1.   I denne afgørelse fastsættes betingelserne for at håndtere EU-klassificerede informationer (EUCI) med klassifikationsgraden RESTREINT UE/EU RESTRICTED (3) i overensstemmelse med afgørelse nr. 41-2021.

2.   Denne afgørelse finder anvendelse på alle Revisionsrettens tjenester og lokaliteter. Den finder også anvendelse på Revisionsrettens afdelinger og udvalg, som i forbindelse med denne afgørelse er omfattet af begrebet »tjenester«.

1.   Der kan gives adgang til informationer, der er klassificeret RESTREINT UE/EU RESTRICTED, efter at:

2.   Revisionsrettens praktikanter må ikke pålægges opgaver, der forudsætter, at de har adgang til RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer.

3.   Adgang skal tilbageholdes eller tillades for andre kategorier af ansatte i overensstemmelse med tabellen i bilaget.

1.   Ansatte, som i forbindelse med artikel 3, stk. 6, i afgørelse nr. 41-2021 udfærdiger et dokument på grundlag af informationer som omhandlet i artikel 1, skal altid tage stilling til, om deres dokument skal klassificeres. Klassificering af et dokument som EUCI indebærer udsteders vurdering af og beslutning om, hvorvidt videregivelse af dokumentet til uautoriserede personer vil kunne forvolde Den Europæiske Unions eller en eller flere af medlemsstaternes interesser skade. Hvis en ophavsmand på nogen måde er i tvivl om, hvorvidt det dokument, vedkommende udarbejder, er berettiget til at blive klassificeret RESTREINT UE/EU RESTRICTED, bør vedkommende konsultere den ansvarlige ledende administrator eller direktør.

2.   Et dokument klassificeres som minimum RESTREINT UE/EU RESTRICTED, hvis dets uautoriserede videregivelse bl.a.:

3.   Udstedere kan beslutte at tildele en standardklassifikationsgrad til de kategorier af informationer, som de udarbejder regelmæssigt. De skal dog sikre, at de enkelte informationer gives den rette klassifikationsgrad.

1.   Informationer skal klassificeres, så snart de produceres. Personlige noter, foreløbige udkast eller beskeder, der indeholder informationer, som berettiger klassifikationsgraden RESTREINT UE/EU RESTRICTED, skal mærkes som sådanne fra starten og udarbejdes og håndteres i overensstemmelse med denne afgørelse.

2.   Hvis det endelige dokument ikke længere berettiger klassifikationsgraden RESTREINT UE/EU RESTRICTED, skal det afklassificeres.

1.   Et dokuments samlede klassifikationsgrad skal mindst være den samme som den del, der har den højeste klassifikationsgrad, jf. artikel 3, stk. 1, i afgørelse nr. 41-2021. Hvis informationerne er indsamlet fra forskellige kilder, skal det endelige samlede dokument tages op til revision for at fastlægge dets samlede klassifikationsgrad, da det kan berettige til en højere klassifikationsgrad end de enkelte deles klassifikationsgrad.

2.   Dokumenter, der indeholder klassificerede og ikkeklassificerede dele, struktureres og mærkes, så dele med forskellige klassifikationsgrader og/eller følsomhedsgrader let kan identificeres og udskilles, hvis det er nødvendigt. Dette skal gøre det muligt at håndtere de enkelte dele korrekt, hvis de adskilles fra de øvrige dele.

1.   Informationer, som berettiger klassifikation, skal mærkes og håndteres som sådanne uanset deres fysiske form. Klassifikationsgraden meddeles modtagerne tydeligt enten ved en klassifikationsmærkning, såfremt informationerne meddeles skriftligt, hvad enten det er på papir, et transportabelt lagringsmedie eller i et kommunikations- og informationssystem (CIS), eller ved at der gives oplysning om den, såfremt informationerne meddeles mundtligt, f.eks. i forbindelse med en samtale eller præsentation. Klassificeret materiale mærkes fysisk, således at sikkerhedsklassifikationen let kan identificeres.

2.   På dokumenter skrives den fulde klassifikationsmærkning RESTREINT UE/EU RESTRICTED fuldt ud på fransk og engelsk (fransk først) med blokbogstaver, jf. stk. 3. Mærkningen oversættes ikke til andre sprog.

