Článek 1

Unie a Spojené království si vzájemně oznámí jméno, funkci a kontaktní údaje svých určených spolupředsedů pracovní skupiny. Má se za to, že spolupředseda je oprávněn zastupovat Unii, nebo Spojené království do dne, kdy druhé straně bude oznámen nový spolupředseda.

Spolupředseda může být na určitém zasedání nebo jeho části zastoupen jmenovaným zástupcem. Spolupředseda nebo jeho jmenovaný zástupce oznámí jmenování co nejdříve druhému spolupředsedovi a sekretariátu pracovní skupiny. Ustanovení tohoto jednacího řádu týkající se spolupředsedů se vztahují rovněž na jmenované zástupce.

Článek 2

Sekretariát pracovní skupiny se skládá z jednoho úředníka Unie a jednoho úředníka vlády Spojeného království. Sekretariát vykonává úkoly, které mu byly svěřeny tímto jednacím řádem, pod dohledem příslušného výboru.

Unie a Spojené království si vzájemně oznámí jméno, funkci a kontaktní údaje úředníka, který je členem sekretariátu pracovní skupiny za danou stranu. Má se za to, že tento úředník nadále působí jako člen sekretariátu Unie nebo Spojeného království až do dne, kdy Unie nebo Spojené království oznámí nového člena.

Článek 3

Jednotlivá zasedání pracovní skupiny svolává sekretariát na den a hodinu, na nichž se spolupředsedové dohodnou. Pokud Unie nebo Spojené království předloží žádost o zasedání, druhá strana tuto žádost náležitě zváží a odpoví do 30 dnů.

Nerozhodnou-li spolupředsedové jinak, konají se zasedání pracovní skupiny střídavě v Bruselu a v Londýně.

Odchylně od druhého odstavce se mohou spolupředsedové dohodnout, že se zasedání pracovní skupiny bude konat prostřednictvím videokonference, telekonference nebo v hybridní formě.

Článek 4

S dostatečným předstihem před každým zasedáním se Unie a Spojené království prostřednictvím sekretariátu vzájemně informují o zamýšleném složení svých delegací a uvedou jméno a funkci každého člena delegace.

Spolupředsedové mohou, je-li to vhodné, po vzájemné dohodě přizvat odborníky (tj. nevládní úředníky) k účasti na zasedáních pracovní skupiny, aby poskytli informace o konkrétních tématech, a to pouze na ty části zasedání, kde se tato konkrétní témata projednávají.

Článek 5

Písemné dokumenty, z nichž vychází jednání pracovní skupiny, sekretariát očísluje a rozešle Unii a Spojenému království.

Článek 6

Korespondenci určenou pracovní skupině zasílají Unie a Spojené království prostřednictvím sekretariátu. Tuto korespondenci lze zasílat jakoukoli písemnou formou včetně elektronické pošty.

Sekretariát zajistí, aby korespondence určená pracovní skupině byla předána spolupředsedům a v relevantních případech rozeslána v souladu s článkem 5.

Veškerá korespondence od spolupředsedů nebo určená přímo spolupředsedům se předává sekretariátu a v relevantních případech se rozesílá v souladu s článkem 5.

Článek 7

Sekretariát vypracuje návrh předběžného programu každého zasedání. Tento návrh je spolu s příslušnými dokumenty předán spolupředsedům nejpozději pět dnů před datem zasedání.

Předběžný pořad jednání obsahuje body požadované Unií nebo Spojeným královstvím. Takové požadavky se spolu s veškerými příslušnými dokumenty předkládají sekretariátu nejpozději sedm dnů před začátkem zasedání.

Nejpozději tři dny před datem zasedání spolupředsedové rozhodnou o předběžném programu zasedání.

Na začátku každého zasedání přijme pracovní skupina program zasedání. Na žádost Unie nebo Spojeného království může být do programu zasedání na základě konsenzu zařazen bod, který není obsažen v předběžném programu.

Spolupředsedové mohou po vzájemné dohodě zkrátit nebo prodloužit lhůty uvedené v prvním, druhém a třetím odstavci, aby se zohlednily okolnosti konkrétního případu.

Článek 8

Návrh zápisu z každého zasedání vypracuje úředník jednající jako člen sekretariátu strany, která zasedání pořádá, do sedmi dnů od skončení zasedání, pokud spolupředsedové nerozhodnou jinak. Návrh zápisu se předloží k vyjádření členovi sekretariátu druhé strany. Ten může předložit připomínky do pěti dnů ode dne obdržení návrhu zápisu.

V zápisu se zpravidla shrnou jednotlivé body programu zasedání a popřípadě se zde konkrétně uvedou:

Zápis obsahuje seznam účastníků uvedený v příloze, v němž jsou za každou delegaci uvedena jména a funkce všech osob, které se zasedání zúčastnily.

Sekretariát upraví návrh zápisu na základě obdržených připomínek a návrh zápisu v revidovaném znění schválí spolupředsedové do 28 dnů ode dne zasedání, nebo do jakéhokoli jiného data, na kterém se spolupředsedové dohodnou.

Po schválení zápisu jeho vyhotovení podepíší členové sekretariátu a předají je Unii a Spojenému království, jakož i výboru, který provádí dohled. Spolupředsedové se mohou dohodnout, že tento požadavek je splněn podpisem a výměnou elektronických vyhotovení.

Článek 9

Nerozhodnou-li spolupředsedové jinak, jsou zasedání pracovní skupiny důvěrná.

Předloží-li Unie nebo Spojené království pracovní skupině informace, jež jsou podle jejich právních předpisů považovány za důvěrné nebo jsou chráněny před zveřejněním, nakládá druhá strana s takto získanými informacemi jako s důvěrnými.

Spolupředsedové mohou před zasedáním pracovní skupiny rozhodnout o zveřejnění předběžného programu jednání. Spolupředsedové mohou rovněž rozhodnout o zveřejnění zápisu ze zasedání po jeho schválení v souladu s článkem 8.

Zveřejňování dokumentů uvedených ve třetím odstavci se provádí v souladu s platnými předpisy obou stran v oblasti ochrany údajů.

Článek 10

Pracovním jazykem pracovní skupiny je angličtina. Nerozhodnou-li spolupředsedové jinak, vychází pracovní skupina ve svých jednáních z dokumentů vyhotovených v angličtině.

Článek 11

Unie a Spojené království si hradí veškeré náklady, jež jim v důsledku účasti na zasedáních pracovní skupiny vzniknou.

Výdaje související s pořádáním zasedání a rozmnožováním dokumentů hradí strana, která zasedání pořádá.

Výdaje související s tlumočením do a z pracovního jazyka pracovní skupiny hradí strana, která toto tlumočení požaduje.

Článek 12

Pracovní skupina informuje výbor, který provádí dohled, o termínech a programu svých zasedání s dostatečným předstihem před jejich konáním a oznamuje tomuto výboru výsledky a závěry každého zasedání.