og hele deres løn og alle tillæg i højst 13 på hinanden følgende uger mod fremlæggelse af en lægeerklæring. De skal tilbagebetale EU de ydelser, som de har fået for denne periode i henhold til den socialsikringslovgivning, der gælder i værtslandet.

d) Fortsat fravær på grund af sygdom eller ulykke, der overstiger 13 på hinanden følgende uger, kan af direktøren betragtes som begrundelse for at bringe ansættelsesforholdet til ophør.

e) Korte, men hyppige fravær på grund af sygdom kan af direktøren betragtes som begrundelse for at bringe ansættelsesforholdet til ophør.

f) Instituttets direktør kan til enhver tid kræve, at den pågældende underkastes en lægeundersøgelse.

2. Smitsomme sygdomme, vaccination og ulykker

a) Ansatte, som pådrager sig en smitsom sygdom, skal ikke møde på arbejdsstedet, men skal straks give meddelelse om sygdommen til chefen for administration og personale. Hvis en smitsom sygdom bryder ud i familien eller hos pårørende til et medlem af personalet, skal vedkommende straks underrette chefen for administration og personale og underkaste sig de hygiejneforanstaltninger, som denne måtte foreskrive. Ansatte, som kommer i berøring med en person, der er angrebet af en smitsom sygdom, og som derfor ikke må møde på arbejdet, har ret til hele deres vederlag; fraværet vil ikke blive fratrukket hverken som sygeorlov eller som årlig ferie.

b) De ansatte skal underkaste sig sådanne præventive vaccinationer eller indpodninger, som anses for nødvendige.

c) Alle ulykker, som en ansat bliver offer for, enten på arbejdsstedet eller uden for, skal, uanset hvor ufarlige de måtte forekomme, når de indtræder, snarest meddeles til chefen for administration og personale af den pågældende med navn og adresse på eventuelle vidner.

3. Tjenestefrihed og barselsorlov

a) Instituttets direktør kan af ekstraordinære eller påtrængende personlige årsager bevilge tjenestefrihed med fuld eller delvis løn på højst ti arbejdsdage om året eller tjenestefrihed uden løn, også på højst ti arbejdsdage om året.

b) En ansat har i forbindelse med sit bryllup ret til tjenestefrihed i fem arbejdsdage med fuld løn. En ansat får samme orlov i forbindelse med sin ægtefælles, en direkte slægtning i nedstigende linjes eller en direkte slægtning i opstigende linjes død.

c) Ansatte kan mod fremlæggelse af en passende lægeerklæring få bevilget barselsorlov med fuld løn, som ikke fradrages i sygeorloven eller den årlige ferie. Barselsorloven er på 16 uger, der begynder seks uger før det forventede fødselstidspunkt; såfremt fødslen finder sted efter det forventede tidspunkt, forlænges orloven med ti uger efter fødslen.

De pågældende ansatte tilbagebetaler EU den del af moderskabsydelserne, som de har ret til for samme periode i henhold til den franske socialsikringsordning.

BILAG IX

DISCIPLINÆRRÅDENES SAMMENSÆTNING OG FUNKTION

1. Disciplinærrådets sammensætning

Disciplinærrådet er sammensat på følgende måde:

a) en ansat, der er formand, i lønklasse A eller L, udpeges af direktøren, bortset fra chefen for administration og personale eller chefen for den ansatte

b) en ansat, der er udpeget af direktøren

c) en ansat i samme lønklasse som den pågældende og udpeget af sidstnævnte

d) chefen for administration og personale som juridisk rådgiver uden stemmeret.

2. Procedure

a) Disciplinærrådet gør sig bekendt med al den dokumentation, der er nødvendig for behandlingen af det tilfælde, det har fået forelagt. Det hører den pågældende, hvis denne anmoder herom. Vedkommende kan give møde med en bisidder eller lade sig repræsentere af en ansat ved instituttet. Disciplinærrådet hører ligeledes enhver person, som det mener bør indkaldes.

b) Disciplinærrådets møder er ikke offentlige. Medlemmerne har tavshedspligt med hensyn til alle de oplysninger, de måtte få kendskab til under behandlingen samt under drøftelserne.

c) Disciplinærrådet forelægger direktøren en begrundet udtalelse. Der tages heri stilling til, om der bør idømmes en sanktion og om dennes karakter.

BILAG X

KLAGEUDVALGET

A. Kompetence

Klageudvalget har kompetence til at afgøre de tvister, som overtrædelse af denne vedtægt eller af kontrakter i henhold til artikel 7 kan forårsage. Med henblik herpå pådømmer den klager fra ansatte eller tidligere ansatte eller retssuccessorer mod en afgørelse truffet af direktøren.