3.   Klassifikationsmærkningen RESTREINT UE/EU RESTRICTED anbringes som følger:

4.   Når der udarbejdes et RESTREINT UE/EU RESTRICTED-dokument:

1.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED-dokumenter kan have andre mærkninger eller »sikkerhedsangivelser«, der f.eks. præciserer, hvilket område dokumentet vedrører, eller angiver en særlig distribution på need to know-basis. Følgende er et eksempel:

2.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED-dokumenter kan have en sikkerhedspåtegning, der giver specifikke instruktioner om, hvordan dokumenterne skal håndteres og forvaltes.

3.   Hvis det er muligt, angives eventuelle betingelser for at afklassificere dokumentet på første side på det tidspunkt, hvor det udarbejdes. Følgende mærkning kan f.eks. benyttes:

1.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED-dokumenter udarbejdes ved hjælp af elektroniske midler, hvis sådanne er til rådighed.

2.   Revisionsrettens personale anvender autoriserede kommunikations- og informationssystemer (i det følgende benævnt »CIS«) til udarbejdelse af informationer med klassifikationsgraden RESTREINT UE/EU RESTRICTED (jf. artikel 6 i afgørelse nr. 41-2021). Ansatte konsulterer den informationssikkerhedsansvarlige, hvis der hersker tvivl om, hvilket CIS der skal anvendes. I samråd med den informationssikkerhedsansvarlige kan der i nødsituationer eller i specifikke tekniske konfigurationer anvendes specifikke procedurer.

3.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED-dokumenter, herunder udkast, som omhandlet i artikel 5, må ikke sendes med almindelig åben e-mail, trykkes eller scannes på standardprintere eller standardscannere eller håndteres på de ansattes personlige udstyr. Kun printere og fotokopieringsmaskiner, der er forbundet til uafhængige computere eller til et akkrediteret system, må anvendes til at trykke RESTREINT UE/EU RESTRICTED-dokumenter.

1.   Udsteder har »udstederkontrol« over de RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer, udstederen har udarbejdet. Der skal forudgående indhentes skriftligt samtykke fra udsteder, før informationerne kan:

2.   Den, der er i besiddelse af RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer, har fået adgang til de klassificerede informationer for at kunne udføre sine opgaver. Vedkommende er ansvarlig for den korrekte håndtering, lagring og beskyttelse heraf i overensstemmelse med afgørelse nr. 41-2021. I modsætning til udstedere af klassificerede informationer er den, der er i besiddelse af dem, ikke bemyndiget til at beslutte, om RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer kan afklassificeres eller videregives til tredjelande eller internationale organisationer.

3.   Hvis udstederen af RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer ikke kan identificeres, skal den tjeneste i Revisionsretten, som er i besiddelse af de klassificerede informationer, udøve udstederkontrol. Hvis den, der er i besiddelse af informationerne, anser det for nødvendigt at videregive RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer til et tredjeland eller en international organisation, søger Revisionsretten vejledning hos en af parterne i en informationssikkerhedsaftale med samme tredjeland eller internationale organisation.

1.   Brugen af mobile lagringsmedier skal kontrolleres, og der skal kunne gøres rede for den. Der må kun anvendes mobile lagringsmedier, som Revisionsretten eller andre EU-institutioner, -organer eller -agenturer har udleveret, som Revisionsrettens informationssikkerhedsansvarlige har godkendt, og som er krypteret af et produkt, som denne har godkendt. Personlige mobile lagringsmedier og medier, der udleveres gratis på konferencer, seminarer osv., må ikke benyttes til at videregive klassificerede informationer. Om muligt benyttes TEMPEST-sikrede mobile lagringsmedier i overensstemmelse med den informationssikkerhedsansvarliges vejledning.

2.   Hvis et klassificeret dokument håndteres eller lagres elektronisk på mobile lagringsmedier, såsom USB-nøgler, USB-harddiske, CD'er, DVD'er eller hukommelseskort (herunder SSD'er (4)), skal klassifikationsmærkningen være tydeligt angivet på selve informationerne, i filnavnet og på det mobile lagringsmedie.

3.   Ansatte skal huske, at hvis mange klassificerede informationer lagres på mobile lagringsmedier, kan det være berettiget at give udstyret en højere klassifikationsgrad.

4.   Kun CIS, der er behørigt akkrediteret, må anvendes til at overføre RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer til eller fra mobile lagringsmedier.

5.   Når RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer downloades til mobile lagringsmedier, sikres det særlig omhyggeligt, at medierne ikke indeholder vira eller malware forud for dataoverførslen.

6.   Mobile lagringsmedier håndteres, hvor det relevant, i overensstemmelse med eventuelle operationelle sikkerhedsprocedurer vedrørende det anvendte krypteringssystem.

7.   Dokumenter, der er lagret på mobile lagringsmedier, og som ikke længere er nødvendige eller er blevet overført til et passende CIS, skal fjernes eller slettes sikkert ved hjælp af godkendte produkter eller metoder. Medmindre de mobile lagringsmedier opbevares i passende aflåste kontormøbler, skal de destrueres, når de ikke længere skal bruges. Enhver destruktion eller sletning skal ske efter en metode, der er i overensstemmelse med Revisionsrettens sikkerhedsregler. Der føres en opgørelse over alle mobile medier, og deres destruktion registreres.

1.   I henhold til artikel 5, stk. 8, og artikel 6, stk. 9, i afgørelse nr. 41-2021 kan RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer håndteres i et administrativt område (5) eller i et sikret område i Kommissionen (6), som Revisionsretten har indgået en serviceleveranceaftale om at anvende, som følger:

2.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer kan håndteres midlertidigt uden for et sikret område eller et administrativt område, hvis den, der er i besiddelse af informationerne, har lovet at overholde kompensationsforanstaltningerne for at beskytte dem mod uautoriserede personers adgang. Kompensationsforanstaltningerne skal mindst omfatte følgende:

3.   Fysiske kopier af RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer opbevares i aflåste kontormøbler i et administrativt område eller et sikret område. De kan midlertidigt opbevares uden for et sikret område eller et administrativt område, hvis den, der er i besiddelse af informationerne, har lovet at overholde kompensationsforanstaltningerne.

4.   Yderligere vejledning kan fås hos den informationssikkerhedsansvarlige.

5.   Enhver mistanke om eller faktiske sikkerhedshændelse, der involverer dokumentet, indberettes til den informationssikkerhedsansvarlige hurtigst muligt.

1.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer kan kopieres eller oversættes efter instruks fra den, der er i besiddelse af informationerne, forudsat at udstederen ikke har stillet særlige betingelser herfor. Der må dog ikke laves flere kopier, end hvad der er strengt nødvendigt.

2.   Hvis kun dele af et klassificeret dokument gengives, gælder samme betingelser som ved kopiering af hele dokumentet. Uddrag skal også klassificeres som RESTREINT UE/EU RESTRICTED, medmindre udstederen specifikt har mærket dem som uklassificerede.

3.   De sikkerhedsforanstaltninger, der gælder for de oprindelige informationer, gælder også for kopier og oversættelser heraf.

1.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer, som skal bruges uden for sikrede områder eller administrative områder, sendes så vidt muligt elektronisk ved hjælp af behørigt akkrediterede midler og/eller beskyttet af godkendte kryptoprodukter.

2.   Afhængigt af hvilke midler der er til rådighed eller af de særlige omstændigheder, kan RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer håndbæres i form af papirdokumenter eller på mobile lagringsmedier. Brugen af mobile lagringsmedier til overførsel af RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer skal foretrækkes frem for at sende papirdokumenter.

3.   Der må kun anvendes mobile lagringsmedier, som er krypteret ved hjælp af et produkt, der er godkendt af Revisionsrettens informationssikkerhedsansvarlige. RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer på mobile lagringsmedier, der ikke er beskyttede ved hjælp af et krypteringsprodukt, som er godkendt af den informationssikkerhedsansvarlige, håndteres på samme måde som en papirkopi.

4.   En forsendelse kan indeholde mere end én pakke RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer, forudsat at need to know-princippet overholdes.

5.   Den emballage, der anvendes, skal sikre, at indholdet ikke kan ses. RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer transporteres i en uigennemsigtig emballage, såsom en kuvert, en uigennemsigtig mappe eller en dokumentmappe. Der må udvendigt på emballagen ikke være nogen angivelse af, hvilket indhold eller hvilken klassifikationsgrad der er tale om. Den inderste emballage, hvis en sådan anvendes, mærkes RESTREINT UE/EU RESTRICTED. Af begge emballagelag skal fremgå den tiltænkte modtagers navn, stillingsbetegnelse og adresse samt en returadresse, i tilfælde af at leveringen ikke kan foretages.