B. Sammensætning og statut

a) Klageudvalget består af en formand og to medlemmer. De kan lade sig repræsentere af stedfortrædere. Formanden eller et af medlemmerne samt dennes stedfortræder skal have en juridisk uddannelse.

b) Formanden, dennes stedfortræder, medlemmerne og deres stedfortrædere udpeges af bestyrelsen blandt personer uden for instituttets personale for en periode på to år. I tilfælde af forfald foretages der en ny udpegelse for den resterende mandatperiode.

c) For at være beslutningsdygtig skal klageudvalget være sammensat af formanden eller dennes stedfortræder og to medlemmer eller stedfortrædere.

d) Udvalgets medlemmer er fuldstændigt uafhængige i udøvelsen af deres funktioner.

e) Formandens, medlemmernes og stedfortrædernes honorarer fastsættes af bestyrelsen.

f) Klageudvalget fastsætter sin forretningsorden med forbehold af bestemmelserne i dette afsnit.

C. Udvalgets sekretariat

a) Klageudvalgets sekretær udpeges af direktøren blandt instituttets personale.

b) I udøvelsen af sin funktion udfører udvalgets sekretær hvervet som protokolsekretær og er kun underkastet udvalgets myndighed.

D. Klager

a) Klager, der forelægges udvalget, kan kun antages til behandling, hvis klagen ikke forinden har fået medhold af direktøren i en intern klage.

b) Klageren har en frist på 20 dage fra meddelelsen af en afgørelse, der indeholder et klagepunkt mod ham, eller fra datoen for afvisningen af mæglerens konklusioner til skriftligt at anmode om, at klageudvalget trækker ovennævnte afgørelse tilbage eller ændrer den. Denne anmodning stiles til instituttets chef for administration og personale, som over for den ansatte anerkender modtagelsen af anmodningen, og som indleder udvalgets mødeprocedure.

c) Klager skal indgives til udvalgets sekretariat inden to måneder efter meddelelsen af den anfægtede afgørelse. I undtagelsestilfælde kan udvalget, særligt på pensionsområdet, acceptere klager, der indgives inden et år efter meddelelsen af den anfægtede afgørelse.

d) Klager skal fremsættes skriftligt; de skal indeholde alle den pågældendes anbringender samt være ledsaget af dokumentation.

e) Klager har ikke opsættende virkning.

E. Behandling af klager

a) Klager forelægges straks direktøren, som skal fremsætte sine bemærkninger skriftligt. En kopi af disse bemærkninger tilstilles udvalgets sekretær inden en måned efter klagens indgivelse, samt for klageren, som har 20 dage til at fremsætte et skriftligt svar, som udvalgets sekretær straks forelægger direktøren en kopi af.

b) Klagen samt fremlagte indlæg og bilag, direktørens bemærkninger og i givet fald svaret fra klageren tilstilles udvalgets medlemmer gennem dets sekretariat inden tre måneder efter klagens indgivelse og mindst 15 dage inden det møde, hvor de skal behandles.

F. Indkaldelse af udvalget

Klageudvalget holder møde efter indkaldelse fra sin formand. Det skal principielt behandle de klager, det har fået forelagt inden fire måneder efter deres indgivelse.

G. Proceduren i udvalget

a) Klageudvalgets møder er ikke offentlige (medmindre udvalget træffer anden afgørelse). Udvalgets drøftelser er hemmelige.

b) Direktøren eller dennes repræsentant samt klageren er til stede under forhandlingerne og kan mundtligt fremføre alle argumenter til støtte for deres anbringender i deres svar.

c) Klageudvalget kan få forelagt alle dokumenter, som det finder nyttige for behandlingen af de klager, det har fået forelagt. Alle dokumenter, som udvalget har fået forelagt, skal ligeledes forelægges direktøren og klageren.

d) Klageudvalget hører parterne samt alle vidner, hvis udsagn efter dets opfattelse er nyttige for behandlingen. Ethvert medlem af personalet, der er indkaldt som vidne, skal møde for udvalget og kan ikke nægte at give de ønskede oplysninger.

e) Alle, som har deltaget i et møde i udvalget, har fuldstændig tavshedspligt med hensyn til de forhold, de har fået kendskab til i forbindelse med drøftelserne, og til de opfattelser, der er tilkendegivet her.

H. Klageudvalgets endelige afgørelse og kendelse

a) Under ekstraordinære omstændigheder kan udvalget som hastesag beslutte, at gennemførelsen af den anfægtede foranstaltning suspenderes, indtil ovennævnte endelige afgørelse er truffet.

b) Udvalgets afgørelser træffes ved stemmeflertal. De er skriftlige og skal begrundes. De kan ikke appelleres og kan fuldbyrdes af de to parter en dag efter deres meddelelse.

c) De kan imidlertid indklages med henblik på berigtigelse, hvis afgørelsen viser sig at være behæftet med en materiel fejl. Klager med henblik på berigtigelse skal indgives inden seks måneder, efter at fejlen er konstateret.