6.   Enhver sikkerhedshændelse, der involverer RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer, som transporteres af ansatte eller kurerer, indberettes med henblik på efterfølgende undersøgelse til direktøren for menneskelige ressourcer, finanser og generelle tjenester via den informationssikkerhedsansvarlige.

1.   Mobile lagringsmedier, der anvendes til transport af RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer, ledsages af en følgeseddel med nærmere oplysning om de mobile lagringsmedier, der indeholder de klassificerede oplysninger, samt alle filer, der findes på dem, således at modtageren kan foretage den fornødne kontrol.

2.   Kun de dokumenter, der skal videregives, må lagres på medierne. Alle de klassificerede informationer, der findes på f.eks. en USB-nøgle, skal være til den samme modtager. Afsenderen skal være opmærksom på, at store mængder klassificerede informationer, der er lagret på sådant udstyr, kan berettige en højere klassifikationsgrad for udstyret samlet set.

3.   Kun mobile lagringsmedier med den rette klassifikationsmærkning må benyttes til at transportere RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer.

1.   Ansatte må gerne transportere RESTREINT UE/EU RESTRICTED-dokumenter inden for Revisionsrettens bygninger eller mellem EU's institutioner, agenturer og organer, men dokumenterne må ikke forlade bæreren eller læses offentligt.

2.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED-dokumenter kan sendes med intern post til andre kontorer i Revisionsretten i en enkelt almindelig uigennemsigtig kuvert, men uden angivelse på ydersiden af, at indholdet er klassificeret.

1.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer må transporteres af ansatte eller af Revisionsrettens eller andre EU-institutioners, -organers eller -agenturers kurerer over alt i Unionen, forudsat at de følger disse instruktioner:

2.   Ansatte, som ønsker at sende RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer til andre steder i Unionen, kan foranledige, at de transporteres på en af følgende måder:

1.   Informationer, der er klassificeret RESTREINT UE/EU RESTRICTED, må håndbæres af ansatte mellem Unionens område og et tredjelands område.

2.   Personalet i registerkontoret kan foranledige et af følgende:

3.   Når ansatte håndbærer papirdokumenter eller mobile lagringsmedier, der er klassificeret RESTREINT UE/EU RESTRICTED, skal de overholde alle følgende yderligere foranstaltninger:

1.   Med henblik på denne afgørelse omfatter »kommercielle kurertjenester« nationale posttjenester og kommercielle kurertjenester, som tilbyder en tjeneste, hvor informationerne leveres mod gebyr og enten transporteres håndbåret eller med sporing.

2.   Kommercielle kurertjenester kan benytte sig af en underleverandør. Ansvaret for at overholde denne afgørelse påhviler dog fortsat kurertjenesten.

3.   Hvis den påtænkte modtager befinder sig uden for EU, skal der benyttes to lag emballage. Når klassificerede forsendelser forberedes, skal afsenderen være opmærksom på, at kommercielle tjenesteydelser kun må levere RESTREINT UE/EU RESTRICTED-forsendelser til den påtænkte modtager, en behørigt autoriseret stedfortræder, den arkivansvarlige eller vedkommendes behørigt autoriserede stedfortræder eller en receptionist. For at begrænse risikoen for, at forsendelsen ikke når frem til den påtænkte modtager, angives en returadresse på den yderste emballage, og hvor det er relevant på den inderste emballage.

4.   Tjenester, som udbydes af kommercielle kurertjenester, der udbyder elektronisk overførsel af dokumenter med elektronisk registreret levering, må ikke anvendes til RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer.

1.   Alle transportbetingelser, der er fastsat i en informationssikkerhedsaftale eller i administrative aftaler, skal overholdes. I tilfælde af tvivl rådfører de ansatte sig med den informationssikkerhedsansvarlige eller registerkontoret.

2.   Kravet om dobbelt emballage kan fraviges for klassificerede informationer, hvis de er beskyttet af godkendte kryptoprodukter. Af hensyn til adresseringsformål og i betragtning af, at det mobile lagringsmedie er påført en tydelig sikkerhedsklassifikationsmærkning, skal mediet dog som minimum transporteres i en almindelig kuvert, og der skal muligvis træffes yderligere fysiske beskyttelsesforanstaltninger, såsom anvendelse af en boblekuvert.

1.   Møder, hvor der skal drøftes RESTREINT UE/EU RESTREINT-informationer, må kun holdes i et mødelokale, der er akkrediteret til den relevante grad eller højere. Hvis et sådant ikke er til rådighed, skal ansatte søge vejledning hos den informationssikkerhedsansvarlige.

2.   Generelt bør dagsordener ikke være klassificerede. Hvis der i dagsordenen til et møde omtales klassificerede dokumenter, skal selve dagsordenen ikke automatisk klassificeres. Punkter på en dagsorden bør formuleres på en måde, der ikke bringer beskyttelsen af Unionens eller en eller flere af medlemsstaternes interesser i fare.

3.   Hvis der til dagsordenen skal knyttes elektroniske filer, der indeholder RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer, er det obligatorisk at beskytte dem med kryptoprodukter, der er godkendt af Revisionsrettens informationssikkerhedsansvarlige.

4.   Mødearrangøren gør deltagerne opmærksomme på, at eventuelle bemærkninger, som indsendes om et dagsordenpunkt, der er klassificeret RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ikke må sendes via almindelige åbne e-mails eller via andre midler, der ikke er behørigt akkrediteret i overensstemmelse med denne afgørelses artikel 11.

5.   Mødearrangøren tilstræber at gruppere dagsordenpunkter klassificeret RESTREINT UE/EU RESTRICTED, så de ligger i forlængelse af hinanden, for at fremme en smidig mødeafholdelse. Kun personer med need to know-status må være til stede under drøftelser af klassificerede punkter.

6.   Det skal fremgå af indkaldelsen til deltagerne, at der på mødet vil blive drøftet klassificerede emner, og at de tilhørende sikkerhedsforanstaltninger vil finde anvendelse.

7.   Deltagerne skal i indkaldelsen eller meddelelsen om dagsordenen gøres opmærksomme på, at mobilt elektronisk udstyr skal slukkes under drøftelser af punkter klassificeret RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

8.   Mødearrangøren udarbejder forud for mødet en komplet liste over eksterne deltagere.

1.   Kun akkrediterede IT-systemer, jf. denne afgørelses artikel 11, må anvendes, når RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer videregives, f.eks. i en præsentation eller videokonference.

2.   Formanden sikrer, at uautoriseret bærbart elektronisk udstyr er slukket.

1.   Umiddelbart inden drøftelserne af klassificerede informationer starter, meddeler formanden, at mødet nu vil omhandle klassificerede informationer. Dørene skal være lukkede og gardinerne trukket for.

2.   Der må kun udleveres det nødvendige antal dokumenter til deltagerne og eventuelle tolke inden drøftelserne.

RESTREINT UE/EU RESTRICTED-dokumenter må ikke efterlades uden opsyn i mødepauserne.

3.   Ved mødets afslutning mindes deltagerne og tolkene om, at klassificerede dokumenter eller klassificerede noter, som de måtte have udarbejdet, ikke må efterlades uden opsyn i lokalet. Klassificerede dokumenter og noter, som deltagerne ikke har taget med sig efter mødet, indsamles af mødearrangøren og makuleres i særlige makulatorer.

4.   Listen over deltagere og et resumé af de klassificerede informationer, som er meddelt medlemsstaterne og videregivet mundtligt til tredjelande eller internationale organisationer, nedskrives i løbet af mødet, så det kan indgå i resultatet af drøftelserne.

1.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer må kun deles med andre EU-institutioner, -agenturer, -organer eller -kontorer, hvis modtageren har et need to know, og enheden har en tilhørende retlig ordning med Revisionsretten.

2.   I Revisionsretten er det registerkontor, der er oprettet i dens Sekretariat, generelt hovedkanal for ind- og udgående udveksling af informationer, som er klassificeret RESTREINT UE/EU RESTRICTED, og som Revisionsretten udveksler med andre EU-institutioner, -agenturer, -organer og -kontorer. RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer kan dog deles direkte med de tiltænkte modtagere, efter at Revisionsrettens informationssikkerhedsansvarlige og registerkontoret er blevet underrettet.

1.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer kan deles med medlemsstaterne, hvis modtageren har et need to know.

2.   Medlemsstaternes klassificerede informationer, som har en tilsvarende national klassifikationsmærkning (8), og som er meddelt Revisionsretten, gives samme grad af beskyttelse som RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer.

1.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer må kun videregives til et tredjeland eller en international organisation, hvis modtageren har et need to know, og landet eller den internationale organisation har den relevante juridiske eller administrative ramme, såsom en aftale om informationssikkerhed eller en administrativ ordning med Revisionsretten. Bestemmelserne i en sådan aftale eller ordning har forrang for bestemmelserne i denne afgørelse.

2.   Registerkontoret i Revisionsrettens Sekretariat er generelt hovedkanal for ind- og udgående RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer, der udveksles mellem Revisionsretten, tredjelande og internationale organisationer.

3.   For at sikre sporbarhed registrerer registerkontoret RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer:

4.   Registreringen kan foretages på papir eller i elektroniske logbøger.

5.   Registreringsprocedurerne for klassificerede informationer, der håndteres i et akkrediteret CIS, kan gennemføres ved processer i selve CIS'et. I så fald skal CIS omfatte foranstaltninger, der sikrer logbøgernes integritet.

6.   Klassificerede informationer, der modtages fra tredjelande eller internationale organisationer, nyder samme grad af beskyttelse som EUCI med en tilsvarende klassifikationsmærkning, jf. den respektive informationssikkerhedsaftale eller administrative ordning.

1.   Hvis Revisionsretten eller en af dens tjenester beslutter, at der er et ekstraordinært behov for at videregive RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer til et tredjeland, en international organisation eller en EU-enhed, men der ikke findes nogen aftale om informationssikkerhed eller administrativ ordning, følges proceduren for ekstraordinær ad hoc-videregivelse.

2.   Revisionsrettens tjenester kontakter den informationssikkerhedsansvarlige og udstederen. Revisionsretten søger vejledning hos en af parterne i en informationssikkerhedsaftale med samme EU-enhed, tredjeland eller internationale organisation.

3.   Efter høringen kan Revisionsrettens kollegium på grundlag af et forslag fra generalsekretæren tillade videregivelse af de pågældende informationer.

1.   Informationer må kun være klassificerede, så længe beskyttelsen af dem er nødvendig. Ved afklassificering forstås, at informationerne ikke længere anses for at være klassificerede. På det tidspunkt, hvor informationerne udarbejdes, angiver udstederen så vidt muligt, om EUCI kan afklassificeres på en bestemt dato eller efter en bestemt begivenhed. I modsat fald tager udsteder regelmæssigt RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer op til revision for at afgøre, om klassificeringen stadig er berettiget.

2.   Informationer, der er klassificeret RESTREINT UE/EU RESTRICTED, og som er udstedt af Revisionsretten, afklassificeres efter 30 år i overensstemmelse med forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 (9), ændret ved Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1700/2003 (10) og Rådets forordning (EU) 2015/496 (11).

3.   Revisionsrettens dokumenter kan også afklassificeres på ad hoc-basis, f.eks. efter en anmodning fra offentligheden om aktindsigt.

1.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer må ikke afklassificeres uden udsteders tilladelse.

2.   Den tjeneste i Revisionsretten, der udarbejder et klassificeret dokument, er ansvarlig for at afgøre, om det kan afklassificeres. I Revisionsretten skal alle anmodninger om afklassificering være genstand for høring af den ledende administrator eller direktøren for den udstedende tjeneste eller af den opgaveansvarlige. Hvis tjenesten har samlet klassificerede informationer fra forskellige kilder, indhenter den først samtykke fra alle andre parter, der har leveret kildemateriale, herunder i medlemsstaterne, andre EU-organer, tredjelande eller internationale organisationer.

3.   Hvis den udstedende tjeneste i Revisionsretten ikke længere findes, og dens opgaver er overtaget af en anden tjeneste, træffes afgørelsen om afklassificering af denne tjeneste. Hvis den udstedende tjeneste ikke længere findes, og dens opgaver ikke er overtaget af en anden tjeneste, træffes afgørelsen om afklassificering i fællesskab af direktørerne i Revisionsretten.

1.   Den oprindelige klassifikationsmærkning øverst og nederst på hver side streges tydeligt over (men fjernes ikke) enten ved hjælp af »gennemstregningsfunktionen«, når der er tale om dokumenter i elektronisk form, eller manuelt, når der er tale om trykte dokumenter.

2.   Den første side (forsiden) stemples som afklassificeret og forsynes med nærmere oplysninger om den myndighed, der er ansvarlig for afklassificeringen, og den tilhørende dato.

3.   De oprindelige modtagere af RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationerne underrettes om afklassificeringen. De oprindelige modtagere er ansvarlige for at underrette alle senere modtagere, som de har sendt eller kopieret de oprindelige RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer til.

4.   Revisionsrettens arkivtjeneste underrettes om alle afgørelser om afklassificering.

5.   Alle oversættelser af klassificerede informationer skal underkastes samme afklassificeringsprocedurer som den originale sprogudgave.

1.   Delvis afklassificering er også mulig (f.eks. bilag eller bestemte afsnit). Proceduren er den samme som den, der gælder for afklassificering af et helt dokument.

2.   Efter en delvis afklassificering (»rensning«) af RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer udarbejdes et afklassificeret uddrag.

3.   De dele, der forbliver klassificerede, erstattes af:

enten i brødteksten i selve teksten, hvis den del, der forbliver klassificeret, er en del af et afsnit, eller som et afsnit, hvis den del, der forbliver klassificeret, er et bestemt afsnit eller mere end et afsnit.

4.   Det anføres specifikt i teksten, hvis et helt bilag ikke kan afklassificeres og derfor er udeladt af uddraget.

1.   Revisionsretten må ikke akkumulere store mængder klassificerede informationer.

2.   De udstedende tjenester gennemgår rutinemæssigt og med korte mellemrum små mængder med henblik på destruktion eller sletning. Der foretages regelmæssigt en gennemgang af både informationer, der foreligger i papirform, og informationer, der er lagret i CIS.

3.   Ansatte destruerer eller sletter på sikker vis ethvert RESTREINT UE/EU RESTRICTED-dokument, som ikke længere er nødvendigt, med forbehold af eventuelle arkiveringskrav til det oprindelige dokument.

4.   Ansatte må ikke pålægges krav om at skulle underrette udsteder om, at de destruerer eller sletter kopier af RESTREINT UE/EU RESTRICTED-dokumenter.

5.   Udkast, som indeholder klassificerede informationer, er omfattet af samme bortskaffelsesmetoder som endelige klassificerede dokumenter.

6.   Kun godkendte makulatorer må anvendes til at destruere RESTREINT UE/EU RESTRICTED-dokumenter. Makulatorer med sikkerhedsniveau 4 i DIN 32757 og sikkerhedsniveau 5 i DIN 66399 kan benyttes til destruktion af RESTREINT UE/EU RESTRICTED-dokumenter.

7.   Strimler fra godkendte makulatorer kan deponeres som normalt kontoraffald.

8.   Alle medier og alt udstyr, der indeholder RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer, skal renses grundigt, når de er udtjent. Elektroniske data destrueres eller slettes fra IT-ressourcer og tilhørende lagringsmedier (herunder backup) på en måde, der giver rimelig garanti for, at informationerne ikke kan gendannes. Rensningen skal fjerne data fra lagringsudstyret og alle etiketter, mærkninger og aktivitetslogge.

9.   Computerlagringsmedier gives til den informationssikkerhedsansvarlige med henblik på destruktion eller bortskaffelse.

1.   Direktøren for menneskelige ressourcer, finanser og generelle tjenester udarbejder, godkender og aktiverer om nødvendigt planer for nødflytning og nøddestruktion for at beskytte RESTREINT UE/EU RESTRICTED-informationer, der har en betydelig risiko for at falde i de forkerte hænder i en krisesituation. I prioriteret rækkefølge og afhængigt af nødsituationen overvejes det om:

2.   Når nødplanerne er aktiveret, gives det prioritet at flytte eller destruere informationer med højeste klassifikationsgrad først.

3.   De nærmere detaljer i planerne for nødflytning og nøddestruktion klassificeres RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

1.   Afgørelser om, hvorvidt og hvornår noget skal arkiveres, samt de tilhørende praktiske foranstaltninger, der skal træffes, skal være i overensstemmelse med Revisionsrettens informationssikkerhedspolitik, dens politik for klassificering af oplysninger og dens arkivpolitik.

2.   RESTREINT UE/EU RESTRICTED-dokumenter må ikke sendes til Den Europæiske Unions historiske arkiver i Firenze.